• Depunerea unei plângeri
  • Solicitare de informaţii
60th Rome Treaty anniversaryEuropa ta - Portalul serviciilor publice europene şi naţionale on-line

Decizie a Ombudsmanului European privind procedurile interne de soluționare a cererilor de acces public la documente și a cererilor de informații

limbi disponibile :  bg.es.cs.da.de.et.el.en.fr.ga.hr.it.lv.lt.hu.mt.nl.pl.pt.ro.sk.sl.fi.sv

Procedurile stabilite în prezenta decizie au ca scop să asigure că, în examinarea cererilor de acces public la documente și a cererilor de informații, Ombudsmanul respectă cele mai înalte standarde în materie de transparență și eficiență.

Cererile de acordare a accesului public la documentele deținute de biroul Ombudsmanului European sunt tratate în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1049/2001[1], respectând totodată Statutul Ombudsmanului European[2].

Prezenta decizie se aplică, de asemenea, cererilor de informații primite de Secretariatul Ombudsmanului.

Ombudsmanul adoptă următoarele proceduri interne:

Articolul 1: Primirea cererilor de acces public la documente și a cererilor de informații

1.1 Serviciul care deține responsabilitatea principală în ceea ce privește soluționarea cererilor de acces public la documente și a cererilor de informații este Unitatea desemnată în acest scop.

1.2 În cazul în care primesc cereri de acces public la documente, membrii personalului Ombudsmanului le transmit fără întârziere Unității desemnate pentru a fi înregistrate și prelucrate.

1.3 Toți membrii personalului Ombudsmanului care primesc o cerere scrisă de informații au obligația de a o trata direct și cu promptitudine. În cazul în care acest lucru nu este posibil, cererea de informații trebuie să fie transmisă Unității desemnate.

Articolul 2: Cererile de acces public la documente

2.1 Cererile de acces public la documente se soluționează în conformitate cu normele[3] procedurale prevăzute la articolele 6-10 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. Aceste norme includ dreptul solicitantului de a depune o cerere de confirmare[4] în eventualitatea respingerii totale sau parțiale a cererii sau în cazul în care nu a fost furnizat un răspuns în termenul specificat.

2.2 Deciziile cu privire la cererile inițiale sunt luate de către șeful Unității desemnate. Dacă accesul la documentele solicitate este refuzat în totalitate sau parțial, decizia privind o cerere inițială trebuie să conțină motivele refuzului și să informeze solicitantul cu privire la dreptul său de a prezenta o cerere de confirmare.

2.3 Deciziile privind cererile de confirmare sunt adoptate de către Secretarul General. Dacă accesul la documentele solicitate este refuzat în totalitate sau parțial, decizia privind o cerere de confirmare trebuie să conțină motivele refuzului și să informeze solicitantul cu privire la dreptul său de a introduce o acțiune în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene, în conformitate cu dispozițiile relevante din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

2.4 Accesul public la documente este refuzat în cazul în care trebuie protejate anumite interese publice sau private, în conformitate cu excepțiile enumerate la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

2.5 În cazul în care o cerere de acces public la documente se referă la un document obținut în cursul unei anchete, de la orice persoană fizică sau juridică, instituție a UE sau stat membru în regim de confidențialitate, se aplică o prezumție de nedivulgare a documentului respectiv, în conformitate cu Statutul Ombudsmanului European[5].

2.6 În aceste cazuri, pentru a se respecta principiul transparenței, Ombudsmanul poate intra în contact cu persoana, instituția UE sau statul membru care a furnizat documentul în cauză, pentru a stabili dacă se poate renunța la confidențialitate și dacă documentul menționat poate fi făcut public.

Articolul 3: Datele cu caracter personal

3.1 În cazul în care a fost transmisă o cerere de acces public la un document care conține „date cu caracter personal”, în sensul Regulamentului privind protecția datelor[6], prelucrarea acestor date cu caracter personal se realizează în conformitate cu dispozițiile regulamentului menționat.

3.2 Pentru a se respecta principiul transparenței, numele membrilor personalului Ombudsmanului sunt în general divulgate, în contextul exercitării atribuțiilor profesionale ale acestora, cu excepția cazului în care există motive întemeiate împotriva divulgării lor.

Articolul 4: Cererile de informații

4.1 Cererile de informații trebuie să fie soluționate cât mai curând posibil și, în orice caz, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare.

4.2 Orice decizie prin care se refuză furnizarea informațiilor solicitate trebuie să specifice motivele[7] acestui refuz și să informeze solicitantul cu privire la dreptul său de a cere o reexaminare a deciziei.

4.3 În cazul în care este prezentată o cerere de reexaminare, Secretarul General reexaminează decizia prin care a fost refuzată furnizarea informațiilor solicitate. Reexaminarea trebuie să aibă loc cât mai curând posibil și, în orice caz, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare.

Articolul 5: Adoptarea și intrarea în vigoare

Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării. Decizia Ombudsmanului din 26 mai 2014 de adoptare a unor proceduri interne pentru soluționarea cererilor de acces public la documente și a cererilor de informații se abrogă.

Strasbourg, 01/09/2016

Emily O'Reilly

[1] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (JO L 145, 31.5.2001, p. 43).

[2] Decizia Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale pentru exercitarea funcțiilor Ombudsmanului (JO L 113, 4.5.1994, p. 15), astfel cum a fost modificată prin deciziile din 14 martie 2002 (JO L 92, 9.4.2002, p. 13) și din 18 iunie 2008 (JO L 189, 17.7.2008, p. 25).

[3] Termenul „procedurale” include, în domeniul său de aplicare, termenele-limită, modalitățile de acces și dreptul de a formula o cerere de reexaminare.

[4] „Cerere de confirmare” este termenul utilizat în Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 pentru a face referire la cererile de reexaminare a deciziilor adoptate.

[5] Ombudsmanul consideră că următoarele documente se încadrează în domeniul de aplicare a dispozițiilor de la punctul 2.5 din prezenta decizie: 1. Documentele sensibile, astfel cum sunt menționate la articolul 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, obținute de la o instituție a UE, 2. Documentele obținute în regim de confidențialitate de la o instituție a UE, inclusiv în urma unei inspecții, 3. Documentele clasificate drept secrete în temeiul unui act legislativ sau al unei reglementări care au fost obținute de la un stat membru, 4. Elementele de probă obținute în regim de confidențialitate de la funcționari sau alți agenți ai UE, prin intermediul mărturiilor depuse de aceștia, 5. Documentele obținute de la un reclamat sau de la o parte terță, care, în scopul protejării intereselor legitime ale reclamantului sau ale părții terțe respective, au fost clasificate de către Ombudsman drept confidențiale, fie la cererea reclamantului sau a părții terțe, fie din proprie inițiativă.

[6] Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date, JO L8, 12.1.2001, p. 1.

[7] Motivele unui astfel de refuz pot fi legate de confidențialitate, secretul profesional sau obligația de a nu aduce prejudicii unui reclamant sau oricărei alte persoane.