Strasbourg, 3 decembrie 2003

Stimată doamnă G. și stimate domn P.,

La 24 octombrie 2002, ați depus o plângere la Ombudsmanul European în numele Centrului interdisciplinar de cercetare comparativă în științele sociale (ICCR). Această plângere împotriva Comisiei Europene și a Curții de Conturi a fost primită la 7 noiembrie 2002. Plângerea se referă la o plată finală restantă de 80 671,61 EUR pentru contractul nr. 1999-TN.10869 „TRANS-TALK” din cadrul celui de Al cincilea program-cadru și la un audit efectuat de Curtea de Conturi.

Aș dori să vă informez că dl Jacob Söderman, cu care ați corespondat anterior cu privire la plângerea dumneavoastră, s-a pensionat și că, de la 1 aprilie 2003, sunt succesorul său în calitate de Ombudsman European.

La 31 decembrie 2002, Ombudsmanul a transmis plângerea președintelui Comisiei Europene și președintelui Curții de Conturi. Curtea de Conturi și-a trimis avizul la 7 aprilie 2003 și vi l-am transmis împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 27 mai 2003. Comisia și-a trimis avizul la 27 mai 2003 și v-a fost transmis împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 22 septembrie 2003. La 14 octombrie și 5 noiembrie 2003, secretariatul Ombudsmanului European v-a contactat telefonic cu privire la observațiile dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Comisia Europeană și Centrul interdisciplinar de cercetare comparativă în domeniul științelor sociale (denumit în continuare „CICR”), în calitate de contractant principal, a semnat un contract la 22 decembrie 1999. Contractul a fost denumit contractul rețelei tematice nr. 1999-TN.10869 „TRANS-TALK” în cadrul celui de-al cincilea program-cadru. Acest contract a acoperit o perioadă de 18 luni, din ianuarie 2000 până la sfârșitul lunii iunie 2001. Costurile totale estimate ale proiectului au fost de 601 015 EUR, iar plata inițială în avans a fost stabilită la 180 305 EUR, urmând să fie distribuită între cei cinci contractanți principali. ICCR a prezentat declarații de cheltuieli la intervale regulate de șase luni.

La 31 octombrie 2001, ICCR a fost notificată cu privire la efectuarea de către Curtea de Conturi a unui audit al proiectului. Auditul a avut loc în perioada 16-18 ianuarie 2002. Potrivit reclamanților, auditorii au declarat că vor prezenta Comisiei raportul lor până la sfârșitul lunii ianuarie 2002.

ICCR a prezentat Comisiei declarația finală de costuri în august 2001. La 11 decembrie 2001, DG TREN a Comisiei l-a aprobat. Întrucât ICCR nu a primit niciun răspuns din partea Comisiei, coordonatorul proiectului l-a contactat pe responsabilul financiar al Comisiei la 26 februarie 2002, prin e-mail, pentru a se interesa cu privire la stadiul plății finale. Prin e-mailul din 28 februarie 2002, i s-a comunicat că plata finală nu putea fi efectuată înainte de primirea raportului Curții de Conturi.

La 13 iunie 2002, responsabilul financiar al Comisiei a transmis, prin e-mail, raportul auditorilor, solicitând anumite clarificări. Raportul auditorului a fost datat 15 aprilie 2002. ICCR a furnizat Comisiei informațiile solicitate, prin e-mail, la 14 iunie 2002. La 8 iulie 2002, ICCR a transmis, din proprie inițiativă, un aviz complet privind raportul Curții de Conturi responsabilului financiar al Comisiei.

Într-o scrisoare adresată Comisiei și datată 12 iulie 2002, ICCR a solicitat clarificări oficiale cu privire la stadiul plății finale a contractului. În august 2002, Comisia a trimis un răspuns nedatat, precizând că plata va fi suspendată în temeiul articolului 3.2 din anexa II la contract. La 29 august 2002, ICCR a informat Comisia că nu poate accepta articolul 3.2 ca motiv de suspendare a plății finale. Potrivit reclamanților, Comisia nu a răspuns la această scrisoare.

La 24 octombrie 2002, reclamanții au înaintat Ombudsmanului, în numele ICCR, o plângere împotriva Comisiei Europene și a Curții de Conturi. Plângerea se referă la plata finală restantă de 80 671,61 EUR pentru contractul nr. 1999-TN.10869 „TRANS-TALK” privind rețeaua tematică și la auditul efectuat de Curte.

În ceea ce privește Comisia Europeană, reclamanții au făcut următoarele afirmații:

1) Lipsa de informații privind stadiul auditului și al plății finale; și

2) Neplata plății finale restante în valoare de 80 671,61 EUR.

Reclamanții solicită plata finală cu dobândă și o poziție oficială a Comisiei Europene cu privire la auditul efectuat de Curtea de Conturi și la procedurile urmate de ambele instituții.

În ceea ce privește Curtea de Conturi, reclamanții susțin că raportul a tras concluzii false și a ignorat contribuțiile furnizate de Centru și că a existat o întârziere nejustificată în prezentarea raportului către Comisie.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a subliniat următoarele:

În contextul gestionării acțiunilor indirecte de CDT în temeiul celui de Al cincilea program-cadru, Curtea de Conturi a efectuat un audit al contractului rețelei tematice nr. 1999-TN.10869 „TRANS-TALK” la ICCR din Viena. Raportul auditorului a ridicat anumite probleme complexe și grave care au necesitat o analiză atentă din partea serviciilor financiare ale Comisiei.

Curtea de Conturi a ajuns la concluzia că unele costuri declarate erau neeligibile și nu dispuneau de elemente de probă justificative. Printre acestea s-au numărat în special: suprataxarea de către beneficiar pentru declarațiile de cheltuieli; nerespectarea contractului de către beneficiar în ceea ce privește utilizarea ratelor bugetare; consultant subcontractat declarat angajat permanent.

Pe baza raportului Curții de Conturi, Comisia a decis să suspende plățile către beneficiar până la examinarea finală a documentelor suplimentare furnizate de beneficiar.

La 28 februarie 2002, Comisia a informat ICCR cu privire la situația plății finale și la examinarea acesteia în contextul acestui audit. Discuțiile în curs cu ICCR au început în vara anului 2002. Între timp, discuțiile dintre Comisie și Curtea de Conturi s-au încheiat în toamna anului 2002. În timp ce efectua aceste investigații suplimentare, Comisia a confirmat ICCR în august 2002 că toate plățile au fost suspendate. Comisia a solicitat informații suplimentare prin scrisoarea din 5 decembrie 2002. Răspunsul ICCR din 24 ianuarie 2003 a fost primit, iar Comisia a informat ICCR că acest răspuns este în curs de examinare în vederea unei soluționări rapide a plății finale.

La 13 mai 2003, Comisia a informat ICCR cu privire la plata finală în valoare de 50 821 EUR. 03 a fost făcută. Potrivit Comisiei, suma de 29 799,63 EUR nu ar putea fi luată în considerare, deoarece acest lucru ar implica un transfer între categoriile de costuri care necesită o autorizare prealabilă.

Observațiile reclamanților cu privire la avizul Comisiei

Reclamanții au formulat, pe scurt, următoarele observații:

Acest caz ridică probleme generale privind întârzierile instituțiilor comunitare în a răspunde solicitărilor repetate de informații și durata procesului. Potrivit reclamanților, principiul transparenței impune abordarea acestor aspecte generale.

În urma răspunsului reclamanților adresat Comisiei la 27 mai 2003, Comisia a procedat la plata sumei restante de 20 447,79 EUR.

Avizul Curții de Conturi

Curtea de Conturi a subliniat, pe scurt, următoarele aspecte:

Documentul care stă la baza prezentei plângeri nu este un raport adoptat de Curtea de Conturi, ci o scrisoare sectorială. Obiectivul unei scrisori sectoriale este de a prezenta constatările preliminare obținute în cursul unui audit entității auditate, care, în domeniul politicilor interne, este Comisia. În urma unei analize suplimentare a reacției Comisiei la informațiile factuale și la observațiile conexe menționate în scrisoarea sectorială, aceste constatări pot sta la baza observațiilor prezentate în rapoartele Curții de Conturi. În unele cazuri, aceasta poate necesita, de asemenea, acțiuni corective din partea Comisiei. Întrucât constatările și observațiile sunt pregătitoare în stadiul unei scrisori sectoriale și fac, în principiu, obiectul unor verificări suplimentare, acestea rămân confidențiale între Curte și Comisie.

În cazul de față, scrisoarea sectorială nr. 740/02 care raportează constatările auditului rezultat în urma auditului contractului „TRANS-TALK” a fost adresată comisarului responsabil de DG Energie și Transporturi (TREN). În conformitate cu practica obișnuită, versiunea electronică a acestei scrisori sectoriale a fost apoi trimisă ofițerului de legătură din cadrul DG TREN. Cu toate acestea, se pare că o copie electronică a scrisorii sectoriale confidențiale a fost ulterior transmisă ICCR de către un funcționar al Comisiei.

În ceea ce privește afirmațiile referitoare la concluzii false, auditorii Curții respectă politicile și standardele de audit ale Curții (CAPS) și standardele de audit recunoscute la nivel internațional, cum ar fi cele ale Organizației Internaționale a Instituțiilor Supreme de Audit (INTOSAI). De asemenea, procedurile Curții prevăd un control intern extensiv al calității înainte ca constatările și observațiile auditului să fie prezentate entității auditate. Aceste standarde și proceduri au fost urmate în speță.

În ceea ce privește afirmația potrivit căreia contribuția furnizată de ICCR a fost ignorată, echipa de audit a luat în considerare toate informațiile furnizate de reclamanți în măsura considerată relevantă pentru audit. Toate constatările din scrisoarea sectorială adresată Comisiei sunt susținute de probe de audit suficiente și adecvate, pe baza informațiilor colectate și primite în timpul și după audit la sediul CICR, precum și de la Comisie.

În ceea ce privește acuzația de întârziere nejustificată, Manualul de audit al Curții prevede că o scrisoare sectorială ar trebui trimisă în termen de două luni de la finalizarea misiunii. Cu toate acestea, această normă internă nu are caracter obligatoriu pentru Curte în ceea ce privește reclamanții. În plus, faptul că scrisoarea sectorială a fost trimisă în cazul de față cu o ușoară întârziere, care în niciun caz nu poate fi considerată nejustificată, nu afectează în niciun fel interesele reclamanților.

Observațiile reclamanților cu privire la avizul Curții de Conturi

Reclamanții au formulat, pe scurt, următoarele observații:

Potrivit reclamanților, auditorul Curții de Conturi a declarat ICCR că este la latitudinea Comisiei să decidă dacă raportul (1) este transmis ICCR.

Reclamanții susțin că punctele de vedere ale ICCR nu au fost luate în considerare de către auditori.

Reclamanții subliniază că CICR nu a susținut niciodată că întârzierea în tratarea cazului lor a fost doar din vina Curții de Conturi, ci mai degrabă efectul combinat al procedurilor netransparente ale Comisiei și ale Curții de Conturi și al interfețelor acestora. Reclamanții susțin că întârzierile au afectat interesele ICCR, deoarece cazul de față nu a fost soluționat la mai mult de un an de la efectuarea auditului.

Anchete suplimentare

La 14 octombrie și 5 noiembrie 2003, secretariatul Ombudsmanului European l-a contactat telefonic pe unul dintre reclamanții care a vorbit în numele ambilor reclamanți cu privire la observațiile primite la 29 septembrie 2003. Reclamanții au confirmat că Comisia a procedat la plata finală restantă. Reclamanții au acceptat interpretarea Comisiei privind transferurile între categoriile de costuri care necesită o autorizare prealabilă în conformitate cu articolul 17 alineatul (4) din condițiile generale (2). Prin urmare, suma de aproximativ 9 000 EUR nu a putut fi inclusă în plata finală. Reclamanții au informat secretariatul Ombudsmanului că ICCR nu a trimis nicio observație cu privire la scrisoarea Comisiei din 14 iulie 2003, în care Comisia a oferit o înțelegere și a informat că, în cazul în care nu primește observații din partea reclamanților în termen de o lună, proiectul va fi închis oficial și nu se pot solicita costuri suplimentare. Reclamanții au confirmat că, prin faptul că nu a prezentat observații cu privire la oferta de tranzacție făcută de Comisie, ICCR a acceptat de facto că nu se va plăti nicio dobândă pentru plata finală suspendată. Reclamantul a fost mulțumit de plata finală.

DECIZIA

1 Observație preliminară

1.1 În observațiile lor, reclamanții susțin că acest caz ridică probleme generale privind întârzierile înregistrate de două instituții comunitare în a răspunde solicitărilor repetate de informații și durata procesului.

1.2 Ombudsmanul înțelege că reclamanții sunt preocupați de problema generală a procedurilor în care două sau mai multe instituții comunitare desfășoară anchete sau procese simultane care afectează tratarea unui caz. Ombudsmanul consideră că această chestiune generală nu poate fi abordată în mod eficient în cadrul prezentei anchete. Reclamanții au posibilitatea de a prezenta o nouă plângere Ombudsmanului, dacă doresc acest lucru.

2 Presupusa lipsă de informații din partea Comisiei cu privire la stadiul auditului și al plății finale

2.1 Reclamanții invocă lipsa de informații din partea Comisiei cu privire la stadiul auditului și la plata finală.

2.2 Potrivit Comisiei, aceasta a informat reclamanții la 28 februarie 2002 cu privire la situația plății finale și la examinarea acesteia în contextul acestui audit, după ce reclamanții au trimis un e-mail la 26 februarie 2002. Discuțiile în curs cu ICCR au fost inițiate în vara anului 2002. La 12 iulie 2002, reclamanții au solicitat informații cu privire la stadiul plății finale. În august 2002, Comisia a confirmat reclamanților că toate plățile au fost suspendate din cauza unui audit efectuat de Curtea de Conturi. La 29 august 2002, reclamanții au înaintat Comisiei o cerere de reexaminare a cazului lor. La 5 decembrie 2002, Comisia a solicitat reclamanților informații suplimentare. La 11 februarie 2003, după ce a primit informațiile suplimentare solicitate, Comisia a trimis o confirmare de primire care conținea o scrisoare de reținere. La 13 mai 2003, Comisia a informat reclamanții că a inițiat procedura de plată finală.

2.3 Ombudsmanul consideră că Comisia a furnizat reclamanților informații cu privire la stadiul auditului, în măsura în care auditul a afectat procedura Comisiei de efectuare a plății finale restante. În plus, Comisia pare să fi informat în mod corespunzător reclamanții cu privire la suspendarea plății finale. Prin urmare, se pare că nu există niciun caz de administrare defectuoasă din partea Comisiei în ceea ce privește această afirmație.

3 Presupusa neplată a plății finale restante cu dobândă și cererea de plată

3.1 Reclamanții au susținut că Comisia nu a efectuat plata finală restantă de 80 671,61 EUR pentru contractul nr. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" din cadrul celui de-al cincilea program-cadru.

3.2 Comisia afirmă că plata finală este de 50 821 EUR. 03 a fost făcută la 13 mai 2003. Potrivit Comisiei, suma de 29 799,63 EUR nu ar putea fi luată în considerare, deoarece acest lucru ar implica transferul între categoriile de costuri, ceea ce necesită o autorizare prealabilă.

3.3 În observații, reclamanții informează Ombudsmanul că, în urma răspunsului lor adresat Comisiei la 27 mai 2003, Comisia a procedat la plata sumei de 20 447,79 EUR.

3.4 Secretariatul Ombudsmanului European l-a contactat telefonic pe unul dintre reclamanții care a vorbit în numele ambilor reclamanți cu privire la observații. Reclamanții au acceptat interpretarea Comisiei privind transferurile între categoriile de costuri care necesită o autorizare prealabilă în conformitate cu articolul 17 alineatul (4) din condițiile generale. Prin urmare, suma de aproximativ 9 000 EUR nu a putut fi inclusă în plata finală. Reclamanții au informat Ombudsmanul că, prin faptul că nu a trimis Comisiei nicio observație cu privire la oferta de tranzacție, ICCR a acceptat de facto că nu se va plăti nicio dobândă pentru plata finală suspendată. Reclamanții au fost mulțumiți de tranzacție.

3.5 Pe baza informațiilor furnizate de Comisia Europeană și de reclamanți, Ombudsmanul constată că Comisia a soluționat problema și, prin urmare, a soluționat plângerea.

4 Solicitarea unei poziții oficiale a Comisiei cu privire la audit și la procedurile urmate

4.1 Reclamanții susțin că Comisia ar trebui să adopte o poziție oficială cu privire la audit și la procedurile urmate.

4.2 Ombudsmanul European consideră că acest aspect al cazului este acoperit de tranzacția raportată în partea 3 a deciziei.

5 Cu privire la acuzațiile formulate împotriva raportului (3) Curții de Conturi

5.1 Reclamanții susțin că raportul Curții de Conturi a tras concluzii false și a ignorat contribuția ICCR.

5.2 Curtea de Conturi susține că a luat în considerare toate informațiile furnizate de reclamanți în măsura considerată relevantă pentru audit și că toate constatările din scrisoarea sectorială sunt susținute de probe de audit suficiente și adecvate. Curtea de Conturi susține de asemenea că nu a ajuns la concluzii false.

5.3 Ombudsmanul consideră că nu pare să existe nicio dovadă care să sugereze că Curtea de Conturi a ignorat contribuția reclamantului. În plus, nimic nu sugerează că concluziile Curții au fost eronate sau nerezonabile. Prin urmare, se pare că nu există un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește aceste aspecte ale cazului.

6 Presupusă întârziere nejustificată din partea Curții de Conturi

6.1 Reclamanții invocă întârzieri nejustificate în transmiterea către Comisie a raportului Curții de Conturi (4). Potrivit reclamantului, misiunea de audit s-a încheiat la 18 ianuarie 2002, iar raportul auditorului a fost datat 15 aprilie 2002.

6.2 În avizul său, Curtea de Conturi afirmă că manualul său de audit prevede transmiterea unei scrisori sectoriale în termen de două luni de la încheierea misiunii. Curtea recunoaște că scrisoarea sectorială a fost trimisă în prezenta cauză cu o ușoară întârziere, dar că întârzierea nu putea fi considerată excesivă.

6.3 Ombudsmanul ia notă de faptul că manualul de audit al Curții de Conturi este un ghid intern nepublicat, care nu este menit să stabilească niciun drept pentru terți. În aceste condiții, Ombudsmanul nu consideră că ușoara întârziere recunoscută de Curtea de Conturi constituie un caz de administrare defectuoasă.

6.4 Prin urmare, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă cu privire la acest aspect al cazului.

7 Concluzii

Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă în legătură cu prima acuzație a reclamanților împotriva Comisiei Europene. În ceea ce privește a doua afirmație a reclamanților și afirmația acestora, din informațiile furnizate de Comisia Europeană și de reclamanți reiese că Comisia a soluționat chestiunea și, prin urmare, a dat curs plângerii. În plus, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă din partea Curții de Conturi. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președinții Comisiei Europene și ai Curții de Conturi vor fi, de asemenea, informați cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ombudsmanul European ia act de faptul că reclamanții utilizează termenul „raport” la ceea ce Curtea de Conturi numește o scrisoare sectorială.

(2) În conformitate cu articolul 17 alineatul (4) din condițiile generale, contractanții principali pot transfera între ei, precum și între categoriile de costuri, până la 20 % din valoarea lor totală, fără aprobarea prealabilă a Comisiei Europene.

(3) În avizul său, Curtea de Conturi a subliniat că documentul în cauză este o scrisoare sectorială.

(4) În avizul său, Curtea de Conturi a subliniat că documentul în cauză este o scrisoare sectorială.