Strasbourg, 20 octombrie 2004

Stimate domnule B.,

La 27 ianuarie 2004, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei Europene cu privire la o propunere de cercetare (FP6-502870) depusă de societatea dumneavoastră Arno Nordic AB.

La 16 februarie 2004, am transmis plângerea președintelui Comisiei Europene. Comisia și-a trimis avizul la 6 mai 2004 și vi l-am transmis împreună cu o invitație de a formula observații, dacă doriți. Se pare că nu s-a primit nicio observație din partea dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

În februarie 2004, Ombudsmanul a fost sesizat cu o plângere împotriva Comisiei Europene privind o propunere de cercetare (FP6-502870) prezentată de societatea suedeză Arno Nordic AB.

Potrivit reclamantului, faptele relevante sunt, pe scurt, următoarele:

La 18 martie 2003, societatea reclamantului, Arno Nordic AB (denumită în continuare „Arno Nordic”), a prezentat DG Cercetare a Comisiei o propunere de cercetare. La scurt timp după prezentarea propunerii, persoana de contact menționată în propunere, dl B, și-a părăsit funcția în cadrul societății. Prin urmare, la 8 aprilie 2003, reclamantul a informat Comisia, prin scrisoare recomandată, că domnul B și-a părăsit funcția și că sarcinile domnului B au fost preluate chiar de reclamant. Aceste informații au fost, de asemenea, trimise Comisiei într-un e-mail.

Cu toate acestea, în mai 2003, serviciile competente ale Comisiei l-au contactat pe dl B cu privire la propunerea de cercetare și, după cum se pare, au discutat modificări ale acesteia sau, eventual, o retragere. Reclamantul a contactat Comisia, a subliniat că aceasta a făcut o greșeală și a solicitat o explicație scrisă. Atunci când nu a primit o explicație scrisă, reclamantul a trimis un e-mail Comisiei, repetându-și cererea. De asemenea, acesta a solicitat informații cu privire la momentul în care Comisia a schimbat efectiv numele persoanei de contact la propunerea dlui B în numele său. Reclamantul a primit un răspuns prin e-mail din partea Comisiei în care se afirmă că plecarea dlui B din societate nu a avut implicații asupra evaluării propunerii.

În iunie 2003, reclamantul a trimis Comisiei un e-mail cu mai multe întrebări referitoare la schimbarea persoanei de contact. Printre altele, acesta a întrebat dacă informațiile pe care le-a furnizat în scrisoarea sa din 8 aprilie 2003 cu privire la schimbarea persoanei de contact sunt suficient de clare și de ce Comisia nu a răspuns la această scrisoare. Un funcționar al Comisiei a răspuns, prin e-mail, arătând că informațiile erau suficient de clare, dar că nu primise niciodată scrisoarea reclamantului din 8 aprilie 2003 și că, prin urmare, nu avea cunoștință de schimbarea persoanei de contact atunci când l-a contactat pe domnul B în luna mai. Funcționarul a declarat, de asemenea, că o propunere nu poate fi modificată, dar că acum știe că reclamantul este persoana de contact, ceea ce este suficient.

La 3 iulie 2003, Comisia a trimis reclamantului o scrisoare privind propunerea. Scrisoarea a fost adresată reclamantului (și anume, cu numele reclamantului), dar a fost trimisă la adresa domnului B. Reclamantul a informat Comisia cu privire la eroarea sa într-un e-mail.

La 8 decembrie 2003, Comisia a adresat domnului B o scrisoare privind evaluarea propunerii. Reclamantul a trimis din nou Comisiei un e-mail, informând-o cu privire la greșelile sale repetate.

În plus, reclamantul afirmă că o confirmare de primire a propunerii a fost datată 18 noiembrie 2003. Cu toate acestea, el a primit scrisoarea abia la 19 ianuarie 2004. Ștampila poștei era datată 18 ianuarie 2004. Reclamantul consideră că această întârziere în expedierea scrisorii este nerezonabilă.

Reclamantul susține că Comisia:

i) a fost neglijent în tratarea informațiilor că a avut loc o schimbare a persoanei de contact în ceea ce privește propunerea de cercetare; și

ii) întârzierea nejustificată a trimiterii confirmării de primire a propunerii de cercetare.

Reclamantul susține că Comisia ar trebui să explice și să își corecteze comportamentul.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia face următoarele observații:

La 18 martie 2003, societatea Arno Nordic a prezentat o propunere de cercetare pentru un proiect integrat în cadrul primei cereri de propuneri din cadrul priorității tematice 1 PC6-2002-LifeSciHealth. Propunerea a fost primită de prestatorul extern de servicii al PC6 la 20 martie 2003 și a fost înregistrată cu numărul de propunere FP6-502870. Propunerea îl menționa pe dl B ca persoană de contact pentru Arno Nordic.

La 28 martie 2003 sau în jurul acestei date, Comisia a trimis domnului B o confirmare de primire a propunerii, menționând numărul de înregistrare atribuit propunerii Arno Nordic.

La 15 mai 2003, reclamantul a trimis Comisiei un e-mail în care preciza că trimisese o scrisoare recomandată prin care informa Comisia că preluase funcția de persoană de contact pentru propunere în numele Arno Nordic. El s-a întrebat de ce această scrisoare nu a fost recunoscută și nu s-a acționat în consecință. Cu toate acestea, până la 15 mai 2003, Comisia nu a avut cunoștință de existența scrisorii recomandate. Anchetele recente adresate prestatorului extern de servicii au indicat faptul că scrisoarea reclamantului a ajuns la 14 aprilie 2003, adică după termenul limită de depunere a propunerilor, și că aceasta a fost depusă. Nu este clar dacă și când scrisoarea a fost transmisă Comisiei.

În apelurile telefonice și e-mailurile ulterioare, Comisia l-a asigurat pe reclamant că conținutul e-mailului său din 15 mai 2003 a fost luat în considerare în mod corespunzător. Reclamantul a fost informat că, deși normele de evaluare a propunerilor excludeau orice modificare a propunerii, s-a luat act de schimbarea persoanei de contact pentru Arno Nordic. S-a subliniat faptul că schimbarea persoanei de contact nu ar afecta în niciun fel evaluarea propunerii.

Procedura de evaluare s-a încheiat la 6 iunie 2003. Până la sfârșitul lunii iunie 2003, Comisia a înțeles că orice problemă referitoare la propunere a fost rezolvată în mod satisfăcător pentru reclamant.

Cu toate acestea, au apărut două greșeli ulterioare în ceea ce privește crearea listelor de difuzare locale pe baza informațiilor furnizate în propunerea inițială. În jurul datei de 3 iulie 2003, Comisia a trimis reclamantului o scrisoare privind rezultatele evaluării propunerii. Scrisoarea a fost trimisă la adresa domnului B. În plus, în decembrie 2003, Comisia l-a contactat în mod eronat pe domnul B în cadrul unui sondaj. Reclamantul a notificat Comisia cu privire la aceste erori. Comisia regretă orice inconvenient cauzat de greșeli. Cu toate acestea, ar trebui remarcat faptul că erorile nu au avut niciun impact asupra evaluării propunerii Arno Nordic. La momentul erorilor, procedura de evaluare era deja finalizată.

În ceea ce privește presupusa întârziere a expedierii unei scrisori din 18 noiembrie 2003, nu este clar pentru Comisie la ce scrisoare face referire reclamantul. Este posibil ca scrisoarea în cauză să se refere la o altă propunere (FP6-005226) prezentată de reclamant în cadrul unei cereri de propuneri ulterioare. Scrisoarea la care se face referire ar putea fi confirmarea de primire, datată 19 noiembrie 2003, pentru această nouă propunere. Cu toate acestea, toată corespondența pe care reclamantul a anexat-o la plângerea sa adresată Ombudsmanului se referă la prima propunere (FP6-502870). Având în vedere incertitudinea în ceea ce privește scrisoarea în cauză, Comisia nu este în măsură să răspundă în mod corespunzător la afirmația reclamantului în această privință.

Ombudsmanul a invitat reclamantul să prezinte observații cu privire la aviz. Se pare că reclamantul nu a prezentat observații.

DECIZIA

1 Pretinsa neglijență în gestionarea informațiilor

1.1 Plângerea, îndreptată împotriva Comisiei Europene, se referă la o propunere de cercetare (FP6-502870) prezentată de societatea suedeză Arno Nordic AB (denumită în continuare "Arno Nordic") la 18 martie 2003, în care domnul B este menționat ca persoană de contact. Potrivit reclamantului, la scurt timp după prezentarea propunerii, domnul B și-a părăsit poziția în cadrul Arno Nordic și, prin urmare, reclamantul a informat Comisia, prin scrisoarea recomandată din 8 aprilie 2003, că a preluat funcția de persoană de contact. Cu toate acestea și în ciuda faptului că, în cele din urmă, Comisia a luat act de schimbarea persoanei de contact, Comisia l-a contactat pe dl B cu privire la propunerea de cercetare în mai, iulie și decembrie 2003. Reclamantul a notificat Comisiei greșelile sale cu fiecare astfel de ocazie. Reclamantul susține că Comisia a tratat cu neglijență informațiile potrivit cărora a avut loc o schimbare a persoanei de contact în ceea ce privește propunerea de cercetare.

1.2 Comisia susține că, până la 15 mai 2003, când reclamantul a trimis un e-mail cu privire la această chestiune, nu avea cunoștință de existența scrisorii recomandate în care reclamantul a explicat că a preluat calitatea de persoană de contact pentru propunerea de cercetare. Anchetele recente adresate prestatorului extern de servicii au indicat faptul că scrisoarea reclamantului a sosit la 14 aprilie 2003 și că a fost depusă. Nu este clar dacă și când scrisoarea a fost transmisă Comisiei. Cu toate acestea, în apelurile telefonice și e-mailurile ulterioare, Comisia a asigurat reclamantul că schimbarea persoanei de contact a fost observată în mod corespunzător și că o astfel de schimbare nu ar afecta în niciun fel evaluarea propunerii. Cu toate acestea, domnul B a fost contactat în mod eronat în locul reclamantului în iulie 2003 cu privire la rezultatele propunerii de proiect și în decembrie 2003 în cadrul unui sondaj. Comisia regretă orice inconvenient cauzat de aceste greșeli, dar afirmă că acestea nu au avut nicio influență asupra evaluării propunerii, care fusese deja finalizată la 6 iunie 2003.

1.3 Ombudsmanul subliniază că principiile bunei administrări impun instituțiilor comunitare să acționeze cu diligență și să fie orientate spre servicii (1). În plus, Ombudsmanul consideră că Comisia rămâne pe deplin responsabilă pentru calitatea administrării efectuate de un prestator extern de servicii în numele său (2). În cazul de față, Ombudsmanul observă că reclamantul a luat măsuri pentru a informa Comisia cu privire la schimbarea persoanei de contact, dar că prestatorul extern de servicii al Comisiei a depus scrisoarea și că nu este clar dacă și când a fost transmisă Comisiei. Ombudsmanul observă, de asemenea, că, după ce a asigurat reclamantul că a luat act în mod corespunzător de schimbarea persoanei de contact, Comisia a contactat de două ori persoana greșită cu privire la aspecte legate de propunerea de proiect.

1.4 Pe baza celor de mai sus, Ombudsmanul consideră că, prin faptul că nu a asigurat gestionarea adecvată a informațiilor privind schimbarea persoanei de contact, Comisia nu a acționat cu diligență și nu a avut o atitudine orientată spre servicii. Acesta constituie un caz de administrare defectuoasă și se va face o observație critică în acest sens.

2 Cu privire la pretinsa întârziere nerezonabilă

2.1 Reclamantul afirmă că, la 19 ianuarie 2004, a primit o confirmare de primire a propunerii. Confirmarea de primire era datată 18 noiembrie 2003, dar ștampila poștei era datată 18 ianuarie 2004. Reclamantul susține că Comisia a întârziat în mod nejustificat trimiterea confirmării de primire a propunerii de cercetare.

2.2 Comisia susține că nu este clar la ce scrisoare se referă reclamantul. Scrisoarea în cauză s-ar putea referi la o altă propunere (FP6-005226) prezentată de reclamant în cadrul unei cereri de propuneri ulterioare. Având în vedere incertitudinea în ceea ce privește scrisoarea în cauză, Comisia nu este în măsură să răspundă în mod corespunzător la afirmația reclamantului în această privință.

2.3 Ombudsmanul ia notă de explicația Comisiei din avizul său potrivit căreia aceasta nu este în măsură să răspundă în mod corespunzător la afirmația reclamantului, deoarece nu este clar la ce scrisoare se referă reclamantul. Avizul Comisiei, împreună cu explicația sa cu privire la motivul pentru care nu poate răspunde la afirmația în cauză, a fost transmis reclamantului cu o invitație de a formula observații. Reclamantul nu a transmis nicio observație și nicio clarificare cu privire la această chestiune. În absența unor clarificări din partea reclamantului, Ombudsmanul consideră că nu sunt justificate anchete suplimentare cu privire la acest aspect al plângerii.

2.4 Ombudsmanul subliniază că reclamantul are posibilitatea de a depune o nouă plângere cu privire la presupusa întârziere în cazul în care consideră că este util să facă acest lucru și dacă poate furniza informații mai detaliate.

3 Revendicarea reclamantului

3.1 Reclamantul susține că Comisia ar trebui să explice și să corecteze comportamentul său.

3.2 Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a recunoscut și a explicat greșelile sale în ceea ce privește persoana de contact și că și-a cerut scuze pentru inconvenientele cauzate de aceste greșeli. Întrucât erorile în cauză se referă la evenimente specifice din trecut care nu par să fi afectat rezultatul evaluării propunerii de cercetare, Ombudsmanul nu consideră că sunt posibile acțiuni corective. Prin urmare, Ombudsmanul constată că cererea reclamantului a fost satisfăcută de către Comisie.

4 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, este necesar să se facă următoarea observație critică în ceea ce privește acuzația reclamantului de tratare neglijentă a informațiilor:

Principiile bunei administrări impun instituțiilor comunitare să acționeze cu diligență și să fie orientate spre servicii (3). În cazul de față, Ombudsmanul consideră că, prin faptul că nu a asigurat gestionarea adecvată a informațiilor cu privire la schimbarea persoanei de contact, Comisia nu a acționat cu diligență și nu a fost orientată spre servicii. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

Având în vedere că acest aspect al cauzei se referă la proceduri legate de evenimente specifice din trecut, nu este oportun să se urmărească o soluționare amiabilă a problemei.

În ceea ce privește afirmația reclamantului privind întârzierea nerezonabilă, Ombudsmanul consideră, din motivele menționate la punctul 2.3 de mai sus, că nu sunt justificate alte anchete.

Pe baza celor de mai sus, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Articolul 12 din Codul european al bunei conduite administrative, disponibil pe site-ul Ombudsmanului: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) A se vedea cazul 630/96, prezentat la pagina 226 din Raportul anual al Ombudsmanului European pentru 1997, disponibil la următoarea adresă de internet: http://www.ombudsman.europa.eu/report/en/default.htm

(3) Articolul 12 din Codul european al bunei conduite administrative, disponibil pe site-ul Ombudsmanului: http://www.ombudsman.europa.eu