# Relatório do Provedor de Justiça Europeu na sequência da sua visita à Agência Europeia dos Produtos Químicos (ECHA) - OI/12/2012/EIS
- Autor: Provedor de Justiça Europeu
- Data : 2013-04-03T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/pt/visit-document/pt/49847)
- [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/pt/49847)
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**O pano de fundo da visita**
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**1.** Em maio de 2011, o Provedor de Justiça Europeu lançou um programa de visitas às agências da UE com o objetivo de identificar e divulgar as melhores práticas nas suas relações com os cidadãos[\[1\].](#_ftn1 ""){#_ftnref1}
**2.** Por carta de 17 de setembro de 2012, o Provedor de Justiça informou a Agência Europeia dos Produtos Químicos (\<\<ECHA\>\>) da sua intenção de a visitar em 5 de outubro de 2012.
**3.** A ECHA foi criada com base no Regulamento (CE) n.o 1907/2006 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de dezembro de 2006, relativo ao registo, avaliação, autorização e restrição dos produtos químicos (a seguir designado \<\<Regulamento REACH\>\>)[^^\[2\].^^](#_ftn2 ""){#_ftnref2} O Regulamento REACH foi adotado para melhorar a proteção da saúde humana e do ambiente contra os riscos que os produtos químicos podem representar, reforçando simultaneamente a competitividade da indústria química da UE. Promove igualmente métodos alternativos para a avaliação dos perigos das substâncias, a fim de evitar ensaios desnecessários em animais vertebrados. A ECHA atua como ponto central do sistema REACH: i) gere as bases de dados necessárias ao funcionamento do sistema; ii) coordena a avaliação aprofundada de produtos químicos suspeitos; e iii) está a criar uma base de dados pública na qual os consumidores e os profissionais podem encontrar informações sobre os perigos. A ECHA está sediada em Helsínquia, na Finlândia.
**4.** O Provedor de Justiça enviou à ECHA um projeto de ordem do dia com as questões específicas que pretendia debater. Além disso, o Provedor de Justiça informou a ECHA de que, em resposta a um compromisso que tinha assumido na sequência de um pedido da Assembleia dos Comités do Pessoal da Agência (a seguir \<\<AASC\>\>), tencionava reunir-se com o Comité do Pessoal da ECHA durante a sua visita.
A visita
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**5.** A reunião teve lugar nas instalações da ECHA em 5 de outubro de 2012. O Provedor de Justiça foi acompanhado por Eija Salonen, jurista. A ECHA foi representada por Jukka Malm, Diretor dos Assuntos Regulamentares, acompanhado por Jef Maes, Diretor dos Recursos; Alain Lefebvre, Chefe do Gabinete Executivo; Minna Heikkilä, chefe da Unidade dos Assuntos Jurídicos; Shay O'Malley, chefe da Unidade de Recursos Humanos; Frank Büchler, jurista no Gabinete Executivo; e Mark Perera, assistente de gestão no Gabinete Executivo.
**6.** No início da reunião, o Provedor de Justiça forneceu informações sobre o objetivo e o contexto da sua visita à ECHA. Esclareceu que realiza as suas visitas a agências da UE com base na sua competência para realizar inquéritos de iniciativa própria. Um inquérito de iniciativa própria implica, nomeadamente, a aplicação das garantias processuais habituais relativas a esses inquéritos. Estas incluem o direito da Agência de solicitar ao Provedor de Justiça que trate informações e documentos a título confidencial, em conformidade com o n.o 1 do artigo 5.o, o n.o 2 do artigo 5.o e o n.o 2 do artigo 14.o das disposições de execução[do Provedor de Justiça \[3\].](#_ftn3 ""){#_ftnref3}
**7.** Na sequência das observações introdutórias do Provedor de Justiça, a ECHA forneceu-lhe, em primeiro lugar, uma panorâmica geral das suas atividades e, em seguida, apresentou a sua posição sobre os assuntos identificados pelo Provedor de Justiça na sua carta de 17 de setembro de 2012. Os chefes de unidade responsáveis e, quando necessário, os diretores abordaram os diferentes pontos da ordem de trabalhos com a ajuda de diapositivos PowerPoint. Cada apresentação foi seguida de um debate e de uma sessão de perguntas e respostas. No final da reunião, foi fornecida ao Provedor de Justiça uma cópia da apresentação e dos documentos comprovativos.
**8.** Foram debatidas as seguintes questões entre o Provedor de Justiça e a gestão da ECHA:
1. Os princípios do serviço público;
2. os contactos iniciais da ECHA com o público;
3. Transparência, diálogo e responsabilização;
4. Recrutamento;
5. Propostas e contratos;
6. Conflitos de interesses; e
7. Denúncia de irregularidades.
Conclusões e sugestões do Provedor de Justiça
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### (A) Os princípios do serviço público
**9.** Em 19 de junho de 2012, o Provedor de Justiça publicou os princípios de serviço público para a função pública da UE[\[4\].](#_ftn4 ""){#_ftnref4} O seu principal objetivo ao publicar estes princípios era ajudar a criar uma maior confiança entre os cidadãos e as instituições da UE. Os princípios têm em conta as melhores práticas nos Estados-Membros e foram estabelecidos após um longo período de reflexão e consulta pública. Tal como confirmado na consulta pública, os princípios de serviço público não são novos, mas representam as expectativas existentes dos cidadãos e dos funcionários públicos. Constituem as normas éticas fundamentais que regem a conduta dos funcionários da UE. Os princípios destinam-se também a orientá-los para a decisão certa em situações em que devem exercer julgamento. Como tal, constituem uma componente vital da cultura administrativa de serviço a que as instituições da UE aderem.
**10.** Em 10 de julho de 2012, o Provedor de Justiça informou a ECHA da publicação dos princípios de serviço público. Por conseguinte, estava interessado em saber se a ECHA tinha tomado ou tencionava tomar medidas a) para assegurar que todos os membros do seu pessoal são informados dos princípios e ii) para disponibilizar os princípios no seu sítio Web, de modo a que o público seja informado de que a Agência os subscreve.
**11.** Na sua apresentação, a ECHA explicou que apoia plenamente os princípios de serviço público da UE e contribuiu ativamente para a consulta pública do Provedor de Justiça sobre os mesmos, através de uma carta enviada pelo diretor executivo da ECHA, em nome de todas as agências da UE, em 16 de maio de 2011. Os princípios foram levados ao conhecimento do pessoal da ECHA em 1 de agosto de 2012 através de um alerta noticioso, que ainda está disponível na intranet da ECHA. A ECHA explicou igualmente que os princípios estarão brevemente disponíveis no seu sítio Web externo.
#### Conclusões do Provedor de Justiça relativas a (A)
**12.** O Provedor de Justiça congratula-se com a participação ativa da ECHA na consulta pública sobre os princípios de serviço público e com as medidas proativas que tomou para sensibilizar o seu pessoal para os mesmos. O Provedor de Justiça observa igualmente que, após a sua visita, a ECHA publicou os princípios de serviço público no seu sítio Web externo[\[5\].](#_ftn5 ""){#_ftnref5} A Provedora de Justiça aplaude esta iniciativa de informar os cidadãos de que a ECHA subscreve os princípios.
### (B) Contactos iniciais da ECHA com o público
**13.** Uma das tarefas fundamentais do Provedor de Justiça é assegurar que a administração da UE seja aberta, virada para os serviços e eficiente no tratamento dos contactos com os cidadãos. Os princípios básicos pertinentes estão estabelecidos no Código Europeu de Boa Conduta Administrativa (\<\<ECGAB\>\>). O Provedor de Justiça Europeu recebe frequentemente queixas alegando falta de espírito de serviço e eficiência. Tal sugere que a administração da UE continua a enfrentar desafios neste domínio. Se for caso disso, o Provedor de Justiça Europeu procura encontrar uma solução rápida para as queixas relativas a queixas decorrentes dos contactos iniciais dos cidadãos com a administração. Nessas circunstâncias, os serviços do Provedor de Justiça contactam normalmente a pessoa em causa por telefone.
**14.** Na sua carta de 17 de setembro de 2012, o Provedor de Justiça informou a ECHA de que todas as agências da UE tinham concordado em adotar o Código numa reunião dos chefes das agências realizada em Lisboa, em outubro de 2008. No entanto, o sítio Web da ECHA não continha qualquer ligação para o Código, mas sim uma ligação para o seu próprio Código de Boa Conduta Administrativa[\[6\]](#_ftn6 ""){#_ftnref6} (\<\<Código ECHA\>\>). À primeira vista, afigurava-se que o Código ECHA refletia os princípios contidos no ECGAB. No entanto, uma análise mais aprofundada revelou algumas diferenças. Por exemplo, verificou-se que faltava uma referência ao Provedor de Justiça no Código da ECHA no que diz respeito à disposição correspondente ao artigo 19.o do ECGAB (indicação das possibilidades de recurso). A este respeito, o Provedor de Justiça estava interessado em saber se a ECHA poderia esclarecer de que forma vê a relação entre os dois códigos e se tenciona também publicar o ECGAB no seu sítio Web. Além disso, a Provedora de Justiça perguntou de que forma a ECHA assegura que os membros do seu pessoal cumprem os princípios estabelecidos no ECGAB.
**15.** Na sua apresentação, a ECHA sublinhou a importância que atribui aos princípios de boa conduta administrativa e delineou os seus esforços para garantir que os membros do seu pessoal os conheçam. Para o efeito, por decisão de 14 de fevereiro de 2008, ou seja, antes da reunião de outubro de 2008 dos chefes das agências em Lisboa, o Conselho de Administração da ECHA adotou o Código ECHA. O Código ECHA é apresentado ao pessoal da ECHA durante a formação inicial e está disponível nos sítios Web internos e externos da Agência. Na opinião da ECHA, a publicação de dois códigos no seu sítio Web confundiria tanto o seu pessoal como o público externo.
**16.** No Código ECHA, existe uma disposição específica relativa às possibilidades de recurso (artigo 19.o do Código ECHA), que, como a ECHA explicou, reflete o caráter vinculativo das suas decisões operacionais e dos seus poderes decisórios. Mesmo que o artigo 19.o do Código da ECHA não contenha uma referência explícita ao Provedor de Justiça, a possibilidade de apresentar queixa ao Provedor de Justiça é mencionada na maioria das decisões administrativas da ECHA. Nas decisões operacionais, há uma referência à possibilidade de instaurar processos judiciais ou uma indicação da possibilidade de recorrer à Câmara de Recurso da Agência.
**17.** Em seguida, centrando-se em iniciativas recentes, a ECHA explicou as suas práticas destinadas a melhorar os contactos iniciais com os cidadãos. Em primeiro lugar, a ECHA apresentou a sua adoção do Sistema Integrado de Gestão da Qualidade baseado na norma ISO 9001. Este sistema visa: a) Assegurar o envio de avisos de receção em resposta à correspondência recebida; b) Manter registos adequados; e c) fornecer pormenores sobre os prazos nos procedimentos descritos no Regulamento REACH. A Provedora de Justiça perguntou se a ECHA considerou o modelo criado pela Fundação Europeia para a Gestão da Qualidade (EFQM) como uma alternativa ao sistema que tem em vigor. A ECHA respondeu que o assunto não tinha sido discutido até à data. Em segundo lugar, a ECHA informou o Provedor de Justiça de que atribui especial importância à orientação para o cliente nos seus esforços de sensibilização. Nos casos em que uma resposta pode ser enviada rapidamente, o membro do público recebe-a imediatamente. Em domínios especiais, como o serviço de assistência e os pedidos de acesso a documentos, é sempre enviado um aviso de receção, ao passo que, para as cartas normais, é enviada uma resposta de espera no prazo de 15 dias úteis, a menos que possa ser enviada uma resposta substantiva dentro do mesmo prazo. Os modelos são objeto de um controlo jurídico exaustivo, a fim de garantir não só a legalidade, mas também a objetividade e a imparcialidade; Sejam realizadas auditorias internas; e são organizadas regularmente sessões de formação. A ECHA dispõe também de um novo sítio Web desde 2011. Com vista a melhorar a facilidade de utilização, os documentos são etiquetados eletronicamente e agrupados para facilitar a referência eletrónica. As conclusões preliminares do Conselho de Administração estão disponíveis no prazo de dois dias úteis no sítio Web público da ECHA.
**18.** Quanto à disposição incluída no artigo 14.o, n.o 3, do ECGAB[\[7\]](#_ftn7 ""){#_ftnref7} e do Código da ECHA, a ECHA solicitou ao Provedor de Justiça orientações sobre as situações em que a mesma pessoa envia queixas repetidas ou outra correspondência. Em resposta, o Provedor de Justiça explicou que a decisão de invocar a \<\<cláusula de suspensão\>\> deve ser tomada ao nível da gestão e as pessoas que tratam dos casos devem ser devidamente informadas. Em segundo lugar, o Provedor de Justiça salientou que, ao invocar o caráter \<\<repetitivo\>\> das queixas ou da correspondência, é adequada uma abordagem cautelosa.
#### Conclusões e sugestões do Provedor de Justiça sobre (B)
**19.** O Provedor de Justiça congratula-se com o compromisso da ECHA de fornecer ao seu pessoal uma vasta gama de informações relacionadas com a boa conduta administrativa e aplaude-a por prestar especial atenção aos princípios da boa conduta administrativa e aos seus esforços para melhorar a convivialidade dos cidadãos. Compreende igualmente as razões subjacentes à decisão da ECHA de publicar apenas um código no seu sítio Web. O Código ECHA segue a estrutura e a apresentação do ECGAB, mesmo que existam algumas diferenças em pormenor[\[8\].](#_ftn8 ""){#_ftnref8} Por conseguinte, o Provedor de Justiça considera que, de um modo geral, o Código ECHA pode ser considerado satisfatório. No entanto, considera que o artigo 19.o do Código ECHA poderia incluir uma referência explícita ao Provedor de Justiça. Além disso, o Provedor de Justiça manifesta a sua satisfação com as atividades de sensibilização da ECHA e com as iniciativas empreendidas para melhorar a gestão da qualidade da Agência e facilitar os seus contactos iniciais com o público.
### (C) Transparência, diálogo e responsabilização
**20.** O Provedor de Justiça atribui grande importância à promoção da transparência e ao aumento da responsabilização na administração da UE. A necessidade de transparência reflete-se, nomeadamente, na legislação da UE em matéria de acesso do público aos documentos, que menciona expressamente o Provedor de Justiça como órgão de recurso. A necessidade de responsabilização reflecte-se nos amplos poderes de investigação do Provedor de Justiça, que lhe permitem esclarecer cabalmente os factos e questões que surgem durante os seus inquéritos.
**21.** Tendo em conta o que precede, a Provedora de Justiça solicitou à ECHA que fornecesse informações adicionais e respondesse às seguintes perguntas:
\<\<a)*Observo que o sítio Web da ECHA contém uma secção sobre o acesso aos documentos na posse da agência. No entanto, gostaria de saber como a ECHA trata, na prática, os pedidos de acesso do público a documentos. Quais são as suas regras, orientações e/ou disposições práticas para o tratamento desses pedidos? Queira fornecer exemplos, como a correspondência principal no tratamento pela Agência dos três últimos pedidos de acesso do público a documentos tratados ao abrigo das regras pertinentes da ECHA e/ou do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. (A substância das decisões da ECHA nestes exemplos não será examinada, uma vez que este não é o objetivo da presente visita.)*
*b) A ECHA elabora um relatório anual (interno ou externo) sobre o seu tratamento do acesso do público aos documentos?*
*c) A ECHA gere, ou tenciona gerir, um registo público na aceção do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001?*
*d) A ECHA trata uma grande quantidade de informações e dados. O seu sítio Web é de fácil utilização e contém um grande volume de dados, publicações e informações relacionadas com as principais atividades da ECHA. O Regulamento (CE) n.o 1049/2001, em sentido estrito, aplica-se apenas aos \<\<documentos\>\>. Como é que a ECHA trata os pedidos de informação? Queira fornecer-nos informações sobre as reações que os serviços da ECHA recebem dos utilizadores e das partes interessadas no que diz respeito ao acesso à informação."*
**22.** Na sua apresentação, a ECHA salientou que a transparência é uma característica importante da forma como realiza o seu trabalho. No seu sítio Web interno, existe uma secção específica dedicada ao acesso a documentos para ajudar o pessoal a tratar os pedidos de acesso a documentos. A formação sobre o acesso aos documentos é organizada duas vezes por ano, existindo também uma rede específica na ECHA que trata de questões relacionadas com o acesso aos documentos. A rede é composta por pessoas de contacto de cada Direção para o tratamento dos pedidos de acesso a documentos e realiza reuniões duas vezes por ano.
**23.** Em resposta às perguntas relativas ao acesso aos documentos, a ECHA explicou que trata todos os pedidos que recebe em conformidade com o Regulamento n.o 1049/2001 e a Decisão MB/12/2008[\[9\]](#_ftn9 ""){#_ftnref9} que aplica esse regulamento. A ECHA tem dois advogados cuja função é assegurar a coordenação central do tratamento dos pedidos iniciais. Os coordenadores recebem os pedidos iniciais através do formulário Web especial da ECHA ou de uma caixa de correio funcional e atribuem-nos à direção responsável. Além disso, tratam das negociações com o requerente, prestam aconselhamento a fim de assegurar a coerência e controlam o prazo. O tratamento concreto dos pedidos iniciais é descentralizado, de modo a que cada direção trate os pedidos no âmbito da sua área de responsabilidade. Os pedidos confirmativos são tratados de forma mais centralizada pelo Gabinete Executivo e pela Unidade dos Assuntos Jurídicos.
**24.** Em seguida, a ECHA apresentou estatísticas sobre o seu tratamento dos pedidos de acesso a documentos. Em 2011, a ECHA recebeu 93 pedidos de acesso do público a documentos. Embora a maioria dos pedidos tenha conduzido a um acesso total ou parcial, em 8 casos o acesso foi recusado. Um elevado número de pedidos recebidos dizia respeito a documentos que continham dados de terceiros que, em conformidade com as regras aplicáveis, exigiam a consulta do terceiro antes de conceder o acesso[\[10\]:](#_ftn10 ""){#_ftnref10} por exemplo, no último trimestre de 2011, realizaram-se cerca de 130 consultas de terceiros. Em três casos, o prazo de resposta da ECHA foi prorrogado, mas os prazos foram respeitados em todos os casos, com exceção de um, em que ocorreu um atraso de um dia. Cerca de 65% dos pedidos provinham da indústria ou de escritórios de advocacia, enquanto os restantes provinham de ONG, académicos e jornalistas. A ECHA apresentou igualmente os valores correspondentes relativos aos dois primeiros trimestres de 2012, que se assemelhavam em grande medida às estatísticas de 2011, e forneceu ao Provedor de Justiça cópias dos três últimos pedidos de acesso do público a documentos e das suas respostas.
**25.** Quanto às tendências recentes, a ECHA salientou que houve uma diminuição clara do número de pedidos depois de a ECHA ter começado a divulgar informações relacionadas com os ficheiros de registo no seu sítio Web. No entanto, o número de documentos abrangidos por pedidos individuais e o número de páginas divulgadas por pedido aumentaram.
**26.** Em resposta à pergunta do Provedor de Justiça relativa aos relatórios da ECHA sobre o seu tratamento dos pedidos de acesso do público a documentos, a ECHA explicou que, a partir de 2011, os relatórios internos à administração são elaborados numa base anual e trimestral. Além disso, foi criada uma base de dados Excel no final de 2011, a fim de permitir a comunicação automatizada de informações. Ainda não existem relatórios externos, mas está prevista uma atualização da secção relativa ao acesso aos documentos no sítio Web da ECHA. No sítio Web da ECHA, existe um registo público de documentos (\<\<Biblioteca de Documentos\>\>) e os documentos nele contidos foram i) etiquetados eletronicamente para melhorar a possibilidade de pesquisa e ii) agrupados para facilitar a sua referência eletrónica, tal como referido no n.o 17, supra. A ECHA melhora constantemente os materiais acessíveis ao público.
**27.** Quanto aos pedidos de informações, a ECHA explicou que gere dois balcões de apoio: i) o Info Desk da ECHA e ii) o Helpdesk da ECHA. O Info Desk da ECHA é responsável pelos inquéritos gerais dirigidos à Agência, enquanto o Helpdesk da ECHA presta aconselhamento àqueles que têm obrigações ao abrigo dos Regulamentos REACH, CRE[\[11\]](#_ftn11 ""){#_ftnref11} e Biocidas[\[12\].](#_ftn12 ""){#_ftnref12} Este último presta igualmente apoio aos utilizadores das ferramentas informáticas da ECHA e assistência relacionada com o tratamento de pedidos individuais.
**28.** Quanto ao Helpdesk da ECHA, funciona num sistema de três níveis: o primeiro nível (L1) diz respeito a questões que são da competência da equipa do serviço de assistência e às quais esta pode dar uma resposta por si só; o segundo nível (L2) refere-se a casos que exigem conhecimentos especializados fora da Unidade de Helpdesk da ECHA; e o terceiro nível (L3) é para os casos que exigem consulta externa. O Helpdesk da ECHA respondeu a 5 362 perguntas em 2011, 90 % das quais no prazo de 15 dias úteis. Nas categorias L1 e L2, o tempo médio acumulado de resolução de casos e questões foi de 6,9 dias úteis e, na categoria L3, de 54,8 dias úteis.
**29.** O Info Desk da ECHA tornou-se operacional em janeiro de 2012. Durante os dois primeiros trimestres de 2012, recebeu 850 mensagens de correio eletrónico, 900 chamadas telefónicas e um visitante. A maioria das perguntas foi respondida no mesmo dia ou no prazo de cinco dias úteis. Os temas abrangidos pelas consultas diziam principalmente respeito a convites, pedidos de informação do serviço de assistência, substâncias registadas, assinaturas de notícias eletrónicas, sítio Web da ECHA e ofertas de produtos ou serviços. Quase três quartos das consultas vieram de empresas.
**30.** Em seguida, o debate centrou-se nas iniciativas da ECHA para promover a transparência, o diálogo e a responsabilização. A este respeito, a ECHA explicou que o seu sítio Web contém um grande volume de dados, publicações e informações relativas às suas atividades principais. A ECHA apresentou igualmente a sua política de cooperação com as partes interessadas acreditadas. A política é implementada principalmente através do trabalho da comissão. Com vista a reforçar a cooperação entre as partes interessadas, a ECHA também organiza anualmente um Dia das Partes Interessadas e outros seminários e participa ativamente em conferências organizadas pelas partes interessadas. A ECHA organiza regularmente sessões de informação em linha (\<\<webinars\>\>). As reações aos eventos foram obtidas através de inquéritos de satisfação dirigidos às partes interessadas, aos comités da ECHA e aos clientes do serviço de assistência. A maior parte das reações foi muito positiva em relação aos serviços da ECHA.
**31.** Em seguida, o Provedor de Justiça perguntou à ECHA como vê o papel da linguagem simples nas suas comunicações com o público. A ECHA explicou que está muito consciente da questão, especialmente porque as suas atividades principais são de natureza altamente técnica. Como exemplo da utilização de linguagem simples nas suas comunicações, a ECHA mencionou as suas publicações que fornecem orientações em poucas palavras. O Departamento de Comunicação cuida dos modelos de cartas que são enviadas ao público. Existe uma secção específica no sítio Web destinada aos cidadãos interessados.
#### Conclusões e sugestões do Provedor de Justiça relativas a (C)
**32.** A Provedora de Justiça felicita a ECHA pelo seu sítio Web, que é de fácil utilização, fácil de navegar e informativo. A página inicial, as funções de pesquisa e outras informações substanciais no sítio Web estão disponíveis nas 23 línguas oficiais. Esta prática demonstra o empenho da ECHA em saudar os cidadãos na sua própria língua e em reconhecer que todos os cidadãos da União Europeia têm um interesse legítimo no seu trabalho.
**33.** No seu sítio Web, a ECHA fornece ao público uma grande quantidade de informações relacionadas principalmente com as suas atividades principais, bem como informações suficientes sobre questões financeiras e organizacionais. Adotou uma abordagem proativa da divulgação de informações, principalmente através dos seus serviços de assistência e publicações em linha, e deve ser aplaudida a este respeito. A Provedora de Justiça também aplaude os mecanismos que a ECHA criou para assegurar a pesquisabilidade e a fácil referência eletrónica de documentos no seu sítio Web, bem como o tratamento eficiente dos contactos do público.
**34.** No que diz respeito ao acesso aos documentos, o Provedor de Justiça felicita a ECHA pelos procedimentos pormenorizados e específicos em vigor para o tratamento dos pedidos de acesso aos documentos. As estatísticas parecem confirmar que, em geral, os procedimentos funcionam bem. A Provedora de Justiça regista igualmente com satisfação que a ECHA começou a elaborar relatórios sobre o seu tratamento dos pedidos de acesso do público a documentos. Sugere que a ECHA considere a possibilidade de disponibilizar ao público o relatório anual sobre o seu tratamento dos pedidos de acesso do público aos documentos.
### (D) Recrutamento
**35.** No que diz respeito ao conteúdo das decisões de seleção e recrutamento, o Provedor de Justiça adota uma abordagem semelhante à do Tribunal de Justiça da União Europeia. Isto significa, nomeadamente, que reconhece à administração amplos poderes discricionários na seleção do seu pessoal. No que diz respeito aos aspetos processuais da seleção e do recrutamento, o Provedor de Justiça trabalhou muito ativamente para aumentar a transparência no recrutamento da UE. Os seus esforços conduziram, por exemplo, a uma maior transparência no que diz respeito aos nomes dos membros dos júris e a fichas de avaliação mais pormenorizadas, proporcionando aos candidatos uma melhor compreensão da forma como foram avaliados.
**36.** Na sua carta de 17 de setembro de 2012, o Provedor de Justiça solicitou à ECHA esclarecimentos sobre as seguintes questões:
De*que forma assegura a ECHA uma comunicação eficaz com os candidatos aos processos de seleção sobre o estado das suas candidaturas e/ou o resultado do processo de seleção?*
*b) Os nomes dos membros do júri são conhecidos dos candidatos? Em que medida a ECHA faculta aos candidatos o acesso às avaliações das suas candidaturas?*
*c) Em que medida procura a ECHA meios mais rápidos e menos formais para resolver litígios sobre decisões de seleção e recrutamento do que os previstos no artigo 90.o do Estatuto dos Funcionários?*
*d) A ECHA informa sistematicamente os candidatos na sua correspondência de que podem apresentar queixa ao Provedor de Justiça, tal como previsto no artigo 19.o do Código Europeu de Boa Conduta Administrativa acima referido e no Código de Boa Conduta Administrativa da ECHA?\>\>*
**37.** Na sua apresentação, a ECHA forneceu informações sobre os seus procedimentos de seleção. A fim de assegurar uma comunicação eficaz com os candidatos, a ECHA adotou um Guia do Candidato[\[13\],](#_ftn13 ""){#_ftnref13} que contém uma secção específica sobre a comunicação com os requerentes. A Unidade dos Recursos Humanos nomeou um coordenador para os processos de seleção, que atua como pessoa de contacto para cada processo de seleção, a fim de assegurar que todos os candidatos são plenamente informados em todas as fases do processo. O coordenador responde a perguntas e presta esclarecimentos aos candidatos, emite convites para entrevistas, prepara cartas de resultados e responde a pedidos de revisão depois de os membros do júri terem validado as respostas.
**38.** Quanto às modalidades práticas dos processos de seleção, é o presidente do júri que assina a correspondência com os candidatos. Mediante pedido, os candidatos podem receber: i) observações escritas sobre a avaliação das suas candidaturas; ii) a pontuação total da avaliação e as reações gerais sobre a avaliação das suas candidaturas; iii) um extrato da grelha de avaliação, incluindo a de um consultor externo; e iv) informações sobre a composição do júri.
**39.** A ECHA declarou ainda que ficaria grata por ouvir o parecer do Provedor de Justiça sobre a sua prática atual de proteger os membros do júri contra pressões externas, divulgando os seus nomes apenas mediante pedido. Salientou igualmente a possibilidade de os membros do pessoal ou os membros externos hesitarem em participar nos júris se os seus nomes forem divulgados. O Provedor de Justiça explicou que a questão é um exercício de equilíbrio, mas a divulgação dos nomes dos membros do júri está em conformidade com a jurisprudência do Tribunal nesta matéria. O segredo das deliberações e dos trabalhos dos júris de concurso foi introduzido com vista a garantir a independência desses júris e a objetividade dos seus trabalhos. Protege-os de todas as interferências e pressões externas[\[14\]](#_ftn14 ""){#_ftnref14}. O respeito deste segredo opõe-se, portanto, à divulgação dos pontos de vista dos membros individuais dos júris. No entanto, o Provedor de Justiça tem sistematicamente considerado que o direito de manter secretos os pontos de vista individuais dos membros do júri não é o mesmo que manter secretas as suas identidades[\[15\].](#_ftn15 ""){#_ftnref15} A este respeito, foram debatidos dois pontos na reunião: i) em que fase do processo de seleção devem ser indicados os nomes e ii) se a posição hierárquica da pessoa em causa (por exemplo, gestor/assistente) pode desempenhar um papel nesse exercício.
**40.** A ECHA informa os candidatos da possibilidade de apresentarem uma reclamação formal em conformidade com o artigo 90.o, n.o 2, do Estatuto dos Funcionários. Desde 2007, a ECHA teve dois litígios relacionados com decisões de seleção e recrutamento e foram apresentadas quatro queixas ao Provedor de Justiça a este respeito. Em termos de meios informais de resolução de litígios, a secção F do Guia do Candidato da ECHA prevê a possibilidade de apresentar um pedido de revisão ao presidente do júri. No mesmo guia, é igualmente feita referência ao direito de apresentar uma queixa ao Provedor de Justiça ou de intentar uma ação no Tribunal da Função Pública.
#### Conclusões e sugestões do Provedor de Justiça relativamente a (D)
**41.** O Provedor de Justiça observa que os pontos de vista das instituições sobre o justo equilíbrio entre a abertura e as necessidades legítimas de confidencialidade nos trabalhos dos júris evoluíram no sentido de conferir maior peso à abertura[\[16\].](#_ftn16 ""){#_ftnref16} Salienta que a prática estabelecida tanto no Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO) como na Comissão consiste em divulgar os nomes dos membros do júri. Na opinião do Provedor de Justiça, tal prática garante a transparência dos procedimentos de seleção; contribui para reforçar e manter a confiança do público nas instituições, órgãos e organismos da UE; e tranquiliza os candidatos quanto ao facto de o processo de seleção não estar viciado por conflitos de interesses. À luz das considerações anteriores, a ECHA poderia reconsiderar a sua posição relativamente à divulgação dos nomes dos membros do júri e divulgá-los a todos os candidatos e não apenas àqueles que solicitam explicitamente essas informações.
### (E) Propostas e contratos
**42.** Ao nível da revisão, os litígios relativos às decisões de concurso e às relações contratuais são mais frequentemente tratados pelos tribunais. No entanto, ao longo dos anos, uma parte significativa dos casos do Provedor de Justiça também se preocupou com estes domínios. Em relação às propostas, o Provedor de Justiça inspira-se na abordagem do Tribunal de Justiça, que consiste em reconhecer à administração amplos poderes discricionários na avaliação dos aspetos substantivos das propostas, verificando cuidadosamente se fundamentou as suas decisões de forma válida e adequada e se respeitou adequadamente os procedimentos aplicáveis e os direitos de informação. Em relação aos litígios contratuais, o Provedor de Justiça não avalia, enquanto tal, se existe um incumprimento contratual. No entanto, examina exaustivamente se a administração fundamentou devidamente a sua posição e examina igualmente a equidade das ações ou omissões administrativas.
**43.** Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça quis ser informado sobre a forma como a ECHA trata os litígios relacionados com estes domínios.
**44.** A ECHA apresentou os principais elementos do procedimento que segue nos processos de concurso. Informou o Provedor de Justiça de que envia cartas de notificação aos proponentes, indicando os motivos da adjudicação ou não adjudicação de uma proposta. As cartas de notificação contêm informações sobre a proposta vencedora e informações sobre as vias de recurso judiciais disponíveis. Mediante pedido, é enviada uma segunda carta, que contém informações sobre as características e as vantagens comparativas da proposta vencedora. Se solicitado, ou em resposta a um pedido de revisão administrativa da decisão, é enviada uma terceira carta com esclarecimentos adicionais sobre a avaliação da proposta rejeitada. Os proponentes são igualmente informados da possibilidade de fiscalização jurisdicional pelo Tribunal Geral.
**45.** No domínio dos contratos, a ECHA explicou que procura resolver litígios principalmente através de negociações no âmbito da gestão de projetos e contratos. Se o litígio não for resolvido por negociação, as partes podem acordar em submetê-lo à mediação. Esta cláusula facultativa está incluída, por exemplo, nos contratos informáticos. No entanto, até agora, não houve recurso à mediação. Caso o litígio não possa ser resolvido amigavelmente, também é possível o controlo jurisdicional perante o Tribunal Distrital de Helsínquia.
**46.** Quanto à questão de saber se os proponentes e os contratantes são informados de que podem apresentar uma queixa ao Provedor de Justiça, a ECHA declarou que informa os proponentes e os contratantes do seu direito de apresentar uma queixa ao Provedor de Justiça no anúncio de concurso e no anúncio de adjudicação de contrato publicados no Jornal Oficial da UE. As cartas de notificação nos procedimentos de adjudicação de contratos seguem os modelos da Comissão Europeia e não contêm uma referência ao Provedor de Justiça. Nos contratos-tipo, não existe qualquer referência direta ao Provedor de Justiça.
**47.** Durante o debate, o Provedor de Justiça explicou a diferença entre legalidade e boa administração e levantou a questão dos subcontratantes, fornecendo um exemplo de um caso em que interveio para garantir que o subcontratante recebesse o pagamento correto nos termos do contrato. Salientou que, mesmo que a entidade adjudicante não tenha a obrigação legal de sensibilizar os seus contratantes para a necessidade de respeitar os interesses dos subcontratantes, estaria em conformidade com os princípios da boa administração se o fizesse. A ECHA congratulou-se com estas orientações.
#### Conclusões e sugestões do Provedor de Justiça relativas a (E)
**48.** O Provedor de Justiça congratula-se com o facto de a ECHA informar os proponentes e contratantes do seu direito de apresentar uma queixa ao Provedor de Justiça no anúncio de concurso e no anúncio de adjudicação do contrato. Além disso, considera que os procedimentos que a ECHA tem em vigor no domínio das propostas e dos contratos são satisfatórios no seu conjunto. No entanto, incentiva a ECHA a fornecer informações sobre a possibilidade de apresentar uma queixa ao Provedor de Justiça também nas suas cartas de notificação relativas aos procedimentos de adjudicação de contratos. A ECHA poderá também ponderar a inclusão de uma referência ao Provedor de Justiça nos seus contratos.
### (F) Conflitos de interesses
**49.** Os conflitos de interesses surgem quando as pessoas que trabalham para a administração pública podem ser consideradas como tendo um interesse pessoal inadequado numa matéria com a qual lidam. Tais conflitos devem ser tratados de forma adequada, a fim de assegurar a tomada de decisões objetivas e reforçar a confiança do público na administração. Acontecimentos e casos recentes mostram que a administração da UE não goza da plena confiança do público em relação a esta questão.
**50.** Na sua carta de 17 de setembro de 2012, o Provedor de Justiça solicitou à ECHA que fornecesse informações sobre as medidas concretas que toma para evitar conflitos de interesses em relação a:
a) O recrutamento de pessoal, incluindo quadros superiores; e
b) A conduta dos atuais e antigos membros do pessoal, nomeadamente no que diz respeito às atividades externas durante e após o seu serviço na ECHA (ver, por exemplo, os artigos 11.o, 11.o-A, 12.o-B e 16.o do Estatuto dos Funcionários).
**51.** Na sua apresentação, a ECHA explicou que o tipo de conflitos de interesses que podem surgir em relação aos membros do pessoal da ECHA deve ser analisado em relação i) ao mandato da Agência e ii) ao facto de o seu pessoal ser composto por agentes temporários e agentes contratuais com perfis altamente especializados.
**52.** Tal como o Provedor de Justiça observou na sua carta à ECHA, a Agência publicou no seu sítio Web público, na secção \<\<Procedimentos e políticas\>\>, tanto a sua política de gestão de potenciais conflitos de interesses[\[17\],](#_ftn17 ""){#_ftnref17} como declarações anuais de interesses dos diretores, gestores e outros quadros superiores da ECHA. Além disso, todos os membros do pessoal da ECHA devem assinar uma declaração de interesses em conformidade com o modelo que figura no anexo 1 da referida política.
**53.** Uma secção específica no sítio Web interno da ECHA é dedicada a questões de \<\<ética e código de conduta\>\>. Esta secção contém, nomeadamente, uma decisão do diretor executivo sobre orientações em matéria de convites e presentes, bem como declarações de compromisso e confidencialidade. A decisão contém instruções pormenorizadas sobre a aceitação de presentes e favores, convites para eventos, honorários e honorários, bem como honras e condecorações.
**54.** Em seguida, o debate passou para os procedimentos de seleção. A ECHA desenvolveu modelos a utilizar para as declarações e declarações sobre conflitos de interesses nos procedimentos de seleção. Todos os membros de um júri são convidados a assinar esses documentos. Subsequentemente, o diretor executivo avalia a declaração e toma as medidas necessárias, se necessário. A formação sobre a questão dos conflitos de interesses no recrutamento é organizada de forma contínua.
**55.** Posteriormente, a ECHA solicitou ao Provedor de Justiça orientações sobre as situações em que um membro de um júri conhece um candidato. O Provedor de Justiça respondeu que tal incidente deveria ser declarado e, em seguida, em função das circunstâncias específicas do caso, a pessoa em causa deveria ou não participar de todo no processo de seleção ou estar presente apenas na qualidade de observador, sem participar nas deliberações.
**56.** A discussão centrou-se, em seguida, no período de dois anos previsto no artigo 16.° do Estatuto, durante o qual é necessária a aprovação para o exercício de determinadas funções após a cessação de funções. A ECHA perguntou ao Provedor de Justiça se a questão deveria ser tratada de forma diferente se um membro do pessoal for um agente temporário cujo contrato não pode ser renovado por uma razão ou outra. O Provedor de Justiça respondeu que a situação é, de facto, delicada e tem de ser refletida. No entanto, em princípio, as regras são as mesmas para todos os membros do pessoal. Um fator importante poderia também ser o facto de as tarefas terem sido confiadas ao membro do pessoal em causa antes da partida. Ao fazê-lo, deve ser tido em conta o grau do agente.
#### Conclusões e sugestões do Provedor de Justiça relativas a (F)
**57.** O Provedor de Justiça declarou em várias ocasiões que as instituições, órgãos, organismos e agências da UE devem fazer tudo o que estiver ao seu alcance para evitar não só conflitos de interesses reais, mas também aparentes, a fim de manter a confiança do público nas suas atividades e proteger o seu pessoal de suspeitas injustificadas. A este respeito, congratula-se com o facto de a ECHA ter desenvolvido modelos para as declarações de interesses e ter disponibilizado no seu sítio Web público os modelos preenchidos pelos seus diretores, gestores e outros membros do pessoal de alto nível. A Provedora de Justiça observa igualmente que a ECHA dispõe de regras internas pormenorizadas, que visam evitar conflitos de interesses.
**58.** No entanto, importa igualmente salientar que, no seu recente Relatório Especial n.o 15/2012[\[18\],](#_ftn18 ""){#_ftnref18} o Tribunal de Contas Europeu recomendou que certas agências, incluindo a ECHA, melhorassem as suas políticas e procedimentos em matéria de conflitos de interesses. A este respeito, o Tribunal de Contas salientou que a aplicação prática pela ECHA de políticas e procedimentos em matéria de conflitos de interesses apresenta lacunas significativas. Em especial, salientou que i) os interesses não são revistos antes da atribuição de tarefas ao pessoal e ii) as políticas e os procedimentos para avaliar e gerir situações de conflito de interesses na Câmara de Recurso da ECHA não são adequados. O Provedor de Justiça congratula-se com o facto de a ECHA já ter tomado medidas de seguimento em relação a muitas das conclusões do Tribunal de Contas Europeu[\[19\].](#_ftn19 ""){#_ftnref19} No entanto, seria claramente adequado que a ECHA apresentasse um relatório sobre as medidas concretas que adotou para cumprir as suas obrigações jurídicas, em especial, tal como sugerido no relatório do Tribunal de Contas, no que diz respeito às questões de conflito de interesses referidas nas subalíneas i) e ii) supra.
### (G) Denúncia de irregularidades
**59.** A Provedora de Justiça solicitou à ECHA que fornecesse informações sobre quaisquer disposições que tenha em vigor para a denúncia interna de irregularidades e sobre quaisquer casos de denúncia de irregularidades.
**60.** Na sua apresentação, a ECHA observou que, até à data, não tinha tido casos de denúncia de irregularidades. Os princípios pertinentes incluídos no Estatuto dos Funcionários foram aplicados internamente pela Decisão MB/30/2009 do Conselho de Administração da ECHA. As regras são explicadas aos novos membros do pessoal durante a formação inicial. Uma secção específica no sítio Web interno da ECHA é dedicada a questões relativas à denúncia de irregularidades.
**61.** O Provedor de Justiça salientou que o artigo 22.o-A do Estatuto dos Funcionários não dá uma resposta completa aos desafios da denúncia de irregularidades. Por esta razão, é importante que a administração tome as decisões adequadas antes que os possíveis problemas fiquem fora de controlo. Além disso, o Provedor de Justiça salientou que a denúncia de irregularidades é uma dimensão adicional em que os cidadãos podem exercer os seus direitos e, por conseguinte, incentivou a ECHA a informar o seu pessoal sobre a opção prevista no Estatuto dos Funcionários de comunicar primeiro a eventual existência de atividades ilegais a nível interno.
#### Conclusões do Provedor de Justiça relativas a (G)
**62.** A Provedora de Justiça congratula-se com o facto de a ECHA ter adotado uma abordagem proativa em matéria de denúncia de irregularidades, adotando regras internas a este respeito (Decisão MB/30/2009). Essa decisão contém regras em matéria de luta contra a fraude, a corrupção e as irregularidades, bem como disposições destinadas a facilitar os inquéritos administrativos do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) no âmbito da Agência. O Provedor de Justiça considera que a decisão contém regras internas importantes que abordam os desafios da denúncia de irregularidades.
Síntese das sugestões do Provedor de Justiça
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**63.** Com base na sua visita e nas informações que lhe foram fornecidas pela ECHA, o Provedor de Justiça apresenta as seguintes sugestões:
a) A ECHA poderá ponderar o aditamento de uma referência explícita ao Provedor de Justiça no artigo 19.o do seu Código de Boa Conduta Administrativa.
b) A ECHA poderá considerar a possibilidade de disponibilizar ao público o seu relatório anual sobre o tratamento dos pedidos de acesso do público a documentos.
c) A ECHA poderá reconsiderar a sua posição relativamente à divulgação dos nomes dos membros do júri, de modo a que essas informações sejam fornecidas a todos os candidatos e não apenas àqueles que as solicitem explicitamente.
d) No domínio dos concursos e contratos, a ECHA poderá considerar a possibilidade de incluir uma referência ao Provedor de Justiça nas suas cartas de notificação e contratos.
e) A ECHA poderá apresentar um relatório sobre as medidas concretas que adotou, a fim de cumprir as suas obrigações legais, relativamente às questões de conflito de interesses identificadas pelo Tribunal de Contas. A este respeito, a ECHA poderia, em especial, apresentar um relatório sobre as suas ações de acompanhamento no que diz respeito às conclusões de que i) os interesses não são revistos antes de as tarefas serem atribuídas ao pessoal e ii) as políticas e os procedimentos para avaliar e gerir situações de conflito de interesses na Câmara de Recurso da ECHA não são adequados.
Muito agradeceria que a ECHA me apresentasse, até 30 de junho de 2013, um relatório sobre o seguimento dado às sugestões acima enumeradas.
P. Nikiforos Diamandouros
Feito em Estrasburgo, em 3.4.2013
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[\[1\]](#_ftnref1 ""){#_ftn1} As informações sobre as visitas às agências da UE estão disponíveis na seguinte página do sítio Web do Provedor de Justiça: [www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces](/activities/visits.faces)
[\[2\]](#_ftnref2 ""){#_ftn2} JO 2006, L 396, p. 1.
[\[3\]](#_ftnref3 ""){#_ftn3} [www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces](/resources/provisions.faces)
[\[4\]](#_ftnref4 ""){#_ftn4} [http://www.ombudsman.europa.eu/pt/resources/publicserviceprinciples.faces](/pt/resources/publicserviceprinciples.faces)
[\[5\]](#_ftnref5 ""){#_ftn5} http://www.echa.europa.eu/documents/10162/13559/public_service_principles_en.pdf
[\[6\]](#_ftnref6 ""){#_ftn6} http://www.echa.europa.eu/documents/10162/13559/code_of_good_administrative_behaviour_en.pdf
[\[7\]](#_ftnref7 ""){#_ftn7} "Não*é necessário enviar aviso de receção nem resposta nos casos em que as cartas ou queixas sejam abusivas devido ao seu número excessivo ou ao seu caráter repetitivo ou inútil."*
[\[8\]](#_ftnref8 ""){#_ftn8} Por exemplo, em comparação com a disposição pertinente do ECGAB, não existe qualquer referência a \<\<aconselhamento\>\> (artigo 10.o, n.o 3, do Código da ECHA).
[\[9\]](#_ftnref9 ""){#_ftn9} http://echa.europa.eu/documents/10162/13604/mb_12_2008_final_implementing_rules_access_to_documents_en.pdf
[\[10\]](#_ftnref10 ""){#_ftn10} Nos termos do artigo 5.o, n.o 1, da Decisão MB/12/2008, \<\<\[q\]uando*a Agência receber um pedido de acesso a um documento na sua posse, mas proveniente de terceiros, verificará se é aplicável uma das exceções previstas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001*\>\>.
[\[11\]](#_ftnref11 ""){#_ftn11} O Regulamento CRE \[ou seja, o Regulamento (CE) n.o 1272/2008 relativo à classificação, rotulagem e embalagem de substâncias e misturas, que altera e revoga as Diretivas 67/548/CEE e 1999/45/CE, e altera o Regulamento (CE) n.o 1907/2006 (JO 2008, L 353, p. 1)\] garante que os perigos apresentados pelos produtos químicos são claramente comunicados aos trabalhadores e aos consumidores da União Europeia através da classificação e rotulagem dos produtos químicos.
[\[12\]](#_ftnref12 ""){#_ftn12} O Regulamento relativo aos produtos biocidas (Regulamento (UE) n.o 528/2012, JO 2012, L 167, p. 1) diz respeito à colocação no mercado e à utilização de produtos biocidas, que são utilizados para proteger seres humanos, animais, materiais ou artigos contra organismos prejudiciais, como pragas ou bactérias, através da ação das substâncias ativas contidas nos produtos biocidas.
[\[13\]](#_ftnref13 ""){#_ftn13} http://echa.europa.eu/documents/10162/13602/general_guide_for_applicants_en.pdf
[\[14\]](#_ftnref14 ""){#_ftn14} Ver, por exemplo, processo 89/79, *Bonu/Conselho, Coletânea* 1980, p. I-553, n.o 5.
[\[15\]](#_ftnref15 ""){#_ftn15} Decisão do Provedor de Justiça Europeu que encerra o inquérito relativo à queixa 2586/2010/(ML)TN contra o Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO). Ver também: Decisão do Provedor de Justiça Europeu que encerra o seu inquérito sobre a queixa 3115/2009/RT contra a Comissão Europeia; Relatório especial do Provedor de Justiça Europeu ao Parlamento Europeu na sequência do inquérito de iniciativa própria sobre o sigilo que faz parte dos processos de recrutamento da Comissão (1004/97/(PD)GG); e Decisão do Provedor de Justiça Europeu sobre a queixa 674/2004/(MF)PB contra a Comissão Europeia e o Serviço Europeu de Seleção do Pessoal.
[\[16\]](#_ftnref16 ""){#_ftn16} Decisão do Provedor de Justiça Europeu relativa à queixa 812/2004/MHZ contra o Serviço Europeu de Seleção do Pessoal.
[\[17\]](#_ftnref17 ""){#_ftn17} http://www.echa.europa.eu/documents/10162/13608/mb_45_2011_d_policy_conflict_interest_en.pdf
[\[18\]](#_ftnref18 ""){#_ftn18} <http://eca.europa.eu/portal/pls/portal/docs/1/18686746.PDF>
[\[19\]](#_ftnref19 ""){#_ftn19} Ver, a este respeito, http://www.europarl.europa.eu/document/activities/cont/201301/20130117ATT59286/20130117ATT59286EN.pdf.