Contextul anchetei din proprie inițiativă

1. În 2010, EPSO a introdus un „nou model” de concursuri de selecție a personalului permanent pentru instituțiile UE, care este alcătuit din testele de acces la BTC și din testele din etapa „centru de evaluare” (teste finale). Acest nou model a fost introdus pentru a accelera întreaga procedură de concurs.[1]

2. În cadrul concursurilor „model vechi”, documentele justificative ale candidaților au fost verificate înainte de emiterea invitațiilor la examenul final (examen scris/oral). Aceasta însemna că toți candidații invitați la examenul final puteau fi înscriși pe lista de rezervă dacă aveau succes la examenul respectiv.

3. Procedura EPSO în cadrul concursurilor „model nou” constă în verificarea de către comisiile de evaluare a documentelor justificative numai ale candidaților care au reușit la testele finale ale unui concurs, și anume la testele desfășurate în centrul de evaluare. În cazul în care comisiile de evaluare nu acceptă documentele justificative ale candidaților care au reușit la concurs, aceștia sunt respinși și nu sunt înscriși pe lista de rezervă.

4. Fără îndoială, ar fi mai bine pentru candidați să fie informați cu privire la decizia comisiilor de evaluare cu privire la documentele lor justificative înainte de a susține testele din etapa „centru de evaluare”, pentru care se pregătesc de obicei, și să investească timp, efort și chiar bani. Acest lucru este valabil în special deoarece relevanța experienței profesionale a candidaților, menționată în documentele justificative ale acestora, pentru atribuțiile postului pentru care candidează (o condiție de eligibilitate în cadrul concursurilor EPSO) nu este întotdeauna evidentă din punct de vedere obiectiv. În cazul în care candidații nu cunosc relevanța experienței profesionale pentru atribuții, aceștia vor fi, în cele din urmă, respinși la concurs, chiar dacă au reușit la etapa „centru de evaluare”.

5. De asemenea, se pare că participarea la testele din etapa „centru de evaluare” a candidaților care sunt în cele din urmă respinși din cauza lipsei sau insuficienței documentelor justificative ar putea să nu fie justificată din punct de vedere economic. Invitațiile la centrul de evaluare implică costuri UE care ar putea fi evitate dacă documentele justificative ale candidaților ar fi verificate înainte de emiterea invitațiilor la centrul de evaluare.

6. Informațiile furnizate de EPSO pe site-ul său web [2] și în Ghidul concursurilor generale [3] nu clarifică motivul pentru care procedura actuală prevede verificarea documentelor justificative numai în ultimul moment, și anume atunci când candidații care au reușit la concurs au fost deja identificați după testele din etapa „centru de evaluare”.

7. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că aspectele menționate mai sus trebuie clarificate de EPSO. Articolul 228 din TFUE împuternicește Ombudsmanul European să efectueze anchete din proprie inițiativă cu privire la posibile cazuri de administrare defectuoasă în activitățile instituțiilor și organelor comunitare. Prin urmare, Ombudsmanul a decis să deschidă prezenta anchetă din proprie inițiativă pentru a oferi EPSO posibilitatea de a explica calendarul comisiilor de evaluare pentru evaluarea calificărilor candidaților pe baza documentelor justificative însoțitoare.

Obiectul anchetei din proprie inițiativă

8. În scrisoarea sa de deschidere a prezentei anchete din proprie inițiativă, Ombudsmanul s-a referit la o plângere împotriva EPSO privind concursul general EPSO/AST/112/10 și a precizat că faptele acestei plângeri i-au atras atenția asupra aspectelor care fac obiectul prezentei anchete din proprie inițiativă. Acesta a solicitat EPSO să indice dacă, în cadrul concursurilor în care nu mai mult de 100 de candidați se califică pentru testele din etapa „centru de evaluare”, comisia de evaluare ar putea verifica documentele justificative, în special cele referitoare la educație și la experiența profesională, înainte de emiterea invitațiilor la etapa „centru de evaluare”.

9. Ombudsmanul a solicitat EPSO să ia în considerare, în răspunsul său, (i) posibilele economii la bugetul UE rezultate dintr-o astfel de abordare; (ii) interesul candidaților de a fi informați în cazul în care experiența lor profesională nu este considerată relevantă înainte de a investi timp și efort în testele din etapa „centru de evaluare”; și (iii) faptul că, în cadrul concursurilor „model vechi”, documentele justificative au fost verificate înainte de emiterea invitațiilor la examene scrise/orale.

Ancheta

10. La 19 ianuarie 2012, Ombudsmanul a solicitat avizul EPSO. La 31 mai 2012, EPSO a transmis răspunsul său.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Calendarul de evaluare a calificărilor candidaților de către comisiile de evaluare pe baza documentelor justificative

Argumentele EPSO

11. EPSO a făcut trimitere la concursul general EPSO/AST/112/10 (denumit în continuare „concursul”). Aceasta a precizat că comisia de evaluare a întocmit lista candidaților care au obținut cele mai mari punctaje totale la testele de acces și care, având în vedere informațiile furnizate în actul lor de candidatură electronică, îndeplineau condițiile generale și specifice enumerate în anunțul de concurs. Acești candidați au fost apoi invitați la probele din etapa „centru de evaluare”. Potrivit EPSO, „aceasta înseamnă că toți candidații invitați la testele din etapa „centru de evaluare” au îndeplinit, pe baza informațiilor din actul lor de candidatură electronică, condițiile generale și specifice prevăzute în anunț.”

12. După verificarea documentelor justificative, comisia de evaluare ar putea fi de părere că documentele justificative ale anumitor candidați nu confirmă/validează sau nu validează suficient informațiile furnizate în actul lor de candidatură electronică. Referindu-se la concursul menționat mai sus, EPSO a explicat: „Nu se pune problema dacă... Experiența profesională a [candidaților] a fost relevantă pentru atribuțiile descrise în comunicare, ci mai degrabă o chestiune de prezentare a dovezilor privind informațiile furnizate în candidatura online. Comisia de evaluare a decis deja, pe baza acestor informații, că experiența lor profesională era relevantă pentru admiterea candidaților, însă cu condiția ca aceste informații să fie ulterior susținute de documentele justificative necesare.„În opinia EPSO, candidații știau cum să redacteze informațiile din actul lor de candidatură online astfel încât să convingă comisia de evaluare că sunt eligibili pentru a fi admiși în concurs, dar unii nu au reușit să susțină informațiile respective cu documentația necesară.

13. Etapa verificării documentelor justificative s-ar putea schimba de la concurență la concurență, dar numai în cazuri cu totul excepționale o instituție continuă să insiste ca anunțul să fie redactat astfel încât documentele să fie verificate într-o etapă anterioară. În special pentru concursurile cu un număr mare de candidați, este mai rentabil și mai eficient din punctul de vedere al timpului să se efectueze verificarea completă „numai înainte de înscrierea candidaților care au reușit la concurs pe lista de rezervă”.

14. EPSO a făcut o comparație între costurile generate de cele două abordări procedurale: prima abordare, în cazul în care documentele justificative au fost verificate înainte de testele finale; și abordarea actuală, în cazul în care acestea sunt verificate numai după testele respective. În cadrul concursului, un număr total de 499 de candidați au fost invitați să susțină testele din etapa „centru de evaluare” și doar 193 au reușit. În cadrul sistemului actual, în care sunt verificate doar documentele justificative ale candidaților care au reușit la testele din etapa „centru de evaluare”, comisia de evaluare trebuia să verifice doar 193 de dosare, în loc de cele 499 de dosare pe care ar fi trebuit să le verifice în cadrul abordării anterioare. Acest lucru a avut ca rezultat mai puțin de jumătate din numărul de ore-om necesare pentru efectuarea verificării. Verificarea documentelor justificative necesită foarte mult timp și necesită multă muncă. Experiența arată că doar un număr foarte limitat de candidați nu sunt în măsură să furnizeze dovada necesară a informațiilor pe care le furnizează în candidatura lor online. În ceea ce privește concursul, doar 11 candidați (din 193) nu au fost în cele din urmă în măsură să furnizeze documentele justificative necesare care să justifice informațiile furnizate în candidatura lor online. EPSO este convins că metoda actuală generează economii reale pentru bugetul UE în comparație cu prima abordare.

15. În plus, anunțul de concurs definea numărul de candidați care urmau să fie invitați la probele din etapa „centru de evaluare” ca fiind un multiplu (de 2,5 ori) al numărului de candidați care puteau fi înscriși pe lista de rezervă. Prin urmare, acest număr a fost „mai mult sau mai puțin fix”. Din acest motiv, verificarea documentelor justificative înainte de trimiterea invitațiilor la testele din etapa „centru de evaluare” nu ar fi redus numărul candidaților invitați și, prin urmare, nu ar fi condus la economii suplimentare pentru bugetul UE. În ceea ce privește concursul în cauză, acesta ar fi condus la o situație în care, în locul celor 11 candidați care nu au fost în cele din urmă în măsură să prezinte documentele justificative necesare, ar fi fost invitați alți 11 candidați.

16. EPSO a concluzionat că, în ceea ce privește candidații invitați la centrul de evaluare, comisia de evaluare a decis cu privire la eligibilitatea lor și i-a admis la testele din centrul de evaluare pe baza informațiilor pe care le-au furnizat în candidaturile lor online. Limitarea verificării criteriilor de eligibilitate la documentele candidaților care pot fi înscriși pe lista de rezervă implică un câștig considerabil de timp și reduce, prin urmare, durata fazei de admitere.

17. Înainte de a investi timp și efort în testele din etapa „centru de evaluare”, candidații au interesul de a fi informați dacă experiența lor profesională este sau nu considerată relevantă. EPSO este convins că acest lucru este valabil în sistemul actual. În cazul în care candidații, în conformitate cu declarația pe propria răspundere pe care o semnează, prezintă documente care susțin informațiile furnizate online, verificarea documentelor respective nu le va modifica eligibilitatea.

Evaluarea Ombudsmanului

18. De la bun început, Ombudsmanul subliniază că, în conformitate cu normele actuale privind concursurile, documentele justificative care fac obiectul verificării de către comisia de evaluare după probele din etapa „centru de evaluare” sunt, în general, cele care confirmă declarațiile pe care candidații le fac în actul lor de candidatură online cu privire la: (i) cetățenia; (ii) experiență profesională; și (iii) calificări academice [4].

19. Ombudsmanul a primit deja plângeri potrivit cărora, chiar dacă un candidat a făcut referire la documentele justificative aflate în posesia sa și, în acest sens, a inclus în candidatura online informații cu privire la certificatele sale specifice [5] sau la contractele sale de muncă specifice și/sau la facturile referitoare la perioadele de activitate independentă [6] (pe baza cărora a fost acceptat ulterior la CBT), comisia de evaluare, atunci când a verificat documentele justificative în etapa finală a concursului, nu a considerat aceste documente drept dovezi suficiente pentru calificările necesare.

20. Prin urmare, Ombudsmanul nu este pe deplin convins de opinia EPSO, în esență, potrivit căreia (i) indicarea experienței/diplomelor profesionale relevante în candidatura online și (ii) disponibilitatea acelorași date în documentele justificative aflate în posesia candidaților constituie garanții efective pentru candidați că comisia de evaluare va considera aceste documente ca fiind suficiente atunci când le va verifica unul câte unul, după desfășurarea testelor de evaluare. În acest context, Ombudsmanul dorește să reamintească aici argumentul invocat de EPSO în multe dintre anchetele Ombudsmanului (și pe care nu îl contestă), și anume că comisiile de evaluare dispun de o marjă largă de apreciere în ceea ce privește relevanța documentelor justificative, o marjă de apreciere care este recunoscută de jurisprudența instanțelor UE.

21. Rezultă că este posibil ca acei candidați care decid să participe la un concurs și care dețin documente justificative specifice să nu fie întotdeauna siguri de evaluarea finală a acestor documente de către comisiile de evaluare. În acest context, trebuie remarcat faptul că candidații trebuie să se pregătească pentru testele de evaluare. Acest lucru implică o investiție de timp și, adesea, de bani. Prin urmare, ar fi fost mai bine pentru ei dacă, înainte de a face o astfel de investiție, ar fi putut ști care este decizia finală a comisiei de evaluare cu privire la documentele lor justificative.

22. Aceeași situație poate fi văzută și dintr-o perspectivă diferită. În cazul în care un candidat furnizează mai întâi în actul său de candidatură online informațiile privind calificările sale, este apoi acceptat la CBT pe baza acestor informații, trece cu succes prin CBT și procedura testelor de evaluare și, la final, comisia de evaluare decide că documentele sale justificative nu sunt suficiente, candidatul respectiv înlocuiește, de fapt, în centrul de evaluare, un alt candidat ale cărui documente justificative ar putea fi suficiente, dar care a obținut rezultate la testele CBT care se situează cu puțin sub pragul stabilit pentru un număr fix de candidați care urmează să fie invitați la centrul de evaluare. În acest sens, Ombudsmanul ia notă de declarația EPSO din avizul său potrivit căreia numărul candidaților admiși la etapa „centru de evaluare” este „... mai mult sau mai puțin fix. Din acest motiv, verificarea documentelor justificative înainte de trimiterea invitațiilor la testele din etapa „centru de evaluare” nu ar fi redus numărul candidaților invitați și, prin urmare, nu ar fi condus la economii suplimentare pentru bugetul UE. Pentru concursul în cauză, aceasta ar fi condus la o situație în care, în locul celor 11 candidați care, în cele din urmă, nu au fost în măsură să prezinte documentele justificative necesare, ar fi fost invitați alți 11 candidați”. În opinia Ombudsmanului, o astfel de situație, deși ipotetică, poate ridica îndoieli cu privire la faptul că respectivul concurs oferă într-adevăr o oportunitate pentru candidații cei mai merituoși de a fi înscriși pe lista de rezervă.

23. Ombudsmanul este recunoscător că, în opinia sa, EPSO a urmat sugestia sa inițială și a furnizat argumente în sprijinul procedurii sale în cauză referitoare la (i) posibilele avantaje financiare pentru bugetul UE și (ii) posibila economie de timp. Cu toate acestea, Ombudsmanul nu este pe deplin convins nici de toate aceste argumente.

24.  Argumentul EPSO (citat la punctul 22 de mai sus) potrivit căruia numărul candidaților care urmează să fie invitați la testele din etapa „centru de evaluare” este mai mult sau mai puțin fix are meritul de a demonstra că momentul verificării documentelor justificative nu are niciun impact asupra costurilor UE, cum ar fi cele legate de cheltuielile de deplasare și de ședere ale candidaților. Indiferent dacă documentele justificative sunt verificate înainte sau după testele din etapa „centru de evaluare”, cheltuielile de deplasare și de ședere ale candidaților vor fi întotdeauna aceleași, deoarece același număr fix de candidați va fi invitat la etapa „centru de evaluare”.

25. Pe de altă parte, chiar dacă costurile operaționale ale centrului de evaluare nu sunt afectate de faptul că documentele justificative sunt verificate înainte sau după invitația la testele din etapa „centru de evaluare”, deoarece centrul de evaluare este menținut în permanență operațional la sediul EPSO din Bruxelles, s-ar putea susține într-adevăr că există o utilizare necorespunzătoare a timpului și a banilor în cazul în care membrii comisiei de evaluare desfășoară teste de evaluare pentru candidații care nu ar fi trebuit să fie admiși dacă documentele lor justificative ar fi fost verificate anterior și care, în orice caz, nu ar putea fi înscriși pe listele de rezervă, chiar dacă au reușit la testele respective.

26. În plus, EPSO a susținut, în esență, că comisiile de evaluare au nevoie de mai mult timp pentru a verifica dosarele tuturor candidaților invitați să susțină testele din etapa „centru de evaluare” decât au nevoie pentru a verifica dosarele numai ale celor care au reușit la aceste teste.

Totuși, această declarație a EPSO trebuie analizată în contextul duratei procedurii pentru întregul concurs, și anume aproximativ 6-8 luni. În acest context, nu există nicio diferență semnificativă de timp în cazul în care comisia de evaluare verifică documentele justificative înainte de desfășurarea testelor din etapa „centru de evaluare”. Ombudsmanul consideră că este rezonabil să se presupună că un membru cu experiență al unei comisii de evaluare profesioniste ar trebui să poată verifica cu ușurință aproximativ 100 de dosare (documente justificative) în cursul unei zile lucrătoare. Rezultă că ar exista o diferență destul de minimă între numărul de zile necesare pentru verificarea a 499 de dosare (dosarele tuturor candidaților invitați la testele din etapa „centru de evaluare” din cadrul concursului la care face referire EPSO în aviz) în loc de numai 193 de dosare (dosarele tuturor candidaților care au reușit la aceste teste). Prin urmare, timpul economisit cu un astfel de mod de a proceda pare a fi minim [7]. În mod evident, în cazul în care mai mulți membri ai comisiei de evaluare ar fi responsabili de aceste verificări (ceea ce ar trebui să fie cazul normal), timpul economisit ar fi minim, în special în comparație cu timpul necesar pentru ca „candidații inadmisibili” să treacă prin testele lungi și costisitoare de la centrul de evaluare.

27. Având în vedere constatările de mai sus, Ombudsmanul consideră că clarificarea de către EPSO a avantajelor procedurii de verificare a documentelor justificative după desfășurarea testelor de evaluare nu este pe deplin convingătoare. Cu toate acestea, având în vedere că, astfel cum a subliniat EPSO, această procedură se desfășoară la dorința expresă a instituțiilor pentru care EPSO organizează concursurile, Ombudsmanul consideră că anchetele suplimentare privind EPSO nu sunt justificate în acest caz.

B. Concluzii

Prin urmare, Ombudsmanul încheie prezenta anchetă din proprie inițiativă cu următoarea concluzie:

Nicio anchetă suplimentară în această privință nu este justificată.

EPSO va fi informat cu privire la această decizie.

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 19 decembrie 2012.

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] JO 2011, C315A, p. 1-14. Aceeași situație se regăsește în ceea ce privește cea mai recentă versiune a ghidului (JO 201270A).

[4] Ghidul concursurilor generale, punctul 6.1.4.

[5] De exemplu, plângerea 962/2011/AN se referă la documente justificative care dovedesc calificări academice sau echivalente. Reclamantul a participat la un concurs EPSO care a necesitat o diplomă care să ateste absolvirea unui an de formare în domeniul relevant. Reclamantul deținea un certificat profesional care atestă această durată a formării în domeniul relevant, eliberat de Institut du Monde Arabe. Ea a menționat acest lucru în formularul său de candidatură. După ce a promovat testele din etapa „centru de evaluare” cu note excelente, ea a fost exclusă de pe lista de rezervă deoarece certificatul său de formare profesională nu ar putea fi considerat o diplomă eliberată de o școală. Ombudsmanul a prezentat o propunere de soluție amiabilă, care a fost respinsă. Cazul nu este încă închis.

[6] Plângerea 2518/2011/MHZ se referă la documente justificative care dovedesc experiența profesională. Reclamantul a reușit la testele din etapa „centru de evaluare”. Comisia de evaluare a decis însă, pe baza documentelor furnizate, că experiența sa profesională nu era suficientă pentru a fi înscrisă pe lista de rezervă. După ce a primit avizul EPSO și observațiile reclamantului, Ombudsmanul a decis să efectueze anchete suplimentare, care sunt în curs de desfășurare.

[7] Cu siguranță nu mai mult de două sau trei zile dacă doar o singură persoană ar face verificarea.