Strasbourg, 20 ianuarie 2005

Stimate domnule X.,

La 25 octombrie 2003, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei Europene, referitoare la decizia unei delegații a Comisiei de a nu recomanda numele dumneavoastră pentru un post consultativ în cadrul vice-decanului universității Y, în cadrul unui program finanțat de UE.

La 15 decembrie 2003, am transmis plângerea dumneavoastră președintelui Comisiei. Am primit avizul Comisiei la 11 martie 2004 și vi l-am transmis cu invitația de a formula observații. La 17 mai 2004, mi-ați trimis observațiile dumneavoastră cu privire la avizul Comisiei. La 22 octombrie 2004, ați solicitat informații cu privire la stadiul plângerii.

La cererea dumneavoastră, plângerea dumneavoastră a fost tratată în mod confidențial.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate. Îmi cer scuze pentru perioada de timp necesară pentru soluționarea plângerii dumneavoastră.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele cauzei sunt, pe scurt, următoarele:

Reclamantul lucrează în calitate de consultant educațional independent. După ce și-a publicat CV-ul online la o agenție de recrutare, a primit o invitație din partea firmei de consultanță Z, din Bruxelles, de a candida pentru un post de consilier al prodecanului unei universități de tip joint-venture (Universitatea Y). Proiectul universitar Y a fost finanțat de UE. Z a semnat un contract cu Comisia pentru dezvoltarea acestei inițiative și, prin urmare, a acționat în calitate de contractant al proiectului. Una dintre principalele acțiuni care urmau să fie întreprinse în cadrul proiectului Y a fost dezvoltarea unui program de Executive MBA, care urma să fie lansat în ianuarie 2004. A existat un risc de întârziere a acestei inițiative, deoarece o serie de sarcini esențiale nu fuseseră finalizate, în special crearea unei baze de resurse și domeniile de sprijin necesare.

Reclamantul a avut un prim interviu care s-a desfășurat pe baza informațiilor furnizate în CV-ul său. Personalul din Z i-a spus că decizia finală privind numirea va fi luată de delegația UE responsabilă, împreună cu conducerea locală a proiectului Y. Pentru a ajunge la rezultatul final cât mai curând posibil, Z a decis să trimită spre aprobare delegației UE numai CV-urile a doi candidați potențiali.

În opinia reclamantului, Z era sigur de adecvarea sa pentru acest post. Acesta a semnat chiar o declarație cu Z, acceptând să fie disponibil pentru perioada cuprinsă între 1 octombrie 2003 și 30 septembrie 2007.

Având în vedere perioada scurtă anterioară datei anticipate de începere, reclamantul a început imediat să se pregătească pentru locul de muncă. El a subliniat că a oferit conducerii Y, fără niciun cost, actualele sale baze de date online pentru programe și cursuri, astfel încât modificările necesare să poată fi efectuate rapid. Activitatea a inclus un plan de acțiune elaborat în urma interviului.

Reuniunea cu delegația UE și cu decanul Y a fost stabilită pentru 25 septembrie 2003 și a constat într-un interviu de cincisprezece minute. Ulterior, la 20 octombrie 2003, Z l-a informat că cererea sa nu a fost menținută și a explicat că completul era preocupat de lipsa sa de experiență în ceea ce privește munca și șederea în străinătate. Reclamantul a remarcat că acest criteriu nu figurează printre calificările stabilite în mandatul proiectului.

În opinia reclamantului, dacă comisia i-ar fi revizuit CV-ul, ar fi observat că cea mai mare parte a vieții sale profesionale a fost petrecută în străinătate, adesea departe de casă, în locuri precum India sau Malaysia. Reclamantul a fost informat în mod informal cu privire la intenția delegației UE de a reintervieva un candidat respins anterior care nu părea să îndeplinească criteriile de selecție pentru postul respectiv.

Reclamantul a prezentat o serie de considerații cu privire la criteriile pe care candidatul care urma să fie selectat nu le-a îndeplinit. El își exprimă dezacordul față de punctul de vedere al delegației UE.

Reclamantul a declarat că este pe deplin pregătit să accepte o decizie rezonabilă, în cazul în care instituția ar putea să o justifice. El a subliniat că nu s-a primit niciun răspuns la niciuna dintre anchetele sale.

Având în vedere informațiile prezentate de reclamant, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să prezinte un aviz cu privire la următoarele afirmații:

1. justificarea recomandării adoptate de delegația Comisiei de a nu recruta reclamantul, și anume presupusa sa lipsă de experiență profesională în străinătate, nu a fost avută în vedere de mandatul proiectului; și

2. Comisia nu a răspuns scrisorilor pe care reclamantul le adresase delegației sale, solicitând clarificări suplimentare.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a descris mai întâi contextul factual al cazului. Aceasta a explicat că plângerea adresată Ombudsmanului se referea la respingerea cererii reclamantului de a obține un post în cadrul unui program finanțat de UE. Acest program a avut ca scop sprijinirea reformelor economice întreprinse de o țară în curs de dezvoltare prin înființarea de centre naționale și regionale pentru educația managerială. Una dintre inițiativele care urmează să fie dezvoltate în contextul programului a fost instituirea unui sistem național capabil să furnizeze servicii de management și consultanță pentru întreprinderi. Pe o perioadă de cinci ani, până în noiembrie 2007, Comisia a fost de acord să acorde un sprijin financiar proiectului în valoare de 14 milioane EUR.

În contextul programului Y, Comisia Europeană a semnat un contract cu un consorțiu condus de firma de consultanță Z, care a inclus recrutarea și punerea la dispoziție a patru experți-cheie pe termen lung și a personalului de sprijin.

Ca parte a programului, o echipă de patru experți angajați de Z a sosit în țara beneficiară la 20 noiembrie 2002. Comisia a subliniat că contractele lor au fost semnate cu Z și, prin urmare, nu au nicio legătură contractuală cu Comisia.

Contractul cu șeful de echipă adjunct și consilierul vicedecanului s-a încheiat la 15 iunie 2003. Pentru a găsi un înlocuitor pentru această funcție, Z a avut interviuri cu doi candidați la 6 iulie 2003, unul dintre aceștia fiind domnul XX. Comisia a explicat că, potrivit contractului de servicii, Z era responsabilă de recrutarea de experți pe termen lung și pe termen scurt în cadrul programului Y și, în această calitate, toate informațiile referitoare la proces se aflau sub controlul său. Întrucât niciunul dintre cei doi candidați nu părea să îndeplinească cerințele termenilor de referință ai proiectului, aceștia nu au fost reținuți.

Ca urmare a schimbărilor frecvente din echipa de experți, delegația UE a decis să participe la selecția experților pe termen lung, astfel încât să se poată efectua un control ex ante al calității.

La 25 septembrie 2003, Z a organizat interviuri suplimentare, la care a participat și reclamantul. Cu toate acestea, candidații nu păreau să îndeplinească cerințele prevăzute în caietul de sarcini. Întrucât proiectul avea nevoie urgentă de un consilier al vicedecanului, echipa de evaluare a decis să îl contacteze pe dl XX, unul dintre primii doi candidați excluși în cadrul interviului care a avut loc la 6 iulie 2003, ținând seama de faptul că acesta deținea un doctorat și se bucura de o experiență relevantă într-un proiect similar. După ce l-au intervievat din nou la 2 octombrie 2003, echipa Y și delegația CE au decis în comun să îi ofere un contract de expert pe termen scurt pentru a ocupa funcția de șef de echipă adjunct și de consilier al vicedecanului. Comisia a subliniat că acesta părea a fi candidatul cel mai potrivit. Cu toate acestea, lui Z i s-a solicitat să continue căutarea unui candidat care ar putea ocupa postul pe termen lung.

Comisia a explicat că calificările reclamantului nu îndeplineau criteriile stabilite în mandatul programului. Instituția a remarcat că printre calificările sale nu se numără, printre altele: (i) diploma de doctorat necesară; (ii) 10 ani de experiență în dezvoltarea resurselor umane; (iii) experiența minimă de 5 ani în punerea în aplicare a unor proiecte internaționale similare de cooperare pentru dezvoltare a UE sau a altor forme de cooperare bilaterală și/sau multilaterală, de preferință în țările mediteraneene; (iv) experiența internațională sau competențele de comunicare interculturală necesare, (v) competențele legate de procedurile CE de „management al ciclului de proiect” (PCM); și (vi) capacitatea dovedită de a lucra în cadrul unei echipe multiculturale. Instituția a anexat la avizul său o grilă de evaluare care a evaluat calificările pentru fiecare dintre candidați.

Comisia a făcut referire, de asemenea, la o serie de observații formulate de reclamant în plângerea sa. Aceasta a observat că serviciile sale nu au făcut niciodată nicio observație cu privire la caracterul adecvat al reclamantului pentru această poziție și că nu pot fi considerate responsabile pentru presupusele declarații făcute în această privință de Z.

În ceea ce privește interviul reclamantului, instituția a explicat că acesta a avut loc la 25 septembrie 2003 și că a durat între orele 14.15 și 14.40. Această perioadă de timp a permis grupului să adreseze toate întrebările necesare, după care discuția s-a încheiat în mod firesc. Chiar dacă celălalt candidat la postul respectiv a fost intervievat cu zece minute mai mult decât reclamantul, ambii candidați au fost în unanimitate respinși de juriu.

Ca răspuns la afirmația reclamantului că nu a primit niciun răspuns la întrebările sale, Comisia a observat că acesta a trimis un singur e-mail delegației sale la 20 octombrie 2003, la care, din păcate, nu a primit niciun răspuns. Instituția și-a cerut scuze pentru că nu a răspuns la corespondența reclamantului, deși a subliniat că toate cererile legate de interviu ar fi trebuit adresate lui Z, în calitate de organism responsabil cu recrutarea în temeiul contractului de servicii.

Comisia a subliniat că evaluarea reclamantului și a candidaților rămași a fost efectuată în conformitate cu mandatul proiectului. Prin urmare, aceasta a considerat că serviciile sale au acționat în mod corespunzător, au respectat normele și principiile care îi erau obligatorii și că, în consecință, nu s-a produs niciun caz de administrare defectuoasă.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, reclamantul a reafirmat afirmațiile făcute în plângerea sa. Acesta a considerat că Comisia nu a oferit răspunsuri relevante sau satisfăcătoare la plângerea sa, dar, în schimb, avizul său a ridicat și mai multe preocupări serioase cu privire la corectitudinea politicilor de selecție a personalului instituției și la modul în care acestea au fost aplicate în cazul său particular.

Reclamantul a repetat că interviul său pentru această funcție a fost prea scurt și în mare măsură irelevant pentru a-i permite să clarifice orice incertitudini cu privire la calificările sale.

El a menționat că, deși nu deține o diplomă de doctorat, diploma sa postuniversitară de master în educație este mai relevantă pentru postul care urmează să fie ocupat, deoarece poate fi conferită numai în domenii legate de educație, durează de obicei cel puțin un an mai mult pentru a fi obținută și necesită calificări academice pentru managementul instituțional. Reclamantul a făcut, de asemenea, o serie de observații cu privire la gradul de doctor al dlui XX.

Reclamantul a contestat afirmația Comisiei potrivit căreia îi lipsea experiența internațională. El a subliniat că, pe lângă experiența sa de peste 10 ani în conducerea propriei afaceri în calitate de consultant independent în management, are o experiență industrială la nivel de consiliu de administrație, care include experiență în domeniul resurselor umane și al managementului personalului. El a descris în detaliu experiența sa de afaceri din ultimii ani.

De asemenea, el nu este de acord cu evaluarea de către Comisie a calificărilor sale, în special în ceea ce privește deschiderea către noi provocări și experiența practică în negocierea și comunicarea interculturală, competențele de comunicare interculturală și înțelegerea aspectelor legate de gen. Reclamantul a indicat că experiența și calificările sale au fost ilustrate de rezultatele și eșantioanele efective de muncă prezentate pe site-urile sale web.

Reclamantul a considerat că Z nu a jucat niciun rol în decizia privind recrutarea postului vacant, ci mai degrabă că Comisia a fost singura responsabilă pentru rezultatul procesului de selecție.

DECIZIA

1 Motivarea recomandării Comisiei privind recrutarea reclamantului

1.1 Reclamantul a solicitat un post de consilier al vice-decanului universității Y într-o țară în curs de dezvoltare. Reclamantul susține că justificarea recomandării adoptate de delegația Comisiei în țara respectivă de a nu recruta reclamantul, și anume presupusa sa lipsă de experiență profesională în străinătate, nu a fost avută în vedere de mandatul proiectului.

1.2 Comisia explică faptul că, în cadrul programului Y, serviciile sale au semnat un contract cu un consorțiu condus de societatea de consultanță Z, care includea recrutarea și punerea la dispoziție a patru experți-cheie pe termen lung. Instituția susține că, potrivit contractului de servicii, Z era responsabil de recrutarea de experți pe termen lung și pe termen scurt.

Instituția explică, de asemenea, că calificările reclamantului nu au îndeplinit criteriile stabilite în mandatul programului și subliniază că calificările sale nu au inclus, printre altele: (i) diploma de doctorat necesară; (ii) 10 ani de experiență în dezvoltarea resurselor umane; (iii) experiența minimă de 5 ani în punerea în aplicare a unor proiecte internaționale similare de cooperare pentru dezvoltare a UE sau a altor forme de cooperare bilaterală și/sau multilaterală, de preferință în țările mediteraneene; (iv) experiența internațională sau competențele de comunicare interculturală necesare, (v) competențele legate de procedurile CE de „management al ciclului de proiect” (PCM); și (vi) capacitatea dovedită de a lucra în cadrul unei echipe multiculturale.

1.3 În cadrul elementelor de probă furnizate în cursul anchetei sale, Ombudsmanul a examinat cu atenție temeiul juridic al acțiunii Comisiei în prezenta cauză, și anume contractul semnat între Comisie [autoritatea contractantă] și societatea Z [consultantul], în special anexa I la aceasta, care cuprinde condițiile generale pentru contractele de achiziții de servicii finanțate de Comunitatea Europeană, și anexa II la aceasta, care cuprinde mandatul.

Ombudsmanul ia act de faptul că obiectul contractului, astfel cum este definit la articolul 1, a fost furnizarea de asistență tehnică pentru proiect. Astfel cum se prevede la articolul 15 din anexa I, în cazul în care contractul implică asistență tehnică, consultantului îi revine responsabilitatea de a pune la dispoziție experții necesari. Cu toate acestea, articolul 16 alineatul (1) din anexa I prevede că:

„Personalul pe care consultantul îl utilizează pentru executarea contractului este aprobat de autoritatea contractantă. Mandatul va specifica nivelul minim de calificare și experiență a personalului Consultantului și, dacă este cazul, specializarea necesară".

Ombudsmanul ia act, de asemenea, de faptul că calificările tehnice specifice pentru funcția de consilier al vicedecanului sunt precizate la punctul 3.2.B din anexa II. Criteriile menționate includ, printre altele, experiența postuniversitară în administrarea afacerilor, predarea cu succes, experiența în dezvoltarea resurselor umane, experiența internațională recunoscută, abilitățile de comunicare și analitice, alfabetizarea informatică și înțelegerea procedurilor de „gestionare a ciclului de proiect”(1).

Prin urmare, se pare că Comisia avea autoritatea legală de a revizui propunerile făcute de consultant pentru recrutarea de personal nou pentru a se asigura că candidații îndeplineau criteriile stabilite în anexa II la contract.

1.4 În ceea ce privește evaluarea experienței reclamantului efectuată de Comisie, Ombudsmanul este conștient de faptul că această instituție a fost în măsură să elaboreze o grilă de evaluare în care calificările tuturor candidaților au fost evaluate pe baza fiecăruia dintre criteriile stabilite în mandatul proiectului, inclusiv experiența internațională. Chiar dacă reclamantul nu este de acord cu multe aspecte ale acestei evaluări, nicio informație nu a fost pusă la dispoziție în cursul anchetei care ar putea determina Ombudsmanul să creadă că această evaluare a fost afectată de o eroare vădită sau că a existat un abuz de putere.

Ombudsmanul observă că reclamantul s-a referit, de asemenea, în plângerea sa la faptul că Comisia a ales să ocupe postul vacant cu un candidat care fusese inițial respins după prima rundă de interviuri. Cu toate acestea, în opinia Ombudsmanului, Comisia a explicat în detaliu motivele pentru care, având în vedere experiența profesională a candidatului respectiv, a ajuns la concluzia că acesta este candidatul cel mai potrivit.

Pe baza informațiilor furnizate de reclamant și de Comisie în cursul anchetei, Ombudsmanul a concluzionat că ancheta nu a evidențiat un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al cazului.

2 Presupusa lipsă de răspuns din partea Comisiei la scrisorile reclamantului

2.1 Reclamantul susține că Comisia nu a răspuns scrisorilor pe care reclamantul le-a adresat delegației sale, solicitând clarificări suplimentare.

2.2 Comisia și-a cerut scuze pentru că nu a răspuns la corespondența reclamantului, deși a subliniat că toate cererile legate de interviu ar fi trebuit adresate Transtec, în calitate de organism responsabil cu recrutarea în temeiul contractului de servicii.

2.3 În conformitate cu Codul de bună conduită administrativă al Comisiei (2), răspunsul la o scrisoare adresată Comisiei se trimite în termen de cincisprezece zile lucrătoare de la data primirii scrisorii din partea serviciului competent al Comisiei. În speță, Comisia nu ar fi acționat în conformitate cu propriile norme. Cu toate acestea, Ombudsmanul ia act de faptul că instituția a adresat Ombudsmanului întrebările reclamantului în avizul său și că și-a cerut, de asemenea, scuze pentru că nu a răspuns înainte.

2.4 În aceste condiții, Ombudsmanul nu consideră necesar să abordeze în continuare acest aspect al cazului.

3 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei Europene. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Lista criteriilor, astfel cum sunt enumerate la punctul 3.2.B din anexa II, era următoarea:

„• Calificarea la nivel postuniversitar în administrarea afacerilor sau în alte domenii conexe și doctoratul reprezintă un avantaj.
• 10 ani de experiență în dezvoltarea resurselor umane, din care cel puțin 5 ani în activități de consultanță, gestionarea unei școli de afaceri sau a unui program de formare în management.
• Predare recentă și de succes în cadrul programelor postuniversitare și postuniversitare.
• Experiența internațională recunoscută, deschiderea către noi provocări și experiențele practice în negocierile și comunicarea interculturală, cunoașterea țării W reprezintă un avantaj.
• o experiență de succes (minimum 5 ani) în punerea în aplicare a unor proiecte internaționale similare de cooperare pentru dezvoltare a UE sau a altor forme de cooperare bilaterală și/sau multilaterală, de preferință în țările mediteraneene.
• Experiență în dezvoltarea resurselor umane pentru întreprinderile din sectorul privat în domeniul administrării afacerilor.
• excelente abilități de comunicare și de analiză, abilități interpersonale și de management.
• Competențe de comunicare orală și scrisă foarte dezvoltate în limba engleză [...].
• Alfabetizarea informatică și buna cunoaștere a software-ului de gestionare a proiectelor, a bazelor de date și a software-ului pentru tehnologia informației reprezintă un avantaj.
• Înțelegerea deplină a procedurilor CE privind "Gestionarea ciclului de proiect", monitorizarea și supravegherea analizelor.
• Capacitatea de a lucra în cadrul unei echipe interculturale și în contexte instituționale și organizaționale complexe.
• înțelegerea deplină a aspectelor legate de gen în contextul programului.”

(2) JO L 308 din 8 decembrie 2000, p. 26-34.