Contextul plângerii

1. La 26 octombrie 2017, reclamantul, acționând în numele unei rețele internaționale de organizații neguvernamentale, a solicitat Autorității Europene pentru Siguranța Alimentară (EFSA) să îi acorde acces public la „declarațiile de interese ale conducerii operaționale a EFSA”.

2. La 20 noiembrie 2017, EFSA a acordat acces public la declarațiile de interese ale directorului executiv al EFSA și ale celor patru șefi de departament, care au fost deja publicate pe site-ul internet al EFSA.

3. La 21 noiembrie 2017, reclamantul a răspuns la decizia EFSA, clarificând faptul că cererea a vizat declarațiile de interese ale întregului personal al conducerii operaționale a EFSA, ceea ce înseamnă că cererea se referea și la declarațiile de interese care nu fuseseră publicate pe site-ul internet al EFSA.

4. După înregistrarea clarificării reclamantului ca o nouă cerere de acces public la documente, EFSA a refuzat accesul la restul declarațiilor de interese la 15 decembrie 2017. EFSA și-a justificat decizia pe baza faptului că documentele conțineau date cu caracter personal ale persoanelor în cauză și că, prin urmare, se aplicau normele UE privind protecția datelor cu caracter personal.[1] Aceasta a remarcat că documentele care conțin date cu caracter personal pot fi divulgate numai dacă s-a stabilit necesitatea legitimă a divulgării acestora.[2] În acest context, EFSA a invitat reclamantul să descrie EFSA necesitatea divulgării datelor cu caracter personal.

5. La 23 ianuarie 2018, reclamantul a explicat EFSA opinia sa cu privire la necesitatea legitimă de a divulga documentele care conțin date cu caracter personal.

6. După ce a prelungit termenul de răspuns, EFSA a refuzat accesul public la declarațiile de interese la 9 martie 2018.

7. Reclamantul a depus o cerere de reexaminare a refuzului, o așa-numită „cerere de confirmare”[3], la 16 martie 2018.

8. La 11 aprilie 2018, EFSA și-a confirmat decizia inițială, refuzând accesul.

9. Nemulțumit de acest rezultat, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului la 9 mai 2018.

10. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la refuzul EFSA de a acorda acces public la declarațiile de interese ale personalului de conducere de nivel mediu și a prezentat EFSA o propunere de soluție [4]. De asemenea, Ombudsmanul a solicitat EFSA să răspundă preocupărilor cu privire la modul în care tratează cererile de acces în general.

11. Ombudsmanul a remarcat că EFSA a susținut inițial că a publicat pe site-ul său toate declarațiile pentru care divulgarea publică este obligatorie în temeiul cadrului juridic care stă la baza activității EFSA [5]. Potrivit EFSA, normele aplicabile membrilor personalului neștiințific al EFSA sunt Statutul funcționarilor UE [6], care nu impune divulgarea declarațiilor de interese. În opinia EFSA, reclamantul nu a prezentat niciun argument valabil care să demonstreze necesitatea de a i se transfera datele cu caracter personal, astfel cum impune Regulamentul 1049/2001 pentru respectarea normelor Uniunii în materie de protecție a datelor.

12. Cu toate acestea, în cursul anchetei, EFSA a informat Ombudsmanul că și-a modificat politica privind publicarea declarațiilor de interese ale personalului prin adoptarea unei noi decizii privind gestionarea intereselor concurente.[7] Începând din iulie 2018, EFSA a publicat declarațiile de interese ale tuturor membrilor echipei de gestionare operațională a EFSA. Aceasta include nu numai directorul executiv al EFSA, ci și șefii de departament și șefii de unitate [8].

13. În propunerea sa de soluție, Ombudsmanul a salutat această evoluție și a remarcat că, prin publicarea declarațiilor de interese ale șefilor de departament și ale șefilor de unitate, EFSA a făcut un pas important în direcția creșterii transparenței.

Propunerea Ombudsmanului pentru o soluție

14. Pe baza anchetei sale și pentru a căuta o soluție la plângere, Ombudsmanul a prezentat EFSA o propunere de soluție.

15. Ombudsmanul a observat că reclamantul, în cererea sa de acces public la declarațiile de interese ale membrilor echipei de gestionare operațională a EFSA, a înțeles că echipa de gestionare operațională include cercetătorul-șef, coordonatorul științific principal, consilierul politic principal, liderul echipei și responsabilul cu implicarea părților interesate.

16. În acest sens, Ombudsmanul a considerat că cercetătorul-șef al EFSA, coordonatorul științific principal și consilierul politic principal au roluri influente în ceea ce privește stabilirea politicilor EFSA, deoarece acționează în calitate de consilieri și oferă sprijin direct directorului executiv.

17. Prin urmare, Ombudsmanul a propus ca EFSA să publice și declarațiile de interese ale acestor persoane, la fel ca pe cele ale șefilor de departament și ale șefilor de unitate.

18. În ceea ce privește tratarea de către EFSA a cererilor de acces la documente, reclamantul a susținut că faptul că o cerere de confirmare trebuie trimisă aceleiași persoane din cadrul EFSA ca și cererea inițială face ca procedura de reexaminare să fie inutilă.

19. În cursul anchetei, Ombudsmanul a stabilit că cererile inițiale și de confirmare din cadrul EFSA sunt tratate de personal diferit. În plus, EFSA și-a modificat procedura standard de operare [9], astfel încât cererile de confirmare trebuie trimise direct directorului executiv al EFSA. Această modificare procedurală este menită să reflecte importanța acordată de EFSA procesului decizional referitor la tratarea cererilor de confirmare.

20. Întrucât aceste clarificări au fost stabilite în cursul anchetei și nu au fost comunicate reclamantului, Ombudsmanul a sugerat totuși ca EFSA să furnizeze aceste informații reclamantului.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii de soluție

21. Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară a acceptat propunerea de soluție a Ombudsmanului. EFSA a publicat pe site-ul său web declarațiile de interese ale cercetătorului-șef și consilierului politic principal al EFSA. EFSA a informat Ombudsmanul că funcția de coordonator științific principal nu mai există în cadrul EFSA. Prin urmare, nu a fost publicată nicio declarație de interese referitoare la această poziție.

22. În plus, EFSA a pus în aplicare sugestia Ombudsmanului de a furniza reclamantului mai multe informații cu privire la sistemul pe care îl are la dispoziție pentru tratarea cererilor inițiale și de confirmare în temeiul Regulamentului 1049/2001. EFSA a trimis reclamantului o scrisoare în care a explicat noile proceduri ale EFSA pentru prelucrarea și gestionarea cererilor de acces la documente în cadrul EFSA. Acestea prevăd că cererile inițiale de acces public la documente sunt prelucrate de serviciile sale juridice și de asigurare, în timp ce deciziile privind cererile de confirmare sunt luate chiar de directorul executiv.

23. Ombudsmanul a solicitat observații din partea reclamantei cu privire la propunerea sa de soluție și la răspunsul EFSA la aceasta.  În ceea ce privește politica revizuită a EFSA de gestionare a cererilor de acces la documente, reclamantul a comentat Ombudsmanului că, în opinia sa, procedura revizuită rămâne nesatisfăcătoare. Reclamantul a susținut că noua procedură nu garantează că o cerere de confirmare va fi tratată de un alt membru al personalului sau departament decât plângerea inițială. În opinia sa, pentru ca procedura să fie eficientă, o cerere de confirmare ar trebui să fie tratată de o „entitate terță neutră”.

24. Ombudsmanul consideră satisfăcătoare procedura revizuită introdusă de EFSA, și anume tratarea cererilor de confirmare în mod diferit față de cererile inițiale. Ombudsmanul are încredere că un astfel de sistem va oferi un nivel suficient de obiectivitate procesului de revizuire.

25. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv al EFSA la propunerea și sugestia sa de soluție. Petiționara consideră că plângerea a fost soluționată și, prin urmare, închide cazul.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Ombudsmanul închide cazul astfel cum a fost soluționat, întrucât Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară a acceptat și a pus în aplicare propunerea de soluție a Ombudsmanului.

Reclamantul și Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 18/06/2019

[1] În conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către Comunitate

instituții și organe și privind libera circulație a acestor date, disponibile la adresa https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=JO:L:2001:008:0001:0022:ro:PDF și cu Regulamentul 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei, disponibil la adresa http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&rid=1

[2] Articolul 8 litera (b) din Regulamentul 45/2001

[3] În conformitate cu articolul 8 din Regulamentul 1049/2001

[4] Textul integral al propunerii de soluție este disponibil la adresa:  https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/113726

[5] A se vedea Regulamentul (CE) nr. 178/2002 al Parlamentului European și al Consiliului din 28 ianuarie 2002 de stabilire a principiilor și a cerințelor generale ale legislației alimentare, de instituire a Autorității Europene pentru Siguranța Alimentară și de stabilire a procedurilor în domeniul siguranței produselor alimentare, disponibil la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32002R0178&from=EN

[6] Regulamentul nr. 31 (CEE), nr. 11 (CEEA) de stabilire a Statutului funcționarilor și a Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunității Economice Europene și ai Comunității Europene a Energiei Atomice, disponibil la adresa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:01962R0031-20140501&from=EN

[7] Decizia directorului executiv al Autorității Europene pentru Siguranța Alimentară privind gestionarea intereselor concurente, disponibilă la adresa: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/competing_interest_management_17.pdf

[8] Articolul 24 alineatul (1) litera (a) punctul (iv) din Decizia directorului executiv al Autorității Europene pentru Siguranța Alimentară privind gestionarea intereselor concurente

[9] Disponibilă la adresa: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/SOP-036_A.pdf