You have a complaint against an EU institution or body?

Available languages:
  • DEDeutsch

Empfehlungsentwurf des Europäischen Bürgerbeauftragten an die Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) in der Beschwerdesache 258/2009/(AF)GG

gemäß Artikel 3 Absatz 5 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten[1]

Der Hintergrund der Beschwerde

1. Die Beschwerdeführerin, ein eingetragener Verein, ist der Städte-partnerschaftsverein der deutschen Stadt Nidda.

2. Im November 2007 reichte die Beschwerdeführerin bei der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur („EACEA“) einen Antrag auf einen Zuschuss aus dem Programm „Europa für Bürgerinnen und Bürger (2007-2013)“ der Europäischen Kommission für ein Projekt ein. Dieses Projekt gehörte zur Maßnahme 1.2 („Bildung thematischer Netzwerke zwischen Partnerstädten“) der Aktion 1 („Aktive Bürger/innen für Europa“) dieses Programms. Das Projekt betraf ein Treffen, an dem Bürger aus Deutschland, dem Vereinigten Königreich, Frankreich, Italien und Österreich teilnehmen sollten. Die Beschwerdeführerin beantragte eine Förderung in Höhe von etwa 10 500 Euro.

3. Anträge für Projekte, die zwischen dem 1. April 2008 und dem 31. März 2009 beginnen sollten, mussten bis zum 1. Dezember 2007 eingereicht werden. Das von der Beschwerdeführerin geplante Projekt sollte vom 10. bis 13. April 2008 durchgeführt wurden. Der Beschwerdeführerin zufolge sahen die einschlägigen Bestimmungen vor, dass die Listen der ausgewählten Projekte bis zum 1. März 2008 veröffentlicht werden sollten.

4. Mit Schreiben vom 27. Dezember 2007 bestätigte die EACEA den Eingang des Antrags der Beschwerdeführerin. Die EACEA setzte die Beschwerdeführerin darüber hinaus davon in Kenntnis, dass die Listen der für eine Förderung ausgewählten Projekte bis spätestens zum 14. März 2008 auf ihrer Internetseite veröffentlicht werden würden und dass Antragsteller, deren Projekte abgelehnt wurden, schriftlich informiert würden.

5. In einem per Fax und per E-Mail übermittelten Schreiben vom 17. März 2008 erkundigte sich die Beschwerdeführerin bei der EACEA, ob und gegebenenfalls in welcher Höhe mit einer Finanzhilfe der EU gerechnet werden könne. In ihrer Antwort vom 19. März 2008 teilte die EACEA der Beschwerdeführerin mit, dass sie leider noch nicht in der Lage sei, die Fragen zu beantworten. Der Beschwerdeführerin wurde geraten, regelmäßig die einschlägige Internetseite zu konsultieren.

6. Am 1. April 2008 wandte sich die Beschwerdeführerin erneut an die EACEA und betonte, dass die Angelegenheit dringend sei.

7. Mit Schreiben vom 6. Mai 2008 teilte die EACEA der Beschwerdeführerin mit, dass ihr Antrag abgelehnt worden sei, da das Projekt als weniger geeignet als andere Projekte eingestuft worden sei. Dies bezog sich zum einen auf die erwarteten Ergebnisse der Aktion und zum anderen auf die Öffentlichkeitswirkung des Projektes und seiner geplanten Folgeaktivitäten. Die Beschwerdeführerin trug vor, dass dieses Schreiben am 13. Mai 2008 bei ihr eingegangen sei.

8. Am 30. Mai 2008 wandte sich die Beschwerdeführerin gegen diese Entscheidung. Sie rügte insbesondere die entstandene Verzögerung und betonte, dass somit das Projekt letztlich nicht mehr abgesagt werden konnte. Die Beschwerdeführerin erhob auch Einwände gegen die von der EACEA vorgetragenen Gründe zur Ablehnung des Antrags. Am 3. Juni 2008 wandte sich die Beschwerdeführerin auch an Herrn A., den für die Abwicklung des Programms Verantwortlichen bei der EACEA. Die Beschwerdeführerin betonte, dass sie ohne eigenes Verschulden in eine finanziell schwierige Lage geraten sei.

9. In ihrer Antwort vom 10. Juli 2008 wies die EACEA darauf hin, dass sie die aufgetretene Verzögerung bedauere. Die EACEA trug allerdings vor, dass Informationen über die Gründe für diese Verzögerung auf der Internetseite veröffentlicht worden seien. Nach Auffassung der EACEA war die Verzögerung darauf zurückzuführen, dass die Auswahlentscheidungen in Bezug auf die Projekte erst nach Rücksprache mit den Mitgliedstaaten und dem Europäischen Parlament getroffen werden konnten. Dieses Verfahrenserfordernis sei noch nicht bekannt gewesen, als das Programm „Europa für Bürgerinnen und Bürger (2007-2013)“ eingeführt wurde. Die EACEA bekräftigte darüber hinaus ihre Ansicht, dass die Ablehnung des Antrags der Beschwerdeführerin ordnungsgemäß sei. Im Übrigen handelten Antragsteller, die Projekte durchführten, ohne über die Ergebnisse ihres Antrags informiert worden zu sein, auf eigenes Risiko.

10. Am 8. August 2008 erneuerte die Beschwerdeführerin ihre Rüge. Sie trug vor, dass die EACEA sie in Übereinstimmung mit dem ursprünglich vorgesehenen Zeitplan hätte informieren müssen, was es ihr erlaubt hätte, das Projekt zu ändern oder abzusagen. Nach Ansicht der Beschwerdeführerin hatte die EACEA mit ihrem Verhalten gegen die Pflicht zur Gleichbehandlung aller Antragsteller verstoßen, da der EACEA bekannt gewesen sei, dass das von der Beschwerdeführerin geplante Projekt Anfang April 2008 stattfinden sollte.

11. Am 6. Oktober 2008 bekräftigte die Beschwerdeführerin ihre Position und ersuchte die EACEA, ihren Antrag nochmals zu prüfen.

12. In einem Schreiben vom 4. November 2008 bestätigte die EACEA ihre Haltung.

13. Am 15. November 2008 wandte sich die Beschwerdeführerin erneut an die EACEA. In ihrem Schreiben stellte die Beschwerdeführerin unter anderem fest, dass etwa 300 000 Euro für Anträge aus Italien, aber nur etwa 200 000 Euro für Anträge aus Deutschland bewilligt worden seien. Nach Ansicht der Beschwerdeführerin war dies unausgewogen und ließ es zweifelhaft erscheinen, ob die Anträge korrekt bewertet worden waren.

14. In ihrer Antwort vom 2. Dezember 2008 drückte die EACEA erneut ihr Bedauern über die entstandene Verzögerung aus. Sie wies auch darauf hin, dass alle Anträge von einem Ausschuss unter Mitwirkung unabhängiger Sachverständiger  geprüft worden seien.

Der Gegenstand der Untersuchung

15. In ihrer Beschwerde an den Bürgerbeauftragten rügte die Beschwerdeführerin im Wesentlichen, dass die EACEA ihren Antrag nicht ordnungsgemäß behandelt habe. In diesem Zusammenhang machte die Beschwerdeführerin folgende Punkte geltend: (1) Die EACEA habe es unterlassen, sich an ihre eigenen Ankündigungen zu halten, als sie das Datum, an dem die Listen der erfolgreichen Projekte veröffentlicht werden sollten, vom 1. auf den 14. März 2008 verschob. (2) Die EACEA habe es versäumt, die Frist zum 14. März 2008 einzuhalten, und der Beschwerdeführerin erst fast zwei Monate später mitgeteilt, dass ihr Antrag abgewiesen worden war. (3) Die Begründung, welche die EACEA zur Erklärung dieser Verzögerungen vorgelegt habe, sei nicht überzeugend. (4) Die Abweisung des Antrags der Beschwerdeführerin sei im Hinblick auf die Qualität des durchgeführten Projekts unbegründet. (5) Die Aufteilung der Fördermittel zwischen den jeweiligen Mitgliedstaaten sei unausgewogen. Dies lasse es zweifelhaft erscheinen, ob die Anträge korrekt bewertet worden seien.

16. Die Beschwerdeführerin forderte, dass die EACEA ihren Antrag neu prüfen und in jedem Falle eine Förderung für ihr Projekt gewähren solle.

Die Untersuchung

17. Die Beschwerde wurde am 29. Januar 2009 eingereicht. Am 25. Februar 2009 reichte die Beschwerdeführerin nach Aufforderung der Dienststelle des Bürgerbeauftragten die erforderlichen Belegunterlagen ein.

18. Am 17. März 2009 ersuchte der Bürgerbeauftragte die EACEA um eine Stellungnahme zu dieser Beschwerde.

19. Am 29. Juni 2009 übermittelte die EACEA ihre Stellungnahme, die an die Beschwerdeführerin weitergeleitet wurde. Letztere übermittelte am 20. August 2009 ihre Anmerkungen.

20. Am 28. September 2009 ersuchte der Bürgerbeauftragte die EACEA um zusätzliche Auskünfte zu dem vorliegenden Fall, welche am 25. November 2009 übermittelt wurden. Diese Antwort wurde an die Beschwerdeführerin weitergeleitet, die am 27. Januar 2010 Anmerkungen übermittelte.

21. Am 21. April 2010 unterbreitete der Bürgerbeauftragte der EACEA einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung. Die EACEA sandte ihre Antwort am 25. August 2010. Diese Antwort wurde an die Beschwerdeführerin weitergeleitet, die am 30. Oktober 2010 Anmerkungen übermittelte.

Die Analyse und die Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

A. Vorwurf der nicht ordnungsgemäßen Bearbeitung des Antrags

Argumente, die dem Bürgerbeauftragten vorgelegt wurden

22. In ihrer Stellungnahme trug die EACEA folgende Erklärungen vor:

23. Die einschlägigen Anträge seien zunächst auf ihre Förderfähigkeit geprüft worden. Von den 96 eingegangenen Anträgen seien 23 als nicht förderfähig bewertet worden. Der Antrag der Beschwerdeführerin sei als förderfähig erachtet worden. Alle förderfähigen Anträge seien dann von zwei unabhängigen Sachverständigen geprüft worden (7.-13. Februar 2008). Wichen beide Bewertungen erheblich voneinander ab, sei eine dritte Prüfung durchgeführt worden. Der Bewertungsausschuss, der sich am 14. Februar 2008 getroffen habe, habe die Ergebnisse der Bewertungen durch die Sachverständigen bestätigt und dem Anweisungsbefugten vorgeschlagen, die Anträge zur Förderung auszuwählen, die 50 oder mehr von 100 Punkten erreicht hatten. Das Projekt der Beschwerdeführerin habe 46 von 100 bzw. 44 von 100 Punkten erhalten, was ein Gesamtergebnis von 45 von 100 Punkten ergeben habe. Insgesamt habe der Bewertungsausschuss eine Förderung in Höhe von 922 353,38 Euro für 58 Anträge vorgeschlagen, während 15 Anträge abgelehnt werden sollten.

24. Am 28. Februar 2008 sei die Liste der für eine Förderung vorgeschlagenen Projekte dem Programmausschuss zur Stellungnahme, die bis zum 7. März 2008 abzugeben gewesen sei, vorgelegt worden. Anschließend sei sie dem Europäischen Parlament zur Ausübung seiner Kontrollbefugnis unterbreitet worden. Nach Ablauf der Frist für die Ausübung der Kontrollbefugnis des Parlaments habe die Kommission am 18. April 2008 die Auswahlentscheidung unterzeichnet. Unmittelbar darauf sei die Liste der ausgewählten Projekte auf der Internetseite der EACEA veröffentlicht worden.

25. Die aufgetretene Verzögerung sei den Erfordernissen des Komitologie‑Verfahrens geschuldet, die seit Juni 2007 für die EACEA galten. Dieses Verfahren, das das Auswahlverfahren um sechs bis acht Wochen verlängert habe, sei nicht vorgesehen gewesen, als das Verfahren für die Antragstellung eingeleitet wurde.

26. Die EACEA trug vor, dass im März 2008 folgender Hinweis auf ihrer Internetseite veröffentlicht worden sei:

„Die Exekutivagentur hat die Evaluation der Projekte abgeschlossen... Da die Auswahlentscheidungen aber erst nach Rücksprache mit den Mitgliedstaaten und dem Europäischen Parlament getroffen werden, sind sie noch nicht endgültig. Sobald das Europäische Parlament zugestimmt hat (Mitte April), werden die zur Förderung ausgewählten Projekte auf dieser Website bekanntgegeben.

Den aktuellen Stand des endgültigen Entscheidungsprozesses entnehmen Sie bitte dieser Website. Bitte sehen Sie zwischenzeitlich von Nachfragen bei der Abteilung Bürgerschaft der Exekutivagentur ab, da sie gegenwärtig keine weiteren Auskünfte erteilen kann.“

27. Die EACEA trug vor, dass im Einklang mit Artikel 116 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften („Haushaltsordnung“)[2] Antragsteller erst nach der formellen Entscheidung darüber informiert werden könnten, wie ihr Antrag beschieden wurde. Unmittelbar nachdem die EACEA die formelle Entscheidung mit Datum vom 18. April 2008 erhalten hatte, habe sie auf ihrer Internetseite die Ergebnisse des Auswahlverfahrens veröffentlicht.

28. Der Antrag der Beschwerdeführerin sei von zwei erfahrenen unabhängigen Sachverständigen anhand einer Reihe formeller Vergabekriterien, die im einschlägigen Leitfaden klar dargelegt gewesen seien, beurteilt worden.

29. Ob einem Antrag auf Gewährung einer Finanzhilfe stattgegeben werde oder nicht, werde anhand seiner Qualität entschieden und nicht auf der Grundlage eines Quotensystems, bei dem förderfähigen Ländern im Voraus bestimmte Haushaltsmittel zugewiesen würden. Es bestehe jedoch gewöhnlich ein Zusammenhang zwischen der Anzahl der von einem Land eingereichten Anträge und der Höhe der gewährten Finanzhilfe. Dies treffe auch auf Deutschland zu. Nach den Zahlen für 2008 stammten 19,7 % aller Anträge aus Deutschland und  19,1 % der gewährten Finanzhilfen gingen nach Deutschland.

30. Die EACEA räumte ein, dass sie den von ihr selbst festgesetzten Termin für die Veröffentlichung der Ergebnisse des Auswahlverfahrens aufgrund der ungeplanten Anwendung des Komitologie‑Verfahrens nicht eingehalten habe. Um die Antragsteller über diese Verzögerung zu informieren, habe sie auf ihrer Internetseite einen entsprechenden Hinweis veröffentlicht. Dies sei vor dem ursprünglichen Ende der Frist für die Veröffentlichung der Ergebnisse des Auswahlverfahrens erfolgt, wobei eine neue Frist für die Veröffentlichung angegeben worden sei, die eingehalten worden sei.

31. Die Ablehnung des Antrags der Beschwerdeführerin sei begründet. Es gebe keinen Grund für die Behauptung, die Zuteilung der Mittel sei in Anbetracht der Zahl der deutschen Antragsteller im Vergleich zu jener der Begünstigten unausgewogen.

32. Die EACEA fügte hinzu, dass die Kommission im Bewusstsein der Auswirkungen der Länge des Auswahlverfahrens auf Projekte den Beschluss gefasst habe, vorzuschlagen, das langwierige Komitologie‑Verfahren durch ein einfacheres Informationsverfahren zu ersetzen. Das Verfahren zur Änderung der Rechtsgrundlage sei 2007 eingeleitet und 2008 abgeschlossen worden und seit Januar 2009 in Kraft. Unter Berücksichtigung dessen sei der alte Zeitplan für die Einreichung von Anträgen, der sieben Jahre lang gültig gewesen sei, aufrechterhalten und nicht verändert worden.

33. In ihren Anmerkungen trug die Beschwerdeführerin vor, dass die EACEA sie früher über die Ergebnisse der Bewertung ihres Antrags hätte informieren können. Am 14. Februar 2008 sei eine Vorentscheidung gefallen und zumindest die Antragsteller, die eine zu geringe Punktzahl bei der Bewertung bekamen, so dass sie für eine Förderung nicht in Frage kamen, hätten zu diesem Zeitpunkt benachrichtigt werden müssen. Auch nach Erstellung der entsprechenden Liste am 28. Februar 2008 hätte eine Information erfolgen können. Die im März 2008 erteilte Information sei falsch oder völlig irreführend gewesen. Wenn auf der Internetseite der EACEA ein Hinweis veröffentlicht worden sei, dränge sich die Frage auf, warum die entsprechende Information der Beschwerdeführerin nicht als Antwort auf ihre Anfragen vom 17. März und 1. April 2008 mitgeteilt worden sei. Die Beschwerdeführerin betonte, dass die EACEA somit zu den ernsten finanziellen Problemen des Vereins beigetragen habe, da das Projekt nicht mehr habe abgesagt werden können. Die Beschwerdeführerin war auch nicht davon überzeugt, dass das Projekt ordnungsgemäß bewertet wurde, da es wohl kaum viele Projekte mit Teilnehmern aus fünf Mitgliedstaaten und mit so vielen Aktivitäten gegeben haben könne, wie dies beim Projekt der Beschwerdeführerin der Fall gewesen sei. Sie wies darauf hin, dass sie im Jahr 2008 für ihre Arbeit ausgezeichnet worden sei.

34. Nach Prüfung der Stellungnahme der EACEA und der Anmerkungen der Beschwerdeführerin entschied der Bürgerbeauftragte, dass er zur Bearbeitung des vorliegenden Falles zusätzliche Informationen benötigte. Er ersuchte daher die EACEA, auf die folgenden Fragen zu antworten:

(1) In ihrer Stellungnahme erklärte die EACEA, dass die Konsultation des Programmausschusses und des Europäischen Parlaments 6 bis 8 Wochen in Anspruch nahm. Die EACEA wies ferner darauf hin, dass die Pflicht, zu diesen Konsultationen zu schreiten, ihr im Juni 2007 auferlegt wurde, das heißt mehr als 5 Monate, bevor die Frist zur Einreichung von Vorschlägen für Projekte, die am oder nach dem 1. April 2008 beginnen sollten, ablief. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten muss es der EACEA unter diesen Umständen recht bald klar geworden sein, dass das für die Information der Antragsteller über den Ausgang des Verfahrens vorgesehene Zieldatum vom 1. oder 14. März 2008 schwerlich realistisch war. Könnte die EACEA bitte erklären, warum die Antragsteller gleichwohl erst im März 2008 darüber informiert wurden, dass es zu einer Verzögerung kommen würde? Könnte die EACEA bitte auch zu dem Vortrag der Beschwerdeführerin Stellung nehmen, wonach ursprünglich vorgesehen war, die Antragsteller spätestens am 1. März 2008 zu informieren?

(2) In ihrer Stellungnahme berief sich die EACEA auf Artikel 116 der Haushaltsordnung der EU, um zu begründen, warum sie die Beschwerdeführerin nicht eher informiert hatte. Die genannte Bestimmung schreibt jedoch lediglich vor, dass die Antragsteller über die Entscheidung zu ihren Anträgen zu informieren sind und dass im Fall einer abschlägigen Entscheidung Gründe genannt werden müssen. Könnte die EACEA bitte erläutern, warum diese Bestimmung sie daran gehindert hätte, die Beschwerdeführerin – auf ihre Anfragen vom März 2008 hin – darüber zu informieren, dass die endgültige Entscheidung zwar noch nicht getroffen worden war, sie aber der Ansicht war, das Projekt der Beschwerdeführerin solle nicht für eine Förderung ausgewählt werden? In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass die EACEA selbst darauf hingewiesen hat, die Konsultation des Programmausschusses und des Europäischen Parlaments habe lediglich die Liste der Projekte betroffen, für die eine Förderung vorgeschlagen worden sei.“

Der Bürgerbeauftragte ersuchte die EACEA auch, anonymisierte Kopien der von ihren Sachverständigen angefertigten Bewertungen des Projekts der Beschwerdeführerin vorzulegen.

35. In ihrer Antwort stellte die EACEA die Dokumente zur Verfügung, um deren Übermittlung der Bürgerbeauftragte ersucht hatte. Darüber hinaus trug sie Folgendes vor.

36. Zum Zeitpunkt der Verabschiedung des Programms „Europa für Bürgerinnen und Bürger (2007-2013)“ seien sowohl die EACEA als auch die Generaldirektion Bildung und Kultur der Kommission der Ansicht gewesen, dass Städtepartnerschaftsprojekte nicht einem Komitologie‑Verfahren unterzogen werden mussten. Nach Überprüfung der Rechtsgrundlage im Jahr 2007 habe die Kommission jedoch beschlossen, dass das Komitologie‑Verfahren für all diese Auswahlentscheidungen angewandt werden sollte. Daraufhin seien Schritte zur Änderung der Rechtsgrundlage unternommen worden, um die langwierigen Komitologieprozeduren zu vermeiden. Die neuen Regelungen seien seit Januar 2009 in Kraft. In Anbetracht dessen sei die Entscheidung getroffen worden, den ursprünglich vorgesehenen Zeitplan beizubehalten, um aufeinanderfolgende und mehrfache Änderungen des Zeitplans für Zuschussanträge zu vermeiden. Nach Ansicht der EACEA hätte eine solche Situation potenziellen Antragstellern, die ihre Anträge oft neun bis zwölf Monate im Voraus stellten, mehr geschadet.

37. Die EACEA wies darauf hin, dass für das besagte Auswahlverfahren 96 Anträge eingereicht worden seien. Es sei aber offenbar nur eine Beschwerde eingereicht worden.

38. Die EACEA räumte ein, dass in dem damals gültigen Programmleitfaden vorgesehen gewesen sei, dass die Ergebnisse des Auswahlverfahrens „spätestens am 1. März“ veröffentlicht würden.

39. Das Komitologie‑Verfahren beziehe sich auf das gesamte Auswahlverfahren, und zwar sowohl auf ausgewählte als auch auf abgelehnte Projekte. Folglich sei es vor der offiziellen Auswahlentscheidung nicht möglich gewesen, Antragstellern, deren Projekte zur Finanzierung vorgeschlagen oder abgelehnt wurden, Auskunft zu geben.

40. In ihren Anmerkungen vertrat die Beschwerdeführerin die Ansicht, dass die Position der EACEA bürgerunfreundlich sei. Sie rügte auch den Umstand, dass sie bezüglich der sogenannten „quantitative criteria“ (im Folgenden: quantitative Kriterien) keine Punkte bekommen habe, da es in ihrem Projekt keine Teilnehmer aus einem der Mitgliedstaaten, die seit 2004 bzw. 2007 der EU angehören, gegeben habe, obwohl ihr Antrag die Teilnahme von Bürgern aus fünf Mitgliedstaaten vorgesehen habe.

Die vorläufige Prüfung des Bürgerbeauftragten, die zu einem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung führte

41. Im vorliegenden Fall geht es im Wesentlichen um drei Fragen: (1) die Bearbeitung des Antrags der Beschwerdeführerin, (2) die inhaltliche Prüfung des Antrags der Beschwerdeführerin und (3) eine angebliche Unausgewogenheit im Hinblick auf die Zuteilung der Zuschüsse im Rahmen des betroffenen Programms. Vor der Prüfung der Verfahrensfrage, die den Kern des vorliegenden Falls bildet, hielt es der Bürgerbeauftragte für angemessen, kurz die beiden anderen Themen zu erörtern.

42. Hinsichtlich der inhaltlichen Bewertung des Antrags der Beschwerdeführerin erklärte die EACEA, dass alle Anträge durch einen Bewertungsausschuss unter Mitwirkung unabhängiger Sachverständiger geprüft worden seien. Jeder Antrag sei von zwei unabhängigen Sachverständigen bewertet worden. Dies wurde durch die anonymisierten Kopien der Bewertungen des Antrags der Beschwerdeführerin bestätigt, die die EACEA nach entsprechender Bitte des Bürgerbeauftragten freundlicherweise zur Verfügung stellte. Angesichts des derartigen Bewertungen notwendigerweise innewohnenden Beurteilungsspielraums war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit bezüglich des Ergebnisses dieser Bewertung nur dann festgestellt werden könnte, wenn die Prüfer oder der Bewertungsausschuss einen offensichtlichen Fehler begangen hätten. Im vorliegenden Fall wurde weder behauptet, dass ein solcher Fehler begangen wurde, noch wurde ein solcher festgestellt.

43. Trotzdem konnte der Bürgerbeauftragte den Ärger der Beschwerdeführerin darüber nachvollziehen, dass ihrem Antrag keine Punkte dafür gegeben wurden, was im Programmleitfaden und im Bewertungsbogen als „quantitative Kriterien“ bezeichnet wird. Die EACEA legte Ausschnitte aus der Fassung des auf den Antrag der Beschwerdeführerin anzuwendenden Programmleitfadens vor. Danach enthielt der Programmleitfaden unter der Überschrift „quantitative Kriterien“ den Hinweis, dass Projekte, an denen Partner aus den neuen Mitgliedstaaten beteiligt waren, "besonders berücksichtigt“ werden würden. Für dieses quantitative Kriterium konnten zehn der maximal 100 Punkte, die ein Antrag erhalten konnte, vergeben werden. In den von der EACEA vorgelegten Bewertungsbögen war unter der Überschrift „quantitative Kriterien“ Folgendes vermerkt: „1. Sind an dem Projekt Partner aus Mitgliedstaaten beteiligt, die der EU vor dem 1. Mai 2004 beigetreten sind, und aus solchen, die nach diesem Datum beigetreten sind? JA/NEIN“.

44. Sowohl der Wortlaut des Bewertungsbogens als auch das Ergebnis der Prüfung des Antrags der Beschwerdeführerin ließen eindeutig darauf schließen, dass für die „quantitativen Kriterien“ nur dann Punkte vergeben werden konnten, wenn an einem Projekt Partner aus einem Mitgliedstaat beteiligt waren, der im Jahr 2004 oder danach der EU beigetreten war. Der Bürgerbeauftragte hatte erhebliche Bedenken, dass dieser Ansatz eine angemessene Auslegung der Bestimmung des Programmleitfadens, wonach Projekte mit Beteiligung neuer Mitgliedstaaten „besonders berücksichtigt werden“, darstellte. Wenn diese Projekte tatsächlich „besonders“ berücksichtigt werden sollten, wäre zu erwarten gewesen, dass unter der entsprechenden Überschrift andere Projekte ebenfalls berücksichtigt würden, was offenbar jedoch nicht der Fall war. Der Bürgerbeauftragte wies darauf hin, dass die Fassung des Programmleitfadens, die offenbar zur Zeit verwendet wurde, vorsah, dass die „quantitativen Kriterien“ sogar 20 % der im Bewertungsverfahren zu vergebenden Punkte ausmachen. Der Vollständigkeit halber fügte er hinzu, dass das offensichtlich in diesem Zusammenhang angewendete Kriterium schwerlich als ein quantitatives bezeichnet werden konnte, da es nicht auf die Zahl der beteiligten Mitgliedstaaten, die Zahl der Teilnehmer oder quantitative Aspekte abstellte, sondern darauf, ob Partner aus den „neuen“ Mitgliedstaaten an dem vorgeschlagenen Projekt teilnahmen oder nicht.

45. Angesichts der unten zu ziehenden Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten zu dem Verfahren als solchem hielt es der Bürgerbeauftragte jedoch nicht für erforderlich, diese Frage weiter zu untersuchen.

46. Was die angebliche Unausgewogenheit der Verteilung von Zuschüssen zwischen den Mitgliedstaaten anlangte, legte die EACEA eine genaue Antwort vor, um darzustellen, dass die Sorge der Beschwerdeführerin unbegründet war. Der Bürgerbeauftragte hielt diese Antwort für überzeugend und stellte fest, dass die Beschwerdeführerin in ihren Anmerkungen nicht auf diese Frage zurückgekommen war.

47. Der Erörterung des Kernproblems des Falls stellte der Bürgerbeauftragte eine weitere Anmerkung voran. In ihrer Antwort auf das Ersuchen nach zusätzlichen Auskünften wies die EACEA darauf hin, dass trotz des Eingangs von 96 Anträgen im fraglichen Auswahlverfahren nur eine Beschwerde erhoben worden sei. Der Bürgerbeauftragte nahm an, dass die EACEA diese Feststellung traf, um die ihrer Meinung nach beschränkte Bedeutung des Problems in diesem Fall zu betonen.

48. Den Bürgerbeauftragten überzeugte das Argument der EACEA nicht. Obwohl alle Antragsteller die Verzögerung im vorliegenden Fall als unbefriedigend empfunden haben dürften, schien es klar zu sein, dass die möglichen negativen Auswirkungen dieser Verzögerung diejenigen Antragsteller, deren Projekte nicht für die Bezuschussung ausgewählt wurden, am heftigsten trafen. Um ein klareres Bild zu erhalten, sollten daher die 58 bezuschussten Antragsteller außer Betracht gelassen werden. Darüber hinaus lagen in Bezug auf die 23 als nicht förderungsfähig abgelehnten Anträge keine spezifischen Informationen vor. Die EACEA hatte jedoch freundlicherweise eine Liste der 15 Anträge vorgelegt, die förderungsfähig waren, aber keinen Zuschuss erhielten. Zehn dieser Anträge betrafen Projekte, die im Mai, Juni, Juli, August oder sogar September 2008 stattfinden sollten. Die EACEA erklärte, dass die Liste der erfolgreichen Anträge unmittelbar nach der Unterzeichnung der entsprechenden Entscheidung am 18. April 2008 auf ihrer Internetseite veröffentlicht worden sei. Es war daher unschwer zu erkennen, dass diese zehn Antragsteller in einer günstigeren Position als die Beschwerdeführerin waren, deren Projekt zu diesem Zeitpunkt bereits beendet war.

49. Darüber hinaus berücksichtigte das oben erwähnte Argument der EACEA nicht die Tatsache, dass ein praktisch identisches Problem bereits in der Beschwerde 1537/2008/(TJ)GG aufgeworfen worden war. Dieser Fall betraf eine Tagung im Zusammenhang mit einem Projekt im Rahmen des Programms „Europa für Bürgerinnen und Bürger (2007-2013)“, die unter die Maßnahme 1.1 („Bürgerbegegnungen im Rahmen von Städtepartnerschaften“) der Aktion 1 dieses Programms fiel. Die betreffende Tagung sollte am 12. April 2008 beginnen. In jenem Fall sollten die Antragsteller bis zum 1. April 2008 informiert werden. Die Beschwerdeführerin wurde in jenem Fall von der EACEA jedoch erst am 10. April 2008 darüber informiert, dass ihr Antrag nicht berücksichtigt werden könne. Auch in jenem Fall berief sich die EACEA auf die Länge des Komitologie-Verfahrens, um die aufgetretene Verzögerung zu erklären.

50. Was das Kernproblem des vorliegenden Falls betraf, stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass die EACEA nicht bestritt, dass sie die im Programmleitfaden vorgesehene Frist für die Information der Antragsteller über das Ergebnis des Auswahlverfahrens (1. März 2008) nicht eingehalten hatte. Die EACEA bestritt weiterhin nicht, dass sie auch die Frist des 14. März 2008 nicht eingehalten hatte, die sie in ihrem Schreiben an die Beschwerdeführerin vom 27. Dezember 2007 erwähnt hatte.

51. Die EACEA bestritt nicht den Vortrag der Beschwerdeführerin, dass sie das Schreiben vom 6. Mai 2008, in dem sie über die Ablehnung ihres Antrags informiert wurde, erst am 13. Mai 2008 erhalten habe. Es war jedoch korrekterweise darauf hinzuweisen, dass die EACEA in ihrer E‑Mail an die Beschwerdeführerin vom 19. März 2008 Letzterer empfahl, regelmäßig die Internetseite zu konsultieren, auf der die Liste der erfolgreichen Anträge veröffentlicht werden würde. Wie bereits erwähnt, trug die EACEA – was seitens der Beschwerdeführerin nicht bestritten wurde – vor, dass unmittelbar nach der Unterzeichnung der entsprechenden Entscheidung am 18. April 2008 die Liste der ausgewählten Projekte auf der Internetseite der EACEA veröffentlicht worden sei. Angesichts der fehlenden Erwähnung des Antrags der Beschwerdeführerin in dieser Liste, müsste dieser klar gewesen sein, dass ihr Antrag nicht ausgewählt worden war. Die Beschwerdeführerin gab nicht an, wann sie Kenntnis von dieser Liste erhalten hat. Der Bürgerbeauftragte hielt es jedoch nicht für erforderlich, dieses Detail, das für die Gesamtbewertung unerheblich war, weiter zu verfolgen. Es stand nämlich fest, dass die Beschwerdeführerin in jedem Fall erst nach Abschluss ihres Projekts über die Ablehnung ihres Antrags informiert wurde bzw. Kenntnis davon bekam.

52. Zur Erklärung der im vorliegenden Fall aufgetretenen Verzögerung wies die EACEA auf die Erfordernisse des Komitologie-Verfahrens hin, die ihr im Juni 2007 auferlegt wurden. Der EACEA zufolge war dieses Verfahren, welches das Auswahlverfahren um sechs bis acht Wochen verlängert habe, zu Beginn des Antragsverfahrens nicht vorgesehen gewesen.

53. Der Bürgerbeauftragte war von dieser Position der EACEA aus den folgenden zwei Gründen nicht überzeugt.

54. Obwohl es erstens klar war, dass die EACEA die entsprechenden Verfahrenserfordernisse beachten musste und daher die Tatsache akzeptieren musste, dass die Konsultation der Mitgliedstaaten und des Europäischen Parlaments das Auswahlverfahren um sechs bis acht Wochen verlängern würde, konnte nicht behauptet werden, dass dies notwendigerweise bedeutete, dass die Verzögerungen nicht hätten vermieden werden können. Die EACEA hatte in der Tat zwei Möglichkeiten, derartige Verzögerungen zu vermeiden. Die erste Möglichkeit wäre gewesen, die entsprechende Frist von Anfang an so anzupassen, dass der für die Einhaltung der Erfordernisse des Komitologie‑Verfahrens notwendige Zeitraum berücksichtigt worden wäre. Da die EACEA einräumte, dass sie von diesen Erfordernissen bereits im Juni 2007 Kenntnis erhalten hatte, wobei die Frist für die Einreichung von Anträgen der 1. Dezember 2007 war, war offensichtlich reichlich Zeit dafür. Die EACEA trug zwar vor, dass sie von einer solchen Vorgehensweise abgesehen habe, um „aufeinanderfolgende und mehrfache Änderungen des Zeitplans für Zuschussanträge zu vermeiden“, da dies nicht im Interesse der Antragsteller gewesen wäre. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass die EACEA tatsächlich genau das getan hatte, was sie angeblich vermeiden wollte, nämlich aufeinanderfolgende und mehrfache Änderungen des Zeitplans vorzunehmen: Erst verlängerte sie die ursprüngliche Frist vom 1. März auf den 14. März 2008 und anschließend verlängerte sie die Frist erneut, ohne genauere Angaben in Bezug auf das Datum – abgesehen von dem Hinweis auf „Mitte April“ – zu machen. Die Festlegung einer realistischen Frist von Anfang an hätte auch denjenigen Antragstellern, deren Projekte in der ersten Hälfte des Monats April 2008 stattfinden sollten, die Möglichkeit eröffnet, sich um eine Verschiebung der Projekte zu bemühen. In jedem Fall hätte die Festlegung einer realistischen Frist klare und leicht verständliche Bedingungen geschaffen, von denen die Antragsteller, die die Organisation derartiger Projekte beabsichtigen, abhängen. Es sollte nicht vergessen werden, dass es sich bei diesen Antragstellern, wie auch bei der Beschwerdeführerin im vorliegenden Fall, sehr häufig um aus engagierten Bürgern bestehende Vereine handelt, von denen kaum die Flexibilität eines Wirtschaftsunternehmens erwartet werden kann.

55. Zweitens bestand zwar kein Zweifel daran, dass die EACEA keine direkte Kontrolle darüber hatte, wie von ihr zu konsultierende Dritte die Angelegenheit bearbeiteten, doch änderte dies nichts an der Tatsache, dass die EACEA für die Bearbeitung der Anträge im Rahmen des Programms „Europa für Bürgerinnen und Bürger“ verantwortlich war. Nach Auffassung des Bürgerbeauftragten folgte daraus, dass es Aufgabe der EACEA war, das Verfahren so zu organisieren, dass unnötige Verzögerungen vermieden wurden und dass sie die Verantwortung für auftretende Verzögerungen zu tragen hatte. Nach Meinung der EACEA konnte die Konsultation der Mitgliedstaaten und des Europäischen Parlaments sechs bis acht Wochen in Anspruch nehmen. Unter diesen Umständen hätte die EACEA für die Einhaltung der Frist des 1. (oder 14.) März 2008 sorgen müssen, selbst wenn die erwähnte Anhörung acht Wochen in Anspruch nahm.

56. Aus den dem Bürgerbeauftragten zur Verfügung stehenden Informationen ging hervor, dass dieser Verpflichtung im vorliegenden Fall nicht ausreichend nachgekommen wurde. Es vergingen mehr als zwei Monate, bevor die förderungsfähigen Anträge von unabhängigen Sachverständigen und dem Bewertungsausschuss geprüft wurden. Selbst unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Weihnachtsferien in diesen Zeitraum fielen, konnte der Bürgerbeauftragte nicht umhin, zu der Schlussfolgerung zu kommen, dass dies bei weitem zu lang war, um nur die Förderungsfähigkeit der Anträge festzustellen. Wenn die Sachverständigen und der Bewertungsausschuss nur eine Woche brauchten, um die 73 Anträge, die als förderungsfähig betrachtet wurden, zu prüfen, war schwer nachzuvollziehen, warum mehr als zwei Monate benötigt wurden, um die Förderungsfähigkeit im Hinblick auf alle 96 Anträge zu beurteilen.

57. Zwischen dem Zeitpunkt, zu dem der Bewertungsausschuss seine Arbeit beendete (14. Februar 2008), und dem Zeitpunkt, zu dem der Anweisungsbefugte dem Programmausschuss und schließlich dem Europäischen Parlament die Liste der zur Förderung vorgeschlagenen Projekte vorlegte (28. Februar 2008), waren offensichtlich zwei weitere Wochen vergangen. Für diese weitere Verzögerung wurde keine Erklärung abgegeben.

58. Nach alledem hätte die EACEA aller Wahrscheinlichkeit nach das Verfahren so organisieren können, dass die Frist des 1. oder 14. März 2008 hätte eingehalten werden können, selbst wenn man die für die Konsultation der Mitgliedstaaten und des Europäischen Parlaments benötigten zusätzlichen sechs bis acht Wochen einrechnete.

59. Der Bürgerbeauftragte konnte nachvollziehen, dass die EACEA diejenigen Antragsteller, die einen Zuschuss der Gemeinschaft erhalten sollten, darüber nicht informieren konnte, bevor eine diesbezügliche förmliche Entscheidung getroffen war. Er war jedoch nach wie vor nicht davon überzeugt, dass vor diesem Datum denjenigen Antragstellern, deren Anträge nicht vom Bewertungsausschuss unterstützt wurden, keine Informationen gegeben werden konnten. Insbesondere war der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass kein vernünftiger Grund vorgetragen wurde, warum die EACEA in ihrer E‑Mail vom 19. März 2008, mit der sie auf die Anfrage der Beschwerdeführerin antwortete, nicht einen nützlichen Hinweis hätte geben können[3]. Schwerer wog noch, dass die E‑Mail der Beschwerdeführerin vom 1. April 2008 offenbar nicht beantwortet wurde, obwohl sie als „Hilferuf“ gekennzeichnet war und obwohl die Beschwerdeführerin deutlich betonte, wie dringend die Angelegenheit sei. So sollte sich keine bürgerfreundliche und dienstleistungsorientierte Verwaltung verhalten. Der Bürgerbeauftragte konnte nicht umhin, zu der Auffassung zu gelangen, dass die EACEA sich dafür entschieden hatte, einen formellen Handlungsablauf einzuhalten, ohne die Interessen der Beschwerdeführerin und der von ihr vertretenen Bürger gebührend zu berücksichtigen.

60. Nach alledem traf der Bürgerbeauftragte die vorläufige Feststellung, dass die EACEA den Antrag der Beschwerdeführerin nicht ordnungsgemäß bearbeitet hatte, was einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete daher gemäß Artikel 3 Absatz 5 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten einen entsprechenden Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung.

61. Einige zusätzliche Anmerkungen erschienen angezeigt, um es der EACEA zu ermöglichen, diesen Vorschlag zu bearbeiten.

62. Im Lauf seiner Untersuchung der Beschwerde 1537/2008/(TJ)GG gelangte der Bürgerbeauftragte in Bezug auf die dort aufgetretene Verzögerung ebenfalls zu der vorläufigen Feststellung, dass ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorlag. In jenem Fall schlug der Bürgerbeauftragte lediglich eine Entschuldigung der EACEA für die Verzögerung bei der Beschwerdeführerin vor. Diesem Ansatz lag die Überlegung zugrunde, dass in jenem Fall die EACEA einen Antrag als nicht förderungsfähig abgelehnt hatte, der Bürgerbeauftragte diese Entscheidung als falsch betrachtete und er in seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung auch vorschlug, dass die EACEA den Antrag noch einmal prüfen sollte. Vor diesem Hintergrund waren zu dem damaligen Zeitpunkt bezüglich des Problems der Verzögerungen keine weiteren Vorschläge erforderlich.

63. Der vorliegende Fall unterschied sich von jenem Fall dadurch, dass der Antrag der Beschwerdeführerin nicht als nicht förderungsfähig, sondern als seitens der Gemeinschaft nicht zuschusswürdig abgelehnt wurde und dadurch, dass der Bürgerbeauftragte – unter Berücksichtigung des derartigen Bewertungen notwendigerweise innewohnenden Beurteilungsspielraums – der Ansicht war, dass diese Entscheidung keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte.

64. Es blieb jedoch die Tatsache bestehen, dass eine Vereinigung von Bürgern für die Förderung des Interesses der Europäischen Union und der EU‑Bürger erhebliche Kosten auf sich nehmen musste, die leicht hätte vermieden werden können, wenn die EACEA ordnungsgemäß vorgegangen wäre und die schwierige Lage der Beschwerdeführerin gebührend berücksichtigt hätte. Zwar traf es zu, dass die Beschwerdeführerin den Schaden wahrscheinlich hätte begrenzen können, wenn sie das gesamte Projekt zu einem späten Zeitpunkt abgesagt hätte, obwohl sie korrekterweise anmerkte, dass sie selbst dann höchstwahrscheinlich einige Kosten tragen hätte müssen. Insoweit machte die EACEA zu Recht geltend, dass Antragsteller, die Projekte durchführen, ohne die Information über das Ergebnis ihres Antrags abzuwarten, auf eigenes Risiko handeln. Der Bürgerbeauftragte konnte jedoch nur betonen, dass die Verwendung dieses formalen Arguments in jedem einzelnen Fall abschreckende Wirkung auf die Bereitschaft der EU-Bürger, sich am Aufbau Europas zu beteiligen, haben musste. Der vorliegende Fall unterstrich diese negativen Auswirkungen. Die Beschwerdeführerin wies darauf hin, dass sie Schulden gemacht hatte und nicht in der Lage war, weitere Projekte für EU‑Bürger durchzuführen. Eine Einrichtung, die für ein „Europa für Bürgerinnen und Bürger“ werben soll, sollte daher gründlich überlegen, bevor sie sich in einer Situation, in der sie ihren Pflichten nicht nachgekommen ist, auf das oben genannte Argument beruft.

65. Nach alledem war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass die EACEA eine freiwillige Zahlung in Betracht ziehen sollte, um die negativen Folgen der Art und Weise, wie der Antrag der Beschwerdeführerin bearbeitet wurde, möglichst aufzufangen. Der Bürgerbeauftragte war zuversichtlich, dass die Frage, wie dies erfolgt und die Höhe des anzubietenden Betrags der betreffenden Einrichtung überlassen werden konnte.

Argumente, die dem Bürgerbeauftragten nach seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung vorgelegt wurden

66. In ihrer Antwort erinnerte die EACEA daran, dass sie eingeräumt hatte, die ursprünglich vorgesehenen Fristen nicht eingehalten zu haben. Ihr seien folglich die meisten der vom Bürgerbeauftragten in dieser Hinsicht vorgetragenen Punkte einsichtig. Gleichwohl trug die EACEA vor, dass ihrer Auffassung nach der vorliegende Fall dennoch nicht als ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit angesehen werden könne, da die Kommission und sie selbst während des Auswahlverfahrens sowohl korrigierende als auch vorbeugende Maßnahmen getroffen hätten, um ähnliche Verzögerungen in Zukunft zu vermeiden.

67. Die EACEA verwies darauf, dass sie als erste korrigierende Maßnahme vorgeschlagen habe, das langwierige Komitologie-Verfahren durch ein Verfahren zu ersetzen, bei dem Parlament und Mitgliedstaaten lediglich informiert würden. Der einschlägige Beschluss, der 2008 gefasst und sei Januar 2009 in Kraft sei, sollte ähnliche Verzögerungen in Zukunft verhindern.

68. Hinsichtlich ihrer Entscheidung, an ihrem Kalender für die Einreichung von Anträgen festzuhalten, betonte die EACEA, dass die einschlägigen Informationen für einen Zeitraum von sieben Jahren geplant und auf breiter Ebene bekannt gemacht worden waren. Eine Änderung des Kalenders hätte zu deutlich mehr Änderungen für Städtepartnerschaftsorganisationen geführt, einschließlich des Umstandes, dass ein bestimmter Zeitraum des Jahres 2008 gar nicht mehr abgedeckt worden wäre.

69. Die EACEA fügte hinzu, dass parallel zu dieser Entscheidung, den Kalender nicht zu ändern, Übergangsmaßnahmen wie die Verkürzung des eigenen Verfahrens und die Beschränkung der Kontrollbefugnis des Parlaments eingeführt worden seien, um die Auswirkungen des Komitologie-Verfahrens auf die in diesem Zeitraum erfolgenden Auswahlverfahren auf ein Minimum zu begrenzen und die festgelegten Fristen möglichst einzuhalten.

70. Die EACEA erklärte, dass die Entscheidung, die Ergebnisse des Auswahlverfahrens erst zu veröffentlichen, nachdem eine formelle Entscheidung gefasst wurde, eine Vorsichtsmaßnahme sei, um die nachteiligen Auswirkungen einer etwaigen Änderung während des Entscheidungsfindungsprozesses zu vermeiden. Dieser Ansatz werde in allen von der EACEA verwalteten Programmen befolgt. Die EACEA vertrat die Ansicht, dass dies nicht als schlechte Praktik erachtet werden könne.

71. Die EACEA räumte ein, nicht auf die E-Mail der Beschwerdeführerin vom 1. April 2008 geantwortet zu haben. Dies sei bedauernswert, aber auch außergewöhnlich, da die Beschwerdeführerin mit den Dienststellen der EACEA im Briefwechsel gestanden habe und über E-Mails und Telefonate mit ihnen kommunizierte und so über die Situation unterrichtet worden sei. Die im März 2008 auf ihrer Website bereitgestellten Informationen besagten zudem eindeutig, dass die Entscheidung bezüglich des laufenden Auswahlverfahrens Mitte April getroffen werde. Folglich sei der Beschwerdeführerin bekannt gewesen, dass die Entscheidung zu einem Zeitpunkt nach dem geplanten Beginn ihres Projekts getroffen werden würde.

72. Die EACEA trug vor, die Beschwerdeführerin hätte bei Erhalt der Information über die Verzögerung im März 2008 in Erwägung ziehen sollen, das Startdatum für die Aktivitäten ihres Projekts zeitlich nach hinten zu verschieben, wie es andere Kandidaten in derselben Situation nach Treu und Glauben getan hatten.

73. Die EACEA trug ferner vor, dass eine Gesamtdauer von drei Monaten für den Zeitraum von der Frist für die Einreichung der Vorschläge bis zum Informieren des Programmausschusses und des Parlaments angesichts der Anzahl der eingegangenen Vorschläge und des Arbeitsaufwandes, der mit jedem Bewertungsschritt einhergehe, angemessen gewesen sei. Hinsichtlich der Zeit, die sie zur Prüfung der Förderfähigkeit der Anträge in Anspruch nahm, erklärte die EACEA, dass dieser Zeitraum zwei Wochen umfasste, in denen bei der EACEA weiterhin gültige Vorschläge per Post eingingen. Der Zeitraum zwischen der Beendigung der Arbeit des Bewertungsausschusses und der Information von Programmausschuss und Parlament sei für die Erstellung der für das Komitologie-Verfahren erforderlichen Dokumentation aufgewandt worden.

74. Die EACEA betonte, dass sie zu keinem Zeitpunkt suggeriert habe, dass für den Antrag der Beschwerdeführerin Mittel gewährt werden würden. Es habe daher keine möglicherweise berechtigten Erwartungen auf seiten der Beschwerdeführerin gegeben.

75. Eine freiwillige Zahlung würde zu einer Ungleichbehandlung der anderen nicht ausgewählten Projekte führen, insbesondere derjenigen, die eine höhere Punktzahl als das fragliche Projekt erzielt hatten. Ferner könnte sie als Anreiz verstanden werden, in Zukunft die Ausführung von Projekten vorzuziehen, um „die Chancen zu erhöhen, eine Finanzhilfe zu erhalten“.

76. Die EACEA machte darüber hinaus geltend, dass eine freiwillige Zahlung im Widerspruch zu Artikel 112 Absatz 1 der Haushaltsordnung stünde, da sie dazu führen würde, rückwirkend eine Finanzhilfe für ein Projekt zu gewähren, das noch nicht einmal ausgewählt worden war.

77. Die EACEA merkte jedoch an, dass sie ausnahmsweise bereit wäre, die Beschwerdeführerin dahingehend zu unterstützen, dass sie zu einer künftigen Veranstaltung Sprecher entsendet, sofern die Beschwerdeführerin dies für sinnvoll erachtete. Des Weiteren sei die EACEA bereit, sich mit der Beschwerdeführerin zu treffen und sie dadurch zu unterstützen, dass sie ihr die Schwächen ihres letzten Vorschlags erläutert. Sollte die Beschwerdeführerin einen weiteren Antrag einreichen wollen, was die EACEA begrüßen würde, werde ihr zudem empfohlen, auch die Unterstützung der Kontaktstelle Deutschland Europa für Bürgerinnen und Bürger in Anspruch zu nehmen, deren Aufgabe es sei, Antragsteller für das Programm Europa für Bürgerinnen und Bürger zu unterstützen.

78. In ihren Anmerkungen erklärte die Beschwerdeführerin, dass sie erwartet hatte, dass die EACEA angesichts des Vorschlags des Bürgerbeauftragten wenigstens die Hälfte des beantragten Zuschusses gewähren würde. Die kategorisch ablehnende Stellungnahme der EACEA sei ein Affront gegenüber der Beschwerdeführerin, die sich seit drei Jahrzehnten für ein von Bürgerinnen und Bürgern getragenes Europa eingesetzt und für dieses Engagement mehrere Auszeichnungen erhalten habe.

79. Die Beschwerdeführerin unterstrich, dass sie zwar nicht darauf vertrauen durfte, dass für ihr Projekt Mittel gewährt werden würden, dass sie aber mit Fug und Recht auf die terminlichen Zusagen der EACEA vertrauen konnte. Sie erinnerte daran, dass der Bewertungsausschuss am 14. Februar 2008 seine Arbeit beendet hatte und Parlament und Programmausschuss am 28. Februar 2008 informiert worden waren. Dennoch und trotz verschiedener Auskunftsersuchen habe es die EACEA nicht für notwendig befunden, die Beschwerdeführerin darauf hinzuweisen, dass mit einer Nichtberücksichtigung des Projekts gerechnet werden müsse. Die Beschwerdeführerin trug vor, dass zumindest ein Hinweis doch möglich gewesen wäre.

80. Die Beschwerdeführerin kritisierte nochmals die Tatsache, dass die EACEA zehn Punkte für „quantitative Kriterien“ ausschließlich an Projekte vergeben habe, die die Teilnahme von Vertretern der neuen Mitgliedstaaten vorsahen.

81. Die Beschwerdeführerin erklärte abschließend, dass sie nur noch auf den Bürgerbeauftragten hoffen könne. Sie fügte hinzu, dass sie sich des Eindrucks nicht erwehren könne, dass die EACEA dem Bürgerbeauftragten nicht die Beachtung schenke, die ihm gebühre.

Die Analyse des Bürgerbeauftragten nach seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung

82. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die EACEA erneut bestätigte, dass sie seine Schlussfolgerung akzeptiert, im vorliegenden Fall ihre eigenen Fristen nicht eingehalten zu haben. Darum überrascht es ihn, dass die EACEA trotzdem der Ansicht ist, dass ihr Verhalten nicht als Missstand in der Verwaltungstätigkeit angesehen werden sollte, da sie korrigierende und vorbeugende Maßnahmen ergriffen habe. Es trifft zu, dass keine Feststellung eines Missstandes in der Verwaltungstätigkeit getroffen werden sollte, sofern die Verwaltung Maßnahmen ergriffen hat, um einen aufgetretenen Fehler zu korrigieren. In der Tat besteht das eigentliche Ziel eines Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung darin, die Verwaltung zu ermutigen, Maßnahmen zur Wiedergutmachung eines eingetretenen Missstandes zu ergreifen und den Beschwerdeführer dadurch zufriedenzustellen. Um jedoch im vorliegenden Kontext relevant zu sein, müssen die von der Verwaltung ergriffenen Maßnahmen tatsächlich den Fehler, der gemacht wurde, behoben haben. Das ist hier nicht der Fall. Welche "korrigierenden" Maßnahmen die EACEA während des Auswahlverfahrens auch getroffen haben mag, konnten diese doch trotz alledem nicht verhindern, dass die EACEA ihre eigenen Fristen nicht eingehalten hat. Die auf Ersuchen der EACEA durchgeführte Verfahrensreform, nach der das Komitologie-Verfahren nicht mehr auf die Auswahl von Vorschlägen für Fördermittel aus dem Städtepartnerschaftsprogramm anzuwenden ist, dürfte der EACEA ohne Zweifel helfen, in künftigen Fällen die Fristen einzuhalten. Diese Reform macht jedoch den im vorliegenden Fall aufgetretenen Missstand in der Verwaltungstätigkeit nicht ungeschehen.

83. Der Bürgerbeauftragte stellte klar, dass eine Möglichkeit, die im vorliegenden Fall aufgetretenen Probleme zu vermeiden, darin bestanden hätte, die entsprechende Frist rechtzeitig anzupassen. In ihrer Stellungnahme zum Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung legte die EACEA dar, dass eine Änderung des Kalenders zu weiteren Änderungen mit nachteiligen Auswirkungen auf Städtepartnerschaftsorganisationen geführt hätte, einschließlich des Umstandes, dass ein Zeitraum des Jahres 2008 gar nicht abgedeckt worden wäre. Der Bürgerbeauftragte kann dieses Argument nicht nachvollziehen. Der vorliegende Fall betrifft Projekte, die zwischen dem 1. April 2008 und dem 31. März 2009 durchgeführt werden sollten. Die EACEA hatte die Antragsteller informiert, dass die Listen der für eine Förderung ausgewählten Projekte bis spätestens zum 1. März 2008 veröffentlicht werden würden. Eine Änderung des Datums für die Veröffentlichung der Auswahlergebnisse hätte nicht notwendigerweise zur Folge gehabt, dass sich der Durchführungszeitraum für die Projekte ebenfalls ändern musste. Wenn die EACEA die Antragsteller rechtzeitig informiert hätte, dass die Ergebnisse erst am 18. April 2008 veröffentlicht werden würden, hätten Projekte, die bereits vom 1. April 2008 an durchgeführt worden waren, nach wie vor gefördert werden können. Der einzige Unterschied hätte darin bestanden, dass es Antragstellern, die Projekte für diesen Zeitraum geplant hatten, möglicherweise klüger erschienen wäre, diese Projekte auf einen späteren Zeitpunkt zu verlegen. Auch wenn dies keine optimale Lösung gewesen wäre, wäre sie deutlich besser gewesen als die von der EACEA gewählte Variante, die darin bestand, die festgesetzte Frist zunächst auf den 14. März 2008 hinauszuschieben und dann auf einen noch späteren Zeitpunkt, ohne ein genaues Datum anzugeben.

84. Die EACEA hatte ursprünglich vorgetragen, dass Antragsteller erst nach der formellen Entscheidung darüber informiert werden können, wie ihr Antrag beschieden wurde. In seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung stellte der Bürgerbeauftragte fest, er sei nicht davon überzeugt, dass vor diesem Datum denjenigen Antragstellern, deren Anträge nicht vom Bewertungsausschuss unterstützt wurden, keine Informationen gegeben werden könnten. In ihrer Stellungnahme wies die EACEA darauf hin, dass die Entscheidung, die Auswahlergebnisse erst nach Vorlage einer formellen Entscheidung zu veröffentlichen, eine Vorsichtsmaßnahme darstelle, um negative Auswirkungen etwaiger Änderungen, die während des Entscheidungsfindungsprozesses auftreten könnten, zu vermeiden. Der Bürgerbeauftragte vertritt die Ansicht, dass dieser Ansatz an sich nicht unvernünftig ist. Da der EACEA jedoch bewusst gewesen sein muss und ihr in der Tat bewusst gemacht wurde, dass die Verzögerungen, zu denen es gekommen war, Schwierigkeiten für die Antragsteller verursachten, deren Projekte am 1. April 2008 oder kurz danach beginnen sollten, wäre es allerdings eindeutig höflich und in der Tat gute Verwaltungstätigkeit gewesen, dieses Vorgehen zu ändern. Als die Beschwerdeführerin dringend um Auskunft bat, wäre der Hinweis, dass ihr Projekt vom Bewertungsausschuss nicht für einen Zuschuss vorgeschlagen worden sei, für die Beschwerdeführerin außerordentlich hilfreich gewesen. Es ist schwer nachvollziehbar, warum die EACEA der Beschwerdeführerin diese Auskunft angesichts der Umstände des vorliegenden Falls nicht geben und dabei klarstellen konnte, dass die endgültige Entscheidung noch nicht getroffen worden sei.

85. In ihrer Stellungnahme zum Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung machte die EACEA geltend, dass die Beschwerdeführerin im März 2008 bei Erhalt der Information über die Verzögerung in Erwägung hätte ziehen sollen, das Startdatum ihres Projekts zeitlich nach hinten zu verschieben, wie es andere Kandidaten in derselben Lage nach Treu und Glauben getan hatten. Der Bürgerbeauftragte geht davon aus, dass die EACEA mit diesem Hinweis nicht in Zweifel ziehen wollte, dass sich die Beschwerdeführerin im Einklang mit Treu und Glauben verhalten hat. Was das Argument an sich anbelangt, so muss der Bürgerbeauftragte daran erinnern, dass das maßgebliche Auswahlverfahren Projekte betraf, die in dem Zeitraum vom 1. April 2008 an beginnen sollten. Es war demzufolge sehr wichtig, die Antragsteller rechtzeitig zu unterrichten. Die EACEA war jedoch, wie bereits erwähnt, nicht in der Lage, weder die ursprüngliche Frist 1. März 2008 noch die geänderte Frist vom 14. März 2008 einzuhalten. Unter diesen Umständen ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass der Vorschlag der EACEA, die Antragsteller hätten auf diesen Fehler von sich aus reagieren und ihre Projekte kurzfristig verschieben sollen, einen bedauerlichen Mangel an Respekt gegenüber diesen Antragstellern und letztlich gegenüber den Bürgern, die sie vertreten, erkennen lässt. An dieser Stelle sei daran erinnert, dass es sich bei dem Projekt der Beschwerdeführerin um ein Treffen handelte, an dem Bürger aus Deutschland, dem Vereinigten Königreich, Frankreich, Italien und Österreich teilnahmen. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten ist nur schwer nachvollziehbar, wie ein solches Projekt kaum vier Wochen vor dem geplanten Beginn der Durchführung einfach zeitlich nach hinten verschoben werden könnte.

86. Ferner sei daran erinnert, dass der Bürgerbeauftragte der EACEA vorgeschlagen hatte, eine freiwillige Zahlung zu leisten, d. h. eine Zahlung ohne Anerkennung einer rechtlichen Zahlungsverpflichtung. Der Vorschlag des Bürgerbeauftragten gründete auf seiner Feststellung eines Misstandes in der Verwaltungstätigkeit, da die EACEA ihre eigenen Fristen nicht eingehalten hatte. Es ist daher unerheblich, dass die Beschwerdeführerin nicht darauf vertrauen konnte, für ihr Projekt einen finanziellen Zuschuss zu erhalten. Dagegen konnte die Beschwerdeführerin, wie sie richtig anmerkte, darauf vertrauen, dass die EACEA ihre eigenen Fristen einhalten würde.

87. Im Hinblick auf den Einwand der EACEA, dass eine freiwillige Zahlung zu einer Ungleichbehandlung der anderen nicht ausgewählten Projekte führen würde, vertritt der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass dies nur zuträfe, wenn die Beschwerdeführerin in derselben Position wie diese anderen Antragsteller wäre. Das für das Projekt der Beschwerdeführerin geplante Startdatum war bereits verstrichen, als die EACEA die Ergebnisse ihrer Auswahl veröffentlichte. Die EACEA hat nicht nachgewiesen, dass sich die anderen Antragsteller, deren Projekte nicht ausgewählt wurden, in derselben Situation befanden. Von der EACEA wurde ferner vorgebracht, dass die freiwillige Zahlung von Antragstellern als Anreiz verstanden werden könnte, in Zukunft die Ausführung von Projekten vorzuziehen, um „die Chancen zu erhöhen, eine Finanzhilfe zu erhalten“. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten ist dieser Einwand offensichtlich unbegründet, da Probleme der Art, wie sie im vorliegenden Fall auftraten, nicht entstehen können, wenn die EACEA ihre eigenen Fristen einhält.

88. Darüber hinaus machte die EACEA geltend, dass eine freiwillige Zahlung im Widerspruch zu Artikel 112 Absatz 1 der Haushaltsordnung stünde, da sie dazu führen würde, rückwirkend eine Finanzhilfe für ein Projekt zu gewähren, das noch nicht einmal ausgewählt worden war. Artikel 112 Absatz 1 der Haushaltsordnung sieht vor, dass für eine bereits begonnene Maßnahme eine Finanzhilfe nur gewährt werden kann, „wenn der Antragsteller nachweisen kann, dass die Maßnahme noch vor Unterzeichnung der betreffenden Vereinbarung anlaufen musste“. Weiter heißt es, dass „die rückwirkende Gewährung einer Finanzhilfe für bereits abgeschlossene Maßnahmen“ nicht zulässig ist. An dieser Stelle möchte der Bürgerbeauftragte darauf hinweisen, dass eine freiwillige Zahlung zur Wiedergutmachung eines Missstandes in der Verwaltungstätigkeit nicht mit der rückwirkenden Gewährung einer Finanzhilfe für ein Projekt gleichgesetzt werden kann. Daher ist ihm unverständlich, wie eine solche Zahlung gegen Artikel 112 Absatz 1 der Haushaltsordnung verstoßen könnte.

89. Der Bürgerbeauftragte nimmt die Vorschläge, die die EACEA zur Unterstützung der Beschwerdeführerin unterbreitet hat, mit Genugtuung zur Kenntnis. Es ist jedoch offensichtlich, dass die Möglichkeit, die Unterstützung der Kontaktstelle Deutschland Europa für Bürgerinnen und Bürger bei der Einreichung eines neuen Antrags auf Finanzhilfe für eine städtepartnerschaftliche Maßnahme in Anspruch zu nehmen, kein Ausgleich für den im vorliegenden Fall aufgetretenen Verwaltungsmissstand ist. Die weiteren Angebote der EACEA, zu einer künftigen Veranstaltung der Beschwerdeführerin Sprecher zu entsenden und sich mit der Beschwerdeführerin zu treffen und sie dadurch zu unterstützen, dass sie ihr die Schwächen ihres Vorschlags erläutert, sind zweifellos gut gemeint. Diese Angebote müssen jedoch vor dem Hintergrund der weiteren Erklärungen der EACEA gesehen werden. Insbesondere stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die EACEA sich bei der Beschwerdeführerin nicht klar und deutlich wegen der Nichteinhaltung ihrer eigenen Fristen entschuldigt hat. Die EACEA vertrat vielmehr im Gegenteil sogar die Auffassung, dass ihr Verhalten nicht als Missstand in der Verwaltungstätigkeit angesehen werden sollte.

90. In Anbetracht dessen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die EACEA es unterlassen hat, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um den in diesem Fall aufgetretenen Misstand in der Verwaltungstätigkeit abzustellen. Er bedauert sehr, dass die EACEA von seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung zur Regelung dieses Problems keinen Gebrauch gemacht hat. Der Bürgerbeauftragte wird daher einen Empfehlungsentwurf unterbreiten und die EACEA nochmals auffordern, eine freiwillige Zahlung an die Beschwerdeführerin zu leisten. Die Beschwerdeführerin hatte erwartet, dass die EACEA wenigstens einen Betrag gewähren würde, welcher der Hälfte des beantragten Zuschusses entspräche, d. h. mindestens 5250 EUR. Der Bürgerbeauftragte vertritt die Ansicht, dass dies kein unvernünftiger Vorschlag ist.

91. In seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung verwies der Bürgerbeauftragte darauf, dass die ihm vorliegenden Belege darauf hindeuteten, dass bei der Bewertung der Anträge Punkte für „quantitative Kriterien“ nur dann vergeben wurden, wenn an einem Projekt Partner aus einem Mitgliedstaat beteiligt waren, der im Jahr 2004 oder danach der EU beigetreten war. Der Bürgerbeauftragte wies darauf hin, dass er erhebliche Bedenken habe, ob dieser Ansatz eine angemessene Auslegung der Bestimmung des Programmleitfadens, wonach Projekte mit Beteiligung neuer Mitgliedstaaten „besonders berücksichtigt werden“, darstelle. Er kam jedoch zu dem Schluss, dass zu diesem Punkt im vorliegenden Fall keine weiteren Auskünfte eingeholt werden müssten, da er in jedem Fall im Hinblick auf die Versäumung der Fristen durch die EACEA zur Feststellung eines Missstandes in der Verwaltungstätigkeit gelangte. Der Bürgerbeauftragte wird nach Eingang der begründeten Stellungnahme der EACEA zu dem vorliegenden Empfehlungsentwurf entscheiden, ob eine gründlichere Überprüfung dieser Frage im Rahmen einer Untersuchung von Amts wegen erforderlich sein wird.

92. Aus den vorstehenden Gründen gelangt der Bürgerbeauftragte zu der Feststellung, dass die Umstand, dass die EACEA ihre eigenen Fristen nicht einhielt, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte. Er unterbreitet daher gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten im Folgenden einen entsprechenden Empfehlungsentwurf.

B. Der Empfehlungsentwurf

Aufgrund seiner Untersuchungen zu dieser Beschwerde unterbreitet der Bürgerbeauftragte der Institution den folgenden Empfehlungsentwurf:

Unter Berücksichtigung der Feststellungen des Bürgerbeauftragten sollte die EACEA sich darum bemühen, der Beschwerdeführerin zu helfen, die durch die Art und Weise der Bearbeitung ihres Antrags seitens der EACEA entstandenen finanziellen Probleme zu überwinden, indem sie eine angemessene freiwillige Zahlung leistet.

Die Institution und die Beschwerdeführerin werden über diesen Empfehlungsentwurf unterrichtet. Der Europäischen Kommission wird ebenfalls eine Kopie übermittelt werden. Gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten muss die Institution bis zum 31. März 2011 eine begründete Stellungnahme abgeben. Die begründete Stellungnahme könnte in der Annahme des Empfehlungsentwurfs und einer Schilderung, wie dieser umgesetzt wurde, bestehen.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Geschehen zu Straßburg am 8. Dezember 2010


[1] Beschluss 94/262/EGKS, EG, Euratom des Europäischen Parlaments vom 9. März 1994 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (ABl. 1994 L 113, S. 15).

[2] ABl. 2002 L 357, S. 1.

[3] Der Bürgerbeauftragte konnte im Übrigen nur schwer nachvollziehen, warum die EACEA in dieser E‑Mail nicht wenigstens erwähnte, dass sie zwischenzeitlich einen Hinweis veröffentlicht hatte, wonach die Ergebnisse des Auswahlverfahrens erst Mitte April zu erwarten seien.