Contextul plângerii

1. În fiecare an, trebuie ocupate mai multe posturi de șefi de delegații ale Uniunii Europene în țări terțe („ambasadori ai UE”). Numirea unui ambasador al UE este un proces care implică mai multe instituții ale UE și anumite state membre. Procesul se încheie atunci când Înaltul Reprezentant al Uniunii pentru afaceri externe și politica de securitate numește oficial ambasadorul UE, după care Serviciul European de Acțiune Externă (SEAE) publică un scurt rezumat al ambasadorului și un comunicat de presă.

2. În iulie 2021, reclamantul, jurnalist și activist politic, a înaintat SEAE o cerere de acces public ^[1] la documente de informare pentru ierarhia SEAE privind recenta numire a ambasadorului UE în Israel.

3. SEAE a refuzat accesul la documentele solicitate. Aceasta a susținut că divulgarea ar putea submina grav protecția vieții private și a integrității persoanelor menționate în documente ^[2] și că lucrările unei comisii de evaluare sunt secrete în temeiul Statutului funcționarilor UE ^[3].

4. Reclamantul a solicitat apoi SEAE să își revizuiască poziția (transmițând ceea ce se numește „cerere de confirmare”)^[4].

5. În octombrie 2021, SEAE a adoptat decizia sa finală. SEAE a clarificat faptul că a identificat șase (categorii de) documente ca intrând în domeniul de aplicare al cererii ^[5]. Comisia și-a confirmat decizia de a refuza accesul la aceste documente.

6. Nemulțumit de această decizie, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului în noiembrie 2021.

Ancheta

7. Ombudsmanul a deschis o anchetă privind refuzul SEAE de a acorda acces public la documentele referitoare la numirea ambasadorului UE.

8. Echipa de anchetă a Ombudsmanului a inspectat dosarul SEAE privind cazul și s-a întâlnit cu reprezentanții relevanți ai SEAE pentru a obține explicații suplimentare cu privire la motivele pentru care SEAE a refuzat accesul. Raportul reuniunii a fost apoi comunicat reclamantului, care și-a prezentat observațiile.

Argumentele prezentate

Argumente prezentate de SEAE

9. SEAE a afirmat că „în conformitate cu articolul 6 din anexa III la Statutul funcționarilor, lucrările comitetelor de selecție și, ulterior, toate documentele legate de acestea sunt confidențiale și, prin urmare, nu pot fi partajate în sensul cererii depuse în conformitate cu Regulamentul 1049”. În cadrul reuniunii, SEAE a clarificat faptul că, în conformitate cu jurisprudența UE ^[6], regula din Statutul funcționarilor UE conform căreia lucrările comisiilor de evaluare sunt secrete ^[7] trebuie luată în considerare atunci când se stabilește dacă accesul ar submina procesul decizional al unei instituții ^[8].

10. SEAE a considerat că argumentele reclamantului nu au demonstrat existența unui interes public superior care să justifice divulgarea ^[9] și nici nu au putut identifica el însuși un interes public superior care să justifice divulgarea. Deși numirea unui ambasador al UE este importantă, în opinia sa, nu există niciun interes public în divulgarea evaluării candidaților. În plus, reprezentanții au subliniat că există un nivel relativ ridicat de control aplicat numirii ambasadorilor UE, spre deosebire de nivelul de control aplicat selecției altor membri ai personalului recrutați cu același grad ^[10].

11. SEAE a susținut, de asemenea, că toate documentele care intră în domeniul de aplicare al cererii conțin informații cu caracter personal și, prin urmare, divulgarea trebuie să fie în conformitate cu normele UE privind protecția datelor ^[11]. SEAE nu a luat în considerare argumentele reclamantului pentru a stabili necesitatea, pentru un scop specific de interes public, a transferului datelor cu caracter personal către acesta. Aceasta a susținut, de asemenea, că există un risc rezonabil și previzibil ca divulgarea datelor cu caracter personal ale candidaților să le submineze interesele legitime ^[12]. Prin urmare, SEAE a refuzat accesul la datele cu caracter personal pentru a proteja viața privată și integritatea persoanei ^[13].

Argumentele prezentate de reclamant

12. Reclamantul a declarat că a depus cererea în temeiul normelor UE privind accesul public la documente și, prin urmare, nu a înțeles de ce SEAE face trimitere la Statutul funcționarilor UE atunci când refuză accesul. În plus, întrucât persoana numită ambasador al UE a lucrat pentru un guvern național al unui stat membru al UE înainte de numirea sa, Statutul funcționarilor UE nu i se aplică.

13. Reclamantul a considerat că SEAE a invocat în mod incorect excepția referitoare la viața privată și integritatea persoanei. Reclamantul a declarat că nu solicită detalii cu privire la viața privată a ambasadorului UE. Mai degrabă, documentele solicitate se referă la un post finanțat din bani publici ai UE. 

14. Reclamantul a prezentat mai multe argumente cu privire la motivele pentru care a considerat că există un interes public superior care justifică divulgarea. În primul rând, el a afirmat că cetățenii UE ar trebui să știe de ce persoana respectivă a fost numită ambasador al UE. El consideră că instituțiile UE au datoria de a demonstra că persoanele numite în posturi atât de importante sunt calificate. În plus, el a susținut că nu se poate aștepta ca cetățenii să aibă încredere în astfel de numiri decât dacă există un nivel minim de transparență care să permită controlul public. Lipsa transparenței încalcă, în opinia sa, principiile prevăzute în „Codul bunei conduite administrative”^[14]. În cele din urmă, reclamantul a adăugat că relațiile UE cu țara de origine a detașării sunt de interes public major. Documentele ar trebui să fie făcute publice, întrucât publicul ar trebui să fie în măsură să verifice dacă ambasadorul UE își îndeplinește datoria de a respecta drepturile omului.

Evaluarea Ombudsmanului

15. Inspecția documentelor a arătat că toate documentele care intră în domeniul de aplicare al cererii reclamantului au făcut parte din procedura de selecție privind numirea ambasadorului UE. Prin urmare, documentele intră sub incidența secretului lucrărilor comisiei de evaluare ^[15].

16. În cazul în care se depune o cerere de acces public la documente legate de procedurile de selecție, instituția în cauză trebuie să evalueze dacă divulgarea ar submina procesul său decizional. În acest sens, este important să se țină seama de faptul că principiul secretului a fost introdus în vederea garantării independenței comisiilor de evaluare și a obiectivității lucrărilor acestora, protejându-le de orice ingerință și presiune externă, indiferent dacă acestea provin de la administrația UE însăși sau de la candidații în cauză sau de la terți ^[16].

17. În acest caz, este clar că divulgarea ar putea împiedica viitoarele proceduri de selecție, deoarece ar dezvălui (tipurile de) întrebări la care candidații au trebuit să răspundă și, la un nivel mai general, modul în care sunt efectuate astfel de evaluări. În plus, divulgarea ar putea afecta independența procedurii și ar putea pune evaluatorii sub presiune externă.

18. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că SEAE a afirmat în mod justificat că divulgarea documentelor ar putea submina procesul său decizional, chiar și după încheierea procedurii, având în vedere explicațiile de mai sus.

19. În temeiul normelor UE privind accesul public la documente, divulgarea ar fi în continuare posibilă dacă există un interes public ca divulgarea să prevaleze asupra interesului SEAE de a-și proteja procesul decizional. În acest caz, deși Ombudsmanul este de acord că transparența atât în ceea ce privește numirile la nivel înalt, cât și relațiile UE cu țările terțe este importantă, trimiterile generale la „transparență” nu sunt suficiente pentru a justifica un interes public superior care justifică divulgarea în temeiul jurisprudenței UE ^[17]. Tribunalul a confirmat de asemenea că un reclamant nu se poate prevala în mod valabil de noțiunea de transparență pentru a repune în discuție aplicabilitatea secretului procedurilor de selecție ^[18].

20. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că este rezonabil să se considere că nu există niciun interes public specific pentru divulgarea documentelor în cauză, care ar prevala asupra interesului public de a proteja procesul decizional al SEAE.

21. Inspecția efectuată de echipa de anchetă a Ombudsmanului a confirmat, de asemenea, că documentele conțin date cu caracter personal pe tot parcursul procedurii. Contrar celor susținute de reclamant, datele cu caracter personal reprezintă un concept foarte larg și cuprinde atât informații referitoare la viața privată, cât și la viața profesională a unei persoane.^[19] Ca atare, numele evaluatorilor, numele candidaților, precum și CV-urile, scrisorile de motivație și evaluările profesionale ale acestora ^[20] sunt date cu caracter personal.

22. În conformitate cu legislația UE privind protecția datelor, SEAE ar trebui să urmeze o analiză în trei etape ^[21] înainte de a putea da curs unei cereri de publicare a datelor cu caracter personal. Aceasta implică, într-o primă etapă, să se examineze dacă solicitantul a demonstrat necesitatea transferului datelor într-un scop specific de interes public.

23. Ombudsmanul observă că, în conformitate cu jurisprudența UE ^[22], o trimitere generală la „transparență” nu reprezintă, în sine, o necesitate pentru divulgarea datelor cu caracter personal. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că este rezonabil ca SEAE să considere că argumentele reclamantului nu stabilesc o „necesitate în interesul public”.

24. Ca atare, Ombudsmanul consideră că a fost rezonabil ca SEAE să considere că divulgarea documentelor ar putea afecta viața privată și integritatea candidaților și a evaluatorilor.

25. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că decizia SEAE de a refuza accesul la documentele solicitate a fost justificată.

26. Acestea fiind spuse, Ombudsmanul regretă că raționamentul SEAE prezentat în deciziile sale cu privire la motivele pentru care a refuzat accesul a fost foarte succint. SEAE nu a făcut referire la toate excepțiile relevante și nu a oferit detalii cu privire la acestea în temeiul normelor UE privind accesul public la documente. De asemenea, SEAE nu a făcut trimitere la jurisprudența aplicabilă și la legislația UE aplicabilă în materie de protecție a datelor. În plus, SEAE nu a abordat argumentele prezentate de reclamant. Acest lucru a îngreunat înțelegerea de către reclamant a motivelor refuzului SEAE.

27. Deși Ombudsmanul consideră că explicațiile furnizate de reprezentanții SEAE în cadrul reuniunii au abordat în mod corespunzător aceste preocupări, acesta subliniază că este esențial ca SEAE să furnizeze motive detaliate în deciziile sale, atât în etapa inițială, cât și în etapa de confirmare, pentru a se asigura că cetățenii își pot exercita dreptul fundamental de acces public la documente.

28. În acest sens, Ombudsmanul reamintește decizia sa adresată SEAE adoptată în 2018 ^[23], în care a făcut o sugestie potrivit căreia

SEAE ar trebui să se asigure că furnizează motive detaliate pentru refuzul accesului la documente, explicând modul în care divulgarea documentelor solicitate poate aduce atingere, în mod specific și efectiv, interesului protejat prin Regulamentul 1049/2001. Aceasta include o analiză a existenței (sau absenței) unui interes public superior care justifică divulgarea. [...]

29. SEAE a acceptat această sugestie la momentul respectiv. Aceasta s-a angajat să își actualizeze instrucțiunile interne adresate diviziilor responsabile atunci când atribuie accesul la cererile de documente primite, precum și să contacteze funcționarii care se ocupă de cererile de acces la documente, pentru a-i ajuta să formuleze justificări, atunci când este necesar. SEAE a declarat că va include, de asemenea, într-un mod mai consecvent, o analiză a existenței unui interes public superior care justifică divulgarea.

30. În pofida acestor angajamente, Ombudsmanul ia act de faptul că SEAE nu le-a respectat în acest caz. Prin urmare, raportoarea va face o sugestie corespunzătoare în cele ce urmează și are încredere că SEAE va da curs în mod corespunzător acesteia în viitor.

31. În plus, Ombudsmanul ia act de faptul că, în mod normal, SEAE informează publicul cu privire la trecutul ambasadorilor UE prin publicarea unui scurt CV pe site-ul web al delegației respective și că ar trebui să aibă în vedere acest lucru și în acest caz.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Serviciul European de Acțiune Externă nu a săvârșit nicio administrare defectuoasă atunci când a refuzat să divulge documentele în litigiu.

Reclamantul și SEAE vor fi informați cu privire la această decizie.

Sugestii de îmbunătățire

SEAE ar trebui să se asigure că furnizează motive detaliate pentru refuzul accesului la documente, explicând modul în care divulgarea documentelor solicitate poate submina interesul (interesele) protejat(e) prin Regulamentul 1049/2001.

În plus, SEAE ar trebui să publice CV-ul ambasadorului UE în cauză pe site-ul internet al delegației.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 18.2.2022

[1] În temeiul Regulamentului 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001.

[3] Astfel cum sunt definite la articolul 6 din anexa III la Statutul funcționarilor și Regimul aplicabil celorlalți agenți: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501#tocId201.

[4] Articolul 7 din Regulamentul 1049/2001.

[5] Documentele identificate au fost următoarele: 1.Rezumate și scrisori de motivație, 2. raportul de preselecție, 3. raportul interviului, 4. rapoartele centrului de evaluare, 5. raportul final și 6. nota în atenția Secretarului General al Comisiei Europene pentru aprobarea de către colegiul comisarilor a candidaților preselectați în cadrul rotațiilor din 2021.

[6] A se vedea, de exemplu, Hotărârea Tribunalului (Camera a patra) din 23 septembrie 2020, ZL/EUIPO, cauza T-596/18, punctele 45-48: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=1049%2BEPSO&docid=231529&pageIndex=0&doclang=en&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=183081#ctx1.

[7] Articolul 6 din anexa III la Statutul funcționarilor (a se vedea nota de subsol 3).

[8] Articolul 4 alineatul (3) a doua liniuță din Regulamentul 1049/2001.

[9] În conformitate cu articolul 4 alineatul (3) a doua liniuță din Regulamentul 1049/2001.

[10] De exemplu, comitetele de selecție sunt compuse din reprezentanți ai SEAE, ai Comisiei, ai Secretariatului General al Consiliului și ai mai multor state membre. Numirea este urmată de un comunicat de presă și de publicarea unui scurt rezumat al ambasadorului. În plus, Parlamentul European poate decide să facă schimb de opinii cu un candidat selecționat înainte ca acesta să își preia atribuțiile în mod oficial, asigurând controlul democratic.

[11] În special, în conformitate cu articolul 9 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 2018/1725 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725. Acest articol prevede o analiză în trei etape pentru ca instituțiile să analizeze dacă pot transfera date cu caracter personal. În primul rând, destinatarul trebuie să demonstreze necesitatea transferului datelor cu caracter personal într-un scop specific de interes public. În al doilea rând, nu trebuie să existe niciun motiv pentru a considera că un astfel de transfer ar putea aduce atingere intereselor legitime ale persoanei vizate. În al treilea rând, operatorul trebuie să stabilească faptul că transmiterea datelor cu caracter personal în acest scop specific este proporțională, punând în balanță diferitele interese concurente.

[12] Articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001 coroborat cu articolul 9 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 2018/1725.

[13] Articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001.

[14] Codul de bună conduită administrativă pentru personalul Comisiei Europene în relațiile sale cu publicul: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/20131125-code-good-administrative-behaviour-en_1.pdf.

[15] Astfel cum sunt definite la articolul 6 din anexa III la Statutul funcționarilor.

[16] Hotărârea Tribunalului de Primă Instanță din 14 iulie 2005, Le Voci/Consiliul, cauza T-371/03, punctul 123: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:62003TJ0371&from=EN.

[17] Hotărârea Curții (Camera a doua) din 16 iulie 2015, ClientEarth/Comisia, cauza C-612/13 P, punctul 93: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-612/13&language=EN.

[18] Hotărârea Tribunalului (Camera a cincea) din 23 ianuarie 2003, Angioli/Comisia, cauza T-53/00, punctul 84: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-53/00.

[19] Hotărârea Tribunalului din 27 noiembrie 2018, VG/Comisia, cauzele conexate T-314/16 și T-435/16, punctul 74: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A62016TA0314.

[20] Hotărârea Curții (Camera a doua) din 20 decembrie 2017, Nowak/Data Protection Commissioner, cauza C-434/16: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=nl&td=ALL&num=C-434/16.

[21] În conformitate cu articolul 9 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 2018/1725, în primul rând, destinatarul trebuie să demonstreze necesitatea transferului său într-un scop specific de interes public. În al doilea rând, nu trebuie să existe niciun motiv pentru a considera că un astfel de transfer ar putea aduce atingere intereselor legitime ale persoanei vizate. În al treilea rând, operatorul (SEAE) trebuie să stabilească dacă transmiterea datelor cu caracter personal în acest scop specific este proporțională, după evaluarea comparativă a diferitelor interese concurente.

[22] Hotărârea Tribunalului (Camera a cincea extinsă) din 25 septembrie 2018, Psara/Parlamentul European, T-639/15, punctul 74: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A62019TJ0185.

[23] Decizie în cazul 620/2017/TE privind refuzul Serviciului European de Acțiune Externă de a acorda acces public la două rapoarte privind inspecțiile efectuate în cadrul Delegației UE în Albania: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/94052.