Strasbourg, 4 iunie 2007

Stimate domnule C.,

La 28 octombrie 2004, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Oficiului pentru Selecția Personalului Comunităților Europene („EPSO”) privind sistemul de depunere a candidaturilor online în contextul concursurilor generale organizate de instituțiile comunitare.

La 7 decembrie 2004, am transmis reclamația directorului EPSO. La 11 martie 2005, ați contactat serviciile noastre pentru informații cu privire la progresele înregistrate în plângerea dumneavoastră. La 31 martie 2005, EPSO a transmis avizul său. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 27 mai 2005.

La 26 iunie 2005, am solicitat informații suplimentare din partea EPSO, care a trimis răspunsul său la această solicitare la 12 august 2005. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 25 octombrie 2005.

La 3 aprilie 2006, am prezentat EPSO un proiect de recomandare. La 1 iunie 2006, EPSO mi-a trimis avizul său detaliat cu privire la acest proiect de recomandare. La 12 iulie 2006, v-am transmis o copie a avizului detaliat al EPSO, însoțită de o invitație de a formula observații. Nu s-au primit observații din partea dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

La 8 iunie 2004, reclamantul, funcționar al Consiliului, a depus plângerea 1777/2004/ELB. Plângerea se referea la procedura online de depunere a candidaturilor și la sistemul de informare privind concursurile generale organizate de EPSO. Potrivit reclamantului, numai candidații care au acces la internet la domiciliu sau care locuiesc în zone în care accesul publicului la internet este posibil se pot înscrie la aceste concursuri. Având în vedere rata scăzută de penetrare a internetului în unele state membre (mai puțin de 15 % din populație avea acces la internet în unele state membre) și dificultățile întâmpinate în ceea ce privește accesul la internet în zonele rurale, reclamantul a considerat că această procedură este discriminatorie. În plus, candidații sunt obligați să își verifice dosarul pe internet pentru a obține informații cu privire la data, ora și locul examenelor, precum și cu privire la rezultatele acestora. Acesta a precizat că, pentru concursul general EPSO/A/11/03, 72 % dintre candidați nu au participat la teste. Reclamantul a considerat că acest lucru a fost inechitabil, deoarece candidații sunt responsabili pentru obținerea informațiilor care au fost furnizate anterior de EPSO.

Reclamantul a înțeles că cererile online sunt mai ușor de tratat, dar a susținut că aceasta ar trebui să fie doar o alternativă la alte posibilități. El consideră că utilizarea acestei proceduri ar putea avea un impact negativ asupra tuturor instituțiilor europene, deoarece EPSO a organizat concursuri generale pentru toate instituțiile și deoarece a mărit decalajul dintre cetățeni și instituții. Reclamantul a susținut că EPSO ar trebui să elimine obligația de a candida online și ar trebui să trimită direct candidaților informații precum data, ora și locul testelor, precum și rezultatele.

Întrucât reclamantul nu pare să fi contactat EPSO cu privire la această chestiune, plângerea a fost declarată inadmisibilă.

La 28 octombrie 2004, reclamantul a depus prezenta plângere, la care a anexat procesul-verbal al unei reuniuni a consiliului EPSO care a avut loc la 5 decembrie 2003 și procesul-verbal al unei reuniuni a COPARCO („Comisia Paritaire Comună”) din 20 octombrie 2003, punând sub semnul întrebării obligația de a depune o cerere online, la care a participat. De asemenea, el atrage atenția asupra preocupărilor privind sistemul de înregistrare online, exprimate, în cadrul aceleiași reuniuni, de reprezentanții personalului. Având în vedere obiectul plângerii, Ombudsmanul a considerat că aceasta a fost precedată de abordări administrative adecvate.

Reclamantul a indicat că procedura online a devenit rapid un fapt împlinit. Acesta a fost utilizat pentru prima dată pentru recrutarea de agenți auxiliari în cadrul extinderii UE (2002-2003). Având în vedere caracterul urgent și excepțional al acestei recrutări, utilizarea acestei proceduri a fost probabil justificată într-o anumită măsură. Ulterior, acesta a fost utilizat pentru concursurile pentru noile state membre. Și în acest caz, urgența și amploarea procedurii ar fi putut juca un rol în decizia de a recurge la procedura online de recrutare. Ulterior, aceasta a fost însă generalizată și aplicată tuturor concursurilor generale. Din informațiile deținute de reclamant, nu s-a efectuat niciun studiu de evaluare a impactului acestei proceduri. El a adăugat că rezultatul pare să indice o scădere bruscă a numărului de participanți. Potrivit acestuia, acest lucru a confirmat concluzia Comitetului de experți independenți potrivit căreia scopul concursurilor generale părea să fie o reducere drastică a numărului de candidați, mai degrabă decât o selecție a competențelor necesare.

În cadrul unei reuniuni a consiliului de administrație al EPSO din 5 decembrie 2003, directorul EPSO a indicat că, din cauza mijloacelor de comunicare pentru candidați și a mijloacelor de gestionare pentru EPSO, nu intenționează să renunțe la principiul candidaturii online. Reclamantul a susținut că EPSO nici măcar nu a comunicat direct cu candidații, dar candidații au trebuit să caute informații pe site-ul EPSO.

El a anexat statistici (1) privind accesul la internet în UE, care arată că doar 40% din gospodăriile din UE aveau acces la internet în iunie 2002 și că existau discrepanțe mari între statele membre: 51,8 % în Suedia, 44,9 % în Danemarca, 18,4 % în Spania sau 13,2 % în Grecia.

Reclamantul a sperat că Ombudsmanul va examina chestiunea nu numai din punct de vedere juridic și tehnic, ci și din punct de vedere etic, și anume obligația de a lua în considerare interesele candidaților.

Pe scurt, reclamantul a susținut că cerința ca candidații să își depună candidatura online pentru a participa la un concurs a fost discriminatorie din cauza ratelor diferite de utilizare a internetului în statele membre și că cerința ca candidații să își verifice dosarul online pentru a obține informații a fost neloială, deoarece candidații au fost singurii responsabili pentru monitorizarea dosarului lor, în timp ce deciziile sunt luate de EPSO. Acesta a susținut că EPSO ar trebui să trimită direct candidaților informații esențiale, cum ar fi data, ora și locul testelor și rezultatele.

INQUIRY

Avizul EPSO

Avizul EPSO poate fi rezumat după cum urmează:

Cartea albă privind reformarea Comisiei (2) a stabilit, ca una dintre acțiunile care trebuie întreprinse pentru a asigura o mai mare transparență pentru candidați, o utilizare sporită a internetului, inclusiv introducerea candidaturilor online. Având în vedere cele de mai sus, EPSO a introdus înscrierea online și comunicarea cu candidații în 2003. Aceasta a reprezentat un progres major în gestionarea concurenței, îmbunătățind accesibilitatea, accelerând comunicațiile și furnizând statistici în timp real cu privire la numărul de cereri primite. Acest lucru a facilitat, de asemenea, o mai bună planificare și gestionare a concurenței.

(a) Sistemul de aplicații on-line și impactul acestuia asupra numărului de aplicații

În ceea ce privește argumentele potrivit cărora sistemul on-line ar fi putut exclude candidați de la participarea la concursuri, trebuie să se constate că numărul candidaților care s-au înscris la concursurile în care a fost utilizată această metodă a arătat exact contrariul. Tabelul de mai jos prezintă numărul de candidaturi pentru concursuri similare, înainte și după adoptarea acestui sistem de candidaturi online.

Înainte de aplicarea on-line		Cu aplicații on-line
Concurență	Numărul de cereri	Concurență	Numărul de cereri
COM/C/1/00 (3)	1 005	EPSO/C/11/03 (4)	6 087
COM/C/1/02 (5)	6 940	EPSO/AST/4/05 (6)	11 798
EUR/A/166/01 (7)	2 375	EPSO/A/11/03 (8)	14 483

concursurile COM/C/1/00 și EPSO/C/11/03 care vizează recrutarea de secretari vorbitori de limbă engleză; concursurile COM/C/1/02 și EPSO/AST/4/05 care vizează recrutarea de secretari francofoni; concursurile EUR/A/166/01 și EPSO/A/11/03 au fost publicate pentru recrutarea de administratori în domeniul auditului. Cifrele nu au indicat o reducere a numărului de candidați, ci mai degrabă o creștere a numărului de candidaturi. Acest lucru ar putea fi explicat cu ușurință prin simplitatea și confortul sistemului de aplicații online și constituie una dintre cele mai pozitive consecințe ale acestui sistem.

(b) Profilul EPSO și impactul acestuia asupra numărului de candidați care susțin testele

În ceea ce privește reducerea numărului de candidați care au susținut testele, din nou, realitatea nu a fost cea susținută de reclamant. Luând ca exemplu aceleași concursuri ca înainte, numărul candidaților care au susținut testele de preselecție a fost mai mare după introducerea sistemului online.

Înainte de aplicarea on-line		Cu aplicații on-line
Concurență	Numărul de cereri	Concurență	Numărul de cereri
COM/C/1/00	662	EPSO/C/11/03	2 931
COM/C/1/02	5 120	EPSO/AST/4/05	5 500(9)
EUR/A/166/01	1 623	EPSO/A/11/03	3 864

De fapt, chiar dacă a existat o creștere a numărului de candidați care s-au înscris și apoi nu au participat la teste, cifra finală privind candidații care au susținut efectiv testele a fost în continuare în mod clar mai mare după introducerea sistemului online, în comparație cu același tip de concurs publicat înainte de introducerea acestui sistem.

EPSO studiază în permanență impactul sistemului online asupra numărului de candidați care susțin testele. Ținând seama de faptul că rata de participare la testele de preselecție din cadrul concursurilor lansate după introducerea sistemului online a scăzut și în interesul unei bune administrări, EPSO a decis să efectueze sondaje după fiecare set de teste de preselecție pentru a investiga motivele modificării ratelor de participare.

Pe baza rezultatelor acestor sondaje, EPSO a efectuat două studii pentru a analiza cauzele scăderii ratelor de participare la teste. Prima, datată 28 mai 2004, a concluzionat că utilizarea înregistrării și a comunicării online nu constituia un motiv semnificativ pentru neparticiparea candidaților la teste. Cu toate acestea, pentru a garanta că sistemul online nu exclude niciun candidat de la participarea la teste, EPSO a propus și a pus în aplicare mai multe măsuri. Prin urmare, candidaților li s-au trimis în mod sistematic mesaje de atenționare prin e-mail. În plus, având în vedere că una dintre concluziile acestui studiu era că simplitatea sistemului online încuraja candidaturile persoanelor care fie nu îndeplineau pe deplin criteriile de eligibilitate, fie nu aveau nicio intenție serioasă de a participa la concurs, a fost introdus de asemenea un sistem de confirmare. Prin urmare, după înregistrarea inițială, candidaților li s-a solicitat să își confirme intenția de a participa la testele de preselecție la data stabilită și să indice alegerea centrului de testare.

Al doilea raport a confirmat concluziile desprinse din primul. Principalul motiv invocat pentru a justifica neparticiparea la teste a rămas indisponibilitatea candidatului în ziua testelor. Un număr semnificativ de candidați (aproximativ 22 % dintre cei care au răspuns la sondaje) au decis să nu participe la teste, considerând că nu s-ar descurca bine. Pe de altă parte, numărul candidaților care s-au confruntat cu probleme în accesarea informațiilor relevante prin intermediul sistemului online al EPSO a rămas scăzut și nu au existat dovezi care să sugereze că profilul EPSO nu funcționa în mod satisfăcător. Doar cinci persoane au declarat că costul sau accesibilitatea internetului le-a împiedicat să primească scrisoarea de invitație la teste și doar 5 % dintre respondenți au declarat că nu au găsit scrisoarea de invitație. Este important de remarcat că acest procent a scăzut treptat, probabil din cauza eforturilor continue ale EPSO de a informa candidații cât mai clar posibil cu privire la sistemul online.

Astfel, EPSO nu numai că a studiat cu atenție impactul sistemului online asupra numărului de candidați care au susținut testele, ci a identificat și mai multe măsuri care puteau fi adoptate pentru a garanta că nu avea un efect negativ asupra acestor numere. Aceste măsuri, deja descrise, au fost puse în aplicare, iar al doilea raport a dovedit că sunt eficace.

Din cele de mai sus rezultă în mod clar că sistemul online nu a constituit un motiv semnificativ pentru neprezentarea candidaților la teste. În ceea ce privește creșterea ratei de neparticipare la aceste teste după introducerea înregistrării online, aceasta s-a datorat, de fapt, cererilor „false” din partea persoanelor care nu îndeplinesc criteriile de eligibilitate sau care nu sunt deosebit de motivate să susțină testele. De fapt, studiile au demonstrat că tocmai simplitatea și ușurința în utilizare a sistemului online a creat un număr excesiv de mare de candidați, în comparație cu concursurile anterioare.

Observațiile reclamantului

Observațiile reclamantului pot fi rezumate după cum urmează.

ESPO a tratat doar un aspect al plângerii, și anume consecințele sistemului de înregistrare online asupra numărului de candidați. EPSO nu a abordat caracterul discriminatoriu al obligației de a depune o cerere exclusiv online.

Rezultatele ultimului studiu realizat de Eurostat în primul trimestru al anului 2004, publicat în mai 2005 (10), au confirmat faptul că ratele de utilizare a internetului (11) variază considerabil de la o țară la alta: cele mai ridicate rate au fost înregistrate în Suedia (82 %), Danemarca (76 %) și Finlanda (70 %), în timp ce cele mai scăzute rate au fost înregistrate în Grecia (20 %), Ungaria (28 %), Lituania, Polonia și Portugalia (29 % fiecare). În plus, studiul a arătat că doar 47 % dintre persoanele cu vârste cuprinse între 16 și 74 de ani au utilizat internetul în UE în primul trimestru al anului 2004.

În ceea ce privește înregistrarea online, plângerea s-a referit la obligația de a utiliza acest sistem și la absența unei alternative, în special utilizarea serviciilor poștale obișnuite. Majoritatea statelor membre care utilizează noile tehnologii pentru a le permite cetățenilor să își exercite anumite drepturi le-au oferit cetățenilor posibilitatea de a alege să utilizeze aceste tehnologii. Cartea albă menționată de EPSO în avizul său nu obliga EPSO să utilizeze internetul, ci doar prevedea această posibilitate.

În ceea ce privește comparația efectuată de EPSO între diferite concursuri, reclamantul a atras atenția asupra faptului că profilurile concursurilor, deși vizează recrutarea pentru posturi similare, sunt diferite. Astfel, concursurile COM/C/1/00, COM/C/1/02 și EUR/A/166/01 au solicitat trei ani de experiență profesională, în timp ce celelalte nu au solicitat nicio experiență profesională. Reclamantul a considerat că, din acest motiv, numărul solicitanților a crescut.

În ceea ce privește participarea la concursuri, potrivit reclamantului, era evident că raportul dintre numărul de candidați care au participat la concursuri și numărul de candidaturi a scăzut, astfel cum se arată în tabel:

Concursuri fără candidaturi on-line	Numărul de cereri	Candidații care participă la concurs	Procentul de participare la teste
COM/C/1/00	1 005	662	65.87%
COM/C/1/02	6 940	5 120	73.78%
EUR/A/166/01	2 375	1 623	68.34%
Concursuri cu aplicații on-line	Numărul de cereri	Candidații care participă la concurs	Procentul de participare la teste
EPSO/C/11/03	6 087	2 931	48.15%
EPSO/AST/4/05	11 798	5 500	46.62%
EPSO/A/11/03	14 483	3 864	26.68%

Reclamantul nu a fost de acord cu observația EPSO potrivit căreia simplitatea sistemului a încurajat depunerea de candidaturi de către persoane care nu îndeplineau criteriile de eligibilitate sau care nu aveau intenția de a participa. Această observație a condus la crearea unui al doilea obstacol, și anume confirmarea participării la teste exclusiv prin intermediul sistemului online. Acesta a fost un nou element disuasiv pentru candidații care nu au acces la internet sau care întâmpină dificultăți în obținerea accesului la acesta. În cele din urmă, el consideră că procentul de 5 % dintre candidații care nu și-au găsit scrisoarea de invitație la teste și faptul că mai multe persoane au declarat că costul sau accesul la internet i-au împiedicat să primească scrisoarea de invitație ar trebui să ofere EPSO motive să reflecteze asupra sistemului și să ia măsuri de remediere. El a subliniat că studiul s-a bazat doar pe persoane care au răspuns, probabil online.

Reclamantul a fost de părere că studiile efectuate de EPSO nu erau fiabile, deoarece EPSO era atât judecător, cât și judecător. Un organism independent ar trebui să efectueze astfel de studii.

Acesta a concluzionat că EPSO ar trebui să contacteze online numai candidații care au ales să își depună candidatura online.

Anchete suplimentare

După o analiză atentă a avizului EPSO și a observațiilor reclamantului, s-a constatat că sunt necesare anchete suplimentare. Ombudsmanul nu a fost mulțumit de faptul că EPSO a răspuns pe deplin plângerii, deoarece EPSO nu a comentat încă argumentul reclamantului potrivit căruia proporția populației care are acces la internet variază foarte mult de la un stat membru la altul. De asemenea, el a solicitat să se comenteze dacă cerința obligatorie de înregistrare și consultare online a dosarelor ar putea discrimina în mod nejustificat persoanele care ar putea dori să candideze la concursurile EPSO, dar care nu au acces la internet.

Răspunsul suplimentar al EPSO

Răspunsul suplimentar al EPSO poate fi rezumat după cum urmează.

EPSO a efectuat o comparație între cele două sisteme de organizare a concursurilor, și anume înscrierea prin poștă obișnuită și înscrierea online. În ceea ce privește candidaturile prin poștă obișnuită, candidații care doreau să își depună candidatura trebuiau să găsească versiunea tipărită a Jurnalului Oficial, care era o procedură lungă și greoaie. Apoi, cererea a trebuit trimisă prin scrisoare recomandată, care a implicat deplasarea la cel mai apropiat oficiu poștal. Aceasta a fost o procedură îndelungată, care nu a garantat primirea postului. Același lucru este valabil și pentru corespondența ulterioară cu candidații. Cu sistemul poștal, nu a fost posibilă stabilirea rapidă a listelor de rezervă. Avantajul sistemului online era incontestabil în ceea ce privește rapiditatea cu care candidații puteau avea acces la informații, de la publicarea concursului până la lista de rezervă. Acest sistem a fost mai ușor pentru candidați, a permis accesul rapid la informații și comunicarea în timp util cu candidații și a fost stabil, în pofida modificărilor adreselor poștale. EPSO era acum în măsură să organizeze un număr mai mare de concursuri și să comunice cu un număr mai mare de candidați, fără niciun dezavantaj pentru candidați.

Accesul la internet a variat de la un stat membru la altul, dar și accesul la un oficiu poștal a variat. Utilizarea internetului s-a răspândit și tot mai mulți oameni au avut acces la internet. În cadrul concursurilor organizate de EPSO, populația-țintă a fost populația activă, care a avut un acces mai bun la internet. În mod similar, accesul la internet a variat în funcție de nivelul de educație. Cu cât nivelul de educație este mai ridicat, cu atât accesul la internet este mai bun. EPSO a declarat că candidații ar putea merge în locuri precum bibliotecile publice, universitățile și cafenelele cibernetice pentru a avea acces la internet, dacă nu au acces la acesta la locul lor de muncă. Comisia a atras atenția asupra faptului că, în 2004, procentul mediu al întreprinderilor din vechile state membre care utilizau internetul era de 89 % și că, în noile state membre, 90 % dintre întreprinderile din Estonia utilizau internetul.

În concluzie, EPSO a considerat că utilizarea internetului nu îi împiedica pe candidați să își depună candidatura în comparație cu sistemul utilizat anterior. În plus, s-au înregistrat progrese substanțiale în ceea ce privește gestionarea și rentabilitatea sistemului. Singura excepție de la înregistrarea online este acordată persoanelor cu handicap. Proporția candidaților care beneficiază de acest sistem este foarte scăzută și nu a avut nicio influență asupra rentabilității sale. EPSO a considerat că sistemul de înregistrare online nu era discriminatoriu în ceea ce privește accesul la concursuri și a facilitat încheierea rapidă a procedurilor. Până în prezent, EPSO nu a primit nicio plângere în ceea ce privește accesul la sistem.

Observațiile suplimentare ale reclamantului

Reclamantul a repetat că plângerea sa se referea la utilizarea exclusivă a internetului pentru a se înscrie la concursuri și și-a exprimat regretul cu privire la faptul că EPSO nu a abordat această chestiune.

El deplânge faptul că EPSO a prezentat înregistrarea online obligatorie și absența comunicării directe cu candidații drept două constrângeri inevitabile ale utilizării internetului. De fapt, acestea au fost două alegeri făcute de EPSO pentru a facilita gestionarea electronică a candidaturilor. Întrebarea era dacă aceste opțiuni justificau excluderea a numeroși potențiali candidați care nu aveau acces sau care aveau dificultăți în a avea acces la internet. Acesta a considerat că, în cazul în care EPSO ar face înregistrarea online mai degrabă opțională decât obligatorie, aceasta ar reconcilia avantajele incontestabile ale internetului în ceea ce privește accesul la informații și comunicarea acestora, evitând în același timp discriminarea. EPSO va fi responsabil de codificarea datelor candidaților care și-au depus candidatura prin poștă obișnuită și de redactarea scrisorilor către acești candidați. Această modificare nu ar trebui să fie împovărătoare și nu ar trebui să conducă la întârzieri.

În cazul în care EPSO ar continua să includă scrisori în profilurile candidaților fără a le scrie direct prin intermediul adreselor lor de e-mail, EPSO ar trebui să informeze candidații că aceasta este practica sa.

În ceea ce privește faptul că sistemul online a accelerat procedurile, reclamantul a susținut că nu a fost efectuat niciun studiu aprofundat cu privire la această chestiune. El a adăugat că, în cazul în care s-ar fi înregistrat unele progrese, acestea ar fi fost mai moderate decât cele declarate de EPSO și s-ar fi datorat probabil organizării concursurilor în funcție de limbă, noilor teste de preselecție, lipsei examinării preliminare a candidaturilor și utilizării a numai trei limbi pentru a comunica cu candidații.

Reclamantul a concluzionat că principala contribuție a EPSO a fost scăderea numărului de candidați din cauza numărului mare de obstacole și a remarcat că EPSO nu a reușit să atingă obiectivul de a recruta numărul necesar de candidați.

PROIECT DE RECOMANDARE

La 3 aprilie 2006, Ombudsmanul a adresat EPSO următorul proiect de recomandare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din statutul său:

Candidații la concursurile generale trebuie să se înregistreze și să comunice online cu EPSO. EPSO ar trebui să ia în considerare posibilitatea de a prevedea excepții de la această cerință pentru persoanele care întâmpină dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în ceea ce privește accesul la internet. EPSO ar putea solicita ca cererile de derogare să fie susținute de dovezi de tipul celor pe care s-ar putea aștepta în mod rezonabil ca persoana în cauză să le furnizeze în circumstanțele respective.

Acest proiect de recomandare s-a bazat pe următoarele considerații:

Presupusa discriminare și inechitabilitate din partea EPSO din cauza sistemului de înregistrare și informare online pentru concursuri

1. Plângerea se referă la sistemul online de depunere a candidaturilor și de informare al EPSO pentru concursurile generale organizate de EPSO. Potrivit reclamantului, numai candidații care au acces la internet la domiciliu sau care locuiesc în zone în care accesul publicului la internet este posibil se pot înscrie la aceste concursuri. Având în vedere rata scăzută de penetrare a internetului în unele state membre (mai puțin de 15 % din populație are acces la internet în unele zone) și dificultățile în obținerea accesului la internet în zonele rurale, reclamantul a susținut că cerința ca candidații să aplice online pentru a participa la concursuri generale este discriminatorie. Reclamantul a susținut, de asemenea, că cerința ca candidații să își verifice online dosarul pentru a obține informații este inechitabilă, deoarece candidații sunt singurii responsabili de monitorizarea dosarului lor, în timp ce deciziile sunt luate de EPSO. Candidații sunt obligați să își verifice dosarul pe internet pentru a obține informații cu privire la data, ora și locul examenelor, precum și cu privire la rezultatele acestora. Reclamantul a susținut că EPSO ar trebui să trimită direct candidaților informații esențiale, cum ar fi data, ora și locul testelor și rezultatele.

2. În avizul său din 31 martie 2005, EPSO a explicat că cifrele nu indicau o reducere a numărului de candidați, ci o creștere a numărului de candidaturi. Acest lucru ar putea fi explicat prin simplitatea și confortul sistemului de depunere a cererilor online, care a constituit două dintre cele mai pozitive consecințe ale acestuia. Chiar dacă a existat o creștere a numărului de candidați care s-au înscris și apoi nu au participat la teste, cifra finală privind candidații care au susținut efectiv testele a fost mai mare după introducerea sistemului on-line, în comparație cu același tip de concurs publicat înainte de introducerea acestui sistem.

Ținând seama de faptul că rata de participare la testele de preselecție din cadrul concursurilor lansate după introducerea sistemului online a scăzut și în interesul unei bune administrări, EPSO a efectuat sondaje după fiecare set de teste de preselecție pentru a investiga motivele modificării nivelurilor de participare și pentru a monitoriza orice măsură corectivă luată. Pe baza acestor studii, au fost efectuate două studii. Primul studiu a concluzionat că utilizarea înregistrării și a comunicării online nu a reprezentat un motiv semnificativ pentru neparticiparea candidaților la teste. Cu toate acestea, pentru a garanta că sistemul online nu exclude niciun candidat de la participarea la teste, EPSO a propus și a pus în aplicare mai multe măsuri: Candidaților li s-au trimis mesaje de atenționare prin e-mail și s-a introdus, de asemenea, o confirmare a participării. Prin urmare, după înregistrarea inițială, candidații sunt rugați să își confirme intenția de a participa la testele de preselecție la data stabilită și să indice alegerea centrului de testare. Cel de-al doilea studiu a confirmat concluziile la care s-a ajuns în primul. Principalul motiv invocat pentru a justifica neparticiparea la teste a rămas indisponibilitatea candidatului în ziua testelor. Un număr semnificativ de candidați au decis să nu participe la teste, crezând că nu s-ar descurca bine.

EPSO a explicat că numărul candidaților care s-au confruntat cu probleme în accesarea informațiilor relevante prin intermediul sistemului online al EPSO a rămas scăzut. EPSO a remarcat că acest procent a scăzut treptat, probabil din cauza eforturilor continue ale EPSO de a informa candidații cât mai clar posibil cu privire la sistemul online.

3. În avizul său suplimentar din 12 august 2005, EPSO a considerat că avantajul sistemului online era incontestabil în ceea ce privește rapiditatea cu care candidații pot avea acces la informații de la publicarea concursului până la întocmirea listei de rezervă. Acest sistem a fost, de asemenea, mai ușor pentru candidați, deoarece a permis accesul rapid la informații și comunicarea în timp util cu aceștia. EPSO este acum în măsură să organizeze un număr mai mare de concursuri, să comunice cu un număr mai mare de candidați și să închidă rapid procedurile. EPSO a considerat că s-au înregistrat progrese substanțiale în ceea ce privește gestionarea și rentabilitatea sistemului. EPSO nu a primit nicio plângere în ceea ce privește accesul la sistem.

4. În observațiile sale, reclamantul a considerat că creșterea numărului de candidați ar putea fi explicată prin faptul că profilurile concursurilor menționate de EPSO în avizul său, deși vizau recrutarea de candidați pentru posturi similare, erau diferite în ceea ce privește experiența profesională solicitată. În ceea ce privește participarea la concursuri, potrivit reclamantului, era evident că raportul dintre numărul de candidați care au participat la concursuri și numărul de candidaturi a scăzut. Acesta nu este de acord cu observația EPSO potrivit căreia simplitatea sistemului a încurajat depunerea de candidaturi de către persoane care nu îndeplinesc criteriile de eligibilitate sau care nu au intenția de a participa. Acest lucru a condus la crearea unui al doilea obstacol în calea participării la concursuri, și anume confirmarea participării la teste exclusiv prin intermediul sistemului online.

Reclamantul a explicat că opțiunea înregistrării online ar servi la reconcilierea avantajelor incontestabile ale internetului în ceea ce privește accesul la informații și comunicarea acestora cu scopul de a evita discriminarea. El a adăugat că EPSO ar trebui să contacteze online numai candidații care au ales să își depună candidatura online.

În cazul în care EPSO ar continua să includă scrisori în profilurile candidaților fără a le scrie direct prin intermediul adreselor lor de e-mail, EPSO ar trebui să informeze candidații că aceasta a fost practica utilizată.

În ceea ce privește faptul că sistemul online a accelerat procedurile, reclamantul a susținut că nu s-a efectuat niciun studiu aprofundat cu privire la această chestiune. El a adăugat că, în cazul în care s-au înregistrat unele progrese, acestea au fost mai moderate decât cele declarate de EPSO și s-au datorat probabil organizării concursurilor în funcție de limbă, noilor teste de preselecție, absenței examinărilor preliminare ale candidaturilor și utilizării a doar trei limbi pentru a comunica cu candidații.

Reclamantul a concluzionat că principala contribuție a EPSO a fost scăderea numărului de candidați din cauza numărului mare de obstacole și a remarcat că EPSO nu a reușit să recruteze numărul necesar de candidați.

5. În proiectul său de recomandare, Ombudsmanul a reamintit că, în conformitate cu anexa III la Statutul funcționarilor,

„Instituțiile (...) încredințează Oficiului pentru Selecția Personalului Comunităților Europene (denumit în continuare «Oficiul») responsabilitatea de a lua măsurile necesare pentru a asigura aplicarea unor standarde uniforme în procedurile de selecție a funcționarilor Comunităților, precum și în procedurile de evaluare și de examinare (...). Misiunea oficiului este de a (a) organiza, la cererea instituțiilor individuale, concursuri generale; (b) acordă, la cererea instituțiilor individuale, asistență tehnică pentru concursurile interne organizate de acestea; (c) stabilește conținutul tuturor examenelor organizate de instituții (...); (d) își asumă responsabilitatea generală pentru definirea și organizarea evaluării capacității lingvistice (...).”

EPSO a conceput un sistem prin care candidații își depun candidatura pentru concursuri pe cale electronică pe site-ul internet al EPSO, iar EPSO comunică cu candidații pe cale electronică prin intermediul unei căsuțe poștale funcționale, denumită profilul EPSO. Astfel cum se descrie în anunțul de concurs EPSO/A/11/03 (12) (administratori asistenți în domeniul auditului), acest sistem funcționează după cum urmează:

„(...) Dacă [unul] dorește [dorește] să candideze, [unul] trebuie să se înregistreze pe internet, accesând site-ul EPSO (...) După [unul] prezintă formularul electronic, [unul] va primi pe ecran un număr de înregistrare pe care [unul] trebuie să îl noteze și să îl păstreze - acesta va fi numărul de referință [al său] în toate aspectele referitoare la candidatura [sa]. Odată ce [o] ha [s] a primit acest număr, procesul de înregistrare este finalizat – aceasta constituie o confirmare a faptului că datele [o] ha [s] introduse au fost înregistrate de EPSO. Rețineți că [unul] trebuie să aibă o adresă de e-mail - aceasta va fi utilizată pentru a identifica înregistrarea [sa](...) Odată înregistrat, [unul] poate urmări diferitele etape ale concursului și poate verifica data și locul diferitelor teste pe site-ul web făcând clic pe „concursuri în curs” (...) Toate informațiile privind invitația de a participa la teste, formularul de candidatură și invitația la testele orale vor fi postate pe site-ul web (...) [unul] ar trebui să urmărească evoluția procedurii de concurs și, în fiecare etapă, să verifice dacă [aceasta] accesează informațiile relevante pentru candidatura [sa] prin utilizarea parolei [sale](...)”.

6. În primul rând, Ombudsmanul a reamintit că, în conformitate cu jurisprudența, principiul nediscriminării menționat de reclamant impune ca situații diferite să nu fie tratate în același mod, cu excepția cazului în care un astfel de tratament este justificat în mod obiectiv (13). Principiul egalității de tratament a candidaților în cadrul procedurilor în materie de concurență este considerat un principiu fundamental al dreptului comunitar (14). Principiul egalității de tratament a potențialilor candidați la concursurile de recrutare trebuie considerat, de asemenea, un principiu obligatoriu pentru instituțiile și organismele comunitare.

7. În plus, Ombudsmanul a observat că, potrivit studiilor efectuate de Eurostat (15), ratele de utilizare a internetului variază considerabil de la un stat membru la altul. Studiile Eurostat arată că 47% dintre persoanele cu vârste cuprinse între 16 și 74 de ani au utilizat internetul în UE în 2004, ratele variind de la 20% în Grecia la 82% în Suedia. Datele disponibile pe site-ul Eurostat arată, de asemenea, că, în UE, 54 % dintre persoane au utilizat internetul în 2005, ratele variind de la 24 % în Grecia la 85 % în Suedia. Cu toate acestea, aceste date statistice, care se referă la utilizarea internetului , nu oferă informații semnificative cu privire la accesibilitatea internetului. Reclamantul a făcut referire la statisticile privind disponibilitatea accesului la internet în gospodăriile din UE. În plus, potrivit unui studiu Eurostat (16), 89 % dintre întreprinderile europene cu zece sau mai mulți angajați aveau o conexiune la internet în 2004. Deși EPSO a recunoscut că accesul la internet variază de la un stat membru la altul, Ombudsmanul a observat că, în contextul prezentei anchete, nu i s-au furnizat și nu a putut găsi pe site-ul internet al Eurostat date statistice privind accesibilitatea la internet în general; în acest sens, datele statistice menționate mai sus, referitoare la accesul la internet în gospodăriile din UE și în întreprinderile cu zece sau mai mulți angajați din UE, nu ar putea fi considerate adecvate în sensul prezentei anchete, deoarece este cunoscut faptul că accesul la internet este disponibil și în alte locuri de muncă, precum și în locuri publice, cum ar fi bibliotecile sau cafenelele cibernetice. În plus, s-a constatat că nu existau statistici privind posibilitatea candidaților sau potențialilor candidați la concursurile EPSO de a avea acces la internet. În mod similar, trebuie remarcat faptul că, pe baza informațiilor furnizate de EPSO, se pare că EPSO nu a primit nicio plângere (cu excepția prezentei plângeri depuse la Ombudsman) cu privire la această chestiune. În plus, nu a existat nicio dovadă că un număr semnificativ de persoane interesate să se înscrie la EPSO și să participe la concursurile EPSO au fost împiedicate să facă acest lucru din cauza dificultății lor de a avea acces la internet. În afară de aceasta, ca o chestiune de cunoștințe și experiență comune, accesibilitatea la internet este în continuă creștere, după cum a subliniat în mod corect EPSO.

8. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că EPSO a furnizat următoarele justificări pentru instituirea sistemului obligatoriu de înregistrare și informare online pentru procedurile de recrutare:

• sistemul „asigură o mai mare transparență pentru candidați”;
• „[...] a reprezentat un progres major în ceea ce privește gestionarea concurenței, îmbunătățirea accesibilității, accelerarea comunicațiilor și furnizarea de statistici în timp real cu privire la numărul de cereri primite. Acest lucru a facilitat, de asemenea, o mai bună planificare și gestionare a concurenței.”;
• „în ceea ce privește gestionarea și rentabilitatea sistemului, s-au înregistrat progrese substanțiale în ceea ce privește internetul.”;
• sistemul face posibilă „deținerea rapidă a unor liste de rezervă. Avantajul sistemului on-line era incontestabil în ceea ce privește rapiditatea cu care candidații puteau avea acces la informații de la publicarea concursului până la lista de rezervă. Acest sistem a fost mai ușor pentru candidați, a permis un acces rapid la informații și o comunicare în timp util cu candidații, care a fost stabilă în pofida modificărilor adreselor poștale. EPSO a fost acum în măsură să organizeze un număr mai mare de concursuri și să comunice cu un număr mai mare de candidați, fără niciun dezavantaj pentru candidați.”

9. Ombudsmanul a fost de părere că EPSO a furnizat justificări obiective adecvate pentru instituirea sistemului obligatoriu de înregistrare și comunicare online pentru concursurile pe care le organizează. Având în vedere cele de mai sus, cerința ca candidații să se adreseze EPSO și să comunice cu EPSO prin intermediul internetului nu încalcă principiul egalității de tratament al potențialilor candidați sau candidați în principiu și nu trebuie considerată ca fiind inechitabilă sau ca reprezentând un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, Ombudsmanul nu a acceptat afirmația potrivit căreia înscrierea online la concursurile EPSO și comunicarea online dintre EPSO și candidații la concursurile organizate de EPSO ar trebui să fie, în principiu, doar opționale și nu obligatorii, așa cum este în prezent.

10. Cu toate acestea, Ombudsmanul nu a exclus posibilitatea ca, în anumite cazuri, candidații potențiali și candidații să întâmpine dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în ceea ce privește depunerea unei candidaturi la EPSO sau comunicarea cu EPSO prin intermediul internetului. În astfel de cazuri, principiul nediscriminării menționat mai sus impune ca EPSO să prevadă o excepție de la cerința privind înregistrarea și comunicarea online. În acest sens, Ombudsmanul a remarcat că numărul candidaților care ar putea intra sub incidența acestei excepții nu ar putea fi considerat, în mod rezonabil, suficient de semnificativ pentru a influența eficiența sistemului. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că EPSO a prevăzut deja o astfel de excepție în ceea ce privește persoanele cu handicap, cărora li se permite să se adreseze EPSO prin post obișnuit (17). Concluzia Ombudsmanului a fost, prin urmare, că faptul că EPSO nu a prevăzut o excepție similară pentru persoanele (fără handicap) care întâmpină dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în ceea ce privește accesul la internet nu este compatibil cu principiul nediscriminării, discutat la punctul 6 de mai sus, și constituie un caz de administrare defectuoasă.

11. În ceea ce privește argumentul reclamantului potrivit căruia, „[î]n cazul în care EPSO continuă să includă scrisori în profilurile candidaților fără a le scrie prin intermediul adreselor lor de e-mail, EPSO ar trebui să informeze candidații că aceasta este practica utilizată”, Ombudsmanul a observat că site-ul EPSO le indică candidaților că „orice comunicare din partea EPSO către [aceștia] va fi trimisă, în mod normal, profilului [lor] EPSO. Aceasta poate fi trimisă, de asemenea, la [] adresa lor de e-mail. [EPSO] recomandă cu fermitate [candidaților] să consulte [profilul lor] EPSO în mod regulat.” Ombudsmanul a considerat că EPSO a furnizat deja candidaților informațiile sugerate de reclamant.

12. Ombudsmanul a luat act de faptul că EPSO a explicat că a încercat să crească numărul (în esență procentul) candidaților care participă la teste, solicitând confirmarea online a participării la teste și trimițând mementouri prin e-mail. Având în vedere că (i) cerința de confirmare online promovează scopul legitim menționat mai sus și întrucât, astfel cum s-a analizat mai sus, (ii) sistemul obligatoriu de înregistrare și comunicare online al EPSO nu încalcă, în principiu, principiul egalității de tratament între potențialii candidați sau candidați și (iii) nu trebuie considerat inechitabil, cerința de confirmare online trebuie, în principiu, să fie respectată. Cu toate acestea, din motivele indicate mai sus, EPSO ar trebui să ia în considerare posibilitatea de a face o excepție și de a comunica prin poștă obișnuită cu candidații care întâmpină dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în ceea ce privește accesul la internet.

13. În cele din urmă, Ombudsmanul a luat act de următoarele aspecte în ceea ce privește aplicarea excepției menționate la punctele 10 și 12. Întrebarea dacă anumite fapte, considerate adevărate, echivalează cu „dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în ceea ce privește accesul la internet” este o chestiune juridică. În ceea ce privește cuantumul informațiilor și al elementelor de probă necesare pentru stabilirea acestor fapte, trebuie să se țină seama nu numai de ponderea intereselor concurente în cauză, ci și de natura specifică a faptelor care dau naștere unei cereri de aplicare a unei astfel de excepții. În consecință, EPSO ar trebui să țină seama în mod corespunzător de faptul că, în acest context, dovada concretă a existenței unui fapt negativ, cum ar fi indisponibilitatea conexiunii la internet în zona în care persoana în cauză locuiește și lucrează, poate fi destul de dificil de obținut. Aceasta implică faptul că, având în vedere baza factuală specifică a cererii și conținutul informațiilor și documentelor justificative, o probabilitate rezonabilă a existenței faptelor negative menționate de persoana în cauză ar putea fi suficientă pentru a justifica aplicarea excepției.

Avizul detaliat al EPSO

Avizul detaliat al EPSO poate fi rezumat după cum urmează:

Dacă ne imaginăm că, în mod excepțional, candidatura prin post obișnuit a fost considerată admisibilă, EPSO a atras atenția Ombudsmanului asupra unor dificultăți majore.

Pe de o parte, este aproape imposibil să se identifice dificultățile teoretice cu care s-ar putea confrunta reclamanții atunci când își depun candidatura online și, pe de altă parte, ar fi și mai dificil să se găsească mijloace fiabile pentru a dovedi dificultățile întâmpinate.

EPSO a fost convins că o comunicare prin poștă obișnuită ar conduce la plângeri pe motive de discriminare care rezultă din faptul că unele dificultăți au fost luate în considerare, în timp ce altele nu au fost luate în considerare.

EPSO a insistat, de asemenea, asupra faptului că rețeaua de acces public la internet este mai largă decât cea a oficiilor poștale și că, prin urmare, un astfel de acces mai larg facilitează introducerea candidaturilor. EPSO a concluzionat astfel că, în ceea ce privește gestionarea unei activități publice precum concursurile, existența unui sistem dual de depunere a candidaturilor (online și prin poștă obișnuită) nu este deloc justificată.

EPSO a arătat că, în ceea ce privește dificultățile identificabile și justificate, în anunțurile de concurs erau deja prevăzute excepții specifice. Acesta este cazul candidaților cu handicap care își pot depune candidatura prin poștă obișnuită. Cu toate acestea, ei trebuie să facă dovada stării lor de persoane cu handicap, ceea ce evită orice tratament inegal.

Toate normele sunt specificate în anunțurile de concurs, pe care EPSO și comisiile de evaluare ar trebui să le respecte. Având în vedere normele din etapa de preselecție, nu mai este posibilă aplicarea pe suport de hârtie. În ceea ce privește celelalte etape, chiar dacă candidații ar trebui să își trimită candidatura și anexele prin poștă obișnuită, EPSO nu mai este obligat să trimită candidaților deciziile privind candidatura lor prin poștă obișnuită.

Având în vedere cele de mai sus, EPSO a considerat că nu este posibilă introducerea de candidaturi prin poștă obișnuită pentru candidații care dovedesc că au întâmpinat dificultăți în ceea ce privește accesul la internet.

EPSO a insistat asupra faptului că alegerea pe care a făcut-o pentru procedurile electronice îndeplinește un obiectiv de interes public, în sensul că prin intermediul profilului EPSO electronic fiecare candidat poate consulta, adesea de acasă, toate informațiile care îl privesc. Gestionarea electronică a permis un grad mai mare de precizie, fiabilitate și rapiditate în comunicarea dintre candidați și EPSO decât utilizarea postului obișnuit. În plus, acesta a fost singurul mijloc disponibil în prezent pentru gestionarea numărului mare de cereri și a termenelor stabilite pentru proceduri.

EPSO și-a exprimat speranța că Ombudsmanul va înțelege preocupările EPSO, care urmăreau să se asigure că recrutarea prin concursuri s-a desfășurat în mod corespunzător și că aceste proceduri au fost gestionate corect.

Observațiile reclamantului cu privire la avizul detaliat al EPSO

Nu s-a primit nicio observație din partea reclamantului.

DECIZIA

1 Presupusă discriminare și inechitabilitate din partea EPSO din cauza sistemului de înregistrare și informare online pentru concursuri

1.1 Plângerea se referă la sistemul online de depunere a candidaturilor și de informare al EPSO pentru concursurile generale pe care le-a organizat. Potrivit reclamantului, numai candidații care au acces la internet la domiciliu sau care locuiesc în zone în care accesul publicului la internet este posibil se pot înscrie la aceste concursuri. Având în vedere rata scăzută de penetrare a internetului în unele state membre (mai puțin de 15 % din populație are acces la internet în unele zone) și dificultățile în obținerea accesului la internet în zonele rurale, reclamantul a susținut că cerința ca candidații să aplice online pentru a participa la concursuri generale este discriminatorie. Reclamantul a susținut, de asemenea, că cerința ca candidații să își verifice online dosarul pentru a obține informații este inechitabilă, deoarece candidații sunt singurii responsabili de monitorizarea dosarului lor, în timp ce deciziile sunt luate de EPSO. Candidații sunt obligați să își verifice dosarul pe internet pentru a obține informații cu privire la data, ora și locul examenelor, precum și cu privire la rezultatele acestora. Reclamantul a susținut că EPSO ar trebui să trimită direct candidaților informații esențiale, cum ar fi data, ora și locul testelor, precum și rezultatele.

1.2 În avizul său din 31 martie 2005, EPSO a explicat că cifrele nu indicau o reducere a numărului de candidați, ci mai degrabă o creștere a numărului de candidaturi. Acest lucru ar putea fi explicat prin simplitatea și confortul sistemului de depunere a cererilor online, care a constituit două dintre cele mai pozitive consecințe ale acestuia. Chiar dacă a existat o creștere a numărului de candidați care s-au înscris și apoi nu au participat la teste, cifra finală privind candidații care au susținut efectiv testele a fost mai mare după introducerea sistemului online, în comparație cu numărul de candidați care au susținut testele în cadrul aceluiași tip de concurs publicat înainte de introducerea acestui sistem.

Ținând seama de faptul că rata de participare la testele de preselecție din cadrul concursurilor lansate după introducerea sistemului online a scăzut și în interesul unei bune administrări, EPSO a efectuat sondaje după fiecare set de teste de preselecție pentru a investiga motivele modificării nivelurilor de participare și pentru a monitoriza orice măsură corectivă luată. Pe baza acestor studii, au fost efectuate două studii. Primul studiu a concluzionat că utilizarea înregistrării și a comunicării online nu a reprezentat un motiv semnificativ pentru neparticiparea candidaților la teste. Cu toate acestea, pentru a garanta că sistemul online nu exclude niciun candidat de la participarea la teste, EPSO a propus și a pus în aplicare mai multe măsuri: Candidaților li s-au trimis mesaje de atenționare prin e-mail și s-a introdus, de asemenea, o confirmare a participării. Prin urmare, după înregistrarea inițială, candidații sunt rugați să își confirme intenția de a participa la testele de preselecție la data stabilită și să indice alegerea centrului de testare. Cel de-al doilea studiu a confirmat concluziile la care s-a ajuns în primul. Principalul motiv invocat pentru a justifica neparticiparea la teste a rămas indisponibilitatea candidatului în ziua testelor. Un număr semnificativ de candidați au decis să nu participe la teste, crezând că nu s-ar descurca bine.

EPSO a explicat că numărul candidaților care s-au confruntat cu probleme în accesarea informațiilor relevante prin intermediul sistemului online al EPSO a rămas scăzut. EPSO a remarcat că acest procent a scăzut treptat, probabil din cauza eforturilor continue ale EPSO de a informa candidații cât mai clar posibil cu privire la sistemul online.

În avizul său suplimentar din 12 august 2005, EPSO a considerat că avantajul sistemului online era incontestabil în ceea ce privește rapiditatea cu care candidații pot avea acces la informații, de la publicarea concursului până la întocmirea listei de rezervă. Acest sistem a fost, de asemenea, mai ușor pentru candidați, deoarece a permis accesul rapid la informații și comunicarea în timp util cu aceștia. EPSO este acum în măsură să organizeze un număr mai mare de concursuri, să comunice cu un număr mai mare de candidați și să închidă rapid procedurile. EPSO a considerat că s-au înregistrat progrese substanțiale în ceea ce privește gestionarea și rentabilitatea sistemului. EPSO nu a primit nicio plângere în ceea ce privește accesul la sistem.

1.3 La 3 aprilie 2006, Ombudsmanul a adresat EPSO, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din statutul său, un proiect de recomandare conform căruia EPSO ar trebui să ia în considerare posibilitatea de a prevedea excepții de la cerința privind sistemul de înregistrare și informare online pentru concursuri pentru persoanele care întâmpină dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în ceea ce privește accesul la internet. El a sugerat, de asemenea, că EPSO ar putea solicita ca cererile de derogare să fie susținute de dovezi de tipul celor pe care se poate aștepta în mod rezonabil ca persoana în cauză să le furnizeze în circumstanțele respective. Proiectul de recomandare al Ombudsmanului s-a bazat pe următoarele considerații.

1.4 În primul rând, Ombudsmanul a reamintit că, în conformitate cu jurisprudența, principiul nediscriminării menționat de reclamant impune ca situații diferite să nu fie tratate în același mod, cu excepția cazului în care un astfel de tratament este justificat în mod obiectiv (18). Principiul egalității de tratament a candidaților în cadrul procedurilor în materie de concurență este considerat un principiu fundamental al dreptului comunitar (19). Principiul egalității de tratament a potențialilor candidați la concursurile de recrutare trebuie considerat, de asemenea, un principiu obligatoriu pentru instituțiile și organismele comunitare.

1.5 În plus, Ombudsmanul a observat că, potrivit studiilor realizate de Eurostat (20), ratele de utilizare a internetului variază considerabil de la un stat membru la altul. Studiile Eurostat arată că 47% dintre persoanele cu vârste cuprinse între 16 și 74 de ani au utilizat internetul în UE în 2004, ratele variind de la 20% în Grecia la 82% în Suedia. Datele disponibile pe site-ul Eurostat arată, de asemenea, că, în UE, 54 % dintre persoane au utilizat internetul în 2005, ratele variind de la 24 % în Grecia la 85 % în Suedia. Cu toate acestea, aceste date statistice, care se referă la utilizarea internetului , nu oferă informații semnificative cu privire la accesibilitatea internetului. Reclamantul a făcut referire la statisticile privind disponibilitatea accesului la internet în gospodăriile din UE. În plus, potrivit unui studiu Eurostat (21), 89 % dintre întreprinderile europene cu zece sau mai mulți angajați aveau o conexiune la internet în 2004. Deși EPSO a recunoscut că accesul la internet variază de la un stat membru la altul, Ombudsmanul a observat că, în cadrul prezentei anchete, nu i s-au furnizat și nu a putut găsi pe site-ul internet al Eurostat date statistice privind accesibilitatea la internet în general. În acest sens, datele statistice menționate mai sus, referitoare la accesul la internet în gospodăriile din UE și în întreprinderile cu zece sau mai mulți angajați din UE, nu ar putea fi considerate adecvate în sensul prezentei anchete, deoarece este cunoscut faptul că accesul la internet este disponibil și în alte locuri de muncă, precum și în locuri publice, cum ar fi bibliotecile sau cafenelele cibernetice. În plus, s-a constatat că nu existau statistici privind posibilitatea candidaților sau potențialilor candidați la concursurile EPSO de a avea acces la internet. În mod similar, trebuie remarcat faptul că, pe baza informațiilor furnizate de EPSO, se pare că EPSO nu a primit nicio plângere (cu excepția prezentei plângeri depuse la Ombudsman) cu privire la această chestiune. În plus, nu a existat nicio dovadă că un număr semnificativ de persoane interesate să se înscrie la EPSO și să participe la concursurile EPSO au fost împiedicate să facă acest lucru din cauza dificultății lor de a avea acces la internet. În afară de aceasta, ca o chestiune de cunoștințe și experiență comune, accesibilitatea la internet este în continuă creștere, după cum a subliniat în mod corect EPSO.

1.6 Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că EPSO a furnizat următoarele justificări pentru instituirea sistemului obligatoriu de înregistrare și informare online pentru procedurile de recrutare:

• sistemul „asigură o mai mare transparență pentru candidați”;
• „[...] a reprezentat un progres major în ceea ce privește gestionarea concurenței, îmbunătățirea accesibilității, accelerarea comunicațiilor și furnizarea de statistici în timp real cu privire la numărul de cereri primite. Acest lucru a facilitat, de asemenea, o mai bună planificare și gestionare a concurenței”;
• „au fost realizate progrese substanțiale în ceea ce privește internetul în ceea ce privește gestionarea și rentabilitatea sistemului”;
• sistemul face posibilă „deținerea rapidă a unor liste de rezervă. Avantajul sistemului on-line era incontestabil în ceea ce privește rapiditatea cu care candidații puteau avea acces la informații de la publicarea concursului până la lista de rezervă. Acest sistem a fost mai ușor pentru candidați, a permis un acces rapid la informații și o comunicare în timp util cu candidații, care a fost stabilă în pofida modificărilor adreselor poștale. EPSO a fost acum în măsură să organizeze un număr mai mare de concursuri și să comunice cu un număr mai mare de candidați, fără niciun dezavantaj pentru candidați.”

1.7 Ombudsmanul a fost de părere că EPSO a furnizat justificări obiective adecvate pentru instituirea sistemului obligatoriu de înregistrare și comunicare online pentru concursurile pe care le organizează. Având în vedere cele de mai sus, cerința ca candidații să se adreseze EPSO și să comunice cu EPSO prin intermediul internetului nu încalcă principiul egalității de tratament al potențialilor candidați sau candidați în principiu și nu trebuie considerată ca fiind inechitabilă sau ca reprezentând un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, Ombudsmanul nu a acceptat afirmația potrivit căreia înscrierea online la concursurile EPSO și comunicarea online dintre EPSO și candidații la concursurile organizate de EPSO ar trebui să fie, în principiu, doar opționale și nu obligatorii, cum este cazul în prezent.

1.8 Cu toate acestea, Ombudsmanul nu a exclus posibilitatea ca, în anumite cazuri, candidații potențiali și candidații să întâmpine dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în ceea ce privește depunerea unei candidaturi la EPSO sau comunicarea cu EPSO prin intermediul internetului. În astfel de cazuri, principiul nediscriminării menționat mai sus impune ca EPSO să prevadă o excepție de la cerința privind înregistrarea și comunicarea online. În acest sens, Ombudsmanul a remarcat că numărul candidaților care ar putea intra sub incidența acestei excepții nu ar putea fi considerat, în mod rezonabil, suficient de semnificativ pentru a influența eficiența sistemului. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că EPSO a prevăzut deja o astfel de excepție în ceea ce privește persoanele cu handicap, cărora li se permite să se adreseze EPSO prin post obișnuit (22). Concluzia Ombudsmanului a fost, prin urmare, că faptul că EPSO nu a prevăzut o excepție similară pentru persoanele (fără handicap) care au dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în ceea ce privește accesul la internet nu a fost compatibil cu principiul nediscriminării, discutat la punctul 1.4 de mai sus, și constituie un caz de administrare defectuoasă.

1.9 Ombudsmanul a făcut referire la argumentul reclamantului potrivit căruia "[î]n cazul în care EPSO continuă să includă scrisori în profilurile candidaților fără a le scrie prin intermediul adreselor lor de e-mail, EPSO ar trebui să informeze candidații că aceasta este practica utilizată". În acest sens, Ombudsmanul a observat că site-ul EPSO le-a indicat candidaților că „orice comunicare din partea EPSO către [ei] va fi trimisă, în mod normal, profilului [lor] EPSO. Aceasta poate fi trimisă, de asemenea, la [] adresa lor de e-mail. [EPSO] recomandă cu fermitate [candidaților] să consulte [profilul lor] EPSO în mod regulat.” Ombudsmanul a considerat că EPSO a furnizat deja candidaților informațiile sugerate de reclamant.

1.10 Ombudsmanul a remarcat că EPSO a explicat că a încercat să crească numărul (în esență procentul) candidaților care participă la teste, solicitând confirmarea online a participării la teste și trimițând mesaje de atenționare prin e-mail. Având în vedere că cerința de confirmare online a promovat scopul legitim menționat mai sus și întrucât, astfel cum s-a analizat mai sus, sistemul obligatoriu de înregistrare și comunicare online al EPSO nu a încălcat, în principiu, principiul egalității de tratament între potențialii candidați sau candidați și nu a fost considerat inechitabil, cerința de confirmare online trebuie, în principiu, să fie respectată. Cu toate acestea, din motivele indicate mai sus, EPSO ar trebui să ia în considerare posibilitatea de a face o excepție și de a comunica prin poștă obișnuită cu candidații care întâmpină dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în ceea ce privește accesul la internet.

1.11 În cele din urmă, Ombudsmanul a luat notă de următoarele aspecte în ceea ce privește aplicarea excepției menționate la punctele 1.8 și 1.10. Întrebarea dacă anumite fapte, considerate adevărate, echivalează cu „dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în ceea ce privește accesul la internet” este o chestiune juridică. În ceea ce privește cuantumul informațiilor și al elementelor de probă necesare pentru stabilirea acestor fapte, trebuie să se țină seama nu numai de ponderea intereselor concurente în cauză, ci și de natura specifică a faptelor care dau naștere unei cereri de aplicare a unei astfel de excepții. În consecință, EPSO ar trebui să țină seama în mod corespunzător de faptul că, în acest context, dovada concretă a existenței unui fapt negativ, cum ar fi indisponibilitatea conexiunii la internet în zona în care persoana în cauză locuiește și lucrează, poate fi destul de dificil de obținut. Aceasta implică faptul că, având în vedere baza factuală specifică a cererii și conținutul informațiilor și documentelor justificative, o probabilitate rezonabilă a existenței faptelor negative menționate de persoana în cauză ar putea fi suficientă pentru a justifica aplicarea excepției.

1.12 În avizul său detaliat emis la 1 iunie 2006, EPSO a explicat că, pe de o parte, era aproape imposibil să se identifice dificultățile teoretice pe care reclamanții le-ar putea întâmpina la depunerea candidaturii online și, pe de altă parte, ar fi și mai dificil să se găsească mijloace fiabile pentru a dovedi dificultățile întâmpinate. EPSO a fost convins că un astfel de sistem dual ar conduce la plângeri pe motive de discriminare care rezultă din faptul că unele dificultăți au fost luate în considerare, în timp ce altele nu au fost luate în considerare.

EPSO a insistat, de asemenea, asupra faptului că rețeaua de acces public la internet este mai largă decât cea a oficiilor poștale și că, prin urmare, un astfel de acces mai larg facilitează introducerea candidaturilor. EPSO a concluzionat astfel că, în ceea ce privește gestionarea unei activități publice precum concursurile, existența unui sistem dual de depunere a candidaturilor (online și prin poștă obișnuită) nu era justificată.

EPSO a remarcat, de asemenea, că toate normele au fost specificate în anunțurile de concurs, pe care EPSO și comisiile de evaluare ar trebui să le respecte. Având în vedere normele din etapa de preselecție, nu mai este posibilă aplicarea pe suport de hârtie. În ceea ce privește celelalte etape, chiar dacă candidații ar trebui să își trimită candidatura și anexele la aceasta prin poștă obișnuită, EPSO nu mai este obligat să trimită candidaților deciziile privind candidaturile lor prin poștă obișnuită.

Având în vedere cele de mai sus, EPSO a considerat că nu este posibilă introducerea de candidaturi prin poștă obișnuită pentru candidații care dovedesc că au întâmpinat dificultăți în ceea ce privește accesul la internet. EPSO a insistat asupra faptului că alegerea pe care a făcut-o pentru procedurile electronice îndeplinește un obiectiv de interes public, în sensul că prin intermediul profilului EPSO electronic fiecare candidat poate consulta, adesea de acasă, toate informațiile care îl privesc. Gestionarea electronică a permis un grad mai mare de precizie, fiabilitate și rapiditate în comunicarea dintre candidați și EPSO decât utilizarea postului obișnuit. În plus, acesta a fost singurul mijloc disponibil în prezent pentru gestionarea numărului mare de cereri și a termenelor-limită ale procedurilor.

1.13 Ombudsmanul observă că, în avizul său detaliat, EPSO a afirmat mai întâi că este aproape imposibil să se identifice dificultățile teoretice în ceea ce privește accesul la internet. Ombudsmanul ar dori să sublinieze că, în proiectul său de recomandare, nu a solicitat EPSO să identifice sau să precizeze astfel de dificultăți, ci să prevadă o excepție pentru „persoanele care întâmpină dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în accesarea internetului”. Aceasta implică faptul că respectivul candidat ar trebui să specifice tipul de dificultăți pe care le are în ceea ce privește accesul la internet, iar EPSO ar trebui să examineze dacă dificultățile invocate (și dovedite în mod corespunzător) constituie „o dificultate considerabilă și justificabilă în mod obiectiv în ceea ce privește accesul la internet”.

Ombudsmanul observă, de asemenea, că, în avizul său detaliat, EPSO s-a referit la dificultatea de a găsi mijloacele fiabile pentru a dovedi aceste dificultăți. În acest sens, Ombudsmanul ar dori să facă trimitere la punctele 1.13 și 2.1 din proiectul său de recomandare. La punctul 1.13, acesta a indicat că „având în vedere baza factuală specifică a cererii și conținutul informațiilor și documentelor justificative, o probabilitate rezonabilă a existenței faptelor negative menționate de persoana în cauză ar putea fi suficientă pentru a justifica aplicarea excepției.” La punctul 2.1, Ombudsmanul a indicat că „EPSO ar putea solicita ca cererile de derogare să fie susținute de dovezi de tipul celor pe care persoana în cauză ar putea să le furnizeze în mod rezonabil în circumstanțele date”. În acest context, trebuie remarcat, de asemenea, că confortul administrativ, în sensul evitării dificultăților în evaluarea echitabilă și imparțială a cererilor de derogare relevante, ținând seama de criteriile sugerate de Ombudsman, este insuficient pentru a valida ceea ce, în caz contrar, reprezintă o încălcare a principiului egalității de tratament a candidaților sau a potențialilor candidați. Din acest motiv, Ombudsmanul nu consideră convingător nici argumentul EPSO potrivit căruia măsura pe care a recomandat-o ar putea duce la plângeri pe motive de discriminare.

1.14 Ombudsmanul observă că EPSO a susținut, de asemenea, că rețeaua de acces public la internet este mult mai extinsă decât rețeaua oficiilor poștale. Deși Ombudsmanul nu pune la îndoială argumentul EPSO, acest lucru nu exclude posibilitatea indicată de Ombudsman ca, în anumite cazuri, candidații potențiali și candidații să aibă dificultăți considerabile și justificate în mod obiectiv în ceea ce privește depunerea unei candidaturi la EPSO sau comunicarea cu EPSO, prin intermediul internetului, în timp ce aceștia pot avea un acces mult mai ușor la sistemul obișnuit de corespondență, de exemplu, în locuri izolate și izolate din punct de vedere geografic.

1.15 Nici argumentul final al EPSO potrivit căruia normele relevante se regăsesc în anunțurile de concurs și că EPSO nu se poate abate de la acestea nu este convingător. În primul rând, cerințele privind anunțurile de concurs pot implica cazuri de administrare defectuoasă. În al doilea rând și cel mai important, ancheta Ombudsmanului cu privire la prezenta plângere și la proiectul său de recomandare relevant nu s-a referit la concursuri specifice, ci mai degrabă la sistemul online de depunere a candidaturilor și de informare al EPSO pentru concursurile generale în general.

1.16 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul își menține constatarea de administrare defectuoasă făcută în proiectul său de recomandare, și anume că neprevederea de către EPSO a unei excepții pentru persoanele (fără handicap) care întâmpină dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în ceea ce privește accesul la internet nu este compatibilă cu principiul nediscriminării și constituie un caz de administrare defectuoasă. Ombudsmanul își exprimă regretul pentru faptul că, deși a încercat să ajute EPSO să evite răspunderea potențială ca urmare a politicii sale actuale, EPSO nu a răspuns în mod pozitiv la eforturile Ombudsmanului.

1.17 În conformitate cu articolul 8 alineatul (4) din decizia Ombudsmanului European de adoptare a dispozițiilor de punere în aplicare (23), în cazul în care consideră că avizul detaliat al instituției cu privire la proiectul său de recomandare nu este satisfăcător, Ombudsmanul poate întocmi un raport special adresat Parlamentului European în legătură cu cazurile de administrare defectuoasă. În raportul său anual pentru 1998, Ombudsmanul a subliniat că posibilitatea ca acesta să prezinte un raport special Parlamentului European a fost de o valoare inestimabilă pentru activitatea sa. El a adăugat că, prin urmare, rapoartele speciale nu ar trebui prezentate prea frecvent, ci numai în legătură cu chestiuni importante în cazul cărora Parlamentul a fost în măsură să ia măsuri pentru a asista Ombudsmanul (24). Raportul anual pentru 1998 a fost prezentat Parlamentului European și aprobat de acesta.

1.18 Ombudsmanul constată că, în afară de prezenta plângere, nu a primit nicio altă plângere cu privire la chestiunea menționată la punctul 1.16 de mai sus. În plus, nu există nicio dovadă cu privire la numărul potențialilor candidați care ar fi putut fi împiedicați să se înscrie la EPSO și să participe la concursuri din cauza dificultății lor de a avea acces la internet. În cele din urmă, accesibilitatea la internet este în continuă creștere. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că nu ar fi justificat să prezinte Parlamentului un raport special. Prin urmare, el va face o observație critică relevantă mai jos. Parlamentul va fi informat cu privire la rezultatul anchetei Ombudsmanului în acest caz prin intermediul raportului anual al Ombudsmanului pentru 2007.

2 Concluzie

2.1 Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, este necesar să se facă următoarea observație critică:

Faptul că EPSO nu a prevăzut o excepție pentru persoanele (fără handicap) care întâmpină dificultăți considerabile și justificabile în mod obiectiv în ceea ce privește accesul la internet nu este compatibil cu principiul nediscriminării și constituie un caz de administrare defectuoasă.

2.2 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul închide cazul.

Directorul EPSO va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Documentul Eurostat intitulat „Statisticile societății informaționale, 15/2003”.

(2) COM(2000)20 final.

(3) JO 2000 C 116 A.

(4) JO 2003, C 267, p. A., Ediție specială, 19/vol. 6, p.

(5) JO 2002 C 18 A.

(6) JO 2005, C 12 A.

(7) JO 2001, C 195 A.

(8) JO C 180 A din 2003.

(9) La momentul la care EPSO și-a prezentat avizul cu privire la reclamație, cifra pentru EPSO/AST/4/05 era provizorie, întrucât candidații la acest concurs nu fuseseră încă invitați la teste. Cu toate acestea, EPSO a explicat că aplicarea ratelor medii de participare la concursurile lansate după introducerea sistemului online (47 %) a fost o estimare fiabilă.

(10) Documentul Eurostat intitulat "Utilizarea internetului de către persoane fizice și întreprinderi 2004, 18/2005".

(11) Procentele corespund proporției persoanelor care au utilizat internetul în 2004.

(12) JO 2003, C 180 A.

(13) A se vedea, de exemplu, cauza C-344/04 International Air Transport Association, Rec., 2006, p. I-403, punctul 95.

(14) A se vedea cauza T-173/99 Elkaïm și Mazuel/Comisia, RecFP, 2000, p. I-A-101 și II-433, punctul 87; Cauza T-5/04 Scano/Comisia, hotărârea din 13 iulie 2005, nepublicată încă; Cauza T-165/03 Vonier/Comisia, RecFP, 2004, p. I-A-343 și II-1575.

(15) Documentele Eurostat intitulate "Utilizarea internetului de către persoane fizice și întreprinderi 2004, 18/2005" și "Decalajul digital în Europa, 38/2005".

(16) Documentul Eurostat intitulat "The digital divide in Europe" (Decalajul digital în Europa), 38/2005.

(17) A se vedea, de exemplu, anunțul de concurs EPSO/A/11/03, în care se precizează următoarele: „În cazul în care [unul] are un handicap care îl împiedică să se înregistreze electronic, [unul] poate solicita o versiune tipărită a formularului, numai în scris, pe care ar trebui să o completeze, să o semneze și să o returneze prin scrisoare recomandată, având ștampila poștei până la 30 septembrie 2003.”

(18) A se vedea, de exemplu, cauza C-344/04 International Air Transport Association, Rec., 2006, p.

(19) A se vedea cauza T-173/99 Elkaïm și Mazuel/Comisia, RecFP, 2000, p. I-A-101 și II-433, punctul 87; Cauza T-5/04 Scano/Comisia, hotărârea din 13 iulie 2005, nepublicată încă; Cauza T-165/03 Vonier/Comisia, RecFP, 2004, p. I-A-343 și II-1575.

(20) Documentele Eurostat intitulate "Utilizarea internetului de către persoane fizice și întreprinderi 2004, 18/2005" și "Decalajul digital în Europa, 38/2005".

(21) Documentul Eurostat intitulat "The digital divide in Europe" (Decalajul digital în Europa), 38/2005.

(22) A se vedea, de exemplu, anunțul de concurs EPSO/A/11/03, în care se precizează următoarele: „În cazul în care [unul] are un handicap care îl împiedică să se înregistreze electronic, [unul] poate solicita o versiune tipărită a formularului, numai în scris, pe care [unul] ar trebui să o completeze, să o semneze și să o returneze prin scrisoare recomandată, având ștampila poștei până la 30 septembrie 2003.”

(23) Adoptată la 8 iulie 2002 și modificată prin decizia Ombudsmanului din 5 aprilie 2004.

(24) Raportul anual pentru 1998, p. 27-28.