Estrasburgo, 17.9.2012

Visita da Agência OI/12/2012/EIS – Visita à Agência Europeia dos Produtos Químicos (ECHA)

Ex.mo Senhor Dancet,

Em maio de 2011, lancei um programa de visitas às agências da UE, com o objetivo de identificar e divulgar as melhores práticas nas suas relações com os cidadãos. Inicialmente, realizei três visitas «piloto» às agências da UE no Reino Unido, a saber, a Autoridade Bancária Europeia, a Agência Europeia de Medicamentos e a Academia Europeia de Polícia. Posteriormente, em 1 de junho de 2011, reuni-me com os chefes de todas as agências da UE em Bruxelas e tive oportunidade de os familiarizar com esta iniciativa de forma mais pormenorizada. Em outubro e novembro de 2011, visitei, respetivamente, a Agência Europeia do Ambiente em Copenhaga, o Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência e a Agência Europeia da Segurança Marítima em Lisboa. Em fevereiro de 2012, visitei o Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional, em Salónica, e, em maio, visitei a Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho, em Dublim. Em junho de 2012, visitei a EUROJUST e a EUROPOL em Haia e o Comité Europeu do Risco Sistémico em Frankfurt. Por último, em julho de 2012, visitei a Agência Europeia para a Segurança das Redes e da Informação, ENISA, em Iraklion, Creta. As informações sobre as minhas visitas anteriores às agências da UE estão disponíveis na seguinte página do meu sítio Web:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Estarei em Helsínquia em 5 de outubro de 2012 e gostaria de aproveitar esta oportunidade para visitar a ECHA e terei todo o prazer em reunir-me com os membros pertinentes da equipa de gestão da Agência. Dada a natureza dessa visita, afigura-se adequado dirigir-me a V. Ex.a na qualidade de diretor executivo da ECHA. A fim de o ajudar a preparar o que estou certo de que será uma troca de pontos de vista útil e construtiva, junto envio à presente carta um anexo que contém a) o projeto de programa da nossa reunião e b) informações sobre os aspetos processuais deste tipo de visitas.

Observo que, na sequência de contactos informais entre os nossos gabinetes, sexta-feira, 5 de outubro de 2012 (9h30 - 12h30), foi acordada como uma data mutuamente conveniente para a nossa reunião, na qual, segundo entendo, o seu Diretor-Adjunto, Jukka Malm, representará, na sua ausência, a gestão da ECHA.

Durante a minha visita à ECHA, serei acompanhada por Eija Salonen, jurista, que atuará como pessoa de contacto para os aspetos organizacionais da nossa reunião. Os seus dados de contacto são os seguintes: [correio eletrónico], tel: + 33 3 88 17 24 29. Dos contactos informais entre os nossos gabinetes, depreendo também que Minna Heikkilä, da sua Agência, será a pessoa de contacto na ECHA, que entrará em contacto com a Sra. Salonen para todos os preparativos necessários.

Queira notar que, na sequência da nossa reunião, também gostaria de me reunir com o Comité do Pessoal da ECHA. Fá-lo na sequência de um pedido da Assembleia dos Comités do Pessoal das Agências (AASC) para que me reúna sistematicamente com os comités do pessoal das agências da UE que visito no contexto de inquéritos de iniciativa própria.

Gostaria de agradecer mais uma vez a V. Ex.a por ter concordado em organizar esta visita e aguardo com expectativa a reunião (na sua ausência) do seu diretor-adjunto e dos seus colegas, bem como o diálogo com todos vós no que, estou certo, serão intercâmbios frutuosos sobre as várias questões constantes do projeto de ordem do dia da nossa reunião. Agradeço ainda à direção da ECHA a organização dos aspetos práticos da minha reunião com o Comité do Pessoal da Agência.

Com os melhores cumprimentos,

P. Nikiforos Diamandouros

Anexo: 1

ANEXO: Aspetos processuais e projeto de ordem do dia da visita

Quanto aos aspectos processuais

As visitas do Provedor de Justiça Europeu são formalmente realizadas com base na sua competência para realizar inquéritos de iniciativa própria. A correspondência relativa a esta visita terá, por conseguinte, um número de referência de registo para esses inquéritos de iniciativa própria (OI/12/2012/EIS). A Provedora de Justiça gostaria que a ECHA citasse este número de referência na sua correspondência relativa à visita.

Um inquérito por iniciativa própria implica, nomeadamente, a aplicação das garantias processuais habituais relativas a esses inquéritos. Estas incluem o direito da agência de solicitar ao Provedor de Justiça Europeu que trate informações e documentos a título confidencial - ver n.os 1 e 2 do artigo 5.o e n.o 2 do artigo 14.o das Disposições de Execução do Provedor de Justiça Europeu:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Para além de informar a agência a visitar sobre as questões que tenciona levantar, o Provedor de Justiça pode também solicitar-lhe que forneça antecipadamente determinadas informações e/ou documentos pertinentes.

Após cada visita, o Provedor de Justiça informará a agência, por escrito, das suas conclusões. Se apresentar sugestões específicas, solicitará normalmente à agência que o informe de quaisquer medidas de seguimento que se proponha tomar. Em função da resposta da agência, o Provedor de Justiça considerará a possibilidade de encerrar o inquérito ou de tomar novas medidas, por exemplo, emitindo recomendações formais.

Chama-se a atenção para o facto de a carta preparatória para esta visita, bem como o presente anexo, serem publicados no sítio Web do Provedor de Justiça Europeu. Se o Provedor de Justiça decidir apresentar sugestões à Agência na sequência da sua visita, a comunicação que contém essas sugestões será igualmente publicada nessa página, tal como a resposta da Agência, qualquer outra correspondência e as conclusões finais escritas do Provedor de Justiça. Estes intercâmbios serão publicados na seguinte página do sítio Web do Provedor de Justiça: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Quanto às questões da ordem do dia

 No que diz respeito ao conteúdo da visita de 5 de outubro de 2012, o Provedor de Justiça Europeu gostaria de debater os seguintes temas:

• Os princípios do serviço público;
• os contactos iniciais da ECHA com o público;
• Transparência, diálogo e responsabilização ;
• Recrutamento;
• Propostas e contratos;
• Conflitos de interesses; e
• Denúncia de irregularidades.

As questões específicas que o Provedor de Justiça gostaria de analisar no âmbito de cada tema são as seguintes:

Princípios do Serviço Público

Em 10 de julho de 2012, informei a ECHA da publicação de cinco princípios de serviço público que devem orientar a conduta dos funcionários da União. Gostaria de saber se a Agência tomou ou tenciona tomar medidas para assegurar a) que todos os membros do seu pessoal são informados dos princípios e b) que os princípios são disponibilizados no seu sítio Web, para que o público seja informado de que a Agência os subscreve.

2. Contactos iniciais com o público

Uma das tarefas fundamentais do Provedor de Justiça é assegurar que a administração da UE seja aberta, virada para os serviços e eficiente no tratamento dos contactos com os cidadãos. Os princípios básicos pertinentes estão estabelecidos no Código Europeu de Boa Conduta Administrativa (ECGAB). A questão continua a ser significativa no nosso trabalho quotidiano, sugerindo que a administração da UE ainda enfrenta alguns desafios neste domínio. Se for caso disso, o Provedor de Justiça Europeu procura encontrar uma solução rápida para as queixas relativas a queixas sobre os contactos iniciais de um cidadão com a administração. Normalmente, isto implica que os meus serviços contactem a pessoa relevante por telefone.

Estou ciente de que todas as agências da UE concordaram em adotar o Código Europeu de Boa Conduta Administrativa numa reunião dos chefes das agências realizada em Lisboa, em outubro de 2008. Encontrei no sítio Web da ECHA uma ligação para o seu próprio Código de Boa Conduta Administrativa [1] (a seguir designado «Código ECHA»). À primeira vista, afigura-se que o Código ECHA reflete principalmente os princípios contidos no Código Europeu de Boa Conduta Administrativa (ECGAB). No entanto, por exemplo, falta uma referência ao Provedor de Justiça no Código da ECHA no que diz respeito à disposição correspondente ao artigo 19.o do ECGAB (indicação das possibilidades de recurso). A este respeito, gostaria que a ECHA esclarecesse como vê a relação entre os dois códigos e se tenciona publicar também o ECGAB no seu sítio Web. Gostaria também de saber mais sobre a forma como a ECHA assegura que o seu pessoal cumpre os princípios estabelecidos no Código. Não consegui encontrar referências a esta questão no sítio Web da ECHA, pelo que ficaria grato por uma apresentação sobre este assunto.

3. Transparência, diálogo e responsabilização

O Provedor de Justiça Europeu também atribui um prémio à promoção da transparência e ao aumento da responsabilização na administração da UE. Este requisito reflete-se, nomeadamente, na legislação da UE em matéria de acesso do público aos documentos, que menciona expressamente o Provedor de Justiça como órgão de recurso. Também se reflecte nos amplos poderes de investigação do Provedor de Justiça, que nos permitem esclarecer exaustivamente os factos e as questões levantadas nos nossos inquéritos.

Por conseguinte, gostaria de saber mais sobre as seguintes questões:

a) Observo que o sítio Web da ECHA contém uma secção sobre o acesso aos documentos na posse da agência. No entanto, gostaria de saber como a ECHA trata, na prática, os pedidos de acesso do público a documentos. Quais são as suas regras, orientações e/ou disposições práticas para o tratamento desses pedidos? Queira fornecer exemplos, como a correspondência principal no tratamento pela Agência dos três últimos pedidos de acesso do público a documentos tratados ao abrigo das regras pertinentes da ECHA e/ou do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. (A substância das decisões da ECHA nestes exemplos não será examinada, uma vez que este não é o objetivo da presente visita.)

b) A ECHA elabora um relatório anual (interno ou externo) sobre o seu tratamento do acesso do público aos documentos?

c) A ECHA gere, ou tenciona gerir, um registo público na aceção do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001?

d) A ECHA trata uma grande quantidade de informações e dados. O seu sítio Web é de fácil utilização e contém um grande volume de dados, publicações e informações relacionadas com as principais atividades da ECHA. O Regulamento (CE) n.o 1049/2001, em sentido estrito, aplica-se apenas aos «documentos». Como é que a ECHA trata os pedidos de informação? Queira fornecer-nos informações sobre as reações que os serviços da ECHA recebem dos utilizadores e das partes interessadas relativamente ao acesso à informação.

4. Seleção e recrutamento

No que diz respeito ao conteúdo das decisões de seleção e recrutamento, o Provedor de Justiça adota uma abordagem semelhante à dos tribunais da UE. Isto significa, nomeadamente, que reconhece os amplos poderes discricionários da Administração na seleção do seu pessoal.

No que diz respeito aos aspetos processuais da seleção e do recrutamento, o Provedor de Justiça trabalhou muito ativamente para aumentar a transparência do recrutamento da UE. Tal conduziu, por exemplo, a uma maior transparência no que diz respeito aos nomes dos membros dos júris e a fichas de avaliação mais pormenorizadas que proporcionam aos candidatos uma melhor compreensão da forma como foram avaliados.

A ECHA publicou no seu sítio Web, na secção «Empregos», informações sobre a sua política de recrutamento e os seus procedimentos de recrutamento de agentes temporários e agentes contratuais (a ECHA não tem atualmente funcionários permanentes). Muito agradeceria que me fossem prestados esclarecimentos adicionais sobre as seguintes questões:

a) De que forma assegura a ECHA uma comunicação eficaz com os candidatos aos processos de seleção sobre o estado das suas candidaturas e/ou o resultado do processo de seleção?

b) Os nomes dos membros do júri são conhecidos dos candidatos?  Em que medida a ECHA faculta aos candidatos o acesso às avaliações das suas candidaturas?

c) Em que medida procura a ECHA meios mais rápidos e menos formais para resolver litígios sobre decisões de seleção e recrutamento do que os previstos no artigo 90.o do Estatuto dos Funcionários?

d) A ECHA informa sistematicamente os candidatos na sua correspondência de que podem apresentar queixa ao Provedor de Justiça, tal como previsto no artigo 19.o do Código Europeu de Boa Conduta Administrativa acima referido e no Código de Boa Conduta Administrativa da ECHA?

5. Propostas e contratos

Ao nível da revisão, os litígios relativos às decisões de concurso e às relações contratuais são mais frequentemente tratados pelos tribunais. No entanto, uma parte significativa dos casos do Provedor de Justiça ao longo dos anos também dizia respeito a estes domínios. No que diz respeito aos concursos, o Provedor de Justiça inspira-se na abordagem do Tribunal, que consiste em reconhecer à administração amplos poderes discricionários na avaliação dos aspetos substantivos das propostas de concurso, verificando cuidadosamente se forneceu razões válidas e adequadas para as suas decisões e se respeitou adequadamente os procedimentos aplicáveis e os direitos de informação. Em relação aos litígios contratuais, o Provedor de Justiça não avalia, enquanto tal, se existe uma violação do contrato. No entanto, examina exaustivamente se a administração fundamentou devidamente a sua posição e examina igualmente a equidade das ações ou omissões administrativas.

Observo que o sítio Web da ECHA contém uma secção sobre «Contratos públicos». A este respeito, as minhas perguntas são as seguintes:

a) Como é que a ECHA trata os litígios relacionados com estes domínios?

b) Os proponentes e contratantes são informados de que podem apresentar queixa ao Provedor de Justiça?

6. Conflitos de interesses

A prevenção de conflitos de interesses é um aspeto importante do segundo princípio do serviço público: Integridade. Os conflitos de interesses surgem quando as pessoas que trabalham para a administração pública podem ser consideradas como tendo um interesse pessoal inapropriado num assunto com o qual lidam. Tais conflitos devem ser tratados de forma adequada, a fim de assegurar a tomada de decisões objetivas e reforçar a confiança do público na administração. Acontecimentos e casos recentes mostram que a administração da UE não goza claramente da plena confiança do público em relação a esta questão.

Observo que a ECHA publicou no seu sítio Web, na secção «Procedimentos e políticas», a sua política de gestão de potenciais conflitos de interesses [2], bem como declarações de interesses anuais dos diretores, gestores e outros membros do pessoal de alto nível da ECHA.

À luz destas considerações, gostaria de saber que outras medidas concretas a ECHA aplica para evitar conflitos de interesses nos seguintes domínios:

a) Recrutamento de pessoal, incluindo quadros superiores

b) Membros atuais e antigos do pessoal, nomeadamente no que diz respeito às atividades externas durante e após o seu serviço na ECHA (ver, por exemplo, os artigos 11.o, 11.o-A, 12.o-B e 16.o do Estatuto dos Funcionários).

7. Denúncia de irregularidades

Os artigos 22.o-A e 22.o-B do Estatuto dos Funcionários são comummente designados por «disposições relativas aos denunciantes». Estas disposições têm uma estrutura dupla que consiste a) no dever de comunicar irregularidades graves à própria instituição do denunciante ou, em determinadas condições, ao OLAF, e b) no direito de comunicar igualmente o assunto aos titulares de cargos de determinadas outras instituições da UE, desde que sejam cumpridos requisitos específicos [3]. Os artigos 22.o-A e 22.o-B definem as circunstâncias em que os denunciantes estão protegidos contra retaliações por parte da instituição para a qual trabalham. Nos termos do artigo 22.°-A, a instituição em causa não está autorizada a agir em detrimento do funcionário que divulgou as informações, se este tiver agido de forma razoável e honesta. O artigo 22.o-B alarga esta proteção ao funcionário que divulgue informações a um ou mais dos cinco titulares de cargos nele mencionados, ou seja, aos Presidentes do Parlamento Europeu, da Comissão, do Conselho, do Tribunal de Contas ou do Provedor de Justiça Europeu.

Ficaria grato se a ECHA pudesse fornecer informações sobre quaisquer disposições que tenha em vigor para a denúncia interna de irregularidades e sobre quaisquer experiências com denunciantes.