(Fabricado em conformidade com o artigo 3.o, n.o 6, do Estatuto do Provedor de Justiça Europeu (1))

A QUEIXA

Antecedentes

Em 1998, dois representantes dos agentes locais da Comissão na Áustria apresentaram uma queixa ao Provedor de Justiça sobre o facto de a Comissão não ter fornecido ao seu pessoal local que trabalha na representação em Viena uma cobertura de seguro complementar (367/98/(VK)/GG). O processo foi encerrado depois de a Comissão ter aceite um projeto de recomendação apresentado pelo Provedor de Justiça. O autor da denúncia no presente processo foi um dos autores da denúncia nesse processo.

Em 10 de Maio de 2001, a Comissão decidiu suspender a autora da denúncia na sequência de graves alegações contra ela formuladas. Ao mesmo tempo, a Comissão ofereceu-lhe a possibilidade de ser ouvida sobre estas alegações. Esta audição realizou-se em 12 de Outubro de 2001.

Por decisão de 31 de Janeiro de 2002, a Comissão despediu o autor da denúncia sem pré‐aviso. O queixoso recorreu desta decisão para um tribunal austríaco onde o processo está atualmente pendente. Dado que a queixosa alegou que, enquanto representante do pessoal, não podia ser demitida sumariamente pela Comissão, esta última escreveu-lhe em 14 de Junho de 2002 a fim de rescindir o contrato (caso o despedimento anterior tivesse sido ilegal).

Posteriormente, o queixoso solicitou o acesso a determinados documentos nos quais a Comissão tinha baseado a sua decisão. Este pedido deu origem à queixa 242/2003/GG, que foi encerrada depois de a Comissão ter concedido ao autor da denúncia acesso a partes dos documentos pertinentes. No decurso deste inquérito, os serviços da Provedora de Justiça inspecionaram o processo da Comissão que se encontrava em Bruxelas.

Quanto à presente acusação

No decurso do inquérito do Provedor de Justiça sobre a queixa 242/2003/GG, a Comissão tinha oferecido à queixosa a possibilidade de consultar o seu processo pessoal em Viena. O autor da denúncia recorreu a esta possibilidade.

Em 11 de Março de 2004, a queixosa apresentou uma queixa interna à Direcção-Geral ("DG") Imprensa e Comunicação da Comissão, na qual alegava uma violação dos "artigos 26.o e 24.o do Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias".

O artigo 24.° do Estatuto prevê que as Comunidades assistem qualquer funcionário, nomeadamente nos processos contra qualquer pessoa que cometa ameaças, insultos, difamações ou atentados contra pessoas ou bens de que seja vítima, ou contra um membro da sua família, em virtude da sua qualidade ou das suas funções.

O artigo 26.° do Estatuto dos Funcionários da União Europeia dispõe:

«O processo individual de um funcionário deve conter:

a) Todos os documentos relativos à sua situação administrativa e todos os relatórios relativos à sua competência, rendimento e conduta;

b) Quaisquer observações do funcionário sobre esses documentos.

Os documentos devem ser registados, numerados e arquivados por ordem sequencial; Os documentos referidos na alínea a) só podem ser utilizados ou citados pela instituição contra um funcionário se lhe tiverem sido comunicados antes da sua apresentação. (…)

Cada funcionário dispõe de um único processo individual.

O funcionário tem o direito, mesmo após a cessação de funções, de tomar conhecimento de todos os documentos do seu processo e de deles tirar cópias.»

Na sua queixa à DG Imprensa e Comunicação, a queixosa alegou que tinham sido acrescentados vários documentos ao seu processo pessoal sem o seu conhecimento. Por outro lado, a maior parte das suas observações sobre documentos que tinham sido juntos ao processo (incluindo os que tinha marcado com a menção «cópia para o processo individual») não tinham, em seu entender, sido incluídas no processo. A queixosa citou dois documentos do seu processo pessoal (marcados como "IV/18" e "IV/19") como exemplos. De acordo com a queixosa, os documentos constantes do seu processo individual deram, por conseguinte, uma opinião distorcida no que diz respeito aos factos objetivos. O autor da denúncia alegou ainda que existia um processo individual «paralelo» em Bruxelas, cujo conteúdo, na sua maioria, não figurava no processo individual em Viena. Por último, a queixosa salientou que o seu processo individual não continha elementos que justificassem o seu despedimento, ou seja, não continha documentos após a data de maio de 2001, data em que tinha sido suspensa das suas funções.

Além disso, a queixosa alegou que a Comissão deveria ter-lhe concedido acesso ao conteúdo integral do processo em Bruxelas. Indicou igualmente que interpôs recurso da decisão de despedimento, reservando-se todos os outros direitos.

Na queixa que apresentou ao Provedor de Justiça em Junho de 2004, a queixosa remeteu a sua queixa para a Comissão em 11 de Março de 2004, salientando que a Comissão não tinha dado qualquer resposta a essa queixa. Por conseguinte, a queixosa alegou, no essencial, que a Comissão não tinha cumprido as suas obrigações relativamente ao seu processo individual.

O INQUÉRITO

A abordagem do Provedor de Justiça

A denúncia foi enviada à Comissão para parecer. A fim de evitar confusões, o Provedor de Justiça informou a Comissão e o queixoso de que o seu inquérito dizia apenas respeito a questões relacionadas com o processo individual do queixoso e, por conseguinte, não abrangeria os outros pontos mencionados pelo queixoso na sua carta à Comissão de 11 de Março de 2004 (como a questão do acesso ao processo em Bruxelas e a decisão da Comissão de despedir o queixoso).

Parecer da Comissão

No seu parecer, a Comissão remeteu para a decisão de 21 de Junho de 2004, através da qual tinha respondido à carta do autor da denúncia de 11 de Março de 2004. A Comissão lamentou que esta resposta tivesse sido atrasada.

Na sua carta de 21 de Junho de 2004, a Comissão rejeitou a denúncia do autor da denúncia de 11 de Março de 2004. A Comissão alegou que os artigos 24.o e 26.o do Estatuto dos Funcionários não eram aplicáveis aos agentes locais e que o chamado «processo pessoal» na Representação em Viena não era, por conseguinte, um processo do tipo mencionado no artigo 26.o do Estatuto dos Funcionários.

A Comissão acrescentou que, mesmo que estes artigos fossem aplicáveis no caso em apreço, não seria correto comparar o processo que tinha sido apresentado aos serviços do Provedor de Justiça com o «processo pessoal» relativo a um funcionário. O processo apresentado aos serviços do Provedor de Justiça era apenas um processo de trabalho relacionado exclusivamente com a audição disciplinar que tinha sido iniciada contra o queixoso. Além disso, nesse processo, o autor da denúncia teria tido acesso, segundo a Comissão, a todos os documentos mencionados na "notificação de queixas" de 8 de Maio de 2001 em que a Comissão se tinha baseado. A Comissão considerou que era exatamente isso que o artigo 26.o do Estatuto visava assegurar no caso dos funcionários (ou seja, que as decisões não fossem tomadas com base em informações que não conheciam).

Observações do queixoso

Nas suas observações, a queixosa manteve a sua queixa. Além disso, formulou outras observações sobre o artigo 24.o do Estatuto dos Funcionários. Segundo a queixosa, tinha sido condenada em público pela Comissão muito antes da realização da audição. A queixosa alegou igualmente que, na audiência, lhe tinham sido feitas perguntas que nada tinham a ver com as queixas que lhe tinham sido dirigidas.

Inquéritos adicionais

Após uma análise cuidadosa do parecer da Comissão e das observações do queixoso, verificou-se que eram necessários mais inquéritos.

Pedido de informações complementares

Por conseguinte, em 12 de Outubro de 2004, o Provedor de Justiça solicitou à Comissão (1) que explicasse o seu ponto de vista de que o chamado "processo pessoal" na Representação em Viena não era um processo do tipo mencionado no artigo 26.o do Estatuto dos Funcionários, dado que a) na sua resposta de 25 de Setembro de 2003 a um pedido de informações complementares apresentado pelo Provedor de Justiça no âmbito do inquérito do Provedor de Justiça à queixa 242/2003/GGG, a Comissão tinha salientado que a queixosa podia fazer uso do seu direito de consultar o seu processo pessoal na sede da Representação em Viena e b) que os documentos da Comissão apresentados pela queixosa (marcados como "IV/18" e "IV/19") indicavam claramente que se destinavam a ser incluídos no "processo pessoal" da queixosa, (2) para explicar a natureza e a finalidade do "processo pessoal" da queixosa na sua Representação em Viena e para especificar em que base jurídica este processo era mantido, (3) para explicar se considerava que o "processo pessoal" da queixosa na sua Representação em Viena não precisava de conter (um) todos os documentos relativos ao estatuto administrativo da queixosa e a todos os relatórios relativos à sua capacidade, eficiência e conduta e b) quaisquer observações do queixoso sobre esses documentos e (4) explicar por que razão o "processo pessoal" do queixoso na sua Representação em Viena não continha as observações do queixoso sobre os documentos assinalados com "IV/18" e "IV/19" e nenhum documento elaborado após a data de Maio de 2001, quando o queixoso tinha sido suspenso.

Resposta da Comissão

Na sua resposta, a Comissão formulou as seguintes observações:

O artigo 26.o do Estatuto aplicava-se apenas aos funcionários e não aos agentes locais como o queixoso. As regras aplicáveis aos agentes locais não faziam referência a esta disposição. O artigo 11.o do Regime aplicável aos outros agentes das Comunidades Europeias na sua nova versão (ou seja, após as alterações que entraram em vigor em 1 de maio de 2004), que previa que o artigo 26.o do Estatuto era aplicável por analogia aos agentes temporários, passou a ser aplicável por analogia aos agentes contratuais nos termos do artigo 81.o do Regime. No entanto, as novas regras não regulavam situações ocorridas no passado.

O processo individual na Representação da Comissão na Áustria era o único processo pessoal que a Comissão tinha aberto na qualidade de empregador do queixoso para efeitos de gestão do pessoal. O direito da Comissão de o fazer era regulado, no caso em apreço, pelo direito austríaco. As regras relativas à conservação dos processos individuais dos agentes locais da Comissão foram estabelecidas na "Nota administrativa n.o 119" de 13 de Fevereiro de 1985 (2). As Representações da Comissão foram igualmente recordadas da obrigação de conservar ficheiros pessoais, por exemplo, por carta enviada pela DG Imprensa e Comunicação em 26 de Outubro de 2000 (3).

A legislação austríaca não exigia que os empregadores conservassem ficheiros pessoais. Por conseguinte, a Comissão não era legalmente obrigada a incluir no processo individual todos os documentos relativos ao estatuto da queixosa e à sua capacidade, desempenho e comportamento. O direito austríaco também não exigia que a Comissão incluísse no processo individual declarações do queixoso sobre acontecimentos individuais.

A nota apresentada pelo autor da denúncia relativa ao documento "IV/19" não teve de ser conservada no processo do autor da denúncia. O documento "IV/19" foi arquivado devido à instrução dada ao queixoso no sentido de notificar oralmente as ausências no dia anterior. No entanto, os documentos apresentados pela queixosa apenas diziam respeito às razões médicas da sua ausência parcial em 3 de Outubro de 2000. Por conseguinte, estes documentos tiveram de ser arquivados no processo médico da queixosa e não no seu processo pessoal.

A Comissão reconheceu que a nota a que a que a queixosa se referiu em relação ao documento "IV/18" não tinha sido arquivada juntamente com este documento no seu processo pessoal. Uma vez que esta omissão tinha ocorrido há mais de quatro anos, já não era possível determinar como tinha surgido. No entanto, contrariamente ao que a queixosa tinha afirmado na sua carta de 11 de Março de 2004, a maioria das opiniões e respostas da queixosa não constava do seu processo pessoal. Quando a queixosa apresentou pareceres e respostas sobre acontecimentos registados no seu processo pessoal, estes foram anexados ao processo. A queixosa só pôde fundamentar as suas alegações em dois casos, um dos quais não era manifestamente relevante no caso em apreço.

O processo individual da queixosa terminou em Maio de 2001 por ter sido dispensada das suas funções em 10 de Maio de 2001. O processo disciplinar foi conduzido pela DG Imprensa e Comunicação. Uma vez que este último estava sediado em Bruxelas, tinha devidamente conservado em Bruxelas um processo relativo ao processo disciplinar.

Observações do queixoso

Nas suas observações, a queixosa manteve a sua queixa e formulou as seguintes observações adicionais:

De acordo com uma nota interna relativa à visita do auditor financeiro à Representação, datada de 2 de Julho de 1999 e elaborada pelo Sr. P., a direcção tinha sido convidada a respeitar certas orientações em matéria de conservação de ficheiros pessoais, por exemplo, o princípio de que qualquer documento a incluir num ficheiro individual devia ser assinado pelo agente local em causa.

Os documentos de 13 de Novembro de 1985 e de 26 de Outubro de 2000, a que a Comissão se tinha referido, demonstravam claramente que os processos pessoais dos agentes locais deviam ser tratados por analogia com os dos funcionários. Resulta da nota de 26 de Outubro de 2000 que o processo individual devia ser conservado exclusivamente na Representação.

O raciocínio da Comissão relativamente ao documento "IV/19" era ininteligível. No documento pertinente, ela (a queixosa) tinha sido acusada de se ter ausentado do trabalho sem autorização. Na sua resposta, ela tinha-se defendido desta acusação. Esta resposta não dizia apenas respeito às razões médicas da sua ausência, mas constituía a sua reação a uma acusação completamente infundada. Este incidente constituiu um excelente exemplo de como a gestão da Representação na altura, ao incluir apenas documentos selecionados no processo, tentou criar a impressão de que não tinha cumprido as suas funções ou tinha sido culpada de irregularidades.

Como sublinhou na sua carta de 11 de Março de 2004, as referências aos documentos "IV/18" e "IV/19" constituíam apenas exemplos ilustrativos.

A queixosa incluiu uma lista pormenorizada dos documentos que tinham sido incluídos no processo individual sem o seu conhecimento e das observações que não tinham sido incluídas, embora os tivesse marcado para inclusão no seu processo pessoal. Segundo a queixosa, pelo menos 12 das suas notas que tinha assinalado para inclusão no seu processo pessoal não tinham sido incluídas, ao passo que cerca de 30 cartas da administração tinham sido incluídas sem o seu conhecimento. A queixosa apresentou igualmente uma cópia de uma mensagem de correio electrónico de 29 de Setembro de 2000, na qual informou a direcção da Representação de que devia consultar um médico na manhã de 3 de Outubro de 2000.

A DECISÃO

1 Observações introdutórias

1.1 A denúncia inicial apresentada em Junho de 2004 referia-se ao tratamento dado pela Comissão ao processo individual do queixoso, mas mencionava também algumas outras questões. Nas suas cartas de abertura do inquérito, e a fim de evitar confusões, o Provedor de Justiça informou a Comissão e o queixoso de que o seu inquérito dizia apenas respeito a questões relacionadas com o processo individual do queixoso e, por conseguinte, não abrangeria os outros pontos mencionados pelo queixoso na sua carta à Comissão de 11 de Março de 2004 (como a questão do acesso ao processo em Bruxelas e a decisão da Comissão de despedir o queixoso).

1.2 Nas suas observações sobre o parecer da Comissão, a queixosa formulou observações adicionais relativamente ao artigo 24.o do Estatuto dos Funcionários, a que já tinha feito referência na sua reclamação. Segundo a queixosa, tinha sido condenada em público pela Comissão muito antes da realização da audição. A queixosa alegou igualmente que, na audiência, lhe tinham sido feitas perguntas que nada tinham a ver com as queixas que lhe tinham sido dirigidas. O Provedor de Justiça considera que não seria adequado alargar o presente inquérito de modo a abranger estas questões adicionais. Fazê-lo atrasaria inevitavelmente o inquérito do Provedor de Justiça sobre a alegação original do queixoso. O Provedor de Justiça considera que tal não seria do interesse do queixoso. No entanto, o autor da denúncia continua a ser livre de apresentar uma nova denúncia sobre estas questões.

2 Alegada inobservância, por parte da Comissão, das suas obrigações relativamente ao processo individual do queixoso

2.1 O queixoso trabalhava habitualmente como agente local para a Representação da Comissão em Viena. Em 10 de Maio de 2001, a Comissão decidiu suspender a autora da denúncia na sequência de graves alegações contra ela formuladas. Por decisão de 31 de Janeiro de 2002, a Comissão despediu o autor da denúncia sem pré‐aviso. O queixoso recorreu desta decisão para um tribunal austríaco onde o processo está atualmente pendente. Posteriormente, o queixoso solicitou o acesso a determinados documentos nos quais a Comissão tinha baseado a sua decisão. Este pedido deu origem à queixa 242/2003/GG, que foi encerrada depois de a Comissão ter concedido ao autor da denúncia acesso a partes dos documentos pertinentes. No decurso deste inquérito, os serviços da Provedora de Justiça inspecionaram o processo da Comissão que se encontrava em Bruxelas.

No decurso do inquérito do Provedor de Justiça sobre a queixa 242/2003/GG, a Comissão tinha oferecido à queixosa a possibilidade de consultar o seu processo pessoal em Viena. O autor da denúncia recorreu a esta possibilidade. Em seguida, queixou-se à Direção-Geral («DG») Imprensa e Comunicação da Comissão, alegando que vários documentos tinham sido acrescentados ao seu processo pessoal sem o seu conhecimento e que a maioria das suas observações sobre documentos que tinham sido juntos ao processo (incluindo os que tinha marcado com a menção «cópia do processo individual») não tinha sido incluída no processo. A queixosa citou dois documentos do seu processo pessoal (marcados como "IV/18" e "IV/19") como exemplos. De acordo com a queixosa, os documentos constantes do seu processo individual deram, por conseguinte, uma opinião distorcida no que diz respeito aos factos objetivos. O autor da denúncia alegou ainda que existia um processo individual «paralelo» em Bruxelas, cujo conteúdo, na sua maioria, não figurava no processo individual em Viena. Por último, a queixosa salientou que o seu processo individual não continha elementos que justificassem o seu despedimento, ou seja, não continha documentos após a data de maio de 2001, data em que tinha sido suspensa das suas funções.

Na queixa que apresentou ao Provedor de Justiça em Junho de 2004, a queixosa remeteu a sua queixa para a Comissão em 11 de Março de 2004, salientando que a Comissão não tinha dado qualquer resposta a essa queixa. Por conseguinte, a queixosa alegou, no essencial, que a Comissão não tinha cumprido as suas obrigações relativamente ao seu processo individual.

Na sua reclamação, a queixosa referiu-se ao artigo 26.o do Estatuto dos Funcionários da UE, que dispõe o seguinte:

«O processo individual de um funcionário deve conter:

a) Todos os documentos relativos à sua situação administrativa e todos os relatórios relativos à sua competência, rendimento e conduta;

b) Quaisquer observações do funcionário sobre esses documentos.

Os documentos devem ser registados, numerados e arquivados por ordem sequencial; Os documentos referidos na alínea a) só podem ser utilizados ou citados pela instituição contra um funcionário se lhe tiverem sido comunicados antes da sua apresentação. (…)

Cada funcionário dispõe de um único processo individual.

O funcionário tem o direito, mesmo após a cessação de funções, de tomar conhecimento de todos os documentos do seu processo e de deles tirar cópias.»

2.2 No seu parecer, a Comissão alegou que o artigo 26.o do Estatuto dos Funcionários não era aplicável aos agentes locais e que o chamado "processo pessoal" na Representação em Viena não era, por conseguinte, um processo do tipo mencionado no artigo 26.o do Estatuto dos Funcionários. A Comissão alegou ainda que, durante o processo disciplinar instaurado contra a queixosa, esta teria tido acesso a todos os documentos em que a Comissão se tinha oposto a ela. Segundo a Comissão, era exatamente isso que o artigo 26.o do Estatuto visava assegurar no caso dos funcionários (ou seja, que as decisões não fossem tomadas com base em informações que não conheciam).

Na sua resposta a um pedido de informações complementares apresentado pelo Provedor de Justiça, a Comissão alegou que o processo individual mantido na sua Representação em Viena era o único processo pessoal que tinha aberto na qualidade de empregador do queixoso para efeitos de gestão do pessoal. A Comissão considerou que o seu direito de o fazer era regulado, no caso em apreço, pelo direito austríaco. As regras relativas à conservação dos ficheiros pessoais dos agentes locais da Comissão foram estabelecidas na "Nota administrativa n.o 119" de 13 de Fevereiro de 1985. As Representações da Comissão foram igualmente recordadas da obrigação de conservar os ficheiros pessoais, por exemplo, através de uma carta enviada pela DG Imprensa e Comunicação em 26 de Outubro de 2000. A Comissão alegou que o direito austríaco não exigia que as entidades patronais conservassem processos pessoais e que, por conseguinte, não era legalmente obrigada a incluir no processo individual todos os documentos relativos ao estatuto da queixosa e à sua capacidade, desempenho e comportamento. Alegou ainda que o direito austríaco também não exigia que a Comissão incluísse no processo individual declarações do autor da denúncia sobre acontecimentos individuais.

Segundo a Comissão, a nota apresentada pela queixosa relativamente ao documento "IV/19" não tinha de ser conservada no processo individual da queixosa, mas sim no seu processo médico. A Comissão reconheceu que a nota a que a que a queixosa se referiu em relação ao documento "IV/18" não tinha sido arquivada juntamente com este documento no seu processo pessoal. No entanto, segundo a Comissão, a maioria das opiniões e respostas da queixosa não constava do seu processo individual. A Comissão argumentou que a queixosa só tinha conseguido fundamentar as suas alegações em dois casos, um dos quais claramente não era relevante no caso em apreço.

A Comissão declarou ainda que o processo individual da queixosa terminou em Maio de 2001 por ter sido dispensada das suas funções em 10 de Maio de 2001. O processo disciplinar foi conduzido pela DG Imprensa e Comunicação. Uma vez que esta última tinha a sua sede em Bruxelas, a Comissão alegou que tinha conservado regularmente em Bruxelas um processo relativo ao processo disciplinar.

2.3 Antes de abordar a alegação do queixoso, afigura-se útil examinar uma questão preliminar. No seu parecer, a Comissão alegou que o seu direito de manter ficheiros pessoais sobre os membros do seu pessoal na Representação em Viena era regido pelo direito austríaco e que este último não exigia que as entidades patronais conservassem esses ficheiros. No entanto, o Provedor de Justiça observa que a Comissão não alegou que a legislação austríaca a impediria de conservar esses processos pessoais. Além disso, resulta claramente dos elementos de prova de que o Provedor de Justiça dispõe que a Comissão decidiu manter ficheiros pessoais relativos aos seus agentes locais e que emitiu instruções internas sobre a forma de o fazer na sua "Nota Administrativa n.o 119", de 13 de Fevereiro de 1985. Nestas circunstâncias, nada impede o Provedor de Justiça de examinar a forma como a Comissão tratou o processo individual relativo ao queixoso.

2.4 É boa prática administrativa assegurar que um processo individual relativo a um membro do pessoal de uma instituição ou organismo comunitário contenha (1) todos os documentos relativos à sua situação administrativa e todos os relatórios relativos à sua competência, rendimento e conduta, bem como (2) quaisquer observações do funcionário sobre esses documentos. Esta obrigação está prevista no artigo 26.o do Estatuto no que diz respeito aos funcionários. É certo que o Regime aplicável aos agentes locais não previa expressamente, antes da adopção das alterações que entraram em vigor em 1 de Maio de 2004, que o artigo 26.° do Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias fosse igualmente aplicável aos agentes locais. Note-se, no entanto, que a "Nota Administrativa n.o 119", de 13 de Fevereiro de 1985, prevê expressamente que "por analogia com os relatórios de classificação dos funcionários", os ficheiros pessoais dos agentes locais devem conter apenas os documentos mencionados numa lista anexa às presentes instruções. Na sua nota de 26 de Outubro de 2000, recordando aos responsáveis as regras que regem os processos pessoais dos agentes locais, a DG Imprensa e Informação repetiu a mesma fórmula ("[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires"). Deve ainda notar-se que a lista anexa às instruções emitidas em 1985 refere explicitamente (no seu ponto G) a necessidade de acrescentar ao processo individual quaisquer comentários que o agente possa ter relativamente a relatórios sobre a sua capacidade, desempenho e conduta ("les observations éventuelles de l'agent à leur sujet"). Por último, a própria Comissão aceitou que as observações da queixosa sobre o documento "IV/18" deveriam ter sido incluídas no seu processo individual no caso em apreço. Tendo em conta estas circunstâncias, o Provedor de Justiça considera que o artigo 26.o do Estatuto dos Funcionários é uma codificação das obrigações decorrentes do princípio da boa administração e que, por conseguinte, estas obrigações incumbiam à Comissão no que respeita aos agentes locais mesmo antes da entrada em vigor de uma regra que prevê expressamente a aplicação por analogia do artigo 26.o do Estatuto aos agentes locais.

2.5 O próprio Provedor de Justiça não viu o processo individual do queixoso, que se encontra em Viena. No entanto, resulta das informações fornecidas tanto pela queixosa como pela Comissão que este processo não contém quaisquer documentos relativos aos processos disciplinares instaurados contra a queixosa após a data em que foi suspensa das suas funções, em Maio de 2001. Na sua resposta ao pedido de informações complementares do Provedor de Justiça, a Comissão alegou que os documentos relativos ao processo disciplinar tinham sido conservados num processo em Bruxelas, uma vez que este processo tinha sido levado a cabo pela DG Imprensa e Comunicação, com sede em Bruxelas. O Provedor de Justiça considera que esta explicação não é aceitável. A lista anexa às instruções internas da Comissão, de 13 de Fevereiro de 1985, sobre a forma de conservar os ficheiros pessoais dos agentes locais inclui uma secção H intitulada "Questões disciplinares". Por conseguinte, é evidente que os documentos relativos aos processos disciplinares devem ser incluídos no processo individual de um agente local. Além disso, há que salientar que o artigo 26.° do Estatuto (cujas obrigações decorrem, como já foi referido, para os agentes locais) prevê a conservação de um único processo individual por cada agente. O mesmo princípio parece ser recordado no ponto 3 da nota da Comissão de 26 de Outubro de 2000, segundo o qual o processo individual deve ser conservado "exclusivamente" na Representação. O Provedor de Justiça aceita que, nas condições descritas pela Comissão, possa fazer sentido conservar uma cópia de trabalho dos documentos relativos ao processo disciplinar no serviço que trata deste processo (4). No entanto, tal não afeta a necessidade de acrescentar os próprios documentos ao processo individual do queixoso, que está a ser conservado em Viena. O facto de a Comissão não o ter feito no caso em apreço constitui, portanto, um caso de má administração.

2.6 No que se refere ao documento "IV/19", o Provedor de Justiça observa que este documento é uma mensagem de correio electrónico que o Sr. K., superior hierárquico do queixoso, dirigiu ao queixoso em 3 de Outubro de 2000 e que foi copiado para várias outras pessoas, incluindo o chefe da Representação. Nessa mensagem de correio eletrónico, o Sr. K. alegou que a queixosa tinha indicado que estaria ausente até às 9h30, mas que, de facto, só tinha chegado ao trabalho nesse dia por volta do meio-dia sem ter informado previamente o seu superior hierárquico, o balcão de receção ou a administração. Segundo K., também não tinha conhecimento de qualquer explicação posterior. K. concluiu que, por conseguinte, o queixoso tinha estado ausente do trabalho sem autorização. Na sua resposta do mesmo dia, a queixosa indicou que tinha informado o Sr. K., por correio electrónico de 29 de Setembro de 2000, de que teria de se dirigir a um médico no hospital na "manhã de terça-feira" (ou seja, na manhã de 3 de Outubro de 2000) e que não tinha podido indicar exactamente quanto tempo demoraria. A queixosa explicou ainda que tinha apresentado um atestado à administração. De acordo com este documento, o queixoso esteve no hospital até às 11 horas desse dia. O Provedor de Justiça considera que outro documento apresentado pela queixosa (um atestado de um médico datado de 27 de Setembro de 2000) não tinha, de facto, de ser conservado no processo pessoal da queixosa, mas sim no seu processo médico. No entanto, o Provedor de Justiça considera que é necessário retirar uma conclusão diferente no que diz respeito à mensagem de correio electrónico da queixosa ao Sr. K., de 3 de Outubro de 2000, e à declaração do tempo que passou no hospital. Na sua mensagem de correio eletrónico, a queixosa respondeu à acusação do Sr. K. de que tinha estado ausente do trabalho sem autorização. O Provedor de Justiça considera que, tendo em conta o facto de a mensagem de correio electrónico do Sr. K. de 3 de Outubro de 2000 ter sido incluída no processo pessoal do queixoso, pelo menos a resposta do queixoso da mesma data também tinha de ser incluída. Devido ao facto de a Comissão não o ter feito, o processo individual do queixoso parece, de facto, dar uma opinião distorcida no que respeita aos factos objectivos (5). Por conseguinte, o Provedor de Justiça considera que o facto de a Comissão não ter incluído (pelo menos) a mensagem de correio electrónico da queixosa de 3 de Outubro de 2000 no seu processo individual constitui igualmente um caso de má administração.

2.7 Decorre do que precede que a Comissão não incluiu as observações da queixosa sobre os documentos "IV/18" e "IV/19" no seu processo individual. O Provedor de Justiça observa que a queixosa mencionou estes documentos como exemplos ilustrativos de documentos que deveriam ter sido incluídos no seu processo pessoal. Nas suas observações sobre a resposta da Comissão ao pedido de informações complementares, a queixosa apresentou uma lista pormenorizada dos documentos que tinham sido incluídos no processo individual sem o seu conhecimento e dos comentários que não tinham sido incluídos, embora os tivesse marcado para inclusão no seu processo individual. Contrariamente ao que a Comissão supõe, não há, portanto, nada que sugira que a queixosa só possa fundamentar as suas alegações em dois casos. No entanto, mesmo que uma análise mais aprofundada demonstrasse que nenhuma das observações adicionais referidas pela queixosa tinha de ser incluída no seu processo pessoal, tal não afetaria a conclusão de que as suas observações sobre os documentos "IV/18" e "IV/19" tinham de ser incluídas no seu processo pessoal. Neste contexto, o Provedor de Justiça observa que a Comissão reconheceu que as observações sobre o documento "IV/18" deveriam ter sido incluídas, sem contudo indicar se tal foi feito entretanto.

2.8 No que diz respeito à alegação da queixosa de que foram incluídos documentos sem a informar, o Provedor de Justiça observa que a Comissão parece argumentar que, de qualquer modo, não podia basear-se em nenhum dos documentos sem dar à queixosa a oportunidade de se pronunciar sobre os mesmos. O Provedor de Justiça observa que o artigo 26.o do Estatuto dos Funcionários prevê que "os documentos referidos na alínea a) não podem ser utilizados ou citados pela instituição contra um funcionário, a menos que lhe tenham sido comunicados antes da sua apresentação". Esta disposição protege assim os funcionários (ou, quando as obrigações dela decorrentes são aplicáveis aos agentes locais, o agente) contra a utilização de documentos que tenham sido arquivados no processo individual sem informar o funcionário (ou agente). O Provedor de Justiça considera, no entanto, que as boas práticas administrativas exigem que esta proteção negativa seja complementada por uma obrigação positiva de dar à pessoa em causa a possibilidade de apresentar observações sobre um documento antes de este ser incluído no processo individual (6). É óbvio que um funcionário ou agente não pode fazer comentários (e solicitar que esses comentários sejam incluídos no seu processo individual) sobre documentos que não lhe tenham sido comunicados. O Provedor de Justiça observa, no entanto, que a queixosa consultou entretanto o seu processo pessoal e, por conseguinte, descobriu todos os documentos nele incluídos. O peticionário observa ainda que, na sua queixa, nas suas observações sobre o parecer da Comissão e, em especial, nas suas observações sobre a resposta da Comissão ao pedido de informações complementares, a queixosa expôs em pormenor os documentos e observações que devem ainda ser incluídos no seu processo pessoal. Uma vez que o Provedor de Justiça apresenta um projeto de recomendação convidando a Comissão a reconsiderar estes documentos e observações com vista à sua inclusão no processo individual da queixosa (ver infra), não parece ser necessário realizar mais inquéritos no que diz respeito ao facto de a Comissão não ter consultado a queixosa sobre documentos que tinha incluído no seu processo pessoal.

2.9 Nestas circunstâncias, o Provedor de Justiça considera que a Comissão não cumpriu as suas obrigações relativamente ao processo individual do queixoso ao não incluir todos os documentos relevantes nesse processo.

3 Conclusão

Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça apresenta à Comissão o seguinte projeto de recomendação, em conformidade com o artigo 3.o, n.o 6, do Estatuto do Provedor de Justiça:

Projeto de recomendação

A Comissão deve rever os documentos referidos pela queixosa com vista a incluí-los no seu processo individual e conceder-lhe acesso ao processo devidamente reconstituído.

A Comissão e o autor da denúncia serão informados deste projeto de recomendação. Nos termos do n.o 6 do artigo 3.o do Estatuto do Provedor de Justiça, a Comissão enviará um parecer circunstanciado até 31 de Maio de 2005. O parecer circunstanciado poderá consistir na aceitação da decisão do Provedor de Justiça e numa descrição das medidas tomadas para aplicar o projeto de recomendação.

Estrasburgo, 28 de Fevereiro de 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Decisão 94/262 do Parlamento Europeu, de 9 de Março de 1994, relativa ao estatuto e às condições gerais de exercício das funções de Provedor de Justiça Europeu (JO L 113, p. 15).

(2) A Comissão apresentou uma cópia desta nota.

(3) A Comissão forneceu igualmente uma cópia deste documento.

(4) O ponto 3 da nota da Comissão de 26 de Outubro de 2000 prevê que as cópias dos documentos constantes do processo individual podem ser enviadas a Bruxelas, mediante pedido.

(5) Note-se que o atestado apresentado pelo queixoso parece provar que este só saiu do hospital às 11 horas do dia 3 de Outubro de 2000. O Provedor de Justiça observa ainda que, juntamente com as suas observações sobre a resposta da Comissão ao pedido de informações complementares, a queixosa apresentou uma cópia da sua mensagem de correio electrónico de 29 de Setembro de 2000, informando o Sr. K. da sua próxima ausência em 3 de Outubro de 2000.

(6) Se a nota do Sr. P. a que a queixosa se referiu nas suas observações sobre a resposta da Comissão ao pedido de informações complementares tiver efectivamente o conteúdo que a queixosa afirma ter, a própria Comissão parece partilhar deste ponto de vista.