ÎN CONTEXTUL PLÂNGERII

1.         Prezenta plângere se referă la un ordin de recuperare emis de Comisia Europeană în legătură cu un proiect X. Plângerea a fost depusă în numele unei societăți care își desfășoară activitatea în domeniul științelor sociale, care a fost partener într-un consorțiu înființat în vederea punerii în aplicare a proiectului menționat mai sus. Scopul proiectului a fost de a propune soluții pe termen lung capabile să permită familiilor cu venituri mici să aibă acces la locuințe adecvate.

2.         Punerea în aplicare a proiectului în cauză urma să fie finanțată de Comisia Europeană, iar șase case demonstrative urmau să fie construite în 3 state membre diferite ale UE. Lucrările la proiect urmau să se desfășoare prin intermediul a nouă așa-numite „pachete de lucru” („WP”). Reclamantul urma să participe la trei dintre acestea. Responsabilitățile sale au fost:

(a) să efectueze o analiză a nevoilor persoanelor cu venituri mici înainte de proiectarea locuințelor (WP1);

(b) să elaboreze și să efectueze anchete asupra locuitorilor clădirilor (WP7); și

(c) să evalueze proiectul și utilitatea rezultatelor acestuia (WP8).

Prezenta plângere se referă numai la activitatea reclamantului în cadrul WP1 și WP7.

3.         Proiectul în cauză a fost reglementat printr-un contract, care a fost semnat de Direcția Generală Energie și Transporturi a Comisiei și de partenerii consorțiului. Anexa I (partea A) la contract consta în forme financiare; Anexa I (partea B) conținea o descriere a activității care urma să fie desfășurată de parteneri („Descrierea activității”). Anexa II stabilea condițiile generale pentru punerea în aplicare a proiectului (denumite în continuare "condițiile generale").

4.         Din cauza problemelor administrative întâmpinate în cursul punerii în aplicare a proiectului, a devenit evident că casele de demonstrație nu au putut fi ridicate. Neconstruirea locuințelor a însemnat că contractul a trebuit să fie reziliat, iar Comisia a trebuit să evalueze cuantumul ajutorului comunitar care urma să fie rambursat de partenerii consorțiului. Comisia a concluzionat că va recupera de la toți partenerii o anumită sumă de bani care le fusese transferată anterior de către Comisie. În ceea ce privește reclamantul, Comisia a decis că ar trebui să recupereze suma de 36 250,54 EUR.

5.         Reclamantul nu a fost deloc de acord cu decizia Comisiei. În vederea clarificării situației, Comisia și-a adresat mai întâi nemulțumirile coordonatorului de proiect. Coordonatorul a răspuns reclamantului, informându-l cu privire la modul în care înțelege situația. Acesta a susținut că funcționarul Comisiei responsabil de proiect (denumit în continuare "ofițerul tehnic") are două opțiuni: (i) fie să efectueze o analiză foarte detaliată a lucrărilor proiectului finalizate de fiecare dintre partenerii consorțiului, fie (ii) să ajungă la o soluție de compromis. Realizarea unei analize detaliate a lucrărilor finalizate ar fi fost o opțiune mai complicată și mai consumatoare de timp. Aceasta ar fi implicat, de asemenea, riscul de a reduce și mai mult contribuția financiară a Comisiei. Soluția de compromis, pe de altă parte, a fost o soluție rapidă în care pachetele de lucru din planul de lucru ar fi luate la valoarea nominală. Potrivit coordonatorului, Comisia a optat pentru soluția de compromis. În acest sens, el a afirmat, de asemenea, că partenerii consorțiului au trei opțiuni: (i) „toți partenerii refuză decizia CE [Comisia Europeană] și solicită o analiză detaliată cu riscurile menționate mai sus”; (ii) „toți partenerii acceptă compromisul CE”; sau (iii) „fiecare partener poate ajunge la CE pe cont propriu [sic] și discuta cu [funcționarul Comisiei]”.

6.         Reclamantul s-a adresat apoi responsabilului tehnic al Comisiei și a protestat ferm împotriva concluziei Comisiei. Aceasta a susținut că a întreprins și a finalizat mai multe activități în cadrul WP1 și a oferit o prezentare detaliată a modului în care activitatea a fost transferată între parteneri. Reclamantul a insistat asupra faptului că a furnizat întotdeauna documentele justificative relevante pentru activitatea sa și, în esență, a solicitat o analiză detaliată a activității și a drepturilor individuale ale partenerilor. Reclamantul și-a reiterat dezacordul față de decizia Comisiei în două scrisori adresate Comisiei la 20 mai 2005 și la 5 septembrie 2005 [1].

7.         La 13 aprilie 2006, reclamantul a depus o plângere oficială la Comisie pentru încălcarea Codului european al bunei conduite administrative. Reclamantul a susținut că nu a primit încă un răspuns la scrisoarea menționată mai sus, trimisă la 5 septembrie 2005. Potrivit reclamantului, aceasta a constituit o încălcare clară a articolului 14 din codul menționat anterior [2]. De asemenea, aceasta a subliniat în mod expres, printre altele, că a solicitat informații cu privire la posibilele căi de atac.

8.        La 26 mai 2006, reclamantul a depus prezenta plângere la Ombudsman.

9.        La 29 mai 2006, Comisia a răspuns la scrisoarea reclamantului trimisă la 5 septembrie 2005. Răspunsul Comisiei, care a furnizat poziția finală a instituției cu privire la această chestiune, a afirmat următoarele:

„În urma scrisorii dumneavoastră din 5 septembrie 2005, Comisia a răspuns coordonatorului contractului la 28 noiembrie 2005 și la 6 februarie 2006, astfel cum se prevede în clauzele contractuale. În răspunsurile lor, serviciile Comisiei au confirmat deciziile luate cu privire la evaluarea raportului final, deoarece nu au existat elemente noi care să reexamineze termenii evaluării. Pe această bază, Comisia a procedat la recuperarea plăților în avans necuvenite.

În conformitate cu articolul 5 alineatul (2) din contract: Tribunalul de Primă Instanță al Comunităților Europene și, în caz de recurs, Curtea de Justiție a Comunităților Europene au competența exclusivă de a soluționa orice litigiu dintre Comunitate, pe de o parte, și contractanți, pe de altă parte, în ceea ce privește validitatea, aplicarea sau interpretarea prezentului contract.

[...] Motivele respingerii unor părți din costurile declarate de [reclamant] se bazează pe oportunitatea și caracterul definitiv al lucrărilor declarate și al cheltuielilor conexe, mai degrabă decât pe însăși realitatea cheltuielilor. Este clar pentru Comisie că [reclamantul] a continuat cu cheltuieli de personal [sic], deși era evident că proiectul nu urma să fie realizat conform planificării.

Contractul este mai degrabă un grant decât o prestare de servicii. Este bine dovedit că [reclamantul] era pe deplin conștient de lipsa autorizației necesare pentru ridicarea clădirilor, întrucât aceste probleme sunt bine reflectate în procesele-verbale ale diferitelor reuniuni de coordonare organizate de consorțiu. În timp ce ceilalți parteneri și-au încetat activitatea, [reclamantul] a decis aparent să continue să lucreze la acțiuni care nu erau de niciun folos, având în vedere că clădirile nu vor fi ridicate. Comisia nu este răspunzătoare pentru timpul pe care [reclamantul] pretinde [s] că l-a petrecut în sarcini care nu au avut niciun scop. Aplicând principiul bona fide, Comisia a acceptat toate costurile declarate suportate înainte de orice dovadă a abandonării proiectului, dar nu poate accepta nicio cerere pentru costurile suportate ulterior.”

10.      Potrivit rezumatului succint al costurilor admisibile pentru perioada cuprinsă între 1 ianuarie 2000 și 15 decembrie 2003, costurile totale declarate de reclamant pentru activitatea sa în cadrul proiectului au fost de 93 984,59 EUR. Această sumă a inclus costurile cu personalul, cheltuielile de deplasare și de ședere, costurile indirecte și ajustările.

11.      Înainte de emiterea ordinului de recuperare, Comisia plătise reclamantului suma de 80 950,54 EUR. Reclamantul a considerat că Comisia a recuperat în mod eronat 36 250,74 EUR [3] de la acesta. În plus, aceasta a susținut că Comisia îi datora o sumă suplimentară de 8 733,44 euro pentru lucrările pe care le finalizase pentru proiect. Reclamantul și-a calculat creanța totală după ordinul de recuperare la 44 984,18 EUR. Această sumă a inclus cheltuielile de deplasare și de ședere, precum și costurile indirecte.

12.      În ceea ce privește activitatea din cadrul WP1, Comisia a acceptat să plătească reclamantului 35 500 EUR, care a fost suma maximă prevăzută pentru activitatea sa în cadrul WP1. Cu toate acestea, reclamantul a susținut că, întrucât a finalizat mai multe lucrări în cadrul WP1, avea dreptul să primească o sumă mai mare. În opinia sa, Comisia a trebuit să plătească o sumă totală de 45 300 EUR pentru activitatea sa în cadrul WP1.

13.      În ceea ce privește WP7, Comisia a acceptat să plătească 20 % (9 200 EUR) din suma maximă prevăzută pentru activitatea reclamantului în cadrul WP7 (46 000 EUR). Cu toate acestea, reclamantul a susținut că a finalizat aproape 50 % din lucrările din cadrul WP7 și, prin urmare, a susținut că ar fi trebuit să primească 21 150 EUR din partea Comisiei pentru activitatea sa din cadrul acestui program de lucru.

OBIECTUL ÎNTREBĂRII

14.      În plângerea sa adresată Ombudsmanului, Ombudsmanul a identificat următoarele acuzații și revendicări.

15.      Reclamantul a susținut că Comisia a decis în mod eronat să recupereze fondurile plătite reclamantului. În acest context, Comisia a susținut:

(a) că decizia Comisiei nu a luat în considerare faptul că au fost suportate costurile relevante înainte de a fi clar că nu vor fi construite casele de demonstrație;

(b) că, în mod eronat, Comisia nu și-a întemeiat decizia de recuperare mai degrabă pe costurile reale decât pe cele estimate, deși regulamentul comunitar aplicabil relevant prevede că costurile acceptate trebuie să fie costuri reale;

(c) Comisia a concluzionat în mod eronat că transferul de lucrări între "pachetele de lucru" ale proiectului nu a fost aprobat (în mod expres sau implicit) de către Comisie.

16.      Reclamantul a susținut, de asemenea, că, inițial, Comisia nu i-a furnizat informații cu privire la posibilele căi de atac (articolul 19 din Codul european al bunei conduite administrative).

17.      Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să își revoce decizia de recuperare și să o plătească integral pentru orele lucrate efectiv de persoana care a efectuat în mod direct activitatea științifică și a produs rezultatele prezentate Comisiei.

18.      Reclamantul a susținut, de asemenea, că Comisia nu a răspuns la scrisoarea sa din 5 septembrie 2005 și, prin urmare, a încălcat articolul 14 din Codul european al bunei conduite administrative. Având în vedere că, la 6 iunie 2006, reclamantul a informat Ombudsmanul că, între timp, Comisia a răspuns la scrisoarea de mai sus, Ombudsmanul, în conformitate cu articolul 195 din Tratatul CE, a considerat că nu mai este necesar ca această afirmație să fie supusă anchetei.

INQUIRY

19.      Prin scrisoarea din 8 august 2006, Ombudsmanul a deschis o anchetă privind afirmațiile și pretențiile reclamantului, prezentate la punctele 15-17 de mai sus. În consecință, el a solicitat Comisiei să prezinte un aviz cu privire la această chestiune, ceea ce a și făcut la 6 martie 2007. Avizul a fost transmis reclamantului, împreună cu o invitație de a formula observații, pe care acesta a prezentat-o la 19 aprilie 2007.

20.      După examinarea avizului Comisiei și a observațiilor reclamantului, Ombudsmanul a considerat că este necesar să efectueze anchete suplimentare, solicitând anumite clarificări din partea Comisiei. Avizul suplimentar al Comisiei privind problemele ridicate de Ombudsman a fost transmis reclamantului pentru observații, pe care acesta din urmă l-a trimis la 9 iunie 2008.

ANALIZA ȘI CONCLUZIILE OMBUDSMANULUI

Observații preliminare

În ceea ce privește domeniul de aplicare al reexaminării efectuate de Ombudsman

21.      În conformitate cu articolul 195 din Tratatul CE, Ombudsmanul European este împuternicit să primească plângeri „privind cazuri de administrare defectuoasă în activitatea instituției sau organismelor comunitare”. Ombudsmanul consideră că administrarea defectuoasă apare atunci când un organism public nu acționează în conformitate cu o normă sau un principiu care îi este obligatoriu. Prin urmare, se poate constata o administrare defectuoasă și în ceea ce privește îndeplinirea obligațiilor care decurg din contractele încheiate de instituțiile sau organismele Comunităților.

22.      Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că domeniul de aplicare al revizuirii pe care o poate efectua în astfel de cazuri este în mod necesar limitat. În special, Ombudsmanul este de părere că nu ar trebui să încerce să stabilească dacă a existat o încălcare a contractului de către oricare dintre părți, în cazul în care chestiunea este contestată. Această chestiune ar putea fi soluționată în mod eficient numai de o instanță competentă, care ar avea posibilitatea de a audia argumentele părților cu privire la legislația națională relevantă și de a evalua probele contradictorii cu privire la orice aspecte de fapt contestate.

23.      Prin urmare, Ombudsmanul consideră că, în cauzele privind litigiile contractuale, este justificat ca ancheta sa să se limiteze la examinarea aspectului dacă instituția sau organul comunitar i-a furnizat o prezentare coerentă și rezonabilă a temeiului juridic al acțiunilor sale și a motivelor pentru care consideră că punctul său de vedere cu privire la situația contractuală este justificat. În acest caz, Ombudsmanul va concluziona că ancheta sa nu a evidențiat un caz de administrare defectuoasă. Această concluzie nu va afecta dreptul părților de a-și examina și soluționa cu autoritate litigiul contractual de către o instanță competentă.

În ceea ce privește plângerile pretins depuse de alți membri ai consorțiului

24.      În avizul său suplimentar, Comisia a remarcat că niciunul dintre ceilalți membri ai consorțiului nu a avut probleme cu ordinul de recuperare al Comisiei și nici nu a susținut afirmația reclamantului. În observațiile sale ulterioare, reclamantul a subliniat că această declarație a fost o încercare deliberată a Comisiei de a induce în eroare Ombudsmanul, întrucât Comisia a primit, de fapt, plângeri și de la alți patru parteneri ai consorțiului. Deși acești contractanți au depus o plângere la Comisie, numai reclamantul a decis în cele din urmă să conteste decizia Comisiei în fața Ombudsmanului.

25.      Ombudsmanul ia act de faptul că problema menționată mai sus nu este relevantă imediat pentru examinarea prezentei plângeri. De asemenea, nu este clar dacă reclamantul a dorit să facă o afirmație suplimentară cu privire la această chestiune. În orice caz, Ombudsmanul consideră că nu este necesar ca acesta să examineze relația dintre Comisie și alți membri ai consorțiului, întrucât această relație se situează în mod clar în afara domeniului de aplicare al prezentei anchete. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că problema ridicată de reclamant nu trebuie examinată în cadrul prezentei anchete. Cu toate acestea, orice încercare a unei instituții sau a unui organism comunitar de a induce în eroare Ombudsmanul ar constitui în mod clar un caz grav de administrare defectuoasă. Prin urmare, Ombudsmanul va solicita Comisiei să îi furnizeze informații suplimentare cu privire la această chestiune, pentru a-i permite să decidă dacă sunt necesare măsuri suplimentare.

În ceea ce privește abordarea Ombudsmanului

26.      Ombudsmanul ia act de faptul că prima afirmație a reclamantului constă în 3 seturi de argumente. Primele două, prezentate la punctul 15 literele (a) și (b), par să se refere la activitatea reclamantului în cadrul WP7. Ultima, rezumată la punctul 15 litera (c), se referă la volumul de muncă mai mare susținut de reclamant în cadrul WP1. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că ar trebui să examineze această afirmație prin abordarea mai întâi a argumentelor prezentate de reclamant și de Comisie referitoare la WP1 și apoi a celor referitoare la WP7.

A. În ceea ce privește WP1 și transferul muncii între pachetele de lucru [punctul 15 litera (c) de mai sus]

Argumente prezentate Ombudsmanului

27.      În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a remarcat că schimburile profesionale între liniile bugetare și pachetele de lucru au fost permise în temeiul articolului 22 alineatul (5) din condițiile generale. Aceasta a susținut că a efectuat cea mai mare parte a activității în cadrul WP1 și că acest lucru a fost reflectat în mod corespunzător în procesul-verbal al reuniunii inițiale a consorțiului din 14 ianuarie 2000, precum și în documentația financiară, în rezultatele prezentate de reclamant și în planul de implementare tehnologică.

28.      La 20 mai 2005, Comisia a trimis un e-mail partenerilor consorțiului. În acest e-mail, Comisia a explicat că nicio abatere de la WP1 nu poate fi acceptată decât dacă o cerere prealabilă a fost transmisă Comisiei și acceptată de aceasta. Comisia a subliniat că nu a primit niciodată o astfel de cerere. În acest context, a subliniat modificarea contractului, în care consorțiul nu a propus nicio modificare a WP1.

29.      În răspunsul său la e-mailul de mai sus, reclamantul a susținut că transferul activității între pachetele de lucru a fost efectuat în conformitate cu normele relevante. Având în vedere că abaterea de la locul de muncă în cadrul programului de lucru 1 a fost minoră (reprezentând aproximativ 12 %), nu a fost necesară o scrisoare din partea coordonatorului de proiect pentru a justifica transferul sau modificarea contractului. Această procedură a fost aplicabilă numai pentru abaterile care depășesc 20 %. Reclamantul a considerat că, întrucât nu era necesară aprobarea Comisiei pentru astfel de abateri minore, Comisia ar fi trebuit să analizeze pur și simplu activitatea efectivă desfășurată de fiecare partener. Potrivit reclamantului, Comisia nu a făcut acest lucru. Prin urmare, unii parteneri nu au fost plătiți pentru munca pe care au realizat-o, în timp ce alți parteneri au fost plătiți pentru munca pe care nu au efectuat-o niciodată.

30.      Reclamantul a susținut, de asemenea, că observațiile introductive privind cele patru rezultate în cadrul WP1, care au fost prezentate Comisiei la 11 iunie 2001, au arătat în mod clar că acesta le-a produs pe toate patru.

31.      Comisia a considerat că:

„nu [a fost] posibil în această etapă să se accepte costuri mai mari decât cele negociate în contract și relevante pentru WP1 & 2 întrucât nicio astfel de cerere de transfer bugetar nu a fost prezentată Comisiei pe durata contractului. Trebuie clarificat faptul că, în cazul unei abateri mai mici de 20 % față de bugetul beneficiarului, nu este necesară o modificare, dar este în continuare nevoie de un anunț de intenție, astfel cum se explică la articolul 22.5 din anexa II la contract, Condiții generale”(scrisoarea Comisiei din 20 iulie 2005).

32.      Comisia a reamintit, de asemenea, că, în conformitate cu articolul 3 din contract [4], trebuia să finanțeze costurile eligibile ale proiectului până la o sumă maximă specificată în contract.

33.      În observațiile sale, reclamantul a susținut că Comisia s-a abținut în mod deliberat să facă trimitere la procesele-verbale ale primelor reuniuni ale proiectului, de exemplu la procesele-verbale ale reuniunii inițiale din 14 ianuarie 2000. Acest proces-verbal a constituit un instrument juridic valabil pentru informarea Comisiei cu privire la abaterile de la activitatea planificată. Recunoscând existența acestui document, Comisia ar fi recunoscut că a fost pe deplin informată cu privire la abatere și la volumul mai mare de muncă realizat de reclamant în cadrul programului de lucru 1. Procesele-verbale ale reuniunilor, rapoartele periodice privind progresele înregistrate și rezultatele acceptate de Comisie au fost suficiente pentru a informa Comisia cu privire la schimburile de lucru relevante. Cu toate acestea, Comisia nu a analizat în mod corespunzător această documentație. Prin urmare, aceasta a decis în mod eronat să plătească anumiți parteneri pentru o muncă pe care nu au efectuat-o niciodată și pe care nu au solicitat-o niciodată și nu a plătit reclamantului pentru munca suplimentară pe care a efectuat-o și pe care a solicitat-o în mod întemeiat în cadrul WP1.

34.      În urma analizei informațiilor furnizate, Ombudsmanul a considerat că sunt necesare informații suplimentare cu privire la acest aspect al plângerii. Prin urmare, Comisia a fost invitată să răspundă la următoarea întrebare:

Ar putea Comisia să prezinte observații cu privire la argumentele reclamantului potrivit cărora Comisia a fost informată în mod corespunzător [în conformitate cu articolul 22 alineatul (5) din condițiile generale] cu privire la schimburile de lucru din cadrul WP1 și la activitatea mai intensă desfășurată de reclamant în această privință prin intermediul proceselor-verbale ale reuniunilor, al rapoartelor privind progresele înregistrate, al documentelor financiare și al planului de implementare tehnologică?

35.      În avizul său suplimentar, Comisia a reiterat faptul că, contrar articolului 22 alineatul (5) din condițiile generale, contractanții nu au informat-o cu privire la nicio abatere legată de muncă.

36.      În observațiile sale suplimentare, reclamantul a făcut referire la articolul 4 din Condițiile generale, care obligă coordonatorul să prezinte rapoarte periodice care să conțină informații cu privire la evoluția lucrărilor, resursele utilizate, abaterile de la calendar și rezultatele. Procesele-verbale ale reuniunilor, rapoartele periodice privind progresele înregistrate, documentația financiară și planul de implementare tehnologică au fost transmise în mod corespunzător Comisiei. Articolul 4 precizează că „în absența observațiilor din partea Comisiei, rezultatele proiectului (...) se consideră aprobate în termen de două luni de la primirea acestora”. Potrivit reclamantului, Comisia și-ar fi încălcat propriile proceduri dacă ar fi acceptat documentul final al proiectului, și anume planul de implementare tehnologică, fără a examina activitatea desfășurată de fiecare partener individual al proiectului. Comisia a acceptat întreaga documentație relevantă a proiectului, de la procesele-verbale ale reuniunilor până la planul de implementare tehnologică.

37.      Potrivit reclamantului, interpretarea dată de Comisie articolului 3 din contract a fost greșită, întrucât suma maximă prevăzută pentru contribuția comunitară nu se referea la pachetele de lucru individuale, ci la contract în ansamblu.

Evaluarea Ombudsmanului

38.      Ombudsmanul ia act de la bun început de faptul că, în conformitate cu articolul 22 alineatul (5) din condițiile generale ale contractului, contractanții sunt autorizați să transfere între ei bugetul prevăzut în tabelul defalcării orientative a costurilor eligibile estimate, cu condiția ca: (i) „informează Comisia cu privire la astfel de transferuri la semnarea unui acord care confirmă că domeniul de aplicare al proiectului și condițiile de participare (...) nu sunt modificate în mod fundamental”; și că (ii) „sumele totale transferate nu depășesc 20 % din suma alocată beneficiarului în tabelul defalcării orientative a costurilor eligibile estimate.”

39.      În conformitate cu articolul 2 alineatul (1) litera (g) din Condițiile generale, coordonatorul era responsabil de coordonarea administrativă a proiectului. Mai precis, rolul coordonatorului a fost de a informa Comisia cu privire la „transferurile în buget prevăzute în tabelul defalcării orientative a costurilor eligibile estimate între contractanți și între categorii, efectuate în conformitate cu articolul 22 alineatul (5) din prezenta anexă, după notificarea părților interesate.”

40.      În conformitate cu articolul 2 alineatul (2) litera (f) din condițiile generale, contractanții ar fi trebuit să „informeze coordonatorul cu privire la transferurile din buget prevăzute în tabelul defalcării orientative a costurilor eligibile estimate între aceștia și între categorii de îndată ce au efectuat astfel de transferuri în conformitate cu condițiile prevăzute la articolul 22 alineatul (5)” din condițiile generale.

41.      Ombudsmanul a analizat cu atenție procesul-verbal al reuniunii din 14 ianuarie 2000, care include o scurtă descriere a activității care urma să fie pusă în aplicare de reclamant în cadrul WP1. Conform acestor procese-verbale, reclamantul trebuia „să efectueze o analiză externă (...) la nivel macro în fiecare dintre cele 3 țări” și „să realizeze analiza internă în fiecare țară” cu ajutorul altor parteneri.

42.      În conformitate cu lista livrabilelor care urmau să fie produse de consorțiu în cadrul WP1, reclamantul a fost responsabil doar pentru „rezumatul analizei nevoilor în cele trei țări vizate de experiment”, care a fost unul dintre cele patru livrabile în cadrul WP1. Celelalte trei rezultate din cadrul WP1 au fost analizele nevoilor care urmau să fie efectuate în cele trei țări în cauză. S-a prevăzut că efectuarea acestor analize va fi sarcina altor parteneri de proiect. Prin urmare, se pare că reclamantul a desfășurat într-adevăr mai multe activități în cadrul WP1 decât se prevăzuse inițial. Cu toate acestea, procesul-verbal menționat nu conține nicio mențiune explicită a faptului că lucrările prevăzute de alți parteneri de proiect au fost realocate reclamantului și că bugetul urma să fie ajustat în consecință.

43.      Ombudsmanul observă, de asemenea, că informațiile explicite privind abaterile legate de muncă între parteneri în cadrul WP1 nu sunt incluse nici în observațiile introductive ale celor patru rezultate din cadrul WP1, toate cele patru documente pe care reclamantul susține că le-a prezentat. În plus, aceasta nu este inclusă în descrierea rezultatelor obținute în planul tehnic de punere în aplicare. Reclamantul a susținut că Comisia a fost informată în mod corespunzător cu privire la abaterile legate de muncă prin intermediul documentelor financiare aprobate și acceptate de aceasta din urmă. Cu toate acestea, reclamantul nu a furnizat nicio referire concretă la un document financiar specific în sprijinul declarației sale.

44.      Prin urmare, se pare că coordonatorul de proiect nu a informat suficient Comisia cu privire la modificările legate de muncă și de buget din cadrul programului de lucru 1, astfel cum se prevede la articolul 2 alineatul (1) litera (g) și la articolul 22 alineatul (5) din condițiile generale. În plus, nu există dovezi care să sugereze că reclamantul s-a adresat în scris coordonatorului de proiect, informându-l cu privire la abaterile de la locul de muncă în cadrul WP1 și solicitând ca aceste informații să fie transmise Comisiei, astfel cum se prevede la articolul 2 alineatul (2) litera (f) din condițiile generale menționate mai sus.

45.      Având în vedere considerațiile de mai sus, Ombudsmanul consideră că opinia reclamantului potrivit căreia Comisia a fost informată în mod corespunzător cu privire la abaterile legate de muncă în cadrul programului de lucru 1 și că acesta din urmă a aprobat (în mod expres sau implicit) transferul activității între pachetele de lucru ale proiectului nu poate fi considerată ca fiind stabilită.

46.      Prin urmare, Ombudsmanul consideră rezonabilă concluzia Comisiei cu privire la faptul dacă a fost sau nu informat în mod corespunzător cu privire la transferurile legate de muncă în cadrul WP1 între parteneri. Având în vedere aceste circumstanțe, decizia Comisiei de a plăti reclamantului 100 % din cheltuielile prevăzute (35 500 EUR), dar nu și suma mai mare solicitată de reclamant (45 300 EUR), pare, de asemenea, rezonabilă.

B. În ceea ce privește WP7

Argumente prezentate Ombudsmanului

În ceea ce privește calendarul lucrărilor efectuate [punctul 15 litera (a) de mai sus]

47.      În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut că decizia Comisiei de a recupera fonduri de la acesta a fost greșită, deoarece nu a luat în considerare faptul că au fost suportate costurile relevante înainte de a fi clar că nu vor fi construite casele de demonstrație.

48.      Poziția Comisiei poate fi rezumată după cum urmează.

49.      La sfârșitul anului 2001 și la începutul anului 2002, era clar că nu fusese obținută autorizația de construcție pentru clădirile de pe amplasamentul din Regatul Unit. În iunie 2002, era clar că existau o serie de probleme cu siturile franceze și finlandeze; Cel mai important, lucrările nu au început pe niciuna dintre ele. Era evident că, fără o prelungire a contractului, lucrările nu puteau fi finalizate în termenul prevăzut de contract [5]. Toți contractanții știau că o decizie pozitivă privind prelungirea contractului de către Comisie nu era sigură. În urma reuniunii de coordonare care a avut loc la 12 decembrie 2002, a reieșit în mod clar că nu au avut loc lucrări de construcție.

50.      La 28 ianuarie 2003, Comisia a fost de acord să sprijine o cerere de prelungire, cu condiția ca problemele administrative legate de construirea tuturor siturilor (în Regatul Unit, Franța și Finlanda) să fie soluționate rapid. Era clar că lucrările prevăzute în contract nu puteau fi finalizate fără prelungirea în cauză. La momentul respectiv, nu avea sens să se efectueze nicio lucrare la proiect până când modificarea contractului legată de prelungire nu a fost adoptată în mod oficial. Cu toate acestea, reclamantul a continuat să desfășoare o serie de activități. În opinia Comisiei, costurile declarate de reclamant cu privire la aceste lucrări au fost suportate după ce a fost clar că nu vor fi construite casele de demonstrație. Având în vedere acest fapt, a fost imposibil să se efectueze anchete asupra locuitorilor clădirilor [6]; Prin urmare, era inutil să se continue lucrările de pregătire a acestora. În consecință, Comisia a trimis o scrisoare de preîncetare la 5 iunie 2003. În acest context, Comisia a remarcat că nu are sens să se finalizeze un rezultat care nu ar avea impactul dorit, ci doar să se asigure obținerea contribuției comunitare maxime. Prin urmare, Comisia nu a putut fi trasă la răspundere pentru decizia reclamantului de a continua cu acțiuni care nu ar duce nicăieri. În octombrie 2003, Comisia a informat contractanții cu privire la rezilierea contractului. Aceasta a remarcat, de asemenea, că reclamantul nu a informat-o cu privire la nicio activitate în curs înainte de prezentarea raportului final.

51.      Având în vedere cele de mai sus, Comisia a considerat că această parte a primei afirmații a reclamantului este nefondată.

52.      În observațiile sale, reclamantul a prezentat următoarele argumente.

53.      Reclamantul nu a putut informa Comisia cu privire la nicio activitate în curs până la prezentarea raportului final, deoarece, în conformitate cu articolele 2 și 4 din condițiile generale, coordonatorul de proiect avea rolul de a transmite Comisiei toate documentele și corespondența referitoare la proiect. Prin urmare, reclamantul ar fi încălcat contractul și procedurile relevante dacă ar fi informat Comisia cu privire la orice activitate în curs.

54.      Ca răspuns la observația Comisiei potrivit căreia, în urma problemelor legate de punerea în aplicare a proiectului, reclamantul ar fi trebuit să știe că este foarte puțin probabil ca lucrările să fie continuate sau finalizate, reclamantul a declarat că Comisia „nu a recomandat și nici măcar nu a sugerat consorțiului să înceteze orice activitate la jumătatea anului 2002.” Dimpotrivă, în ianuarie 2003, Comisia a recomandat consorțiului să solicite o prelungire cu nouă luni și „nici măcar în acest moment Comisia nu a sugerat suspendarea tuturor lucrărilor la proiect”. Notificarea oficială a rezilierii contractului a fost emisă la 15 octombrie 2003. Reclamantul a decis, din proprie inițiativă, să își înceteze lucrările la proiect la 24 februarie 2003, adică cu șase luni înainte de anularea oficială a proiectului.

55.      După analizarea informațiilor furnizate, Ombudsmanul a considerat că sunt necesare anchete suplimentare cu privire la acest aspect al plângerii. În acest scop, el a solicitat Comisiei să își prezinte observațiile cu privire la următoarea întrebare.

Având în vedere faptul că Comisia pare să fi acceptat să sprijine cererea de prelungire a proiectului la 28 ianuarie 2003 și că reclamantul susține că a încetat să lucreze la proiect la 24 februarie 2003 din proprie inițiativă, ar putea Comisia să precizeze când anume reclamantul ar fi trebuit să știe că proiectul nu va fi pus în aplicare și, prin urmare, ar fi trebuit să înceteze să lucreze la acesta?

56.      În memoriul său în replică, Comisia a reiterat că, în scrisoarea sa din 28 ianuarie 2003, a susținut într‐adevăr o cerere de prelungire a contractului. Cu toate acestea, acest lucru a fost supus condiției ca problemele administrative existente să fie soluționate rapid. Întrucât această condiție nu a fost îndeplinită, prelungirea nu a fost acordată, iar contractul a fost reziliat. Comisia și-a reiterat opinia potrivit căreia reclamantul știa că nu au fost îndeplinite condițiile pentru lansarea lucrărilor la siturile relevante. La 7 și 8 martie 2002, reclamantul a participat la o reuniune de coordonare în cadrul căreia, astfel cum se indică în procesul-verbal pertinent, aceste probleme erau deja cunoscute. La 10 iunie 2002, reclamantul, împreună cu toți ceilalți contractanți, știa că probabilitatea de a obține o prelungire a contractului era foarte scăzută. Toți ceilalți contractanți au acționat cu prudență și au încetat lucrările la proiect la momentul respectiv, cu excepția anumitor sarcini de coordonare și de gestionare a contractelor, care nu aveau legătură cu reclamantul. În plus, Comisia a subliniat că, în decembrie 2002, era evident că reclamantul nu finalizase nicio altă activitate în afara sarcinilor pregătitoare, care au fost acceptate și plătite de Comisie. În ianuarie 2003, era încă clar că nu avea sens să se efectueze nicio lucrare până la soluționarea problemelor privind autorizațiile administrative pentru toate șantierele de construcții. Prin urmare, reclamantul a susținut că a efectuat lucrările într-un moment în care nu era rezonabil să facă acest lucru.

57.      În observațiile sale suplimentare, reclamantul a susținut că Comisia nu a explicat de ce nu a încheiat proiectul în 2001 și de ce a continuat să îl finanțeze în următorii doi ani. Reclamantul a subliniat că nu se contestă faptul că Comisia a reziliat contractul abia în octombrie 2003, și nu mai devreme, și anume în 2001 sau 2002.

58.      Reclamantul a făcut trimitere la articolul 7 alineatul (6) din condițiile generale, care prevede că „contractanții principali iau măsurile corespunzătoare pentru a-și anula sau reduce angajamentele, la primirea scrisorii din partea Comisiei prin care li se notifică rezilierea contractului (...)”. Notificarea anulării contractului a fost datată 15 octombrie 2003. Reclamantul a încetat să lucreze la proiect în februarie 2003.

59.      De asemenea, reclamantul nu a fost de acord cu afirmația Comisiei potrivit căreia „toți ceilalți contractanți și-au încetat deja activitatea la 10 iunie 2002”. În opinia sa, prelungirea contractului nu a fost solicitată la 10 iunie 2002, iar Comisia nici măcar nu a făcut aluzie în 2002 la o eventuală reziliere a contractului din motive tehnice. În plus, nu a existat nicio decizie a Comisiei din 10 iunie 2002. La această dată, consorțiul și-a organizat reuniunea anuală periodică, în cadrul căreia partenerii au discutat probleme privind situl din Regatul Unit. Cererea de prelungire a proiectului a fost făcută în februarie 2003, în urma unei reuniuni la sediul Comisiei din Bruxelles, care a avut loc în ianuarie 2003. Potrivit reclamantului, acesta a fost momentul în care partenerii de proiect au înghețat activitățile legate de șantierele de construcții. Până la momentul respectiv, reclamantul își încheiase deja propria activitate și așteptase decizia Comisiei.

În ceea ce privește costurile reale și estimate [punctul 15 litera (b) de mai sus]

60.      Reclamantul a susținut că toate costurile sale legate de proiect au fost costuri reale și că, în conformitate cu propriile norme, Comisia ar fi trebuit să ramburseze reclamantului aceste cheltuieli.

61.      Comisia a explicat că poate finanța doar costurile eligibile ale proiectului. Acestea au fost definite la articolele 22 și 23 din Condițiile generale. Pentru a fi eligibile, costurile trebuiau să fie „necesare” pentru proiect. Comisia a subliniat că rambursarea costurilor nu este în niciun caz un exercițiu automat de plată a oricăror costuri solicitate. Responsabilul tehnic trebuie să evalueze întotdeauna necesitatea costurilor suportate pentru punerea în aplicare a proiectului. Potrivit Comisiei, „adoptarea unei abordări diferite ar contraveni principiului bunei gestiuni financiare, în sensul că Comisia ar trebui să recunoască și să ramburseze orice costuri reale, și anume orice costuri pe care contractantul pretinde că le-a suportat.”

62.      Comisia a considerat că costurile declarate de reclamant au fost doar o declarație privind timpul alocat de acesta din urmă pentru executarea sarcinilor și că reclamantul „nu a reușit să demonstreze costurile reale declarate”. Nu a existat nicio modalitate de a verifica în mod pozitiv exactitatea afirmației, dar au existat două elemente care au permis Comisiei să presupună că afirmația a fost exagerată. Acestea au fost următoarele: (i) pachetul de lucru prevedea finalizarea unui număr mult mai mare de sarcini pentru același buget, iar majoritatea sarcinilor nu au fost niciodată îndeplinite; și (ii) atunci când s-a comparat calitatea chestionarelor transmise cu cele produse în alte cazuri similare, s-a constatat că reclamantul avea nevoie de foarte puțin timp pentru a le prezenta.

63.      Astfel cum s-a menționat la punctul 13 de mai sus, Comisia a decis să accepte 20 % (9 200 EUR) din cheltuielile prevăzute în cadrul WP7 (46 000 EUR) cu bună-credință, „presupunând” că reclamantul ar fi putut petrece timpul relevant atunci când a planificat o acțiune pe care ulterior nu a executat-o.

64.      În observațiile sale, reclamantul a prezentat următoarele argumente.

65.      Toate costurile sale au fost „necesare” pentru proiect pe parcursul anilor 2000, 2001, 2002 și până la 24 februarie 2003. Responsabilul tehnic responsabil de proiect nu a făcut nicio observație cu privire la rezultatele preconizate sau la creanțele financiare în 2000, 2001 sau 2002, iar faptul că reclamantul nu și-a putut finaliza activitatea în 2003 nu a avut nimic de-a face cu rolul său în proiect, ci a fost legat doar de faptul că alți parteneri nu au reușit să ridice casele de demonstrație.

66.      Reclamantul a subliniat că Comisia a comis o eroare formală afirmând că reclamantul a solicitat 46 000 EUR pentru WP7. Aceasta a susținut că acest lucru indica în mod clar faptul că Comisia nu a analizat în mod corespunzător documentele financiare. Suma solicitată de reclamant pentru WP7 a fost, de fapt, de 21 150 EUR; această eroare de fapt a subminat grav credibilitatea oricărui calcul efectuat de Comisie în ceea ce privește costurile acceptate și cererile de rambursare. Reclamantul a considerat că a pus în aplicare aproximativ 49 % din activitatea pe care ar fi trebuit să o desfășoare în cadrul WP7, deoarece, în opinia sa, elaborarea unor anchete sociologice în general necesită cel puțin aceeași perioadă de timp ca analiza comparativă ulterioară a datelor. În conformitate cu activitatea prevăzută în cadrul WP7, punerea în aplicare a anchetelor și a analizei naționale ar fi trebuit să fie efectuată de alți parteneri. Ceea ce reclamantul a trebuit să facă, dar nu a putut să facă din motive independente de voința sa, a fost analiza comparativă a datelor după ce rapoartele naționale menționate mai sus au fost completate de alți parteneri. Concluzia Comisiei de a accepta doar 20 % din cheltuielile prevăzute a fost, prin urmare, în opinia reclamantului, complet arbitrară.

67.      Reclamantul a remarcat, de asemenea, că Comisia nu a furnizat nicio dovadă că calculele sale privind costurile acceptate și sumele care trebuie rambursate s-au bazat pe costurile „reale”, mai degrabă decât pe costurile „estimate”. De exemplu, Comisia a recunoscut că reclamantul trebuia să participe la reuniuni cu alți contractanți și trebuia să petreacă anumite zile de călătorie, dar nu a făcut referire la nicio cifră privind aceste cheltuieli și la modul în care acestea au fost calculate în raport cu suma acceptată de 9 200 EUR. A trebuit să se recunoască faptul că aceste costuri de deplasare au fost reale și au fost înregistrate în mod corespunzător în conturile financiare ale Comisiei. Prin urmare, reclamantul a reiterat faptul că Comisia ar fi trebuit să accepte costurile relevante pe care le-a suportat pentru rezultatele preconizate, pentru cheltuielile de deplasare și pentru costurile indirecte (cheltuieli generale).

68.      Reclamantul nu a fost deloc de acord cu concluzia Comisiei potrivit căreia nu există nicio modalitate de a verifica în mod pozitiv exactitatea afirmației și a afirmat că articolul 25 din condițiile generale explică în mod clar modul în care ar fi trebuit stabilită justificarea costurilor.

69.      În urma analizei informațiilor furnizate, Ombudsmanul a considerat că sunt necesare anchete suplimentare cu privire la această parte a plângerii. Prin urmare, el a solicitat Comisiei să răspundă la următoarele întrebări:

În observațiile sale, reclamantul nu a fost de acord cu opinia Comisiei potrivit căreia „nu a existat nicio modalitate de a verifica în mod pozitiv exactitatea afirmației” prezentate de aceasta. Ar putea Comisia, vă rog, să comenteze acest lucru?

Ar putea Comisia să comenteze, de asemenea, observația reclamantului potrivit căreia Comisia a comis o eroare formală în ceea ce privește suma solicitată de reclamant? În acest context, ar putea Comisia să prezinte observații cu privire la discrepanțele dintre cifrele furnizate de reclamant și cele ale Comisiei?

70.      În avizul său suplimentar, Comisia a susținut că cererea financiară a reclamantului a constat într-o declarație privind numărul de ore de muncă pe om pe care acesta din urmă le-a petrecut pentru proiect. Comisia a putut verifica cererea numai ex post. Cea mai mare parte a activității declarate s-a bazat pe timpul de lucru al personalului reclamantului și nu au existat fișe de pontaj certificate, facturi sau orice alte elemente pe baza cărora Comisia să poată verifica cheltuielile efective. Prin urmare, Comisia a putut evalua volumul de muncă pretins numai pe baza lucrărilor prezentate și pe baza estimărilor cuprinse în programul de lucru al contractului.

71.      În ceea ce privește activitatea susținută de reclamant, Comisia a observat că din chestionarul prezentat de reclamant a reieșit că toate întrebările pe care le-a formulat au fost generale, cu excepția uneia (întrebarea 003). Valoarea adăugată a activității ar fi trebuit să fie în interpretarea chestionarelor, după primirea tuturor răspunsurilor. Evident, chestionarele nu au fost completate niciodată de nimeni, deoarece nu era nimeni care să le primească. Prin urmare, nu avea niciun sens să se solicite cheltuieli legate de muncă în acest scop. Pretenția de 423 de ore de muncă pe om a fost, în opinia Comisiei, complet inacceptabilă.

72.      În ceea ce privește calculele, Comisia a susținut că nu a comis nicio eroare formală, deoarece a fost de acord să plătească reclamantului o sumă forfetară pentru sarcinile pregătitoare îndeplinite în cadrul WP7. În ceea ce privește restul lucrării, nu a existat nicio dovadă că aceasta a fost realizată.

73.      În observațiile sale suplimentare, reclamantul a reiterat faptul că Comisia nu a utilizat costurile reale în evaluarea activității desfășurate în cadrul proiectului, ci s-a bazat pe estimări. Nu era clar modul în care Comisia putea estima că activitatea reclamantului corespundea unui procent de 20 % din valoarea WP7, fără a lua în considerare fișele de pontaj certificate.

74.      Reclamantul a făcut referire, de asemenea, la articolele 23 și 25 din Condițiile generale, care stabilesc obligațiile contractanților și modul în care Comisia ar trebui să își exercite controlul.

           Articolul 23 alineatul (1) litera (a) are următorul cuprins:

„Tot timpul de lucru prevăzut în contract trebuie înregistrat pe întreaga durată a proiectului sau, în cazul coordonatorului, în termen de cel mult două luni de la încheierea duratei proiectului și trebuie certificat cel puțin o dată pe lună de către persoana responsabilă cu activitatea desemnată de contractant (...) sau de către responsabilul financiar responsabil autorizat în mod corespunzător al contractantului.”

           Articolul 25 are următorul cuprins:

„Costurile eligibile se rambursează în cazul în care sunt justificate de contractant. În acest scop, contractantul menține, în mod regulat și în conformitate cu convențiile contabile uzuale ale statului în care este stabilit, conturile proiectului și documentația corespunzătoare care să susțină și să justifice în special costurile și timpul raportate în declarațiile sale. Această documentație trebuie să fie precisă, completă și eficientă.”

75.      Reclamantul nu a fost deloc de acord cu concluzia Comisiei potrivit căreia nu dispunea de fișe de pontaj certificate. Acesta a susținut că fișele sale de pontaj au fost certificate, în conformitate cu normele Comisiei, de către persoana responsabilă cu activitatea și de către funcționarul financiar autorizat în mod corespunzător. Reclamantul a insistat asupra faptului că și-a respectat pe deplin obligațiile care îi revin în temeiul contractului și a păstrat fișe de pontaj certificate, care ar fi putut fi verificate de Comisie în orice moment, în timpul și după încheierea proiectului. Reclamantul a remarcat, de asemenea, că Comisia a ales să nu verifice fișele de pontaj certificate ale partenerilor de proiect. Comisia a refuzat să facă acest lucru, chiar și atunci când reclamantul a solicitat-o în mod expres în 2005. Prin urmare, Comisia a ales să își bazeze decizia pe estimări, fără norme clare și fără o evaluare inter pares adecvată și în timp util. Aceasta nici măcar nu a luat în considerare costurile specifice de călătorie pentru reuniunile de proiect, care au fost documentate prin bilete de avion și de tren. Estimarea globală a Comisiei a fost o soluție rapidă, care, de fapt, a penalizat cel mai mic partener din consorțiu, și anume reclamantul, atât în termeni absoluți, cât și relativi.

76.      Potrivit reclamantului, Comisia a afirmat că poate evalua volumul de muncă numai pe baza rezultatelor preconizate și a estimărilor cuprinse în programul de lucru al contractantului. Prin urmare, Comisia a confirmat că a utilizat mai degrabă costurile estimate decât costurile reale suportate în cursul punerii în aplicare a proiectului. Cu toate acestea, costurile reale au fost singurul temei juridic pentru acceptarea costurilor de către Comisie [7]. Neaplicarea de către Comisie a normelor referitoare la costurile reale a fost motivul principal al prezentului motiv.

77.      În opinia reclamantului, Comisia a comis o eroare de fapt în avizul său inițial privind plângerea, confirmând că reclamantul a solicitat 46 000 EUR pentru WP7 și că această sumă a fost „mai mare decât suma totală prevăzută în cazul în care întreaga activitate ar fi fost realizată”. În avizul său suplimentar, Comisia nu a explicat erorile sale de calcul anterioare.

78.      Activitatea desfășurată de reclamant în cadrul WP7 nu a fost „evaluată inter pares” în termenul prevăzut de procedurile Comisiei. La cinci ani de la încheierea proiectului, Comisia a încercat să deschidă o dezbatere cu privire la calitatea activității reclamantului, și anume cu privire la întrebările specifice din chestionarul elaborat de reclamant în cadrul WP7. În cazul în care Comisia avea preocupări cu privire la conținutul chestionarului, aceasta avea la dispoziție 60 de zile pentru a le exprima, nu cinci ani. În aceste 60 de zile, Comisia ar fi putut respinge activitatea metodologică din cadrul WP7, dar nu a făcut acest lucru.

Evaluarea Ombudsmanului

79.      Ombudsmanul observă de la bun început că, în conformitate cu articolul 7 alineatul (1) litera (a) din condițiile generale, Comisia poate rezilia contractul „din motive tehnice sau economice majore care afectează în mod substanțial proiectul (...)”. În acest caz, conform textului articolului 7 alineatul (6) din condițiile generale, contribuția financiară a Comunității acoperă „costurile eligibile legate de rezultatele proiectului aprobate de Comisie” și „costurile eligibile suportate ulterior cu bună-credință” înainte de data rezilierii contractului.

80.      Ombudsmanul înțelege că, din cauza rezilierii contractului, nu au fost finalizate livrabile în cadrul WP7. Acest lucru s-a datorat faptului că nu au fost construite case de demonstrație. Prin urmare, nu au existat locuitori care să locuiască în aceste zone și, prin urmare, nu au putut fi efectuate studii sociologice [8]. În conformitate cu articolul 7 alineatul (6) menționat anterior, Ombudsmanul ar trebui să încerce să stabilească dacă, continuând să lucreze la proiect în perioada iunie 2002-februarie 2003, costurile suportate de reclamant au fost efectuate cu „bună-credință” și dacă acestea au fost „eligibile” pentru proiect.

Cu privire la chestiunea bunei-credințe

81.      Comisia a susținut că partenerii, acționând cu bună-credință, și-au încetat deja activitatea în cadrul proiectului în iunie 2002, în urma reuniunii consorțiului care a avut loc la 10 iunie 2002. Reclamantul nu a fost de acord și a remarcat că partenerii au continuat efectiv să lucreze cel puțin până în februarie 2003, când a fost depusă cererea de prelungire a proiectului. Reclamantul a subliniat că și-a încheiat lucrările la proiect la 24 februarie 2003 și că, prin urmare, toate costurile sale au fost suportate înainte de anularea oficială a proiectului de către Comisie.

82.      Ombudsmanul consideră că, în conformitate cu articolul 7 alineatul (6) din condițiile generale (a se vedea punctul 58 de mai sus), nu exista, într-adevăr, nicio obligație formală pentru partenerii de proiect, inclusiv pentru reclamant, de a înceta să lucreze la proiect înainte de anularea oficială a acestuia (15 octombrie 2003), care a fost precedată de scrisoarea Comisiei de încetare prealabilă (5 iunie 2003).

83.      Cu toate acestea, Ombudsmanul a analizat cu atenție procesele-verbale ale reuniunilor partenerilor de proiect și constată că, la reuniunea care a avut loc la 10 iunie 2002, a fost clar că „proiectul [a] eșuat din nou în obținerea aprobării de planificare” pentru situl din Regatul Unit și că se va introduce o cale de atac împotriva deciziei de refuzare a autorizației de planificare. Procesul de recurs urma să dureze câteva luni, iar partenerul din Regatul Unit și-a rezervat dreptul de a se retrage din proiect în cazul în care recursul s-ar dovedi nereușit. A fost luată în considerare posibilitatea de a solicita o prelungire a contractului din cauza dificultăților cu situl din Regatul Unit. Cu toate acestea, s-a remarcat faptul că solicitarea unei prelungiri a contractului a fost „o procedură foarte lungă și nu este sigură de reușită”. În ceea ce privește construirea siturilor franceze și finlandeze, concluzia a fost că o extindere „nu era obligatorie, dar ar putea fi o respirație” pentru acestea. Partenerii au convenit, în principiu, să solicite o prelungire a contractului, dar au decis să aștepte 6 luni înainte de a lua o decizie oficială. Reclamantul a remarcat că o prelungire de 6-9 luni ar fi mai bună decât o prelungire de 12 luni.

84.      În procesul-verbal al reuniunii din 12 decembrie 2002, s-a constatat că se preconiza o „prelungire cu nouă luni” atât pentru siturile din Franța, cât și pentru cele din Finlanda și că era necesară o prelungire cu 12 luni pentru situl din Regatul Unit. Partenerii proiectului au decis să se întâlnească cu Comisia pentru a discuta posibila extindere a contactului. În cadrul următoarei reuniuni, care a avut loc la 28 ianuarie 2003, s-a convenit în mod oficial să se solicite o prelungire din partea Comisiei.

85.      Cu toate acestea, prelungirea contractului de către Comisie, care a fost discutată deja în iunie 2002, era departe de a fi certă. Prin urmare, Ombudsmanul este de părere că partenerii de proiect ar fi trebuit să fie prudenți înainte de a suporta cheltuieli suplimentare pentru proiect, deoarece finalizarea cu succes a acestuia nu mai era sigură. Ar trebui să se țină seama de faptul că o mare parte din lucrările ulterioare ale reclamantului par să fi depins de ridicarea caselor de demonstrație și că nu a început nicio construcție pe niciunul dintre amplasamente. Reclamantul a susținut în mod corect că, la acel moment, și anume la jumătatea anului 2002, nu a existat nicio discuție cu privire la anularea proiectului, care a avut loc abia în octombrie 2003. Cu toate acestea, punerea în aplicare cu succes a proiectului era în mod clar îndoielnică încă din iunie 2002. Prin urmare, reclamantul ar fi trebuit să analizeze cu atenție dacă este într-adevăr logic să se desfășoare activități suplimentare, ținând seama de posibilitatea ca problemele să nu fie rezolvate și ca proiectul să nu fie pus în aplicare.

86.      Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că nu este necesar să se decidă dacă sugestia Comisiei potrivit căreia reclamantul nu a acționat cu bună-credință atunci când și-a continuat activitatea după a doua jumătate a anului 2002 este justificată. Comisia nu pare să fi respins toate costurile suportate de reclamant după jumătatea anului 2002. În schimb, a acceptat o parte din costurile declarate de reclamant. Întrebarea dacă abordarea utilizată pentru calcularea sumei care urmează să fie acceptată a fost corectă este discutată mai jos (a se vedea punctele 87 și următoarele).

În ceea ce privește eligibilitatea costurilor

87.      Din argumentele prezentate mai sus, Ombudsmanul înțelege că unul dintre principalele aspecte contestate în cazul de față este dacă Comisia a fost în măsură să își bazeze decizia pe o comparație între activitatea prevăzută și activitatea realizată efectiv de reclamant în cadrul WP7 și să accepte doar o parte din costurile declarate sau dacă a trebuit să efectueze un audit detaliat al activității reclamantului.

88.      Astfel cum s-a menționat la punctul 22 de mai sus, Ombudsmanul consideră că domeniul de aplicare al controlului pe care îl poate efectua în cauzele contractuale este în mod necesar limitat. Prin urmare, acesta va încerca doar să verifice dacă Comisia a furnizat o prezentare coerentă și rezonabilă a poziției sale.

89.      Ombudsmanul ia act de faptul că decizia Comisiei de a accepta o parte din cheltuielile declarate de reclamant, pe baza unei comparații între activitatea finalizată și activitatea prevăzută, a fost luată atunci când a fost clar că punerea în aplicare a proiectului a eșuat. De asemenea, este clar că nu au fost produse rezultate în cadrul WP7 și că au fost efectuate doar unele lucrări pregătitoare. Comisia a acceptat să plătească pentru lucrările pregătitoare menționate mai sus, chiar dacă, în mod clar, lucrările din cadrul programului de lucru menționat nu au fost finalizate. Ombudsmanul consideră că decizia Comisiei de a rambursa reclamantului cheltuielile pentru activitatea sa pregătitoare în cadrul WP7 (și anume, pentru elaborarea chestionarelor), prin efectuarea unei evaluări globale a activității desfășurate în raport cu activitatea prevăzută, a fost legitimă.

90.      În ceea ce privește argumentul reclamantului potrivit căruia lucrările nu au putut fi finalizate deoarece ceilalți contractanți nu au reușit să ridice locuințele, Ombudsmanul observă că, în conformitate cu articolul 6 alineatul (3) din condițiile generale, Comunitatea nu poate fi considerată răspunzătoare pentru acțiunile sau omisiunile comise de contractanții implicați în punerea în aplicare a contractului în cauză [9].

91.      În ceea ce privește suma reală acceptată, Ombudsmanul observă că Comisia a ajuns la concluzia că cererea de 423 de ore de muncă pe om pentru elaborarea chestionarelor nu a fost justificată. Aceasta a considerat că poate accepta doar 20 % din suma totală prevăzută în cadrul WP7 (inclusiv cheltuielile generale și cheltuielile de deplasare). Reclamantul nu a fost de acord cu concluzia de mai sus și a considerat că lucrările pe care le-a realizat în cadrul WP7 s-au ridicat la aproximativ 49 %[10]. Aceasta a solicitat rambursarea separată a cheltuielilor sale de deplasare și de ședere.

92.      Ombudsmanul ia act de faptul că părțile nu sunt de acord cu privire la procentul din cheltuielile declarate de reclamant care ar fi trebuit să fie acceptat de Comisie. Cu toate acestea, având în vedere argumentele prezentate de Comisie pentru a-și justifica decizia de a accepta doar 20 % (9200 EUR) din suma totală prevăzută în cadrul WP7, Ombudsmanul consideră că Comisia a prezentat o prezentare rezonabilă și coerentă a abordării sale.

93.      Având în vedere considerațiile de mai sus, Ombudsmanul consideră că prima afirmație a reclamantului, și anume că Comisia a decis în mod eronat să recupereze fondurile plătite reclamantului, nu a fost stabilită.

C. În ceea ce privește a doua afirmație a reclamantului

94.      Reclamantul a susținut că, inițial, Comisia nu i-a furnizat informații complete cu privire la posibilele căi de atac. Comisia a informat reclamantul că ar putea sesiza Tribunalul de Primă Instanță. Comisia a recunoscut că nu a menționat posibilitatea de a depune o plângere la Ombudsmanul European și a acceptat că ar fi putut fi mai completă în informațiile sale privind căile de atac.

95.      În observațiile sale, reclamantul a declarat că este mulțumit de recunoașterea de către Comisie a faptului că nu a menționat posibilitatea de a depune o plângere la Ombudsmanul European.

Evaluarea Ombudsmanului

96.      Având în vedere că Comisia a recunoscut omisiunea sa de a include posibilitatea de a depune o plângere la Ombudsmanul European ca una dintre căile de atac aflate la dispoziția reclamantului și având în vedere faptul că acesta din urmă și-a exprimat satisfacția cu privire la recunoașterea de către Comisie a omisiunii menționate, Ombudsmanul consideră că nu sunt necesare anchete suplimentare cu privire la acest aspect al plângerii.

D. În ceea ce privește cererea reclamantului

97.      Comisia și-a menținut poziția cu privire la decizia de recuperare.

98.      Reclamantul și-a menținut cererea și a solicitat Ombudsmanului să solicite Comisiei să plătească soldul net de 44 984,18 EUR în favoarea sa.

Evaluarea Ombudsmanului

99.      Având în vedere concluziile la care s-a ajuns la punctele 46 și 93 de mai sus, afirmația reclamantului trebuie respinsă.

E. Concluzii

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei în ceea ce privește prima afirmație a reclamantului și afirmația sa conexă. În ceea ce privește a doua afirmație a reclamantului, nu se justifică nicio anchetă suplimentară.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Adoptată la Strasbourg, la 15 decembrie 2008.

---

[1] Această scrisoare este datată 2 septembrie 2005, dar a fost trimisă abia la 5 septembrie 2005.

[2] Codul european al bunei conduite administrative este disponibil pe site-ul Ombudsmanului European: http://www.ombudsman.europa.eu.

[3] Cifra menționată de reclamant, și anume 36 250,74 EUR, diferă ușor de cea care pare să fi fost recuperată de Comisie, și anume 36 250,54 EUR.

[4] Articolul 3 alineatul (2) din contract are următorul cuprins:

„Comunitatea finanțează costurile eligibile ale proiectului în conformitate cu tabelul defalcării orientative a costurilor eligibile estimate care urmează semnării prezentului contract, până la maximum 600 000,00 EUR (șase sute de mii de euro).”

[5] Durata contractului ar fi trebuit să fie de 48 de luni, începând cu 1 ianuarie 2000.

[6] Scopul anchetelor a fost de a evalua adecvarea a posteriori a locuințelor și gradul de satisfacție al chiriașilor sau proprietarilor acestora. În acest scop, a fost necesar să se elaboreze un cadru de interviuri (format din trei interviuri ulterioare), comun tuturor celor trei țări, care să fie apoi adaptat fiecărei țări.

[7] Trimiterea la „costuri reale” se face la articolul 23 (costuri directe) și la articolul 24 (costuri indirecte) din Condițiile generale. Costurile eligibile au fost costurile definite la cele două articole de mai sus, care respectă, de asemenea, principiile generale ale costurilor eligibile prevăzute la articolul 22 din Condițiile generale.

[8] Conform descrierii detaliate a proiectului, au trebuit produse trei rezultate în cadrul WP7 (L19, L20 și L21). Aceste rezultate au fost sondajele care ar fi trebuit să fie efectuate în cele trei țări diferite.

[9] Articolul 6 alineatul (3) din contract are următorul cuprins: „Comunitatea nu poate fi trasă la răspundere pentru actele și omisiunile comise de contractanții care execută prezentul contract (...)”

[10] Astfel cum se menționează în scrisoarea reclamantului din 20 mai 2005.