Strasbourg, 24 mai 2006

Stimate domnule doctor K.,

La 27 aprilie 2005, ați depus o plângere la Ombudsmanul European în numele Mermayde Consultancy. Plângerea dumneavoastră se referea la decizia Comisiei Europene de a recupera banii acordați unui proiect în temeiul celui de Al cincilea program-cadru.

La 26 mai 2005, am transmis plângerea președintelui Comisiei. Comisia și-a trimis avizul la 4 octombrie 2005. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 21 noiembrie 2005.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate. Îmi cer scuze pentru timpul necesar soluționării plângerii dumneavoastră.

Plângerea

Potrivit reclamantului, directorului general și reprezentantului Mermayde, faptele relevante sunt, pe scurt, următoarele.

Mermayde Consultancy („Mermayde”) a fost coordonatorul unui proiect numit TRAP-LRM, care a primit finanțare din partea Comisiei în cadrul celui de Al cincilea program-cadru.

La 4 noiembrie 2004, Comisia a adresat Mermayde o decizie de recuperare a sumei de 52 589,23 euro, care fusese acordată pentru proiect. Comisia a explicat că anumite costuri nu au fost considerate eligibile deoarece, contrar normelor din cel de-al patrulea program-cadru, costurile totale suportate de subcontractanți nu au mai fost luate în considerare.

Cu toate acestea, în timpul etapei de negociere a contractului și al punerii în aplicare a proiectului, personalul Comisiei nu părea să fie conștient de modificarea normelor în temeiul celui de Al cincilea program-cadru.

În cadrul celui de Al patrulea program-cadru, cu care Mermayde avea experiență, Comisia a permis luarea în considerare a costurilor totale ale subcontractanților, chiar dacă numai o parte din aceste costuri au fost declarate. La elaborarea propunerii TRAP-LRM în cadrul primei runde a celui de-al cincilea program-cadru, au fost furnizate detalii bugetare pentru fiecare partener, identificându-se atât costurile totale, cât și sumele pentru care s-ar solicita finanțare din partea Comisiei.

Comisia a informat Mermayde că propunerea a fost reținută pentru negocierile contractuale. Comisia nu a indicat că numai costurile suportate de parteneri, și nu de subcontractanți, ar fi pe deplin eligibile.

În cursul negocierilor contractuale, nici responsabilul științific al Comisiei, nici responsabilul financiar nu au informat Mermayde că, în temeiul celui de Al cincilea program-cadru, numai costurile reale suportate de parteneri ar constitui costuri eligibile și că, prin urmare, Mermayde, utilizând structura de subcontractare, ar putea suferi pierderi grave. Comisia ar fi trebuit să avertizeze Mermayde cu privire la posibilele efecte negative ale utilizării subcontractanților și ar fi trebuit să o sfătuiască să transforme subcontractanții vizați în parteneri. Cu toate acestea, Comisia nu a furnizat astfel de informații și contractul a fost semnat. Anexa I la contract indica costul total identificat, inclusiv costurile subcontractanților și contribuția Comisiei. Cu toate acestea, anexa II prevedea că numai costurile reale ale subcontractanților, suportate de coordonator, ar fi eligibile. Prin urmare, cele două anexe erau confuze.

Proiectul a fost realizat cu succes, iar Comisia a efectuat plata finală. Cu toate acestea, Comisia a auditat ulterior proiectul, iar auditorii nu au fost de acord cu finanțele proiectului, deoarece costurile totale nu au fost indicate în declarația de cheltuieli. Prin urmare, auditorii au solicitat Mermayde să ramburseze suma de 52 589,23 euro. Mermayde a recunoscut că costurile reale totale ale subcontractanților nu au fost prezentate în declarația de cheltuieli, dar a informat auditorii că va fi posibil să se furnizeze dovezi cu privire la costurile reale totale. Auditorii nu au menționat nimic cu privire la faptul că o astfel de dovadă nu ar rezolva problema, deoarece costurile în cauză nu au fost suportate de contractant.

Pe baza auditului, Comisia a trimis Mermayde o scrisoare de recuperare. Mermayde a răspuns Comisiei, sugerând că va colecta și va prezenta documente pentru a dovedi costurile totale suportate de subcontractanți. Comisia a fost de acord cu acest lucru și a solicitat, de asemenea, Mermayde să prezinte o nouă declarație de cheltuieli. Din nou, Comisia nu a menționat că costurile totale suportate de subcontractanți nu puteau fi luate în considerare.

Dovada costurilor totale suportate de subcontractanți a fost colectată și transmisă Comisiei. În loc să accepte dovada, Comisia a trimis o altă scrisoare de recuperare, precizând că: „În temeiul contractului, pot fi rambursate numai acele costuri care, printre altele, au fost suportate pe durata proiectului și care au fost înregistrate în conturile participanților respectivi. Aceasta înseamnă că, în ceea ce privește costurile de subcontractare, acestea pot fi rambursate (la rata stabilită în contract, aici 48,37 %) numai în măsura în care subcontractantul v-a prezentat o factură pe care ați plătit-o (integral). Relevante sunt costurile reale. O comparație (și declarațiile aferente) între „costurile reale” ale subcontractării și „sumele solicitate efectiv” ale acestora este, prin urmare, irelevantă, iar „noile” declarații de cheltuieli nu sunt acceptabile.”

Reclamantul a susținut că decizia Comisiei de a recupera suma de 52 589,23 EUR, acordată proiectului TRAP-LRM în temeiul celui de Al cincilea program-cadru, a fost inechitabilă.

Reclamantul a susținut că a semnat contractul cu bună-credință pe baza experienței sale în ceea ce privește normele aplicabile în temeiul celui de Al patrulea program-cadru și că Comisia ar fi trebuit să îl informeze cu privire la noile norme și la posibilele consecințe negative ale recurgerii la subcontractanți.

Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să își retragă decizia de recuperare și să returneze suma recuperată de 52 589,23 EUR coordonatorului proiectului, Mermayde.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a formulat, pe scurt, următoarele observații.

Contextul

În 2000, Mermayde, reprezentată de reclamant, Centrul Comun de Cercetare din Geel („JRC”) și Direcția Generală Cercetare a Comisiei Europene au încheiat contractul TRAP-LRM în temeiul celui de Al cincilea program-cadru. Contractul prevedea că o parte din lucrări urmau să fie efectuate de nouă subcontractanți, care erau identificați în anexa 1. Anexa 1 definea rolul acestora ca fiind „SC”, și anume subcontractanți, asociați coordonatorului, Mermayde.

În conformitate cu articolul 3 din contract, costurile eligibile totale estimate ale proiectului au fost de 222 750 EUR, iar contribuția comunitară maximă a fost stabilită la 107 950 EUR. Alocarea bugetară între contractanții principali (Mermayde și JRC) a fost stabilită în tabelul defalcării orientative a costurilor eligibile estimate. Pentru Mermayde, rata participării financiare comunitare a fost stabilită la 48,37 % din costurile admisibile.

Proiectul a început la 1 ianuarie 2001, iar la 15 martie 2001 s-a efectuat o plată în avans în valoare de 43 160 EUR. O primă plată intermediară în valoare de 39 726,21 euro a fost efectuată la 23 septembrie 2002. Responsabilul financiar al Comisiei a acceptat toate costurile prezentate de Mermayde pentru proiect (55 918,71 EUR) și a dedus 18 192,50 EUR pentru a recupera o parte din avansul inițial. Cu toate acestea, responsabilul financiar a întemeiat în mod eronat plata pe o rată de rambursare de 100 %, iar nu pe rata fixă contractuală de 48,37 %.

În aprilie 2004, Comisia a efectuat un audit financiar al contractului. Auditorii au confirmat eligibilitatea și justificarea practic a tuturor costurilor acceptate de contabilul financiar, în special a tuturor costurilor de subcontractare prezentate de Mermayde. A existat doar o ajustare minoră a costurilor de 4 860,84 EUR în favoarea Comisiei la nivelul costurilor totale. Cu toate acestea, ca urmare a auditului, a trebuit să fie recuperată suma de 52 589,23 EUR. Suma de 2 351,19 euro a fost o continuare a ajustării costurilor, în timp ce suma de 50 238,04 euro a trebuit să fie rambursată de Mermayde, ca urmare a plății excedentare inițiale la o rată de rambursare de 100 % în loc de 48,37 %.

Cu privire la prezenta critică

Nu a existat nicio modificare între cel de Al patrulea și cel de Al cincilea program-cadru în ceea ce privește rolul subcontractanților și eligibilitatea costurilor de subcontractare. În cadrul ambelor programe-cadru, subcontractanții nu erau ei înșiși contractanți cu legături contractuale cu Comisia. Cu toate acestea, contractanților (coordonatori și alți contractanți) li s-a permis să subcontracteze anumite părți ale activității lor. Astfel de costuri au fost eligibile în măsura în care au fost „imputate contractului”, în conformitate cu clauzele contractuale [articolul 14 alineatul (3) partea C din anexa II la contract] și, prin urmare, au fost rambursate contractantului la rata de rambursare prevăzută în contract și aplicabilă tuturor costurilor contractantului (în acest caz, 48,37 %).

Nu a existat nicio contradicție între anexa I și anexa II la contract. Deși era adevărat că anexa I utiliza termenul „parteneri”, aceasta identifica în mod clar toate entitățile, cu excepția Mermayde și a JRC, ca SC, și anume subcontractanții. În plus, tabelul de defalcare a costurilor menționa doar aceste două entități ca fiind participanți la proiect. Prin urmare, a fost clar pentru reclamant din tabelul de defalcare a costurilor că subcontractanților, astfel cum au fost identificați în formularul de pregătire a contractului, nu li s-a acordat rolul de contractanți. Acest lucru a fost confirmat în scrisoarea reclamantului din 23 iunie 2000.

Reclamantul avea o vastă experiență în ceea ce privește proiectele din cadrul mai multor programe-cadru. A participat la zece proiecte în cadrul celui de-al patrulea program-cadru, context în care a întâlnit, de asemenea, normele de rambursare aplicabile subcontractanților. Întrucât aceste norme nu s-au schimbat de la cel de-al patrulea la cel de-al cincilea program-cadru, el trebuie să le fi cunoscut. În aceste condiții, personalul Comisiei implicat în negocieri nu avea nicio obligație specifică de a consilia reclamantul cu privire la potențialele consecințe financiare ale acordului.

Atât în temeiul celui de-al patrulea, cât și al celui de-al cincilea program-cadru, costurile (totale) ale subcontractanților (inclusiv profitul acestora) ar putea fi acceptate pe deplin drept costuri eligibile ale contractantului principal care a încheiat subcontractul. Cu toate acestea, rata de rambursare, care era aplicabilă tuturor costurilor atribuite contractantului, depindea de acordul din contractul cu Comisia, și anume 35 % pentru activitățile demonstrative, 50 % pentru acțiunile de CDT sau până la 100 % în cazul măsurilor de însoțire.

Reclamantul a afirmat că „costurile totale reale” ale subcontractanților nu au fost furnizate în declarațiile de cheltuieli, dar că „ar fi posibil să se furnizeze justificarea”. Cu toate acestea, declarația reclamantului nu a reflectat cerințele privind eligibilitatea și rambursarea costurilor de subcontractare în temeiul contractului. Pentru a fi eligibile, aceste costuri trebuiau înregistrate în conturile contractantului, iar copii ale facturilor relevante ale subcontractanților trebuiau anexate la declarațiile de cheltuieli [articolul 13 alineatul (1) și articolul 14 alineatul (3) din Condițiile generale]. Aceasta însemna că un contractant putea solicita rambursarea costurilor de subcontractare numai dacă primise o factură de la subcontractant, dacă plătise suma respectivă subcontractantului și dacă înregistrase această sumă în conturile sale. Rambursarea efectivă a acestor costuri de către Comisie depindea apoi de rata de rambursare prevăzută în contract, care, în cazul de față, era de 48,37 %. Rezultă că, în cazul în care subcontractanții ar fi avut efectiv costuri mai mari și ar fi putut emite facturi mai mari, aceste facturi ar fi trebuit mai întâi să fie plătite integral de Mermayde pentru a fi eligibile. Costurile în cauză ar putea fi rambursate ulterior la 48,37 %. Rata de rambursare în cauză a însemnat, într-adevăr, că Mermayde a trebuit să suporte 51,63 % din totalul costurilor eligibile, inclusiv costurile de subcontractare.

Comisia nu și-a modificat, astfel cum susține reclamantul, interpretarea implicațiilor contractuale ale celui de Al cincilea program-cadru. Cu toate acestea, a fost corect să se afirme că, în cursul auditului financiar, a fost detectată o eroare în prelucrarea plăților efectuate pentru proiect, și anume că rata de rambursare pentru Mermayde ar fi trebuit să fie de 48,37 %, iar nu de 100 %. Aceasta a explicat valoarea ordinului de recuperare. În cadrul acestei acțiuni corective, Comisia a acționat în deplină conformitate cu prevederile contractuale și cu concluziile auditului. Comisia și-a exprimat regretul pentru eroarea care, cu toate acestea, a fost clară pentru reclamant, având în vedere acordurile contractuale.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale, reclamantul a formulat, pe scurt, următoarele observații:

Ombudsmanul a solicitat Comisiei să își prezinte avizul până la 15 septembrie 2005. Avizul a fost emis la 4 octombrie 2005, ceea ce înseamnă că Comisia a întârziat cu aproape trei săptămâni prezentarea avizului său.

Plângerea nu a fost rezumată în mod corect de Comisie în avizul său, întrucât esența reală a plângerii sale era că Comisia ar fi trebuit să informeze Mermayde că subcontractanții săi ar fi trebuit să devină contractanți ai Comisiei pentru a se asigura că Mermayde ar fi fost eligibilă pentru costurile suportate de subcontractanți.

Din experiența Mermayde în ceea ce privește proiectele anterioare desfășurate pentru programul de standarde, măsurare și testare, laboratoarelor analitice subcontractate, care au efectuat lucrări în valoare de câteva mii de euro, li s-au rambursat până la 100 % din costurile declarate. Mermayde a putut accepta că nu a existat nicio modificare formală a normelor între cel de Al patrulea și cel de Al cincilea program-cadru în ceea ce privește rolul subcontractanților și eligibilitatea costurilor de subcontractare. Cu toate acestea, este posibil ca interpretarea acestor norme și punerea lor în aplicare să se fi schimbat.

Nu este mai puțin adevărat că cele două anexe la contract erau confuze și controversate. În anexa I, toți participanții, inclusiv subcontractanții (deși toți au fost descriși ca „parteneri”), au fost prezentați cu costurile totale identificate și contribuția UE solicitată, în timp ce în anexa II s-a afirmat că sunt eligibile numai costurile reale ale subcontractanților suportate de coordonator. Prin urmare, problema nu a fost dacă subcontractanții au fost descriși în mod corect ca atare. Problema a fost că, în tabelul financiar, au fost identificate costurile totale și sumele solicitate pentru subcontractanți și, prin urmare, Mermayde a presupus că sumele solicitate ar putea fi într-adevăr solicitate Comisiei. Comisia a avut probabil dreptate din punct de vedere juridic atunci când a susținut că doar 48,37 % din cele 50 % indicate în tabel erau costuri eligibile, dar acest fapt a fost cu siguranță confuz.

Într-adevăr, a lucrat mulți ani în proiecte pentru Comisie, inclusiv în calitate de coordonator. Cu toate acestea, până în 1995, a fost angajat de o altă organizație și a lucrat doar ca om de știință responsabil, nu ca ofițer financiar. Contractul în discuție în prezentul motiv era al zecelea contract încheiat între Comisie și Mermayde. Cu toate acestea, nu toate aceste contracte au fost de aceeași natură. Numai unul dintre aceste contracte se referea la un proiect similar cu proiectele desfășurate în cadrul celui de Al patrulea program-cadru. Acest proiect a fost un proiect de CDT, în timp ce prezentul proiect a fost primul proiect din cadrul unei „acțiuni de măsuri de însoțire”, cu condiții și norme diferite de cele aplicabile contractelor de CDT.

În discuțiile cu auditorii, sugestia de a găsi o justificare suplimentară pentru costurile totale de subcontractare nu a fost contrazisă. Cu toate acestea, Comisia nu a luat în considerare faptul că a fost trimisă o scrisoare către responsabilul financiar, care sugera că Mermayde va colecta și va prezenta toate documentele care ar justifica costurile totale ale subcontractanților, răspuns la care responsabilul financiar a sfătuit-o, prin e-mailul din 7 iunie 2004, să trimită justificarea propusă împreună cu o nouă declarație de cheltuieli. Prin urmare, a fost clar că contabilul financiar nu a înțeles pe deplin implicațiile financiare și, prin urmare, reclamantul a depus eforturi considerabile pentru a colecta justificări. Cu toate acestea, Comisia nu a considerat că justificările furnizate sunt relevante.

DECIZIA

1 Observație preliminară

1.1 În observațiile sale, reclamantul a remarcat că Comisia și-a trimis avizul cu o întârziere de aproape trei săptămâni.

1.2 Ombudsmanul constată că, într-adevăr, a existat o întârziere în prezentarea de către Comisie a avizului său. Cu toate acestea, întrucât întârzierea a fost limitată și având în vedere faptul că, în scrisoarea sa de însoțire a avizului, Comisia și-a exprimat regretul pentru întârzierea care a avut loc, Ombudsmanul nu consideră că există motive pentru continuarea anchetei.

2 Cu privire la pretinsa decizie de recuperare inechitabilă

2.1 Plângerea se referă la decizia Comisiei de a recupera banii acordați unui proiect în cadrul celui de-al cincilea Program-cadru, coordonat de Mermayde Consultancy ("Mermayde") . Potrivit reclamantului, care a depus o plângere în numele Mermayde, Comisia a solicitat recuperarea sumei de 52 589,23 EUR, deoarece anumite costuri nu au fost considerate eligibile din cauza faptului că, contrar normelor din cel de al patrulea program-cadru, costurile totale suportate de subcontractanți nu au mai fost luate în considerare. În cadrul celui de Al patrulea program-cadru, cu care Mermayde avea experiență, Comisia a permis luarea în considerare a costurilor totale suportate de subcontractanți, chiar dacă numai o parte din aceste costuri au fost declarate. La elaborarea propunerii în cadrul primei runde a celui de-al cincilea program-cadru, au fost furnizate detalii bugetare pentru fiecare partener, identificându-se atât costurile totale, cât și sumele pentru care s-ar solicita finanțare din partea Comisiei. Comisia a informat Mermayde că propunerea a fost reținută pentru negocierile contractuale, dar nu a indicat că numai costurile suportate de parteneri, și nu de subcontractanți, ar fi pe deplin eligibile. Anexa I la contract indica costul total identificat, inclusiv costurile subcontractanților, precum și contribuția Comisiei. Cu toate acestea, anexa II prevedea că numai costurile reale ale subcontractanților, suportate de coordonator, ar fi eligibile. Prin urmare, cele două anexe erau confuze.

2.2 Reclamantul a explicat, de asemenea, că, după finalizarea cu succes a proiectului, Comisia a efectuat un audit, iar auditorii nu au fost de acord cu finanțarea proiectului, deoarece costurile totale nu au fost indicate în declarația de cheltuieli. Prin urmare, auditorii au solicitat Mermayde să ramburseze suma de 52 589,23 euro. Mermayde a recunoscut că costurile reale totale ale subcontractanților nu au fost prezentate în declarația de cheltuieli, dar a informat auditorii că va fi posibil să se furnizeze dovezi cu privire la costurile reale totale. Auditorii nu au menționat că o astfel de dovadă nu ar rezolva problema rambursării, deoarece costurile în cauză nu au fost suportate de contractant. Dovada costurilor totale suportate de subcontractanți a fost colectată și transmisă Comisiei. În loc să accepte dovada, Comisia a trimis o altă scrisoare de recuperare, precizând că: „În temeiul contractului, pot fi rambursate numai acele costuri care, printre altele, au fost suportate pe durata proiectului și care au fost înregistrate în conturile participanților respectivi. Aceasta înseamnă că, în ceea ce privește costurile de subcontractare, acestea pot fi rambursate (la rata stabilită în contract, aici 48,37 %) numai în măsura în care subcontractantul v-a prezentat o factură pe care ați plătit-o (integral). Relevante sunt costurile reale. O comparație (și declarațiile aferente) între „costurile reale” ale subcontractării și „sumele solicitate efectiv” ale acestora este, prin urmare, irelevantă, iar „noile” declarații de cheltuieli nu sunt acceptabile.”

Reclamantul a susținut că decizia Comisiei de a recupera suma de 52 589,23 EUR, acordată proiectului TRAP-LRM în temeiul celui de Al cincilea program-cadru, a fost inechitabilă.

Reclamantul a susținut că a semnat contractul cu bună-credință pe baza experienței sale în ceea ce privește normele aplicabile în temeiul celui de Al patrulea program-cadru și că Comisia ar fi trebuit să îl informeze cu privire la noile norme și la posibilele consecințe negative ale recurgerii la subcontractanți.

2.3 Potrivit Comisiei, în cadrul celui de-al cincilea program-cadru, a fost semnat un contract cu Mermayde, reprezentată de reclamant, și cu Centrul Comun de Cercetare din Geel ("JRC"), care prevedea ca o parte din lucrări să fie efectuate de nouă subcontractanți, identificați în anexa 1. În conformitate cu articolul 3 din contract, costurile eligibile totale estimate ale proiectului au fost de 222 750 EUR, iar contribuția comunitară maximă a fost stabilită la 107 950 EUR. Alocarea bugetară între contractanții principali (Mermayde și JRC) a fost stabilită în tabelul defalcării orientative a costurilor eligibile estimate. Pentru Mermayde, rata participării financiare comunitare a fost stabilită la 48,37 % din costurile admisibile. Responsabilul financiar al Comisiei a acceptat toate costurile prezentate de Mermayde pentru proiect (55 918,71 EUR) și a dedus 18 192,50 EUR pentru a recupera o parte din avansul inițial. Cu toate acestea, responsabilul financiar a întemeiat în mod eronat plata pe o rată de rambursare de 100 %, iar nu pe rata fixă contractuală de 48,37 %. În aprilie 2004, Comisia a efectuat un audit financiar al contractului. Auditorii au confirmat eligibilitatea și justificarea practic a tuturor costurilor acceptate de contabilul financiar, în special a tuturor costurilor de subcontractare prezentate de Mermayde. A existat doar o ajustare minoră a costurilor de 4 860,84 EUR în favoarea Comisiei la nivelul costurilor totale. Cu toate acestea, ca urmare a auditului, a trebuit să fie recuperată suma de 52 589,23 EUR. Suma de 2 351,19 euro a fost o continuare a ajustării costurilor, în timp ce suma de 50 238,04 euro a trebuit să fie rambursată de Mermayde ca urmare a plății excedentare inițiale la o rată de rambursare de 100 % în loc de 48,37 %.

2.4 Comisia a susținut, de asemenea, că nu a existat nicio modificare între cel de-al patrulea și cel de-al cincilea program-cadru în ceea ce privește rolul subcontractanților și eligibilitatea costurilor de subcontractare. În cadrul ambelor programe-cadru, subcontractanții nu erau ei înșiși contractanți cu legături contractuale cu Comisia. Cu toate acestea, contractanților (coordonatori și alți contractanți) li s-a permis să subcontracteze anumite părți ale activității lor. Astfel de costuri au fost eligibile în măsura în care au fost „imputate contractului” în conformitate cu clauzele contractuale [articolul 14 alineatul (3) partea C din anexa II la contract] și, prin urmare, au fost rambursate contractantului la rata de rambursare stabilită în contract și aplicabilă tuturor costurilor contractantului (în acest caz, 48,37 %). Nu a existat nicio contradicție între anexa I și anexa II la contract. Deși era adevărat că anexa I utiliza termenul „parteneri”, aceasta identifica în mod clar toate entitățile, cu excepția Mermayde și a JRC, drept „SC”, și anume subcontractanți. În plus, tabelul de defalcare a costurilor menționa doar aceste două entități ca fiind participanți la proiect. Prin urmare, a fost clar pentru reclamant din tabelul de defalcare a costurilor că subcontractanților, astfel cum au fost identificați în formularul de pregătire a contractului, nu li s-a acordat rolul de contractanți.

2.5 Comisia a reamintit că reclamantul a afirmat că "costurile totale reale" ale subcontractanților nu au fost furnizate în declarațiile de cheltuieli, dar că "ar fi posibil să se furnizeze justificarea". Cu toate acestea, Comisia a susținut că declarația reclamantului nu reflectă cerințele privind eligibilitatea și rambursarea costurilor de subcontractare în temeiul contractului. Pentru a fi eligibile, aceste costuri trebuiau înregistrate în conturile contractantului, iar copii ale facturilor relevante ale subcontractanților trebuiau anexate la declarațiile de cheltuieli [articolul 13 alineatul (1) și articolul 14 alineatul (3) din Condițiile generale]. Aceasta însemna că un contractant putea solicita rambursarea costurilor de subcontractare numai dacă primise o factură de la subcontractant, dacă plătise suma respectivă subcontractantului și dacă înregistrase această sumă în conturile sale. Rambursarea efectivă a acestor costuri de către Comisie depindea apoi de rata de rambursare prevăzută în contract, care, în cazul de față, era de 48,37 %. Rezultă că, dacă subcontractanții ar fi avut efectiv costuri mai mari și ar fi putut emite facturi mai mari, aceste facturi ar fi trebuit mai întâi să fie plătite integral de Mermayde pentru a fi eligibile. Costurile în cauză ar putea fi rambursate ulterior la 48,37 %. Această rată de rambursare a însemnat, într-adevăr, că Mermayde a trebuit să suporte 51,63 % din totalul costurilor eligibile, inclusiv costurile de subcontractare. Comisia nu și-a modificat, astfel cum susține reclamantul, interpretarea implicațiilor contractuale ale celui de Al cincilea program-cadru. Cu toate acestea, a fost corect să se afirme că, în cursul auditului financiar, a fost detectată o eroare în prelucrarea plăților efectuate pentru proiect, și anume că rata de rambursare pentru Mermayde ar fi trebuit să fie de 48,37 %, iar nu de 100 %. Aceasta a explicat valoarea ordinului de recuperare.

2.6 În observațiile sale, reclamantul a susținut că plângerea nu a fost rezumată corect de Comisie în avizul său, deoarece esența reală a plângerii sale a fost că Comisia ar fi trebuit să informeze Mermayde că subcontractanții săi ar fi trebuit să devină contractanți ai Comisiei pentru a se asigura că Mermayde ar fi fost eligibilă pentru costurile suportate de subcontractanți. Cu toate acestea, Mermayde a putut accepta că nu a existat nicio modificare formală a normelor între cel de Al patrulea și cel de Al cincilea program-cadru în ceea ce privește rolul subcontractanților și eligibilitatea costurilor de subcontractare. El adaugă că este posibil ca interpretarea acestor norme și punerea lor în aplicare să se fi schimbat. Problema a fost că, în tabelul financiar, au fost identificate costurile totale și sumele solicitate pentru subcontractanți și, prin urmare, Mermayde a presupus că sumele relevante ar putea fi într-adevăr solicitate Comisiei. Comisia a avut probabil dreptate din punct de vedere juridic atunci când a susținut că doar 48,37 % din cele 50 % indicate în tabel erau costuri eligibile, dar acest fapt a fost cu siguranță confuz. În discuțiile cu auditorii, sugestia de a găsi o justificare suplimentară pentru costurile totale de subcontractare nu a fost contrazisă. Cu toate acestea, Comisia a ignorat faptul că a fost trimisă o scrisoare către responsabilul financiar, sugerând că Mermayde va colecta și va prezenta toate documentele care ar justifica costurile totale ale subcontractanților, răspuns la care responsabilul financiar a sfătuit Mermayde să trimită justificarea sugerată împreună cu o nouă declarație de cheltuieli. Prin urmare, a fost clar că contabilul financiar nu a înțeles pe deplin implicațiile financiare și, prin urmare, reclamantul a depus eforturi considerabile pentru a colecta justificări. Cu toate acestea, Comisia nu a considerat relevante justificările care au fost furnizate.

2.7 Ombudsmanul constată următoarele din corespondența dintre reclamant și Comisie, ale cărei copii au fost prezentate de reclamant în sprijinul plângerii sale. La 1 iunie 2004, reclamantul a trimis Comisiei o scrisoare în care preciza, printre altele, că: „După cum va reieși în mod clar din propunerea inițială și din contractul cu Comisia, suma solicitată urma, într-adevăr, să fie de 48,37 % din costurile totale. (...) În aceste subcontracte au fost definite lucrările și contribuția financiară maximă pe care acestea urmau să fie autorizate să o factureze către Mermayde. (...) Mermayde nu a inclus costurile totale reale în declarațiile de cheltuieli respective. (...) Odată ce am toate dovezile privind costurile totale, pot pregăti - dacă este necesar - o declarație de cheltuieli revizuită pentru întreaga perioadă a proiectului, care să demonstreze că suma solicitată nu depășește 48,37% din costurile totale prevăzute în contract.” (1) Prin scrisoarea din 17 iunie 2004, reclamantul a prezentat Comisiei noi declarații de cheltuieli, explicând că: „Numai diferența este reprezentată de costurile reale totale suportate de subcontractanți. Suma solicitată este identică cu suma solicitată anterior. Acest lucru face ca procentul solicitat să ajungă la o valoare mai mică decât valoarea de 48,37 % menționată în contract”(2).

2.8 Din cele de mai sus reiese că Mermayde a solicitat subcontractanților săi să îi factureze numai 48,37 % din costurile lor totale și că Mermayde, la rândul său, a declarat Comisiei doar 48,37 % din costurile totale ale proiectului. Acest lucru este confirmat și de următoarele. Costurile totale estimate ale proiectului au fost de 222 750 EUR (3), în timp ce costurile totale acceptate pentru proiect au fost de 97 303,97 EUR (4), ceea ce reprezintă 43,68 % din costurile totale estimate. Potrivit Comisiei, practic toate costurile prezentate de Mermayde au fost acceptate. Cu excepția cazului în care costurile reale ale proiectului au fost mult mai mici decât se preconizase, acest lucru sugerează că Mermayde a declarat doar mai puțin de 50 % din costurile reale.

2.9 Ombudsmanul consideră necontestat faptul că contribuția financiară comunitară la proiect a fost stabilită la 48,37% din costurile totale ale proiectului, până la o valoare maximă de 107 950 EUR. Cu toate acestea, rămâne întrebarea cum ar fi trebuit declarate costurile pentru a fi finanțate. Pe baza punctelor 2.7 și 2.8 de mai sus, reclamantul pare să fie de părere că 48,37 % din costurile totale ale proiectului ar fi trebuit declarate și, ulterior, ar fi trebuit să primească finanțare. Pe de altă parte, Comisia pare să fie de părere că ar fi trebuit declarate costurile totale ale proiectului, din care 48,37 % ar primi finanțare.

2.10 Ombudsmanul reamintește, în acest sens, că articolul 3 din contract prevede că "totalul costurilor eligibile estimate ale proiectului este de 222 750 EUR" și că "Comunitatea finanțează costurile eligibile ale proiectului (...) până la o valoare maximă de 107 950 EUR". Ombudsmanul înțelege acest articol în sensul că finanțarea comunitară a fost acordată pe baza costurilor eligibile ale proiectului. Ombudsmanul consideră, de asemenea, că, pentru ca Comisia să determine costurile eligibile ale proiectului, toate costurile au trebuit declarate. Comisia ar urma apoi să finanțeze, în acest caz, 48,37 % din costurile pe care le-a declarat eligibile. Prin urmare, poziția Comisiei potrivit căreia costurile totale ale proiectului ar fi trebuit declarate pare rezonabilă.

2.11 Ombudsmanul reamintește, de asemenea, că articolul 16 din anexa II la contract prevede că "costurile eligibile se rambursează în cazul în care sunt justificate de contractantul principal". În speță, pare necontestat faptul că Mermayde a fost contractantul principal. Întrucât Mermayde pare să fi furnizat justificări doar pentru mai puțin de 50 % din costurile totale, pare rezonabil ca Comisia să fi furnizat finanțare numai pentru 48,37 % din aceste costuri justificate.

2.12 Cu toate acestea, Ombudsmanul ia act de argumentul reclamantului potrivit căruia funcționarul financiar l-a sfătuit să trimită justificări pentru costurile totale de subcontractare, dar, în cele din urmă, Comisia nu a considerat justificările relevante. Ombudsmanul reamintește, în acest sens, că articolul 13 din anexa II la contract prevede că costurile eligibile „se stabilesc în conformitate cu principiul contabil bazat pe costurile istorice și pe normele interne uzuale ale contractantului principal” și „se înregistrează în contabilitate”. Prin urmare, se pare că, pentru a fi eligibile, costurile trebuiau să fie înregistrate în conturile contractantului principal (în acest caz, Mermayde). Articolul 14 alineatul (3) din aceeași anexă prevede că subcontractele pot fi imputate contractului în cazul în care „copiile, certificate de contractanții principali în cauză, ale facturilor relevante sunt anexate la declarațiile de cheltuieli corespunzătoare”, ceea ce sugerează, de asemenea, că costurile de subcontractare au trebuit să fie facturate contractantului principal, și anume înregistrate în conturile contractantului principal. Prin urmare, Comisia pare să fi acționat în conformitate cu contractul atunci când a considerat că numai costurile subcontractanților care au fost suportate efectiv de contractantul principal, și anume Mermayde, erau eligibile pentru o finanțare de 48,37 %. Ombudsmanul nu găsește nimic în corespondența dintre reclamant și responsabilul financiar al Comisiei care să sugereze că acesta din urmă a sfătuit Mermayde să prezinte dovezi ale costurilor subcontractanților care nu au fost suportate de Mermayde, cu atât mai mult cu cât acesta, într-un e-mail din 7 iunie 2004 (5), se referă la „documente justificative și facturi”(6).

2.13 În opinia Ombudsmanului, din cele de mai sus reiese că reclamantul a înțeles greșit funcționarea sistemului comunitar de finanțare în cauză și modul în care ar fi trebuit declarate costurile. Prin urmare, rămâne întrebarea dacă a existat ceva în pregătirile pentru semnarea contractului care ar fi trebuit să determine Comisia să suspecteze că a existat o neînțelegere și să o determine să clarifice contractul pentru reclamant.

2.14 Ombudsmanul reamintește, în această privință, că reclamantul a considerat că cele două anexe la contract erau confuze, cu atât mai mult cu cât tabelul financiar din anexa I identifica costurile totale și sumele solicitate pentru subcontractanți, în timp ce anexa II preciza că erau eligibile numai costurile reale ale subcontractanților suportate de coordonator. Ombudsmanul observă că, în tabelul financiar în cauză, au fost enumerați subcontractanții, împreună cu costurile lor totale și „contribuția UE”, care au variat de la 0 la 100 % din costurile totale. Este adevărat că, analizând în mod individual subcontractanții, tabelul financiar nu este compatibil cu punctul de vedere al Comisiei cu privire la modul în care ar trebui declarate costurile pentru a fi finanțate, întrucât costurile unui anumit subcontractant, luate separat, nu ar putea fi finanțate de Comunitate în proporție de 100 %. După facturarea către Mermayde, numai 48,37 % din costurile facturate de subcontractant ar primi finanțare comunitară. Cu toate acestea, Ombudsmanul nu consideră că tabelul financiar în cauză a furnizat suficiente motive pentru ca Comisia să devină suspicioasă cu privire la modul în care reclamantul înțelege schema de finanțare, întrucât totalul „contribuției UE” enumerate a fost stabilit la 107 950 EUR, în deplină conformitate cu articolul 3 din contract. Ombudsmanul nu a identificat niciun alt motiv pentru care Comisia ar fi trebuit să suspecteze că reclamantul a înțeles greșit schema de finanțare.

2.15 În ceea ce privește argumentul reclamantului din plângere potrivit căruia Comisia ar fi trebuit să îl informeze cu privire la noile norme din cel de-al cincilea program-cadru și la posibilele consecințe negative ale recurgerii la subcontractanți, Ombudsmanul observă că reclamantul, în observațiile sale, a recunoscut că normele probabil nu s-au schimbat între cel de-al patrulea și cel de-al cincilea program-cadru în ceea ce privește eligibilitatea costurilor de subcontractare, dar că interpretarea normelor ar fi putut avea. Cu toate acestea, Ombudsmanul nu a găsit nicio dovadă care să sugereze că, în temeiul celui de Al patrulea program-cadru, Comisia a interpretat normele astfel încât să ofere finanțare pentru costurile altor entități decât contractanții principali care nu au fost preluate de acești contractanți prin facturare. Ombudsmanul observă, de asemenea, că „consecințele negative” ale utilizării subcontractanților ar fi putut fi evitate dacă acești subcontractanți și-ar fi facturat costurile integrale către Mermayde, care ar fi primit apoi finanțare pe baza acestor costuri integrale. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că nu există nicio obligație de informare în legătură cu această chestiune.

2.16 Cu siguranță, Ombudsmanul consideră regretabil faptul că reclamantul pare să fi înțeles greșit schema de finanțare a Comisiei. Cu toate acestea, având în vedere cele de mai sus, petiționarul nu constată nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei în această privință.

2.17 Fără a aduce atingere celor de mai sus, Ombudsmanul observă că, în cea de-a doua scrisoare de recuperare din 4 noiembrie 2004, Comisia a explicat semnificația costurilor care au fost "înregistrate în conturi" în legătură cu costurile de subcontractare, precizând că aceste costuri pot fi rambursate, la rata stabilită în contract (în cazul de față 48,37%), numai în măsura în care un subcontractant a prezentat contractantului o factură pe care contractantul a plătit-o integral. Ombudsmanul consideră că ar fi util, pentru a evita eventuale neînțelegeri viitoare în ceea ce privește finanțarea costurilor de subcontractare, ca Comisia să poată lua măsuri pentru a îmbunătăți claritatea contractelor care oferă finanțare comunitară prin explicarea, în termeni expliciti, a condițiilor care trebuie îndeplinite pentru ca aceste costuri să fie luate în considerare. Ombudsmanul va face o observație suplimentară în această privință.

3 Revendicarea reclamantului

3.1 Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să își retragă decizia de recuperare și să returneze suma recuperată de 52 589,23 EUR coordonatorului proiectului, Mermayde.

3.2 Comisia a susținut că, în timpul auditului Comisiei privind proiectul din aprilie 2004, auditorii au confirmat eligibilitatea și justificarea practic a tuturor costurilor acceptate de către contabilul financiar, în special a tuturor costurilor de subcontractare prezentate de Mermayde. A existat doar o ajustare minoră a costurilor de 4 860,84 EUR în favoarea Comisiei la nivelul costurilor totale. Cu toate acestea, ca urmare a auditului, a trebuit să fie recuperată suma de 52 589,23 EUR. Suma de 2 351,19 euro a fost o continuare a ajustării costurilor, în timp ce suma de 50 238,04 euro a trebuit să fie rambursată de Mermayde ca urmare a unei plăți excedentare inițiale la o rată de rambursare de 100 % în loc de 48,37 %. Administratorul financiar și-a întemeiat în mod eronat plata pe o rată de rambursare de 100 %, iar nu pe rata contractuală de 48,37 %. Atunci când a luat măsuri corective și a solicitat recuperarea sumei plătite în plus, Comisia a acționat în deplină conformitate cu prevederile contractuale și cu concluziile auditului. Comisia și-a exprimat regretul pentru eroarea care, cu toate acestea, a fost clară pentru reclamant, având în vedere acordurile contractuale.

3.3 Ombudsmanul consideră necontestat în cazul de față faptul că rata de rambursare urma să fie de 48,37 %. În plus, din cuprinsul punctului 3.2 de mai sus rezultă că Comisia pare să fi calculat în mod corect costurile eligibile, ceea ce înseamnă că a existat într-adevăr o plată excedentară eronată. Din păcate, această plată în exces pare să fi coincis cu neînțelegerea reclamantului cu privire la calculul costurilor eligibile și, prin urmare, acesta nu a observat eroarea. Cu toate acestea, pe baza constatării Ombudsmanului privind absența administrării defectuoase de la punctul 3.2 de mai sus, decizia de recuperare a Comisiei pare rezonabilă și, prin urmare, cererea reclamantului nu poate fi admisă.

4 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

ÎN AL DOILEA RÂND.

Ombudsmanul consideră că ar fi util, pentru a evita eventuale neînțelegeri viitoare în ceea ce privește finanțarea costurilor de subcontractare, ca Comisia să poată lua măsuri pentru a îmbunătăți claritatea contractelor care oferă finanțare comunitară prin explicarea, în termeni expliciti, a condițiilor care trebuie îndeplinite pentru ca aceste costuri să fie luate în considerare.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Sublinierea Ombudsmanului.

(2) Sublinierea Ombudsmanului.

(3) Articolul 3 din contract, a cărui copie a fost prezentată de reclamant împreună cu plângerea sa.

(4) Global Financial Overview, anexată la scrisoarea Comisiei din 11 mai 2004 adresată Mermayde, ale cărei copii au fost prezentate de reclamant împreună cu plângerea sa.

(5) O copie a acesteia a fost prezentată de reclamant împreună cu plângerea sa.

(6) Sublinierea Ombudsmanului.