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Registo de mensagens de texto e mensagens instantâneas enviadas/recebidas por membros do pessoal na sua qualidade profissional – Recomendações práticas para a administração da UE
Correspondência - Data Quinta-Feira | 14 julho 2022
Caso SI/4/2021/MIG - Aberto em Quarta-Feira | 30 junho 2021 - Decisão de Quarta-Feira | 13 julho 2022 - Instituições em causa Parlamento Europeu | Conselho da União Europeia | Agência Europeia da Guarda de Fronteiras e Costeira | Agência Europeia das Substâncias Químicas | Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos | Agência Europeia de Medicamentos | Comissão Europeia | Banco Central Europeu - País França
Estas recomendações práticas podem orientar a administração da UE no registo de mensagens de texto e instantâneas no futuro. Resultam de um exercício de recolha de informações realizado pelo Provedor de Justiça Europeu e refletem as boas práticas que identificou neste contexto.
As instituições, órgãos e organismos da UE devem:
- Ter em conta, nas regras e práticas de gestão de documentos, a utilização cada vez maior de mensagens de texto e instantâneas . Concretamente, tal implica que a decisão de registar uma determinada informação no sistema de gestão de documentos da administração não deve depender do suporte - seja uma carta, uma mensagem de correio eletrónico, um texto ou uma mensagem instantânea - mas sim do seu conteúdo.
- Implementar soluções tecnológicas para permitir o registo fácil de mensagens de texto e instantâneas em sistemas de gestão de documentos. Entretanto, prever formas alternativas de registar essas mensagens.
- Emitir orientações claras para o pessoal sobre a forma como as mensagens de texto e instantâneas que cumprem os critérios de registo de documentos devem ser extraídas, transferidas e registadas. Todo o pessoal que utiliza dispositivos eletrónicos para trabalhar deve ser capaz de compreender como extrair e transferir mensagens de texto e instantâneas de aplicações ou plataformas de mensagens para o sistema de gestão de documentos pertinente.
- Sensibilizar o pessoal para a necessidade de assegurar que as mensagens de texto e instantâneas que cumprem os critérios de registo são extraídas, transferidas e registadas de forma regular e rotineira. Para além das mensagens de comunicação interna normalizadas, tal poderia ser feito através da oferta de formação aos membros do pessoal existentes e como parte de programas de integração para novos membros do pessoal, por exemplo.
- Certifique-se de que os períodos de retenção de mensagens de texto e instantâneas guardadas em dispositivos eletrónicos utilizados para o trabalho estão em conformidade com a política de retenção.
- Dispor de um processo para assegurar que, quando um membro do pessoal sai, são registados todos os documentos na sua posse, incluindo mensagens de texto e mensagens instantâneas que cumpram os critérios de registo.
- Reconhecer que as mensagens de texto e instantâneas relacionadas com o trabalho são «documentos» na aceção do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos.
- Ao tratar os pedidos de acesso do público a documentos que possam abranger mensagens de texto e mensagens instantâneas, ter em conta todos os locais onde essas mensagens possam ser armazenadas, incluindo os dispositivos eletrónicos utilizados pelo pessoal, e ajudar o pessoal potencialmente detentor dessas mensagens nas suas pesquisas, por exemplo dando instruções.
- Assegurar que a sua ferramenta de pesquisa normalizada permite a identificação de mensagens de texto e instantâneas (como tal) uma vez registadas no seu sistema de gestão de documentos.