Contextul plângerii

1. Acest caz se referă la elaborarea unui raport de evaluare a performanței (denumit în continuare „REP”) privind un membru al personalului care a depus o plângere de hărțuire la Agenția Europeană pentru Medicamente (denumită în continuare „EMA”).

2. Reclamantul lucrează pentru EMA din 1997. Reclamantul a afirmat că, în urma unei restructurări importante în cadrul EMA, a fost numit un nou supraveghetor pentru echipa sa. Potrivit reclamantului, începând din iunie 2011, managerul său a început să o hărțuiască psihologic. Astfel, la 26 ianuarie 2012, reclamanta a depus o plângere de hărțuire morală împotriva administratorului său.

3. La 9 martie 2012, reclamanta a primit PER pentru perioada 30 iunie 2009-30 iunie 2011.

4. La 14 martie 2012, reclamanta a depus o reclamație privind PER, în temeiul articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor.

5. La 16 aprilie 2012, EMA a informat reclamantul că, după examinarea aprofundată a rezultatelor anchetei privind acuzațiile de hărțuire morală, nu se vor lua măsuri suplimentare, iar cazul a fost închis. EMA a informat reclamanta că poate depune o plângere în temeiul articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor împotriva acestei decizii.

6. Din informațiile din dosarul Ombudsmanului reiese că reclamantul a fost în concediu medical de la 30 ianuarie 2012 la 1 mai 2012, în concediu anual de la 2 mai 2012 la 25 iunie 2012 și în concediu fără plată pentru o perioadă de un an începând cu 26 iunie 2012. Potrivit reclamantei, din cauza naturii traumatizante a acestor evenimente, ea a decis să își ia un an de concediu fără plată.

7. În acest context, la 21 mai 2012, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului. În special, reclamanta a susținut că EMA i-a întrerupt accesul la contul său de e-mail profesional, deși se afla în concediu anual până la 25 iunie 2012. Din acest motiv, reclamanta a susținut că nu a fost în măsură să furnizeze dovezi justificative pentru cazul său. În plus, deși solicitase o copie a raportului final pe care se întemeia decizia de respingere a plângerii sale pentru hărțuire morală, ea nu o primise încă.

8. Având în vedere cele de mai sus, serviciile Ombudsmanului au inițiat o procedură informală prin care au invitat EMA să răspundă preocupărilor reclamantului cu privire la accesul (i) la contul său profesional de e-mail și (ii) la raportul final pe care s-a bazat decizia EMA de a nu lua măsuri suplimentare în cazul reclamantului.

9. La 29 iunie 2012, EMA a respins plângerea depusă în temeiul articolului 90 alineatul (2) cu privire la PER a reclamantului.

10. La 9 iulie 2012, EMA a furnizat Ombudsmanului răspunsul său, anexând o copie a unui e-mail trimis reclamantei la 22 mai 2012, informând-o că va avea acces la contul său profesional de e-mail pentru a imprima și a face copii ale documentelor câteva zile mai târziu. În plus, EMA a furnizat o copie a scrisorii trimise reclamantului la 29 mai 2012, care a anexat raportul final privind plângerea de hărțuire.

11. Serviciile Ombudsmanului au transmis reclamantului răspunsul EMA pentru observațiile sale, pe care acesta l-a furnizat la 28 august 2013.

12. În urma unei solicitări din partea serviciilor Ombudsmanului, la 4 și 18 octombrie 2012, reclamantul a furnizat anumite documente suplimentare.

Obiectul anchetei

13. La 10 decembrie 2012, Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la următoarele afirmații:

Afirmație:

Raportul reclamantului de evaluare a performanței („REP”) a fost inechitabil.

14. În acest sens, Ombudsmanul a observat că plângerea de hărțuire este anterioară PER și că persoana direct vizată de plângerea de hărțuire (și anume, supraveghetorul reclamantului) a participat la elaborarea PER, împreună cu alte două persoane care au fost, de asemenea, implicate în ancheta privind hărțuirea.

15. În ceea ce privește afirmația și afirmația conexă potrivit căreia EMA nu a gestionat în mod corespunzător cererea reclamantului de acces (i) la contul său profesional de e-mail și (ii) la raportul final pe care s-a bazat decizia EMA de a nu lua măsuri suplimentare în cazul reclamantului, Ombudsmanul a considerat că EMA a abordat deja aceste aspecte. Prin urmare, nu au existat motive pentru investigații suplimentare cu privire la acest aspect al plângerii.

16. În ceea ce privește afirmația și afirmațiile conexe potrivit cărora EMA nu a prevenit hărțuirea morală suferită de reclamant, Ombudsmanul a concluzionat că acest aspect al plângerii este inadmisibil. Acest lucru s-a datorat faptului că reclamanta nu a depus o plângere în temeiul articolului 90 alineatul (2) împotriva deciziei de închidere a anchetei privind hărțuirea, deși a fost informată cu privire la această posibilitate de către EMA.

Ancheta

17. La 25 martie 2013, EMA și-a prezentat avizul cu privire la afirmația de mai sus, care a fost transmis reclamantei pentru observații.

18. La 24 aprilie 2013, reclamanta și-a prezentat observațiile.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Afirmația potrivit căreia PER a reclamantului a fost nedreaptă

Argumente prezentate Ombudsmanului

19. În avizul său, EMA a afirmat că PER reflectă performanța profesională a reclamantului în perioada 30 iunie 2009-30 iunie 2011. Astfel cum a recunoscut deja în decizia sa de respingere a plângerii în temeiul articolului 90 alineatul (2), EMA a recunoscut că termenul pentru pregătirea PER ar fi trebuit să fie mai bine respectat. A fost regretabil faptul că PER nu a fost finalizată în termenul adecvat și și-a cerut scuze reclamantului pentru acest lucru.

20. Cu toate acestea, la 5 iulie 2011 au avut loc discuții privind evaluarea performanței între reclamantă și supraveghetorul său și i s-a oferit feedback periodic cu privire la performanța sa în cursul reuniunilor bilaterale lunare sau al reuniunilor săptămânale ale echipelor în cursul perioadei de referință. Prin urmare, în opinia EMA, autoritatea de supraveghere a reclamantului a asigurat în permanență o supraveghere și o gestionare suficiente ale performanței reclamantului.

21. Astfel, atunci când a evaluat plângerea depusă de reclamant în temeiul articolului 90 alineatul (2), EMA a concluzionat că PER a fost corectă și exactă și nu a fost nici negativă în mod nejustificat, nici represalii, astfel cum a susținut reclamantul.

22. EMA a recunoscut că managerul reclamantului și un alt superior ierarhic au fost intervievați în cursul anchetei privind hărțuirea. În plus, anchetatorul în cazul de hărțuire a fost un alt superior al reclamantului, care a participat, de asemenea, la elaborarea PER. Cu toate acestea, EMA a subliniat că a pregătit PER într-un mod responsabil și imparțial.

23. EMA a remarcat, de asemenea, că ancheta privind hărțuirea era în curs la momentul finalizării PER. Acestea au fost două proceduri formale separate care trebuiau finalizate în termene stricte. Prin urmare, ar fi fost inadecvat să se suspende oricare dintre acestea în așteptarea rezultatului celeilalte.

24. În plus, EMA a anexat o copie a Ghidului său privind rapoartele de evaluare a performanței („Ghidul”). Aceasta a adăugat că este în conformitate cu practica sa ca supraveghetorul unui membru al personalului să fie responsabil de elaborarea PER.

25. În observațiile sale, reclamanta a respins argumentele EMA. În esență, poziția reclamantei a fost că, astfel cum s-a susținut în plângerea sa în temeiul articolului 90 alineatul (2), PER a fost „parțial incorectă, nejustificat de negativă și de represalii” ca urmare a plângerii sale de hărțuire morală.

26. Ea a remarcat că PER în cauză este în contrast puternic cu PER anterioare, care au fost extrem de pozitive și s-au referit în mare măsură la aceleași sarcini sau la sarcini similare. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că a primit PER la 8 luni de la sfârșitul perioadei de referință, în pofida numeroaselor sale atenționări adresate supraveghetorului său.

Evaluarea Ombudsmanului

27. Ca punct de plecare, Ombudsmanul observă că articolul 41 alineatul (1) din Carta drepturilor fundamentale, care instituie dreptul la bună administrare, prevede că:

„Orice persoană are dreptul de a beneficia, în ce privește problemele sale, de un tratament imparțial, echitabil și într-un termen rezonabil din partea instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor Uniunii.”

28. În conformitate cu articolul 43 din Statutul funcționarilor, „capacitatea, eficiența și conduita în serviciu ale fiecărui funcționar fac obiectul unui raport periodic întocmit cel puțin o dată la doi ani, în conformitate cu dispozițiile fiecărei instituții”.

29. Din Ghidul EMA reiese că evaluările sunt efectuate o dată la doi ani.[1] Ghidul indică faptul că PER "oferă o evaluare obiectivă sumară a performanței și realizărilor membrului personalului."[2]

30. Ar trebui remarcat faptul că, în cadrul instituțiilor UE, PER este de obicei pregătită de un „responsabil cu raportarea” și de un „evaluator”. În plus, pot fi consultați și alți superiori, dacă este cazul. În acest sens, Ghidul EMA stabilește că "[p]rincipiul general este ca evaluatorul să fie următorul superior ierarhic direct sau superior ierarhic delegat al unui membru al personalului, iar evaluatorul să fie următorul superior ierarhic superior."[3] Cu toate acestea, Ghidul subliniază că "[e]valuatorul poate delega rolul de evaluator în cadrul secțiunii, dacă este necesar."[4]

31. În plus, "[un] raport de evaluare a performanței trebuie întocmit atunci când devine exigibil, chiar și în cazul în care un membru al personalului se află în afara biroului în momentul concediului de maternitate, al concediului medical de lungă durată sau al concediului fără plată."[5]

32. Conform ghidului, „raportul de evaluare a performanței ar trebui să fie cât mai obiectiv posibil [...]. Evaluatorul trebuie să fie atent la orice semn de părtinire și să verifice dacă raționamentul evaluatorului se bazează pe motive profesionale."[6]

33. În ceea ce privește prezenta cauză, instanțele UE au susținut în mod constant că rapoartele de evaluare, deși dificil de verificat de către o instanță, pot fi afectate de erori procedurale, erori vădite de fond și abuz de putere discreționară [7].

34. În plus, Ombudsmanul a considerat în mod constant că principiile bunei administrări și, în special, principiul egalității de tratament impun instituțiilor UE să se asigure că activitatea lor nu este afectată de niciun conflict de interese real, potențial sau aparent [8].

35. În acest context, Ombudsmanul a considerat util să facă trimitere la Orientările OCDE pentru gestionarea conflictelor de interese în serviciul public [9], care oferă următoarea definiție a "conflictului de interese":

(i) Un conflict de interese real există atunci când există un conflict între datoria publică a unui funcționar
public și interesele sale private, de exemplu atunci când funcționarul public are interese private care ar putea influența în mod necorespunzător îndeplinirea îndatoririlor și responsabilităților sale oficiale.

(ii) Se poate spune că există un conflict de interese aparent atunci când, în pofida
faptului că nu există un conflict de interese real, există impresia că interesele private ale unui funcționar public ar putea influența în mod necorespunzător
îndeplinirea atribuțiilor sale.

(iii) Un potențial conflict apare atunci când un funcționar public are interese private care sunt de așa natură încât ar apărea un conflict de interese în cazul în care funcționarul s-ar implica în responsabilități oficiale relevante în viitor.

36. În ceea ce privește cazul de față, Ombudsmanul consideră că afirmația reclamantului potrivit căreia PER a fost „necorespunzător de negativă și de represalii” echivalează, în esență, cu o afirmație privind o eroare vădită și/sau un abuz de putere în pregătirea sa. În schimb, EMA a susținut că PER a fost pregătită într-un „mod responsabil și imparțial”.

37. Ombudsmanul ia act de faptul că niciuna dintre părți nu a prezentat dovezi pentru a-și susține pozițiile respective. În astfel de circumstanțe, Ombudsmanul nu dispune de o bază suficientă pentru a ști dacă PER a fost sau nu afectată de o eroare vădită sau de un abuz de putere. Cu alte cuvinte, nu se poate stabili dacă PER a fost exactă și corectă, astfel cum susține EMA, sau inexactă, inechitabilă și motivată de considerații punitive, astfel cum a susținut reclamantul.

38. Cu toate acestea, nu se poate contesta faptul că reclamanta a depus o plângere pentru hărțuire morală împotriva „responsabilului cu raportarea” (și anume, managerul său direct). Pe de altă parte, din înscrisurile din dosar reiese că "evaluatorul" în sensul PER a fost de asemenea implicat în ancheta privind hărțuirea. Într-adevăr, deși această persoană nu a fost acuzată de reclamant de hărțuire morală, el a negat cu fermitate acuzațiile aduse managerului său direct și a susținut cu fermitate poziția managerului. În sfârșit, anchetatorul din cadrul anchetei privind hărțuirea, care a propus în cele din urmă respingerea plângerii de hărțuire, a participat de asemenea la pregătirea PER.

39. Ombudsmanul ia act de faptul că alegerea de către EMA a membrilor personalului care au pregătit PER a fost în conformitate cu principiile generale stabilite în ghidul său (punctul 30 de mai sus). Cu toate acestea, astfel cum recunoaște și ghidul, PER urmărește să furnizeze o evaluare obiectivă a performanței unui membru al personalului. În plus, ghidul recunoaște că rolurile relevante pot fi delegate „dacă este necesar”.

40. Având în vedere circumstanțele actuale, în care o anchetă privind hărțuirea morală a fost efectuată simultan și a implicat aceleași persoane ca cele responsabile de pregătirea PER, Ombudsmanul consideră că, în conformitate cu principiile bunei administrări, EMA ar fi trebuit să încredințeze pregătirea PER altor membri ai personalului care nu sunt afectați sau implicați în ancheta privind hărțuirea.

41. Acest lucru ar fi împiedicat apariția cel puțin a unui aparent conflict de interese. Astfel, este dificil să se înlăture impresia că implicarea simultană a membrilor personalului în cauză în ancheta privind hărțuirea i-ar fi putut compromite în exercitarea funcțiilor lor și în special obiectivitatea și echitatea lor în pregătirea PER.

42. Argumentul EMA potrivit căruia ancheta privind hărțuirea și pregătirea PER au fost două proceduri formale separate care trebuiau finalizate în termene stricte nu este convingător. Ombudsmanul este de acord cu EMA că ar fi fost inadecvat să se suspende oricare dintre acestea în așteptarea rezultatului celeilalte. În practică, în conformitate cu principiile bunei administrări și astfel cum se prevede în ghidul EMA, EMA ar fi trebuit să încredințeze pregătirea PER altor membri ai personalului care nu sunt implicați în ancheta privind hărțuirea.

43. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că EMA a comis un caz de administrare defectuoasă în cazul de față. Într-un astfel de caz, Ombudsmanul ar putea lua în considerare propunerea unei soluții amiabile sau adresarea unui proiect de recomandare instituției în cauză. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că reclamantul nu a susținut că EMA ar trebui să pregătească o nouă PER care să nu fie afectată de nereguli. În plus, acest lucru nu a reieșit nici din observațiile reclamantului. De asemenea, trebuie remarcat, în conformitate cu informațiile furnizate de reclamantă, că aceasta a părăsit EMA între timp. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că nu este oportun să propună o soluție amiabilă sau să formuleze un proiect de recomandare. Prin urmare, Ombudsmanul va face, în schimb, o observație critică.

44. În ceea ce privește argumentul reclamantului potrivit căruia PER nu a fost pregătită în timp util, Ombudsmanul observă că Ghidul EMA este clar în această privință, în măsura în care indică faptul că o PER trebuie pregătită la scadență (și anume, o dată la doi ani). În plus, Curtea a hotărât că întârzierile în pregătirea PER nu sunt compatibile cu principiile bunei administrări [10].

45. Ombudsmanul ia act de faptul că EMA a admis acest aspect și și-a cerut scuze în acest sens. În plus, nu există niciun indiciu în dosarul Ombudsmanului că reclamantul a fost afectat în mod negativ (de exemplu, în ceea ce privește promovările) de întârzierea de aproximativ 8 luni. În astfel de circumstanțe, Ombudsmanul consideră că nu sunt necesare acțiuni suplimentare în legătură cu acest aspect al plângerii.

B. Concluzii

Pe baza anchetei privind această plângere, Ombudsmanul o închide cu următoarea observație critică:

Este o bună practică administrativă să se asigure că rapoartele de evaluare a performanței sunt elaborate de membri ai personalului care nu sunt afectați de niciun conflict de interese real, potențial sau aparent. În speță, EMA nu ar fi prevenit un conflict de interese aparent. Aceasta constituie administrare defectuoasă.

Reclamantul și EMA vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly

Adoptată la Strasbourg, la 28 ianuarie 2014.