Strasbourg, 14 noiembrie 2003

Stimate domnule A.,

La 29 noiembrie 2002, ați depus o plângere împotriva Consiliului Uniunii Europene privind participarea dumneavoastră la Consiliul Concurenței/A/394.

La 10 decembrie 2002, plângerea a fost transmisă Secretarului General al Consiliului. La 7 aprilie 2003, am primit versiunea în limba engleză a avizului Consiliului, pe care v-am trimis-o la 16 aprilie 2003, cu invitația de a formula observații. În aceeași zi, am scris Consiliului Uniunii Europene și am solicitat instituției să-mi furnizeze, până la 30 aprilie 2003, o traducere a avizului său în limba franceză. La 22 aprilie 2003, am primit traducerea în limba franceză a avizului Consiliului, pe care vi l-am transmis la 5 mai 2003. La 27 mai 2003, ați transmis observațiile dumneavoastră.

La 8 iulie 2003, am înaintat Consiliului un proiect de recomandare. La 30 octombrie 2003, Consiliul mi-a transmis avizul său detaliat cu privire la acest proiect de recomandare. La 5 noiembrie 2003, serviciile mele v-au contactat telefonic. La 11 noiembrie 2003, o copie a avizului detaliat al Consiliului v-a fost transmisă spre informare.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Reclamantul, cetățean portughez, a participat la Consiliul Concurenței/A/394 pentru administratorii de limbă portugheză. La 1 martie 2002, Secretarul General al Consiliului Uniunii Europene (denumit în continuare „Consiliul”) l-a informat pe reclamant că nu a fost admis la examenul oral deoarece la testul VI.A.d.1, care a constat într-o disertație scrisă, obținuse doar 13 din 40 de puncte atunci când minimul necesar era de 20 de puncte.

La 5 martie 2002, reclamantul s-a adresat în scris președintelui comisiei de evaluare. Acesta a considerat că este foarte improbabil să fi obținut o notă atât de mică și a solicitat comisiei de evaluare să îi reexamineze testul VI.A.d.1. Prin scrisoarea din 11 martie 2002, comisia de evaluare a informat reclamantul că, după ce a reexaminat nota atribuită testului său, a confirmat decizia inițială.

La 18 martie 2002, reclamantul a depus o plângere în temeiul articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor. Acesta a solicitat să aibă acces la o copie a probei scrise marcate pe care nu a reușit-o și să fie informat cu privire la criteriile de evaluare urmate de comisia de evaluare. Consiliul a respins plângerea reclamantului prin decizia din 11 iulie 2002.

La 26 august 2002, reclamantul a adresat o nouă scrisoare Consiliului, care a răspuns la 25 septembrie 2002 și a confirmat decizia din 11 iulie 2002.

În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut că Consiliul nu a respectat articolul 255 din Tratatul CE și nu a pus în aplicare principiul general care a fost stabilit în raportul special întocmit de Ombudsmanul European în urma anchetei sale din proprie inițiativă 1004/97/PD împotriva Comisiei, care a fost aprobată de Parlamentul European.

Reclamantul a solicitat să i se acorde acces la o copie a documentului său de examinare marcat și să fie informat cu privire la criteriile urmate de comisia de evaluare în evaluarea testelor.

INQUIRY

Avizul Consiliului

În avizul său, Consiliul a formulat următoarele observații:

După ce a fost informat cu privire la neadmiterea sa la examinarea orală, reclamantul a solicitat o reexaminare a testului pe care l-a respins (testul VI.A.d.1). Comisia de evaluare a efectuat o reexaminare a testului. Aceasta a confirmat rezultatul primei evaluări și a notificat reclamantul prin scrisoarea din 11 martie 2002.

La 18 martie 2002, reclamantul a depus o reclamație în temeiul articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor împotriva deciziei comisiei de evaluare. Plângerea a fost respinsă la 11 iulie 2002. În răspunsul său adresat reclamantului, Consiliul a subliniat că comisia de evaluare a unui concurs acționează în mod independent și că autoritatea împuternicită să facă numiri nu este în măsură să anuleze sau să anuleze decizia sa, cu excepția cazului în care există dovezi de ilegalitate vădită din partea comisiei de evaluare. Consiliul nu a constatat nicio dovadă de nelegalitate vădită în activitatea comisiei de evaluare în ceea ce privește cazul în cauză.

În plus, astfel cum au susținut în mod constant instanțele comunitare (1), caracterul confidențial al deliberărilor comisiei de evaluare, și anume în cazul unei examinări comparative a meritelor candidaților, o împiedică să divulge criteriile de evaluare a testelor, întrucât acestea fac parte din evaluarea comparativă a candidaților. Reclamantul a fost informat cu privire la notele obținute la diferitele probe care, în conformitate cu jurisprudența comunitară, constituie o expunere adecvată a motivelor pe care se întemeiază decizia comisiei de evaluare. În sfârșit, obligația de a garanta independența și confidențialitatea lucrărilor comisiei de evaluare a împiedicat Consiliul să acorde unui candidat accesul la lucrările sale de examinare marcate.

Într-o altă scrisoare din 26 august 2002, reclamantul a invocat administrarea defectuoasă din partea comisiei de evaluare. Prin scrisoarea din 25 septembrie 2002, semnată de secretarul general adjunct, Consiliul a confirmat argumentele deja expuse în scrisoarea din 11 iulie 2002.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale cu privire la avizul Consiliului, reclamantul și-a menținut afirmația și pretenția.

PROIECT DE RECOMANDARE

La 8 iulie 2003, Ombudsmanul a adresat Consiliului următorul proiect de recomandare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului:

Consiliul Uniunii Europene ar trebui să permită reclamantului să aibă acces la propriul document de examinare marcat și ar trebui să îl informeze cu privire la criteriile de evaluare urmate de comisia de evaluare.

Acest proiect de recomandare s-a bazat pe următoarele considerații:

În ceea ce privește refuzul accesului la hârtia de examinare marcată

1 Reclamantul, cetățean portughez, a participat la Consiliul Concurenței/A/394 pentru administratorii de limbă portugheză. La 1 martie 2002, reclamantul a fost informat că nu a fost admis la examenul oral deoarece la testul VI.A.d.1, care a constat într-o disertație scrisă, a obținut doar 13 din 40 de puncte, când minimul necesar a fost de 20 de puncte. Prin urmare, acesta a solicitat comisiei de evaluare să reexamineze testul pe care l-a respins. După ce a reexaminat nota atribuită probei sale, comisia de evaluare a confirmat decizia inițială. Reclamantul a depus apoi o reclamație în temeiul articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor, care a fost respinsă. Prin urmare, acesta a solicitat să i se acorde acces la o copie a probei scrise marcate pe care a respins-o, dar Consiliul i-a respins cererea.

În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut că Consiliul nu a respectat articolul 255 din Tratatul CE și nu a pus în aplicare principiul general care a fost stabilit în raportul special întocmit de Ombudsmanul European în urma anchetei sale din proprie inițiativă 1004/97/PD împotriva Comisiei, care a fost aprobată de Parlamentul European. Reclamantul a solicitat să i se acorde acces la o copie a documentului său de examinare marcat.

2 În avizul său, Consiliul a subliniat că comisia de evaluare din cadrul unui concurs acționează în mod independent și că autoritatea împuternicită să facă numiri nu este în măsură să anuleze sau să anuleze decizia sa, cu excepția cazului în care există dovezi de nelegalitate vădită din partea comisiei de evaluare. Consiliul nu a constatat nicio dovadă de nelegalitate vădită în activitatea comisiei de evaluare în ceea ce privește cazul în cauză. În plus, Consiliul a considerat că obligația de a proteja independența și confidențialitatea lucrărilor comisiei de evaluare o împiedica să acorde unui candidat accesul la lucrarea sa de examinare marcată.

3 Ombudsmanul European a trebuit deja să se ocupe de problema accesului la documentele de examinare marcate ale candidaților în cauzele referitoare la Comisia Europeană (2) și la Parlamentul European (3).

4 Pe baza anchetelor sale privind procedurile de recrutare ale Comisiei, Ombudsmanul a prezentat Parlamentului European, la 18 octombrie 1999, un raport special(4), care conține următoarele considerații:

„Ombudsmanul nu are cunoștință de nicio dispoziție de drept comunitar sau jurisprudență a instanțelor comunitare care ar împiedica Comisia să permită unui candidat la un examen scris să vadă propria scriere marcată. Articolul 6 din anexa III la Statutul funcționarilor prevede că „procedurile comisiei de evaluare” trebuie să fie secrete. Prin urmare, deliberările comisiei de evaluare trebuie să rămână secrete, dar nu rezultă în mod necesar că un candidat trebuie împiedicat să vadă propria foaie de examen marcată.

Principalul argument invocat de Comisie pentru a-și justifica refuzul privește natura procedurii de recrutare. În opinia Comisiei, comisia de evaluare evaluează fiecare candidat comparând performanțele acestuia cu cele ale tuturor celorlalți candidați din cadrul aceluiași concurs. Comisia deduce de aici că divulgarea foii de examen marcate ar fi lipsită de obiect, întrucât nu ar face decât să reflecte aprecierea unei persoane care nu i-a evaluat pe toți ceilalți candidați.

Cu toate acestea, posibilitatea de a-și inspecta propria foaie de examinare marcată implică mai multe beneficii pentru candidat. În primul rând, candidatul câștigă oportunitatea de a-și descoperi greșelile și, astfel, de a-și îmbunătăți performanța viitoare. În al doilea rând, încrederea candidatului în administrație este consolidată. Acest lucru este important, deoarece se pare că există o convingere larg răspândită că testele nu sunt întotdeauna evaluate în mod corespunzător de către Comisie și, într-adevăr, că, uneori, acestea nu sunt evaluate deloc. În al treilea rând, în cazul în care un candidat consideră că a fost evaluat în mod eronat, acesta va putea argumenta mult mai precis dacă și-a văzut foaia de examinare marcată. În orice caz, cetățeanul care solicită informații ar trebui să decidă dacă informațiile sunt utile, nu administrația.

Comisia se referă, de asemenea, la sarcinile administrative și financiare pe care le-ar putea implica divulgarea foilor de examen. Ombudsmanul este încrezător că serviciile Comisiei ar putea organiza procesul de divulgare într-un mod care să reducă la minimum costurile, deoarece este puțin probabil ca fiecare candidat să dorească să vadă foaia sa de examinare marcată.

(…)

De asemenea, Comisia subliniază în mod întemeiat că activitatea comisiilor de evaluare este supusă controlului jurisdicțional al instanțelor comunitare. Cu toate acestea, acest lucru înseamnă că întrebările care ar fi putut fi rezolvate cu ușurință dacă candidatul ar fi avut șansa de a vedea foaia de examinare marcată ar putea fi soluționate de instanțe. Ombudsmanul consideră că acest lucru este extrem de nesatisfăcător pentru candidați. Acordarea accesului la foaia de examinare marcată, pe de altă parte, este de natură să satisfacă multe întrebări cu un minim de efort și timp.

(…)

După cum a confirmat Tratatul de la Amsterdam, obligația de a lua decizii într-un mod cât mai deschis posibil reprezintă unul dintre principiile fundamentale ale dreptului administrativ al Comunităților Europene. În plus, este important să se asigure că cetățenii primesc o impresie pozitivă atunci când se întâlnesc pentru prima dată cu instituțiile comunitare. Cetățenii care doresc să lucreze pentru Comunități au o impresie foarte proastă dacă nu știu dacă au fost evaluați corect și corect. Pentru a înlătura această îndoială, este esențial ca fiecare candidat să aibă posibilitatea de a consulta copia marcată a foii sale de examen. Această posibilitate nu contravine în niciun fel cerinței ca lucrările comisiilor de evaluare să fie secrete, deoarece nu se referă la deliberările comisiilor de evaluare în care sunt evaluate meritele relative ale candidaților. Din aceste motive, faptul că Comisia nu și-a modificat procedurile administrative astfel încât să ofere fiecărui candidat posibilitatea de a avea acces la propria foaie de examen marcată pare să constituie un caz de administrare defectuoasă.”

5 Pe baza acestor considerații, Ombudsmanul a adresat Comisiei o recomandare potrivit căreia aceasta din urmă ar trebui, în cadrul viitoarelor sale concursuri de recrutare și cel târziu de la 1 iulie 2000, să acorde candidaților, la cerere, acces la propriile foi de examen marcate. Prin scrisoarea din 7 decembrie 1999, președintele Comisiei Europene a informat Ombudsmanul că această recomandare a fost acceptată de Comisie.

6 La 17 noiembrie 2000, Parlamentul European a adoptat o rezoluție(5) în care a aprobat raportul special al Ombudsmanului și a felicitat Comisia pentru răspunsul pozitiv la recomandarea Ombudsmanului. Parlamentul și-a exprimat, de asemenea, speranța că „toate celelalte organisme și instituții europene vor urma exemplul stabilit de Comisie”.

7 La 17 iulie 2000, Ombudsmanul a adresat Parlamentului European proiecte de recomandări în care sugera ca acesta din urmă să acorde reclamanților în cauză acces la documentele lor de examinare marcate. La 27 noiembrie 2000, Parlamentul a informat Ombudsmanul că a acceptat principiul conform căruia candidaților ar trebui să li se permită să obțină o copie a propriilor documente de examinare marcate și a descris modul în care va pune în aplicare proiectele de recomandări ale Ombudsmanului(6).

8 Argumentele invocate de Consiliu în speță nu se referă la nicio caracteristică specială a concursurilor organizate de Consiliu care să le distingă de concursurile organizate de Parlamentul European și de Comisie. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că considerațiile prezentate în raportul său special privind procedurile de recrutare ale Comisiei se aplică (mutatis mutandis) și concursurilor organizate de Consiliu.

9 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că refuzul Consiliului de a acorda reclamantului acces la documentele sale de examinare marcate constituie un caz de administrare defectuoasă.

În ceea ce privește comunicarea criteriilor de evaluare

1 Reclamantul a susținut că ar trebui să fie informat cu privire la criteriile urmate de comisia de evaluare în evaluarea testelor.

2 În avizul său, Consiliul a subliniat că, astfel cum au susținut în mod constant instanțele comunitare(7), caracterul confidențial al deliberării comisiei de evaluare, și anume în cazul unei examinări comparative a meritelor candidaților precum în cadrul unui concurs general, o împiedică să divulge criteriile de evaluare a probelor, întrucât acestea fac parte din evaluarea comparativă a candidaților. Reclamantul a fost informat cu privire la nota pe care a obținut-o la diferitele probe care, potrivit jurisprudenței, constituie o motivare suficientă a deciziei comisiei de evaluare.

3 În trecut, Ombudsmanul a trebuit deja să se ocupe de problema comunicării criteriilor de evaluare candidaților. El este conștient de faptul că, în conformitate cu jurisprudența Curții de Justiție, comisiile de evaluare sunt învestite cu puteri discreționare extinse. Astfel de competențe implică faptul că domeniul de aplicare al controlului judiciar este limitat; atribuirea unor astfel de competențe nu pare totuși să împiedice autoritățile publice să respecte principiile bunei administrări. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că, fără a aduce atingere competențelor discreționare ale comisiilor de evaluare și articolului 6 din anexa III la Statutul funcționarilor, instituțiile ar putea decide ele însele să elaboreze garanții procedurale pentru candidați, ca o chestiune de bună conduită administrativă (8). În plus, acesta a considerat că comunicarea criteriilor de evaluare reclamantului în cauză ar putea spori transparența procesului decizional și încrederea cetățenilor în à față de instituțiile comunitare, având în vedere faptul că primul contact al multor cetățeni cu instituțiile comunitare are loc în contextul procedurilor de recrutare.

4 În plus, Tribunalul a statuat recent că, deși comunicarea notei obținute de candidați la diferitele probe constituie o motivare suficientă a deciziei comisiei de evaluare, această concluzie nu implică faptul că un candidat care solicită acest lucru nu poate fi informat cu privire la criteriile generale de corecție ale comisiei de evaluare (9).

5 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că nu există motive care să împiedice Consiliul să comunice reclamantului criteriile de evaluare urmate de comisia de evaluare.

Avizul detaliat al Consiliului

În avizul său detaliat, Consiliul a subliniat că, în urma proiectului de recomandare formulat de Ombudsman într-un caz similar anterior (plângerea 2097/2002/GG), Secretariatul General al Consiliului a stabilit, la 17 septembrie 2003, noi norme referitoare la comunicarea copiilor marcate candidaților. Aceste norme s-ar aplica tuturor concursurilor externe și interne care urmează să fie organizate de Secretariatul General al Consiliului.

Candidaților care participă la concursurile publicate începând cu 1 septembrie 2003 li se va permite să obțină o copie a propriei lucrări de examinare și, pentru probele scrise, o copie a fișei de evaluare a comisiei de evaluare. În cazul concursurilor organizate înainte de 1 septembrie 2003, normele relevante prevedeau că candidaților care solicitau acest lucru li se permitea să obțină o copie a propriului document de examinare, precum și fișa de evaluare, în cazul în care comisia de evaluare întocmise o astfel de fișă.

În ceea ce privește cazul de față, Consiliul a decis să permită reclamantului accesul la propriul document de examinare. În ceea ce privește comunicarea criteriilor de evaluare, Consiliul a subliniat că acestea fuseseră indicate la punctul VI.A.d) din anunțul de concurs și că comisia de evaluare nu întocmise o fișă de evaluare. Potrivit Consiliului, o copie a documentului de examinare al reclamantului, împreună cu o copie a anunțului de concurs, ar fi trimisă reclamantului în aceeași zi.

Observațiile reclamantului

La 5 noiembrie 2003, serviciile Ombudsmanului l-au contactat telefonic pe reclamant pentru a-l informa cu privire la răspunsul Consiliului și pentru a stabili dacă acesta consideră că răspunsul este satisfăcător. Reclamantul a felicitat Ombudsmanul pentru rezultatul anchetei și pentru rezultatele obținute.

DECIZIA

1 Refuzul de a acorda acces la documentul de examinare marcat și de a comunica criteriile de evaluare

1.1 Reclamantul a solicitat accesul la o copie a notei sale de examinare în cadrul Consiliului Concurenței/A/394 și să fie informat cu privire la criteriile urmate de comisia de evaluare în evaluarea probelor. Consiliul a refuzat să dea curs acestor solicitări. Prin urmare, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

1.2 La 8 iulie 2003, Ombudsmanul a adresat Consiliului, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului, un proiect de recomandare conform căruia Consiliul ar trebui să permită reclamantului să aibă acces la propriul document de examinare marcat și ar trebui să îl informeze cu privire la criteriile de evaluare urmate de comisia de evaluare.

1.3 În avizul său detaliat, Consiliul a informat Ombudsmanul că a decis să accepte proiectul său de recomandare.

Consiliul a subliniat că, la 17 septembrie 2003, Secretariatul său General a stabilit noi norme referitoare la comunicarea copiilor marcate candidaților. Aceste norme s-ar aplica tuturor concursurilor externe și interne care urmează să fie organizate de Secretariatul General al Consiliului.

Candidaților care participă la concursurile publicate începând cu 1 septembrie 2003 li se va permite să obțină o copie a propriei lucrări de examinare și, pentru probele scrise, o copie a fișei de evaluare a comisiei de evaluare. În cazul concursurilor organizate înainte de 1 septembrie 2003, normele relevante prevedeau că candidaților care solicitau acest lucru li se permitea, de asemenea, să obțină atât o copie a propriului document de examinare, cât și o copie a fișei de evaluare a comisiei de evaluare, în cazul în care aceasta întocmise o astfel de fișă.

1.4 În ceea ce privește cazul reclamantului, Consiliul a informat Ombudsmanul că o copie a documentului de examinare al reclamantului și a anunțului de concurs va fi trimisă reclamantului în aceeași zi. Consiliul a explicat că, întrucât criteriile de evaluare urmate de comisia de evaluare au fost stabilite la punctul VI.A.d) din anunțul de concurs, comisia de evaluare nu a întocmit o fișă de evaluare.

2 Concluzie

2.1 Pe baza anchetelor sale, Ombudsmanul concluzionează că Consiliul a acceptat proiectul de recomandare a Ombudsmanului și că măsurile luate de Consiliu pentru punerea în aplicare a acestuia sunt satisfăcătoare.

2.2 Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul. Secretarul general al Consiliului va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Cauza C-245/95 P, Parlamentul European/Innamorati, Rec. 1996, p. I-3423.

(2) Anchetă din proprie inițiativă 1004/97/(PD)/GG.

(3) Plângerile 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP și 25/2000/IP.

(4) JO 1999, C 371, p. 12.

(5) JO 2001, C 223, p. 352, 368.

(6) A se vedea deciziile Ombudsmanului din 11 mai 2001 privind plângerile 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP și 25/2000/I, disponibile pe site-ul Ombudsmanului (http://www.ombudsman.europa.eu).

(7) Cauza C-245/95, Parlamentul European/Innamorati, Rec. 1996, p. I-3423.

(8) Ombudsmanul a făcut această declarație în cadrul anchetei sale din proprie inițiativă privind secretul care face parte din procedura de recrutare a Comisiei (a se vedea nota 3).

(9) Hotărârea din 25 iunie 2003, Pyres/Comisia, T-72/01.