Strasbourg, 12 februarie 2008

Stimate domnule X,

La 14 ianuarie 2007, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei Europene. Plângerea se referea la conținutul unei scrisori din data de 24 septembrie 2006, trimisă de o delegație a Comisiei unei firme de consultanță care v-a angajat.

La 22 februarie 2007, l-am informat pe președintele Comisiei cu privire la plângerea dumneavoastră și i-am solicitat să prezinte un aviz cu privire la aceasta până la 31 mai 2007. În lipsa unui răspuns până la această dată, am trimis Comisiei o scrisoare de atenționare la 21 iunie 2007, solicitând avizul acesteia până la 15 iulie 2007. La 6 iulie 2007, Comisia a transmis avizul său, care v-a fost transmis la 26 iulie 2007, cu invitația de a formula observații, dacă doriți.

La 21 septembrie 2007, mi-ați trimis observațiile dumneavoastră. La 1 ianuarie 2008, ați solicitat informații cu privire la tratarea plângerii dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele cauzei sunt, pe scurt, următoarele:

În 2005 și 2006, reclamantul a lucrat în calitate de consultant în cadrul a două proiecte finanțate de UE derulate de firma Y pentru o delegație a Comisiei („delegația”).

În cursul punerii în aplicare a primului proiect, reclamantul a fost numit șef de echipă al proiectului. În urma încheierii proiectului, Comisia și-a exprimat în mod public satisfacția cu privire la calitatea lucrărilor. Reclamantului i s-a solicitat ulterior să participe la un al doilea proiect, realizat, de asemenea, de firma Y, a cărei ofertă a fost selectată de delegație. Reclamantul a remarcat că în timpul misiunii au apărut tensiuni ca urmare a neînțelegerilor dintre părți. Odată rezolvată această problemă, proiectul a fost realizat cu succes. Reclamantul a subliniat că rapoartele sale privind proiectul au fost pe deplin aprobate de delegație, care a considerat, de asemenea, că proiectul și-a îndeplinit obiectivele.

În septembrie 2006, reclamantul a încercat să participe la alte proiecte finanțate de UE într-o țară terță care fuseseră atribuite de delegație întreprinderii Z. Cu toate acestea, la 24 septembrie 2006, Comisia a respins cererea reclamantului. Într-o scrisoare adresată lui Z, a cărei copie a fost anexată la plângere, Comisia s-a referit la numirea unor experți pe termen scurt pentru un proiect și a declarat că nu poate accepta participarea reclamantului la acesta pe baza performanței sale nesatisfăcătoare în cadrul unor proiecte anterioare finanțate de UE.

La 30 septembrie 2006, reclamantul s-a adresat în scris delegației, exprimându-și surprinderea cu privire la conținutul scrisorii sale adresate lui Z. Acesta a susținut că evaluarea de către Comisie a activității sale nu a fost întemeiată, întrucât delegația nu i-a adresat nicio plângere în calitate de șef de echipă al Y.

În răspunsul său din 12 octombrie 2006, Comisia a explicat că personalul delegației, în special coordonatorul responsabil și șeful secției pentru dezvoltare socială și umană, și-au împărtășit oral preocupările cu reclamantul în cursul mai multor reuniuni. Comisia a afirmat că faptul că a plătit pentru proiect nu înseamnă că performanța reclamantului a fost satisfăcătoare. Comisia a explicat că a informat de asemenea Y cu privire la punctul său de vedere.

Ulterior, reclamantul a depus o plângere la Ombudsmanul European. El a anexat la plângerea sa o copie a corespondenței sale cu delegația, precum și materiale suplimentare. În plângerea sa, acesta și-a exprimat dezacordul cu privire la evaluarea situației de către Comisie și a susținut că nici el, nici Y nu au fost vreodată informați cu privire la eventualele preocupări ale Comisiei cu privire la performanța sa.

În opinia reclamantului, deși Comisia avea prerogativa de a accepta sau de a respinge candidatura unui consultant, nu era de competența sa să emită o scrisoare calomnioasă către o societate privată de consultanță.

Având în vedere aceste argumente, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să emită un aviz cu privire la următoarele afirmații și cereri formulate de reclamant:

Reclamantul susține, pe scurt, că nu este de competența Comisiei să emită o scrisoare calomnioasă către o societate privată de consultanță, care să ofere o opinie și o evaluare subiectivă și care ar putea avea consecințe financiare dăunătoare.

Prin urmare, reclamantul susține că Comisia ar trebui să retragă scrisoarea în cauză.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a explicat mai întâi contextul cazului. Aceasta a luat act de faptul că, în conformitate cu normele contractuale aplicabile („beneficiarii contractului-cadru”), misiunea de formulare a unui program a fost atribuită firmei Y. Reclamantul a participat la această misiune în calitate de șef de echipă, împreună cu alți trei experți. Y a primit plata finală la 1 octombrie 2006, după ce rapoartele necesare au fost aprobate și documentele justificative necesare au fost prezentate delegației.

În ceea ce privește performanța reclamantului, Comisia a explicat că, având în vedere sarcinile pe care acesta le-a îndeplinit în cursul punerii în aplicare a misiunii, delegația a concluzionat că activitatea sa în calitate de șef de echipă a fost insuficientă și nu s-a ridicat la înălțimea așteptărilor. Acest aviz s-a bazat pe: (i) lipsa abilităților de conducere, de inițiativă și de consolidare a echipei ale reclamantului; (ii) atitudinea sa pasivă față de o serie de concluzii convenite anterior; (iii) responsabilitatea sa pentru organizarea defectuoasă și punerea în aplicare necorespunzătoare a etapei 3 a atelierului; și (iv) slaba sa capacitate de raportare. Comisia a observat că reclamantul participase deja în calitate de șef de echipă la misiunea de identificare pentru același program, care a avut loc din septembrie 2005 până în ianuarie 2006. În cursul misiunii respective, delegația a făcut câteva observații cu privire la performanța reclamantului, care implică competențele sale de raportare și lipsa de inițiativă. În pofida acestor observații, atunci când Y și-a propus numele de șef de echipă al misiunii de formulare, delegația a considerat că experiența sa din misiunea anterioară ar reprezenta o valoare adăugată pentru noua misiune .. Comisia a adăugat că participarea reclamantului la faza de identificare nu l-a ajutat să își îmbunătățească calitatea activității pentru faza de formulare.

În cursul misiunii de formulare, delegația, în special coordonatorul responsabil și șeful Secțiunii pentru dezvoltare socială și umană, a organizat mai multe reuniuni cu reclamantul pentru a analiza progresele înregistrate. În cursul acestor reuniuni, care au avut loc la 29 ianuarie; 12 și 21 februarie; 7, 23, 27 și 30 martie; 3, 4 și 6 aprilie 2006, reclamantul a fost informat verbal cu privire la preocupările delegației referitoare la prestația sa. Aceste observații au fost, de asemenea, adresate lui Y. Delegația și-a exprimat în mod oficial îngrijorarea cu privire la performanța slabă a reclamantului în chestionarul privind satisfacția proiectului transmis lui Y la 2 octombrie 2006.

În ceea ce privește decizia Comisiei de a nu accepta participarea reclamantului la propunerea lui Z, Comisia a observat că această decizie a fost cuprinsă într-o scrisoare din 24 septembrie 2006, care a fost adresată numai lui Z. Z a fost cea care a luat decizia de a o transmite reclamantului.

Comisia a concluzionat că delegația și-a utilizat prerogativa de autoritate contractuală pentru a respinge CV-ul reclamantului și l-a informat pe Z în consecință. Utilizarea acestor informații de către Z nu intra în responsabilitatea delegației.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale, reclamantul a reiterat argumentele pe care le-a prezentat în plângerea sa. Cu toate acestea, el subliniază că criticile Comisiei se pot referi doar la unul dintre proiectele la care a participat, și nu la alte proiecte finanțate de UE, astfel cum se menționează în scrisoarea Comisiei către Z din 24 septembrie 2006. În plus, reclamantul a susținut că delegația nu l-a informat pe Y cu privire la niciun domeniu de nemulțumire în cursul punerii în aplicare a primului proiect, ci a făcut acest lucru numai după finalizarea lucrărilor și după trimiterea scrisorii către Z.

DECIZIA

1 Trimiteri la reclamant în scrisoarea Comisiei către Z

1.1 Reclamantul susține că nu a fost de competența Comisiei Europene să emită o scrisoare calomnioasă către o societate privată de consultanță care a emis o opinie și o evaluare subiectivă și care ar putea avea consecințe financiare dăunătoare pentru el.

Reclamantul explică faptul că, într-o scrisoare din 24 septembrie 2006, Comisia i-a respins participarea la o ofertă depusă de firma Z pentru numirea unor experți pe termen scurt într-un proiect finanțat de UE, pe motiv că performanța sa în alte proiecte finanțate de UE a fost nesatisfăcătoare.

În opinia reclamantului, deși este prerogativa Comisiei să accepte sau să respingă candidatura unui consultant, evaluarea sa cu privire la activitatea acestuia nu a fost întemeiată, întrucât delegația nu a depus nicio plângere oficială scrisă sau orală în perioada în care a fost șef de echipă.

1.2 Comisia susține că delegația și-a exercitat prerogativa de autoritate contractuală pentru a respinge CV-ul reclamantului și l-a informat pe Z în consecință.

În ceea ce privește motivele deciziei sale, Comisia explică faptul că, având în vedere activitatea desfășurată în cursul punerii în aplicare a unei misiuni anterioare, pentru firma Y, delegația a concluzionat că performanța reclamantului în calitate de șef de echipă a fost „insuficientă” și „nu s-a ridicat la înălțimea așteptărilor”. Acest aviz s-a bazat pe o serie de considerații privind, printre altele, competențele reclamantului, cum ar fi inițiativa sa, team building-ul și punerea în aplicare a concluziilor, precum și competențele sale organizaționale și de raportare.

Comisia susține că a explicat deja oral punctul său de vedere reclamantului în cursul mai multor reuniuni și că și-a exprimat, de asemenea, opinia cu privire la performanțele slabe ale reclamantului în chestionarul privind satisfacția transmis către IBF la 2 octombrie 2006.

1.3 În observațiile sale, reclamantul susține că delegația nu l-a informat pe Y cu privire la niciun motiv de nemulțumire în cursul punerii în aplicare a primului proiect, ci numai după finalizarea lucrărilor și după trimiterea scrisorii către Z.

1.4 Având în vedere dovezile disponibile, Ombudsmanul observă că Comisia a decis să se opună participării reclamantului la oferta depusă de Z pentru numirea unor experți pe termen scurt în cadrul unui proiect finanțat de UE.

Se pare că, prin scrisoarea din 24 septembrie 2006, Comisia l-a informat pe Z cu privire la decizia sa, precizând următoarele: "[W]e regret să notific respingerea CV-ului [reclamantului] pe baza rezultatelor nesatisfăcătoare obținute în cadrul altor proiecte finanțate de UE." De asemenea, se pare că nemulțumirea Comisiei s-a referit la activitatea desfășurată de reclamant în cadrul unui proiect anterior finanțat de UE, care a fost realizat de Y în perioada 2005-2006. Preocupările Comisiei au fost adresate în mod oficial lui Y numai după finalizarea proiectului, la 2 octombrie 2006, și prin intermediul Chestionarului privind satisfacția proiectului.

1.5 Ombudsmanul observă că, în cadrul programelor de cooperare, Comisia dispune de o marjă largă de apreciere atunci când examinează și, după caz, respinge subcontractanții propuși de contractanții selectați. Termenii de referință pentru fiecare proiect individual conțin temeiul juridic pentru această marjă largă de apreciere.

Ombudsmanul observă, de asemenea, că, în acest caz individual, Comisia, în exercitarea marjei sale largi de apreciere, a solicitat contractantului, și anume lui Z, să excludă din propunerea sa participarea reclamantului în calitate de subcontractant, pe motiv de performanță nesatisfăcătoare a acestuia în proiecte anterioare finanțate de UE.

1.6 Ombudsmanul observă că scrisoarea Comisiei din 24 septembrie 2006 adresată lui Z reflecta faptul că Comisia adoptase deja poziția potrivit căreia nu era mulțumită de activitatea desfășurată anterior de reclamant.

Ombudsmanul consideră că, pentru a asigura transparența și echitatea, precum și pentru a asigura bunele relații cu cetățenii, ar fi fost o bună practică administrativă ca Comisia să fi informat reclamantul, în mod corespunzător, cu privire la poziția sa și la motivele care au stat la baza acesteia, înainte ca serviciile sale să transmită această poziție unui terț. Ombudsmanul observă că, în acest caz, pare totuși necontestat faptul că, în cursul mai multor reuniuni care au avut loc înainte de 24 septembrie 2006, Comisia l-a informat verbal pe reclamant cu privire la îndoielile sale referitoare la calitatea activității sale, dată la care instituția l-a informat pe Z cu privire la poziția sa în ceea ce privește performanța reclamantului.

O instituție poate respecta dreptul de a fi audiată prin prezentarea în scris a argumentelor sale unei părți interesate. Cu toate acestea, în anumite circumstanțe, ar putea fi, de asemenea, oportun ca astfel de argumente să fie prezentate oral. Pentru a putea dovedi că dreptul de a fi ascultat a fost respectat, o instituție ar trebui să consemneze reuniunea printr-o notă adecvată la dosar, în care să fie prezentate argumentele instituției și observațiile părții interesate.

Ombudsmanul observă că, în acest caz specific, este de necontestat faptul că Comisia a informat verbal reclamantul cu privire la îndoielile sale referitoare la calitatea activității sale în cursul mai multor reuniuni care au avut loc înainte de 24 septembrie 2006, dată la care instituția l-a informat pe Z cu privire la poziția sa cu privire la performanța reclamantului. Întrucât reclamantul a avut, prin urmare, posibilitatea de a fi informat cu privire la avizul Comisiei privind performanța sa și și-a exprimat opiniile cu privire la acesta, Ombudsmanul consideră că nu pare să existe un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al cazului.

Cu toate acestea, Ombudsmanul nu a avut ocazia, în cursul anchetei sale, să examineze copii ale notelor din dosarul care documentează astfel de reuniuni. Pentru a preveni apariția conflictelor privind o presupusă încălcare a dreptului de a fi audiat, Comisia poate considera utilă consemnarea în scris a eforturilor sale de respectare a dreptului de a fi audiat și includerea acestor consemnări în dosarul corespunzător.

Ombudsmanul va adresa mai jos Comisiei o observație suplimentară în acest sens.

1.7 În ceea ce privește motivarea deciziei Comisiei, motivarea deciziilor constituie un principiu al bunei conduite administrative. Această obligație are ca obiect să permită instanței comunitare să controleze legalitatea deciziilor și să ofere persoanei interesate indicații suficiente pentru a aprecia temeinicia sau viciile acestor decizii, caz în care legalitatea lor poate fi contestată.

Ombudsmanul observă că, în scrisoarea sa din 24 septembrie 2006, Comisia și-a justificat refuzul de a permite includerea reclamantului în propunerea lui Z pe motivul „performanței nesatisfăcătoare” a acestuia în alte proiecte finanțate de UE. Ombudsmanul consideră că, în cadrul unui proiect finanțat de Comunitate, Comisia are dreptul de a emite judecăți de valoare cu privire la performanța profesională a personalului, cu condiția să facă acest lucru într-un mod profesionist, coerent și politicos. După revizuirea tonului și a formulării explicației furnizate de Comisie, Ombudsmanul consideră că nu reiese că declarația sa cu privire la reclamant constituie o „declarație falsă” menită să discrediteze reputația reclamantului. În schimb, Ombudsmanul consideră că declarația sa constituie o „apreciere de valoare”, exprimată într-un mod profesionist, coerent și politicos, cu privire la performanța reclamantului în contextul unui proiect finanțat de Comunitate.

Ombudsmanul observă, de asemenea, că, în avizul său ca răspuns la ancheta sa, Comisia a prezentat o serie de motive bazate pe performanța reclamantului în proiectele anterioare, referitoare, în special, la presupusa sa lipsă de inițiativă, de formare a echipei, de competențe organizaționale și de raportare, precum și la nepunerea în aplicare a concluziilor. Aceste motive par a fi suficiente și proporționale pentru a justifica poziția Comisiei. Pe baza explicațiilor Comisiei, Ombudsmanul consideră că reclamantul dispune în prezent de suficiente indicii pentru a stabili dacă poziția Comisiei este întemeiată sau conține vicii, caz în care legalitatea acesteia poate fi contestată.

Pe baza considerațiilor de mai sus, Ombudsmanul consideră că nu pare să existe un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al cazului.

2 Susținerea retragerii scrisorii Comisiei

2.1 Reclamantul solicită Comisiei să își retragă scrisoarea către Z din 24 septembrie 2006.

2.2 Având în vedere constatările de mai sus, în special concluzia la care s-a ajuns la punctul 1.7 de mai sus, potrivit căreia Comisia a prezentat o serie de motive, care par a fi suficiente și proporționale, pentru a-și justifica poziția, Ombudsmanul nu consideră că afirmația reclamantului poate fi susținută.

3 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

ÎN AL DOILEA RÂND.

Pentru a preveni apariția conflictelor privind o presupusă încălcare a dreptului de a fi audiat, Comisia poate considera utilă consemnarea în scris a eforturilor sale de respectare a dreptului de a fi audiat și includerea acestor consemnări în dosarul corespunzător.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS