# Decizia Ombudsmanului European privind plângerea 2437/2004/GG împotriva Comisiei Europene
- Autor: Ombudsmanul european
- Datele : null
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/ro/decision/ro/2273)
---
> În 2003, Comisia a publicat o cerere de propuneri în cadrul programului Leonardo da Vinci. Solicitanții au trebuit să prezinte propuneri prealabile pe care Comisia le-a examinat cu ajutorul unor experți externi. Solicitanților ale căror propuneri prealabile au fost selectate li s-au trimis observațiile și sugestiile experților externi și au fost invitați să prezinte propuneri complete.
>
> Comisia l-a informat pe reclamant că propunerea sa prealabilă nu a putut fi selectată, deoarece acesta nu a respectat termenul. Ulterior, Comisia a recunoscut că a comis o eroare. Pentru a remedia această greșeală, Comisia a invitat reclamantul să prezinte o propunere completă. Reclamantul a acceptat această invitație. Cu toate acestea, în iunie 2004, Comisia l-a informat că proiectul său nu a fost selectat pentru finanțare.
>
> În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut că a fost discriminat, deoarece nu a beneficiat de observațiile experților externi pentru a-și îmbunătăți prepropunerea. Acesta a solicitat despăgubiri în valoare de peste 11 000 de euro. El a susținut, de asemenea, că Comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea sa de acces la documente.
>
> Ombudsmanul a considerat că Comisia a acționat rapid și constructiv atunci când i s-a adus la cunoștință eroarea în cauză. Cu toate acestea, Comisia nu s-a asigurat că reclamantul este tratat în același mod ca și ceilalți solicitanți care au fost invitați să prezinte propuneri complete. Prin urmare, Ombudsmanul a formulat un proiect de recomandare, invitând Comisia să ofere reclamantului o compensație echitabilă, care ar putea fi mult mai mică decât suma solicitată. Ombudsmanul a recomandat, de asemenea, Comisiei să trateze întregul domeniu de aplicare, procedural și de fond, al cererii reclamantului de acces la documente.
>
> În avizul său detaliat, Comisia a susținut, *printre altele,* că reclamantul a refuzat în mod explicit ca prepropunerea sa să fie evaluată și că, prin urmare, nu exista niciun temei pentru o cerere de despăgubiri. De asemenea, Comisia a divulgat alte documente din dosarul său.
>
> Ombudsmanul nu a considerat convingător argumentul Comisiei, cu atât mai mult cu cât știa că simpla permisiune de a prezenta o propunere completă nu era suficientă pentru a garanta egalitatea de tratament. Cu toate acestea, în observațiile sale cu privire la avizul detaliat al Comisiei, reclamantul a explicat că singura abordare care ar fi fost corectă și posibilă în circumstanțele respective ar fi fost să se procedeze la o publicare complet nouă a părții relevante a cererii de propuneri. Prin urmare, Ombudsmanul a concluzionat că, prin prezentarea unei propuneri complete, trebuie să se considere că reclamantul a luat o decizie deliberată și în cunoștință de cauză de a accepta riscul ca acest mod de a proceda să nu conducă la un rezultat satisfăcător. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că nu mai există niciun temei pentru cererea de despăgubiri.
>
> În ceea ce privește accesul la documente, era încă neclar dacă Comisia pusese încă la dispoziția reclamantului toate documentele din dosarul său care îl priveau. Prin urmare, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să reexamineze aspectele relevante. Comisia a răspuns că nu există niciun dosar specific privind cererea reclamantului ca răspuns la cererea de propuneri și că toate documentele relevante au fost divulgate.
>
> Ombudsmanul a considerat că, având în vedere circumstanțele speciale ale cazului, nu era necesară o observație critică cu privire la discriminarea care a avut loc. Cu toate acestea, au fost formulate observații critice cu privire la tratarea cererii de acces la documente, atât în ceea ce privește fondul, cât și procedura.
>
Strasbourg, 6 decembrie 2006
Stimate domnule J.,
La 30 iulie 2004, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei Europene cu privire la cererea dumneavoastră din 2 octombrie 2003 în cadrul programului Leonardo da Vinci (referință DE/04/C/P/RF-80502).
La 2 septembrie 2004, am transmis plângerea președintelui Comisiei. Ați fost informat în consecință printr-o scrisoare trimisă în aceeași zi.
În scrisorile mele din 2 septembrie 2004, am considerat că plângerea dumneavoastră nu se extindea la niciun aspect referitor la o cerere de documente pe care ați adresat-o Comisiei. Cu toate acestea, într-un fax din 31 august 2004, m-ați informat că doriți, de asemenea, să depuneți o plângere în acest sens. Această comunicare nu ajunsese încă la mine când am semnat scrisorile care au fost trimise la 2 septembrie 2004. Prin urmare, la 13 septembrie 2004, am transmis Comisiei faxul dumneavoastră din 31 august 2004 și i-am solicitat acesteia un aviz și cu privire la aspectele legate de accesul la documente. Ați fost informat în consecință printr-o scrisoare trimisă în aceeași zi.
La 12 septembrie 2004, mi-ați furnizat informații suplimentare referitoare la cazul dumneavoastră. La 4 octombrie 2004, am transmis Comisiei o copie a acestei scrisori.
Comisia și-a trimis avizul la 3 decembrie 2004. V-am transmis-o la 8 decembrie 2004, împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 30 decembrie 2004.
La 13 ianuarie 2005, mi-ați transmis o copie a unei scrisori pe care Comisia v-o adresase la 12 ianuarie 2005.
La 17 ianuarie 2005, am solicitat Comisiei să-mi furnizeze informații suplimentare cu privire la cazul dumneavoastră. Comisia a trimis răspunsul său la 14 martie 2005. V-am transmis-o la 30 martie 2005, cu invitația de a formula observații, dacă doriți, până la 30 aprilie 2005.
La 26 aprilie 2005, ați solicitat o prelungire a termenului până la 15 iunie 2005, pe care am acordat-o prin scrisoarea din 2 mai 2005.
La 10 iunie 2005, mi-ați transmis observațiile dumneavoastră cu privire la scrisoarea Comisiei din 14 martie 2005.
La 21 septembrie 2005, ați întrebat când vă puteți aștepta la decizia mea în acest caz.
La 27 septembrie 2005, am adresat Comisiei un proiect de recomandare. Ați fost informat în consecință în aceeași zi.
La 5 octombrie 2005, mi-ați mulțumit pentru scrisoare și m-ați informat că nu este necesară nicio traducere în limba germană a proiectului de recomandare. În răspunsul meu din 10 octombrie 2005, am subliniat că traducerea fusese deja comandată la primirea scrisorii dumneavoastră din 5 octombrie 2005. Am explicat că am considerat oportun să procedez la această traducere, având în vedere că limba de procedură este germana și că decizia finală va trebui, prin urmare, să fie disponibilă și în limba germană. Cu toate acestea, am remarcat că sunteți liber să decideți că limba engleză ar trebui utilizată ca limbă de procedură. În răspunsul dumneavoastră din 12 octombrie 2005, m-ați informat că doriți să mențineți limba germană ca limbă de procedură. Prin urmare, la 3 noiembrie 2005, v-am transmis textul în limba germană al proiectului de recomandare.
Comisia a trimis avizul său detaliat privind proiectul meu de recomandare la 17 ianuarie 2006. V-am transmis-o la 18 ianuarie 2006, cu invitația de a prezenta observații până la 28 februarie 2006.
La 23 februarie 2006, ați solicitat o prelungire a termenului până la 31 martie 2006, pe care am acordat-o prin scrisoarea din 2 martie 2006.
La 31 martie 2006, mi-ați trimis observațiile dumneavoastră cu privire la avizul detaliat al Comisiei.
La 16 iunie 2006, l-am informat pe Secretarul General al Comisiei că nu consider că avizul detaliat al Comisiei este adecvat și am întrebat dacă Comisia este dispusă să își reconsidere poziția. Ați fost informat în consecință în aceeași zi. După ce Secretariatul General a indicat biroului meu că ar fi preferabil ca scrisoarea să fie adresată președintelui Comisiei, am adresat aceeași scrisoare dlui Barroso la 19 iunie 2006.
La 17 august 2006, Comisia mi-a trimis răspunsul său (din 27 iulie 2006). V-am transmis-o la 6 septembrie 2006 pentru observațiile dumneavoastră, pe care le-ați trimis la 15 octombrie 2006. În scrisoarea mea din 6 septembrie 2006, v-am informat, de asemenea, cu privire la faptul că am scris Comisiei atât la 16 iunie, cât și la 19 iunie 2006, precum și cu privire la motivele care au stat la baza acestei scrisori.
Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.
Plângerea
---------
*Contextul*
La 2 octombrie 2003, reclamantul, un consultant german, s-a adresat Comisiei Europene ca răspuns la cererea de propuneri 2003-2004 a acesteia din urmă în cadrul programului Leonardo da Vinci. În conformitate cu normele stabilite în cererea de propuneri, proiectele trebuiau depuse până la 3 octombrie 2003.
Normele relevante sunt prevăzute în Decizia 1999/382/CE a Consiliului din 26 aprilie 1999 de stabilire a celei de a doua faze a programului comunitar de acțiune pentru formare profesională "Leonardo da Vinci" (JO 1999, L 146, p. 33). Pentru propunerile depuse în cadrul „Procedurii C" (cum ar fi cea a reclamantului), normele relevante prevăd atât un proces de selecție în două etape, și anume (i) selectarea propunerilor prealabile și (ii) selectarea propunerilor complete, cât și implicarea unui comitet de gestionare („Comitetul Leonardo da Vinci").
Măsurile relevante care trebuie luate sunt descrise în prezentele norme după cum urmează:
> „(i) În conformitate cu normele definite în cererea de propuneri, promotorii trebuie să prezinte Comisiei propuneri prealabile. (...)
>
> (ii) Comisia va evalua toate propunerile preliminare și, după obținerea avizului \[Comitetului Leonardo da Vinci\], va face o selecție. (...)
>
> (iii) Numai promotorii proiectelor de succes vor fi invitați să prezinte Comisiei o propunere completă. (...)
>
> iv) Comisia, asistată de experți independenți, va efectua o evaluare transnațională a propunerilor primite și va stabili o listă restrânsă de proiecte. (...)
>
> (v) În conformitate cu procedura prevăzută la articolul 7 din decizie, Comisia solicită avizul \[Comitetului Leonardo da Vinci\] cu privire la această listă restrânsă.
>
> (vi) Comisia va stabili lista finală a propunerilor selectate și va informa \[Comitetul Leonardo da Vinci\]. (...)
>
> (viii) Selectarea propunerilor prealabile trebuie efectuată în termen de trei luni de la încheierea perioadei de depunere a propunerilor, astfel cum se specifică în cererea de propuneri; procesul privind etapele (iii)-(vi) nu ar trebui să dureze mai mult de cinci luni."
La 22 decembrie 2003, Comisia l-a informat pe reclamant că proiectul său nu putea fi selectat, întrucât acesta nu respectase termenul de depunere a propunerilor.
Reclamantul a considerat că a respectat acest termen, având în vedere că și-a trimis propunerea prin scrisoare recomandată la 2 octombrie 2003.
Reclamantul a contactat Comisia prin telefon la 29 decembrie 2003. Într-o scrisoare trimisă în aceeași zi, acesta a solicitat Comisiei să confirme, până la 5 ianuarie 2004, că proiectul său a fost prezentat la timp, sub sancțiunea introducerii unei acțiuni în justiție. În scrisoarea sa adresată Comisiei, reclamantul a depus, de asemenea, plângeri („Dienstaufsichtsbeschwerden") împotriva persoanei responsabile de proiectul său și împotriva șefului serviciului competent al Comisiei.
*Plângerea 33/2004/GG*
Reclamantul a transmis o copie a scrisorii sale către Comisie din 29 decembrie 2003 către Ombudsmanul European în aceeași zi. În scrisoarea sa de intenție, acesta a solicitat Ombudsmanului să examineze chestiunea. Prin urmare, această scrisoare a fost înregistrată ca plângere de către Ombudsman (plângerea 33/2004/GG).
Având în vedere că scrisoarea reclamantului adresată Comisiei a fost trimisă în aceeași zi cu scrisoarea adresată Ombudsmanului, era clar că Comisia nu avusese încă suficient timp pentru a examina chestiunea. Prin urmare, plângerea a fost respinsă în temeiul articolului 2 alineatul (4) din Statutul Ombudsmanului la 13 ianuarie 2004.
*Plângerea 221/2004/GG*
La 15 ianuarie 2004, reclamantul a scris pentru a informa Ombudsmanul că dorește să își reînnoiască plângerea. Prin urmare, această scrisoare a fost înregistrată ca o nouă plângere (plângerea 221/2004/GG). Reclamantul nu a prezentat nicio acuzație, ci doar a solicitat Ombudsmanului să examineze chestiunea. Cu toate acestea, se pare că acesta a considerat că cererea sa nu a fost tratată în mod corespunzător de către Comisie.
În opinia sa, Comisia a admis existența unei erori. Potrivit Comisiei, o examinare mai atentă a plicului trimis de reclamant a arătat că exista o ștampilă poștală greu lizibilă care purta data de 2 octombrie 2003. Comisia a subliniat că, pentru a remedia această eroare, a selectat propunerea prealabilă de proiect a reclamantului pentru prezentarea unei propuneri complete. Reclamantului i s-a acordat inițial un termen până la 1 martie 2004 pentru a prezenta această propunere completă. După ce reclamantul a subliniat că va dispune astfel de mai puțin timp pentru prezentarea propunerii complete decât alți promotori, Comisia a acceptat că ar trebui să i se acorde același număr de zile pentru a-și pregăti propunerea completă ca tuturor celorlalți candidați.
Împreună cu avizul său, Comisia a prezentat o copie a notei interne din 28 ianuarie 2004, în care a explicat abordarea sugerată în cazul de față.
În observațiile sale cu privire la acest aviz, reclamantul a subliniat că nu a beneficiat de aceeași cantitate de informații ca și ceilalți solicitanți, întrucât Comisia nu a transmis nicio informație cu privire la modul în care, în opinia sa, proiectul prezentat în propunerea prealabilă ar putea fi îmbunătățit în propunerea completă, ceea ce Comisia a făcut cu privire la toți ceilalți solicitanți. Potrivit reclamantului, acesta a fost un dezavantaj grav pe care l-ar lua în considerare în evaluarea sa finală după încheierea procedurii de depunere a cererii și pentru a decide dacă ar fi necesare măsuri suplimentare pentru apărarea drepturilor sale. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că Comisia nu a răspuns plângerilor sale („Dienstaufsichtsbeschwerden") împotriva persoanei responsabile de proiectul său și împotriva șefului serviciului competent al Comisiei.
Ombudsmanul a considerat că lipsa unui răspuns din partea Comisiei la „Dienstaufsichtsbeschwerden" pare să se datoreze unei neînțelegeri din partea Comisiei. Având în vedere abordarea constructivă și rapidă a cazului de către acesta din urmă, Ombudsmanul a considerat că nu este necesar să se urmărească această chestiune în cadrul prezentei anchete. Cu toate acestea, reclamantul a fost informat cu privire la posibilitatea de a depune o nouă plângere cu privire la această chestiune în cazul în care, contrar așteptărilor, Comisia nu ar trebui să trateze această chestiune.
În ceea ce privește fondul cauzei, Ombudsmanul a considerat că Comisia a acționat rapid și constructiv pentru a corecta eroarea care a avut loc. Ombudsmanul a observat că reclamantul a susținut că, contrar celor afirmate de Comisie, nu a primit la fel de multe informații ca ceilalți solicitanți. Ombudsmanul a considerat că reclamantul a prezentat astfel o nouă afirmație suplimentară. În opinia Ombudsmanului, nu a fost adecvat să se trateze această nouă acuzație în ancheta sa privind plângerea 221/2004/GG din cel puțin două motive. În primul rând, reclamantul nu pare să fi ridicat această problemă în fața Comisiei înainte de a o prezenta Ombudsmanului. Prin urmare, Comisia nu a avut încă posibilitatea de a examina chestiunea. În al doilea rând, reclamantul a rămas liber să depună o nouă plângere la Ombudsman în cazul în care presupusa omisiune a Comisiei de a-i furniza informații ar afecta în mod negativ decizia Comisiei cu privire la propunerea sa completă. Având în vedere măsurile de mai sus luate de Comisie pentru a-și corecta greșeala, Ombudsmanul a concluzionat că (sub rezerva respectivei rezerve) nu mai există administrare defectuoasă. Prin urmare, acesta a închis cazul la 5 mai 2004.
*Evoluții ulterioare*
La 21 iunie 2004, Comisia l-a informat pe reclamant că propunerea sa nu a fost selectată.
Reclamantul s-a opus acestei decizii printr-o scrisoare trimisă la 26 iunie 2004. În această scrisoare, el a criticat faptul că persoanele împotriva cărora a depus plângeri („Dienstaufsichtsbeschwerden") au fost implicate, contrar solicitărilor sale repetate, în evaluarea propunerii sale. Reclamantul a susținut, de asemenea, că respingerea propunerii sale a fost arbitrară, având în vedere că persoanele care au evaluat această propunere nu par să aibă expertiza necesară. El a solicitat, de asemenea, accesul la dosarul Comisiei și a subliniat că, după ce va avea acces la acest dosar, va solicita despăgubiri ca urmare a respingerii propunerii sale.
Reclamantul a susținut, de asemenea, că, în cazul în care propunerea sa prealabilă ar fi fost tratată în mod corespunzător, nu ar fi fost necesar să prezinte o propunere completă care să implice costuri ridicate. El a subliniat, de asemenea, că, în cazul în care propunerea sa prealabilă ar fi fost evaluată pozitiv, ar fi primit (la fel ca toți ceilalți solicitanți) rezultatele acestei prime evaluări, ceea ce i-ar fi permis să țină seama de probleme suplimentare în propunerea sa. Astfel de probleme suplimentare i-au fost aduse la cunoștință abia acum, pentru prima dată. Reclamantul a remarcat că prejudiciul care a fost cauzat de acest aspect al tratării cazului său de către Comisie ar putea fi deja exprimat în termeni preciși. Prin urmare, acesta a solicitat 2 275 EUR pentru costurile legate de eforturile sale de a face Comisia să ia în considerare propunerea sa prealabilă (30 de ore de lucru la o rată de 75 EUR pe oră, plus o sumă forfetară de 25 EUR pentru costurile de trimitere a faxurilor și de efectuare a apelurilor telefonice) și 8 752,60 EUR ca urmare a efortului inutil (așa cum a reieșit) de a pregăti o propunere (20 de zile lucrătoare la o rată de 409 EUR pe zi, plus o sumă forfetară de 7 % pentru costuri). Astfel, suma totală s-a ridicat la 11 027,60 euro.
În scrisoarea sa din 26 iunie 2004, reclamantul a subliniat, de asemenea, că a solicitat deja în mai multe rânduri accesul la dosarul Comisiei și a solicitat Comisiei să stabilească o dată adecvată, în termen de trei zile, pentru consultarea acestui dosar la sediul Comisiei din Bruxelles.
La 14 iulie 2004, reclamantul s-a adresat în scris Comisiei pentru a-i reaminti că cererea sa de acces nu fusese încă soluționată. Prin urmare, reclamantul a reînnoit în mod expres această cerere. De asemenea, acesta a informat Comisia că dorește să depună plângeri („Dienstaufsichtsbeschwerden") împotriva persoanei responsabile de cererea sa de acces la documente și împotriva directorului responsabil de unitatea relevantă a Comisiei.
La 19 iulie 2004, Comisia a răspuns la scrisoarea reclamantului din 26 iunie 2004. În acest răspuns, Comisia a subliniat că propunerea completă a reclamantului a fost evaluată de trei experți externi independenți. În opinia Comisiei, procesul a fost astfel obiectiv și transparent și a respectat principiul conform căruia toți solicitanții ar trebui tratați în mod egal. Comisia a susținut că problema care a apărut în ceea ce privește examinarea propunerii prealabile a reclamantului nu a afectat această concluzie. Aceasta a subliniat că și-a reexaminat decizia de a declara cererea reclamantului inadmisibilă. De asemenea, Comisia a observat că, pentru a evita orice discriminare în comparație cu alți solicitanți, l-a invitat pe reclamant să contacteze serviciile sale în vederea discutării unor întrebări suplimentare în legătură cu cererea sa. Comisia a subliniat că reclamantul nu a făcut uz de această posibilitate. Comisia a remarcat, de asemenea, că i-a acordat reclamantului o perioadă suplimentară de timp pentru a-și pregăti propunerea. În ceea ce privește accesul la documente, Comisia a interpretat cererea ca fiind una de acces la evaluările propunerii reclamantului, care au fost pregătite de experții menționați mai sus. Această cerere a fost respinsă în temeiul articolului 4 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001. În ceea ce privește „Dienstaufsichtsbeschwerden", Comisia a explicat că nu avea cunoștință de niciun temei juridic pentru astfel de plângeri în dreptul comunitar. Prin urmare, Comisia a invitat reclamantul să furnizeze indicații mai precise cu privire la temeiul unor astfel de plângeri.
La 30 iulie 2004, reclamantul a depus o cerere de confirmare, prin transmitere prin fax către Secretarul General al Comisiei, pentru accesul la documente în temeiul Regulamentului 1049/2001.
*Cu privire la prezenta critică*
Tot la 30 iulie 2004, reclamantul a depus o nouă plângere la Ombudsman, care a fost înregistrată cu numărul de referință 2437/2004/GG.
În plângerea sa, reclamantul nu a făcut afirmații și afirmații precise. Cu toate acestea, se pare că reclamantul a dorit să susțină că a fost discriminat în comparație cu alți solicitanți. De asemenea, a fost clar că acesta a considerat că Comisia ar trebui să plătească despăgubirile solicitate în scrisoarea sa din 26 iunie 2004 și că aceasta ar trebui să răspundă la „Dienstaufsichtsbeschwerden".
În ceea ce privește argumentul Comisiei potrivit căruia l-a invitat să discute orice aspecte relevante înainte de a-și prezenta propunerea, dar că nu a făcut uz de această posibilitate, reclamantul a susținut că, la momentul respectiv, nu a avut întrebări cu privire la fondul cererii sale, având în vedere că nu a primit nicio evaluare preliminară din partea Comisiei. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că practica stabilită (și rezonabilă) a Comisiei este de a nu se angaja în astfel de „discuții în vederea optimizării cererilor" în cursul unei proceduri în curs. Prin urmare, acesta a solicitat Ombudsmanului să examineze dacă Comisia s-a angajat într-adevăr în astfel de discuții în cazul de față.
În aceste condiții, Ombudsmanul a înțeles reclamantul ca (1) susținând că a fost discriminat în comparație cu alți reclamanți, (2) susținând că Comisia ar trebui să plătească despăgubirile prevăzute în scrisoarea sa din 26 iunie 2004 și (3) susținând că Comisia ar trebui să răspundă la „Dienstaufsichtsbeschwerden". Prin urmare, Comisia a fost invitată să emită un aviz cu privire la această afirmație și la aceste afirmații. Reclamantul a fost informat în consecință.
Ombudsmanul a informat atât reclamantul, cât și Comisia că plângerea nu pare să se extindă la chestiunea accesului la documentele din dosar.
*Faxul reclamantului din 31 august 2004*
Într-un fax din 31 august 2004, reclamantul a informat Ombudsmanul că dorește, de asemenea, să depună o plângere cu privire la refuzul Comisiei de a-i acorda acces la documente. La 13 septembrie 2004, Ombudsmanul a transmis o copie a acestui fax Comisiei și i-a solicitat acesteia un aviz și cu privire la afirmația suplimentară.
*Faxul reclamantului din 12 septembrie 2004*
La 12 septembrie 2004, reclamantul a informat Ombudsmanul că a primit o scrisoare din 2 septembrie 2004 în care Comisia constatase că termenul de răspuns la cererea de confirmare a reclamantului din 30 iulie 2004 (care, potrivit Comisiei, fusese înregistrată la 12 august 2004) trebuia prelungit cu încă 15 zile lucrătoare (până la 23 septembrie 2004), din cauza faptului că mai mulți funcționari, a căror expertiză era necesară pentru a trata cererea, se aflau în vacanță. Reclamantul a considerat că decizia luată de Comisie nu a fost corectă, având în vedere că nu ar trebui să i se permită Comisiei să prelungească timpul de tratare a cererilor prin întârzierea înregistrării cererilor și că motivul indicat de Comisie ar putea fi utilizat pentru a eluda orice termen. De asemenea, acesta și-a exprimat îndoiala cu privire la faptul că scrisoarea Comisiei (pe care a susținut că a primit-o la 11 septembrie 2004) a fost într-adevăr trimisă la 2 septembrie 2004. La 4 octombrie 2004, Ombudsmanul a transmis Comisiei o copie a faxului reclamantului.
INQUIRY
-------
**Avizul Comisiei**
În avizul său, Comisia a furnizat o cronologie a evenimentelor. Conform acestei descrieri, propunerea reclamantului a fost declarată inadmisibilă de către comitetul de selecție al Comisiei în cadrul reuniunii sale din 16 octombrie 2003, în timp ce scrisoarea de informare a reclamantului în acest sens a fost trimisă la 22 decembrie 2003. Tot conform acestei cronologii, faxul reclamantului din 30 iulie 2004 a fost primit de Comisie la 6 august 2004.
În plus, Comisia a prezentat următoarele observații:
Selecția propunerilor în cadrul programului Leonardo da Vinci a cuprins două etape. Solicitantul a prezentat mai întâi o propunere prealabilă, care a fost ulterior evaluată de Comisie cu ajutorul unor experți externi independenți. Pe baza rezultatelor acestei evaluări, solicitanții cu cele mai bune propuneri prealabile au fost invitați să prezinte o propunere completă.
Propunerea prealabilă a reclamantului a fost inițial respinsă, deoarece părea să fi fost prezentată după termenul relevant. Această decizie a fost anulată după ce reclamantul s-a opus în scrisoarea sa din 29 decembrie 2003. Cu toate acestea, întrucât acest recurs a fost primit după ce exercițiul de evaluare a fost deja finalizat, propunerea prealabilă a reclamantului, spre deosebire de alte propuneri prealabile, nu a fost evaluată de experți externi. Pentru a evita ca reclamantul să sufere vreun dezavantaj din cauza deciziei inițiale a Comisiei, acesta a fost totuși invitat să prezinte o propunere completă și să contacteze serviciile Comisiei cu privire la orice întrebare pe care ar putea să o aibă cu privire la propunerea sa. Pentru a evita orice discriminare în comparație cu alți solicitanți, reclamantului i s-a acordat, de asemenea, mai mult timp pentru a-și prezenta propunerea completă.
S-a recunoscut că a trecut o anumită perioadă de timp între avizul comitetului de selecție și scrisoarea Comisiei de informare a reclamantului cu privire la inadmisibilitatea cererii sale. Această întârziere s-a datorat faptului că decizia Comisiei privind propunerile prealabile a fost adoptată, în cadrul "Procedurii C", după obținerea avizului Comitetului Leonardo da Vinci și după expirarea perioadei prevăzute pentru exercitarea dreptului de control al Parlamentului European.
Acesta a fost motivul pentru care Comisia a introdus o procedură excepțională cu scopul de a permite reclamantului să prezinte o propunere completă. Comisia a acceptat că a fost indusă în eroare de mărcile poștale ilizibile (la cererea reclamantului) atunci când a examinat admisibilitatea cererii și și-a cerut scuze în acest sens reclamantului. Cu toate acestea, Comisia a considerat că această eroare a fost corectată prin acceptarea, în mod excepțional, a faptului că reclamantul putea prezenta o propunere completă, invitându-l să contacteze serviciile sale cu privire la orice chestiune referitoare la propunerea prealabilă și acordându-i un termen special pentru prezentarea propunerii complete.
Reclamantul nu a suferit niciun prejudiciu din cauza faptului că cererea sa a fost declarată inițial inadmisibilă. Ar trebui remarcat faptul că, între prezentarea propunerii prealabile și prezentarea propunerii complete, au avut loc mai multe schimburi de mesaje între serviciile Comisiei și reclamant. Cu toate acestea, se pare că reclamantul nu a formulat nicio cerere cu privire la eventualele observații ale experților externi referitoare la propunerea sa prealabilă sau la posibilitățile de îmbunătățire a propunerii sale în această perioadă.
De asemenea, nu a existat nicio legătură directă între recomandările formulate de experți externi pentru îmbunătățirea propunerilor prealabile și selectarea propunerilor, având în vedere că rata de succes între faza propunerilor prealabile și faza propunerilor s-a ridicat la aproximativ 50 %.
De asemenea, ar trebui remarcat faptul că nu există niciun „drept" la o subvenție în dreptul comunitar. Prin urmare, Comisia nu a despăgubit persoanele care au solicitat o subvenție pentru timpul pe care l-au petrecut pregătindu-și propunerile.
Prin urmare, Comisia nu a împărtășit opinia reclamantului potrivit căreia acesta avea dreptul la despăgubiri.
După primirea scrisorii reclamantului din 29 decembrie 2003, Comisia a procedat la reevaluarea cazului. Comisia și-a revizuit poziția în mod corespunzător și a concluzionat că nu se poate reproșa funcționarului responsabil sau comitetului de selecție, care a comis o eroare atunci când a acționat cu „bună-credință". Comisia și-a exprimat poziția în scrisoarea sa din 19 iulie 2004, în care a explicat că nu avea cunoștință de niciun temei juridic pentru „Dienstaufsichtsbeschwerden" în dreptul comunitar și a invitat reclamantul să furnizeze indicații mai precise cu privire la temeiul unor astfel de plângeri. Reclamantul nu a răspuns la această invitație.
În ceea ce privește problema accesului la dosar, cererea de confirmare din 30 iulie 2004 fusese înregistrată la 12 august 2004. Astfel, termenul de 15 zile lucrătoare pentru răspuns expirase la 2 septembrie 2004. În aceeași zi, Comisia s-a adresat în scris reclamantului pentru a-l informa că perioada în cauză a fost prelungită. Motivul invocat de Comisie era perfect legitim. În urma reexaminării cererii, Comisia a decis să comunice reclamantului formularele de evaluare ale experților externi, fără a divulga însă identitatea acestor experți. Răspunsul final a fost trimis reclamantului la 24 septembrie 2004.
**Observațiile reclamantului**
În observațiile sale, reclamantul a formulat următoarele observații:
Comisia a admis că tratarea incorectă a cererii sale din octombrie 2003 era în întregime responsabilitatea sa. Cu toate acestea, ea nu și-a dovedit afirmația potrivit căreia acest lucru s-ar fi datorat unor ștampile poștale ilizibile de pe plicul care conținea această cerere, de exemplu prin prezentarea unei copii a documentului în cauză. Nu s-a acordat încă acces la document. Prin urmare, pe baza elementelor de probă disponibile, nu s-a demonstrat că împrejurarea invocată de Comisie a condus la tratarea incorectă a cererii introductive.
Încă înainte de prezentarea propunerii prealabile, acesta a atras atenția Comisiei asupra faptului că stabilirea datei de 3 octombrie 2003 ca termen ar conduce la un tratament diferit al solicitanților germani față de solicitanții din alte state membre, dat fiind că oficiile poștale germane nu erau deschise în ziua respectivă, deoarece era o sărbătoare națională. Cu toate acestea, Comisia a refuzat să accepte cererea sa de modificare a termenului.
Prin urmare, cererea de acces la întregul dosar a fost menținută.
În cazul în care Comisia ar fi avut într-adevăr îndoieli cu privire la transmiterea la timp a cererii sale, aceasta ar fi fost obligată să îi solicite să prezinte, în termen de 48 de ore, elemente de probă din care să reiasă că scrisoarea a fost expediată la timp. Cu toate acestea, Comisia nu a procedat astfel.
În cazul în care o evaluare de către experți externi nu ar fi fost într-adevăr posibilă în momentul în care s-ar fi constatat că propunerea prealabilă era admisibilă, Comisia ar fi trebuit să fie obligată, din proprie inițiativă și fără a fi necesară o cerere în acest sens, să îl informeze cu privire la evaluarea *sa* cu privire la propunerea prealabilă și la sugestiile *sale* privind modul de îmbunătățire a acesteia din urmă.
În lipsa unei astfel de comunicări din partea Comisiei, acesta a presupus că Comisia nu avusese obiecții fundamentale în ceea ce privește substanța sau forma și că Comisia nu a considerat că prepropunerea trebuia optimizată în mod fundamental. Pe baza acestei așteptări, el a pregătit propunerea completă.
**Anchete suplimentare**
După o analiză atentă a avizului Comisiei și a observațiilor reclamantului, s-a constatat că sunt necesare investigații suplimentare.
*Solicitarea de informații suplimentare din partea Ombudsmanului*
Prin urmare, la 17 ianuarie 2005, Ombudsmanul a solicitat Comisiei (i) să comenteze argumentul reclamantului potrivit căruia Comisia nu a tratat întregul domeniu de aplicare al cererii sale de acces la dosarul Comisiei; (ii) să furnizeze o copie a plicului care conține propunerea prealabilă a reclamantului, care a fost trimisă Comisiei în octombrie 2003; și (iii) să furnizeze informații mai specifice (a) cu privire la dispozițiile legale care au obligat-o să consulte Comitetul Leonardo da Vinci și, eventual, Parlamentul în cazul cererilor care au fost considerate inadmisibile pe motiv că au fost depuse cu întârziere și (b) cu privire la momentul în care Comitetul Leonardo da Vinci și-a dat avizul și cu privire la expirarea perioadei prevăzute pentru dreptul de control al Parlamentului.
*Răspunsul Comisiei*
În răspunsul său trimis la 14 martie 2005, Comisia a formulat următoarele observații:
În scrisoarea sa din 26 iunie 2004, reclamantul a solicitat accesul la dosarul Comisiei în măsura în care a contestat obiectivitatea evaluării propunerii sale, punând sub semnul întrebării calitatea sau existența evaluărilor experților externi. Comisia a tratat această cerere prin scrisoarea sa din 24 septembrie 2004. Împreună cu această scrisoare, Comisia a transmis reclamantului fișele de evaluare anonimizate ale experților externi cu privire la propunerea sa. Reclamantul nu a menționat un document specific pe care Comisia ar trebui să i-l transmită. Prin urmare, serviciile Comisiei nu au putut înțelege ce a vrut să spună reclamantul atunci când a indicat că Comisia nu i-a acordat acces deplin la dosar.
Comisia a trebuit să consulte Comitetul Leonardo da Vinci cu privire la proiectul de listă a propunerilor preliminare selectate. Comitetul a emis un aviz favorabil la 17 noiembrie 2003. Proiectul de decizie a fost prezentat Parlamentului la 17 noiembrie 2003, iar perioada de exercitare a drepturilor de control ale Parlamentului a expirat la 16 decembrie 2003.
O copie a plicului care conținea propunerea prealabilă a reclamantului, care a fost trimisă Comisiei în octombrie 2003, a fost prezentată de către Comisie împreună cu scrisoarea sa din 14 martie 2005.
*Observațiile reclamantului*
În observațiile sale, reclamantul și-a menținut plângerea și a formulat următoarele observații suplimentare:
Având în vedere că a solicitat accesul la întregul dosar al Comisiei, nu a fost necesar ca acesta să desemneze documente specifice.
Una dintre ștampila poștei de pe plicul care conținea propunerea sa prealabilă era datată 2 octombrie 2003 și era lizibilă. Prin urmare, era de neînțeles motivul pentru care Comisia respinsese cererea ca inadmisibilă. Având în vedere că cererile trebuiau depuse prin scrisoare recomandată, ar fi fost posibil să se stabilească data corectă. Aplicând normele de procedură proprii ale Comisiei, aceasta ar fi trebuit să îi solicite, în termen de 48 de ore de la data la care a luat cunoștință de circumstanțele relevante, să dovedească faptul că scrisoarea a fost trimisă în timp util.
Comisia a creat în mod eronat impresia că nu ar fi putut să îl informeze cu privire la faptul că cererea sa fusese respinsă ca inadmisibilă din cauza obligației sale de a consulta Comitetul Leonardo da Vinci și Parlamentul.
PROIECT DE RECOMANDĂRI ALE OMBUDSMANULUI
----------------------------------------
**Proiectele de recomandări**
La 27 septembrie 2005, Ombudsmanul a adresat Comisiei, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din statutul său, două proiecte de recomandări[(1).](#(1)){#Footnote1} Proiectele de recomandări au fost formulate după cum urmează:
> (1) Comisia ar trebui să trateze întregul domeniu de aplicare al cererii reclamantului de acces la documente.
>
> (2) Comisia ar trebui să ofere reclamantului o compensație echitabilă în ceea ce privește consecințele negative pentru acesta ale neacordării de către Comisie a unui tratament egal cu cel acordat altor solicitanți ale căror propuneri prealabile au fost selectate și care au fost invitați să prezinte o propunere completă.
Acest proiect de recomandare s-a bazat pe următoarele considerații:
*În ceea ce privește pretinsa discriminare*
1 Ombudsmanul a observat că Comisia a acceptat că a făcut o greșeală atunci când a considerat că propunerea prealabilă a reclamantului a fost prezentată cu întârziere și că a acționat rapid și constructiv atunci când i-a fost adusă la cunoștință greșeala. Pentru a corecta efectele negative ale acestei erori, Comisia a oferit reclamantului posibilitatea de a prezenta o propunere completă.
2 În opinia Ombudsmanului, era totuși clar că acest mod de a proceda nu garanta că reclamantul era tratat în același mod ca toți ceilalți promotori ale căror propuneri prealabile fuseseră selectate. În cursul prezentei anchete, Comisia a confirmat că a examinat propunerile preliminare cu ajutorul unor experți externi. De asemenea, s-a constatat că observațiile formulate de acești experți, inclusiv propunerile privind modul de îmbunătățire a propunerilor prealabile, au fost transmise solicitanților de către Comisie. Prin urmare, acești solicitanți au avut posibilitatea de a beneficia de consultanță de specialitate atunci când au decis dacă și cum să prezinte Comisiei o propunere completă. Nu s-a contestat faptul că reclamantul nu a primit o astfel de consiliere. În aceste condiții, Comisia nu a tratat reclamantul în același mod ca pe ceilalți solicitanți ale căror propuneri prealabile au fost selectate.
3 Chiar presupunând că, din cauza expirării termenului, era imposibil să se efectueze o evaluare a propunerii prealabile a reclamantului, Ombudsmanul a considerat că Comisia nu a făcut tot ceea ce era necesar și adecvat în circumstanțele date pentru a se asigura că reclamantul este tratat în același mod ca și ceilalți reclamanți. Având în vedere importanța pe care evaluarea prepropunerii a avut-o pentru prezentarea propunerii complete, Comisia ar fi trebuit să fie conștientă de faptul că reclamantul era dezavantajat în comparație cu ceilalți solicitanți ale căror prepropuneri fuseseră evaluate și selectate. În aceste condiții, ar fi fost o bună practică administrativă ca Comisia să încerce să se asigure că acest dezavantaj este redus cât mai mult posibil. După cum a susținut reclamantul, Comisia ar fi putut, în special, să îl informeze cu privire la evaluarea *sa* a propunerii prealabile și la sugestiile *sale* privind modul de îmbunătățire a acesteia din urmă. Având în vedere circumstanțele cazului de față, Ombudsmanul consideră că o astfel de modalitate de a proceda ar putea fi într-adevăr așteptată de la o administrație care dorește să anuleze consecințele unei erori pe care a comis-o. Cu toate acestea, se pare că nu au fost luate astfel de măsuri. Este adevărat că, în scrisoarea sa din 2 februarie 2004, prin care l-a informat pe reclamant cu privire la decizia pe care a luat-o, Comisia a precizat că poate contacta direcția sa generală „pentru informații suplimentare". Cu toate acestea, în opinia Ombudsmanului, această ofertă destul de generală nu a fost suficientă pentru a garanta că reclamantul a fost tratat în esență în același mod ca solicitanții ale căror propuneri prealabile au fost evaluate și selectate.
4 Neasigurarea de către Comisie a unui astfel de tratament egal ar constitui, așadar, o administrare defectuoasă.
*În ceea ce privește pretinsa neacordare a accesului la dosarul Comisiei*
5 În ceea ce privește aspectele *procedurale,* Ombudsmanul a remarcat că articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001 prevede că termenul de răspuns la cererile de confirmare poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare "\[î\]n cazuri excepționale, de exemplu în cazul unei cereri referitoare la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente". Ombudsmanul a considerat că absența mai multor funcționari din cauza vacanțelor nu poate fi considerată un caz „excepțional" în sensul acestei dispoziții, care ar justifica o prelungire a termenului. În orice caz, în scrisoarea sa din 2 septembrie 2004, Comisia a constatat că termenul prelungit era 23 septembrie 2004. Cu toate acestea, răspunsul Comisiei la cererea de confirmare a fost trimis abia la 24 septembrie 2004.
6 În ceea ce privește *fondul* acestei afirmații, reclamantul a afirmat fără echivoc că cererea sa nu se referea la "documente unice, ci la întregul dosar". În speță, era clar că, până în prezent, Comisia acordase acces numai la fișele de evaluare (anonimizate) ale experților externi referitoare la propunerea sa. Deși a fost invitată în mod expres să prezinte observații cu privire la această chestiune, Comisia nu a tratat încă cererea de acces a reclamantului în măsura în care aceasta se referă la celelalte documente din dosarul său. Comisia a susținut că reclamantul nu a specificat documentele la care dorea să aibă acces. Ombudsmanul nu a considerat convingător acest argument. În opinia Ombudsmanului, cererea reclamantului a fost suficient de precisă pentru a permite Comisiei să înțeleagă domeniul de aplicare al accesului pe care reclamantul dorea să îl obțină.
7 Prin urmare, concluzia Ombudsmanului a fost că Comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea de acces a reclamantului, atât în ceea ce privește aspectele procedurale, cât și în ceea ce privește fondul.
*În ceea ce privește cererea de despăgubiri*
8 Ombudsmanul a acceptat, judecând după fotocopia plicului care conținea propunerea prealabilă a reclamantului care i-a fost furnizată, că era într-adevăr dificil să se stabilească dacă propunerea prealabilă a reclamantului a fost prezentată la timp. Cu toate acestea, el a considerat că este dificil de înțeles de ce reclamantul nu a fost contactat și invitat să prezinte elemente de probă pentru a stabili data la care a trimis Comisiei propunerea sa prealabilă. În plus, în opinia Ombudsmanului, Comisia nu a furnizat informații convingătoare care să demonstreze că nu ar fi fost în măsură să informeze reclamantul în timp util cu privire la decizia sa din 16 octombrie 2003. În aceste condiții, Ombudsmanul a considerat că Comisia trebuie trasă la răspundere pentru întârzierea care a survenit între decizia sa din 16 octombrie 2003 și data la care această decizie a fost adusă la cunoștința reclamantului.
9 Comisia a acceptat că decizia sa inițială (din 16 octombrie 2003) de a respinge propunerea prealabilă a reclamantului ca inadmisibilă s-a datorat unei erori. Ombudsmanul a constatat, de asemenea, că Comisia ar putea fi trasă la răspundere pentru întârzierea care a avut loc între decizia sa din 16 octombrie 2003 și data la care această decizie a fost adusă la cunoștința reclamantului. În cele din urmă, Ombudsmanul a concluzionat că, ulterior, Comisia nu a reușit să asigure egalitatea de tratament între reclamant și ceilalți promotori ale căror propuneri prealabile au fost selectate și care au fost invitați să prezinte o propunere completă. Având în vedere aceste circumstanțe, Ombudsmanul a considerat că o cerere de despăgubiri era, în principiu, întemeiată.
10 Ombudsmanul a considerat că ar fi o bună practică administrativă ca Comisia să ofere reclamantului o compensație echitabilă în ceea ce privește consecințele negative pentru acesta ale administrării defectuoase care a avut loc. Cu toate acestea, în opinia Ombudsmanului, suma care ar putea fi considerată echitabilă în circumstanțele cazului de față a fost cu siguranță mult mai mică decât suma solicitată de reclamant.
**Avizul detaliat al Comisiei**
În avizul său detaliat, Comisia a formulat următoarele observații:
*În ceea ce privește faptele*
Prepropunerea fusese declarată inadmisibilă, întrucât singura ștampilă poștală lizibilă în mod clar era data de 5 octombrie 2003. În urma recursului reclamantului, serviciile Comisiei au aplicat principiul beneficiului îndoielii și, în mod excepțional, au permis reclamantului să prezinte o propunere completă în mod direct.
*În ceea ce privește pretinsa discriminare și cererea de despăgubire*
Comisia a corectat situația creată de faptul că propunerea prealabilă a fost declarată inadmisibilă după cum urmează:
* Reclamantului i s-a permis, în mod excepțional, să prezinte o propunere completă, astfel cum a solicitat în scrisoarea sa adresată Comisiei la 29 decembrie 2003.
* În această scrisoare, reclamantul a refuzat în mod explicit ca propunerea sa prealabilă să fie evaluată în această etapă. Proiectul de recomandare al Ombudsmanului părea să ignore acest fapt.
* În orice caz, consilierea prealabilă propunerii nu a putut avea un efect concludent asupra rezultatului final al unei propuneri complete, deoarece ceea ce a fost evaluat a fost ideea generală de proiect (în timp ce, în stadiul complet al propunerii, a fost evaluată întreaga propunere de proiect). În orice caz, reclamantul a renunțat la o evaluare ex post a propunerii sale prealabile.
* Solicitantului i s-a acordat același număr de zile pentru a pregăti întreaga propunere ca și celorlalți solicitanți.
* Comisia a oferit reclamantului posibilitatea de a discuta cu serviciile sale chestiuni legate de propunere. Cu toate acestea, reclamantul nu a făcut uz de această posibilitate.
* Atunci când a acceptat să își prezinte propunerea completă fără ca aceasta să fie evaluată în prealabil, reclamantul a acceptat să își asume un risc la fel ca toți ceilalți solicitanți (el ar fi putut, în această etapă, să ceară invalidarea procedurii sau să solicite despăgubiri pentru redactarea propunerii prealabile).
* Reclamantul și-ar fi putut prezenta din nou propunerea în cadrul rundei de selecție din 2005, utilizând, de asemenea, observațiile și indicațiile furnizate de experții externi care au evaluat propunerea sa completă în vederea îmbunătățirii acesteia.
* Nu a fost prevăzută nicio rambursare pentru pregătirea unei propuneri Leonardo da Vinci; același principiu aplicat oricărui alt program educațional sau de cercetare.
Afirmația potrivit căreia reclamantul a fost tratat în mod inechitabil și discriminat a trebuit, prin urmare, să fie respinsă. Propunerea reclamantului a fost cea mai proastă dintre cele 48 de propuneri care au fost evaluate.
Cererea de despăgubiri a fost nejustificată, întrucât Comisia a făcut ceea ce era necesar pentru a evita orice prejudiciu adus reclamantului.
*În ceea ce privește accesul la dosar*
Comisia a interpretat cererea de acces ca referindu-se la dosarul referitor la propunere, care a constat în propunere și în formularele de evaluare. Cu toate acestea, Comisia a prezentat - în plus față de ceea ce fusese deja transmis reclamantului - documente suplimentare legate de procedura de selecție care erau relevante pentru înțelegerea motivelor respingerii propunerii complete a reclamantului, și anume procesele-verbale ale comitetului de selecție pentru propunerile complete din cadrul procedurii C (toate informațiile privind alți candidați au fost omise).
**Observațiile reclamantului**
În observațiile sale, reclamantul și-a menținut plângerea și a formulat următoarele observații:
Ștampila poștei de pe plicul în care prezentase propunerea prealabilă era lizibilă. Prin urmare, nu era clar modul în care comitetul de selecție relevant ar fi putut să nu observe acest lucru. Trebuie să se presupună că comitetul s-a bazat pe informații furnizate de un membru al personalului Comisiei care fie a acționat din neglijență gravă, fie a furnizat în mod deliberat informații incorecte.
În ceea ce privește scrisoarea sa din 29 decembrie 2003, refuzul său de a efectua o verificare suplimentară se întemeia pe temerea că, în caz contrar, ar fi dezavantajat în ceea ce privește calendarul și pe faptul că avea îndoieli cu privire la obiectivitatea unei evaluări ex post. Refuzul său a urmărit, așadar, să determine Comisia să pună în aplicare singura abordare corectă și posibilă în speță, și anume o publicare complet nouă a "procedurii C". Comisia a optat pentru o procedură diferită și, prin urmare, a fost singura responsabilă pentru toate consecințele care decurg din această decizie.
Comisia ar fi putut cel puțin să îl informeze cu privire la observațiile, aprecierile și propunerile propriului "cititor", pe care Comisia, în conformitate cu avizul său detaliat, l-a utilizat în plus față de experții externi. Având în vedere că acest lucru nu a fost făcut, trebuie să se presupună că acest "cititor" nu a examinat propunerea prealabilă, deși ar fi trebuit să facă acest lucru, sau că, din cauza neglijenței grave sau a arbitrariului, Comisia a omis să îi transmită evaluarea relevantă.
Comisia nu acordase încă acces la dosar. Ar trebui să se țină seama de faptul că documentele divulgate de Comisie conțineau note manuscrise precum „versiunea finală" sau „versiunea finală 2". Prin urmare, a trebuit să se suspecteze că, în cazul de față, au fost elaborate mai multe „versiuni finale" ale evaluărilor prezentate de experții Comisiei. După ce i s-ar fi acordat accesul la dosar, acesta ar decide dacă și împotriva cui ar trebui luate măsuri în temeiul dreptului penal.
**Corespondență suplimentară** *Scrisoarea
Ombudsmanului către Comisie*
La 16 și 18 iunie 2006, Ombudsmanul a informat Comisia că nu consideră că avizul detaliat al Comisiei este adecvat, în special în ceea ce privește problema accesului la documente. În acest context, Ombudsmanul a remarcat că, în acest aviz detaliat, Comisia nu a abordat niciuna dintre observațiile formulate de Ombudsman cu privire la aspectele procedurale ale tratării cererii de acces (a se vedea punctul 4.8 din proiectul de recomandare). În ceea ce privește fondul acestei cereri, Ombudsmanul a observat că, până în prezent, Comisia nici măcar nu a furnizat o listă a documentelor relevante, și anume a tuturor documentelor care se referă la propunerea prealabilă și la propunerea reclamantului, și nici nu a indicat motivele pentru care niciunul dintre aceste documente care nu au fost divulgate până în prezent nu a putut fi pus la dispoziția reclamantului.
Prin urmare, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să îl informeze dacă este dispus să își reconsidere poziția.
*Răspunsul Comisiei*
În răspunsul său, Comisia a formulat următoarele observații:
Nu a existat niciun dosar specific privind cererea reclamantului în cadrul programului Leonardo da Vinci. Prin urmare, cererea de acces a fost înțeleasă ca o cerere de acces la documentele legate de propunerea reclamantului, și anume (i) formularele de evaluare și (ii) procesele-verbale ale comitetului de selecție.
Adnotările scrise de mână "versiunea finală" și "versiunea finală 2" ar putea induce confuzie unui cititor extern. Cu toate acestea, nu au existat trei versiuni diferite ale unui document, ci trei avize ale experților întocmite de trei experți independenți diferiți care au completat același formular online, ceea ce a explicat existența unei pagini principale identice pentru cele trei documente.
Toate documentele relevante au fost comunicate reclamantului.
În ceea ce privește aspectele procedurale, Comisia și-a exprimat regretul cu privire la întârzierea înregistrării cererii de confirmare din 30 iulie 2004, care s-a datorat faptului că personalul disponibil în perioada vacanței era limitat. În ceea ce privește prelungirea termenului de răspuns la această cerere, Regulamentul 1049/2001 nu a limitat motivele unei prelungiri. Cererile referitoare la un document foarte mare sau la un număr foarte mare de documente au fost menționate doar cu titlu de exemplu. Comisia a considerat că alte circumstanțe ar putea justifica o prelungire a termenului, de exemplu dacă este necesar să se consulte alte servicii ale Comisiei sau o parte terță, dacă documentele solicitate se referă la o chestiune complexă sau foarte tehnică, dacă este deosebit de dificil să se localizeze documentul solicitat sau dacă este nevoie de mai mult timp pentru a acorda acces parțial.
În cazul de față, pe lângă faptul că cererea de confirmare a ajuns la Comisie într-o perioadă în care resursele sale au fost limitate din cauza vacanței de vară, examinarea cererii a necesitat intervenția mai multor servicii care au trebuit să emită un aviz cu privire la oportunitatea unui acces parțial pentru a satisface cât mai mult posibil cererea reclamantului.
Comisia și-a cerut scuze pentru depășirea cu o zi lucrătoare a termenului de răspuns la cererea de confirmare.
*Observațiile reclamantului*
În observațiile sale, reclamantul a explicat că dorește să își mențină plângerea în întregime. El a făcut următoarele observații suplimentare:
Afirmația Comisiei potrivit căreia nu exista niciun dosar specific referitor la cererea sa nu era credibilă. Faptul că Comisia a fost în măsură să prezinte documente relevante (cum ar fi plicul care conținea propunerea sa prealabilă și evaluările) a arătat că un astfel de dosar exista. „Explicația" furnizată de Comisie pentru prezența adnotărilor olografe „versiunea finală" și „versiunea finală 2" nu a fost convingătoare, deoarece experții nu ar fi fost în măsură să introducă astfel de note în fișele de evaluare online.
S-a presupus că persoane necunoscute au încercat, după primirea prezentei plângeri, să dovedească existența fișelor de evaluare prin semnarea acestora. Cu toate acestea, se pare că a fost trecut cu vederea faptul că aceste fișe constituiau formulare online. De asemenea, a fost remarcabil faptul că aceeași persoană părea să fi semnat toate cele trei documente.
Prin urmare, Ombudsmanului i s-a solicitat să examineze
* dacă faptul că Comisia nu a întocmit sau nu a păstrat un dosar specific referitor la cerere constituia un caz de administrare defectuoasă, având în vedere că lipsa unui astfel de dosar făcea imposibilă verificarea deciziei adoptate de Comisie;
* dacă și, în caz afirmativ, de ce în prezenta cauză au existat mai multe versiuni ale fișelor de evaluare online și dacă acest fapt a constituit un caz de administrare defectuoasă.
În cazul în care este necesar să se depună o nouă plângere cu privire la aceste aspecte, Ombudsmanul ar trebui să îl informeze în consecință.
DECIZIA
-------
**1 Situația de fapt relevantă**
1.1 La 2 octombrie 2003, reclamantul, consultant german, s-a adresat Comisiei Europene ca răspuns la cererea de propuneri 2003-2004 a acesteia din urmă în cadrul programului Leonardo da Vinci.
Normele relevante sunt prevăzute în Decizia 1999/382/CE a Consiliului din 26 aprilie 1999 de stabilire a celei de-a doua faze a programului comunitar de acțiune pentru formare profesională "Leonardo da Vinci"[(2).](#(2)){#Footnote2} Pentru propunerile (cum ar fi cele ale reclamantului) prezentate în cadrul „Procedurii C", normele relevante prevăd un proces de selecție în două etape, și anume (i) selectarea propunerilor prealabile și (ii) selectarea propunerilor complete, precum și implicarea unui comitet de gestionare („Comitetul Leonardo da Vinci"). Comisia evaluează mai întâi toate propunerile preliminare pe care le primește și, după ce a solicitat avizul Comitetului Leonardo da Vinci, face o selecție. Se pare că Comisia recurge deja la experți externi în etapa de selectare a propunerilor prealabile și că orice recomandări de îmbunătățire a propunerilor formulate de acești experți sunt transmise solicitanților.
Numai candidații ale căror propuneri prealabile au fost selectate sunt invitați să prezinte propuneri complete. Ulterior, Comisia, din nou cu ajutorul unor experți externi, efectuează o evaluare a propunerilor primite și stabilește o listă restrânsă de proiecte. După ce a solicitat avizul Comitetului Leonardo da Vinci, Comisia stabilește lista proiectelor de succes care au fost selectate.
Parlamentul European exercită drepturi de control asupra acestei proceduri.
Se pare că selecția propunerilor prealabile trebuie efectuată în termen de trei luni de la încheierea perioadei de depunere a propunerilor prealabile specificate în cererea de propuneri, în timp ce restul procesului nu ar trebui să dureze mai mult de cinci luni.
1.2 În conformitate cu normele stabilite în cererea de propuneri referitoare la prezenta cauză, propunerile prealabile trebuiau prezentate până la 3 octombrie 2003. În cadrul reuniunii sale din 16 octombrie 2003, comitetul de selecție al Comisiei a declarat inadmisibilă propunerea prealabilă a reclamantului, pe motiv că aceasta a fost prezentată prea târziu. Reclamantul a fost informat în consecință prin scrisoarea din 22 decembrie 2003, după ce Comisia a făcut selecția propunerilor prealabile, după ce Comitetul Leonardo da Vinci a fost audiat cu privire la această selecție și după ce perioada în care Parlamentul putea interveni s-a scurs.
1.3 Considerând că a respectat acest termen, întrucât și-a trimis propunerea prealabilă prin scrisoare recomandată la 2 octombrie 2003, reclamantul s-a adresat atât Comisiei, cât și Ombudsmanului European la 29 decembrie 2003. Având în vedere că Comisia nu a avut încă suficient timp pentru a examina chestiunea, această primă plângere (plângerea 33/2004/GG) a fost respinsă ca inadmisibilă de către Ombudsman la 13 ianuarie 2004.
1.4 La 15 ianuarie 2004, reclamantul a depus o nouă plângere la Ombudsman (plângerea 221/2004/GG), iar Ombudsmanul a deschis o anchetă. În avizul său, Comisia a acceptat că s-a comis o eroare și că propunerea prealabilă a reclamantului a fost într-adevăr prezentată la timp. Comisia a observat că, pentru a remedia această greșeală, a selectat proiectul pre-propunerii reclamantului pentru prezentarea unei propuneri complete. Reclamantului i s-a acordat inițial un termen până la 1 martie 2004 pentru a prezenta această propunere completă. După ce reclamantul a subliniat că va dispune astfel de mai puțin timp pentru prezentarea propunerii complete decât alți candidați, Comisia a acceptat că ar trebui să i se acorde același număr de zile pentru a pregăti această propunere completă ca și tuturor celorlalți candidați.
În observațiile sale cu privire la acest aviz, reclamantul a subliniat că nu a beneficiat de aceeași cantitate de informații ca și ceilalți solicitanți, întrucât Comisia nu a transmis nicio informație cu privire la modul în care, în opinia Comisiei, proiectul prezentat în propunerea prealabilă ar putea fi îmbunătățit în propunerea completă, ceea ce Comisia a făcut cu privire la toți ceilalți solicitanți. Potrivit reclamantului, acesta a fost un dezavantaj grav pe care l-ar lua în considerare în evaluarea sa finală după încheierea procedurii de depunere a cererii și pentru a decide dacă ar fi necesare măsuri suplimentare pentru apărarea drepturilor sale. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că Comisia nu a răspuns plângerilor („Dienstaufsichtsbeschwerden") pe care le-a formulat împotriva persoanei responsabile de proiectul său și împotriva șefului serviciului competent al Comisiei.
Ombudsmanul a considerat că lipsa unui răspuns din partea Comisiei la „Dienstaufsichtsbeschwerden" pare să se datoreze unei neînțelegeri din partea Comisiei. Având în vedere abordarea constructivă și rapidă a cazului de către acesta din urmă, Ombudsmanul a considerat că nu este necesar să se urmărească această chestiune în cadrul prezentei anchete. Cu toate acestea, reclamantul a fost informat cu privire la posibilitatea de a depune o nouă plângere cu privire la această chestiune în cazul în care, contrar așteptărilor, Comisia nu ar trebui să trateze această chestiune.
În ceea ce privește fondul cauzei, Ombudsmanul a considerat că Comisia a acționat rapid și constructiv pentru a corecta eroarea care a avut loc. Ombudsmanul a observat că reclamantul a susținut că, contrar celor afirmate de Comisie, nu a primit la fel de multe informații ca ceilalți solicitanți. Ombudsmanul a considerat că reclamantul a prezentat astfel o nouă afirmație suplimentară. În opinia Ombudsmanului, nu a fost adecvat să se trateze această nouă acuzație în ancheta sa privind plângerea 221/2004/GG din cel puțin două motive. În primul rând, reclamantul nu pare să fi ridicat această problemă în fața Comisiei înainte de a o prezenta Ombudsmanului. Prin urmare, Comisia nu a avut încă posibilitatea de a examina chestiunea. În al doilea rând, reclamantul a rămas liber să depună o nouă plângere la Ombudsman în cazul în care presupusa omisiune a Comisiei de a-i furniza informații ar afecta în mod negativ decizia Comisiei cu privire la propunerea sa completă. Având în vedere măsurile luate de Comisie pentru a-și corecta greșeala, Ombudsmanul a concluzionat că (sub rezerva respectivei rezerve) nu mai există administrare defectuoasă. Prin urmare, acesta a închis cazul la 5 mai 2004.
1.5 La 21 iunie 2004, Comisia l-a informat pe reclamant că propunerea sa nu a fost selectată.
1.6 Într-o scrisoare trimisă la 26 iunie 2004, reclamantul s-a opus acestei decizii și a solicitat, de asemenea, accesul la dosarul Comisiei. Reclamantul a indicat, de asemenea, că, în opinia sa, Comisia ar trebui să îi plătească compensații în valoare de 11 027,60 EUR.
În răspunsul din 19 iulie 2004, Comisia a considerat că a procedat corect în speță. În ceea ce privește accesul la documente, Comisia a interpretat cererea reclamantului ca fiind una de acces la evaluările propunerii complete a reclamantului care au fost pregătite de experți. Această cerere a fost respinsă în temeiul articolului 4 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei[(3)](#(3)){#Footnote3} ("Regulamentul 1049/2001").
La 30 iulie 2004, reclamantul a depus o cerere de confirmare a accesului în temeiul Regulamentului 1049/2001.
1.7 De asemenea, la 30 iulie 2004, reclamantul a depus o nouă plângere la Ombudsman, care a fost înregistrată cu numărul de referință 2437/2004/GG. La 31 august și 12 septembrie 2004, reclamantul a prezentat informații suplimentare și a extins domeniul de aplicare al acestei plângeri. Pe baza acestor scrisori, Ombudsmanul a identificat următoarele acuzații și afirmații: reclamantul (i) a susținut că a fost discriminat în comparație cu alți solicitanți; (ii) a susținut că Comisia nu i-a acordat acces la dosarul său în conformitate cu Regulamentul 1049/2001; (iii) a solicitat Comisiei să plătească despăgubirile solicitate în scrisoarea sa din 26 iunie 2004; și (iv) a solicitat Comisiei să răspundă la „Dienstaufsichtsbeschwerden".
**2 Cu privire la domeniul de aplicare al prezentei anchete**
2.1 În scrisoarea sa adresată Comisiei la 26 iunie 2004, pe care se întemeiază prezenta plângere, reclamantul a explicat că suma de 11 027,60 euro pe care a pretins că i se datorează a fost derivată din ceea ce el a considerat a fi tratarea incorectă a propunerii sale prealabile de către Comisie. Reclamantul a menționat că își rezervă dreptul de a solicita despăgubiri pentru modul în care a fost evaluată propunerea sa.
2.2 Având în vedere că reclamantul nu a prezentat informații suplimentare sau cifre precise în acest sens, Ombudsmanul consideră că eventuala cerere de despăgubiri a reclamantului, care rezultă din *evaluarea* de către Comisie a propunerii sale complete, nu este acoperită de plângerea sa. Prin urmare, prezenta anchetă se va referi numai la cererea reclamantului de despăgubiri care rezultă din *modul în care Comisia a tratat propunerea sa prealabilă,* inclusiv invitația de a prezenta o propunere completă.
2.3 În scrisoarea sa din 26 iunie 2004, reclamantul a susținut, de asemenea, că persoanele împotriva cărora a depus plângeri ("Dienstaufsichtsbeschwerden") au fost implicate, contrar solicitărilor sale repetate, în evaluarea propunerii sale.
2.4 Ombudsmanul a considerat că această afirmație nu face parte din plângerea pe care reclamantul i-a adresat-o în cazul de față. Prin urmare, el nu a solicitat Comisiei să emită un aviz cu privire la această chestiune. Reclamantul, care a fost informat cu privire la acuzațiile și afirmațiile cu privire la care Ombudsmanul a solicitat Comisiei să emită un aviz, nu a formulat obiecții cu privire la această abordare. În aceste condiții, prezenta decizie nu va aborda această chestiune.
2.5 În plângerea sa, reclamantul a sugerat Ombudsmanului să examineze dacă Comisia s-a angajat în discuții cu alți solicitanți în cursul procedurii, pentru a permite acestor solicitanți să își optimizeze cererile. Se pare că observația reclamantului se referă la etapa ulterioară prezentării propunerilor complete. Având în vedere concluziile sale cu privire la principalele acuzații și afirmații ale reclamantului (a se vedea mai jos), Ombudsmanul consideră că nu este necesar să se abordeze această chestiune în cadrul prezentei anchete.
2.6 În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei în cazul de față, reclamantul a remarcat că a atras atenția Comisiei asupra faptului că stabilirea datei de 3 octombrie 2003 ca termen-limită ar conduce la un tratament diferit al solicitanților germani față de solicitanții din alte state membre, având în vedere că oficiile poștale germane nu erau deschise în acea zi, deoarece era o sărbătoare națională în Germania. Reclamantul a subliniat că, totuși, Comisia a refuzat să accepte cererea sa de modificare a termenului.
2.7 Ombudsmanul consideră că observația menționată mai sus a reclamantului pare să fi fost destinată informării sale și că nu constituie o afirmație suplimentară. Prin urmare, acest aspect al cauzei nu va fi acoperit de prezenta decizie. Ombudsmanul consideră util să adauge că simplul fapt că sfârșitul unei perioade de depunere a cererilor cade într-o zi de sărbătoare legală într-unul dintre statele membre nu pare a fi un indiciu de administrare defectuoasă, cu condiția ca solicitanții din toate statele membre să dispună de o perioadă de timp suficientă pentru pregătirea și depunerea cererilor lor.
2.8 În observațiile sale cu privire la avizul detaliat pe care Comisia l-a prezentat ca răspuns la proiectul de recomandare al Ombudsmanului, reclamantul și-a exprimat opinia că comitetul de selecție care a declarat inadmisibilă propunerea sa prealabilă s-a bazat pe un membru al personalului Comisiei care fie a acționat din neglijență gravă, fie a furnizat în mod deliberat informații incorecte. Nu este clar dacă această observație a fost înțeleasă ca o afirmație suplimentară. Ombudsmanul consideră că orice astfel de afirmație nu ar trebui, în niciun caz, să fie examinată în cadrul prezentei anchete, având în vedere că aceasta nu a fost încă adusă la cunoștința Comisiei și că reclamantul nu a prezentat niciun element de probă în sprijinul punctului său de vedere (a se vedea, de asemenea, punctul 6.3 de mai jos).
2.9 În observațiile menționate, reclamantul a sugerat, de asemenea, că este posibil ca documentele să fi fost manipulate. Ombudsmanul ia act de faptul că, în ceea ce privește evaluarea propunerii complete, Comisia a furnizat reclamantului copii anonimizate ale avizelor pe care le-a denumit avize elaborate de trei experți independenți diferiți care au examinat această propunere. Reclamantul a subliniat că documentele divulgate de Comisie conțineau note manuscrise precum „versiunea finală" sau „versiunea finală 2". În opinia sa, trebuia, prin urmare, să se suspecteze că în cazul de față au fost prezentate mai multe „versiuni finale" ale evaluărilor prezentate de experții Comisiei. În observațiile sale suplimentare, Comisia a confirmat că documentele relevante constituie evaluările efectuate de cei trei experți. În ultimele sale observații prezentate în octombrie 2006, reclamantul și-a menținut opinia și a solicitat Ombudsmanului să examineze dacă și, în caz afirmativ, de ce în cazul de față există mai multe versiuni ale fișelor de evaluare online și dacă acest fapt constituie un caz de administrare defectuoasă.
2.10 Ombudsmanul ia notă de faptul că această solicitare suplimentară se referă la evaluarea *întregii propuneri* de către Comisie. Cu toate acestea, astfel cum s-a menționat mai sus, prezenta anchetă s-a axat până în prezent pe modul în care Comisia a tratat *propunerea prealabilă a reclamantului.* Având în vedere că această anchetă a necesitat deja o perioadă considerabilă de timp și a condus la un proiect de recomandare, Ombudsmanul consideră că nu ar fi oportună extinderea domeniului său de aplicare, în stadiul actual, pentru a acoperi și alte aspecte.
2.11 Aceeași concluzie se aplică și în cazul cererii suplimentare formulate de reclamant în ultimele sale observații, potrivit căreia Ombudsmanul ar trebui să examineze dacă faptul că Comisia nu a întocmit sau nu a păstrat un dosar specific privind cererea constituie o administrare defectuoasă.
2.12 Reclamantul este, desigur, liber să depună o nouă plângere cu privire la aceste două aspecte suplimentare. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că este util să facă câteva observații suplimentare în această privință.
În ceea ce privește primul dintre aceste aspecte, nu este imediat evident pe ce și-a întemeiat reclamantul opinia că aceeași persoană părea să fi semnat toate cele trei documente. Copiile anonimizate ale documentelor relevante care au fost prezentate Ombudsmanului nu conțineau semnăturile persoanelor în cauză. Cu toate acestea, la o examinare mai atentă a acestor documente, Ombudsmanul a observat că informațiile furnizate pe prima pagină a unuia dintre aceste documente diferă semnificativ de cele furnizate pe primele pagini ale celorlalte documente[(4).](#(4)){#Footnote4} Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că, înainte de a depune o nouă plângere cu privire la această chestiune și de a evalua întreaga propunere, ar fi oportun ca reclamantul să se adreseze Comisiei, astfel încât să îi permită acesteia să se ocupe de orice acuzații și revendicări pe care reclamantul ar dori să le facă în această privință.
În ceea ce privește al doilea dintre aceste aspecte, ar trebui să se țină seama de faptul că prezenta anchetă include o afirmație privind modul în care Comisia a tratat cererea reclamantului de acces la dosarul său. Având în vedere concluziile la care a condus ancheta cu privire la această afirmație (a se vedea punctul 4 de mai jos), Ombudsmanul consideră totuși că este îndoielnic dacă ar fi justificată desfășurarea unei anchete suplimentare cu privire la o chestiune strâns legată de această afirmație.
**3 Presupusă discriminare**
3.1 Reclamantul a susținut că a fost discriminat în comparație cu alți reclamanți. Această afirmație s-a bazat pe faptul că Comisia nu a examinat propunerea sa prealabilă înainte de a fi invitat să prezinte o propunere completă. Reclamantul a susținut că, în cazul în care propunerea sa prealabilă ar fi fost tratată în mod corespunzător, nu ar fi fost necesar să prezinte o propunere completă care să implice costuri ridicate. El a subliniat, de asemenea, că, în cazul în care propunerea sa prealabilă ar fi fost evaluată, ar fi primit (la fel ca toți ceilalți solicitanți) rezultatele acestei prime evaluări. Aceste rezultate i-ar fi permis să țină seama de probleme suplimentare în propunerea sa, care i-au fost aduse acum la cunoștință pentru prima dată.
3.2 În avizul său, Comisia a subliniat că propunerea prealabilă a reclamantului a fost inițial respinsă, deoarece părea să fi fost prezentată după termenul relevant. Această decizie a fost anulată după ce reclamantul s-a opus în scrisoarea sa din 29 decembrie 2003. Cu toate acestea, întrucât acest recurs a fost primit după ce exercițiul de evaluare a fost deja finalizat, propunerea prealabilă a reclamantului, spre deosebire de alte propuneri prealabile, nu a fost evaluată de experți externi. Pentru a evita ca reclamantul să sufere vreun dezavantaj din cauza deciziei inițiale a Comisiei, acesta a fost totuși invitat să prezinte o propunere completă și să contacteze serviciile Comisiei cu privire la orice întrebare pe care ar putea să o aibă cu privire la propunerea sa. În plus, pentru a evita orice discriminare în comparație cu alți solicitanți, reclamantului i s-a acordat mai mult timp pentru a-și prezenta propunerea completă.
Comisia a susținut că reclamantul nu a formulat nicio cerere cu privire la eventualele observații ale experților externi referitoare la propunerea sa prealabilă sau la posibilitățile de îmbunătățire a propunerii sale în această perioadă. Potrivit Comisiei, nu a existat, de asemenea, nicio legătură directă între eventualele recomandări formulate de experți externi pentru îmbunătățirea propunerilor și selectarea propunerilor, având în vedere că rata de succes între faza de prepropuneri și faza de propuneri complete s-a ridicat la aproximativ 50 %.
3.3 În observațiile sale, reclamantul a susținut că, în cazul în care o evaluare de către experți externi nu ar fi fost într-adevăr posibilă atunci când s-ar fi constatat că propunerea prealabilă era admisibilă, Comisia ar fi trebuit să fie obligată, din proprie inițiativă și fără a fi necesară o cerere în acest sens, să îl informeze cu privire la evaluarea *sa* privind propunerea prealabilă și la sugestiile *sale* privind modul de îmbunătățire a acesteia din urmă.
3.4 Ombudsmanul consideră că este oportun să se abordeze mai întâi un punct preliminar. În avizul său detaliat privind proiectul de recomandare care a fost prezentat în cazul de față, Comisia a afirmat că propunerea prealabilă a reclamantului a fost declarată inadmisibilă, întrucât singura ștampilă poștală clar lizibilă de pe plicul în care a fost prezentată avea data de 5 octombrie 2003. Comisia a adăugat că, în urma recursului reclamantului, serviciile sale au aplicat principiul beneficiului îndoielii și au permis în mod excepțional reclamantului să prezinte în mod direct o propunere completă. În acest context, pare util să se reamintească faptul că, în avizul său privind o plângere anterioară depusă de reclamant cu privire la acest caz (plângerea 221/2004/GG), Comisia a acceptat că s-a comis o eroare. Acest lucru este confirmat, de asemenea, de nota internă din 28 ianuarie 2004, în care Comisia a prezentat contextul și măsurile care trebuiau luate[(5).](#(5)){#Footnote5} Potrivit acestei note, o examinare mai atentă a arătat că plicul în cauză avea o ștampilă poștală (deși greu de citit) din 2 octombrie 2003. Nota ajunge la o concluzie clară: „Prin urmare, propunerea prealabilă ar fi trebuit să fie declarată eligibilă." Este util să se reamintească faptul că măsurile luate de Comisie au servit astfel la corectarea unei erori comise de serviciile sale și nu au constituit un exercițiu prin care reclamantului i s-a acordat „beneficiul îndoielii". De asemenea, trebuie amintit că, în avizul său în prezenta cauză, Comisia a arătat că și-a cerut scuze reclamantului pentru eroarea săvârșită.
3.5 Cu toate acestea, Ombudsmanul constată că, atunci când i s-a adus la cunoștință eroarea, Comisia a acționat rapid și constructiv. Pentru a corecta efectele negative ale acestei erori, Comisia a oferit reclamantului posibilitatea de a prezenta o propunere completă care urma să fie prezentată până la 1 martie 2004, data stabilită pentru prezentarea propunerilor complete ale solicitanților ale căror propuneri prealabile fuseseră selectate. Ombudsmanul observă, de asemenea, că, atunci când reclamantul a subliniat că acest lucru i-ar acorda mai puțin timp pentru a prezenta o propunere completă decât ceilalți solicitanți, Comisia a acceptat să i se acorde același timp și ca propunerea sa completă să fie prezentată până la 19 martie 2004.
3.6 În opinia Ombudsmanului, este totuși clar că acest mod de a proceda nu a asigurat faptul că reclamantul a fost tratat în același mod ca toți ceilalți promotori ale căror propuneri prealabile au fost selectate. În cursul prezentei anchete, Comisia a confirmat că a examinat propunerile preliminare cu ajutorul unor experți externi. În plus, se pare că observațiile formulate de acești experți, inclusiv sugestiile cu privire la modul de îmbunătățire a propunerilor prealabile, au fost transmise solicitanților de către Comisie[(6).](#(6)){#Footnote6} Prin urmare, acești solicitanți au avut posibilitatea de a beneficia de consultanță de specialitate atunci când au decis dacă și cum să prezinte Comisiei o propunere completă. Nu se contestă faptul că o astfel de consiliere nu a fost acordată reclamantului. În aceste condiții, Comisia nu a tratat reclamantul în același mod ca pe ceilalți solicitanți ale căror propuneri prealabile au fost selectate.
3.7 Pentru a stabili dacă această diferență de tratament poate fi justificată, trebuie să se țină seama de împrejurările din prezenta cauză. Se pare că normele relevante prevăd că propunerile prealabile trebuie evaluate într-o anumită perioadă de timp. Această perioadă de timp s-a scurs atunci când Comisia a luat cunoștință de eroarea care a avut loc, iar Comisia a explicat că, din acest motiv, propunerea prealabilă a reclamantului nu a fost evaluată de experți externi. Ombudsmanul observă, de asemenea, că, în nota internă din 28 ianuarie 2004 menționată mai sus, Comisia a subliniat că, în acest stadiu, este „material imposibil" să se efectueze o evaluare a propunerii prealabile a reclamantului, având în vedere timpul necesar pentru a contracta experți externi și faptul că propunerea completă ar trebui să parvină Comisiei înainte de încheierea „exercițiului complet de evaluare a propunerii", care urma să aibă loc, tot în conformitate cu nota, între 1 și 26 martie 2004. În plus, nota preciza că, prin urmare, s-a decis să se declare propunerea prealabilă ca fiind selectată pentru prezentarea unei propuneri complete și „să se ia măsurile corespunzătoare față de \[reclamant\] în vederea acordării egalității de tratament".
3.8 După cum a explicat Ombudsmanul în proiectul său de recomandare, nu era clar dacă era într-adevăr imposibil ca prepropunerea reclamantului să fie evaluată de experți externi în cazul de față. Trebuie remarcat faptul că normele relevante nu par să stabilească termene obligatorii în ceea ce privește evaluarea celei de a doua etape a procesului, și anume evaluarea propunerilor complete. Cu toate acestea, în absența unor informații suplimentare cu privire la aceste aspecte și având în vedere concluziile sale ulterioare, Ombudsmanul a considerat că este mai bine să se pornească de la premisa că a fost într-adevăr „material imposibil" pentru Comisie să recurgă la experți externi pentru a evalua propunerea prealabilă a reclamantului. Pe această bază, Ombudsmanul a considerat că soluția prezentată în nota Comisiei din 28 ianuarie 2004 era într-adevăr rezonabilă în circumstanțele date, cu condiția ca Comisia să fi luat „măsuri adecvate (...) pentru a acorda egalitatea de tratament".
3.9 Cu toate acestea, în opinia Ombudsmanului, Comisia nu a făcut tot ceea ce era necesar și adecvat în circumstanțele date pentru a se asigura că reclamantul este tratat în același mod ca și ceilalți reclamanți. Acest lucru este cu siguranță adevărat în ceea ce privește timpul care a fost acordat solicitanților. Ar trebui remarcat faptul că reclamantului i s-a acordat inițial un termen până la 1 martie 2004 pentru a-și prezenta propunerea completă. Numai după ce reclamantul s-a opus, i s-a acordat același număr de zile ca și celorlalți reclamanți. Deși acest viciu a fost astfel remediat rapid de Comisie și, prin urmare, este irelevant pentru scopurile actuale, abordarea Comisiei dă naștere unor îndoieli cu privire la faptul că aceasta era pe deplin conștientă de ceea ce era necesar pentru a asigura egalitatea de tratament a tuturor solicitanților. Mai important, având în vedere importanța pe care evaluarea propunerii prealabile a avut-o pentru prezentarea propunerii complete, Comisia ar fi trebuit să fie conștientă de faptul că reclamantul era dezavantajat în comparație cu ceilalți solicitanți ale căror propuneri prealabile fuseseră evaluate și selectate. În aceste condiții, ar fi fost o bună practică administrativă ca Comisia să încerce să se asigure că acest dezavantaj este redus cât mai mult posibil. După cum a susținut reclamantul, Comisia ar fi putut, în special, să îl informeze cu privire la evaluarea *sa* a propunerii prealabile și la sugestiile *sale* privind modul de îmbunătățire a acesteia din urmă. Având în vedere circumstanțele cazului de față, Ombudsmanul consideră că o astfel de modalitate de a proceda ar putea fi într-adevăr așteptată de la o administrație care dorește să anuleze consecințele unei erori pe care a comis-o. Cu toate acestea, se pare că nu au fost luate astfel de măsuri. Este adevărat că, în scrisoarea sa din 2 februarie 2004 prin care îl informa pe reclamant cu privire la decizia pe care a luat-o, Comisia a precizat că acesta poate contacta direcția sa generală „pentru informații suplimentare". Cu toate acestea, în opinia Ombudsmanului, această ofertă destul de generală nu a fost suficientă pentru a garanta că reclamantul a fost tratat în esență în același mod ca solicitanții ale căror propuneri prealabile au fost evaluate și selectate.
3.10 În avizul său detaliat privind proiectul de recomandare care a fost prezentat în cazul de față, Comisia a subliniat că, în scrisoarea sa din 29 decembrie 2003, reclamantul a refuzat în mod explicit ca propunerea sa prealabilă să fie evaluată în această etapă. Comisia a susținut că proiectul de recomandare al Ombudsmanului părea să ignore acest fapt.
3.11 Este adevărat că declarația menționată de Comisie nu a fost considerată de Ombudsman ca având o importanță decisivă în prezenta cauză atunci când a formulat proiectul său de recomandare. Acest punct de vedere s-a bazat pe faptul că Comisia însăși nu s-a bazat anterior pe această declarație. După ce a examinat din nou documentul relevant, Ombudsmanul continuă să creadă că declarația pe care o conține nu îi afectează concluziile.
3.12 Declarația relevantă, care urmează unei solicitări ca reclamantului să i se permită să prezinte o propunere completă, este formulată după cum urmează: „Prin prezenta declarăm în mod explicit că nu suntem de acord cu o evaluare ex post a propunerii noastre prealabile pe baza dezavantajului temporal care ar rezulta în comparație cu concurenții noștri și din cauza îndoielilor existente, având în vedere faptele menționate mai sus, în ceea ce privește obiectivitatea unei evaluări ex post."
Ombudsmanul consideră că reiese în mod clar din această declarație că a fost motivat de preocuparea că o evaluare ex post a propunerii prealabile ar putea întârzia decizia de a permite reclamantului să prezinte o propunere completă sau ar putea fi utilizată în mod abuziv în vederea identificării unui motiv pentru care nu ar trebui acordată o astfel de autorizație. Este deja discutabil dacă această declarație ar fi fost suficientă pentru a scuti Comisia de obligația de a examina propunerea prealabilă a reclamantului cu aceeași diligență pe care a acordat-o propunerilor prealabile prezentate de alți solicitanți. În acest context, ar trebui remarcat faptul că nota internă a Comisiei din 28 ianuarie 2004 a subliniat că este „material imposibil" să se efectueze o evaluare a propunerii prealabile a reclamantului, având în vedere constrângerile de timp. Prin urmare, este clar că Comisia nu s-a simțit obligată să se abțină de la efectuarea unei astfel de evaluări pentru simplul motiv că reclamantul s-a opus acesteia în scrisoarea sa din 29 decembrie 2003. În opinia Ombudsmanului, nu există, în orice caz, niciun element care să sugereze că declarația din scrisoarea din 29 decembrie 2003 urmărea, de asemenea, să interzică Comisiei să examineze propunerea prealabilă a reclamantului în vederea formulării de sugestii cu privire la modul în care aceasta ar putea fi îmbunătățită. De asemenea, nu pare logic să se presupună că Comisia a trebuit să înțeleagă (și a înțeles) această afirmație în acest sens. Trebuie arătat că, în scrisoarea din 29 decembrie 2003, declarația relevantă este urmată de o declarație potrivit căreia reclamantul a considerat Comisia responsabilă pentru orice prejudiciu care ar putea rezulta din tratarea pretins incorectă a cererii. Ombudsmanul consideră că această observație poate fi înțeleasă ca sugerând că reclamantul se aștepta ca Comisia să facă mai mult decât să îi permită să prezinte o propunere completă. De asemenea, ar trebui remarcat faptul că nota internă a Comisiei din 28 ianuarie 2004 subliniază necesitatea „de a lua măsurile corespunzătoare față de \[reclamant\] în vederea acordării egalității de tratament", fără a face trimitere la declarația reclamantului din scrisoarea sa din 29 decembrie 2003. Având în vedere că nota menționată precizează că Comisia a decis să permită reclamantului să prezinte o propunere completă *și* să ia astfel de măsuri, Ombudsmanul consideră că însăși Comisia a fost conștientă de faptul că, având în vedere circumstanțele, trebuie depuse eforturi deosebite și că simpla permisiune de a prezenta o propunere completă nu a fost suficientă pentru a garanta egalitatea de tratament.
3.13 Prin urmare, Ombudsmanul își menține opinia potrivit căreia Comisia, deși a luat măsuri pentru a remedia eroarea care a avut loc, nu a făcut tot posibilul pentru a garanta o astfel de egalitate. Acesta este un caz de administrare defectuoasă. Cu toate acestea, din motivele prezentate la punctul 5.17 de mai jos, nu pare oportun să se facă o observație critică cu privire la acest aspect al cauzei.
3.14 Pentru a evita orice îndoială, trebuie remarcat faptul că Ombudsmanul este conștient de faptul că reclamantul a înaintat o propunere completă fără să fi insistat sau să fi obținut o evaluare a propunerii sale prealabile sau sugestii cu privire la modul în care aceasta ar putea fi îmbunătățită. Cu toate acestea, în opinia Ombudsmanului, această circumstanță (deși relevantă pentru întrebarea dacă reclamantul are dreptul la despăgubiri, care va fi discutată ulterior) nu afectează concluzia acestuia potrivit căreia Comisia nu s-a asigurat că reclamantului i s-a acordat un tratament egal cu cel acordat altor solicitanți ale căror propuneri prealabile au fost selectate și care au fost invitați să prezinte o propunere completă. Neasigurarea de către Comisie a unui astfel de tratament egal constituie, prin urmare, o administrare defectuoasă.
**4 Cu privire la pretinsa neacordare a accesului la dosarul Comisiei**
4.1 Reclamantul a susținut că Comisia nu i-a acordat un acces corespunzător la dosarul său. Într-o altă scrisoare adresată Ombudsmanului la 12 septembrie 2004, reclamantul a informat Ombudsmanul că a primit o scrisoare datată 2 septembrie 2004 în care Comisia constatase că termenul de răspuns la cererea de confirmare a reclamantului din 30 iulie 2004 (care, potrivit Comisiei, fusese înregistrată la 12 august 2004) trebuia prelungit cu încă 15 zile lucrătoare (până la 23 septembrie 2004) din cauza faptului că mai mulți funcționari a căror expertiză era necesară pentru a trata cererea se aflau în vacanță. Reclamantul a considerat că decizia luată de Comisie nu a fost corectă, având în vedere că nu ar trebui să i se permită Comisiei să prelungească timpul de tratare a cererilor prin întârzierea înregistrării cererilor și că motivul indicat de Comisie ar putea fi utilizat pentru a eluda orice termen.
4.2 În avizul său, Comisia a subliniat că cererea de confirmare din 30 iulie 2004 fusese înregistrată la 12 august 2004. Astfel, termenul de 15 zile lucrătoare pentru răspuns expirase la 2 septembrie 2004. În aceeași zi, Comisia s-a adresat în scris reclamantului pentru a-l informa că perioada în cauză a fost prelungită. Potrivit Comisiei, motivul invocat de aceasta ar fi fost perfect legitim. În urma reexaminării cererii, Comisia a decis să comunice reclamantului formularele de evaluare ale experților externi, fără a divulga însă identitatea acestor experți. Răspunsul final a fost trimis reclamantului la 24 septembrie 2004.
4.3 În observațiile sale, reclamantul și-a menținut afirmația.
4.4 Într-o solicitare de informații suplimentare trimisă la 17 ianuarie 2005, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să își prezinte observațiile cu privire la opinia reclamantului potrivit căreia acesta nu a tratat întregul domeniu de aplicare al cererii sale de acces la dosarul Comisiei.
4.5 În răspunsul său, Comisia a susținut că reclamantul a solicitat accesul la dosarul său în măsura în care a contestat obiectivitatea evaluării propunerii sale, punând sub semnul întrebării calitatea sau existența evaluărilor experților externi. Comisia a tratat această cerere prin scrisoarea sa din 24 septembrie 2004, prin care a transmis reclamantului fișele de evaluare anonimizate ale experților externi cu privire la propunerea sa. Comisia a subliniat că reclamantul nu a menționat un document specific pe care Comisia ar trebui să i-l transmită. Prin urmare, serviciile Comisiei nu au putut înțelege ce a vrut să spună reclamantul atunci când a indicat că Comisia nu i-a acordat acces deplin la dosar.
4.6 În observațiile sale, reclamantul a susținut că nu a fost necesar să desemneze documente specifice, având în vedere că a solicitat accesul la întregul dosar al Comisiei.
4.7 Ombudsmanul consideră că este util să se facă distincția între aspectele procedurale ale acestei afirmații și aspectele de fond pe care le implică.
4.8 În ceea ce privește aspectele *procedurale,* Ombudsmanul observă că reclamantul, în scrisoarea sa adresată Comisiei la 26 iunie 2004, în care a solicitat accesul la documente, a subliniat, de asemenea, că a solicitat deja accesul la dosarul Comisiei în mai multe rânduri. Nu au fost prezentate informații suplimentare cu privire la aceste încercări anterioare de a obține acces la dosarul Comisiei. Cu toate acestea, Ombudsmanul observă că argumentele pe care reclamantul i le-a prezentat se referă la tratarea cererii sale din 26 iunie 2004. Prin urmare, această cerere de acces (și cererea de confirmare ulterioară) vor fi examinate aici.
4.9 În lipsa unui răspuns la cererea sa de acces, reclamantul a prezentat Comisiei o cerere de confirmare, care a fost trimisă prin fax la 30 iulie 2004. Conform informațiilor furnizate de Comisie în avizul său, această cerere de confirmare a fost primită la 6 august 2004, adică o săptămână mai târziu, și înregistrată la 12 august 2004. În avizul său privind plângerea, Comisia nu a prezentat nicio explicație pentru aceste întârzieri.
4.10 Comisia nu a abordat această chestiune în avizul său detaliat privind proiectul de recomandare pe care Ombudsmanul l-a formulat în acest caz. Comisia și-a exprimat regretul cu privire la întârzierea înregistrării cererii de confirmare din 30 iulie 2004 numai ca răspuns la o solicitare ulterioară din partea Ombudsmanului și a explicat că această întârziere s-a datorat faptului că personalul disponibil în perioada vacanței a fost limitat.
4.11 Ombudsmanul ia notă de faptul că articolul 8 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001 prevede că o cerere de confirmare a accesului trebuie tratată "cu promptitudine" și că trebuie să se răspundă în termen de 15 zile lucrătoare "de la înregistrare". Este evident că scopul acestei dispoziții nu ar putea fi atins dacă Comisia ar dispune de o marjă de apreciere în ceea ce privește momentul înregistrării unei cereri de confirmare (și termenul de soluționare a acesteia ar fi astfel declanșat). Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia nu a contestat afirmația reclamantului potrivit căreia acesta și-a trimis cererea de confirmare prin fax la 30 iulie 2004. Prin urmare, este clar că Comisia se afla deja în posesia acestei cereri de confirmare în ziua respectivă. În opinia Ombudsmanului, înregistrarea unei cereri de confirmare la aproape două săptămâni de la primirea acesteia nu poate fi considerată ca tratând o astfel de cerere „cu promptitudine". Ombudsmanul recunoaște că Comisia și-a exprimat regretul cu privire la această întârziere. Cu toate acestea, petiționarul observă că reclamantului nu i s-au oferit scuze. Ombudsmanul observă, de asemenea, că Comisia a încercat să explice întârzierea din cauza lipsei sale de resurse în perioada vacanțelor. Acest argument nu este convingător. Chiar dacă este de înțeles că înregistrarea unei cereri de confirmare care sosește în perioada vacanței (așa cum a făcut reclamantul) ar putea dura puțin mai mult decât de obicei, întârzierea care a avut loc în cazul de față a depășit ceea ce ar putea fi considerat acceptabil în aceste circumstanțe.
4.12 În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea de confirmare în ceea ce privește înregistrarea acesteia. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă și se va face o observație critică în acest context.
4.13 Prin scrisoarea din 2 septembrie 2004, Comisia a informat reclamantul că termenul de 15 zile lucrătoare pentru a răspunde la cererea de confirmare (care expira în ziua respectivă) trebuia prelungit cu încă 15 zile lucrătoare (până la 23 septembrie 2004) din cauza faptului că mai mulți funcționari a căror expertiză era necesară pentru a trata cererea erau în vacanță. Articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001 prevede că termenul de răspuns la cererile de confirmare poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare „în cazuri excepționale, de exemplu în cazul unei cereri referitoare la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente". În răspunsul său la solicitarea specifică a Ombudsmanului de a formula observații cu privire la acest aspect și la alte aspecte procedurale, Comisia a observat în mod corect că Regulamentul 1049/2001 nu limita motivele unei prelungiri și că cererile referitoare la un document foarte mare sau la un număr foarte mare de documente au fost menționate doar cu titlu de exemplu. Cu toate acestea, ar trebui să se țină seama de faptul că o prelungire a termenului este posibilă numai în cazuri „excepționale". Ombudsmanul consideră că absența mai multor funcționari în zilele de sărbătoare nu poate fi considerată un caz „excepțional" în sensul acestei dispoziții, care ar justifica o prelungire a termenului.
Comisia a susținut că alte circumstanțe ar putea justifica o prelungire a termenului, de exemplu, în cazul în care a fost necesară consultarea altor departamente ale Comisiei sau a unui terț, în cazul în care documentele solicitate se refereau la o chestiune complexă sau foarte tehnică, în cazul în care a fost deosebit de dificil să se localizeze documentul solicitat sau în cazul în care a fost nevoie de mai mult timp pentru a acorda acces parțial. În opinia Ombudsmanului, nu este necesar să se examineze în continuare dacă vreunul sau toate motivele ar putea justifica într-adevăr o prelungire a termenului prevăzut pentru a răspunde cererilor de confirmare. Ombudsmanul ia act de faptul că articolul 8 alineatul (2) prevede că orice prelungire presupune ca solicitantul să fie informat în prealabil și să fie prezentate „motive detaliate". Cu toate acestea, singurul motiv care a fost indicat în scrisoarea Comisiei din 2 septembrie 2004 a fost cel discutat mai sus, și anume absența anumitor funcționari în vacanță.
4.14 În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea de confirmare în ceea ce privește prelungirea termenului pe care și l-a acordat. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă și se va face o observație critică în acest context.
4.15 În orice caz, în scrisoarea sa din 2 septembrie 2004, Comisia a arătat că termenul prelungit era 23 septembrie 2004. Cu toate acestea, răspunsul Comisiei la cererea de confirmare a fost trimis abia la 24 septembrie 2004. În răspunsul său la solicitarea specifică a Ombudsmanului de a formula observații cu privire la acest aspect și la alte aspecte procedurale, Comisia și-a cerut scuze pentru faptul că termenul de răspuns la cererea de confirmare a fost depășit cu o zi lucrătoare.
4.16 În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că nu sunt necesare investigații suplimentare cu privire la acest aspect al cazului.
4.17 În ceea ce privește *fondul* acestei afirmații, trebuie remarcat faptul că reclamantul a solicitat accesul la dosar ("Akteneinsicht") în scrisoarea sa din 26 iunie 2004. În cererea sa de confirmare din 30 iulie 2004, reclamantul a afirmat fără echivoc că cererea sa nu se referea la „documente unice, ci la întregul dosar". Cu toate acestea, în răspunsul său la această cerere, Comisia s-a referit doar la evaluările efectuate de cei trei experți externi în ceea ce privește propunerea completă prezentată de reclamant. Comisia a acordat acces la o versiune anonimizată a acestor fișe de evaluare. Cu toate acestea, în ciuda faptului că a fost invitată în mod expres să prezinte observații cu privire la această chestiune în cererea de informații suplimentare a Ombudsmanului, Comisia nu a tratat cererea de acces a reclamantului în măsura în care aceasta se referea la celelalte documente din dosarul său.
4.18 Prin urmare, Ombudsmanul a formulat un proiect de recomandare conform căruia Comisia ar trebui să trateze întregul domeniu de aplicare al cererii reclamantului de acces la dosar. În acest proiect de recomandare, Ombudsmanul a subliniat că nu consideră convingător argumentul Comisiei, potrivit căruia reclamantul nu a specificat documentele la care dorea să aibă acces. Reclamantul a solicitat accesul la întregul dosar al Comisiei privind cazul său. În opinia Ombudsmanului, cererea reclamantului a fost, prin urmare, suficient de precisă pentru a permite Comisiei să înțeleagă domeniul de aplicare al accesului pe care reclamantul dorea să îl obțină.
4.19 În avizul său detaliat, Comisia a susținut că a interpretat cererea de acces ca referindu-se la dosarul aferent propunerii, care a constat în propunere și în formularele de evaluare. Cu toate acestea, Comisia a adăugat că a decis să divulge alte documente legate de procedura de selecție care erau relevante pentru înțelegerea motivelor respingerii propunerii complete a reclamantului, și anume procesele-verbale ale comitetului de selecție pentru propunerile complete din cadrul procedurii C (toate informațiile privind alți candidați fiind omise).
4.20 În observațiile sale, reclamantul a considerat că Comisia nu a acordat încă un acces adecvat la dosar. Reclamantul a subliniat că documentele divulgate de Comisie conțineau note manuscrise precum „versiunea finală" sau „versiunea finală 2". Prin urmare, a trebuit să se suspecteze că, în cazul de față, au fost elaborate mai multe „versiuni finale" ale evaluărilor prezentate de experții Comisiei.
4.21 În răspunsul său la solicitarea Ombudsmanului de a formula observații pe această temă, Comisia a susținut că nu există niciun dosar specific privind cererea reclamantului în cadrul programului Leonardo da Vinci. Prin urmare, potrivit Comisiei, cererea de acces a fost înțeleasă ca o cerere de acces la documentele legate de propunerea reclamantului, și anume (i) formularele de evaluare și (ii) procesele-verbale ale comitetului de selecție. Comisia a considerat că reclamantului i-au fost divulgate toate documentele relevante.
4.22 În observațiile sale, reclamantul și-a menținut plângerea. Acesta și-a exprimat opinia că afirmația Comisiei potrivit căreia nu există niciun dosar specific referitor la cererea sa nu este credibilă. Potrivit reclamantului, faptul că Comisia a fost în măsură să prezinte documente relevante (cum ar fi plicul care conținea propunerea sa prealabilă și evaluările) a arătat că un astfel de dosar exista.
4.23 Ombudsmanul ia notă de faptul că reclamantul a solicitat Comisiei accesul la dosarul său. Având în vedere că reclamantul a prezentat Comisiei o propunere prealabilă și o propunere, pare logic să se presupună că cererea trebuie înțeleasă ca referindu-se la toate documentele referitoare la aceste cereri care se aflau în posesia Comisiei. În acest context, ar trebui remarcat faptul că, în cazul în care o instituție consideră că o cerere de acces nu este suficient de precisă, aceasta solicită solicitantului să își clarifice cererea și să îl asiste în acest sens \[articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001\]. Cu toate acestea, nicio astfel de cerere de clarificare nu pare să fi fost adresată reclamantului în cazul de față. Ombudsmanul recunoaște că, în avizul său detaliat, Comisia a fost de acord să acorde reclamantului acces la alte documente. Cu toate acestea, este încă departe de a fi clar dacă documentele pe care Comisia le-a comunicat reclamantului până în prezent constituie toate documentele din dosarul său, și anume toate documentele care sunt relevante pentru propunerea prealabilă a reclamantului, pentru propunerea completă a acestuia și pentru modul în care Comisia tratează aceste propuneri. După cum a observat în mod corect reclamantul, documentele divulgate până în prezent și informațiile conținute în aceste documente sugerează că dosarul Comisiei ar putea conține documente suplimentare care ar putea fi relevante în acest context. Chiar dacă afirmația Comisiei potrivit căreia nu există niciun dosar specific (în sens formal) privind cazul reclamantului ar fi acceptată, Ombudsmanul nu înțelege de ce Comisia nu ar trebui să fie în măsură să trateze o cerere de acces la toate documentele care sunt relevante pentru propunerea prealabilă a reclamantului, pentru propunerea sa completă și pentru modul în care Comisia tratează aceste propuneri.
4.24 Prin urmare, Ombudsmanul consideră în continuare că Comisia nu a acordat un acces adecvat la dosarul său. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.
4.25 Pentru a evita orice îndoială, trebuie arătat că o cerere de acces formulată în temeiul Regulamentului nr. 1049/2001 nu obligă administrația să divulge toate documentele în cauză. Refuzul divulgării unui document este justificat dacă se aplică una dintre excepțiile prevăzute în Regulamentul 1049/2001. Cu toate acestea, având în vedere că, până în prezent, Comisia nu a furnizat o listă a tuturor documentelor relevante și nici nu a explicat de ce alte documente care pot face parte din dosarul său sunt protejate de una dintre excepțiile prevăzute în Regulamentul 1049/2001, este imposibil, în acest stadiu, să se stabilească dacă alte documente ar trebui divulgate reclamantului. Cu toate acestea, este clar că Comisia ar trebui să ia în considerare posibilitatea de a acorda acces la fiecare dintre documentele relevante și apoi să informeze reclamantul cu privire la rezultatele acestei examinări.
**5 Cerere de despăgubiri**
5.1 Reclamantul a solicitat Comisiei să plătească despăgubirile menționate în scrisoarea sa din 26 iunie 2004.
5.2 În avizul său, Comisia a recunoscut că a trecut o anumită perioadă de timp între avizul comitetului de selecție și scrisoarea Comisiei de informare a reclamantului cu privire la inadmisibilitatea cererii sale. Potrivit Comisiei, această întârziere a fost cauzată de faptul că decizia Comisiei privind propunerile prealabile a fost adoptată, în cadrul „procedurii C", după obținerea avizului comisiei competente și după expirarea perioadei prevăzute pentru dreptul de control al Parlamentului.
Comisia a susținut, de asemenea, că reclamantul nu a suferit niciun prejudiciu din cauza faptului că cererea sa a fost declarată inițial inadmisibilă (a se vedea argumentele deja prezentate la punctul 2.2 de mai sus). Aceasta a subliniat, de asemenea, că nu există niciun "drept" la o subvenție în dreptul comunitar. Prin urmare, Comisia nu a despăgubit persoanele care au solicitat o subvenție pentru timpul pe care l-au petrecut pregătindu-și propunerile.
5.3 În observațiile sale, reclamantul și-a menținut punctul de vedere.
5.4 Având în vedere că decizia inițială a Comisiei de a declara inadmisibilă propunerea prealabilă constituie contextul (și originea) prezentei plângeri, Ombudsmanul consideră că este necesar să înceapă examinarea prezentei cereri printr-o analiză mai atentă a acestei chestiuni. În urma unei cereri formulate în acest sens de Ombudsman, Comisia a prezentat o fotocopie a plicului care conținea propunerea prealabilă a reclamantului, care a fost trimisă Comisiei în octombrie 2003. Judecând după această fotocopie, a fost într-adevăr dificil să se stabilească dacă propunerea prealabilă a reclamantului a fost prezentată la timp. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că este dificil de înțeles de ce reclamantul nu a fost contactat și invitat să prezinte dovezi pentru a stabili data la care a trimis Comisiei propunerea sa prealabilă. Având în vedere că solicitanții au fost obligați să își trimită cererile prin scrisoare recomandată, problema ar fi putut fi clarificată cu ușurință. Ombudsmanul consideră că este și mai greu de înțeles de ce scrisoarea de informare a reclamantului cu privire la (presupusa) inadmisibilitate a fost trimisă abia la 22 decembrie 2003, la mai mult de două luni după ce comitetul de selecție al Comisiei a decis cu privire la această chestiune (la 16 octombrie 2003). În avizul său, Comisia părea să susțină că trebuia să consulte mai întâi Comitetul Leonardo da Vinci și să aștepte până când termenul în care Parlamentul își putea exercita drepturile de control expirase înainte de a se putea adresa în scris reclamantului. Prin urmare, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să furnizeze informații mai specifice cu privire la dispozițiile legale pe care se bazează acest punct de vedere. În opinia Ombudsmanului, răspunsul Comisiei nu furnizează dovezi convingătoare care să demonstreze că nu ar fi fost în măsură să informeze reclamantul în timp util cu privire la decizia sa din 16 octombrie 2003. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că Comisia trebuie trasă la răspundere pentru întârzierea care a survenit între decizia sa din 16 octombrie 2003 și data la care această decizie a fost adusă la cunoștința reclamantului.
5.5 După cum s-a menționat mai sus (punctul 3.4), Comisia acceptă că decizia sa inițială (din 16 octombrie 2003) de a respinge propunerea prealabilă a reclamantului ca inadmisibilă s-a datorat unei erori. Ombudsmanul a constatat, de asemenea, că Comisia poate fi trasă la răspundere pentru întârzierea care a survenit între decizia sa din 16 octombrie 2003 și data la care această decizie a fost adusă la cunoștința reclamantului (a se vedea punctul 5.4). În cele din urmă, Ombudsmanul a concluzionat că, ulterior, Comisia nu a reușit să asigure egalitatea de tratament între reclamant și ceilalți promotori ale căror propuneri prealabile au fost selectate și care au fost invitați să prezinte o propunere completă (punctul 3.13). Având în vedere aceste circumstanțe, Ombudsmanul a considerat că o cerere de despăgubiri era, în principiu, întemeiată.
5.6 În ceea ce privește *cuantumul* daunelor-interese, reclamantul a prezentat un calcul în care a solicitat 2 275 EUR pentru costurile legate de eforturile sale de a face Comisia să ia în considerare propunerea sa prealabilă (30 de ore de lucru la o rată de 75 EUR pe oră, plus o sumă forfetară de 25 EUR pentru costurile de trimitere a faxurilor și de efectuare a apelurilor telefonice) și 8 752,60 EUR ca urmare a efortului inutil (așa cum a reieșit) de a pregăti o propunere (20 de zile lucrătoare la o rată de 409 EUR pe zi, plus o sumă forfetară de 7 % pentru costuri).
5.7 În ceea ce privește primul dintre aceste puncte, Ombudsmanul, în proiectul său de recomandare, a considerat că nu se poate exclude ca un cetățean să poată solicita administrației să îl despăgubească pentru costurile specifice pe care le-a suportat în exercitarea drepturilor sale. Cu toate acestea, a fost dificil de înțeles de ce reclamantul ar fi trebuit să petreacă 30 de ore de lucru pe această temă. Scrisoarea reclamantului adresată Comisiei la 29 decembrie 2003 cuprindea mai puțin de două pagini, iar pregătirea acesteia nu ar fi necesitat un timp și o muncă disproporționate. Același lucru este valabil și pentru cele două plângeri pe care reclamantul le-a depus la Ombudsman (plângerea 33/2004/GG și plângerea 221/2004/GG). În opinia Ombudsmanului, reclamantul nu a prezentat suficiente dovezi pentru a demonstra că eforturile pe care a trebuit să le depună pentru a determina Comisia să accepte că propunerea sa prealabilă a fost prezentată în timp util au depășit ceea ce se poate aștepta în mod rezonabil de la un cetățean care se adresează unei instituții a UE în vederea obținerii unei subvenții.
5.8 Ombudsmanul a considerat că ar trebui să se aplice considerații diferite în ceea ce privește costurile de pregătire a propunerii complete. Astfel cum a susținut în mod corect reclamantul, era posibil ca acesta să fi pregătit o propunere mai bună sau să fi decis să se abțină de la a face o propunere dacă ar fi primit o evaluare a propunerii sale prealabile sau sugestii cu privire la modul de îmbunătățire a acesteia.
Cu toate acestea, Ombudsmanul a considerat că ar trebui luate în considerare și următoarele aspecte:
* Chiar dacă Comisia ar fi oferit consilierea pe care reclamantul a susținut că ar fi trebuit să o primească, nimic nu ar fi dovedit că reclamantul s-ar fi abținut de la prezentarea unei propuneri complete. Cu toate acestea, prezentarea unei propuneri complete nu a garantat succesul, având în vedere că doar 50 % dintre promotorii care au fost invitați să prezinte o propunere păreau să fi fost selectați în cele din urmă.
* În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, reclamantul a susținut că a presupus că Comisia nu are obiecții fundamentale în ceea ce privește substanța sau forma și că Comisia nu a considerat că propunerea prealabilă trebuie optimizată în mod fundamental. Pe baza acestei așteptări, el a pregătit propunerea completă. Cu toate acestea, ar trebui remarcat faptul că scrisoarea Comisiei din 2 februarie 2004 prin care reclamantul era invitat să prezinte o propunere completă preciza fără echivoc că nu exista nicio garanție că va fi plătită o subvenție.
* Astfel cum a arătat Comisia, în dreptul comunitar nu exista un "drept" la subvenție. Persoanele care au solicitat o subvenție nu puteau decât să spere să obțină suma solicitată fără a avea nicio garanție de succes. Astfel, reclamanții riscau să piardă în zadar timpul pe care îl petrecuseră pregătindu-și propunerile.
* În cazul de față, reclamantul a acceptat să prezinte o propunere completă, în pofida absenței unei evaluări a propunerii sale prealabile. Prin urmare, trebuia să se presupună că reclamantul a acceptat o parte din riscul ca propunerea sa să nu aibă succes în circumstanțele date.
5.9 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a considerat că ar fi o bună practică administrativă ca Comisia să ofere reclamantului o compensație echitabilă în ceea ce privește consecințele negative pentru acesta ale administrării defectuoase care a avut loc. Cu toate acestea, în proiectul de recomandare pe care l-a adresat Comisiei în acest sens, Ombudsmanul a subliniat că suma care ar putea fi considerată echitabilă în circumstanțele cazului de față este cu siguranță mult mai mică decât suma solicitată de reclamant.
5.10 În avizul său detaliat, Comisia a susținut că a corectat situația creată de faptul că propunerea prealabilă fusese declarată inadmisibilă. Raționamentul său a fost următorul:
* Reclamantului i s-a permis, în mod excepțional, să prezinte o propunere completă, astfel cum a solicitat în scrisoarea sa adresată Comisiei la 29 decembrie 2003.
* În această scrisoare, reclamantul a refuzat în mod explicit ca propunerea sa prealabilă să fie evaluată în această etapă.
* În orice caz, consilierea prealabilă propunerii nu a putut avea un efect concludent asupra rezultatului final al unei propuneri complete, deoarece ceea ce a fost evaluat a fost ideea generală de proiect (în timp ce, în stadiul complet al propunerii, a fost evaluată întreaga propunere de proiect). În orice caz, reclamantul a renunțat la o evaluare ex post a propunerii sale prealabile.
* Solicitantului i s-a acordat același număr de zile pentru a pregăti întreaga propunere ca și celorlalți solicitanți.
* Comisia a oferit reclamantului posibilitatea de a discuta cu serviciile sale chestiuni legate de propunere. Cu toate acestea, reclamantul nu a făcut uz de această posibilitate.
* Atunci când a acceptat să își prezinte propunerea completă fără ca aceasta să fie evaluată în prealabil, reclamantul a acceptat să își asume un risc la fel ca toți ceilalți solicitanți (el ar fi putut, în această etapă, să ceară invalidarea procedurii sau să solicite despăgubiri pentru redactarea propunerii prealabile).
* Reclamantul și-ar fi putut prezenta din nou propunerea în cadrul rundei de selecție din 2005, utilizând, de asemenea, observațiile și indicațiile furnizate de experții externi care au evaluat propunerea sa completă în vederea îmbunătățirii acesteia.
* Nu a fost prevăzută nicio rambursare pentru pregătirea unei propuneri Leonardo da Vinci; același principiu aplicat oricărui alt program educațional sau de cercetare.
Comisia a susținut că, având în vedere aceste elemente, cererea de despăgubiri a fost nejustificată, deoarece a făcut ceea ce era necesar pentru a evita orice prejudiciu pentru reclamant.
5.11 În observațiile sale, reclamantul și-a menținut cererea. Acesta a susținut că refuzul său, în scrisoarea din 29 decembrie 2003, de a efectua un control suplimentar a urmărit să determine Comisia să pună în aplicare singura abordare care, în opinia sa, era corectă și posibilă în speță, și anume o publicare complet nouă a "procedurii C". Reclamantul a susținut că Comisia a optat pentru o procedură diferită și, prin urmare, poartă responsabilitatea exclusivă pentru toate consecințele care decurg din această decizie.
5.12 Ombudsmanul observă că majoritatea argumentelor prezentate de Comisie în avizul său detaliat au fost deja luate în considerare de acesta atunci când și-a prezentat proiectul de recomandare. Pentru motivele expuse la punctul 3.12 de mai sus, acesta consideră, de asemenea, că faptul că reclamantul, în scrisoarea sa din 29 decembrie 2003, s-a opus unei evaluări a propunerii sale prealabile nu înseamnă că comportamentul Comisiei nu a constituit o administrare defectuoasă și că cererea de despăgubiri trebuie să eșueze în mod necesar. În opinia Ombudsmanului, avizul detaliat include, prin urmare, doar două argumente care pot fi considerate noi.
5.13 Conform primului dintre aceste argumente, reclamantul și-ar fi putut prezenta din nou propunerea în cadrul rundei de selecție din 2005, utilizând observațiile și indicațiile furnizate de experții externi care i-au evaluat propunerea în vederea îmbunătățirii acesteia. Cu toate acestea, Comisia însăși, în avizul său detaliat, a subliniat că propunerea reclamantului a fost cea mai proastă dintre cele 48 de propuneri care au fost evaluate. În acest context, argumentul Comisiei nu pare a fi foarte convingător. De asemenea, ar trebui remarcat faptul că reclamantul a susținut că, în cazul în care propunerea sa prealabilă ar fi fost tratată în mod corespunzător, nu ar fi fost necesar ca acesta să prezinte o propunere completă care să implice costuri ridicate.
5.14 Potrivit celui de al doilea argument, reclamantul și-a asumat un risc deliberat atunci când a acceptat să prezinte o propunere completă, întrucât ar fi putut solicita invalidarea procedurii sau despăgubiri pentru redactarea propunerii prealabile. Ombudsmanul apreciază faptul că, prin urmare, Comisia a recunoscut că modul în care a tratat propunerea prealabilă a reclamantului ar fi putut îndreptăți reclamantul să solicite despăgubiri.
5.15 În argumentul menționat anterior, Comisia a subliniat din nou faptul că reclamantul și-a asumat un risc atunci când a prezentat o propunere completă. Întrucât Ombudsmanul a recunoscut deja acest fapt și l-a luat în considerare în proiectul său de recomandare, acest argument nu modifică, ca atare, concluziile sale cu privire la cererea de despăgubiri. Cu toate acestea, în observațiile sale cu privire la avizul detaliat al Comisiei, reclamantul a susținut că scrisoarea sa din 29 decembrie 2003 a fost menită să determine Comisia să pună în aplicare „singura" abordare care a fost, în opinia sa, corectă și posibilă în circumstanțele date, și anume o publicare complet nouă a „procedurii C". Cu toate acestea, în cazul în care reclamantul consideră că aceasta este singura soluție posibilă, faptul că a acceptat totuși să prezinte o propunere completă trebuie, într-adevăr, să fie considerat ca reprezentând acceptarea deliberată și în cunoștință de cauză a riscului ca acest mod de a proceda să nu conducă la un rezultat satisfăcător. Ombudsmanul consideră că această concluzie este consolidată și mai mult de faptul că reclamantul însuși, în scrisoarea sa din 29 decembrie 2003, a solicitat să i se permită să prezinte o propunere completă, fără a face nicio sugestie că aceasta nu constituie modalitatea adecvată de a proceda.
5.17 Având în vedere explicațiile reclamantului din observațiile sale, care au adus o nouă lumină asupra întregii chestiuni, și având în vedere că administrarea defectuoasă constatată de Ombudsman are, în orice caz, un caracter limitat, Ombudsmanul consideră că nu mai există niciun temei pentru cererea de despăgubiri. În opinia Ombudsmanului, este clar că scopul principal pe care reclamantul l-a urmărit prin prezenta plângere nu a fost de a obține o constatare a administrării defectuoase, ci de a obține despăgubiri pentru daunele pe care susține că le-a suferit. Deși Ombudsmanul își menține opinia potrivit căreia Comisia nu a făcut tot posibilul pentru a garanta că reclamantului i s-a acordat egalitatea de tratament în ceea ce privește tratarea propunerilor prealabile (a se vedea punctul 3.13 de mai sus), acesta nu consideră, prin urmare, că este oportun să facă o observație critică cu privire la această chestiune.
**6 Cerere de răspuns la „Dienstaufsichtsbeschwerden"**
6.1 Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să răspundă la "Dienstaufsichtsbeschwerden" (plângeri împotriva unor membri individuali ai personalului Comisiei).
6.2 În avizul său, Comisia a susținut că, după ce a primit scrisoarea reclamantului din 29 decembrie 2003, a procedat la reevaluarea cazului. Potrivit Comisiei, această examinare a condus la concluzia că nu se poate reproșa funcționarului responsabil de comitetul de selecție, care a comis o eroare atunci când a acționat cu „bună-credință". Comisia a remarcat că și-a exprimat poziția în scrisoarea sa din 19 iulie 2004, în care a explicat că nu avea cunoștință de niciun temei juridic pentru „Dienstaufsichtsbeschwerden" în dreptul comunitar și a invitat reclamantul să furnizeze indicații mai precise cu privire la temeiul unor astfel de plângeri. Potrivit Comisiei, reclamantul nu a răspuns la această invitație.
6.3 Ombudsmanul consideră că, prin depunerea cererii sale "Dienstaufsichtbeschwerden", reclamantul a dorit să se plângă de comportamentul funcționarilor în cauză și nu de comportamentul instituției ca atare. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că, într-adevăr, nimic nu sugerează că acești funcționari nu au acționat cu „bună-credință". În opinia Ombudsmanului, poziția Comisiei pare, prin urmare, rezonabilă.
6.4 Prin urmare, nu s-a constatat nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al cazului.
**7 Concluzie**
7.1 Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, este necesar să se facă următoarele observații critice:
> (1) Articolul 8 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 prevede că o cerere de confirmare a accesului este tratată „cu promptitudine" și că se răspunde în termen de 15 zile lucrătoare „de la înregistrare". Cererea de confirmare a reclamantului privind accesul la dosarul Comisiei a fost trimisă prin fax la 30 iulie 2004, dar înregistrată abia la 12 august 2004. Ombudsmanul observă, de asemenea, că Comisia a încercat să explice întârzierea din cauza lipsei sale de resurse în perioada vacanțelor. Acest argument nu este convingător. Chiar dacă este de înțeles că înregistrarea unei cereri de confirmare care sosește în perioada vacanței (așa cum a făcut reclamantul) ar putea dura puțin mai mult decât de obicei, întârzierea care a avut loc în cazul de față a depășit ceea ce ar putea fi considerat acceptabil în aceste circumstanțe. În aceste circumstanțe, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea de confirmare în ceea ce privește înregistrarea acesteia. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.
>
> Articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001 prevede că termenul de răspuns la cererile de confirmare poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare „în cazuri excepționale, de exemplu în cazul unei cereri referitoare la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente". În cazul de față, Comisia a informat reclamantul că termenul de 15 zile lucrătoare pentru a răspunde la cererea de confirmare a trebuit să fie prelungit din cauza faptului că mai mulți funcționari a căror expertiză era necesară pentru a trata cererea erau în vacanță. Ombudsmanul consideră că absența mai multor funcționari în zilele de sărbătoare nu poate fi considerată un caz „excepțional" în sensul acestei dispoziții, care ar justifica o prelungire a termenului. În aceste circumstanțe, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea de confirmare în ceea ce privește prelungirea termenului pe care și l-a acordat. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.
> {#CR31/2006}
>
> (2) Reclamantul a solicitat Comisiei accesul la dosarul său. Având în vedere că reclamantul a prezentat Comisiei o propunere prealabilă și o propunere, cererea trebuie înțeleasă ca referindu-se la toate documentele referitoare la aceste cereri care se aflau în posesia Comisiei. Cu toate acestea, la început, Comisia a acordat acces doar la trei documente. În avizul său detaliat, Comisia a fost de acord să acorde reclamantului acces la alte documente. În răspunsul său la solicitarea Ombudsmanului de a prezenta observații suplimentare cu privire la această chestiune, Comisia a considerat că nu există niciun dosar specific privind cazul reclamantului și că reclamantului i-au fost divulgate toate documentele relevante. Cu toate acestea, este încă departe de a fi clar dacă documentele pe care Comisia le-a comunicat reclamantului constituie toate documentele la care reclamantul a solicitat acces, și anume toate documentele care sunt relevante pentru propunerea prealabilă a reclamantului, pentru propunerea sa completă și pentru modul în care Comisia tratează aceste propuneri. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a acordat reclamantului un acces adecvat la dosarul său. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.
7.2 Articolul 3 alineatul (7) din Statutul Ombudsmanului prevede că, după ce a formulat un proiect de recomandare și după ce a primit avizul detaliat al instituției sau organului în cauză, Ombudsmanul trimite un raport Parlamentului și instituției sau organului în cauză.
7.3 În raportul său anual pentru 1998, Ombudsmanul a subliniat că posibilitatea de a prezenta Parlamentului un raport special este de o valoare inestimabilă pentru activitatea sa. El a adăugat că, prin urmare, rapoartele speciale nu ar trebui prezentate prea frecvent, ci numai în legătură cu chestiuni importante în cazul cărora Parlamentul a fost în măsură să ia măsuri pentru a asista Ombudsmanul[(7).](#(7)){#Footnote7} Raportul anual pentru 1998 a fost prezentat Parlamentului și aprobat de acesta.
7.4 Ombudsmanul consideră că prezenta cauză se referă la un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește tratarea unei cereri de finanțare din partea UE și la o serie de cazuri de administrare defectuoasă în ceea ce privește tratarea de către Comisie a unei cereri de acces la documentele referitoare la această cerere. În opinia Ombudsmanului, cazurile de administrare defectuoasă constatate de acesta nu ridică probleme de principiu. Ombudsmanul observă, de asemenea, că nu este clar ce măsuri ar putea lua Parlamentul pentru a-l asista pe acesta și pe reclamant în cazul de față. Având în vedere aceste circumstanțe, Ombudsmanul concluzionează că nu este oportun să prezinte Parlamentului un raport special.
7.5 Prin urmare, Ombudsmanul va trimite Comisiei o copie a acestei decizii și va include un scurt rezumat în raportul anual pentru 2006, care va fi prezentat Parlamentului. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.
7.6 Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.
Cu stimă,
P. Nikiforos DIAMANDOUROS
*** ** * ** ***
[(1)](#Footnote1){#(1)} Proiectele de recomandări sunt disponibile pe site-ul Ombudsmanului ([http://www.ombudsman.europa.eu).](http://www.ombudsman.europa.eu)
[(2)](#Footnote2){#(2)} JO L 146, p. 33, Ediție specială, 08/vol. 1, p. 146.
[(3)](#Footnote3){#(3)} JO 2001, L 145, p. 43.
[(4)](#Footnote4){#(4)} Pentru a cita doar un exemplu, în timp ce celelalte două documente se referă la finanțarea solicitată ca ridicându-se la 299 182 EUR, celălalt document menționează „0" în acest context.
[(5)](#Footnote5){#(5)} O copie a acestei note a fost transmisă Ombudsmanului de către Comisie în cursul anchetei privind plângerea 221/2004/GG.
[(6)](#Footnote6){#(6)} Ombudsmanul presupune că acest tip de informații au fost furnizate numai promotorilor ale căror propuneri prealabile au fost selectate și numai după adoptarea deciziei privind această selecție.
[(7)](#Footnote7){#(7)} Raportul anual pentru 1998, p. 27-28.