ÎN CONTEXTUL PLÂNGERII

1.         În 2001, reclamantul, o societate italiană, și Comisia au semnat un contract de servicii finanțat de Fondul european de dezvoltare (FED). Contractul a fost intitulat „Gestionarea proiectului de alimentare cu apă din Monrovia și din zonele rurale”. Scopul său a fost de a asigura o aprovizionare adecvată cu apă a persoanelor returnate și strămutate în Liberia pe o perioadă de 24 de luni (octombrie 2001-octombrie 2003).

2.         Pentru a executa sarcinile prevăzute în contractul de servicii, reclamantului i s-a încredințat, printre altele, gestionarea unui cont de avans, pe care l-a creat la o bancă locală. Proiectul a început în decembrie 2001 și, în același timp, au fost puse la dispoziție fonduri în contul de avans.

3.         În mai 2003, din cauza deteriorării situației securității interne, Comisia a recomandat în mod oficial partenerilor săi de implementare implicați în program să ia în considerare suspendarea activităților. Cu toate acestea, reclamantul a decis să continue să lucreze la proiect.

4.         La 6 iunie 2003, banca locală menționată mai sus și-a încetat activitatea din cauza izbucnirii războiului civil din Monrovia. Acest lucru a făcut imposibil transferul de fonduri către băncile din Liberia. Prin urmare, Comisia a aprobat crearea unui cont de avans alternativ în Italia.

5.         Ulterior, în 2003, Comisia a efectuat un audit și o revizuire a proiectului. Acestea au condus la diverse litigii cu reclamantul, atât în ceea ce privește aspectele tehnice, cât și cele financiare.

6.         La 7 aprilie 2004, reclamantul și-a prezentat rapoartele finale de proiect.

7.         În pofida mai multor schimburi ulterioare de corespondență cu Comisia, reclamantul a avut în continuare o serie de nemulțumiri cu aceasta. Prin urmare, la 4 noiembrie 2005, aceasta s-a adresat Ombudsmanului European.

Obiectul cererii

8.        Ombudsmanul a deschis prezenta anchetă cu privire la următoarele acuzații și revendicări ale reclamantului.

Acuzații

(1) Pe o perioadă de 15 luni, de la 24 iulie 2003 până la 19 octombrie 2004, Comisia nu a răspuns solicitărilor repetate ale reclamantului de realimentare a contului de avans.

(2) Având în vedere că, în niciun moment pe parcursul punerii în aplicare a contractului, Comisia nu a acuzat reclamantul de performanțe tehnice sau financiare inadecvate și că valoarea, justificarea și valabilitatea contractuală a comisionului de avans nu au fost niciodată puse sub semnul întrebării, așteptările legitime ale reclamantului au fost grav încălcate, deoarece nu și-ar fi putut imagina că Comisia va contesta retroactiv comisionul de avans, la un an întreg de la finalizarea proiectului.

(3) Comisia a avut nevoie de un an întreg după încheierea proiectului pentru a notifica reclamantului orice problemă, în ciuda faptului că problema i-a fost adusă la cunoștință mult mai devreme de către contabilii contractați.

(4) Comisia a ignorat solicitările reclamantului privind (a) analiza cost/beneficiu post-proiect și evaluarea tehnică; și (b) restituirea către reclamant a conturilor sale pe care Comisia a decis să nu le plătească.

(5) Din cauza întârzierilor nerezonabile ale Comisiei în completarea contului de avans, reclamantul a prefinanțat 30 % din proiect.

(6) Reclamantul a fost supus unui tratament neobișnuit și inechitabil în timpul închiderii proiectului, deoarece închiderea proiectului și rapoartele tehnice și financiare finale au trebuit să fie efectuate pe cheltuiala reclamantului după încheierea proiectului, deși contractul nu prevedea acest lucru.

Cerere în valoare de 161 086,99 euro, formulată în trei capete de acuzare

(a) Plata facturilor restante care au fost declarate și impozitate integral în declarația financiară anuală a reclamantului către autoritățile fiscale:

       - Cheltuieli de avans prefinanțate (2 facturi): USD 75 931,95

       - Taxe de asistență tehnică și reținere (1 factură): 38 880,53 EUR

(b) Dobânzi moratorii și compensatorii plus devalorizarea facturilor întârziate și a prefinanțării avansului (sume aplicabile până la sfârșitul lunii decembrie 2005):

       - În ceea ce privește asistența tehnică: 4 847,49 EUR

       - Pierderi din reevaluare din prefinanțarea contului de avans: 8 495,18 USD

       - Dobânda nerambursabilă/compensatorie aferentă prefinanțării avansului: USD 20 988,75

(c) Obligații post-proiect neprevăzute, necontractuale:

       Costuri și cheltuieli suportate după încheierea proiectului: 27 774,21 EUR

INQUIRY

9.         La 31 ianuarie 2006, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să prezinte un aviz, ceea ce a și făcut la 28 iulie 2006. Avizul a fost transmis reclamantului pentru observații, pe care l-a transmis la 26 septembrie 2006. La 10 iulie 2007, Ombudsmanul a prezentat o propunere de soluție amiabilă. Comisia a răspuns la această propunere la 8 ianuarie 2008. Răspunsul a fost transmis reclamantului, care și-a prezentat observațiile la 25 ianuarie 2008. Ombudsmanul a transmis observațiile reclamantului Comisiei, care a trimis un răspuns suplimentar la 26 iunie 2006. La 31 iulie și, respectiv, la 8 septembrie 2008, reclamantul și Comisia au informat Ombudsmanul cu privire la acordul final la care ajunseseră pentru soluționarea cazului.

ANALIZA ȘI CONCLUZIILE OMBUDSMANULUI

Observații preliminare

10.      Această anchetă s-a încheiat cu o soluționare reușită între părți, pe baza unei propuneri de soluție amiabilă prezentate de Ombudsman. Această propunere privea partea (a) a cererii menționate la punctul 8 de mai sus.

11.      Având în vedere rezultatul pozitiv al prezentei anchete și eforturile considerabile depuse de ambele părți pentru a ajunge la o soluționare pe cale amiabilă, partea principală a prezentei decizii se concentrează asupra chestiunilor care au făcut obiectul propunerii Ombudsmanului privind o soluție amiabilă. În ceea ce privește aspectele suplimentare, a căror evaluare completă a fost deja comunicată părților în propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului, este suficient să se ia act de următoarele.

12.      În ceea ce privește prima afirmație menționată mai sus, Ombudsmanul a constatat în propunerea sa pentru o soluție amiabilă că Comisia părea să nu fi răspuns la două cereri de realimentare a contului de avans creat pentru proiect și că această nerespectare părea să fie incompatibilă cu normele contractuale relevante. În răspunsul său la propunerea de soluție amiabilă, Comisia a subliniat, pe scurt, ceea ce a considerat a fi circumstanțe excepționale și că au apărut întârzieri, în special din cauza necesității unor controale suplimentare în vederea protejării intereselor financiare ale Comunității. Reclamantul nu a prezentat observații specifice ca răspuns la aceste observații suplimentare formulate de Comisie. În momentul de față, este oportun să se remarce faptul că Comisia nu a respins în mod specific constatarea Ombudsmanului menționată mai sus, potrivit căreia normele contractuale nu au fost respectate cu strictețe. Cu toate acestea, având în vedere caracterul secundar al acestei părți a cazului și faptul că s-a ajuns la o înțelegere, Ombudsmanul nu consideră necesar să examineze în continuare această chestiune.

13.      În ceea ce privește celelalte acuzații, Ombudsmanul nu a constatat nicio administrare defectuoasă în legătură cu a doua, a treia, a cincea și a șasea acuzație. În ceea ce privește a patra afirmație, Ombudsmanul a concluzionat că nu există suficiente motive pentru anchete suplimentare. În ceea ce privește în mod specific a cincea afirmație, reclamantul a prezentat materiale suplimentare în urma propunerii de soluție amiabilă, în sprijinul argumentelor sale. Cu toate acestea, luarea în considerare a acestor elemente pentru o a doua evaluare a acestei părți a cazului ar necesita investigații suplimentare, un pas care nu ar fi adecvat în acest moment. În plus, Ombudsmanul observă că, din proprie inițiativă a Comisiei și în pofida faptului că nu a constatat nicio administrare defectuoasă, tranzacția a inclus o decizie de a plăti despăgubiri în interesul unei soluționări amiabile a problemei (a se vedea punctul 28 de mai jos).

14.      În ceea ce privește afirmația, Ombudsmanul nu a găsit nicio afirmație justificată care să corespundă literelor (b) și (c) din aceasta. Prin urmare, acestea nu au putut fi acceptate.

A. Cerere de plată

Situația de fapt și aprecierea

15.       Astfel cum s-a menționat mai sus, reclamantul a susținut, printre altele, următoarele:

(a) plata facturilor restante care au fost declarate și impozitate integral în declarația financiară anuală a reclamantului către autoritățile fiscale.  Acestea au fost următoarele:

- Cheltuieli de avans prefinanțate (2 facturi): USD 75 931,95

- Taxe de asistență tehnică și reținere (1 factură): 38 880,53 EUR

16.       În ceea ce privește această afirmație, Comisia a observat în avizul său că a încercat fără succes să soluționeze plata în curs cu reclamantul. În urma verificării cheltuielilor totale, s-a ajuns la un total de 1 927 868,92 USD. Sumele suplimentare primite s-au ridicat la 1 856 703,09 USD. Soldul în favoarea reclamantului a fost de 71 165,83 USD datorat în contul de avans. De asemenea, era în curs o factură în valoare de 38 880,53 euro. Comisia a declarat că este pregătită să accepte faptul că contractul semnat cu reclamantul prevedea un comision pentru gestionarea contului de avans, în plus față de remunerația furnizată prin contractul de servicii. În acest context, Comisia a precizat, de asemenea, că dispozițiile anexei II A la contractul de servicii prevăd o taxă specifică în valoare de 216 000 de euro în acest scop (prevăzută în anexa II C). Cu toate acestea, Comisia a remarcat, de asemenea, că aceasta a fost o eroare vădită comisă de serviciile sale, deoarece același serviciu nu ar trebui niciodată remunerat de două ori și acesta a fost motivul pentru care auditorii au concluzionat că cererile ar trebui respinse. În plus, aceasta a subliniat că, înainte ca această sumă să poată fi soluționată, trebuie soluționată problema justificării cheltuielilor pentru echipamentele și mobilierul cumpărate din fondurile proiectului și utilizate în reședința reclamantului. Într-adevăr, aceasta a încercat fără succes să închidă conturile, îndemnând reclamantul să soluționeze problema cheltuielilor nejustificate.

17.       Ombudsmanul a abordat chestiunea onorariului pentru gestionarea contului de avans după cum urmează.

18.       Contractul în cauză este intitulat "Gestionarea proiectului de alimentare cu apă din Monrovia și din zonele rurale". Potrivit formularului de contract, prețul contractului este de 270 180 EUR. Atunci când există o divergență între dispozițiile diferitelor documente, acestea ar trebui interpretate în conformitate cu ordinea de prioritate indicată la articolul 3 din condițiile speciale ale contractului. Potrivit acestui articol:

„Ordinea de prioritate a caietului de sarcini este următoarea:

Formularul de contract,

condițiile speciale ale contractului;

- Anexa I Termenii de referință T/A.

- Anexa IIA Proceduri de gestiune bugetară.

- Anexa IIB Prescripții tehnice.

- Anexa IIC Estimarea costului contului de avans.

- Anexa III Defalcarea prețurilor contractelor.

- Anexa IV Regimul fiscal și vamal.

- Condiții generale pentru contractele de servicii finanțate de Fondul European de Dezvoltare (anexa IV la Decizia nr. 3/90 a Consiliului de Miniștri ACP/CEE din 29 martie 1990)”

19.       În conformitate cu articolul 2, legea belgiană este aplicabilă contractului. În conformitate cu anexa I la contract, durata acestuia ar fi „de la [u]p la 360 de zile pentru fiecare om în Liberia și de până la 120 de zile în Italia, pe o perioadă de 24 de luni.” Punctul 1 din anexa IIA la contract prevede, printre altele, următoarele:

„Contractul vizează gestionarea și supravegherea prin intermediul unui cont de avans a programului de îmbunătățire a accesului la ape curate în Monrovia și în zonele rurale (...) Resursele FED vor fi puse la dispoziție prin intermediul unui cont de avans garantat (...) Estimarea costurilor în EUR este anexată la anexa IIC (...)”

20.       Punctul 2.4.2 din anexa IIA prevede că „[f]or gestionarea contului (conturilor) de avans și costul resurselor financiare dedicate, contractantul primește onorariul prevăzut în anexa IIC. Acest comision nu face obiectul reținerii și poate fi extras proporțional din cont la sfârșitul fiecărei perioade de raportare.”

21.       Anexa IIC conține o secțiune "E", intitulată "GESTIONAREA PROGRAMULUI", care prevede suma de 216 000 EUR (24 de luni x 9 000 EUR). Anexa IIC nu conține nicio dispoziție care să se refere în mod explicit la un comision pentru „gestionarea contului de avans”. Prin urmare, comisionul pentru gestionarea contului de avans menționat la punctul 2.4.2 din anexa IIA pare să se refere la suma indicată în secțiunea E din anexa IIC pentru gestionarea programului, ținând seama de faptul că anexa IIC nu conține o dispoziție separată privind un comision pentru gestionarea contului de avans și că contractul era pentru gestionarea, printr-un cont de avans, a unui program de alimentare cu apă.

22.       Anexa III, intitulată "Defalcarea prețurilor contractelor", cuprinde în special următoarele date:

                   „Taxe (restituite) pentru zilele-om de serviciu

a) Serviciile domnului Craig Smith:

în Liberia:                                                                                   EURO

Taxe per om/zi pentru 300 de zile la EUR 425/zi 127.500

Diurne per om/zi pentru 300 de zile la 138/zi 41 400 EUR

în Italia:

Taxe per om/zi pentru 120 de zile la 350 EUR/zi 42.000

b) Servicii în Liberia pentru experți autorizați pe termen scurt

Taxe per om/zi pentru 300 de zile la 300 EUR/zi 18 000

Diurne per om/zi pentru 300 de zile la 138/zi EUR 8 280

Costurile de călătorie ...

Total 270.180 ".

23.       Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a considerat că poziția adoptată de Comisie în acest caz este rezonabilă, și anume că serviciile personalului relevant al reclamantului menționate în anexa III nu se disting de „gestionarea programului” menționată în secțiunea E din anexa IIC. Prin urmare, se pare că contractul prevedea o taxă dublă pentru aceleași servicii care urmau să fie furnizate de reclamant în legătură cu gestionarea programului de alimentare cu apă. În consecință, a reieșit că exista o incoerență logică inerentă între dispozițiile relevante ale contractului și că declarația de voință făcută de Comisie la încheierea contractului, referitoare la remunerația contractantului pentru gestionarea programului, nu era lipsită de erori. După cum a afirmat Comisia în avizul său, această problemă s-a datorat unei erori vădite comise de serviciile sale.

24.       În contextul răspunsului său la prima afirmație a reclamantului, Comisia a acceptat că a existat un sold în favoarea reclamantului în valoare de 71 165,83 USD datorat pentru contul de avans și o factură în curs în valoare de 38 880,53 EUR pentru taxele de asistență tehnică. Aparent, în vederea ajungerii la o soluționare amiabilă a litigiului său cu reclamantul, Comisia a declarat că este pregătită să accepte faptul că contractul semnat cu reclamantul prevedea o taxă pentru gestionarea contului de avans, în plus față de remunerația furnizată prin contractul de servicii. Cu toate acestea, a subliniat că, înainte ca suma relevantă să poată fi soluționată, ar trebui soluționată problema privind justificarea cheltuielilor pentru echipamente și mobilier, achiziționate din fondurile proiectului și utilizate în reședința reclamantului. În această privință, Comisia a afirmat că a ridicat problema prin scrisoarea din 26 iunie 2003. Cu toate acestea, Comisia nu a indicat în avizul său că o copie a acestei scrisori a fost inclusă în documentația voluminoasă anexată plângerii. De asemenea, această scrisoare nu figura în lista anexelor anexată la avizul Comisiei. În plus, o astfel de problemă nu a fost inclusă în constatările evaluării intermediare a auditului comunicate reclamantului și anexate la plângere. Pe de altă parte, Comisia nu s-ar fi referit în niciun fel la suma de bani în cauză.

25.       În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, reclamantul:

(a) a luat act de faptul că ultimele facturi de avans în valoare de 4 766,12 USD, furnizate în mod verificabil odată cu raportul final, au fost ignorate de Comisie;

(b) a subliniat că, cu excepția sumei menționate anterior, a fost de acord cu Comisia în ceea ce privește soldul în favoarea sa și factura în curs;

(c) a salutat declarația Comisiei potrivit căreia aceasta este pregătită să accepte faptul că contractul prevede un comision pentru gestionarea contului de avans; și

(d) a subliniat că, în avizul său, Comisia a introdus, pentru prima dată, o rezervă privind echipamentele și a susținut că aceasta se referă în mod clar la un alt contract care a fost soluționat de mult timp în favoarea reclamantului, precum și la un protocol de acord care a fost semnat cu Comisia.

26.       Ombudsmanul a remarcat că:

(a) în opinia sa, Comisia nu a prezentat observații cu privire la partea din afirmația reclamantului referitoare la plata ultimelor facturi de avans în valoare de 4 766 USD. 12;

(b) reclamantul și Comisia au fost de acord că există un sold în favoarea reclamantului în valoare de 71 165,83 USD datorat pentru contul de avans și o factură în curs în valoare de 38 880,53 EUR;

(c) Comisia a fost pregătită să accepte faptul că contractul prevedea un comision pentru gestionarea contului de avans (separat de remunerația reclamantului pentru gestionarea programului), dar a condiționat soluționarea cererii de soluționarea problemei privind justificarea cheltuielilor pentru echipamentele și mobilierul cumpărate din fondurile proiectului și utilizate în reședința reclamantului;

(d) în opinia sa, Comisia nu a demonstrat că a ridicat această problemă în fața reclamantului înainte de prezenta anchetă și nu a furnizat informații suplimentare cu privire la această chestiune;

(e) de asemenea, Comisia nu a explicat de ce această chestiune o împiedică să satisfacă, cel puțin parțial, cererea reclamantului; și

(f) reclamantul a subliniat că Comisia a ridicat această problemă pentru prima dată în avizul său și a remarcat că aceasta se referă la executarea unui alt contract care a fost deja soluționat.

27.       Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a concluzionat că Comisia nu a explicat în mod adecvat faptul că nu a plătit reclamantului, cel puțin parțial, suma de bani corespunzătoare primei sale cereri. Acest eșec ar fi putut fi un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, Ombudsmanul a prezentat următoarea propunere de soluție amiabilă:

Având în vedere observațiile sale de la punctul [aici 26] de mai sus, Ombudsmanul sugerează că Comisia ar putea să își reconsidere decizia (inclusiv raționamentul) de a refuza să satisfacă, chiar și parțial, prima cerere financiară a reclamantului. În contextul acestei reexaminări, Comisia ar putea, de asemenea, să țină seama de observațiile Ombudsmanului de la punctul [aici 18-23] de mai sus și de legislația belgiană relevantă, aplicabilă contractului. Comisia este invitată să invite reclamantul la o reuniune, pentru a facilita clarificarea situației juridice și căutarea unei soluții acceptabile pentru ambele părți.

Observațiile prezentate Ombudsmanului după propunerea sa de soluție amiabilă

28.       Comisia a informat Ombudsmanul că, în urma propunerii sale și în interesul luării de măsuri pentru soluționarea problemei, a reevaluat dosarul și a acceptat propunerea Ombudsmanului. Comisia a furnizat următoarele informații (pe scurt) cu privire la modul în care intenționa să răspundă la propunere. În primul rând, aceasta ar acoperi plățile menționate în partea (a) a cererii. În al doilea rând, Comisia însăși identificase o plată suplimentară relevantă care trebuia efectuată.  Aceasta a constat în dobânzi moratorii și compensatorii la prefinanțarea avansului, în valoare de 2 066,87 USD. În această privință, Comisia a explicat că, în pofida poziției sale inițiale de a nu acorda această compensație și în pofida concluziei Ombudsmanului potrivit căreia afirmația relevantă în acest sens nu a fost justificată, Comisia a decis totuși să propună plata menționată mai sus pentru a compensa costurile de prefinanțare ale reclamantului. Comisia a subliniat că a propus această plată exclusiv în scopul ajungerii la o soluționare amiabilă. În continuare, aceasta a afirmat că respectiva plată nu poate fi interpretată ca o recunoaștere sau o recunoaștere a acuzațiilor și a acuzațiilor formulate de reclamant în observațiile sale adresate Ombudsmanului.

29.       În plus, Comisia a observat că, în observațiile sale adresate Ombudsmanului, reclamantul a formulat o serie de observații extrem de critice cu privire la Comisie și la serviciile sale. Comisia nu a dorit să răspundă la acestea, cu excepția unei observații în care reclamantul a sugerat că o scrisoare a fost falsificată de serviciile Comisiei. Comisia a condiționat acceptarea propunerii Ombudsmanului pentru o soluție amiabilă de retragerea acestei acuzații de către reclamant.

30.       În observațiile sale privind răspunsul Comisiei la propunerea Ombudsmanului, reclamantul a salutat disponibilitatea Comisiei de a găsi o soluție amiabilă. Aceasta a formulat, de asemenea, cereri specifice suplimentare, inclusiv cereri de dobânzi și compensații pentru fluctuațiile cursurilor de schimb. În același timp, aceasta a renunțat în mod expres la una dintre afirmațiile sale formulate în cadrul prezentei anchete și și-a retras în mod expres acuzațiile menționate la punctul 28 de mai sus.

31.       Având în vedere noile afirmații ale reclamantului, Ombudsmanul a transmis Comisiei observațiile sale. Acesta a propus ca Comisia să poată contacta reclamantul în vederea ajungerii la o soluționare finală.

32.       În răspunsul său din 26 iunie 2008, Comisia și-a exprimat disponibilitatea de a da curs parțial cererilor suplimentare ale reclamantului (în valoare totală de 36 600 USD și 747,89 EUR) în vederea găsirii unei „soluții amiabile satisfăcătoare pentru ambele părți”. Cu toate acestea, nu a putut fi de acord cu anumite cereri de dobânzi suplimentare, explicând că acestea se refereau la circumstanțele fiscale din statul membru în cauză și, respectiv, la o parte a cazului în care Ombudsmanul a concluzionat că nu a avut loc nicio administrare defectuoasă.

33.       Comisia a declarat că a trimis reclamantului un protocol care conținea propunerea sa de tranzacție.

34.       La 3 iulie 2008, reclamantul a informat Ombudsmanul că intenționează să semneze protocolul. Acordul amiabil dintre reclamant și Comisie a fost în cele din urmă confirmat de ambele părți la 31 iulie și, respectiv, la 8 septembrie 2008. Tranzacția a presupus că soldul contului proiectului a fost închis cu plăți în valoare de 48 486,79 EUR și 101 938,40 USD către reclamant.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

35.       Având în vedere observațiile părților în urma propunerii Ombudsmanului privind o soluție amiabilă, Ombudsmanul concluzionează că propunerea sa a avut un rezultat pozitiv.

36.       În plus, Ombudsmanul ar dori să sublinieze faptul că răspunsul Comisiei în acest caz a fost exemplar. Încă de la momentul prezentării avizului său, Comisia a profitat de ocazia de a examina în detaliu evenimentele relevante și de a revizui acțiunile serviciilor sale. Comisia a identificat deficiențele, le-a recunoscut în mod deschis și și-a exprimat disponibilitatea de a lua măsuri corective. Atunci când a răspuns ulterior la propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă, Comisia a adoptat, de asemenea, o abordare foarte aprofundată și constructivă. În special, Comisia trebuie lăudată pentru disponibilitatea sa de a utiliza pe deplin și în mod constructiv articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului, al cărui scop, printre altele, este de a promova soluții amiabile într-un dialog deschis și fără caracter juridic.

C. Concluzii

Ombudsmanul concluzionează că s-a ajuns la o soluționare pe cale amiabilă.

Reclamantul și Comisia Europeană vor fi informați cu privire la această decizie.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Adoptată la Strasbourg, la 1 decembrie 2008.