Contextul plângerii

1. Reclamantul este un fost membru al personalului UE. În decembrie 2017, aceasta a depus o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD) cu privire la prelucrarea datelor sale cu caracter personal de către Serviciul European de Acțiune Externă (SEAE). Ea a solicitat accesul la mai multe documente și rectificarea acestora, despre care a susținut că conțin datele sale cu caracter personal, inclusiv documente legate de o anchetă administrativă.

2. În aprilie și iunie 2018, SEAE a luat legătura cu reclamantul cu privire la această chestiune și a oferit un anumit acces la unele date cu caracter personal. Cu toate acestea, ea nu a acordat acces la restul datelor cu caracter personal în timp ce ancheta administrativă era în curs. În iunie și octombrie 2018, reclamanta a informat AEPD că nu este mulțumită de modul în care SEAE tratează această chestiune.

3. În decembrie 2018, AEPD a contactat SEAE pentru clarificări și observații cu privire la afirmațiile reclamantului.

4. În aprilie 2019, AEPD a suspendat [1] tratarea plângerii, întrucât reclamantul a inițiat proceduri judiciare cu privire la această chestiune. Acest lucru a fost în conformitate cu normele care reglementează activitatea AEPD [2].

5. Între timp, SEAE a informat AEPD că i-a acordat reclamantului acces la toate documentele pe care avea dreptul să le primească în legătură cu ancheta administrativă.

6. În martie 2020, în urma închiderii unor proceduri judiciare, reclamanta a informat AEPD că nu este mulțumită de documentele și datele cu caracter personal pe care le-a primit. Ea a solicitat accesul la alte documente care, în opinia sa, conțin datele sale cu caracter personal.

7. În iunie 2020, AEPD a contactat din nou SEAE și i-a solicitat să clarifice dacă documentele menționate de reclamant conțineau datele sale cu caracter personal. SEAE a răspuns că cererea reclamantului de acces la datele cu caracter personal nu era suficient de clară. SEAE a afirmat, de asemenea, că unele dintre documente fie nu existau, fie nu conțineau datele cu caracter personal ale reclamantului. AEPD a transmis reclamantului răspunsul SEAE. Ea și-a reiterat solicitarea adresată AEPD de a i se acorda acces la mai multe documente care conțin datele sale cu caracter personal.

8. În decembrie 2020, AEPD și-a suspendat din nou tratarea plângerii, întrucât reclamantul a contestat unele dintre hotărârile judecătorești [3]. AEPD a redeschis cazul în martie 2022.

9. În iulie 2022, AEPD a informat reclamanta că nu va fi în măsură să ia o decizie cu privire la plângerea sa înainte de noiembrie 2022 [4] din motive de resurse umane.

10. În iunie 2023, în urma intervenției Ombudsmanului [5], AEPD a luat legătura cu reclamantul pentru a clarifica anumite aspecte. 

11. Nemulțumită de modul în care AEPD a tratat chestiunea, reclamantul s-a adresat din nou Ombudsmanului în septembrie 2023.

Ancheta

12. Ombudsmanul a deschis o anchetă privind timpul necesar AEPD pentru a lua o decizie cu privire la plângere.

13. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit răspunsul AEPD care prezintă etapele anchetei sale pentru perioada începând din iunie 2023 [6] Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a întâlnit, de asemenea, cu reprezentanți relevanți ai AEPD pentru a obține informații suplimentare cu privire la caz. Reclamantul a prezentat observații cu privire la raportul reuniunii.

Argumentele prezentate

14. Reclamantul a susținut că AEPD a avut nevoie de prea mult timp pentru a trata plângerea sa. Ea a susținut că complexitatea și circumstanțele cazului nu pot justifica întârzierea cu mai mult de șase ani a luării unei decizii.

15. AEPD a recunoscut că șase ani reprezintă o perioadă lungă de timp pentru tratarea unei plângeri. Cu toate acestea, ea a susținut că circumstanțele specifice ale cazului justifică întârzierea. În special, AEPD s-a referit la necesitatea de a suspenda tratarea cazului în diferite ocazii, în timp ce proceduri judiciare diferite erau pendinte, în conformitate cu normele aplicabile care îi reglementează activitatea. AEPD s-a referit, de asemenea, la faptul că a fost activă în acest caz în afara perioadei în care procedurile judiciare erau în curs de desfășurare și a menționat diferitele contacte cu reclamantul și cu SEAE menționate mai sus. În cursul reuniunii, AEPD a clarificat, de asemenea, faptul că o cauză era încă pendinte în fața Tribunalului [7]. Cu toate acestea, AEPD a recunoscut, de asemenea, că reorganizarea internă și lipsa de resurse umane ar fi putut contribui la întârzierea tratării plângerii.

16. În cursul anchetei, în mai 2024, AEPD a luat o decizie de închidere parțială a cazului [8]. 

Evaluarea Ombudsmanului

17. Principiile bunei administrări impun organismelor UE să ia decizii într-un termen rezonabil. Acest lucru este deosebit de important atunci când procedura se referă la exercitarea efectivă a dreptului fundamental la protecția datelor cu caracter personal.

18. Ce este un „termen rezonabil” depinde de circumstanțele fiecărui caz în parte. Factorii care trebuie luați în considerare includ complexitatea cauzei, comportamentul părților, diferitele etape procedurale urmate de administrație și contextul cauzei.^[9] Fiecare etapă procedurală ar trebui să fie întreprinsă într-un termen rezonabil după etapa anterioară.^[10] În plus, în cazul în care durata depășește ceea ce este un termen rezonabil, administrația trebuie să dovedească existența unor circumstanțe speciale de natură să justifice întârzierea ^[11] și să informeze în mod proactiv reclamantul cu privire la evoluția cauzei.

19. Ombudsmanul  este de acord că AEPD a acționat în conformitate cu normele care îi reglementează activitatea [12] și a fost îndreptățit să suspende tratarea cazului în timp ce erau în curs diferite proceduri judiciare. Cu toate acestea, era vorba despre o perioadă puțin mai mare de doi ani din cei șase ani necesari pentru luarea unei decizii.

20. Ombudsmanul observă, de asemenea, că AEPD a solicitat clarificări din partea reclamantului în diferite etape și că reclamantul a trimis, de asemenea, în mod regulat materiale sau observații suplimentare. Acest lucru ar fi putut contribui la întârziere.

21. Deși AEPD nu a fost cu siguranță inactivă pe parcursul perioadei de patru ani (când tratarea cazului nu a fost suspendată din cauza procedurilor judiciare), ancheta Ombudsmanului a arătat că au existat totuși perioade în care nu părea să aibă loc nicio activitate. De exemplu, se pare că nu a avut loc nicio acțiune pentru o perioadă mai mare de un an între aprilie 2022 și iunie 2023, într-un moment în care AEPD ar fi trebuit să fie deosebit de vigilentă, deoarece cazul era în curs din decembrie 2017.  

22. AEPD a explicat că acest lucru s-a datorat parțial capacității administrative reduse. Cu toate acestea, organismele UE au obligația de a-și organiza serviciile într-un mod care să le permită să își îndeplinească sarcinile. Ca atare, deficitul de resurse umane în sine nu poate justifica o întârziere atât de lungă. Având în vedere perioada de timp în care cazul a fost deschis, AEPD ar fi trebuit să se asigure că resursele sale umane disponibile au fost alocate pentru a se asigura că acesta ar putea fi prioritizat și închis.

23. Este clar că această cauză a fost complexă și agravată de proceduri administrative și judiciare diferite, uneori suprapuse. Cu toate acestea, în decizia sa din mai 2024, AEPD a considerat, în esență, că reclamanta nu se putea prevala de „dreptul la rectificare” pentru a obține rezultatul dorit în acest caz specific – în esență, modificarea conținutului unora dintre documentele în cauză – întrucât dreptul la rectificare se referă numai la „date cu caracter personal obiective”. Poziția AEPD cu privire la această chestiune pare bine stabilită și, prin urmare, este dificil de înțeles cum a durat atât de mult să se emită o astfel de concluzie în acest caz [13].

24.  În cele din urmă, AEPD ar fi trebuit să informeze în mod proactiv reclamantul cu privire la evoluția cazului. În schimb, AEPD a fost destul de reactivă și ar răspunde reclamantului numai în urma intervenției Ombudsmanului.[14] AEPD ar trebui să ia în considerare posibilitatea de a-și cere scuze reclamantului pentru întârzierea survenită și pentru faptul că nu a informat-o cu privire la evoluția cazului.  

25. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că nefinalizarea de către AEPD a evaluării plângerii reclamantului din decembrie 2017 într-un termen rezonabil constituie administrare defectuoasă.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Faptul că Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor nu și-a finalizat evaluarea plângerii într-un termen rezonabil constituie un caz de administrare defectuoasă.

Reclamantul și AEPD vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 7.11.2024

[1] Suspendarea acoperă perioada aprilie 2019-martie 2020 (11 luni). 

[2] AEPD a făcut trimitere la articolul 57 alineatul (1) litera (e) din Regulamentul 2018/1725 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și, respectiv, la articolul 16 alineatul (6) din Regulamentul de procedură al AEPD, disponibile la adresa: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj și https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en. 

[3] Suspendarea acoperă perioada decembrie 2020-martie 2022 (16 luni).

[4] AEPD a făcut acest lucru după ce Ombudsmanul a deschis o anchetă, în urma unei plângeri din partea reclamantului (cazul 33/2023/FA).

[5] Cazul 768/2023/TM referitor la faptul că AEPD nu a informat-o pe reclamantă cu privire la evoluția plângerii sale din decembrie 2017.

[6] În urma închiderii plângerii 768/2023/TM.

[7] Cauza T-371/21. Tribunalul și-a pronunțat hotărârea la 24 ianuarie 2024, ziua în care a avut loc reuniunea cu reprezentanții AEPD. Ulterior, reclamantul a contestat decizia Tribunalului (cauza C-243/24 P). 

[8] Reclamantul a ridicat două probleme, legate, pe de o parte, de dreptul de acces și, pe de altă parte, de dreptul la rectificarea datelor sale cu caracter personal. În decizia sa, AEPD a adoptat o poziție cu privire la afirmația reclamantului numai în ceea ce privește dreptul la rectificare. AEPD a suspendat tratarea chestiunii dreptului de acces, deoarece cauza C-243/24 P era încă în curs de soluționare la momentul respectiv.

[9] A se vedea, de exemplu, hotărârea Curții de Justiție din 17 decembrie 1998, Baustahlgewebe/

Comisia, cauza C-185/95 P, punctul 29, disponibilă la adresa

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=8F1C0778C9B8C96192ACB213E890C455?text=&doci

d=43779&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4441718 și

Decizia Ombudsmanului în cauza 484/2015/DR, punctul 28, disponibilă la adresa

https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/90382.

[10] A se vedea, de exemplu, hotărârea Curții de Justiție din 2 iunie 1994, De Compte/Parlamentul, cauza C-

326/91 P, punctul 21, disponibil la adresa:

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=98282&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&

occ=first&part=1&cid=4442402.

[11] A se vedea, de exemplu, hotărârea Curții de Justiție din 5 mai 1983, Ditterich/Comisia, cauza 207/81,

punctul 26, disponibil la adresa

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=91654&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&

occ=first&part=1&cid=4443230.

[12] A se vedea nota de subsol 2 de mai sus.

[13] AEPD a făcut trimitere la Orientările sale din 2011 privind prelucrarea datelor cu caracter personal în domeniul evaluării personalului și la Orientările sale din 2016 privind prelucrarea informațiilor cu caracter personal în anchetele administrative și procedurile disciplinare, punctul 50 A se vedea, de exemplu, https://www.edps.europa.eu/sites/default/files/publication/16-11-18_guidelines_administrative_inquiries_en.pdf.

A se vedea, de asemenea, Orientările din 2014 privind drepturile persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal:  https://www.edps.europa.eu/sites/default/files/publication/14-02-25_gl_ds_rights_en.pdf#page=18 

[14] Cauzele 176/2019/JAP, 1658/2020/LM și 33/2023/FA.