Contextul plângerii

1. Plângerea adresată Ombudsmanului European se referă la refuzul EPSO de a oferi reclamantului o copie a fișei de evaluare a comisiei de evaluare.

2. Reclamantul a participat la concursul general EPSO/AD/181-182/. Ea nu a fost invitată să participe la etapa „centru de evaluare”, deoarece a obținut doar 40 de puncte pentru calificările sale (nota de trecere a fost de 41 de puncte).

3. Reclamantul a solicitat o revizuire a rezultatului și o copie a fișei de evaluare privind calificările sale. EPSO a răspuns că cererea sa a fost formulată după expirarea termenului pentru formularea unei cereri de informații sau a unei cereri de reexaminare (EPSO a declarat că cererile ar fi trebuit să fie formulate în termen de 10 zile calendaristice de la data publicării rezultatelor).

Obiectul anchetei

4. Reclamantul a susținut [1] că EPSO i-a refuzat în mod eronat accesul la fișa de evaluare a comisiei de evaluare privind calificările sale.

5. Reclamantul a susținut că EPSO ar trebui să îi furnizeze o copie a fișei de evaluare utilizate de comitetul de selecție pentru a-i evalua candidatura.

Ancheta

6. Ombudsmanul a deschis o anchetă la 23 mai 2012 și a solicitat EPSO să prezinte un aviz cu privire la plângere până la 30 septembrie 2012. Avizul a fost transmis reclamantului cu invitația de a prezenta observații până la 30 noiembrie 2012. Reclamantul nu a prezentat observații.

7. În scrisoarea sa de deschidere a anchetei, Ombudsmanul a solicitat EPSO să analizeze, atunci când își pregătește avizul, dacă termenul de 10 zile pentru solicitarea de informații este justificat, având în vedere următoarele considerații.

8. În primul rând, deși un termen de 10 zile pentru solicitarea unei revizuiri pare justificat din motive practice ,, nu există o astfel de justificare pentru impunerea unui termen scurt pentru solicitarea de informații.

9. În al doilea rând, limitarea în timp a dreptului unei persoane de a avea acces la dosarul său restrânge în mod direct două drepturi fundamentale, și anume dreptul de acces la propriul dosar, prevăzut la articolul 41 din Carta drepturilor fundamentale, și dreptul de acces la datele colectate care o privesc și (dacă este necesar) dreptul de a obține rectificarea acestora, prevăzut la articolul 8 alineatul (2) din Carta drepturilor fundamentale.

10. În al treilea rând, termenul scurt pentru solicitarea de informații restricționează, de asemenea, în mod indirect drepturile fundamentale de a solicita controlul jurisdicțional și de a depune o plângere la Ombudsman. Ombudsmanul a remarcat, în acest sens, că un candidat nu este obligat să solicite o reexaminare internă înainte de a se adresa instanței sau de a se adresa Ombudsmanului. Respectivul termen de două luni sau de doi ani se aplică în ceea ce privește exercitarea acestor drepturi fundamentale.

11. Ombudsmanul a remarcat că, în cazul în care un candidat solicită informații în termenul de 10 zile, este puțin probabil ca răspunsul să ajungă suficient de repede pentru a permite candidatului să ia o decizie în cunoștință de cauză cu privire la solicitarea sau nu a unei revizuiri. Având în vedere că termenul scurt pentru solicitarea unei revizuiri este rezonabil, singura modalitate de a eficientiza procesul de revizuire ar fi să se furnizeze automat tuturor candidaților fișa de evaluare privind calificările lor (în ceea ce privește etapa de admitere) și răspunsurile la testele lor scrise/practice (în ceea ce privește etapa centrului de evaluare).

12. În plus, având în vedere termenul scurt pentru solicitarea unei revizuiri, Ombudsmanul a solicitat EPSO să îl informeze dacă a luat în considerare instituirea unui sistem care să genereze e-mailuri automate către candidați, informându-i că există informații noi furnizate în profilurile lor EPSO.

13. La 8 iulie 2013, Ombudsmanul a adresat EPSO un proiect de recomandare cu privire la plângere, solicitând avizul detaliat al EPSO. EPSO și-a trimis avizul detaliat la 30 septembrie 2013, iar informațiile suplimentare au fost furnizate la 29 octombrie 2013. Avizul detaliat al EPSO cu privire la proiectul de recomandare a fost transmis reclamantului, solicitându-i să își prezinte eventualele observații până la 30 noiembrie 2013. Ombudsmanul nu a primit nicio observație din partea reclamantului.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Refuzul accesului la fișa de evaluare

Argumente prezentate Ombudsmanului

14. Reclamantul a susținut că ar trebui să i se acorde acces la fișa de evaluare utilizată pentru a-și evalua cererea, astfel încât să poată vedea care sunt criteriile pe care s-a considerat că nu le-a îndeplinit.

15. În avizul său, EPSO a arătat că, la 20 august 2010, reclamanta a fost informată că nu a fost invitată în etapa „centru de evaluare” a concursului deoarece, la evaluarea calificărilor sale, comisia de evaluare îi acordase mai puține puncte decât minimul necesar. După ce a solicitat o reexaminare și o copie a fișei de evaluare și după ce a fost informată că cererile sale erau prescrise, reclamanta a solicitat din nou, prin e-mailul din 15 septembrie 2010, să i se furnizeze fișa de evaluare utilizată de comisia de evaluare pentru a-și evalua candidatura. Prin e-mailul din 12 noiembrie 2010, EPSO a informat reclamanta că cererea sa a fost transmisă secretariatului concursului.

16. În opinia EPSO, argumentele reclamantei implică faptul că aceasta consideră că nu i s-au oferit suficiente motive pentru refuzul de a-i acorda accesul la fișa de evaluare. Cu toate acestea, obligația de motivare prevăzută la articolul 296 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene trebuie conciliată cu respectarea secretului care se aplică lucrărilor comisiilor de evaluare în temeiul articolului 6 din anexa III la Statutul funcționarilor. Păstrarea acestui secret exclude divulgarea poziției adoptate de membrii individuali ai comisiilor de evaluare sau a oricăror detalii referitoare la evaluările personale sau comparative ale candidaților.

17. În continuare, EPSO a arătat că, atunci când se analizează caracterul adecvat al candidaților, lucrările comisiei de evaluare sunt, înainte de toate, de natură comparativă și, prin urmare, intră sub incidența secretului care caracterizează aceste lucrări. În consecință, potrivit unei jurisprudențe constante, comunicarea notelor obținute constituie o motivare suficientă a deciziilor comisiilor de evaluare și permite instanțelor Uniunii să exercite un control jurisdicțional adecvat. În plus, potrivit unei jurisprudențe constante, o comisie de evaluare nu poate fi obligată, atunci când motivează eșecul unui candidat la un test, să precizeze care dintre răspunsurile candidatului au fost considerate inadecvate sau să explice de ce. Astfel de motive detaliate nu sunt necesare pentru a permite Curții (și, prin urmare, autorității împuternicite să facă numiri) să își exercite controlul jurisdicțional și, în consecință, pentru a permite candidatului să stabilească dacă este sau nu este oportun să depună o plângere sau, dacă este necesar, să introducă o acțiune în instanță.

18. Prin urmare, EPSO a considerat că reclamantul a primit toate informațiile pe care legislația aplicabilă le definește ca fiind necesare pentru îndeplinirea obligației de motivare. Cu toate acestea, EPSO și-a cerut scuze pentru că nu a răspuns la e-mailul reclamantului din 12 noiembrie 2010.

19. Ca răspuns la preocupările Ombudsmanului cu privire la termenul de 10 zile, EPSO a afirmat că dreptul candidaților de a primi informații prevede că candidații respinși pot primi, fără a compromite caracterul secret al lucrărilor comisiei de evaluare, informații și documente care să le permită să ia o decizie în cunoștință de cauză cu privire la utilitatea contestării deciziei comisiei de evaluare. Conform jurisprudenței recente, termenul de 10 zile este justificat deoarece permite candidaților respinși să obțină informații și documente cu cel puțin o lună înainte de expirarea termenului de introducere a unei căi de atac în fața Curții sau a termenului de depunere a unei reclamații la EPSO [2]. Prin urmare, EPSO nu a constatat nicio restricție indirectă a dreptului fundamental de a introduce o cale de atac jurisdicțională sau de a adresa o plângere Ombudsmanului.

20. Potrivit EPSO, dreptul de acces la datele colectate care se referă la propria persoană și de rectificare a acestora, prevăzut la articolul 8 alineatul (2) din Carta drepturilor fundamentale, nu poate fi afectat, având în vedere că, în conformitate cu articolul 14 din Regulamentul 45/2001 privind protecția datelor cu caracter personal [3], persoana vizată are dreptul, fără întârziere, la rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau incomplete. În conformitate cu punctul 3.9 din Avizul AEPD [4] privind o notificare de verificare prealabilă primită din partea responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei Europene cu privire la sistemul de "Recrutare, prin concurs, a personalului permanent pentru instituțiile europene sau pentru organele, oficiile și agențiile comunitare" din 24 februarie 2006, "dreptul de rectificare [...] se poate aplica, în mod evident, numai datelor factuale. Mărcile atribuite nu ar putea în niciun caz să facă obiectul unui drept de rectificare din partea persoanei vizate.”

21. În ceea ce privește sugestia de a furniza în mod automat tuturor candidaților fișele de evaluare a calificărilor lor în etapa de admitere, precum și răspunsurile la probele lor scrise sau practice în etapa centrului de evaluare, EPSO a susținut din nou că, atunci când se stabilește caracterul adecvat al candidaților, lucrările comisiei de evaluare sunt de natură comparativă și, prin urmare, intră sub incidența secretului care însoțește aceste lucrări.

22. În ceea ce privește sugestia potrivit căreia ar putea fi generate e-mailuri automate pentru a informa candidații că există informații noi în profilurile lor EPSO, EPSO a declarat că a elaborat o notificare „robomail” prin care candidații sunt avertizați atunci când primesc un nou mesaj în contul lor EPSO. EPSO a subliniat însă că acesta este un serviciu suplimentar din care candidații nu pot obține niciun drept.

Evaluarea Ombudsmanului care a condus la un proiect de recomandare

23. EPSO a susținut, în concluzie, că reclamantei nu i se putea acorda accesul la fișa de evaluare a calificărilor sale din cauza secretului care înconjoară lucrările comisiilor de evaluare în temeiul articolului 6 din anexa III la statut. În acest sens, Ombudsmanul a reiterat constatarea pe care a făcut-o în contextul anchetei sale din proprie inițiativă OI/5/2005/PB [5]: dispoziția din statut care prevede că lucrările comisiilor de evaluare sunt secrete nu împiedică divulgarea către candidați a criteriilor de evaluare sau defalcarea detaliată a notelor pentru o anumită probă. Rezultatul acestei anchete din proprie inițiativă a fost că EPSO s-a angajat să furnizeze candidaților o fișă de evaluare care să indice nu numai nota finală globală, ci și criteriile de evaluare utilizate și notele parțiale acordate pentru fiecare criteriu.

24. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, în această privință, că, în conformitate cu nota de subsol 1 din anunțul de concurs relevant, „[c]idații care nu au fost invitați la centrul de evaluare pot obține o copie a fișei de evaluare a comisiei de evaluare privind calificările lor prin depunerea unei cereri în termen de 10 zile de la notificarea rezultatelor.” În consecință, EPSO însuși a adoptat poziția potrivit căreia fișa de evaluare nu a fost acoperită de secretul care înconjoară lucrările comisiei de evaluare în perioada de 10 zile de la comunicarea rezultatelor către candidați. În cazul în care fișa de evaluare nu intra sub incidența secretului legat de lucrările comisiei de evaluare în această perioadă, în mod logic și necesar, Ombudsmanul nu înțelegea procesul de motivare prin care ar fi putut intra sub incidența secretului legat de lucrările comisiei de evaluare după această perioadă.

25. În ceea ce privește trimiterea EPSO la jurisprudența recentă, Ombudsmanul a remarcat că hotărârea la care s-a referit EPSO subliniază obligația EPSO de a respecta termenele de răspuns la cererile de informații formulate de candidați pentru a le permite să își exercite dreptul de a lua o decizie în cunoștință de cauză cu privire la contestarea sau nu a deciziilor luate de comisiile de evaluare [6]. Deși hotărârea se referă, de asemenea, la termenul scurt acordat candidaților pentru a formula cereri de informații [7], aceasta nu sugerează că ar fi exclus un drept al candidaților de a obține informații după acest termen.

26. Pe baza celor de mai sus, Ombudsmanul nu a considerat convingătoare argumentele EPSO în sprijinul refuzului său de a acorda reclamantei acces la fișa de evaluare a comisiei de evaluare privind calificările sale, limitând astfel dreptul său fundamental de acces la dosarul său [8] și la datele colectate care o privesc [9]. Ombudsmanul a abordat refuzul nejustificat al EPSO, care constituie un caz de administrare defectuoasă, formulând următorul proiect de recomandare:

Ținând seama de constatările Ombudsmanului, EPSO ar trebui să furnizeze reclamantului o copie a fișei sale de evaluare privind calificările sale.

27. Ombudsmanul a recunoscut îmbunătățirea, în ceea ce privește informarea candidaților, adusă de sistemul „robomail”. Cu toate acestea, el nu a exclus posibilitatea unor îmbunătățiri suplimentare. Având în vedere lipsa unor motive întemeiate invocate de EPSO pentru a păstra secretă fișa de evaluare și pentru a acorda candidaților cel mai mare drept posibil de revizuire, EPSO ar putea reexamina posibilitatea de a pune în mod automat la dispoziția tuturor candidaților fișele lor de evaluare. Ombudsmanul a declarat că va analiza în continuare această chestiune atunci când va evalua avizul motivat al EPSO cu privire la proiectul de recomandare și că ar saluta poziția EPSO și în această privință.

Argumentele prezentate Ombudsmanului după proiectul de recomandare

28. În avizul său detaliat privind proiectul de recomandare, EPSO a declarat că, în prezent, pune în aplicare un proiect menit să îmbunătățească calitatea comunicării sale cu candidații. Aceasta implică stabilirea unor orientări clare și de politică publică pentru, printre altele, cazuri precum cel al reclamantului. EPSO subliniază că, în opinia sa, transparența proceselor sale este de cea mai mare importanță. Acest lucru este evidențiat de introducerea noii metodologii de concurs, cu un nou model de anunțuri de concurs și un ghid privind concursurile generale, care conține normele comune aplicabile tuturor procedurilor de concurs.

29. EPSO a declarat că, de la organizarea concursului la care a participat reclamantul, și-a revizuit politica și, în prezent, oferă în mod automat candidaților care se înscriu la concursurile generale informații cu privire la evaluarea evaluatorului talentelor lor. EPSO a declarat că, prin urmare, va lua în considerare proiectul de recomandare al Ombudsmanului și va transmite reclamantului informațiile solicitate.

30. Ulterior, EPSO a furnizat Ombudsmanului o copie a scrisorii sale adresate reclamantului, prin care i-a furnizat acestuia fișa de evaluare în care sunt prezentate criteriile, ponderea și punctele acordate pentru calificările sale.

Evaluarea Ombudsmanului după proiectul de recomandare

31. EPSO a pus la dispoziția reclamantului o copie a fișei sale de evaluare a calificărilor sale. EPSO și-a schimbat, de asemenea, politica generală în această privință și oferă în prezent candidaților în mod automat informații cu privire la evaluarea calificărilor lor. Prin urmare, EPSO a acceptat pe deplin proiectul de recomandare și a răspuns preocupărilor Ombudsmanului cu privire la informarea candidaților. Ombudsmanul mulțumește EPSO pentru abordarea constructivă și transparentă a acestei chestiuni.

B. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

EPSO a acceptat proiectul de recomandare al Ombudsmanului.

Reclamantul și EPSO vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly

Adoptată la Strasbourg, la 23 ianuarie 2014.

[1] Reclamantul a susținut, de asemenea, că EPSO a exclus-o în mod eronat de la participarea la concursul general și a susținut că EPSO ar trebui: (1) să-și reevalueze cererea; și (2) în cazul în care reevaluarea solicitată în cadrul cererii (1) ar demonstra că ar fi trebuit să fie invitată în etapa respectivă a concursului, să îi permită să participe la etapa „centru de evaluare”. Cu toate acestea, Ombudsmanul a constatat că nu există suficiente motive pentru a include această afirmație și aceste afirmații în ancheta sa din următoarele motive. Având în vedere constrângerile organizatorice și de timp pe care le implică organizarea concursurilor, Ombudsmanul a considerat că este rezonabil ca EPSO să stabilească termene stricte și scurte pentru cererile de reexaminare în diferitele etape ale concursurilor. Scopul afirmației și al afirmațiilor conexe ar putea fi atins numai prin înlăturarea acestor motive valabile pentru stabilirea unor termene stricte.

[2] Hotărârea din 18 septembrie 2012, Martorell/Comisia (F-96/09, nepublicată încă în Repertoriu, punctul 47).

[3] Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000

privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către Comunitate

instituții și organe și privind libera circulație a acestor date, JO 2001 L 8, p. 1.

[4] Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.

[5] Decizia este disponibilă la adresa: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Cauza F-96/09 Martorell/Comisia, citată la nota de subsol 3 de mai sus. Punctul 48 din hotărâre are următorul cuprins: „Reiese din analiza care tocmai a fost efectuată că respectarea strictă de către EPSO a dreptului specific recunoscut în favoarea candidaților, atât în ceea ce privește conținutul acestui drept, cât și termenul de răspuns, reflectă obligațiile care decurg din principiul bunei administrări, din dreptul de acces al publicului la documente și din dreptul la o cale de atac efectivă, în conformitate cu articolele 41, 42 și 47 din Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene. În consecință, pe lângă faptul că ar putea determina candidații eliminați să introducă o acțiune sau să depună o reclamație fără a fi în posesia unor informații suficiente, nerespectarea de către EPSO a dreptului specific recunoscut în favoarea candidaților poate constitui un act culpabil în exercitarea funcțiilor publice care ar putea, în anumite circumstanțe, să dea naștere unui drept la despăgubiri din partea candidatului”(traducere neoficială și subliniere adăugată).

[7] Cauza F-96/09 Martorell/Comisia, citată la nota de subsol 3, punctul 47.

[8] Articolul 41 alineatul (2) litera (b) din Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene.

[9] Articolul 8 alineatul (2) din Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene