(Conformément à l’article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen(1))

LA PLAINTE

La plaignante a participé au concours COM/B/1/02, au cours duquel elle a échoué à l'examen écrit. Le 8 août 2003, elle a demandé à l'Office européen de sélection du personnel (ci-après dénommé l’OESP) de lui envoyer une copie de son examen corrigé, de la fiche d’évaluation ainsi que les critères de sélection fixés et appliqués par le jury du concours. Le 10 septembre 2003, l’OESP a fait parvenir à la plaignante une photocopie de sa copie d’examen, sans annotations, ainsi que la fiche d’évaluation. Le 15 septembre 2003, la plaignante a envoyé une deuxième lettre à l’OESP. Dans cette dernière, la plaignante réitérait sa demande vissant à avoir accès à sa copie d’examen, précisant qu’elle souhaitait une copie corrigée. Elle réitérait également sa demande de communication des critères de sélection établis par le jury. Le 13 octobre 2003, l’OESP a répondu qu’il lui avait envoyé tous les documents qu'il était en mesure de lui communiquer. Il expliquait que la copie d’examen avait été évaluée anonymement par deux évaluateurs sur la base des critères de sélection et que le jury avait décidé d’une note sur la base des commentaires de ces évaluateurs. L’OESP a également informé la plaignante de son droit de présenter une demande confirmative au secrétaire général de la Commission européenne conformément à l’article 7 du règlement 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission(2).

Le 20 octobre 2003, à savoir la date du dépôt de sa plainte auprès du Médiateur, la plaignante a présenté une demande confirmative au secrétaire général de la Commission européenne, réitérant sa demande de photocopie de sa copie d'examen corrigée et des critères de sélection établis par le jury.

Dans sa plainte déposée auprès du Médiateur, elle alléguait que

1) l’OESP ne lui avait pas donné accès à sa copie d’examen corrigée pour le concours COM/B/1/02;

2) l’OESP ne lui avait pas donné accès aux critères de sélections appliqués par le jury de sélection.

La plaignante revendique l’accès à sa copie d’examen corrigée et aux critères de sélections appliqués par le jury de sélection pour le concours COM/B/1/02.

L’ENQUETE

L’avis de l’OESP

L’OESP a joint une copie de la réponse de la Commission à la demande confirmative de la plaignante, présentée conformément à l'article 7 du règlement 1049/2001. L’OESP a déclaré qu'il n'avait rien à ajouter au contenu de cette réponse.

La réponse de la Commission à la demande confirmative de la plaignante peut se résumer comme suit:

En ce qui concerne la demande de la plaignante de recevoir sa copie d’examen corrigée, la Commission a tout d’abord expliqué que les différents évaluateurs ne rédigeaient pas leurs remarques sur la copie d’examen elle-même mais sur des fiches d’évaluation distinctes. Le jury examine ces fiches d’évaluation distinctes afin de procéder à son évaluation. La Commission a fait remarquer que l’OESP avait déjà envoyé à la plaignante une photocopie de la copie d’examen qui avait été évaluée, sans annotations, et de la fiche d’évaluation finale. Concernant cette dernière, la Commission a souligné que la fiche mentionnait les points qui avaient fait l’objet d’une évaluation, à savoir: connaissance de la matière, compétences écrites, aptitude à développer des idées, compétences analytiques et capacité d'argumentation. Elle a déclaré que tout ceci constituait une évaluation globale de la copie d’examen qui permettait aux candidats de comprendre les raisons de la note qui leur avait été attribuée.

La Commission a en outre expliqué que les fiches d'évaluation distinctes complétées par les évaluateurs étaient des documents préparatoires destinés à aider le jury du concours lors de son évaluation des candidats. Elles mentionnent des avis à usage interne lors des délibérations du jury de sélection. De l'avis de la Commission, les rendre publiques minerait par conséquent considérablement le processus décisionnel, en créant par exemple un risque de pression externe qui porterait atteinte à l'indépendance et à l'objectivité du jury de sélection. Elle a invoqué l'exception prévue à l'article 4, paragraphe 3, point ii, du règlement 1049/2001, qui stipule que "L’accès à un document contenant des avis destinés à l’utilisation interne dans le cadre de délibérations et de consultations préliminaires au sein de l’institution concernée est refusé même après que la décision a été prise, dans le cas où la divulgation du document porterait gravement atteinte au processus décisionnel de l’institution, à moins qu’un intérêt public supérieur ne justifie la publication du document visé".

La Commission a également évoqué l’article 6 de l’annexe III du statut des fonctionnaires, qui établit la nature secrète du travail du jury de sélection dans le but de protéger ses membres contre toute ingérence et pression externe. La Commission a fait référence à la jurisprudence en la matière(3).

Quant aux critères de sélection appliqués par le jury de sélection, ces derniers ont été établis au préalable par le jury lui-même. La Commission a renvoyé à l’affaire Innamorati de 1996(4), pour laquelle la Cour de justice a jugé que de tels critères faisaient partie intégrante des délibérations du jury de sélection, et, en tant que tels, étaient protégés par le secret professionnel(5). Rappelant cette décision, la Commission a considéré que l’accès aux critères de sélection devait être refusé au titre de l’article 4, paragraphe 3, du règlement 1049/2001 (figurant ci-dessus), étant donné que leur publication porterait sérieusement atteinte au processus décisionnel du jury.

La Commission a également informé la plaignante qu'elle avait envisagé de lui accorder un accès partiel aux documents demandés en accord avec l'article 4, paragraphe 6, du règlement 1049/2001. Toutefois, elle avait conclu que les informations figurant dans les documents en question étaient indissociables et que l'accès partiel n'était par conséquent pas envisageable.

La Commission avait également fait part à la plaignante qu'elle s’était demandé, conformément à l'article 4, paragraphe 3, point ii, du règlement 1049/2001, si, oui ou non, un «intérêt public supérieur de la divulgation» justifierait l'octroi de l’accès aux documents demandés. La Commission avait toutefois conclu que l’intérêt de la plaignante était plutôt de nature personnelle que publique et que, par conséquent, cette disposition ne trouvait pas application.

Les observations de la plaignante

L’avis de la Commission a été transmis à la plaignante, dont le Médiateur n’a reçu aucune observation.

LA DÉCISION

1 Remarques préliminaires

1.1 Dans sa réponse à la demande confirmative de la plaignante, que l’OESP, dans son avis, considérait comme mentionnant les raisons du refus de l'accès aux documents, la Commission a abordé la question de l'accès aux fiches d’évaluation distinctes complétées par les évaluateurs.

1.2 Cette question n’a pas été traitée dans la plainte, laquelle concernait l’accès à la copie d’examen corrigée et aux critères de sélection, et n'a pas non plus été abordée par la plaignante par la suite. Elle porte par conséquent sur une question hypothétique dont l’examen ne répondrait pas aux allégations ou revendications avancées par la plaignante. Attendu que la présente enquête du Médiateur a pour objet d'examiner le litige existant auquel il est fait référence dans la lettre de la plaignante en date du 20 octobre 2003, le Médiateur, pour cette raison, ne juge pas appropriée l’évaluation de la question de l’accès aux fiches d’évaluation distinctes complétées par les évaluateurs. Toutefois, la plaignante reste libre de déposer une demande d'accès à ces fiches d'évaluation et de réclamer l'examen de tout rejet d'une telle demande.

1.3 De plus, le Médiateur fait remarquer que l’OESP et la Commission ont décidé de répondre à la demande, déposée par la plaignante, d’accès aux documents concernés sur la base du règlement 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents(6). Il apparaît que la plaignante a accepté que sa demande soit traitée dans le cadre du règlement 1049/2001, lequel constitue par conséquent la base juridique de l’examen du Médiateur en l’espèce.

Toutefois, le Médiateur juge pertinent d’attirer l’attention sur l’article 41, paragraphe 2, point ii, de la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, qui fait référence au droit d’accès de «toute personne au dossier qui la concerne, dans le respect des intérêts légitimes de la confidentialité et du secret professionnel et des affaires». De l’avis du Médiateur, il est loisible aux personnes ayant participé à des concours de recrutement de demander l'accès à leur dossier de candidature sur le fondement de ce droit.

2 Allégation de refus de l'accès à la copie d'examen corrigée

2.1 La plaignante a participé au concours COM/B/1/02, organisé par l’Office européen de sélection du personnel (l’OESP). Ayant échoué au concours, elle a demandé à l’OESP de lui autoriser l'accès à sa copie d'examen corrigée. L’OESP a envoyé à la plaignante une photocopie de sa copie d’examen sans annotations, de même que la fiche d’évaluation. La plaignante a de nouveau écrit à l’OESP, expliquant qu'elle souhaitait une photocopie corrigée de sa copie d'examen. Sur ce, l’OESP a informé la plaignante qu’il lui avait transmis tous les documents auxquels elle pouvait avoir accès. Il a également informé la plaignante qu’elle était libre d’introduire une demande confirmative auprès du secrétaire général de la Commission européenne conformément à l’article 7 du règlement 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission(7). La plaignante a soumis une telle demande au secrétaire général de la Commission le 20 octobre 2003. Dans sa plainte auprès du Médiateur, elle alléguait que l’OESP lui avait refusé l'accès à sa copie d’examen corrigée.

2.2 Dans son avis, l’OESP a joint une copie de la réponse de la Commission à la demande confirmative de la plaignante du 20 octobre 2003. L’OESP déclarait qu'il n'avait rien à ajouter au contenu de cette réponse, en date du 14 novembre 2003.

Dans sa réponse à la demande confirmative de la plaignante, la Commission expliquait que les différents évaluateurs ne rédigeaient pas leurs remarques sur la copie d’examen elle-même, mais sur des fiches d’évaluation distinctes. La Commission a fait remarquer que l’OESP avait déjà transmis à la plaignante une photocopie de l'examen et de la fiche d'évaluation finale établie d’un commun accord par le jury de sélection.

2.3 Le 18 octobre 1999, le Médiateur européen a transmis un rapport spécial au Parlement européen à la suite de l’enquête d’initiative sur le secret dans les procédures de recrutement de la Commission(8). Le rapport spécial comprenait une recommandation formelle selon laquelle, dans les concours de recrutement à venir, la Commission devrait accorder aux candidats, sur demande, l’accès à leurs propres copies d’examen corrigées. Le 7 décembre 1999, le président de la Commission européenne a écrit au Médiateur européen pour l’informer que:

«La Commission accueille favorablement les recommandations figurant dans ce rapport, et proposera les aménagements légaux et pratiques nécessaires afin de permettre aux candidats qui en font la demande d’accéder à leurs propres copies d’examen corrigées dès le 1er juillet 2000»(9)

2.4 Le Médiateur remarque que la plaignante a demandé à l’OESP de lui autoriser l’accès à sa propre copie d’examen corrigée. Suite à sa demande, elle a reçu des photocopies de sa copie d'examen écrit et de la fiche d'évaluation. Le jury de sélection a rédigé ses commentaires concernant l’évaluation de la copie d’examen de la plaignante sur cette fiche d’évaluation, dont une copie a été soumise au Médiateur, conjointement avec la présente plainte. À la connaissance du Médiateur, il n'existe aucune règle qui obligerait le jury de sélection à rédiger ses commentaires d’évaluation d'un candidat sur la copie d'examen. À la lumière des remarques claires et cohérentes qui figurent sur la fiche d’évaluation, le Médiateur estime que la réponse de la Commission apparaît raisonnable.

2.5 Dans ces circonstances, le Médiateur européen considère qu'il semble n’y avoir eu aucun cas de mauvaise administration pour ce qui est de la première allégation soulevée par la plaignante.

3 Allégation de refus de l’accès aux critères de sélection

3.1 La plaignante a allégué que l’OESP lui avait refusé l'accès aux critères de sélection appliqués par le jury de sélection.

3.2 Dans sa réponse à la demande confirmative de la plaignante, mentionnée dans l’avis de l’OESP, la Commission a expliqué que ces critères avaient été établis au préalable par le jury de sélection lui-même. Elle a cité la décision de la Cour de justice dans l’affaire Innamorati contre le Parlement européen(10), dans laquelle la Cour a statué que de tels critères font partie intégrante des délibérations du jury de sélection et, à ce titre, sont protégés par le secret professionnel relatif à ces délibérations(11). Se référant à cette affaire, la Commission a estimé que l’accès aux critères de sélection devait être refusé au titre de l’article 4, paragraphe 3, point ii, du règlement 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission(12).

3.3 Concernant l’opinion de la Commission selon laquelle elle devait refuser l’accès à la lumière de l’affaire Innamorati, le Médiateur juge utile de citer les paragraphes de l’arrêt suivants:

«29 Les critères de correction adoptés par le jury préalablement aux épreuves font partie intégrante des appréciations de nature comparative auxquelles se livre le jury sur les mérites respectifs des candidats. En effet, ils tendent à assurer, dans l’intérêt de ces derniers, une certaine homogénéité des appréciations du jury, notamment lorsque le nombre de candidats est élevé. Ces critères sont donc couverts par le secret des délibérations au même titre que les appréciations du jury.

30 Les appréciations de nature comparative auxquelles se livre le jury sont reflétées par les notes que ce dernier attribue aux candidats. Celles-ci sont l’expression des jugements de valeur portés sur chacun d’eux.

31 Compte tenu du secret qui doit entourer les travaux du jury, la communication des notes obtenues aux différentes épreuves constitue une motivation suffisante des décisions du jury. (pas souligné dans l'original)

3.4 Il ressort clairement de ce qui précède que l’affaire Innamorati concernait uniquement l’obligation d’exposer les motifs de décisions individuelles prises de manière spécifique dans le contexte de concours de recrutement. L’arrêt rendu dans l’affaire Innamorati ne concerne pas, par conséquent, la question de l’accès aux documents. Le Médiateur estime que l’arrêt dans l’affaire Innamorati ne peut donc pas être invoqué en tant que précédent juridique obligeant les institutions à garder secrets les critères de sélection conformément au règlement 1049/2001.

3.6 Le Médiateur constate que les récents jugements du Tribunal de première instance semblent étayer cette thèse. Dans l’affaire Pyres(13) et l’affaire Alexandratos et Panagiotou(14), le Tribunal de première instance a estimé que, bien que la communication de la note obtenue par des candidats aux diverses épreuves constitue une motivation suffisante de la décision du jury, cela n’implique pas qu’un candidat qui en fait la demande ne puisse pas être informé des critères de sélection du jury.

3.7 En outre, le Médiateur note que l’autorisation d’accéder aux critères de sélection semble être en accord avec la politique et la législation de l’Union européenne sur la transparence et l’accès du public aux documents, qui se sont développées considérablement depuis l’arrêt rendu par la Cour dans l’affaire Innamorati en 1996.

En 1997, le traité d’Amsterdam a modifié le traité sur l’Union européenne, insérant le principe suivant à l’article 1 des dispositions communes de ce Traité:

«Le présent Traité marque une nouvelle étape dans le processus créant sans cesse une Union plus étroite entre les peuples de l’Europe, dans laquelle les décisions sont prises dans le plus grand respect possible du principe d’ouverture et le plus près possible des citoyens.» (pas souligné dans l’original)

Le traité d’Amsterdam a également inséré l’article 225 dans le traité instituant les Communautés européennes. L’article 255 du traité stipule que:

«Tout citoyen de l’Union et toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un État membre a un droit d’accès aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, sous réserve des principes et des conditions qui seront fixés …».

L’article 255, paragraphe 2, stipule que «les principes généraux et les limites qui, pour des raisons d'intérêt public ou privé, régissent l’exercice de ce droit d’accès aux documents sont fixés par le Conseil, statuant conformément à la procédure visée à l’article 251, dans les deux ans suivant l’entrée en vigueur du traité d’Amsterdam.»

Sur la base de cette disposition, le Conseil et le Parlement ont adopté le règlement 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents le 30 mai 2001(15).

Le préambule du règlement 1049/2001 confirme que «transparence … de garantie une plus grande légitimité, efficacité et responsabilité de l’administration à l’égard des citoyens dans un système démocratique» (considérant 2, pas souligné dans l’original), et que «en principe, tous les documents des institutions devraient être accessibles au public» (considérant 11). L’article 1(b) stipule expressément que le règlement 1049/2001 vise à «arrêter des règles garantissant un exercice aussi aisé que possible de ce droit.»

3.8 Au vu de ce qui précède, le Médiateur estime que l’OESP et la Commission ont eu tort de considérer que l'arrêt rendu dans l’affaire Innamorati les obligeait à refuser l’accès aux critères de sélection en vertu de l’article 4, paragraphe 3, point ii, du règlement 1049/2001. Par conséquent, l’OESP et la Commission n'ont pas motivé de façon adéquate le refus de l'accès, ce qui constitue un cas de mauvaise administration. En conséquence, le Médiateur établit le projet de recommandation figurant ci-dessous.

3.9 En outre, le Médiateur souhaite ajouter que l’exception prévue à l’article 4, paragraphe 3, point ii, ne semble pas s’appliquer au type de document dont il est ici question. L’article 4, paragraphe 3, point ii, s’applique aux «documents contenant des avis». Le Médiateur estime qu’un document contenant des critères de sélection ne peut pas être assimilé à un «document contenant des avis»(16).

4 Conclusion

Au vu de ce qui précède, le Médiateur communique le projet de recommandation suivant à l’OESP, conformément à l’article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur:

L’OESP devrait revenir sur son refus d’accorder à la plaignante l'accès aux critères de sélection fixés par le jury de sélection lui en accorder l'accès, à moins que des raisons valables n'empêchent leur divulgation au titre de n'importe quelle des exceptions prévues par le règlement 1049/2001 relatif aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission.

L’OESP et la plaignante seront tenues informés de ce projet de recommandation. Conformément à l’article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur, l’OESP enverra un avis circonstancié avant le 31 décembre 2004. L’avis circonstancié pourrait porter acceptation de la décision du Médiateur et détailler les mesures prises en vue de la mise en œuvre du projet de recommandation.

Strasbourg, le 7 octobre 2004

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Décision 94/262 du 9 mars 1994 du Parlement européen concernant le statut et les conditions générales d’exercice des fonctions du médiateur, JO 1994 L 113, p 15.

(2) Journal officiel 2001 L 145, p 43.

(3) Affaire T-53/00 Angioli [2000] Recueil de la Jurisprudence 2003 II-73; affaire T-33/00, Martínez Paramo e.a. [2000] Recueil de la Jurisprudence 2003 II-541; affaire T-72/01, Pyres, jugement du 25 juin 2003.

(4) Affaire C-254/95 P Innamorati [1996] Recueil de la Jurisprudence I-3423.

(5) Ib., paragraphe 29.

(6) Journal officiel 2001 L 145, p 43.

(7) Journal officiel 2001 L 145, p 43.

(8) Rapport spécial du Médiateur européen à l’attention du Parlement européen consécutif à l’enquête d’initiative sur le secret dans les procédures de recrutement de la Commission: http://www.ombudsman.europa.eu/special/en/default.htm.

(9) Voir communiqué de presse n° 16/99 du Médiateur européen du 15 décembre 1999.

(10) Affaire C-254/95 P Innamorati [1996] Recueil de la Jurisprudence I-3423.

(11) Ib., paragraphe 29.

(12) Journal officiel 2001 L 145, p 43.

(13) Affaire T-72/01, Pyres, jugement du 25 juin 2003, paragraphes 70 - 71.

(14) Affaire T-233/02, Alexandratos et Panagiotou, jugement du 17 septembre 2003, paragraphe 31.

(15) Journal officiel 2001 L 145, p 43.

(16) D’autres versions linguistiques du règlement 1049/2001 semblent étayer la thèse du Médiateur, par exemple "des avis" (français), "Stellungnahme" (allemand), "yttranden" (suédois), "meningstilkendegivelser" (danois), "opiniones" (espagnol), "riflessioni" (italien).