ÎN CONTEXTUL PLÂNGERII

1. La 17 ianuarie 2007, Parlamentul a lansat o procedură de ofertare (1) privind organizarea unui "eveniment în aer liber" în contextul (a) Festivalului Europei organizat de Parlamentul European la Bruxelles și (b) activităților de comunicare conexe (EP/DG Info/Unité Evénements/01/2007).

2. La 12 februarie 2007, reclamantul și-a trimis oferta Parlamentului. La 28 februarie 2007, Parlamentul a informat reclamantul că nu i s-a atribuit oferta. Ca răspuns la cererea reclamantului din 14 martie 2007, Parlamentul a furnizat reclamantului informații suplimentare cu privire la motivele respingerii ofertei sale.

OBIECTUL ÎNTREBĂRII

3. Reclamantul a susținut că Parlamentul a săvârșit o eroare vădită de apreciere atunci când și-a evaluat oferta în cadrul procedurii de ofertare menționate mai sus.

INQUIRY

4. La 28 noiembrie 2007, acționând în numele reclamantului, un avocat a depus o plângere (3042/2007/ELB) la Ombudsman împotriva Parlamentului European, în legătură cu procedura de ofertare menționată mai sus. Ombudsmanul a considerat inițial că nu există motive suficiente pentru a deschide o anchetă cu privire la plângerea menționată și, la 21 ianuarie 2008, a informat reclamantul în consecință.

5. Plângerea 3042/2007/ELB a fost urmată de o corespondență ulterioară, din 27 februarie 2008 și 14 aprilie 2008 (care a fost înregistrată cu noua referință: 1235/2008/ELB), precum și o reuniune între reclamant și serviciile Ombudsmanului, care a fost acordată în mod excepțional, cu scopul de a clarifica conținutul plângerii. Având în vedere documentele suplimentare și clarificările furnizate în cursul reuniunii menționate, Ombudsmanul a decis să deschidă o anchetă cu privire la plângere.

6. La 19 mai 2008, Ombudsmanul a informat Parlamentul cu privire la plângere și i-a solicitat să permită serviciilor sale să consulte dosarul referitor la procedura de cerere de ofertă.

7. Inspecția a avut loc la 25 iunie 2008. La 8 iulie 2008, reclamantul a fost informat cu privire la această inspecție și a primit o copie a raportului de inspecție. La 14 iulie 2008, reclamantul a confirmat primirea raportului menționat.

ANALIZA ȘI CONCLUZIILE OMBUDSMANULUI

Observație preliminară

8. În cazul de față și pentru a face progrese rapide în ancheta sa, Ombudsmanul a considerat oportun ca serviciile sale să efectueze o inspecție a dosarului Parlamentului, înainte de a-i solicita un aviz cu privire la plângere. Având în vedere rezultatul inspecției serviciilor sale, Ombudsmanul a considerat că nu este necesar să solicite un aviz din partea Parlamentului.

A. Prezumția de eroare vădită de apreciere atunci când Parlamentul a evaluat oferta reclamantului

Argumente prezentate Ombudsmanului

9. Reclamantul a considerat că Parlamentul a comis o eroare vădită de apreciere atunci când i-a acordat mai puțin de 60 de puncte în evaluarea comparativă a ofertelor.

10. În primul rând, Parlamentul a reamintit că a fost creatorul conceptului de „eveniment în aer liber”, pe care Parlamentul îl organizează de mai mulți ani. Prin urmare, Parlamentul nu a înțeles de ce a considerat că candidatura sa nu avea un „concept” puternic și o „temă principală”. Aceasta a reamintit că „conceptul” pe care l-a elaborat a fost descris, de fapt, în cererea de oferte.

11. În al doilea rând, în ceea ce privește opinia Parlamentului potrivit căreia „metodologia” sa este slabă, reclamantul a reamintit că a avut contacte cu 26 de ambasade și cu numeroase alte părți interesate, în special datorită organizării unui eveniment similar. În plus, reclamantul a demonstrat în trecut că a fost în măsură să mobilizeze partenerii necesari. Reclamantul nu a înțeles ce alte garanții ar fi putut oferi.

12. În ceea ce privește opinia Parlamentului referitoare la absența, în oferta reclamantului, a CV-urilor pentru personalul extern, reclamantul a remarcat că, în conformitate cu condițiile speciale cuprinse în caietul de sarcini, nu există nicio obligație de a furniza astfel de documente personalului care nu aparține societății. În plus, subcontractarea a fost posibilă fără furnizarea de documente justificative. Prin urmare, reclamantul a susținut că, în cazul în care s-ar aplica o astfel de normă, toți ofertanții ar fi obligați să prezinte CV-urile tuturor subcontractanților lor, ceea ce ar fi vădit disproporționat și contrar dispozițiilor documentelor contractuale și principiului securității juridice.

13. În ceea ce privește critica Parlamentului potrivit căreia oferta reclamantului a fost valabilă numai până la 1 martie 2007, reclamantul a atras atenția asupra perioadei limitate de timp dintre lansarea cererii de oferte și data evenimentului. În acest context, Consiliul a considerat că este necesar un răspuns din partea Parlamentului până la 1 martie 2007, pentru a-i permite să efectueze pregătirile pentru eveniment.

14. Reclamantul a susținut, de asemenea, că Parlamentul nu avea dreptul să invoce, în scrisoarea sa din 14 martie 2007, motivele respingerii ofertei care nu fuseseră deja menționate în scrisoarea Parlamentului din 28 februarie 2007. În continuare, aceasta a amintit că scrisoarea din 28 februarie 2007 preciza că oferta sa fusese respinsă pentru motivul că nu era cea mai bună și nu invoca nerespectarea unei cerințe de formă ca motiv pentru respingerea ofertei. Aceste argumente suplimentare au fost incluse în scrisoarea Parlamentului din 14 martie 2007. Reclamantul a susținut că motivele suplimentare prezentate de Parlament în scrisoarea menționată din 14 martie 2007 nu au fost susținute de documente la care reclamantul a avut acces sau de o evaluare lipsită de orice „eroare vădită”.

15. Reclamantul a susținut că prețul ofertei selectate era mult mai mare decât propriul său preț și a considerat că acest preț mai mare nu era justificat având în vedere organizarea efectivă a evenimentului la 5 mai 2007.

Evaluarea Ombudsmanului

16. Revine administrației care organizează o cerere de ofertă sarcina de a aprecia dacă reclamantele îndeplinesc condițiile prevăzute într-o cerere de ofertă și de a efectua evaluarea comparativă a ofertelor. Ombudsmanul nu trebuie să înlocuiască evaluarea administrației cu propria sa evaluare (2). În astfel de cazuri, controlul Ombudsmanului se limitează la evaluarea existenței unor erori procedurale sau a unor erori vădite de apreciere din partea administrației.

17. Serviciile Ombudsmanului au inspectat raportul comisiei de evaluare pentru a evalua dacă argumentele reclamantului au fost întemeiate. În acest context, serviciile Ombudsmanului au examinat cu atenție observațiile formulate cu privire la celelalte oferte depuse, precum și observațiile formulate cu privire la oferta selectată.

Evaluarea „conceptului” și a metodologiei reclamantului

18. În conformitate cu informațiile furnizate de Parlament reclamantului în scrisorile sale din 28 februarie 2007 și 14 martie 2007, comisia de evaluare nu a identificat un „concept” puternic sau o temă principală care să lege diferitele activități din oferta reclamantului. Parlamentul a declarat că (a) oferta s-a bazat în principal pe experiența anterioară; (b) nu a existat nicio explicație în ceea ce privește „conceptul” global; (c) majoritatea propunerilor făcute de societatea reclamantului pentru eveniment s-au bazat pe teme marginale; (d) metodologia propusă era deficitară, în măsura în care se baza numai pe contacte personale; și (e) rolul și sarcinile specifice ale celor patru membri ai echipei nu au fost explicate.

19. Serviciile Ombudsmanului au inspectat cu atenție raportul comisiei de evaluare pentru a evalua dacă explicația Parlamentului este suficientă și coerentă. În acest context, serviciile Ombudsmanului au examinat cu atenție observațiile formulate în raport cu privire la celelalte oferte prezentate, precum și observațiile formulate cu privire la oferta selectată.

20. Ombudsmanul ia act de faptul că Condițiile speciale stabilesc o listă de criterii de atribuire, care include:

înțelegerea obiectivelor contractului și a sarcinilor care trebuie îndeplinite;

calitatea și relevanța metodologiei propuse;

- eficiența, calitatea și utilitatea produselor și soluțiilor propuse (...)”

În acest context, Ombudsmanul consideră că Parlamentul a avut dreptul să evalueze ofertele pe baza modului în care acestea stabilesc, în mod clar, obiectivele contractului și sarcinile care trebuie îndeplinite. De asemenea, era valabil ca Parlamentul să evalueze calitatea și relevanța metodologiei care urma să fie utilizată de fiecare ofertant. În plus, a fost oportun ca Parlamentul să evalueze eficiența, calitatea și utilitatea produselor și soluțiilor propuse.

21. Evaluarea de către comisia de evaluare a criteriilor descrise la punctul 20 de mai sus poate fi descrisă ca fiind legată de „conceptul” evenimentului. Ombudsmanul înțelege astfel că ofertanților li s-a solicitat să dezvolte, în ofertele lor, un „concept” coerent în ceea ce privește celebrarea „evenimentului în aer liber”. Raportul comisiei de evaluare, pe care serviciile Ombudsmanului l-au inspectat, confirmă că a fost efectuată o evaluare comparativă între toate ofertele în ceea ce privește obiectivele contractului și sarcinile care trebuie îndeplinite. Astfel cum a menționat Parlamentul în scrisoarea sa adresată reclamantului, oferta acestuia din urmă s-a bazat în principal pe experiența anterioară și nu conținea nicio explicație în ceea ce privește „conceptul” general pentru evenimentul viitor. Ombudsmanul observă că Parlamentul dispune de o marjă largă de apreciere pentru a stabili ce anume constituie un „concept” adecvat. Parlamentul a considerat că „conceptul” prezentat în oferta reclamantului a fost mai puțin dezvoltat decât „conceptul” din oferta câștigătoare. După examinarea evaluării comisiei de evaluare, Ombudsmanul constată că nu există nicio dovadă a unei erori vădite de apreciere din partea Parlamentului. În plus, explicația Parlamentului pentru reclamant a fost suficientă și coerentă.

22. Raportul comisiei de evaluare confirmă că s-a efectuat, de asemenea, o evaluare comparativă între toate ofertele în ceea ce privește calitatea și relevanța metodologiei propuse. După examinarea evaluării comisiei de evaluare, Ombudsmanul observă că (i) metodologia propusă în oferta reclamantului s-a bazat pe contacte personale și (ii) rolul și sarcinile specifice ale celor patru membri ai echipei nu au fost explicate. El observă, de asemenea, că Parlamentul dispune de o marjă largă de apreciere în ceea ce privește modul de evaluare a metodologiei. Parlamentul a considerat că metodologia ofertei reclamantului a fost mai puțin eficace decât cea a ofertei câștigătoare. După examinarea evaluării comisiei de evaluare, Ombudsmanul constată, de asemenea, că nu există nicio dovadă a unei erori vădite de apreciere din partea Parlamentului. În plus, Ombudsmanul consideră că explicația dată de Parlament reclamantului a fost suficientă și coerentă.

23. Raportul comisiei de evaluare confirmă că s-a efectuat, de asemenea, o evaluare comparativă între toate ofertele în ceea ce privește eficiența, calitatea și utilitatea produselor și soluțiilor propuse. După examinarea evaluării comisiei de evaluare, Ombudsmanul observă că oferta reclamantului a stabilit o serie de teme și că Parlamentul dispune de o marjă largă de apreciere în ceea ce privește ceea ce constituie teme relevante. În cazul reclamantului, Parlamentul a considerat că oferta acestuia din urmă s-a bazat pe „teme contrafăcute”. Având în vedere cele de mai sus și în urma analizei sale cu privire la evaluarea comisiei de evaluare, Ombudsmanul constată că nu a existat nicio dovadă a unei erori vădite de apreciere din partea Parlamentului. El consideră, de asemenea, că explicația Parlamentului pentru reclamant a fost suficientă și coerentă.

Capacitățile tehnice și profesionale ale subcontractanților

24. Unul dintre criteriile de selecție, identificat în Condițiile speciale (punctul 15.2 A), a fost capacitatea tehnică și profesională a ofertanților. Acest criteriu a fost evaluat pe baza „experienței dovedite de calificările, atât educaționale, cât și profesionale, ale prestatorului de servicii sau ale contractantului, precum și de cele ale directorilor firmei și, în special, de cele ale persoanelor responsabile cu furnizarea serviciilor. Curriculum vitae trebuie anexat ofertei."(subliniere adăugată)

25. Raportul comisiei de evaluare, pe care serviciile Ombudsmanului l-au inspectat, confirmă că s-a efectuat o evaluare comparativă a tuturor ofertelor în raport cu criteriul descris mai sus. După examinarea evaluării comisiei de evaluare, Ombudsmanul constată că oferta reclamantului nu conținea CV-urile tuturor persoanelor responsabile cu furnizarea serviciilor. După examinarea evaluării comisiei de evaluare, Ombudsmanul constată că nu a existat nicio dovadă a unei erori vădite de apreciere din partea Parlamentului. Ombudsmanul consideră, de asemenea, că explicația Parlamentului pentru reclamant a fost suficientă și coerentă.

Valabilitatea ofertei

26. Reclamantul a precizat că oferta sa era valabilă doar până la 1 martie 2007. Ombudsmanul ia notă de faptul că, potrivit condițiilor speciale, ofertanții ar trebui să își garanteze oferta până la 12 august 2007.

27. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că comisia a avut dreptate să nu selecteze o ofertă care nu a fost garantată până la semnarea contractului. Prin urmare, acesta nu constată nicio eroare vădită de apreciere în ceea ce privește acest aspect al plângerii.

Utilizarea unor motive suplimentare pentru respingerea ofertei

28. În scrisoarea sa din 14 martie 2007, Parlamentul a adăugat că reclamantul nu a furnizat certificatele proiectelor sale anterioare (punctul 15.2.A.2 din Condițiile speciale) și că nu a prezentat o ofertă bugetară completă, și anume anexa B la ofertă (punctul 8 din Condițiile speciale).

29. Ombudsmanul ia act de faptul că obligația de a furniza o listă a proiectelor sale anterioare și certificatele corespunzătoare face parte din criteriile de selecție. În plus, obligația de a prezenta o ofertă bugetară completă a fost specificată în invitația de participare la licitație. În plus, ca răspuns la o întrebare adresată de un ofertant; s-a precizat că neîndeplinirea oricăruia dintre aceste criterii ar conduce la excluderea unui ofertant din procedura de licitație.

30. Din inspecția Ombudsmanului a reieșit că aceste două motive au fost, de fapt, menționate în raportul de evaluare. Cu toate acestea, în ciuda acestor deficiențe, comitetul de evaluare a decis să examineze oferta reclamantului și să îi acorde puncte.

31. În acest sens, Ombudsmanul consideră că, în cazul în care comisia de evaluare nu a ținut seama, de fapt, de aceste motive suplimentare pentru excluderea reclamantului din procedura de licitație, Parlamentul nu ar fi trebuit să informeze reclamantul că aceste motive erau relevante și în ceea ce privește nereușita sa în procedura de licitație. În acest context, Ombudsmanul va face o observație suplimentară mai jos.

Prețul oferit de ofertantul selectat

32. Ombudsmanul reamintește că, în conformitate cu condițiile speciale, piața a fost atribuită ofertei care a prezentat cel mai bun raport calitate-preț și al cărei punctaj a fost mai mare decât minimul necesar (70 de puncte).

33. Reclamantul a susținut că oferta sa a fost mai ieftină decât oferta selectată.

34. Ombudsmanul reamintește că, în conformitate cu articolul 138 din Normele de aplicare a Regulamentului financiar, „oferta care prezintă cel mai bun raport calitate-preț este cea care prezintă cel mai bun raport calitate-preț, ținând seama de criterii justificate de obiectul contractului, cum ar fi prețul cotat, valoarea tehnică, caracteristicile estetice și funcționale, caracteristicile de mediu, costurile de funcționare, finalizarea rentabilității sau termenele de livrare, serviciile post-vânzare și asistența tehnică.”(3) În plus, în conformitate cu jurisprudența instanțelor comunitare, „criteriile adoptate de autoritatea contractantă pentru a identifica oferta care oferă cel mai bun raport calitate-preț nu trebuie neapărat să fie cantitative sau să se refere exclusiv la prețuri. Chiar dacă în caietul de sarcini sunt incluse criterii de atribuire care nu sunt exprimate în termeni cantitativi, acestea pot fi aplicate în mod obiectiv și uniform pentru a compara ofertele și sunt în mod clar relevante pentru identificarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic”(4). Astfel, chiar dacă oferta reclamantului era mai ieftină, prețul nu era singurul criteriu care trebuia luat în considerare pentru a selecta oferta câștigătoare.

35. Pentru fiecare dintre celelalte criterii de natură calitativă, comisia de evaluare a acordat, de asemenea, puncte, numărul minim necesar fiind de 70. Ombudsmanul reamintește că oferta reclamantului nu a obținut numărul minim de puncte necesare.

36. Serviciile Ombudsmanului au examinat cu atenție comparația, efectuată de comisia de evaluare, a prețurilor prezentate de ofertanți. Ca urmare a acestor constatări, Ombudsmanul concluzionează că nu a existat nicio eroare vădită de apreciere în ceea ce privește acest aspect al plângerii.

37. În cele din urmă, în ceea ce privește observația reclamantului referitoare la presupusele deficiențe ale evenimentului organizat de ofertantul câștigător, Ombudsmanul ar dori să clarifice faptul că Parlamentul nu poate evalua decât ofertele care i-au fost prezentate în cadrul procedurii de licitație; aceasta nu putea, la momentul prezentării ofertelor, să evalueze eventuala executare a evenimentului. În cazul în care Parlamentul ar considera că ofertantul câștigător nu a prestat serviciile prevăzute în oferta câștigătoare, Parlamentul are posibilitatea de a-și exercita drepturile contractuale față de ofertantul câștigător.

38. Pentru a asigura caracterul complet al anchetei sale, Ombudsmanul a considerat necesar să verifice componența comisiei de evaluare. Acesta reamintește că, în conformitate cu articolul 146 din Normele de aplicare a Regulamentului financiar (5), „toate cererile de participare și ofertele declarate ca îndeplinind cerințele sunt evaluate și clasificate de un comitet de evaluare instituit pentru fiecare dintre cele două etape pe baza criteriilor de excludere și de selecție anunțate în prealabil și, respectiv, a criteriilor de atribuire. Comitetul respectiv este numit de ordonatorul de credite competent pentru a emite un aviz consultativ cu privire la contracte (...) Comitetul de evaluare este alcătuit din cel puțin trei persoane care reprezintă cel puțin două entități organizaționale ale instituției în cauză, fără nicio legătură ierarhică între ele, dintre care cel puțin una nu intră în sfera de competență a ordonatorului de credite competent.” După examinarea dosarului Parlamentului, Ombudsmanul consideră că Parlamentul a respectat normele aplicabile.

B. Concluzii

Pe baza anchetelor sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul concluzionează că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Parlamentului. Cu toate acestea, el face următoarea observație suplimentară:

Motivele suplimentare prezentate de Parlament în scrisoarea sa adresată reclamantului la 14 martie 2007 nu au fost luate în considerare de comisia de evaluare. Prin urmare, aceste motive nu ar fi trebuit să fie invocate de Parlament ca motive suplimentare pentru respingerea ofertei reclamantului.

Reclamantul și Parlamentul vor fi informați cu privire la această decizie.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Adoptată la Strasbourg, la 19 noiembrie 2008.

(1) JO 2007/S 11-011658.

(2) A se vedea decizia privind plângerea 1043/2000/GG.

(3) Regulamentul (CE, Euratom) al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, JO 2002 L 357, p. 1.

(4) Cauza T-59/05 Evropaïki Dynamiki/Comisia, hotărârea din 10 septembrie 2008, nepublicată încă în Repertoriu, punctul 59.

(5) A se vedea nota de subsol 3.