# Registo de mensagens de texto e mensagens instantâneas enviadas/recebidas por membros do pessoal na sua qualidade profissional – Recomendações práticas para a administração da UE
- Autor: Provedor de Justiça Europeu
- Data : 2022-07-14T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/pt/doc/correspondence/pt/158302)
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> Estas recomendações práticas podem orientar a administração da UE no registo de mensagens de texto e instantâneas no futuro. Resultam de um exercício de recolha de informações realizado pelo Provedor de Justiça Europeu e refletem as boas práticas que identificou neste contexto.
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**As instituições, órgãos e organismos da UE devem:**

* **Ter em conta** , nas regras e práticas de gestão de documentos, a **utilização cada vez maior de mensagens de texto e instantâneas .** Concretamente, tal implica que a decisão de registar uma determinada informação no sistema de gestão de documentos da administração não deve depender do suporte - seja uma carta, uma mensagem de correio eletrónico, um texto ou uma mensagem instantânea - mas sim do seu conteúdo.
* **Implementar soluções tecnológicas** para permitir o registo fácil de mensagens de texto e instantâneas em sistemas de gestão de documentos. Entretanto, prever formas alternativas de registar essas mensagens.
* **Emitir orientações claras para o pessoal**sobre a forma como as mensagens de texto e instantâneas que cumprem os critérios de registo de documentos devem ser extraídas, transferidas e registadas. Todo o pessoal que utiliza dispositivos eletrónicos para trabalhar deve ser capaz de compreender como extrair e transferir mensagens de texto e instantâneas de aplicações ou plataformas de mensagens para o sistema de gestão de documentos pertinente.
* **Sensibilizar o pessoal**para a necessidade de assegurar que as mensagens de texto e instantâneas que cumprem os critérios de registo são extraídas, transferidas e registadas de forma regular e rotineira. Para além das mensagens de comunicação interna normalizadas, tal poderia ser feito através da oferta de formação aos membros do pessoal existentes e como parte de programas de integração para novos membros do pessoal, por exemplo.
* **Certifique-se** de que os **períodos de retenção** de mensagens de texto e instantâneas guardadas em dispositivos eletrónicos utilizados para o trabalho **estão em conformidade com a política de retenção.**
* **Dispor de um processo para assegurar** que, quando um membro do pessoal sai, são **registados todos os documentos na sua posse, incluindo mensagens de texto e mensagens instantâneas que cumpram os critérios de registo.**
* **Reconhecer que as mensagens de texto e instantâneas relacionadas com o trabalho são \<\<documentos\>\>** na aceção do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos.
* Ao tratar os pedidos de acesso do público a documentos que possam abranger mensagens de texto e mensagens instantâneas, **ter em conta todos os locais onde essas mensagens possam ser armazenadas,** incluindo os dispositivos eletrónicos utilizados pelo pessoal, e ajudar o pessoal potencialmente detentor dessas mensagens nas suas pesquisas, por exemplo dando instruções.
* **Assegurar que a sua ferramenta de pesquisa normalizada permite a identificação de mensagens de texto e instantâneas**(como tal) uma vez registadas no seu sistema de gestão de documentos.