Strasbourg, 19 iunie 2008

Stimate domnule X,

La 12 decembrie 2006, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei Europene cu privire la nenumirea dumneavoastră într-o poziție privind programul de formare a experților juniori din delegațiile Comisiei.

La 30 ianuarie 2007, am transmis plângerea președintelui Comisiei. Comisia și-a trimis avizul la 16 iulie 2007. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 9 august 2007.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele cauzei sunt, pe scurt, următoarele.

În februarie 2006, reclamantul a participat la procedura de selecție pentru programul de formare a experților juniori din delegațiile Comisiei Europene. La sfârșitul lunii martie 2006, a fost chemat la un interviu. Ulterior, acesta a fost informat că a fost inclus pe o listă de rezervă și, în cazul în care candidații selectați nu doreau sau nu erau în măsură să ocupe posturile respective, i se va oferi un post.

La 22 septembrie 2006 (vineri), un funcționar din cadrul Direcției Generale Relații Externe („DG Relex”) a Comisiei a trimis reclamantului un e-mail care conținea următorul mesaj:

„Referitor la [ ] convorbirea noastră telefonică din această după-amiază prin care v-am informat că participați la programul de formare pentru JED în delegații, întrucât unul dintre candidații irlandezi selectați și-a retras candidatura.

Vă propun postarea în Ierusalim (...).

Data preconizată de începere la Bruxelles, care corespunde datei semnării contractului, este 6 noiembrie 2006 (sau o dată ulterioară). (...)

Vă rugăm să confirmați luni dimineața dacă sunteți în continuare interesat de program și dacă acceptați postul de serviciu. Pentru informarea dumneavoastră, voi contacta, de asemenea, un alt candidat de pe lista de rezervă.”

La 25 septembrie 2006, reclamantul și-a confirmat interesul prin e-mail. În după-amiaza aceleiași zile, același funcționar care i-a trimis e-mailul din 22 septembrie 2006, citat mai sus, l-a informat pe reclamant că „a primit un apel telefonic [în acea] dimineață din partea candidatului selectat, iar Ministerul Afacerilor Externe a acceptat să amâne recrutarea candidatului după programul de formare JED”. Ea i-a mulțumit reclamantului pentru interesul său și l-a informat că postul vacant nu mai este disponibil. Reclamantul a solicitat imediat „o prezentare mai detaliată a motivelor care stau la baza retragerii acestei oferte”. Acesta a primit următorul răspuns: „(...) în e-mailul meu de vineri, v-am menționat [că] oferta a fost trimisă și unui alt candidat (există o listă de rezervă cu o clasificare. (...).”

Reclamantul nu a fost mulțumit de acest răspuns și a trimis trei e-mailuri către DG Relex, în care a explicat situația și a prezentat mai multe argumente în sprijinul cererii sale de a primi o explicație adecvată pentru retragerea ofertei de poziție cu privire la program. Acesta a trimis primul e-mail la 26 septembrie 2006 și cele două notificări la 28 și la 29 septembrie 2006. Potrivit reclamantului, acesta nu a primit niciun răspuns la e-mailurile sale.

La 30 ianuarie 2007, Ombudsmanul European a deschis prezenta anchetă cu privire la următoarele afirmații și pretenții:

Reclamantul a susținut că Comisia nu a furnizat motive valabile și adecvate pentru decizia sa de a-și retrage oferta pentru un post privind programul de formare a experților juniori în delegațiile Comisiei. În această privință, reclamantul a observat că Comisia nu a răspuns la e-mailurile sale din 26, 28 și 29 septembrie 2006, în care a solicitat anumite explicații și informații cu privire la această chestiune.

Reclamantul a susținut că

1. Comisia ar trebui să explice în mod adecvat acțiunile sale în ceea ce privește retragerea ofertei pentru o poziție privind programul de formare pentru experții debutanți din delegațiile Comisiei; și
2. Comisia ar trebui să îl numească în funcția din cadrul delegației sale la Ierusalim, astfel cum i s-a oferit la 22 septembrie 2006.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său privind plângerea, Comisia a explicat în detaliu natura programului JED și procedurile aplicabile. Obiectivul principal al programului JED este de a oferi formare concretă tinerilor absolvenți talentați din statele membre. Fiecare stat membru desfășoară un proces de preselecție. După finalizarea selecției candidaților pentru toate statele membre, serviciile relevante ale DG Relex procedează la corelarea fiecărui post vacant din cadrul JED cu principalele caracteristici, competențe și interese ale candidaților selectați.

În speță, DG Relex a adresat, la 15 mai 2006, o scrisoare Reprezentanței Permanente a Irlandei la Bruxelles pentru a comunica în mod oficial lista candidaților selectați care au fost aleși pentru un post și lista de rezervă a candidaților care urmau să fie contactați numai în cazul în care unii dintre candidații selectați incluși pe prima listă nu acceptau oferta care le fusese prezentată. Reclamantul s-a clasat pe locul opt pe lista de rezervă, în ordinea rezultatelor.

La un moment dat, un post a devenit vacant în cadrul Delegației Comisiei la Ierusalim. Cu toate acestea, „primul” candidat de pe lista candidaților selectați nu a putut, din motive profesionale, să accepte postul la momentul respectiv. Prin urmare, Comisia a contactat, prin e-mailul citat mai sus din 22 septembrie 2006, reclamantul și un alt candidat adecvat de pe lista de rezervă, întrebându-i dacă ar fi interesați și disponibili pentru acest post. „Primul” candidat de pe lista candidaților selectați a informat apoi Comisia că este, la urma urmei, disponibil pentru acest post. Prin urmare, Comisia a informat reclamantul că postul nu mai era vacant. Cu toate acestea, la scurt timp după aceea, "primul" candidat a declarat din nou Comisiei că nu este disponibil. În acel moment, Comisia a efectuat o evaluare a profilului reclamantului și al celuilalt candidat de pe lista de rezervă și a decis să ofere postul acestuia din urmă.

Comisia a insistat asupra faptului că reclamantului nu i s-a făcut niciodată nicio ofertă fermă. Aceasta a subliniat, în special, că a informat reclamantul, în e-mailul său din 22 septembrie 2006, că „pentru informațiile dumneavoastră, voi contacta, de asemenea, un alt candidat de pe lista de rezervă. Prin urmare, a considerat că afirmația sa potrivit căreia Comisia ar trebui să îl numească în delegația sa de la Ierusalim este nefondată.

Comisia a considerat că DG Relex a indicat în mod clar reclamantului că (i) indicarea inițială a unui post disponibil trebuie confirmată înainte ca acesta să poată deveni o ofertă oficială; (ii) alți candidați au fost abordați în același mod pentru același post; și (iii) în niciun caz, aceasta nu ar putea fi interpretată ca o ofertă fermă pentru o poziție JED sau un contract din partea Comisiei în această etapă.

Observațiile reclamantului

Reclamantul a remarcat că avizul Comisiei care i-a fost transmis în cursul anchetei Ombudsmanului a fost „prima explicație completă pe care [el] a primit-o cu privire la motivul pentru care poziția a fost retrasă”. Mi s-a părut că critică acest lucru.

În ceea ce privește presupusa lipsă de răspuns din partea Comisiei la cele trei e-mailuri ale reclamantului în care acesta a solicitat o explicație adecvată pentru retragerea ofertei de poziție privind programul, reclamantul a remarcat că „consider că lipsa totală de răspuns din partea Comisiei la întrebările mele demonstrează o lipsă șocantă de respect și curtoazie de bază, o problemă la care Comisia nu a făcut nicio referire în avizul său.”

DECIZIA

1 Cu privire la pretinsa omisiune a Comisiei de a-și motiva în mod valabil și adecvat decizia de a-și retrage oferta de a ocupa un post în cadrul programului de formare a experților debutanți în delegațiile Comisiei

1.1 Reclamantul a participat la procedura de selecție din 2006 pentru programul de formare a experților juniori din delegațiile Comisiei Europene și a fost invitat la un interviu. Acesta a fost informat că a fost inclus pe o listă de rezervă și că, în cazul în care candidații selectați nu doresc sau nu pot să ocupe posturile, i se va oferi un post. La 22 septembrie 2006 (vineri), acesta a primit un e-mail din partea Direcției Generale Relații Externe a Comisiei („DG Relex”), care conținea următorul mesaj:

„Referitor la [] convorbirea noastră telefonică din această după-amiază prin care v-am informat că participați la programul de formare pentru JED în delegații, întrucât unul dintre candidații irlandezi selectați și-a retras candidatura. Vă propun postarea în Ierusalim (...). Data preconizată de începere la Bruxelles, care corespunde datei semnării contractului, este 6 noiembrie 2006 (sau o dată ulterioară). (...) Vă rugăm să confirmați luni dimineața dacă sunteți în continuare interesat de program și dacă acceptați postul de serviciu. Pentru informarea dumneavoastră, voi contacta, de asemenea, un alt candidat de pe lista de rezervă.”

Reclamantul și-a confirmat interesul prin e-mail la 25 septembrie 2006. În aceeași zi, DG Relex l-a informat că postul vacant nu mai este disponibil, deoarece Comisia „a primit un apel telefonic [în acea] dimineață din partea candidatului selectat, iar Ministerul Afacerilor Externe a acceptat să amâne recrutarea candidatului după programul de formare JED”. Reclamantul a solicitat imediat „o prezentare mai detaliată a motivelor care stau la baza retragerii acestei oferte”. Acesta a primit următorul răspuns: „(...) în e-mailul meu de vineri, v-am menționat [că] oferta a fost trimisă și unui alt candidat (există o listă de rezervă cu o clasificare. (...)).”

Reclamantul nu a fost mulțumit de acest răspuns și a trimis trei e-mailuri (la 26, 28 și 29 septembrie 2006) către DG Relex, solicitând o explicație adecvată pentru retragerea ofertei, dar nu a primit niciun răspuns.

În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut că Comisia nu a furnizat motive valabile și adecvate pentru decizia sa de a-și retrage oferta pentru o poziție privind programul de formare a experților juniori în delegațiile Comisiei. În această privință, reclamantul a observat că Comisia nu a răspuns la e-mailurile sale din 26, 28 și 29 septembrie 2006, în care a solicitat o explicație adecvată cu privire la această chestiune.

Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui (1) să explice în mod adecvat acțiunile sale în ceea ce privește retragerea ofertei pentru o poziție privind programul de formare a experților juniori în delegațiile Comisiei și (2) să îl numească în funcția din cadrul delegației de la Ierusalim, astfel cum i s-a oferit la 22 septembrie 2006.

1.2 În opinia sa, Comisia a susținut în primul rând că nu a făcut niciodată o ofertă oficială de post reclamantului. Comisia a susținut că DG Relex a contactat reclamantul abia la 22 septembrie 2006 pentru a evalua interesul și disponibilitatea acestuia pentru un post vacant apărut în mod neașteptat și în ultimul moment. Aceasta i-a explicat în mod clar la momentul respectiv că era vorba doar de un contact preliminar; că au fost contactați și alți candidați în legătură cu același post vacant; și că aceasta nu a fost o ofertă de poziție. Prin urmare, reclamantul nu ar fi putut înțelege în mod rezonabil că acest contact echivalează cu o ofertă de poziție. În plus, Comisia a susținut că, în orice moment, DG Relex a acționat în conformitate cu procedurile de selecție relevante, care au fost, de asemenea, puse în scris la dispoziția tuturor reprezentanțelor permanente ale statelor membre ale UE. Comisia a afirmat că nu s-a acordat nicio preferință neloială și niciun fel de avantaj neloial niciunei persoane, în special pentru o poziție în cadrul JED. Atunci când DG Relex s-a adresat reclamantului în mod informal prin telefon și e-mail, aceasta l-a informat cu privire la contextul specific și la urgența situației.

1.3 În observațiile sale, reclamantul a remarcat că avizul Comisiei care i-a fost transmis în cursul anchetei Ombudsmanului a fost "prima explicație completă pe care [el] a primit-o cu privire la motivul pentru care poziția a fost retrasă". Acesta a părut să critice eșecul inițial al Comisiei de a oferi o explicație adecvată cu privire la motivul pentru care poziția în cauză a devenit indisponibilă pentru el.

În ceea ce privește presupusa lipsă de răspuns din partea Comisiei la cele trei e-mailuri ale reclamantului în care acesta a solicitat o explicație adecvată pentru retragerea ofertei de poziție cu privire la program, reclamantul a remarcat că „consider că lipsa totală de răspuns din partea Comisiei la întrebările mele demonstrează o lipsă șocantă de respect și curtoazie de bază, o problemă la care Comisia nu a făcut nicio referire în avizul său.”

1.4 Ombudsmanul reamintește că în scrisoarea Comisiei (e-mail) adresată reclamantului la 22 septembrie 2006 se precizau următoarele:

„Referitor la [ ] convorbirea noastră telefonică din această după-amiază prin care v-am informat că participați la programul de formare pentru JED în delegații, întrucât unul dintre candidații irlandezi selectați și-a retras candidatura.

Vă propun postarea în Ierusalim (...).

Data preconizată de începere la Bruxelles, care corespunde datei semnării contractului, este 6 noiembrie 2006 (sau o dată ulterioară).

(...)

Vă rugăm să confirmați luni dimineața dacă sunteți în continuare interesat de program și dacă acceptați postul de serviciu. Pentru informarea dumneavoastră, voi contacta, de asemenea, un alt candidat de pe lista de rezervă.”

Reclamantul și-a confirmat interesul prin e-mail la 25 septembrie 2006. În aceeași zi, un funcționar al Comisiei a informat reclamantul că „a primit un apel telefonic [în acea] dimineață din partea candidatului selectat, iar Ministerul Afacerilor Externe a acceptat să amâne recrutarea candidatului după programul de formare JED”. Ea i-a mulțumit reclamantului pentru interesul său și l-a informat că postul vacant nu mai este disponibil. Reclamantul a solicitat imediat „o prezentare mai detaliată a motivelor care stau la baza retragerii acestei oferte”. Acesta a primit următorul răspuns: „(...) în e-mailul meu de vineri, v-am menționat [că] oferta a fost trimisă și unui alt candidat (există o listă de rezervă cu o clasificare. (...)).”

1.5 Ombudsmanul ia notă de faptul că Comisia nu a făcut niciodată o ofertă reclamantului. Acesta a afirmat că reclamantul nu ar fi putut înțelege în mod rezonabil contactul Comisiei din 22 septembrie 2006 ca reprezentând o ofertă de post.

1.6 În ceea ce privește acest argument, Ombudsmanul remarcă, în primul rând, că e-mailul Comisiei din 22 septembrie 2006 se referea la o conversație telefonică relevantă care se pare că a avut loc în aceeași zi între responsabilul de caz al Comisiei și reclamant. Ombudsmanul nu a primit nicio informație specifică și niciun document justificativ cu privire la conținutul exact al acestei conversații, care ar putea fi util pentru a-i permite să înțeleagă mai bine semnificația e-mailului menționat mai sus. În mod similar, este important să se observe că sensul e-mailului în cauză, de sine stătător, nu este suficient de clar. În special, nu este clar ce ar trebui să însemne fraza „participați la programul de formare pentru JED în delegații, întrucât unul dintre candidații irlandezi selectați și-a retras candidatura”, coroborată cu următoarele fraze: "Vă propun postarea în Ierusalim"; „data preconizată de începere la Bruxelles, care corespunde datei semnării contractului, este fixată la (...)”; și „[p]lease confirm Monday morning if you are still interested in the Programme and if you accept the duty station”. Ombudsmanul se întreabă dacă frazele de mai sus sugerează că (i) reclamantului i s-a făcut o ofertă (chiar informală sau provizorie/condiționată) de post sau (ii) mai degrabă a indicat pur și simplu o evoluție a situației reclamantului în calitate de candidat pe lista de rezervă, ceea ce ar conduce la o decizie cu privire la posibilitatea de a i se face o ofertă de post în cadrul Delegației Comisiei la Ierusalim, luând în considerare dacă acesta ar fi dispus să accepte o ofertă oficială de post. În plus, nu este clar care este fraza „[p]entru informațiile dumneavoastră, voi contacta, de asemenea, un alt candidat de pe lista de rezervă” implicită, în legătură cu părțile anterioare ale e-mailului, deoarece scopul acestui contact nu a fost specificat. De exemplu, s-ar putea considera că fraza implică faptul că Comisia ar contacta, de asemenea, un alt candidat, deoarece este posibil ca reclamantul să nu fie interesat de poziția din cadrul Delegației de la Ierusalim sau să nu răspundă la timp la cererea de confirmare a Comisiei. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul va face o observație suplimentară la sfârșitul prezentei decizii.

1.7 Deși e-mailul în cauză al Comisiei nu a fost suficient de clar, Ombudsmanul recunoaște, de asemenea, că e-mailul nu conține nicio ofertă explicită, formală și definitivă. În aceste condiții și întrucât conținutul exact al convorbirii telefonice precedente nu este cunoscut, Ombudsmanul consideră că nu s-a stabilit că e-mailul în cauză ar putea fi considerat în mod rezonabil ca reprezentând o ofertă oficială și definitivă de post din partea Comisiei. În plus, e-mailul nu conținea nicio asigurare precisă și clară că o astfel de ofertă ar fi făcută în cazul în care reclamantul ar fi dat confirmarea solicitată în acest e-mail.

1.8 Cu toate acestea, după cum s-a explicat mai sus, cel puțin e-mailul a însemnat că, în urma retragerii candidaturii unui candidat selectat, a avut loc o modificare substanțială a situației reclamantului în calitate de candidat care a fost inclus pe lista de rezervă și că, în curând, Comisia va lua o decizie cu privire la postul vacant relevant și, în acest context, va decide dacă să ofere postul reclamantului. Ulterior, în răspunsul său (primul) e-mail din 25 septembrie 2006, Comisia a indicat că nu mai exista un post vacant, indicând că candidatul menționat mai sus, selectat inițial, revocase retragerea candidaturii sale. Prin urmare, a fost rezonabil ca reclamantul să solicite o explicație suficient de detaliată în această privință, în special cu privire la posibilitatea celuilalt candidat de a-și retrage declarația de retragere adresată Comisiei, după ce aceasta din urmă l-a contactat pe reclamant cu privire la postul vacant. Aceasta este ceea ce a făcut reclamantul prin e-mailul său din 25 septembrie 2006. În aceste condiții, Comisia a fost obligată să furnizeze explicații adecvate în sprijinul deciziei sale (care a fost nefavorabilă intereselor legitime ale reclamantului) de a considera candidatura candidatului selectat inițial ca fiind încă valabilă, după ce acesta din urmă și-a retras candidatura și, prin urmare, postul vacant relevant nu mai exista.

1.9 În răspunsul său (al doilea) la e-mailul din 25 septembrie 2006, responsabilul de caz al Comisiei a declarat următoarele, ca răspuns la e-mailul reclamantului, solicitând o explicație adecvată a motivelor pentru care Comisia considerase candidatura candidatului selectat inițial ca fiind încă valabilă: „(...) în e-mailul meu de vineri, v-am menționat [că] oferta a fost trimisă și unui alt candidat (există o listă de rezervă cu o clasificare. (...).„Este clar că, prin această declarație, Comisia nu și-a îndeplinit în mod corespunzător obligația de mai sus de a furniza explicații adecvate pentru decizia sa de a considera candidatura candidatului selectat inițial ca fiind încă valabilă după retragerea candidaturii sale. Într-adevăr, prin acest răspuns, Comisia a făcut trimitere la informațiile pe care le-a furnizat anterior reclamantului cu privire la faptul că a contactat, în același timp cu acesta, un alt candidat de pe lista de rezervă. Comisia nu a clarificat modul în care aceste informații se refereau la decizia sa de mai sus de a considera candidatura candidatului selectat inițial încă valabilă și nu a făcut trimitere la o altă decizie în această privință. Prin urmare, reclamantul a fost îndreptățit să solicite explicații și informații suplimentare cu privire la situație în e-mailul său din 26 septembrie 2006, care a fost urmat de atenționări relevante trimise prin e-mail la 28 și 29 septembrie 2006. Comisiei i s-a solicitat să răspundă în mod adecvat la aceste e-mailuri, dar nu a făcut acest lucru. Acesta a fost un caz de administrare defectuoasă. Ținând seama de observațiile sale de la punctul 1.11 de mai jos, Ombudsmanul va face o observație critică relevantă.

1.10 În avizul său cu privire la prezenta plângere, Comisia a furnizat, pe scurt, următoarele explicații cu privire la decizia sa de a nu proceda la recrutarea reclamantului. Astfel, decizia finală de recrutare a Comisiei a fost adoptată abia după 26 septembrie 2006, când candidatul care a fost selectat inițial și clasat pe primul loc pe lista de rezervă o informase că, în cele din urmă, nu putea accepta postul. În continuare, aceasta a ajuns la concluzia că celălalt candidat de pe lista de rezervă, care fusese de asemenea contactat la 22 septembrie 2006, era mai potrivit pentru post decât reclamantul și, în consecință, acestui alt candidat i s-a oferit postul, pe care l-a acceptat ulterior.

1.11 Ombudsmanul observă că reclamantul nu pare să fi contestat, în observațiile sale, validitatea sau caracterul adecvat al explicațiilor de mai sus furnizate de Comisie cu privire la nerecrutarea sa. El a menționat mai degrabă că avizul Comisiei i-a oferit „prima explicație completă (...) cu privire la motivul pentru care poziția a fost retrasă” și a părut să critice acest lucru. Prin urmare, se pare că reclamantul consideră că deficiența Comisiei menționată la punctul 1.9 de mai sus a fost remediată, întrucât a primit, în cursul anchetei, informațiile și explicațiile pe care le-a căutat cu privire la motivul pentru care nu a fost recrutat. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că nicio anchetă suplimentară și nicio examinare a acestei chestiuni nu ar fi justificate.

2 Creanțe

2.1 Reclamantul a susținut, pe de o parte, că Comisia ar trebui să explice în mod adecvat acțiunile sale în ceea ce privește retragerea ofertei pentru un post privind programul de formare a experților juniori în cadrul delegațiilor Comisiei și, pe de altă parte, că Comisia ar trebui să îl numească în funcția din cadrul Delegației de la Ierusalim, astfel cum i s-a oferit la 22 septembrie 2006. În opinia sa, Comisia nu a acceptat aceste afirmații.

2.2 Având în vedere observațiile sale relevante de la punctele 1.9 și 1.11 de mai sus, Ombudsmanul nu consideră că este justificat să investigheze în continuare afirmațiile de mai sus.

3 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, este necesar să se facă următoarea observație critică.

Comisia a fost obligată să furnizeze explicații adecvate în susținerea deciziei sale de a nu recruta reclamantul, care a fost adoptată după ce Comisia i‐a trimis e‐mailul său din 22 septembrie 2006. Comisia nu a respectat această cerință înainte de depunerea plângerii la Ombudsman. Acesta a fost un caz de administrare defectuoasă.

Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

ÎN AL DOILEA RÂND.

În contextul procedurilor de recrutare, principiile bunei administrări impun Comisiei să comunice cu candidații într-un mod precis și suficient de clar. Acest lucru este deosebit de important în situațiile în care Comisia contactează un candidat selectat pentru a verifica dacă acesta ar fi dispus să accepte o ofertă de muncă pe care Comisia ar putea decide să i-o adreseze. În astfel de cazuri, Comisia este încurajată să informeze candidatul, în termeni clari și neechivoci, cu privire la natura exactă a comunicării sale către acesta, clarificând în special faptul că respectiva comunicare nu constituie o ofertă de muncă.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS