Prefácio

Tenho o prazer de apresentar o relatório deste ano intitulado «Putting it Right Report», que analisa a conformidade das instituições com as decisões que tomei em 2016. Verificou-se uma taxa de conformidade de 85 % em 2016, ligeiramente superior ao resultado de 83 % alcançado em 2015.

As instituições reagiram positivamente a 77 das 91 propostas que apresentei para corrigir ou melhorar o seu comportamento nos processos encerrados em 2016. Houve ainda 132 casos em que considerei que as instituições tinham tomado medidas para melhorar o seu funcionamento. 12 das 14 instituições examinadas obtiveram uma pontuação de 100%, enquanto a Comissão - que é responsável pela maioria dos casos perante o meu Gabinete - obteve uma pontuação de 77%.

Este ano há mudanças na forma como tentamos captar o impacto do nosso trabalho e na forma como o apresentamos.

Este é o primeiro relatório a incluir processos encerrados ao abrigo das novas «disposições de execução». Os novos PI foram revistos a fim de nos permitir tratar os casos de uma forma mais eficiente e procurar acelerar as coisas. O principal objetivo é assegurar que as medidas de inquérito utilizadas refletem as necessidades específicas de cada inquérito. Além disso, proporcionam ao Provedor de Justiça mais flexibilidade no que diz respeito à obtenção de informações ou documentos. Os novos PI tornam mais fácil e mais rápido encontrar soluções que eliminem a má administração e procuram garantir que as recomendações sejam normalmente utilizadas para tratar todas as constatações de má administração antes do encerramento de um inquérito. No contexto da avaliação da conformidade, os novos PI introduziram alterações na terminologia que utilizamos.

Além disso, este é o primeiro relatório a não ser acompanhado de um anexo. No passado, o anexo incluía resumos de todos os processos encerrados no ano em causa. Decidimos agora incluir no texto do presente relatório apenas resumos de «casos estelares» selecionados. 

Introduzimos também secções que ilustram o impacto do nosso trabalho em domínios que não se refletem na taxa de conformidade, como as iniciativas estratégicas.

Embora me congratule com o facto de a taxa de conformidade continuar a ser elevada, gostaria de reiterar que qualquer recusa de uma instituição em cumprir uma proposta do Provedor de Justiça deve ser vista como uma oportunidade perdida para corrigir deficiências administrativas.

Emily O'Reilly

Dezembro de 2017

 

Relatório

1. Introdução

O presente relatório descreve em que medida as instituições da UE [1] responderam às propostas apresentadas pelo Provedor de Justiça em 2016. Estas propostas assumem a forma de soluções, recomendações, sugestões/observações adicionais e observações críticas.

A secção 3 (abaixo) sobre o impacto do trabalho do Provedor de Justiça explica o que as soluções do Provedor de Justiça, as recomendações, as sugestões/observações adicionais e as observações/conclusões críticas de má administração implicam. Os novos PI [2], que entraram em vigor em 1 de setembro de 2016, afetam, em certa medida, a utilização que fazemos destes termos. A título de exemplo, os termos «observações adicionais» e «observações críticas» deixarão de ser utilizados. Explicamos todas as alterações abaixo nas partes relevantes da seção. Vários inquéritos do presente relatório foram encerrados após a data de entrada em vigor dos novos PI. A nova terminologia foi, portanto, utilizada nestes casos.

A secção 3 descreve igualmente o impacto do trabalho do Provedor de Justiça noutros casos; se o caso for resolvido pela instituição ou se o Provedor de Justiça decidir lançar uma iniciativa estratégica.

No passado, este relatório foi publicado juntamente com um anexo que resume os casos em que foram aceites propostas de soluções, recomendações, observações críticas e outras observações. A partir deste ano, deixaremos de publicar um anexo. No entanto, o presente relatório contém resumos dos casos que justificam uma menção especial como «casos-estrela» para cada categoria de seguimento.

2. Competências e procedimentos do Provedor de Justiça

O Provedor de Justiça ajuda pessoas, empresas e associações que tenham problemas com uma instituição da UE [3]. Ao mesmo tempo, serve o interesse público, ajudando as instituições a melhorar a qualidade do serviço que prestam. Para além de investigar queixas, a Provedora de Justiça também pode abrir inquéritos por sua própria iniciativa.

O Provedor de Justiça pode solicitar à instituição em causa que forneça informações, inspecione os seus processos e recolha testemunhos de funcionários. Estes poderes constam do Estatuto do Provedor de Justiça [4] (a seguir designado «Estatuto»). Quando considera adequado fazê-lo num caso específico, o Provedor de Justiça solicita à instituição que reveja a sua posição, preveja vias de recurso ou introduza alterações gerais para o futuro. Se a instituição se recusar a cooperar, pode chamar a atenção política para um caso, apresentando um relatório especial ao Parlamento Europeu.

3. Impacto do trabalho do Provedor de Justiça

a. Soluções

Se o Provedor de Justiça considerar que uma queixa pode ser resolvida rapidamente, pode apresentar uma proposta de solução à instituição em causa, com base no artigo 3.o, n.o 5, do Estatuto [5]. Os novos PI do Provedor de Justiça tornam mais fácil e mais rápido encontrar soluções que eliminem a má administração.

b. Recomendações

As novas recomendações dos PI podem ser formuladas sempre que o Provedor de Justiça detete casos de má administração. As recomendações dirigidas às instituições são simultaneamente publicadas no sítio Web do Provedor de Justiça.

Se a recomendação for rejeitada pela instituição, o Provedor de Justiça encerra o processo confirmando a existência de má administração. Se a recomendação for aceite, o Provedor de Justiça encerrará o processo conforme decidido pela instituição em causa.

c. Sugestões e observações adicionais

Os novos PI substituem o conceito de «observações adicionais» pelo conceito mais claro e útil de «sugestões de melhoria», que visam assegurar uma melhoria sistémica na administração da UE. Tal como outras observações, as sugestões de melhoria não assentam na constatação de má administração e não implicam a censura da instituição a que se dirigem.

d. Observações críticas e constatações de má administração

No passado, a Provedora de Justiça utilizou o termo «observação crítica» sempre que encerrou um caso com uma constatação de má administração. Uma observação crítica informou a instituição do que tinha feito de errado no caso específico. A observação identificou a regra ou princípio que foi violado e (a menos que fosse óbvio) explicou como a instituição deveria ter agido no contexto do caso. A instituição apresentou um relatório no prazo de seis meses, se tal lhe for solicitado pelo Provedor de Justiça.

Os novos PI substituem o conceito de «observações críticas» pelo conceito simples e claro de «constatações de má administração».  Se uma recomendação for rejeitada pela instituição, o processo é encerrado com a constatação de má administração.

e. Processos resolvidos pelas instituições

O Provedor de Justiça pode encerrar um inquérito numa fase precoce sem propor uma solução se a instituição resolver espontaneamente o caso do queixoso no decurso do inquérito.

Processo 253/2016/MDC: Recusa da Comissão Europeia em aceitar determinadas despesas como custos elegíveis nos termos de uma convenção de subvenção

O queixoso era o coordenador de um projeto cofinanciado pela Comissão no contexto de uma convenção de subvenção. No entanto, após a conclusão bem-sucedida do projeto, a Comissão notificou o autor da denúncia de que muitos dos custos incorridos no âmbito do projeto relacionados com despesas de pessoal, viagens e consultoria não eram elegíveis.

O queixoso alegou que a decisão da Comissão era injusta. A Provedora de Justiça abriu um inquérito e solicitou à Comissão que respondesse às alegações do queixoso. No que diz respeito aos custos de pessoal, a Comissão observou que o queixoso deveria tê-la informado do aumento significativo do volume de trabalho de alguns dos seus membros do pessoal e que dispunha de tempo suficiente para o fazer. No que diz respeito às despesas de viagem e ajudas de custo diárias, a Comissão considerou que as práticas, que o autor da denúncia alegou estarem em conformidade com a sua prática habitual, não estavam documentadas ou suficientemente provadas.

No entanto, em relação aos custos de consultoria rejeitados, a Comissão declarou que estava disposta a reconsiderar a sua posição devido às explicações do autor da denúncia, que indicavam que a classificação errada destes custos se devia a um erro genuíno. O Provedor de Justiça congratula-se com o facto de a Comissão ter reconsiderado a sua posição.

f. Iniciativas estratégicas

O Provedor de Justiça pode também optar por prosseguir temas estrategicamente importantes sem lançar um inquérito, abrindo uma chamada «iniciativa estratégica». O objetivo destas iniciativas estratégicas é partilhar sugestões com as instituições sobre temas importantes, chamar a atenção para questões de interesse público e obter mais informações sobre uma questão específica antes de decidir se é necessário abrir um inquérito. Em 2016, a Provedora de Justiça lançou 10 iniciativas estratégicas.

SI/5/2016/EA: Transparência do Eurogrupo

Em março de 2016, o Provedor de Justiça escreveu ao Presidente do Eurogrupo para saudar a sua iniciativa de apresentar uma série de medidas proativas em matéria de transparência, algumas das quais os membros do Eurogrupo já tinham concordado. Esta carta foi seguida de uma nova troca de correspondência entre o Provedor de Justiça e o Presidente do Eurogrupo em 2016.

Nesta correspondência, a Provedora de Justiça levantou questões, como o tratamento dos pedidos de acesso a documentos do Eurogrupo, incluindo documentos não detidos pelas instituições da UE, e a transparência dos grupos envolvidos na preparação das reuniões do Eurogrupo, nomeadamente o Grupo de Trabalho do Eurogrupo (GTE). A Provedora de Justiça observou que o seu Gabinete não conseguiu identificar nenhum funcionário

documento relativo ao regulamento interno do grupo de trabalho europeu e que, embora os «métodos de trabalho do Eurogrupo» presumivelmente façam referência ao grupo de trabalho europeu, este documento também não parecia ser público.

O Presidente do Eurogrupo esclareceu que os pedidos de acesso aos documentos do Eurogrupo serão tratados pela instituição da UE detentora dos documentos pertinentes ou serão reencaminhados para a instituição nacional pertinente e tratados em conformidade com a legislação nacional em matéria de transparência. Em 2017, os «Métodos de Trabalho do Eurogrupo» foram publicados na página Web do Eurogrupo.

4. Como as instituições responderam ao Provedor de Justiça em 2016

a. Propostas de soluções e recomendações aceites em 2016

Em 2016, as instituições da UE aceitaram um total de 9 propostas de soluções. A Comissão rejeitou uma proposta de solução [6].

Em 2016, as instituições da UE também aceitaram ou aceitaram parcialmente um total de 14 recomendações [7]. Duas recomendações foram rejeitadas pela Comissão e duas foram rejeitadas pelo Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO)[8], embora as instituições tenham dado um seguimento positivo às observações críticas subsequentes em três casos. O outro caso relativo à Comissão resultou numa constatação de má administração.

Instituição	Soluções Aceite	Recomendações aceites
Parlamento Europeu	1
Conselho da União Europeia	1
Comissão Europeia	6	6
Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO)		4
Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF)		3
Agência dos Direitos Fundamentais (FRA)	1
Agência de Execução para a Investigação (REA)		1
Total	9	14

Processo 946/2014/PL: A política linguística da Agência dos Direitos Fundamentais (FRA) no que diz respeito ao seu sítio Web e às suas publicações

O queixoso, um cidadão espanhol, solicitou à FRA informações sobre a sua política linguística relativa à utilização das línguas oficiais no seu sítio Web, em especial no que diz respeito às publicações. Observou que a maioria das publicações estava disponível apenas em inglês e francês e, por vezes, em alemão e italiano. A FRA explicou que a diferença de tratamento das línguas oficiais se deveu a restrições orçamentais e de recursos humanos, bem como ao tempo necessário para concluir o processo de tradução.

A Provedora de Justiça considerou que os recursos humanos e financeiros limitados constituíam uma justificação insuficiente para as práticas da FRA no que diz respeito à tradução das suas publicações. O Provedor de Justiça congratulou-se com o facto de a FRA se ter comprometido a disponibilizar uma página de portal estático com informações básicas sobre a FRA em todas as línguas. Embora, em determinadas circunstâncias, a tradução de todos os documentos para todas as línguas oficiais da UE seja desproporcionada, o Provedor de Justiça observou que existem meios menos onerosos para garantir, na medida do possível, que os cidadãos tenham acesso a publicações na sua própria língua. Por conseguinte, propõe que a FRA defina e publique uma política clara no que diz respeito às línguas da UE em que as suas publicações devem ser disponibilizadas.

A Provedora de Justiça congratulou-se com o facto de a FRA ter aceitado a sua solução. A FRA tem atualmente uma política linguística em linha e uma política de publicações disponíveis no seu sítio Web. Além disso, a FRA também adotou medidas para assegurar que as publicações são traduzidas no maior número possível de línguas.

Processo 1398/2013/ANA: Recusa da Comissão Europeia em conceder acesso a documentos relacionados com a Lei de Cumprimento Fiscal de Contas no Estrangeiro (Foreign Account Tax Compliance Act – FATCA) dos EUA

Um deputado ao Parlamento Europeu apresentou um pedido de acesso do público aos documentos detidos pela Comissão sobre as negociações entre determinados Estados-Membros da UE e os EUA sobre as consequências da FATCA, a legislação dos EUA que exige que as instituições financeiras fora dos EUA informem o Internal Revenue Service sobre os seus clientes.

A Comissão concedeu acesso total ou parcial a vários documentos, ao mesmo tempo que recusou o acesso a outros. A Comissão considerou que parte do pedido do deputado ao Parlamento Europeu era muito amplo e solicitou-lhe que restringisse o âmbito do pedido. O deputado ficou insatisfeito com a posição da Comissão e dirigiu-se ao Provedor de Justiça.

O Provedor de Justiça recomendou que a Comissão fizesse uma nova tentativa para definir o âmbito dos documentos solicitados e, eventualmente, decidir se esses documentos deveriam ser fornecidos sem demora injustificada. Por sua vez, a Comissão identificou o número de documentos abrangidos pelo pedido, realizou uma avaliação e divulgou muitos desses documentos. A Provedora de Justiça reconhece que a Comissão seguiu a sua sugestão e envidou esforços consideráveis para aplicar esta recomendação.

O Provedor de Justiça recomendou igualmente que a Comissão reexaminasse o pedido de acesso aos documentos não divulgados, com vista a conceder

um acesso mais amplo do público. A Comissão deu acesso a documentos adicionais ou forneceu explicações mais pormenorizadas e convincentes para a sua recusa em fazê-lo. A Provedora de Justiça examinou a decisão da Comissão e considera-a correta.

Processo 852/2014/LP: Conformidade da Comissão Europeia com a Convenção para a Luta Antitabaco

O presente processo dizia respeito ao incumprimento pela Comissão da obrigação que lhe incumbe por força do artigo 5.o, n.o 3, da Convenção-Quadro da Organização Mundial da Saúde (OMS) para a Luta Antitabaco (a seguir «Convenção»), na qual a UE é parte. O autor da denúncia, a ONG Corporate Europe Observatory, alegou especificamente que a Comissão, com exceção da sua Direção-Geral da Saúde (DG Saúde), não publicava proativamente todas as informações sobre as reuniões com a indústria do tabaco.

A Provedora de Justiça abriu um inquérito e concluiu que a prática atual da Comissão (com exceção da DG Saúde) era insatisfatória e inadequada. O Provedor de Justiça considerou que o artigo 5.o, n.o 3, da Convenção e as diretrizes que lhe dão execução exigem que os organismos públicos adotem uma abordagem proativa, em vez de uma abordagem reativa ou passiva, para garantir a transparência na interação com a indústria do tabaco. Considerou igualmente que a obrigação de transparência abrange todas as reuniões entre o Serviço Jurídico da Comissão e a indústria do tabaco. Também não compreendeu por que razão os requisitos de transparência se deveriam aplicar apenas aos altos funcionários da Comissão. Por conseguinte, o Provedor de Justiça recomendou à Comissão que publicasse proativamente em linha todas as reuniões com representantes de grupos de interesses do setor do tabaco, ou os seus representantes legais, bem como as atas dessas reuniões, e que esta política se aplicasse a todos os funcionários da Comissão, independentemente da sua antiguidade.

Na sua resposta, a Comissão manteve a sua posição inicial de que não necessita de alargar a prática proativa da DG Saúde ao resto da Comissão. Na sua opinião, as atuais regras gerais de ética e transparência eram suficientes para evitar influências indevidas da indústria do tabaco e assegurar o cumprimento da Convenção.

A Provedora de Justiça lamenta profundamente que a Comissão não tenha aproveitado a oportunidade para estabelecer normas conformes com os requisitos do artigo 5.o, n.o 3, e assegurar a aplicação, em todos os serviços e pessoal da Comissão, de uma política proativa de transparência no que diz respeito às reuniões com representantes de grupos de interesses do setor do tabaco. Por conseguinte, encerrou o processo com uma constatação de má administração, salientando que a Comissão não tinha apresentado quaisquer razões válidas para se recusar a tomar as medidas propostas pelo seu gabinete.

b. Seguimento dado às observações críticas e sugestões/observações adicionais formuladas em 2016

Em 2016, foram feitas 16 observações críticas em 11 decisões, enquanto 47 sugestões/observações adicionais foram feitas em 26 decisões [9]. Uma única decisão pode conter mais do que uma observação e tanto observações críticas como sugestões/observações adicionais podem ser incluídas na mesma decisão.

As sugestões de melhoria foram utilizadas principalmente pela Provedora de Justiça nas suas decisões de encerramento de inquéritos de iniciativa própria.

As instituições foram convidadas a responder às observações/sugestões no prazo de seis meses. Foram recebidas respostas a todas as observações/sugestões feitas em 2016, embora com um atraso em alguns casos.

i) Seguimento dado às observações críticas formuladas em 2016

O seguimento dado às observações críticas foi de 63 %. Isso é muito maior do que a taxa do ano passado de 41%, que foi uma baixa recorde. O valor mais elevado registado até à data, no que diz respeito ao seguimento positivo das observações críticas, foi a taxa de 88 % em 2014. Uma análise das respostas das instituições às observações críticas sugere que, mesmo após o termo de um inquérito, algumas continuam a contestar as conclusões do Provedor de Justiça e a reiterar os argumentos que apresentaram durante o inquérito. Embora seja de alguma forma possível compreender que, tendo sido alvo de críticas públicas por parte do Provedor de Justiça, uma instituição tem dificuldade em dar um seguimento construtivo, é importante que as instituições estejam dispostas a retirar ensinamentos dos inquéritos do Provedor de Justiça e procurem reduzir o risco de surgirem problemas semelhantes no futuro.

Instituição	Crítico observações	Respostas satisfatórias	% de respostas satisfatórias
Comissão Europeia	10	5	50%
Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO)	3	2	67%
Centro Europeu de Prevenção e Controlo das Doenças (ECDC)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Total	16	10	63%

Processo 2063/2014/PMC: Transferência pela Comissão Europeia dos dados pessoais do queixoso para um terceiro sem o seu consentimento

O caso dizia respeito à alegada divulgação ilegal pela Comissão do nome do queixoso ao seu empregador sem o seu consentimento. A Comissão fê-lo para verificar a existência efectiva do queixoso, para efeitos do tratamento do seu pedido de acesso do público aos documentos. Dada a natureza particularmente invasiva da medida tomada pela Comissão, que poderia ter causado danos à reputação do queixoso em relação à organização para a qual trabalhava, o Provedor de Justiça concluiu pela existência de má administração grave e encerrou o processo com uma observação crítica.

Na sequência da observação crítica do Provedor de Justiça, a Comissão reconheceu que contactar o empregador do queixoso sem o informar previamente pode não ter sido adequado. Pediu desculpa. A Comissão acrescentou que a confirmação da identidade de um indivíduo não é uma prática aplicada regularmente.

A Provedora de Justiça toma nota do reconhecimento pela Comissão de que a sua ação neste caso não foi adequada.

Processo 1409/2014/MHZ: A Comissão Europeia acorda em realizar uma avaliação aprofundada do impacto nos direitos humanos nas negociações comerciais em curso ou futuras com os países da Associação das Nações do Sudeste Asiático (ASEAN)

O processo dizia respeito à questão de saber se a Comissão deveria ter realizado uma avaliação de impacto sobre os direitos humanos no contexto das suas negociações com vista à celebração de um acordo de comércio livre (ACL) com o Vietname. A Comissão considerou que essa avaliação não era necessária, observando que já tinha sido realizada uma avaliação do impacto na sustentabilidade (AIS) em 2009 sobre uma proposta de acordo de comércio livre UE/ASEAN, que incluía o Vietname. A Provedora de Justiça considerou que o facto de a Comissão não ter realizado uma avaliação de impacto específica sobre os direitos humanos constituiu má administração. Recomendou que a Comissão procedesse a essa avaliação sem demora. A Comissão recusou e o Provedor de Justiça encerrou o processo com uma observação crítica.

Na sua resposta de acompanhamento, a Comissão sustentou que se justificava não realizar uma avaliação de impacto ex ante sobre os direitos humanos devido ao calendário específico das negociações. Ao mesmo tempo, a Comissão concordou que a análise ex ante sistemática de todos os impactos prováveis nos direitos humanos «é um elemento fundamental para uma melhor elaboração da política comercial». A Comissão informou a Provedora de Justiça de que, em abril de 2016, a DG Comércio tinha publicado uma versão revista do Manual AIS, que agora contém uma ênfase especial na garantia de que é realizada uma análise aprofundada dos impactos nos direitos humanos. A Comissão comprometeu-se igualmente, na Comunicação «Comércio para Todos», a continuar a melhorar a análise do impacto da política comercial nos direitos humanos, tanto nas avaliações de impacto como nas avaliações ex post, com base nas orientações recentemente elaboradas pela DG Comércio.

A Comissão explicou ainda que a análise para avaliar os impactos nos direitos humanos tinha sido alargada e reforçada. Para o efeito, a Comissão chamou a atenção para o projeto de relatório final do PEI de apoio às negociações do acordo de proteção do investimento entre a UE e Mianmar, que foi publicado para observações em 18 de março de 2016. Estava também a ser preparada uma AIS com uma avaliação de impacto sobre os direitos humanos para as negociações com as Filipinas e

Indonésia. A Comissão assegurou ao Provedor de Justiça que o mesmo se aplicaria se as negociações fossem retomadas com a Malásia e a Tailândia e, do mesmo modo, com a Índia. Por último, a Comissão declarou estar convicta de que a promoção dos direitos humanos deve ser realizada principalmente através da participação e do diálogo, a fim de assegurar o maior impacto possível.

A Provedora de Justiça concorda com a Comissão quanto ao facto de as avaliações ex ante do impacto nos direitos humanos serem um elemento fundamental para uma melhor elaboração da política comercial. Congratula-se com a série de medidas anunciadas na resposta da Comissão, que deverão ajudar a minimizar o risco de reincidência da má administração identificada neste caso.

ii) Seguimento dado às sugestões/observações adicionais formuladas em 2016

O seguimento dado às sugestões/observações suplementares foi satisfatório em 94 % dos casos. Este valor é superior à taxa de 92 % do ano passado. O valor mais elevado registado até à data, no que se refere ao seguimento positivo dado a outras observações, foi a taxa de 100% em 2008.

Instituição	Sugestões/observações adicionais	Respostas satisfatórias	% de respostas satisfatórias
Comissão Europeia	22	19	86%
Tribunal de Justiça da União Europeia	3	3	100%
Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE)	2	2	100%
Comité Económico e Social Europeu (CESE)	1	1	100%
Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO)	9	9	100%
Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF)	2	2	100%
Centro Europeu de Prevenção e Controlo das Doenças (ECDC)	1	1	100%
Agência Europeia de Medicamentos (EMA)	5	5	100%
Rede Europeia para a Segurança da Informação (ENISA)	2	2	100%
Total	47	44	94%

Processo OI/8/2015/JAS: Transparência dos trílogos

Este inquérito estratégico incidiu na transparência dos trílogos, nas negociações informais entre representantes do Parlamento Europeu (Parlamento) e do Conselho da União Europeia (Conselho) e foi assistido pela Comissão com o objetivo de chegar a acordo sobre as propostas legislativas.

A Provedora de Justiça examinou quais as informações que poderiam ser disponibilizadas proativamente e em que momento, a fim de aumentar a responsabilização e a participação do público no processo legislativo da UE. Na sua decisão de encerramento, a Provedora de Justiça apresentou oito propostas sobre a forma de reforçar a transparência das negociações do trílogo.

O Parlamento, o Conselho e a Comissão responderam que tinham iniciado debates sobre a disponibilização de mais informações ao público, incluindo um calendário dos trílogos, as ordens do dia dos trílogos, os decisores políticos envolvidos e os mandatos de negociação das instituições. Uma base de dados legislativa conjunta específica, a criar com base no Acordo Interinstitucional «Legislar Melhor» de 2016, poderia fornecer essas informações de forma facilmente acessível.

No que diz respeito às propostas da Provedora de Justiça sobre a publicação de documentos essenciais produzidos durante os trílogos, as instituições declararam que teriam de aguardar o acórdão do Tribunal de Justiça no processo conexo em curso De Capitani/Parlamento (T-540/15).

A Provedora de Justiça congratula-se com o compromisso do Parlamento, do Conselho e da Comissão de iniciarem debates sobre a aplicação das suas propostas. Incentiva especificamente a sua iniciativa de criar uma base de dados legislativa conjunta e acompanhará o seu desenvolvimento.

Processo OI/10/2015/NF: Procedimento do EPSO para tratar os pedidos de reexame apresentados pelos candidatos em concursos gerais

Este inquérito de iniciativa própria dizia respeito ao tratamento pelo EPSO dos pedidos de reexame apresentados por candidatos não selecionados em concursos de seleção. Em especial, o inquérito centrou-se nos atrasos do EPSO na resposta aos pedidos de reexame dos candidatos. O objetivo do inquérito era determinar se existiam problemas sistémicos que dessem origem aos atrasos e, em caso afirmativo, ajudar o EPSO a introduzir melhorias no procedimento. A Provedora de Justiça encerrou o seu inquérito com seis sugestões de melhorias.

No que diz respeito à sugestão de que o EPSO preste um melhor apoio aos júris para que estes possam fundamentar mais pormenorizadamente as suas decisões sobre os pedidos de revisão, o EPSO introduziu um novo modelo para registar as decisões do júri na fase de admissão e melhorou o seu programa de formação para os membros do júri. O EPSO está ainda a refletir sobre a forma de melhorar as suas orientações sobre o registo das decisões do júri.

O EPSO criou um novo sistema informático, que teve um impacto positivo na eficiência do tratamento dos pedidos de revisão, e utiliza agora a tecnologia de teleconferência para realizar reuniões de revisão do júri.

Tal como sugerido pelo Provedor de Justiça, o EPSO estima sistematicamente o número de pedidos de revisão que espera receber nos concursos em curso, a fim de poder afetar recursos suficientes ao seu tratamento.

A quarta e quinta sugestões diziam respeito à garantia de que fossem fornecidas aos candidatos informações claras e exatas sobre o procedimento de reexame. O EPSO informa agora os candidatos dos atrasos previstos e do facto de dar prioridade ao envio de respostas aos pedidos selecionados. O EPSO também atualizou

e alargou a sua página Web de perguntas frequentes em linha com mais informações sobre os procedimentos de reclamação.

A Provedora de Justiça congratula-se com o leque de ações iniciadas pelo EPSO com vista a pôr em prática as suas sugestões de melhoria.

Processo OI/11/2015/EIS: Actualidade dos pagamentos pela Comissão

Este inquérito incidiu sobre a oportunidade dos pagamentos efetuados pela Comissão em regime de gestão direta e indireta, com destaque para os pagamentos a contratantes e beneficiários privados. Seguiram-se quatro inquéritos sobre o mesmo assunto.

O objetivo era recolher dados estatísticos relativos aos atrasos de pagamento da Comissão e avaliar tanto as causas destes atrasos como as medidas corretivas tomadas pela Comissão. A Provedora de Justiça encerrou o seu inquérito com duas sugestões, incentivando a Comissão a prosseguir os seus esforços em domínios específicos e a publicar informações adicionais nos seus relatórios anuais de atividades.

Na sua resposta, a Comissão sublinhou que tinha havido uma melhoria global na sua gestão do processo de pagamento em 2016. Afirmou que tal resultava, em especial, de um controlo mais rigoroso das faturas e dos pedidos de pagamento, através do desenvolvimento de ferramentas de comunicação em linha, e de uma análise paralela dos relatórios dos agentes operacionais e financeiros com prazos comuns. A Comissão salientou igualmente que tinha apresentado uma proposta de revisão do Regulamento Financeiro em 2016 e introduzido disposições que incentivavam uma utilização mais ampla dos formulários de subvenção simplificados.

No que diz respeito à sugestão de incluir informações sobre o prazo bruto de pagamento da Comissão, que é o tempo que os beneficiários devem esperar antes de receberem um pagamento, a Comissão concordou em publicar estas informações a partir de 2017.

O Provedor de Justiça congratula-se com as medidas tomadas pela Comissão em relação ao seu processo de pagamento. Felicita a Comissão pelos seus esforços, que conduziram à melhoria das suas estatísticas sobre a gestão dos atrasos de pagamento e das suspensões de pagamentos em 2016.

iii) Seguimento dado às observações/sugestões formuladas em 2016

Tomando em conjunto observações críticas e sugestões/observações adicionais, a taxa de seguimento satisfatório foi de 86 %. Este valor é superior à taxa de 81 % do ano passado e inferior ao máximo histórico de 94 % registado em 2014.

Instituição	Observações críticas e sugestões/observações adicionais	Respostas satisfatórias	% de respostas satisfatórias
Comissão Europeia	32	24	75%
Tribunal de Justiça da União Europeia	3	3	100%
Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE)	2	2	100%
Comité Económico e Social Europeu (CESE)	1	1	100%
Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO)	12	11	92%
Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF)	2	2	100%
Centro Europeu de Prevenção e Controlo das Doenças (ECDC)	3	3	100%
Agência Europeia de Medicamentos (EMA)	5	5	100%
Rede Europeia para a Segurança da Informação (ENISA)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Total	63	54	86%

c. Taxa de conformidade global por instituição em 2016

O valor global em termos de conformidade com as propostas do Provedor de Justiça em 2016 é de 85 %. As instituições reagiram positivamente a 77 das 91 propostas apresentadas pelo Provedor de Justiça para corrigir ou melhorar o seu comportamento [11]. A taxa de conformidade baseia-se no número de respostas positivas às propostas de soluções, recomendações, observações críticas, sugestões/observações adicionais apresentadas em processos encerrados em 2016. Houve ainda 132 casos em que o Provedor de Justiça considerou que as instituições tinham tomado medidas para melhorar o seu funcionamento.

Como resulta do quadro 5 infra, a taxa de conformidade varia de uma instituição para outra — de 100 %, em muitos casos, para 77 %, na pior das hipóteses. Embora estas estatísticas se baseiem frequentemente em muito poucos casos, qualquer resultado inferior a 100 % significa que a instituição não cumpriu uma proposta apresentada pelo Provedor de Justiça.

Instituição	Soluções, recomendações, observações e sugestões		Respostas satisfatórias		% de Respostas satisfatórias
Parlamento Europeu		1		1 100%
Conselho da União Europeia		1		1 100%
Comissão Europeia		47		36 77%
Tribunal de Justiça da União Europeia		3		3 100%
Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE)		2		2 100%
Comité Económico e Social Europeu (CESE)		1		1 100%
Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO)		18		15 83%
Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF)		5		5 100%
Centro Europeu de Prevenção e Controlo das Doenças (ECDC)		3		3 100%
Agência Europeia de Medicamentos (EMA)		5		5 100%
Rede Europeia para a Segurança da Informação (ENISA)		2		2 100%
Agência dos Direitos Fundamentais (FRA)		1		1 100%
Eurojust		1		1 100%
Agência de Execução para a Investigação (REA)		1		1 100%
Total		91		77 85%

5. Conclusão

O presente relatório constitui um esforço anual para medir o cumprimento das propostas do Provedor de Justiça do ponto de vista estatístico. No entanto, no caso de alguns dos trabalhos do Provedor de Justiça, o impacto não pode ser medido de forma convencional. É o caso, por exemplo, das iniciativas estratégicas da Provedora de Justiça, através das quais esta se envolve num diálogo construtivo com as instituições sobre temas importantes. Tal poderá também incluir uma série de casos resolvidos anualmente pelas instituições, na sequência de uma intervenção do Provedor de Justiça, que não assuma a forma de uma solução, recomendação, observação ou sugestão. Este ano, o Tribunal acrescentou esses exemplos no relatório, a fim de ilustrar melhor o impacto do Provedor de Justiça. Além disso, há casos em que o cumprimento das propostas do Provedor de Justiça pode ocorrer um pouco mais tarde do que o ano em que o inquérito foi encerrado.  

Devemos ter em mente que a mudança essencial é uma mudança na cultura institucional. É difícil identificar quando uma mudança significativa na cultura torna-se incorporada. O Provedor de Justiça pretende alcançar esta mudança cultural. O seu impacto contínuo na boa administração não se reflete necessariamente nas taxas de conformidade.

 

[1] Por uma questão de brevidade, o presente relatório utiliza o termo «instituição» para designar todas as instituições, órgãos e organismos da UE.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/pt/resources/provisions.faces

[3] O artigo 228.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia habilita o Provedor de Justiça a investigar casos de má administração na atuação das instituições da União, com exceção do Tribunal de Justiça da União Europeia no exercício das suas funções jurisdicionais.

[4] Decisão 2008/587 do Parlamento Europeu, de 18 de junho de 2008, que altera a Decisão 94/262 relativa ao estatuto e às condições gerais de exercício das funções de Provedor de Justiça Europeu (JO 2008, L 189, p. 25).

[5] O artigo 3.o, n.o 5, do Estatuto estabelece que «Na medida do possível, o Provedor de Justiça procura encontrar uma solução com a instituição ou organismo em causa para eliminar o caso de má administração e dar seguimento à queixa.»

[6] Num caso, a instituição rejeitou uma proposta de solução, mas aceitou a recomendação subsequente. A fim de evitar a dupla contagem, as estatísticas incluem apenas a recomendação neste caso e não a proposta de solução.

[7] Aceitamos parcialmente a recomendação quando a instituição respondeu genuinamente aos pontos centrais da recomendação de forma construtiva.

[8] Num caso, a instituição rejeitou uma recomendação e, subsequentemente, não deu seguimento satisfatório à observação crítica. Mais uma vez, para evitar a dupla contagem, apenas o seguimento negativo da observação crítica é incluído nas estatísticas.

[9] As estatísticas do presente relatório não incluem:

i) As quatro sugestões apresentadas na decisão que encerra o inquérito conjunto aos processos 1853/2013/TN & 2077/2012/TN, uma vez que serão analisadas no âmbito do inquérito de iniciativa própria em curso da Provedora de Justiça sobre a gestão pela Comissão de situações de «portas giratórias» relativas ao pessoal da UE (OI/3/2017/AB),

ii) Duas das sugestões relativas à transparência dos trílogos (OI/8/2015/JAS), uma vez que as instituições pertinentes aguardam um acórdão do Tribunal de Justiça para dar seguimento.

[10] Para efeitos das estatísticas do presente relatório, as sugestões relativas à transparência dos trílogos (OI/8/2015/JAS) parecem ser dirigidas apenas à Comissão. No entanto, o inquérito incidiu sobre três instituições: o Conselho da União Europeia, o Parlamento Europeu e a Comissão. 

[11] Ver notas de rodapé 6-8 e 9-10 supra.