1. Ultima actualizare a acestei înregistrări: 05/06/23

2. Număr de referință: 05/2023

3. Numele și datele de contact ale operatorului: Ombudsmanul European, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Serviciul responsabil:

Direcția Administrație (membrii personalului TIC) și echipa de proiect (un membru al SG și șeful echipei de resurse umane)

4. Numele și datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor: Dna Francesca Pavesi - adjunctă a RPD: Dlui Nicholas Hernanz

E-mail: mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Numele și datele de contact ale persoanei împuternicite de operator: societatea externă responsabilă de compilarea răspunsurilor la sondaj și de redactarea raportului de sinteză:

INCIDENȚĂ SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgia

E-mail: gcomhaire@incidence.be sau info@incidence.be

6. Numele și datele de contact ale operatorului (operatorilor) asociat (asociați): Nu se aplică

7. Scopul (scopurile) prelucrării:  OE, prin intermediul LimeSurvey (un instrument de sondaj intern), intenționează să efectueze un sondaj în rândul personalului pentru a colecta feedback din partea personalului cu privire la organizarea biroului, condițiile de muncă, mediul de lucru și aspectele etice și de bunăstare. Scopul este de a identifica domeniile percepute ca funcționând în mod satisfăcător, precum și domeniile care ar putea necesita acțiuni ulterioare și, în măsura posibilului, de a compara rezultatele în timp și cu cele ale altor instituții.

Temeiul juridic al procedurii este articolul 1e alineatele (2) și (3) din Statutul funcționarilor ^[1].

8. Descrierea categoriilor de persoane vizate și a categoriilor de date cu caracter personal:

Categorii de persoane vizate: membrii personalului Oficiului OE (funcționari, agenți temporari sau contractuali). Stagiarii Oficiului OE nu participă la sondajul în rândul personalului.

Categorii de date cu caracter personal:

Sondajul este anonim. Înregistrarea răspunsurilor la sondaj nu conține nicio informație de identificare cu privire la respondenți. Atunci când fac observații în caseta pentru text liber, respondenții pot adăuga informații. În aceste cazuri, există posibilitatea ca anumiți respondenți să fie identificați sau să dezvăluie date cu caracter personal ale unor terți, în funcție de conținutul informațiilor pe care aleg să le furnizeze.

Operatorul economic prelucrează adresele de e-mail profesionale ale personalului pentru a putea trimite linkul către sondaj. Operatorul economic prelucrează, de asemenea, răspunsurile la sondaj. Aceste date cu caracter personal pot fi prelucrate de societatea externă și de Oficiul OE.

Societatea externă responsabilă de raport prelucrează opiniile personalului colectate pe baza chestionarului de anchetă.

9. Termenul pentru păstrarea datelor și, dacă este posibil, pentru ștergere:

OE va păstra adresele de e-mail ale respondenților la sondaj atât timp cât este necesar pentru trimiterea Sondajului în rândul personalului 2023 către membrii personalului în cauză.

OE va păstra răspunsurile la sondaj, inclusiv eventualele date cu caracter personal transmise de respondenți în casetele pentru text liber, pentru o perioadă de maximum cinci ani. Datele vor fi șterse ulterior.

Societatea externă va păstra răspunsurile furnizate de respondenți atât timp cât este necesar pentru întocmirea raportului de anchetă și pentru o perioadă maximă de cinci ani ^[2]. Datele vor fi șterse ulterior. Se presupune că toate răspunsurile sunt anonime, cu excepția casetelor pentru text liber, în cazul în care respondenții furnizează date cu caracter personal în acestea.

10. Destinatarii datelor:

Beneficiarul este societatea externă responsabilă cu redactarea raportului privind sondajul.

Rezultatele generale (date anonimizate) vor fi, de asemenea, comunicate personalului.

11. Există transferuri de date cu caracter personal către țări terțe și/sau organizații internaționale? Nu se aplică

12. Descrierea generală a măsurilor de securitate:

EO utilizează „LimeSurvey” pentru a trimite sondajul respondenților și pentru a colecta răspunsurile. LimeSurvey este un instrument intern de anchetă care asigură faptul că toate datele prelucrate rămân pe un server securizat al Ombudsmanului European și că datele sunt protejate prin norme stricte de securitate.

Răspunsurile la întrebările sondajului fac imposibilă identificarea persoanelor vizate, cu excepția anumitor cazuri în care respondenții pot adăuga informații într-o casetă cu text liber.

Sondajul include următoarea declarație de declinare a responsabilității: „pentru a menține anonimatul participanților, ne asigurăm că răspunsurile sunt structurate într-un mod care împiedică identificarea persoanelor. Cu toate acestea, vă rugăm să fiți conștienți de faptul că unele câmpuri de text liber permit persoanelor fizice libertatea de a introduce orice informații pe care le aleg, inclusiv date cu caracter personal despre ele însele sau despre alții. Încurajăm cu tărie participanții să se abțină de la divulgarea oricăror informații de identificare personală în aceste domenii.”

13. Informații privind modul în care persoanele vizate își pot exercita drepturile de acces și de rectificare și, după caz, de ștergere, restricționare și portabilitate a datelor:

În ceea ce privește adresele de e-mail ale membrilor personalului OE:

Membrii personalului pot solicita să aibă acces la propriile date cu caracter personal și la informații relevante privind modul în care operatorul economic le utilizează. De asemenea, aceștia pot solicita rectificarea oricăror date incomplete sau inexacte care îi privesc. În anumite condiții, aceștia au dreptul de a se opune utilizării datelor lor de către OE din motive legate de situația lor particulară, în orice moment, precum și dreptul de a solicita OE să le șteargă datele cu caracter personal sau să le restricționeze utilizarea.

OE va răspunde solicitărilor cât mai curând posibil și în termen de cel mult o lună.

În ceea ce privește răspunsurile la sondaj:

După ce respondenții își transmit răspunsurile la sondaj, acestea devin informații anonime. Ca atare, drepturile persoanelor vizate în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 nu sunt aplicabile în ceea ce privește răspunsurile la sondaj. Declarația de declinare a responsabilității de deasupra casetelor pentru text liber oferă respondenților suficiente informații cu privire la riscurile pe care le implică furnizarea de date cu caracter personal în răspunsurile lor. Întrucât sondajul este efectuat în mod anonim, nu este posibil din punct de vedere tehnic să se identifice „cine a răspuns la ce” și nici să se acorde respondenților dreptul de acces, rectificare, obiecție, ștergere sau restricționare a răspunsului lor.

Cu toate acestea, orice persoană vizată are dreptul de a accesa, de a rectifica, de a obiecta, de a șterge sau de a solicita restricționarea datelor cu caracter personal incluse într-una dintre căsuțele pentru text liber, în cazul în care acestea o privesc, în anumite condiții prevăzute în regulament. Cererile respective ar trebui adresate societății externe care prelucrează răspunsurile la sondaj (info@incidence.be) sau operatorului economic.

În orice moment, membrii personalului pot solicita biroului informații privind prelucrarea datelor lor cu caracter personal prin e-mail (EO@ombudsman.europa.eu) sau contactând Direcția Administrație. Serviciile vor răspunde solicitărilor lor cât mai curând posibil și în termen de cel mult o lună. De asemenea, aceștia pot contacta responsabilul cu protecția datelor din cadrul oficiului la adresa:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

În cazul în care doresc să depună o plângere cu privire la prelucrarea de către OE a datelor lor cu caracter personal, aceștia pot contacta Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (www.edps.europa.eu) la următoarea adresă: EDPS@edps.europa.eu

Declarație de confidențialitate referitoare la ancheta privind personalul din 2023 din cadrul Biroului Ombudsmanului European

Prezenta declarație de confidențialitate explică motivul prelucrării, modul în care Ombudsmanul European (OE) colectează, gestionează și asigură protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, modul în care sunt utilizate aceste informații și drepturile pe care persoanele vizate le pot exercita în legătură cu datele lor.

Operatorul este operatorul economic. Procesatorul este societatea externă responsabilă de compilarea răspunsurilor la sondaj și de redactarea raportului de sinteză.

1. Ce date cu caracter personal va prelucra Ombudsmanul European?

Sondajul este anonim. Înregistrarea răspunsurilor la sondaj nu conține nicio informație de identificare cu privire la respondenți.

Operatorul economic prelucrează adresele de e-mail profesionale ale personalului pentru a putea primi linkul către sondaj.

Stagiarii Oficiului OE nu participă la sondajul în rândul personalului.

În anumite cazuri, respondenții pot adăuga informații într-o casetă cu text liber. 

Instrucțiunile privind sondajul vor include o declarație specifică de declinare a responsabilității în acest sens: pentru a menține anonimatul participanților, ne asigurăm că răspunsurile sunt structurate într-un mod care împiedică identificarea persoanelor. Cu toate acestea, vă rugăm să fiți conștienți de faptul că unele câmpuri de text liber permit persoanelor fizice libertatea de a introduce orice informații pe care le aleg, inclusiv date cu caracter personal despre ele însele sau despre alții. Încurajăm cu tărie participanții să se abțină de la divulgarea oricăror informații de identificare personală în aceste domenii.

Atunci când fac observații în caseta pentru text liber, respondenții pot adăuga informații. În aceste cazuri, există posibilitatea ca anumiți respondenți să fie identificați sau să dezvăluie date cu caracter personal ale unor terți, în funcție de conținutul informațiilor pe care aleg să le furnizeze.

Aceste date cu caracter personal pot fi prelucrate de societatea externă și de Oficiul OE.

Un raport privind ancheta va fi elaborat de o societate externă și va fi distribuit personalului și echipei de conducere.

2. De ce prelucrează Ombudsmanul European aceste date cu caracter personal?

Astfel cum s-a menționat la punctul anterior, sondajul păstrează anonimatul. Cu toate acestea, membrii personalului au opțiunea de a divulga în mod voluntar datele lor cu caracter personal sau datele cu caracter personal ale terților în casetele pentru text liber. Numai în astfel de cazuri Ombudsmanul poate prelucra accidental date cu caracter personal.

Biroul Ombudsmanului European intenționează să efectueze un sondaj în rândul personalului pentru a colecta feedback din partea personalului cu privire la organizarea biroului, condițiile de muncă, mediul de lucru și aspectele etice și de bunăstare. Scopul este de a identifica domeniile percepute ca funcționând în mod satisfăcător, precum și domeniile care ar putea necesita acțiuni ulterioare și, în măsura posibilului, de a compara rezultatele în timp și cu cele ale altor instituții.

3. Care sunt temeiurile juridice și necesitatea prelucrării acestor date?

Prelucrarea este necesară în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a) (îndeplinirea unei sarcini de interes public).

Temeiul juridic este articolul 1e alineatele (2) și (3) din Statutul funcționarilor .

4. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor?

Prima categorie de date cu caracter personal, și anume adresele de e-mail ale tuturor membrilor personalului, este prelucrată de Direcția Administrație (membrii personalului TIC) și de echipa de proiect (un membru al SG și șeful echipei de resurse umane).

A doua categorie de date cu caracter personal, și anume cele care pot fi introduse de personal în observațiile din textul liber al sondajului, poate fi prelucrată de societatea externă responsabilă cu elaborarea raportului privind sondajul, de Direcția pentru administrație (membrii personalului TIC) și de echipa de proiect (un membru al SG și șeful echipei de resurse umane). Se presupune că această societate externă prelucrează numai date anonime, cu excepția casetelor de text liber, în cazul în care respondenții furnizează informații de identificare personală despre ei înșiși sau despre alte persoane.

5. Cine vor fi destinatarii datelor?

Beneficiarul este societatea externă responsabilă cu redactarea raportului privind sondajul. Rezultatele generale (date anonimizate) vor fi, de asemenea, comunicate personalului.

6. Cât timp vor fi păstrate datele?

Ombudsmanul va păstra datele cu caracter personal enumerate la punctul 1 de mai sus (adresele de e-mail ale respondenților la sondaj) atât timp cât este necesar pentru trimiterea Sondajului în rândul personalului 2023 membrilor personalului în cauză.

Societatea externă va păstra răspunsurile furnizate de respondenți atât timp cât este necesar pentru întocmirea raportului de anchetă și pentru o perioadă maximă de cinci ani . Datele vor fi șterse ulterior. Se presupune că toate răspunsurile sunt anonime, cu excepția casetelor pentru text liber, în cazul în care respondenții furnizează date cu caracter personal în acestea.

7. Cum vă protejăm datele?

EO utilizează „LimeSurvey” pentru a trimite sondajul respondenților și pentru a colecta răspunsurile. LimeSurvey este un instrument intern de anchetă care asigură faptul că toate datele prelucrate rămân pe un server securizat al Ombudsmanului European și că datele sunt protejate prin norme stricte de securitate.

Răspunsurile la întrebările sondajului fac imposibilă identificarea persoanelor vizate, cu excepția anumitor cazuri menționate în partea 1, în care respondenții pot adăuga informații într-o casetă de text liber.

Se va adăuga următoarea declarație de declinare a responsabilității: „pentru a menține anonimatul participanților, ne asigurăm că răspunsurile sunt structurate într-un mod care împiedică identificarea persoanelor. Cu toate acestea, vă rugăm să fiți conștienți de faptul că unele câmpuri de text liber permit persoanelor fizice libertatea de a introduce orice informații pe care le aleg, inclusiv date cu caracter personal despre ele însele sau despre alții. Încurajăm cu tărie participanții să se abțină de la divulgarea oricăror informații de identificare personală în aceste domenii.”

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

În ceea ce privește prima categorie de date cu caracter personal, și anume adresele de e-mail ale tuturor membrilor personalului:

Aveți dreptul de acces la propriile date cu caracter personal și la informațiile relevante privind modul în care OE le utilizează.

În anumite condiții, aveți, de asemenea, dreptul de a solicita rectificarea oricăror date incomplete sau inexacte care vă privesc. Puteți rectifica datele de identificare în orice moment. Aveți dreptul să vă opuneți utilizării datelor dvs. de către OE din motive legate de situația dvs. particulară, în orice moment.

În anumite condiții, aveți dreptul să solicitați operatorului să șteargă datele dvs. cu caracter personal sau să restricționeze utilizarea acestora.

OE va răspunde solicitărilor cât mai curând posibil și în termen de cel mult o lună.

În ceea ce privește a doua categorie de date cu caracter personal, și anume răspunsurile la sondaj:

După ce respondenții își transmit răspunsurile la sondaj, acestea devin informații anonime. Ca atare, drepturile persoanelor vizate în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 nu sunt aplicabile în ceea ce privește răspunsurile la sondaj. Declarația de declinare a responsabilității de deasupra casetelor pentru text liber oferă respondenților suficiente informații cu privire la riscurile pe care le implică furnizarea de date cu caracter personal în răspunsurile lor. Întrucât sondajul este efectuat în mod anonim, nu este posibil din punct de vedere tehnic să se identifice „cine a răspuns la ce” și nici să se acorde respondenților dreptul de acces, rectificare, obiecție, ștergere sau restricționare a răspunsului lor.

Cu toate acestea, orice persoană vizată are dreptul de a accesa, de a rectifica, de a obiecta, de a șterge sau de a solicita restricționarea datelor cu caracter personal incluse într-una dintre căsuțele pentru text liber, în cazul în care acestea o privesc, în anumite condiții prevăzute în regulament. Cererile respective ar trebui adresate societății externe care prelucrează răspunsurile la sondaj.

9. Pe cine să contactați în cazul în care aveți întrebări sau reclamații cu privire la aspecte legate de protecția datelor?

În orice moment, puteți trimite OE întrebări legate de protecția datelor privind organizarea anchetei în rândul personalului din 2023, la următoarea adresă:

Ombudsmanul European

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Puteți contacta societatea externă care prelucrează răspunsurile la sondaj la adresa:

Domnul Geoffroy Comhaire

INCIDENȚĂ SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgia

gcomhaire@incidence.be

Este important să se arate că, în principiu, societatea externă prelucrează numai informații anonime, și anume informații care nu se referă la o persoană fizică identificată sau identificabilă sau la date cu caracter personal anonimizate astfel încât persoana vizată nu este sau nu mai este identificabilă.

De asemenea, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor din cadrul biroului OE la următoarea adresă: RPD-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în orice moment la următoarea adresă: AEPD@edps.europa.eu

 

[1] Articolul 1e alineatele (2) și (3) Funcționarilor în activitate li se acordă condiții de muncă care respectă standardele corespunzătoare de sănătate și siguranță cel puțin echivalente cu cerințele minime aplicabile în temeiul măsurilor adoptate în aceste domenii în temeiul tratatelor. 3. Măsurile cu caracter social adoptate în conformitate cu prezentul articol sunt puse în aplicare de fiecare instituție în strânsă cooperare cu Comitetul pentru personal, pe baza acțiunilor multianuale propuse. Aceste acțiuni propuse se transmit în fiecare an autorității bugetare în cadrul procedurii bugetare”.

[2] A se vedea articolul 21.2.13 din Condițiile generale ale contractului: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en