Stimată doamnă H.,

La 20 august 2003, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei Europene în numele Asociației DIK. Plângerea dumneavoastră se referă la decizia Comisiei de a solicita rambursarea unei părți din fondurile acordate Asociației DIK pentru punerea în aplicare a unui proiect Leonardo da Vinci (S 95/2/179/III.2.a).

La 27 octombrie 2003, am transmis plângerea președintelui Comisiei. La 29 ianuarie 2004, am primit avizul Comisiei, pe care vi l-am transmis împreună cu invitația de a vă prezenta observațiile. Se pare că nu s-a primit nicio observație din partea dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatul anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele cauzei sunt, pe scurt, următoarele:

Reclamantul este președintele Asociației DIK, o mică organizație profesională și un sindicat pentru, printre altele, bibliotecari, arhiviști și profesioniști din domeniul muzeal. Asociația sa a fost responsabilă de dezvoltarea unui proiect finanțat de Comisia Europeană prin programul Leonardo da Vinci (ref.: S95/2/179/III.2.a).

În anul 2001, asociația DIK a primit o factură din partea Comisiei, prin care se solicita plata sumei de 50 000 de euro, fără nicio altă explicație. După mai multe încercări de a găsi funcționarul responsabil de proiect, inclusiv o vizită la Comisie, reclamantul a fost informat cu privire la preocupările instituției cu privire la proiect. Acestea au implicat o serie de nereguli, cum ar fi lipsa semnăturilor din partea unora dintre parteneri, necesitatea ca asociația să își acopere propriile cheltuieli, suma excesivă percepută de unul dintre parteneri drept cheltuieli de călătorie și durata pentru care un partener a solicitat cheltuieli. Reclamantul a explicat că această situație a apărut ca urmare a faptului că proiectul de raport privind proiectul pregătit inițial de liderii de proiect nu a fost acceptat de participanți și că un profesionist extern al muzeului a trebuit să se ocupe de elaborarea finală a raportului.

Având în vedere preocupările exprimate de Comisie, reclamantul a efectuat o serie de corecții la raportul privind proiectul. Se pare că, în urma acestor modificări, Comisia a reexaminat unele dintre obiecțiile sale și și-a redus cererea de rambursare la 20 911,09 EUR. Cu toate acestea, reclamantul a subliniat că proiectul a fost realizat cu succes și, în plus, că raportul Asociației DIK privind proiectul a fost finalizat și publicat. Ea a fost de acord că punerea în aplicare a proiectului ar fi putut să se abată parțial de la specificațiile prevăzute în contract, deși a contestat suma solicitată de Comisie.

După mai multe schimburi și întâlniri personale cu funcționarii responsabili, reclamantul a procedat la rambursarea sumei solicitate de 20 911,09 EUR. Cu toate acestea, ea și-a exprimat nemulțumirea față de decizia Comisiei și a remarcat că aceasta este o organizație restrânsă, formată, printre altele, din bibliotecari, arhiviști și profesioniști din domeniul muzeal. Suma solicitată nu a putut fi acoperită din bugetul asociației și, prin urmare, a făcut ravagii membrilor săi.

Reclamantul a subliniat că, deși Asociația DIK nu cunoștea unele dintre normele care reglementează proiectul și că punerea lor în aplicare a costat mult timp și bani, aceasta a realizat proiectul în conformitate cu contractul.

Pe scurt, reclamantul susține în plângerea sa adresată Ombudsmanului că Comisia nu a tratat proiectul în mod corespunzător, în special în ceea ce privește cererea sa de rambursare a unei părți din finanțare, și nu a informat Asociația DIK cu privire la unele dintre cerințele contractului.

INQUIRY

În avizul său, Comisia a explicat că reclamantul a lucrat în calitate de contractant în cadrul unui proiect finanțat prin programul Leonardo da Vinci (contractul S.95.2.179.III.2.a; nr. 3854). Contractul s-a derulat între 1 decembrie 1995 și 30 ianuarie 1997.

Proiectul a făcut obiectul a numeroase contacte între așa-numitul Birou de asistență tehnică (TAO) în numele Comisiei și contractant, în vederea soluționării numeroaselor probleme care decurg din evaluarea progreselor și a rapoartelor finale. Comisia a observat că serviciile sale au informat reclamantul, atât în scris, cât și oral, cu privire la aceste probleme.

Comisia a subliniat că relațiile cu contractantul erau reglementate de un contract, la care era anexat un manual administrativ și financiar. Prezentul manual stabilește criteriile de eligibilitate pentru cheltuielile aferente proiectelor. Instituția a subliniat că, prin urmare, contractantul a fost informat în permanență cu privire la obligațiile sale contractuale.

Instituția a arătat că ordinul de rambursare, contestat de reclamantă, a fost emis după ce serviciile sale au finalizat prelucrarea celei de a doua versiuni a raportului final, prezentat la 6 iunie 1999. Primul raport final a fost primit de TAO la 19 februarie 1998. Aceasta nu fusese aprobată deoarece realizările preconizate nu fuseseră finalizate, făcând astfel imposibilă o evaluare.

Din cauza problemelor generate de închiderea TAO și de sigilarea dosarelor sale de către autoritățile judiciare belgiene, a doua versiune a raportului final nu a fost prelucrată de Comisie decât în anul 2000. Pe baza evaluării sale, Comisia a concluzionat că raportul era incomplet și, prin urmare, serviciile sale au solicitat contractantului informații suplimentare la 17 mai și 18 august 2000.

Având în vedere că nu a răspuns la aceste solicitări, Comisia a decis să închidă dosarul la 12 decembrie 2000 și să declare anumite cheltuieli neeligibile. În scrisoarea adresată reclamantului la 12 decembrie 2000, Comisia și-a justificat poziția prin următoarele motive: numai cheltuielile efectuate în perioada contractuală (1 decembrie 1995-30 noiembrie 1997) ar putea fi luate în considerare; rapoartele intermediare și rapoartele finale nu au fost semnate de aceeași persoană care a semnat contractul; au existat neconcordanțe în tabele și lipsa semnăturii pe unele dintre acestea; a doua versiune a raportului final nu a putut fi luată în considerare deoarece a fost prezentat după mai mult de 10 luni de la încheierea perioadei contractuale; reclamantul nu a răspuns solicitărilor de informații ale Comisiei; și nu au fost furnizate contracte cu partenerii. Prin urmare, dosarul a fost închis și o notă de debit, împreună cu anexele financiare explicative, a fost trimisă contractantului la 31 mai 2001.

Asociația DIK a depus o plângere la Comisie la 21 iunie 2001. Având în vedere circumstanțele închiderii TAO, Comisia a presupus că reclamantul nu a primit niciodată cererea sa de informații suplimentare din 17 mai 2000 și, prin urmare, a decis să redeschidă dosarul. Ca urmare a informațiilor suplimentare solicitate de reclamantă în septembrie 2001 și a scrisorii acesteia din 15 octombrie 2001, Comisia și-a modificat evaluarea și a acceptat o parte din cheltuielile declarate inițial neeligibile. Pe baza acestei noi evaluări, Comisia a estimat costurile neeligibile rămase la 20 911,09 EUR și a prezentat contractantului o propunere în acest sens.

Prin scrisoarea din 23 octombrie 2001, contractantul a acceptat în mod oficial această propunere. La 13 august 2003, aceasta a plătit Comisiei o sumă de 20 911,09 euro cu titlu de proiect. În opinia Comisiei, această plată a confirmat acordul contractantului cu privire la decizia sa finală.

Ombudsmanul nu a primit nicio observație din partea reclamantului.

DECIZIA

1.1 Plângerea se referă la decizia Comisiei de a solicita rambursarea unei părți din fondurile acordate Asociației DIK pentru punerea în aplicare a unui proiect Leonardo da Vinci. Reclamantul susține că Comisia nu a gestionat proiectul în mod corespunzător, în special în ceea ce privește cererea sa de rambursare a unei părți din finanțare, și nu a informat Asociația DIK cu privire la unele dintre cerințele contractuale. Potrivit reclamantului, deși Asociația DIK nu cunoștea unele dintre normele care reglementează proiectul, iar punerea lor în aplicare a costat mult timp și bani, aceasta a realizat proiectul în conformitate cu contractul.

1.2 Comisia susține că relațiile sale cu contractantul erau reglementate printr-un contract, la care era anexat un manual administrativ și financiar. Prezentul manual stabilește criteriile de eligibilitate pentru cheltuielile aferente proiectelor. Instituția a subliniat că, prin urmare, contractantul a fost informat în permanență cu privire la obligațiile sale contractuale.

În ceea ce privește gestionarea contractului, Comisia susține că a solicitat rambursarea anumitor cheltuieli, concluzionând că raportul final transmis de reclamant era incomplet.

La primirea informațiilor suplimentare trimise de reclamant, Comisia a acceptat o parte din cheltuielile declarate inițial neeligibile. Pe baza acestei noi evaluări, Comisia a estimat costurile neeligibile rămase la 20 911,09 EUR și a prezentat o propunere în acest sens contractantului, care a acceptat în mod oficial propunerea la 23 octombrie 2001.

1.3 În conformitate cu articolul 195 din Tratatul CE, Ombudsmanul European este împuternicit să primească plângeri "privind cazuri de administrare defectuoasă în activitatea instituțiilor sau organismelor comunitare". Ombudsmanul consideră că administrarea defectuoasă apare atunci când un organism public nu acționează în conformitate cu o normă sau un principiu care este obligatoriu pentru acesta (1). Prin urmare, se poate constata o administrare defectuoasă și în ceea ce privește îndeplinirea obligațiilor care decurg din contractele încheiate de instituțiile sau organismele Comunităților.

1.4 Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că domeniul de aplicare al revizuirii pe care o poate efectua în astfel de cazuri este în mod necesar limitat. Ombudsmanul este de părere că nu ar trebui să încerce să stabilească dacă a existat o încălcare a contractului de către oricare dintre părți, în cazul în care chestiunea este contestată. Această chestiune ar putea fi soluționată în mod eficient numai de o instanță competentă, care ar avea posibilitatea de a audia argumentele părților cu privire la legislația națională relevantă și de a evalua probele contradictorii cu privire la orice aspecte de fapt contestate.

1.5 Prin urmare, Ombudsmanul consideră că, în cauzele privind litigiile contractuale, este justificat ca ancheta sa să se limiteze la a examina dacă instituția sau organul comunitar i-a furnizat o descriere coerentă și rezonabilă a temeiului juridic al acțiunilor sale și de ce consideră că punctul său de vedere cu privire la poziția contractuală este justificat. În acest caz, Ombudsmanul va concluziona că ancheta sa nu a evidențiat un caz de administrare defectuoasă.

Această concluzie nu va afecta dreptul părților de a-și examina și soluționa cu autoritate litigiul contractual de către o instanță competentă.

1.6 Pe baza elementelor de probă prezentate în cursul anchetei, se pare că contractul semnat între Comisie și asociația reclamantului (S.95.2.179.III.2.a; nr. 3854) conținea o serie de anexe, inclusiv un manual administrativ și financiar al proiectului. Prezentul document stabilește în detaliu criteriile de eligibilitate pentru cheltuielile aferente proiectelor. Întrucât criteriile care definesc cheltuielile care trebuie plătite de Comisie au constituit o parte integrantă a contractului semnat și convenit de reclamant, Ombudsmanul consideră că Comisia a furnizat reclamantului suficiente informații cu privire la drepturile și obligațiile care decurg din contract.

1.7 În ceea ce privește modul în care Comisia a gestionat contractul, în special decizia de a solicita rambursarea unei părți din finanțarea acestuia, din dovezile disponibile reiese că Comisia și-a justificat cererile de rambursare a unei părți din asistență, pe motiv că unele dintre cheltuielile suportate de reclamant erau neeligibile. Ombudsmanul este conștient de faptul că Comisia și-a justificat poziția făcând referire la mai multe cerințe contractuale care nu par să fi fost contestate de reclamant, cum ar fi, printre altele, faptul că numai cheltuielile suportate în perioada contractuală (1 decembrie 1995-30 noiembrie 1997) ar putea fi luate în considerare; că rapoartele privind progresele înregistrate și rapoartele finale nu par să fi fost semnate de aceeași persoană care a semnat contractul inițial; sau că au existat neconcordanțe în tabele și lipsa semnăturii pe unele dintre acestea.

1.8 Pe baza informațiilor furnizate de reclamant și de Comisie în timpul anchetei, Ombudsmanul consideră că poziția adoptată de Comisie cu privire la această chestiune nu pare a fi nerezonabilă și că Comisia pare să fi informat reclamantul în mod corespunzător cu privire la motivele poziției sale.

În aceste condiții, Ombudsmanul concluzionează că ancheta nu a evidențiat un caz de administrare defectuoasă.

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

(1) A se vedea Raportul anual al Ombudsmanului European din 1997, p. 22.