Stimate domnule R.,

La 3 august 2000, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împreună cu profesorii Comella Carnicé și Costa Leja de la „Centrul de Transferència de Tecnologia”(CTT) al Universității din Lérida (Spania), împotriva Comisiei Europene. Plângerea se referea la pierderea financiară pe care ați suferit-o ca urmare a presupusei lipse de diligență a Comisiei în efectuarea plăților pentru un proiect derulat de CTT (proiectul LIFE97/ENV/E/260) și finanțat prin programul LIFE al CE.

La 30 august 2000, am transmis plângerea președintelui Comisiei Europene. Am primit avizul Comisiei la 11 decembrie 2000, pe care vi l-am transmis, cu invitația de a face observații. Mi-ați trimis informații suplimentare la 4 octombrie 2000. La 25 ianuarie și 12 februarie 2001, mi-ați trimis observațiile dumneavoastră. La 14 martie 2001, m-am adresat în scris președintelui Comisiei Europene pentru a solicita informații suplimentare. Comisia a trimis cel de-al doilea aviz la 27 aprilie 2001, pe care vi l-am transmis. Am primit observațiile dumneavoastră cu privire la cel de-al doilea aviz al Comisiei la 3 septembrie 2001.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatul anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Reclamanții, în numele CTT, au solicitat asistență financiară din partea programului LIFE al CE pentru dezvoltarea unui proiect care implică creșterea plantelor medicinale în zonele rurale din apropierea Pirineilor. Comisia a fost de acord să finanțeze maximum 132 479 € din costurile totale ale proiectului [Decizia Comisiei din 17 iulie 1997 (proiectul LIFE 97-ENV/E/000260)].

O primă plată de 40% din contribuția CE a fost efectuată în noiembrie 1997. În conformitate cu dispozițiile anexei 2 (Condiții administrative, tehnice și financiare) la decizia Comisiei, reclamanții au prezentat un raport intermediar la 25 septembrie 1998, cu o cerere de plată intermediară echivalentă cu 40% din contribuția comunitară (52 991 €).

Chiar dacă biroul de asistență tehnică responsabil de LIFE din Spania (Proymasa) informase reclamanții că a doua plată urma să fie efectuată la sfârșitul lunii martie 1999, la acea dată nu a avut loc niciun transfer. Reclamanții au contactat serviciile responsabile ale Comisiei în mai 1999 și li s-a comunicat în mod informal că plata a fost deja efectuată. Într-un fax din 17 mai 1999, aceleași servicii au informat reclamanții că plata era încă în curs din cauza „evaluării proiectelor Life din 1999 care au început în ianuarie”, deși ar trebui efectuată în câteva săptămâni.

La momentul finalizării proiectului, în iulie 1999, nu se primise niciun transfer pentru plata intermediară. La 1 iulie 1999, reclamanții s-au adresat în scris directorului general al DG ENV, dl Currie, precum și directorului responsabil de programul LIFE, dna Adinolfi. Nu s-a primit niciun răspuns la niciuna dintre aceste scrisori.

La 9 iulie 1999, serviciile responsabile ale Comisiei au efectuat o inspecție tehnică a proiectului, care, potrivit reclamanților, s-a încheiat în mod satisfăcător, conform relatărilor din presa locală.

Întrucât nu au primit niciun răspuns la solicitările lor, reclamanții s-au adresat comisarului pentru mediu, Margot Wallström, prin scrisoarea din 19 octombrie 1999. Aceștia i-au explicat că, după ce au depus o cerere de plată intermediară cu mai mult de un an în urmă, singurul răspuns pe care l-au primit a fost indiferența, abuzul verbal și amenințările din partea Comisiei. Răspunsul unui membru al cabinetului său din 25 ianuarie 2000 a asigurat reclamanții că DG ENV va lua măsurile necesare în scurt timp.

CTT a prezentat proiectul final la 28 octombrie 1999. Comisia a răspuns prin scrisoarea din 2 decembrie 1999 prin care a solicitat o gamă largă de informații și documente privind punerea în aplicare a proiectului, astfel încât să poată fi verificată respectarea clauzelor financiare și administrative ale contractului. La 22 martie 2000, reclamanții au transmis informațiile solicitate.

În absența oricărei alte comunicări din partea Comisiei, reclamanții au depus o plângere la Ombudsmanul European la 3 august 2000. În plângerea lor, aceștia au susținut că Comisia nu

1) s-au conformat termenilor contractului lor;

2) a plătit în timp util sumele corespunzătoare plăților intermediare și finale

pentru proiect;

3) a răspuns solicitărilor de informații din partea reclamantului;

4) a asigurat un comportament adecvat din partea serviciilor sale față de reclamanți.

INQUIRY

Comisia a explicat în avizul său că beneficiarul a trimis un raport intermediar și o cerere de plată la sfârșitul lunii septembrie 1998. Raportul și documentele sale justificative au fost analizate de serviciile Comisiei, care au ajuns la concluzia că informațiile erau incomplete. Beneficiarului i s-a solicitat apoi să furnizeze un certificat lipsă ca o condiție pentru a doua plată. Acest certificat a fost primit de serviciile Comisiei cinci luni mai târziu. Între timp, resursele umane responsabile cu gestionarea programului au fost implicate în evaluarea proiectelor LIFE prezentate în 1999. Comisia a subliniat că beneficiarul era pe deplin conștient de această situație de lucru, atât prin intermediul serviciilor Comisiei, cât și prin intermediul asistenței tehnice pentru LIFE în Spania (PROYMASA).

La 14 iulie 1999, serviciile competente ale Comisiei, însoțite de grupul de asistență tehnică, au inspectat proiectul. Ca urmare a vizitei de monitorizare, serviciile Comisiei au identificat un posibil risc de dublă finanțare și, în consecință, a fost suspendată o decizie privind raportul intermediar.

Beneficiarul a prezentat raportul final în noiembrie 1999, precum și o cerere pentru plățile finale și intermediare. La 2 decembrie 1999, Comisia a solicitat informații suplimentare pentru a verifica anumite aspecte ale proiectului. Documentația solicitată a fost transmisă Comisiei la 22 martie 2000, și anume la patru luni de la data cererii.

Comisia a recunoscut că în acest caz au apărut întârzieri ca urmare a procedurii de evaluare LIFE din 1999, precum și a timpului lung de reacție necesar beneficiarului pentru a răspunde solicitărilor Comisiei. Instituția a indicat că serviciile sale lucrează la raționalizarea procedurilor lor pentru a îmbunătăți prelucrarea dosarelor și că ar trebui așteptate îmbunătățiri în urma reformelor financiare propuse („Orientări privind termenele de plată ale Comisiei”).

Comisia a concluzionat subliniind că,

La 4 octombrie 2000, reclamanții s-au adresat în scris Ombudsmanului, explicând că, la 21 septembrie 2000, au primit din partea Comisiei suma de 79 487 € corespunzătoare plăților intermediare și finale (60% contribuție CE la proiect). Întrucât această sumă nu includea dobânzi pentru plata cu întârziere a tranșei intermediare, reclamanții au solicitat în mod oficial plata acestor dobânzi la 3 octombrie 2000.

La 25 ianuarie și la 12 februarie 2001, reclamanții au transmis observațiile lor cu privire la avizul Comisiei. În prima lor scrisoare, reclamanții și-au exprimat dezacordul față de raționamentul prezentat de instituție. Aceștia au solicitat Comisiei (i) să plătească dobânzi pentru plata cu întârziere a ratelor intermediare și finale, deoarece numai serviciile lor urmau să fie considerate responsabile pentru întârzieri; și (ii) să își ceară scuze în mod oficial pentru comportamentul incorect al serviciilor sale, întrucât instituția nu a fost în măsură să furnizeze niciun element de probă care să poată pune sub semnul întrebării diligența reclamanților.

Reclamanții au explicat în detaliu afirmațiile lor anterioare în cea de a doua scrisoare, care include o serie de materiale justificative. Acestea au arătat că Comisia nu a ridicat niciodată obiecții formale cu privire la cererea lor de plată intermediară din 25 septembrie 1998. Acestea au devenit conștiente de necesitatea unor documente suplimentare numai după o conversație telefonică cu serviciile responsabile ale Comisiei la începutul anului 1999. La 3 februarie 1999, reclamanții au transmis certificatul solicitat, care, au subliniat ei, fusese deja inclus în cererea lor inițială.

În ceea ce privește preocuparea Comisiei cu privire la o posibilă dublă sursă de finanțare în urma inspecției proiectului, reclamanții și-au exprimat surprinderea cu privire la faptul că serviciile responsabile nu au furnizat nicio dovadă în sprijinul acestor constatări, despre care nu au fost informați. Pe baza acestor considerații, ele au considerat că numai Comisia este responsabilă pentru întârzierea plăților lor.

Reclamanții au inclus în observațiile lor o scrisoare din partea serviciilor Comisiei din 31 ianuarie 2001, în care instituția a fost de acord să plătească dobânzi, dar numai cele legate de plata finală. Întrucât această ultimă plată a fost aprobată la 19 iunie 2000, dar a fost efectuată abia la 19 septembrie 2000, Comisia a considerat că dobânda ar trebui plătită numai pe baza unei întârzieri de 47 de zile (623 €). Într-o scrisoare din 12 februarie 2001, reclamanții au contestat raționamentul Comisiei și au susținut că instituția ar trebui, de asemenea, să plătească dobânzi corespunzătoare întârzierii de 371 de zile corespunzătoare plății intermediare (3 280 €).

ÎNTREBĂRI SUPLIMENTARE

În opinia Ombudsmanului, reclamanții au formulat în observațiile lor două solicitări suplimentare: (i) rambursarea tuturor dobânzilor pentru întârzierea plăților intermediare și finale; (ii) scuze din partea Comisiei pentru comportamentul incorect al serviciilor sale. Întrucât aceste aspecte erau strâns legate de afirmațiile făcute în plângerea inițială, Ombudsmanul a scris Comisiei la 14 martie 2001 solicitând informații suplimentare cu privire la cererile reclamanților.

În cel de-al doilea aviz, Comisia a justificat mai întâi întârzierile plății intermediare ca urmare a faptului că reclamantul nu a inclus un certificat printre documentele anexate, volumul mare de muncă implicat în evaluarea proiectelor Life din 1999 și necesitatea de a verifica o posibilă dublă finanțare a proiectului.

Comisia a insistat asupra faptului că cererea de plată intermediară trimisă de reclamanți nu includea un certificat. Acest document a fost transmis doar câteva luni mai târziu, la 4 martie 1999. Acesta a subliniat că serviciile Comisiei au solicitat beneficiarului, atât prin telefon, cât și prin e-mail, să furnizeze certificatul lipsă. Biroul de asistență tehnică LIFE din Spania a solicitat, de asemenea, certificatul prin telefon de mai multe ori.

De asemenea, Comisia a subliniat că, în urma inspecției efectuate de serviciile sale în iulie 1999, a fost identificat un posibil risc de dublă finanțare a beneficiarului. Acest risc derivă din faptul că proiectul a fost dezvoltat în comun cu o organizație publică, „Centro Tecnológico Forestal de Catalunya”, care a fost, de asemenea, finanțată din fonduri CE (FEOGA). În consecință, serviciile Comisiei au început o verificare internă. În conformitate cu articolul 10 alineatul (2) din Regulamentul privind asigurarea de viață, nicio informație nu a fost transmisă beneficiarului, deoarece procesul a necesitat un anumit grad de discreție.

Nu s-au tras încă concluzii definitive, deoarece această verificare necesită mult timp. Serviciile Comisiei au indicat, de asemenea, că, fiind conștiente de timpul necesar pentru desfășurarea acestei proceduri, au decis să efectueze plățile intermediare și finale pentru a evita provocarea de dificultăți beneficiarului. De îndată ce constatările verificării sunt gata, Comisia ar trebui să fie în măsură să analizeze dacă să aplice dispozițiile prevăzute la articolul 11 din regulament (reducerea, recuperarea sau suspendarea de către Comisie a asistenței financiare).

Comisia a explicat că a plătit deja dobânzi de întârziere în valoare de 623,33 € pe baza cheltuielilor totale ale proiectului (inclusiv a cererii intermediare). Ca răspuns la cererea reclamanților privind dobânda aferentă întârzierilor în efectuarea plății intermediare, Comisia a prezentat o propunere de plată suplimentară în valoare de 1 144 €. După actualizarea dobânzilor deja plătite, această sumă ar corespunde unei întârzieri de 197 de zile de la data la care toate documentele privind raportul intermediar au fost primite de Comisie (4 martie 1999) până la data efectuării plăților (19 septembrie 2000).

În ceea ce privește cererea reclamanților de a-și cere scuze, Comisia a insistat asupra corectitudinii acțiunilor sale. Aceasta a subliniat că atitudinea serviciilor sale față de reclamanți a fost adecvată prin explicarea acțiunilor sale. Întrucât instituția a considerat că serviciile sale au furnizat dovezi complete ale situației, aceasta a concluzionat că afirmațiile reclamanților nu erau justificate. În acest context, Comisia a adăugat totuși că este posibil ca unele dispoziții ale Regulamentului privind asigurarea de viață să nu fi fost respectate de reclamanți și, prin urmare, instituția ar putea fi determinată să aplice articolul 11 din regulament (reducerea, recuperarea sau suspendarea de către Comisie a asistenței financiare).

Reclamanții au contestat argumentele prezentate de Comisie și au repetat unele dintre afirmațiile formulate în plângere.

Acestea au insistat asupra faptului că certificatul la care se referă Comisia pentru a justifica parțial întârzierea sa a fost, de fapt, inclus în cererea lor inițială. Ei au anexat o copie a unei scrisori de la LISU ("Logística Serveis Universitaries"), o firmă independentă angajată de Universitatea din Lleida, care a confirmat această afirmație. În plus, acestea au explicat că Comisia nu le-a notificat niciodată în mod oficial necesitatea unui certificat lipsă. În ianuarie 1999, instituția s-a limitat să informeze LISU cu privire la această situație prin telefon. Reclamanții au trimis certificatul prin fax la 3 februarie 1999 și în aceeași zi l-au trimis prin poștă.

În ceea ce privește riscul dublei finanțări, reclamanții au subliniat că acest aspect a fost deja semnalat de serviciile Comisiei (scrisoarea dlui Rouam, șeful unității DG ENV.B.4 din 2 decembrie 1999). Acestea au explicat că toate explicațiile necesare, precum și documentele necesare au fost deja trimise ca răspuns la 22 martie 2000.

Reclamanții au concluzionat subliniind că interesele sugerate de Comisie nu au fost calculate pe baza datelor corecte. Cu toate acestea, ele au indicat că au trebuit să accepte oferta făcută de Comisie din cauza duratei excesive a acestei proceduri.

DECIZIA

1.1 Reclamanții susțin că Comisia nu a respectat termenii contractului, deoarece plățile intermediare și finale pentru proiect nu au fost efectuate în timp util. Prin urmare, acestea solicită plata unor dobânzi pentru această întârziere.

1.2 Comisia a explicat că a plătit deja dobânzi de întârziere în valoare de 623,33 €, pe baza cheltuielilor totale ale proiectului. Ca răspuns la cererea reclamanților privind dobânda aferentă plății intermediare, Comisia a fost de acord să efectueze o plată suplimentară de 1 144 €. După actualizarea dobânzilor deja plătite, această sumă ar corespunde unei întârzieri de 197 de zile.

1.3 Ombudsmanul ia notă de faptul că reclamanții au acceptat propunerea Comisiei privind plata unor dobânzi suplimentare. Prin urmare, Ombudsmanul concluzionează că Comisia a luat măsuri pentru a satisface reclamanții în ceea ce privește acest aspect al cazului.

2.1 Reclamanții susțin că Comisia nu a răspuns tuturor solicitărilor lor de informații (scrisori adresate serviciilor Comisiei la 1 iulie 1999) și s-au plâns de comportamentul serviciilor sale. Acestea au subliniat că serviciile Comisiei au pus sub semnul întrebării diligența lor, fără a prezenta niciun element de probă în sprijinul afirmațiilor. Prin urmare, reclamanții au solicitat scuze oficiale din partea Comisiei.

2.2 Comisia nu și-a cerut scuze în mod oficial reclamanților și a insistat asupra corectitudinii acțiunilor sale. Aceasta a subliniat că atitudinea serviciilor sale față de reclamanți a fost întotdeauna adecvată, explicându-și acțiunile și furnizând dovezi complete ale situației.

Instituția a recunoscut că au avut loc întârzieri în gestionarea acestui proiect, dar a sugerat că reclamanții poartă, de asemenea, un anumit grad de responsabilitate. Aceasta a sugerat, de asemenea, posibilitatea unei duble finanțări neconforme din partea reclamanților, ceea ce ar putea duce la aplicarea articolului 11 din Regulamentul privind asigurarea de viață în cazul proiectului (reducerea, recuperarea sau suspendarea de către Comisie a asistenței financiare).

2.3 Ombudsmanul observă că unele dintre scrisorile pe care reclamanții le-au adresat Comisiei pentru a verifica stadiul cererii lor de plată intermediară, și anume scrisorile din 1 iulie 1999 adresate atât directorului general al DG ENV, dl Currie, cât și directorului responsabil de programul LIFE, dna Adinolfi, nu au primit răspuns. Comisia nu a menționat deloc acest aspect în niciunul dintre răspunsurile sale și nici nu și-a cerut scuze pentru acest lucru.

Este o bună conduită administrativă să se răspundă la scrisorile cetățenilor în timp util, astfel cum se menționează la punctul 4 din Codul bunei conduite administrative al Comisiei. În acest caz, Comisia nu a răspuns în scris la scrisorile din 1 iulie 1999 adresate atât directorului general al DG ENV, dl Currie, cât și directorului responsabil cu programul LIFE, dna Adinolfi. Prin urmare, Ombudsmanul va adresa Comisiei o observație critică cu privire la acest aspect al cazului.

2.4 În ceea ce privește gestionarea proiectului și informațiile furnizate reclamanților, este important, în primul rând, să se reamintească normele juridice relevante.

Decizia Comisiei din 17 iulie 1997, care a acordat fonduri LIFE pentru proiectul TCF, constituie, de asemenea, temeiul juridic al acesteia. Anexa II la decizie stabilește condițiile administrative, tehnice și financiare aplicabile. Punctul 3.4 din anexa II descrie procedura care trebuie urmată pentru plăți:

2.5 Din dovezile prezentate în timpul anchetei, Ombudsmanul constată că cerințele prevăzute în dispozițiile de mai sus par să nu fi fost respectate de către Comisie:

2.6 Prin faptul că nu a respectat normele relevante, Comisia nu a tratat cazul cu diligența necesară. În consecință, ar fi fost o bună conduită administrativă să ne cerem scuze. Prin urmare, Ombudsmanul va adresa Comisiei o observație critică cu privire la acest aspect al cazului.

Pe baza anchetelor Ombudsmanului European cu privire la această plângere, este necesar să se facă următoarele observații critice:

Având în vedere că aceste aspecte ale cazului se referă la proceduri legate de evenimente specifice din trecut, nu este oportun să se urmărească o soluționare amiabilă a problemei. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei Europene va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

Jacob SÖDERMAN

(1) Articolul 10 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1404/96 al Consiliului din 15 iulie 1996 de modificare a Regulamentului (CEE) nr. 1973/92 de instituire a unui instrument financiar pentru mediu (viață) [JO L 181, 20.7.1996, p. 1]: „Comisia informează beneficiarul cu privire la un control la fața locului, cu excepția cazului în care există motive întemeiate de a suspecta o fraudă și/sau o utilizare necorespunzătoare”.