Stimate domnule E.,

La 21 octombrie 2000, ați depus o plângere la Ombudsmanul European în numele EeC Ab Education cu privire la gestionarea programului Leonardo da Vinci PL/99/1004/I.1.2.b/FPC de către Comisia Europeană.

La 28 noiembrie 2000, am transmis plângerea președintelui Comisiei Europene. Comisia a transmis avizul său la 12 martie 2001. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 21 aprilie 2001. La 30 mai 2001, am solicitat Comisiei informații suplimentare. La 3 septembrie 2001, ați prezentat observații suplimentare. La 26 septembrie 2001, v-am transmis informațiile suplimentare din partea Comisiei, cu invitația de a formula observații, dacă doriți. Se pare că nu s-a primit nicio observație din partea dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

În plângerea sa, reclamantul explică faptul că EeC Ab Education este partener în cadrul programului Leonardo da Vinci. Potrivit reclamantului, EeC Ab Education nu a primit plata a 200 000 SEK de la partenerul său POPON din Polonia. Eec Ab Education a contactat atât partenerul polonez POPON, cât și Comisia Europeană. Comisia a explicat că are doar competențe limitate de a controla acțiunile partenerilor și că poate pur și simplu să efectueze un audit. Prin urmare, Comisia nu a efectuat un audit al partenerului polonez în cauză, ci al Unității naționale de coordonare (NCU) din Varșovia. Reclamantul este de părere că auditul ar fi trebuit efectuat în cadrul partenerului polonez POPON.

Reclamantul susține că Comisia ar trebui să controleze buna gestionare a fondurilor programului și să supravegheze plata facturilor datorate Eec Ab Education.

INQUIRY

În avizul său, Comisia a formulat următoarele observații:

Plângerea se referă la proiectul Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC, selectat în cadrul primei faze a programului Leonardo da Vinci.

Obiectivul programului Leonardo da Vinci este de a pune în aplicare o politică comunitară de formare profesională care să sprijine și să completeze inițiativele și acțiunile naționale în domeniul formării profesionale. Programul este deschis statelor membre, țărilor AELS, țărilor din Europa Centrală și de Est și Ciprului. Proiectele pot fi depuse în cadrul mai multor măsuri diferite, regrupate în patru componente. În fiecare țară, autoritățile naționale instituie una sau mai multe structuri de coordonare pentru a asigura punerea în aplicare a programului la nivel național, inclusiv administrarea plasamentelor și schimburilor transnaționale în cadrul componentei I – așa-numitele „unități naționale de coordonare” (NCY).

În practică, punerea în aplicare a componentei I de mobilitate se bazează pe un grant global atribuit anual de Comisie fiecărei țări pe baza unui „plan de gestionare operațională”. Prin urmare, în fiecare an se încheie un contract între Comisie și NCU din țara în cauză. UCN devine astfel pe deplin responsabilă de administrarea și gestionarea fondurilor pentru punerea în aplicare a măsurii; aceasta include evaluarea propunerilor de proiecte depuse, selectarea, contractarea și administrarea efectivă și monitorizarea proiectelor (inclusiv plăți, raportare etc.).

Proiectul Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC a fost prezentat unității poloneze de coordonare națională și selectat de aceasta în 1999, în cadrul componentei I de mobilitate. Proiectul a avut ca scop organizarea de stagii de lucru în Suedia timp de 30 de zile pentru un grup de persoane poloneze cu handicap. Promotorul proiectului și contractantul NCU din Polonia a fost organizația poloneză POPON (Polska Organizacja Proacodawcow Osob Niepelnosprawnych, Organizația poloneză a angajatorilor persoanelor cu handicap). Organizația gazdă din Suedia a fost Eec Ab Education. În conformitate cu normele existente, NCU a încheiat un contract cu organizația promotoare, utilizând modelul furnizat de Comisie. La rândul său, în temeiul prezentului contract, POPON era obligată să ia măsurile necesare cu privire la acordurile care urmau să fie încheiate cu partenerii și cu organizațiile-gazdă. POPON și Eec Ab Education au încheiat un acord la 17 mai 1999.

La 4 ianuarie 2000, unitatea Direcției Generale Educație și Cultură (DG EAC) responsabilă cu punerea în aplicare a programului Leonardo da Vinci a primit o notă din partea reclamantului, în care acesta se plângea de dificultățile întâmpinate în punerea în aplicare a proiectului.

Nota explică faptul că, din cauza unei serii de probleme și dezacorduri care au avut loc în timpul punerii în aplicare a plasamentelor, cooperarea dintre POPON și Eec Ab Education a fost încheiată înainte de termenele contractuale convenite și că o altă organizație suedeză, EET-consulting, a preluat. Problemele care au dus la această reziliere anticipată au inclus faptul că POPON a trimis în Suedia persoane ale căror dizabilități și competențe lingvistice diferă de cele convenite, făcând astfel imposibil ca EeC Ab Education să desfășoare programul educațional așa cum a fost planificat inițial.

Potrivit reclamantului, după întreruperea cooperării, s-ar fi ajuns la un acord între POPON și EeC Ab Education cu privire la rambursarea cheltuielilor suportate de aceasta din urmă în timpul plasamentelor. Reclamantul a susținut că, în pofida acestui fapt, unele facturi nu au fost rambursate.

Serviciile DG EAC au stabilit imediat contacte informale cu reclamantul pentru a obține informații suplimentare cu privire la caz. Întrucât proiectul în cauză se referea la o măsură complet descentralizată, reclamantului i s-a reamintit că supravegherea deplină a proiectului putea fi asigurată numai de NCU poloneză. Cu toate acestea, DG EAC s-a angajat să urmărească chestiunea cât mai îndeaproape posibil pentru a facilita găsirea unei soluții.

În perioada ianuarie-februarie 2000, serviciile DG EAC au stabilit contacte intense cu NCU din Polonia. NCU a informat serviciile DG EAC că au încercat să acționeze ca mediator între cele două părți, fără prea mult succes. NCU a explicat, de asemenea, că POPON nu intenționa să ramburseze unele facturi, deoarece se presupune că acestea se refereau fie la servicii care nu au fost livrate, fie la cheltuieli care au avut loc în afara perioadei contractuale și că POPON a fost hotărâtă să își apere cauza și să o aducă în instanță, dacă este necesar. De asemenea, NCU din Polonia a informat serviciile DG EAC că a decis să concedieze un angajat, întrucât au fost colectate dovezi că persoana a cooperat cu POPON. Această cooperare a început însă abia după ce proiectul a fost selectat.

Un răspuns oficial a fost trimis reclamantului la 3 martie 2000, reiterând explicațiile deja furnizate și informându-l cu privire la măsurile luate.

La începutul lunii aprilie 2000, DG EAC a efectuat un audit al UCN din Polonia: nu au fost constatate nereguli în ceea ce privește gestionarea fondurilor comunitare. În plus, sediile POPON au fost, de asemenea, vizitate în mod informal, dar nu a fost efectuat niciun audit oficial al proiectului.

La 22 iulie 2000, serviciile DG EAC au primit o nouă notă din partea reclamantului, susținând că litigiul său cu POPON era încă nesoluționat și îndemnând Comisia să ia măsuri. În răspunsul din 4 septembrie 2000 s-a subliniat că, din cauza descentralizării măsurii în cauză, Comisia nu are competența de a interveni direct în acest litigiu contractual. S-a atras atenția asupra dispozițiilor privind soluționarea litigiilor prevăzute în contract.

Serviciile DG EAC reanalizau necesitatea unui audit al proiectului.

Comisia consideră că a făcut ceea ce era responsabilitatea sa. Nu există nicio relație contractuală între Comisie și promotorii de proiecte și aceasta nu poate interveni în niciun fel în mod direct în litigiile legate de punerea în aplicare a contractului. Supravegherea proiectului intră în responsabilitatea NCU din Polonia. În cazul în care nu se poate ajunge la o soluție amiabilă, litigiul ar trebui soluționat de o instanță competentă la sediul social al promotorului.

Comisia are responsabilitatea generală de a controla modul în care este pus în aplicare programul. Aceasta include atât o acțiune de monitorizare mai „legată de conținut” pentru a stabili dacă activitățile și procedurile desfășurate la nivel național de către NCU respectă principiile și criteriile Leonardo da Vinci, cât și competența de a controla atât NCU, cât și proiectele individuale, pentru a verifica dacă fondurile comunitare au fost utilizate în conformitate cu normele. Aceste responsabilități au fost exercitate pe deplin în cazul prezentat în plângere. DG EAC a intervenit încă de la început cu NCU din Polonia pentru a solicita clarificări și pentru a facilita rolul NCU de mediator în litigiul dintre EeC Ab Education și POPON. Explicațiile și informațiile primite de la NCU din Polonia par a fi satisfăcătoare până în prezent.

În ceea ce privește posibilitatea de a efectua controale de audit, auditul NCU din Polonia nu a evidențiat nicio neregulă. Vizita informală la POPON nu a evidențiat probleme speciale. Cu toate acestea, serviciile DG EAC au în vedere un audit formal al proiectului.

Reclamantul a indicat că a înțeles că litigiul dintre partenerul polonez POPON și EeC Ab Education trebuie soluționat în fața unei instanțe competente. Reclamantul a înțeles că Ombudsmanul nu poate interveni într-un proces în Polonia. Cu toate acestea, reclamantul a solicitat Comisiei și DG EAC să efectueze un audit al partenerului polonez POPON.

După o analiză atentă a avizului Comisiei și a observațiilor reclamantului, s-a constatat că sunt necesare investigații suplimentare. Ombudsmanul a solicitat un aviz complementar din partea Comisiei pentru a stabili dacă serviciile DG EAC au inițiat un audit al proiectului în cauză, astfel cum se menționează în avizul Comisiei.

În aprilie 2001, serviciile financiare ale DG EAC au convenit să lanseze un audit ad hoc al proiectului. În absența unor resurse interne suficiente, auditul va fi efectuat de o societate externă. Procedura de selectare și contractare a societății externe a fost inițiată în mai 2001 și ar trebui încheiată în vara anului 2001. Se preconizează că auditul va avea loc în toamna anului 2001.

Obiectivul auditului este de a verifica dacă fondurile comunitare au fost utilizate de proiect în conformitate cu normele aplicabile. În conformitate cu termenii de referință, auditul va include verificarea costurilor de eligibilitate, în special în ceea ce privește cheltuielile efectuate de parteneri și verificarea conformității acestora cu dispozițiile acordurilor relevante. Activitatea va include auditarea proiectului polonez PL/99/10004/I.1.2.b/FPCat la sediul promotorului din Polonia (POPON) și, dacă este necesar, o vizită la sediul partenerului din Suedia (EeC Ab Education).

Reclamantul pare să nu fi trimis observațiile sale complementare.

DECIZIA

1.1 Potrivit reclamantului, EeC Ab Education nu a primit plata a 200 000 SEK de la partenerul său POPON din Polonia. Eec Ab Education a contactat atât partenerul polonez POPON, cât și Comisia Europeană. Reclamantul susține că Comisia ar trebui să controleze buna gestionare a fondurilor programului și să supravegheze plata facturilor datorate Eec Ab Education. Reclamantul este de părere că auditul ar fi trebuit efectuat în cadrul partenerului polonez POPON.

1.2 În avizul său, Comisia a afirmat că are responsabilitatea generală de a controla modul în care este pus în aplicare programul. Aceasta include atât o acțiune de monitorizare mai „legată de conținut” pentru a stabili dacă activitățile și procedurile desfășurate la nivel național de către NCU respectă principiile și criteriile Leonardo da Vinci, cât și competența de a controla atât NCU, cât și proiectele individuale, pentru a verifica dacă fondurile comunitare au fost utilizate în conformitate cu normele. Potrivit Comisiei, aceste responsabilități au fost exercitate pe deplin în cazul prezentat în plângere. DG EAC a intervenit încă de la început cu NCU din Polonia pentru a solicita clarificări și pentru a facilita rolul NCU de mediator în litigiul dintre EeC Ab Education și POPON. Explicațiile și informațiile primite de la NCU din Polonia par a fi satisfăcătoare până în prezent. În ceea ce privește posibilitatea de a efectua controale de audit, auditul NCU din Polonia nu a evidențiat nicio neregulă. Vizita informală la POPON nu a evidențiat probleme speciale. Cu toate acestea, serviciile DG EAC au în vedere un audit formal al proiectului.

1.3 În observațiile sale, reclamantul a indicat că înțelege că litigiul dintre partenerul polonez POPON și EeC Ab Education trebuie soluționat în fața unei instanțe competente. Cu toate acestea, reclamantul a solicitat DG EAC a Comisiei să efectueze un audit al partenerului polonez POPON.

1.4 Ombudsmanul a solicitat Comisiei informații suplimentare din care să reiasă dacă serviciile DG EAC au inițiat un audit al proiectului în cauză, astfel cum se menționează în avizul Comisiei.

1.5 În avizul său complementar, Comisia a indicat că, în aprilie 2001, serviciile financiare ale DG EAC au fost de acord să lanseze un audit ad hoc al proiectului. Obiectivul auditului este de a verifica dacă fondurile comunitare au fost utilizate de proiect în conformitate cu normele aplicabile. Se preconizează că auditul va avea loc în toamna anului 2001. În conformitate cu termenii de referință, auditul va include verificarea costurilor de eligibilitate, în special în ceea ce privește cheltuielile efectuate de parteneri și verificarea conformității acestora cu dispozițiile acordurilor relevante. Activitatea va include auditarea proiectului polonez PL/99/10004/I.1.2.b/FPCat la sediul promotorului din Polonia (POPON) și, dacă este necesar, o vizită la sediul partenerului din Suedia (EeC Ab Education).

1.6 Pe baza anchetelor Ombudsmanului, se pare că Comisia și-a exercitat responsabilitățile și a efectuat un audit la Unitatea națională de coordonare (NCU) din Varșovia. În plus, se pare că Comisia a fost de acord să lanseze un audit ad-hoc al proiectului, care include un audit al proiectului polonez. Prin urmare, Comisia a acționat în limitele autorității sale juridice și se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă.

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei Europene. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Cu stimă,

Jacob SÖDERMAN