Stimate domnule X,

La 18 martie 2006, ați depus o plângere la Ombudsmanul European cu privire la presupusa nerambursare de către Comitetul Regiunilor („Comitetul”) a cheltuielilor de călătorie pentru un interviu de angajare. Prin e-mailul din 4 aprilie 2006, ați trimis o serie de documente în sprijinul plângerii dumneavoastră.

La 11 aprilie 2006, am transmis plângerea președintelui comisiei. Comitetul și-a trimis avizul la 16 iunie 2006 și v-am transmis invitația de a formula observații, dacă doriți, până la 31 iulie 2006. Până la data respectivă nu s-a primit nicio observație din partea dumneavoastră.

Cu toate acestea, în conversațiile telefonice cu consilierul juridic responsabil de cazul dumneavoastră din 31 octombrie și 22 noiembrie 2006, ați declarat că sunteți mulțumit de modul în care Comitetul a tratat anumite părți ale plângerii dumneavoastră. Ați formulat observații suplimentare cu privire la partea din plângerea dumneavoastră pe care nu ați considerat-o soluționată în mod satisfăcător.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Reclamantul a participat la un interviu de angajare la Comitetul Regiunilor („Comitetul”) la 19 octombrie 2005. În aceeași zi, acesta a solicitat rambursarea cheltuielilor sale de călătorie și a înmânat tichetele sale de îmbarcare pentru călătoria dus. La 29 octombrie 2005, acesta a adresat Comitetului o scrisoare recomandată care conținea cărțile de îmbarcare pentru călătoria de întoarcere, o chitanță din partea companiei aeriene și un extras de card de credit. Întrucât nu a primit niciun răspuns, acesta a contactat comitetul prin e-mailul din 23 decembrie 2005. La 10 ianuarie 2006, comitetul l-a informat că nu a primit dovezi că reclamantul a plătit efectiv suma în cauză. În plus, permisele de îmbarcare pentru călătoria sa de întoarcere lipseau. Reclamantul a răspuns că a trimis documentele solicitate prin scrisoare recomandată. La 14 ianuarie 2006, acesta a transmis Comitetului copii ale documentelor. La 19 ianuarie 2006, acesta a fost informat că documentele erau suficiente pentru rambursare. În ceea ce privește scrisoarea recomandată, comisia a confirmat că nu a primit o astfel de scrisoare și i-a solicitat detalii suplimentare pentru a putea verifica ce s-a întâmplat cu scrisoarea. Potrivit reclamantului, acesta s-a adresat din nou comitetului la 18 februarie 2006, pentru a-i reaminti că nu primise încă plata.

În plângerea adresată Ombudsmanului, reclamantul a declarat că nu a primit un răspuns la e-mailul său din 18 februarie 2006 și că nu a primit încă plata.

Reclamantul a susținut că comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea sa de rambursare a cheltuielilor sale de deplasare. El a susținut

1. rambursarea cheltuielilor sale de călătorie cât mai curând posibil;
2. să i se plătească o dobândă pentru întârzierea rambursării; și
3. că procedura de rambursare ar trebui îmbunătățită.

INQUIRY

În avizul său, Comitetul a afirmat că, în conformitate cu Decizia nr. 015/04, cheltuielile au fost rambursate în urma primirii dovezilor relevante, cum ar fi biletele și permisele de îmbarcare.

Comisia a susținut că reclamantul a înmânat copii ale documentelor solicitate numai prin e-mailul din 16 ianuarie 2006 (1). Aceasta nu primise niciodată scrisoarea recomandată care conținea documentele originale, pe care reclamantul o trimisese la 29 octombrie 2005. Cu toate acestea, Comisia a luat în considerare această situație și, în mod excepțional, a efectuat rambursarea pe baza copiilor documentelor prezentate de reclamant.

În plus, comitetul a susținut că, în conformitate cu Regulamentul financiar (2), termenul de rambursare a fost stabilit la 2 martie 2006. Cu toate acestea, Comitetul a recunoscut că plata (1058,95 EUR) a fost efectuată abia la 29 aprilie 2006. Potrivit Comitetului, acest lucru s-a datorat reorganizării interne în perioada în cauză.

Comisia a declarat că a plătit reclamantului dobânzi de întârziere pentru perioada cuprinsă între 3 martie și 29 aprilie 2006, care s-au ridicat la 9,79 EUR.

În ceea ce privește afirmația reclamantului potrivit căreia procedura de rambursare ar trebui îmbunătățită, comitetul a susținut că întârzierea la plată s-a datorat unor circumstanțe excepționale și că procedurile sale nu au necesitat revizuire.

Nu s-a primit nicio observație din partea reclamantului.

Într-o conversație telefonică cu consilierul juridic responsabil de cazul său la 31 octombrie 2006, reclamantul s-a declarat mulțumit de modul în care Comitetul a tratat cazul său, în măsura în care a primit plata restantă și dobânzile aferente.

Cu toate acestea, el declară că nu este de acord cu poziția Comitetului conform căreia procedurile sale nu trebuie îmbunătățite. Acesta a susținut că comitetul nu l-a informat că nu a primit documentele relevante pentru rambursare. În plus, aceasta a susținut că întârzierea a fost cauzată de reorganizarea internă. Reclamantul a considerat că comitetul l-ar fi putut informa cu privire la această reorganizare.

Cu toate acestea, în această conversație telefonică și într-o altă conversație din 22 noiembrie 2006, reclamantul a concluzionat că, în cazul în care Ombudsmanul nu are niciun indiciu că problema pe care a ridicat-o are un caracter mai general, cazul său ar putea fi închis. El mulțumește Ombudsmanului pentru ajutor.

DECIZIA

1.1 Reclamantul a participat la un interviu de angajare la Comitetul Regiunilor ("Comitetul") la 19 octombrie 2005. La 29 octombrie 2005, acesta a transmis Comitetului, prin scrisoare recomandată, documentele necesare pentru rambursarea cheltuielilor sale de deplasare. După ce a fost informat că documentele nu au fost primite de Comitet, acesta a trimis Comitetului copii ale acestora la 14 ianuarie 2006. La 19 ianuarie 2006, acesta a fost informat că documentele erau suficiente pentru rambursare.

1.2 În plângerea sa adresată Ombudsmanului, trimisă la 18 martie 2006, reclamantul a declarat că nu a primit un răspuns la o scrisoare de atenționare pe care a trimis-o Comitetului la 18 februarie 2006 și că nu a primit încă plata restantă. Acesta a solicitat (i) rambursarea cheltuielilor sale de călătorie cât mai curând posibil; (ii) să i se plătească dobândă pentru întârzierea rambursării; și (iii) că procedura de rambursare ar trebui îmbunătățită.

1.3 În avizul său, Comitetul a susținut că nu a primit niciodată scrisoarea recomandată care conținea documentele originale. Cu toate acestea, Comisia a luat în considerare această situație și, în mod excepțional, a efectuat rambursarea pe baza copiilor documentelor prezentate de reclamant. Termenul limită pentru rambursare a fost 2 martie 2006. Cu toate acestea, Comitetul a recunoscut că plata (1058,95 EUR) a fost efectuată abia la 29 aprilie 2006. Potrivit Comitetului, acest lucru s-a datorat reorganizării interne în perioada în cauză. Comisia a declarat că a plătit reclamantului dobânzi de întârziere pentru perioada cuprinsă între 3 martie și 29 aprilie 2006, în valoare de 9,79 EUR. În ceea ce privește afirmația reclamantului potrivit căreia procedura de rambursare ar trebui îmbunătățită, comitetul a susținut că întârzierea la plată s-a datorat unor circumstanțe excepționale și că procedurile sale nu au necesitat revizuire.

1.4 Nu s-a primit nicio observație din partea reclamantului. Cu toate acestea, într-o conversație telefonică cu consilierul juridic responsabil de cazul său, reclamantul a declarat că este mulțumit de modul în care Comitetul a tratat cazul său, în măsura în care a primit plata restantă și dobânzile aferente. Prin urmare, se pare că Comisia a luat măsuri pentru a soluționa acest aspect al plângerii.

1.5 Cu toate acestea, în ceea ce privește solicitarea sa de îmbunătățire a procedurii de rambursare, reclamantul a declarat că nu este de acord cu poziția Comitetului. Acesta a susținut că comitetul nu l-a informat că nu a primit documentele relevante pentru rambursare. În plus, aceasta a susținut că întârzierea a fost cauzată de reorganizarea internă. Reclamantul a considerat că comitetul l-ar fi putut informa cu privire la această reorganizare. Cu toate acestea, din contactele reclamantului cu consilierul juridic responsabil de cazul său, reiese că acesta nu a dorit să urmărească în continuare aceste aspecte.

1.6 Prin urmare, Ombudsmanul consideră că reclamantul a renunțat la cererea sa de îmbunătățire a procedurii de rambursare a Comitetului. Cu toate acestea, pare oportun să se facă o observație suplimentară cu privire la această chestiune.

Din avizul Comitetului Regiunilor și din observațiile reclamantului reiese că Comitetul a luat măsuri pentru a soluționa problema și, prin urmare, l-a satisfăcut pe reclamant. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comitetului Regiunilor va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

ÎN ALTĂ RĂSPUNSURI

Ombudsmanul consideră că standardele administrative ale Comitetului Regiunilor ar fi îmbunătățite în continuare dacă Comitetul ar monitoriza în mod sistematic dosarele de plată, cum ar fi cel în discuție în cazul de față, în special (i) contactând solicitanții în cazul în care lipsesc anumite documente necesare pentru executarea plății; și (ii), în cazul în care apar întârzieri, prin informarea solicitanților cu privire la aceste întârzieri și la motivele care stau la baza acestora.

Cu stimă,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

(1) Se pare că comitetul face trimitere la e-mailul reclamantului din 14 ianuarie 2006.

(2) Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, JO L 248, p. 1, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 192.