# Revisão do procedimento acelerado do Provedor de Justiça
- Autor: Provedor de Justiça Europeu
- Data : 2021-02-24T00:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/pt/document/pt/138509)
- [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/pt/138509)
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1. Síntese
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Um dos princípios subjacentes às regras da UE em matéria de acesso do público aos documentos é que os pedidos devem ser tratados rapidamente. As informações podem ser necessárias rapidamente e podem perder a sua relevância para o requerente se ocorrerem atrasos. A Provedora de Justiça também quis assegurar que o seu Gabinete tratasse as queixas neste domínio o mais rapidamente possível. Por conseguinte, em fevereiro de 2018, introduziu um procedimento acelerado para o tratamento das queixas relativas ao acesso do público.
Três anos mais tarde, a presente revisão visa avaliar a forma como o procedimento está a funcionar na prática. Os principais resultados são positivos: o Gabinete do Provedor de Justiça trata agora as queixas relativas ao acesso do público muito mais rapidamente --- **o tempo médio de tratamento das queixas relativas ao acesso do público é agora um terço do que era antes da introdução do procedimento.**
É difícil dizer se este processo mais rápido levou a uma duplicação **das queixas de acesso público recebidas pelo Provedor de Justiça durante este período, mas** é, em todo o caso, uma evolução positiva.
O **prazo indicativo de 40 dias úteis para a Provedora de Justiça realizar a sua avaliação substantiva constitui um desafio em dois terços dos processos Fast-Track.** Tal resulta, em parte, de recursos por vezes sobrecarregados e, em parte, de respostas lentas por parte das instituições. Poderá valer a pena refletir sobre a possibilidade de aumentar este calendário indicativo, a fim de proporcionar maior segurança aos autores das denúncias, evitando simultaneamente o recurso a essa prorrogação para provocar ainda mais atrasos.
O Gabinete do Provedor de Justiça consultou igualmente pessoas e organizações que recorreram ao procedimento. Embora, de um modo geral, estejam satisfeitos com a experiência, os inquiridos também apelaram a uma maior clareza sobre o que esperar durante o tratamento das queixas relativas ao acesso a documentos. Tal revelou alguma **confusão quanto ao que é e não é considerado uma queixa Fast-Track** no âmbito da categoria mais vasta de casos de acesso público tratados pelo Provedor de Justiça. Este aspeto merece uma reflexão mais aprofundada por parte do Gabinete, incluindo uma avaliação sobre se seria melhor simplesmente dizer que o Provedor de Justiça tenta tratar todas as queixas relativas ao acesso a documentos o mais rapidamente possível, com base num calendário indicativo. A designação do novo processo como \<\<via rápida\>\> pode ter ajudado o gabinete a concentrar-se na forma de racionalizar o processo anterior, mas agora que isso foi alcançado, pode já não ser útil atribuir-lhe uma designação especial.
O Provedor de Justiça já abordou algumas das questões identificadas na presente análise: **a equipa que trata dos casos de acesso público foi alargada, sendo agora disponibilizadas informações mais claras no sítio Web sobre o** nosso tratamento das queixas de acesso público. Poderá ser agora necessário **adotar orientações mais definitivas sobre quando conceder prorrogações dos prazos às instituições,** tendo em conta as preocupações manifestadas pelas partes interessadas a este respeito.
Paralelamente a esta análise acelerada, o Provedor de Justiça está a realizar uma auditoria interna sobre o resultado das queixas relativas ao acesso do público aos documentos. Ela espera informar acerca disso em breve.
2. Panorâmica geral
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### a. Contexto
As pessoas que solicitam o acesso do público a documentos na posse de uma instituição da UE necessitam normalmente dos documentos o mais rapidamente possível para que sejam pertinentes para a finalidade para a qual tencionam utilizá-los. Por conseguinte, esperam que o pedido seja tratado rapidamente. Tal aplica-se aos jornalistas, às organizações da sociedade civil (OSC) ou aos cidadãos que pretendam participar no processo decisório da UE. As empresas e os investigadores também procuram informações relevantes para o seu trabalho.
Se o acesso não for rápido, os documentos podem perder a sua utilidade. O Provedor de Justiça Europeu tem defendido sistematicamente que o **acesso atrasado pode ser recusado**.
Baseando-se no princípio subjacente às regras da UE em matéria de acesso do público^[\[1\]](#_ftn1){#_ftnref1}^ de que os pedidos devem ser tratados rapidamente, a Provedora de Justiça quis assegurar que o seu Gabinete tratasse essas queixas o mais rapidamente possível. Por conseguinte, introduziu um procedimento acelerado para tratar as queixas relativas ao acesso do público. Na sequência de um período experimental com início em setembro de 2017, a Provedora de Justiça lançou formalmente o \<\<procedimento acelerado\>\> para as queixas relativas ao acesso a documentos em fevereiro de 2018.
### b. Designação Fast-Track
O Provedor de Justiça não designa todas as queixas relativas ao acesso do público a documentos como \<\<via rápida\>\>. As queixas tratadas no âmbito do procedimento acelerado dizem respeito àquelas em que a instituição recusou o acesso do público a um documento ou em que a instituição não respondeu a um pedido de acesso a documentos dentro do prazo e, por conseguinte, recusou implicitamente o acesso.
Revelou-se difícil ou desnecessário utilizar o procedimento acelerado para lidar com outros casos de acesso público. Os exemplos incluem casos em que não é claro se os documentos solicitados existem ou em que são necessários esclarecimentos adicionais antes de a equipa de inquérito do Provedor de Justiça poder inspecionar os documentos em questão. Se, desde o início, for evidente que, para tentar obter reparação para o autor da denúncia, pode ser necessário realizar uma investigação mais aprofundada, não é utilizado o procedimento acelerado^[\[2\].](#_ftn2){#_ftnref2}^
Esta análise revelou que nem sempre é claro para os autores da denúncia quais os casos que são tratados no âmbito do procedimento acelerado. Esta questão será abordada.
### c. Como funciona o procedimento Fast-Track
Ao receber uma queixa, o Gabinete do Provedor de Justiça regista-a e envia um aviso de receção. No prazo de **cinco dias úteis** a contar do registo, o Provedor de Justiça deve tomar uma decisão sobre a possibilidade de abrir um inquérito no âmbito do procedimento acelerado. Tal depende de vários fatores, nomeadamente se uma queixa é admissível^[\[3\]](#_ftn3){#_ftnref3}^ ou se o Provedor de Justiça encontra motivos para abrir um inquérito[^\[4\].^](#_ftn4){#_ftnref4}
Após a abertura de um inquérito, o procedimento acelerado inclui uma série de etapas de investigação, começando pela inspeção atempada dos documentos em questão e, em certos casos, por uma reunião com a instituição competente. A Provedora de Justiça celebrou acordos com as instituições da UE que lhe permitem aceder rapidamente aos documentos para efeitos de inspeção (no prazo de cinco dias úteis a contar da abertura do inquérito) e receber rapidamente eventuais observações adicionais das instituições (no prazo de 15 dias úteis).
O Provedor de Justiça pretende chegar a um resultado nos processos Fast-Track **no prazo de 40 dias úteis** (a contar da data de registo da queixa). Durante este período, a equipa de inquérito do Provedor de Justiça inspeciona os documentos em questão e pode consultar a instituição ou o organismo.
Em seguida, o Provedor de Justiça determina se existe margem para alcançar uma solução rápida para a questão, propondo que a instituição divulgue (partes dos) documentos.
Se o Provedor de Justiça considerar que a instituição da UE não deveria ter recusado o acesso ao(s) documento(s), pode considerar que houve má administração e recomendar-lhe que conceda acesso total ou parcial aos documentos em questão.
3. Análise do desempenho
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As estatísticas que se seguem mostram o impacto do procedimento acelerado nos prazos de tratamento e na evolução em termos de número de processos. Esta secção contém estatísticas sobre o tratamento de todos os casos de acesso público e não exclusivamente os tratados no âmbito do procedimento acelerado.
### a. Número de reclamações
Entre 1 de setembro de 2017 e 31 de agosto de 2020, o Provedor de Justiça tratou 252 queixas no domínio do acesso do público aos documentos. Em 189 destas queixas, o Provedor de Justiça abriu um inquérito.
O número de queixas relacionadas com o acesso do público quase duplicou, passando de uma média de 45 por ano nos anos de 2014 a 2016 para uma média de 82 por ano entre 2017 e 2019, quando o procedimento acelerado estava em vigor.
O número total anual de queixas recebidas pelo Provedor de Justiça aumentou cerca de 20 % entre 2014 e 2019. A percentagem de queixas relacionadas com o acesso a documentos aumentou significativamente entre 2016 e 2017, quando foi introduzido o procedimento acelerado.
### b. Tempo médio de processamento
O tempo médio necessário para tratar os processos de acesso do público foi substancialmente reduzido desde a introdução do procedimento acelerado. As três principais fases do tratamento de queixas são três vezes mais rápidas desde a introdução do procedimento acelerado: tomar a decisão de admissibilidade, adotar a avaliação da questão pelo Provedor de Justiça e encerrar definitivamente o processo.
O tempo médio para as \<\<decisões de admissibilidade\>\> de todas as queixas relacionadas com o acesso do público a documentos é mais de três vezes mais rápido agora do que antes da introdução do procedimento.
No âmbito do procedimento acelerado, a Provedora de Justiça esforça-se por assegurar que os seus inquéritos conduzem a uma decisão ou a um resultado (como uma proposta de solução ou uma recomendação) no prazo de 40 dias úteis. O prazo médio em que o acesso aos documentos dos inquéritos chega a um resultado é agora um terço do que era antes da introdução do procedimento em 2017.
### c. Estatísticas Fast-Track
Entre 1 de setembro de 2017 e 31 de agosto de 2020, o Provedor de Justiça tratou 148 queixas no âmbito do procedimento acelerado. Em 119 dessas queixas, ela abriu um inquérito.
#### I. Quem são os queixosos?
#### II. Quais as instituições envolvidas?
A grande maioria das queixas tratadas no âmbito do procedimento acelerado foram apresentadas contra a Comissão Europeia. As restantes repartiram-se por outras instituições, órgãos, organismos e agências.
#### III. Resultado
A maioria dos inquéritos no âmbito do procedimento acelerado foi encerrada, tendo sido constatada a inexistência de má administração. Em cerca de 30 % dos seus inquéritos Fast-Track, a Provedora de Justiça apresentou uma proposta de solução ou uma recomendação.
#### IV. Reclamações tratadas dentro do calendário indicativo
Globalmente, em dois terços dos processos acelerados, a **decisão de admissibilidade** foi tomada dentro do prazo indicativo de cinco dias úteis. Para os processos acelerados, o tempo médio até à decisão sobre a admissibilidade foi de **6 dias úteis.** A meta do Instituto para a tomada de decisões de admissibilidade em processos não acelerados é de 30 dias de calendário. Tal mostra que, embora o Instituto não tenha cumprido o objetivo de 5 dias úteis para todos os processos Fast-Track, na maioria dos casos, a decisão de admissibilidade foi tomada muito mais rapidamente do que nos processos não Fast-Track.
Em 36 % de todos os inquéritos Fast-Track, a avaliação do Provedor de Justiça^[\[5\]](#_ftn5){#_ftnref5}^ foi emitida dentro do prazo indicativo de 40 dias úteis. Em 55 % de todas as queixas, foi emitida uma avaliação no prazo de 60 dias úteis. Globalmente, para os inquéritos Fast-Track, o tempo médio para chegar a um resultado foi de 67 dias úteis.
4. Pontos de vista das partes interessadas
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No contexto da análise do desempenho do procedimento acelerado, o Gabinete do Provedor de Justiça consultou várias partes interessadas que têm experiência direta do procedimento, com vista a obter reações. Tal incluiu tanto os queixosos (da sociedade civil, do meio académico e dos meios de comunicação social) como a Comissão, enquanto principal instituição da UE que é objeto dos inquéritos do Provedor de Justiça Europeu sobre o acesso a documentos.
### a. Conhecimento do procedimento acelerado
De um modo geral, quase todos os consultados estavam cientes dos principais objetivos e princípios orientadores do procedimento. Havia alguma incerteza quanto à aplicabilidade do procedimento a todas as queixas relativas ao acesso a documentos.
### b. Perceção do Fast-Track na prática
Para os que tiveram experiência com queixas antes e depois da introdução do procedimento, consideraram que o tratamento das queixas pelo Provedor de Justiça se tinha tornado mais rápido e simplificado. De um modo geral, as pessoas consultadas consideraram que a comunicação com o Gabinete do Provedor de Justiça era eficaz e útil, permitindo-lhes acompanhar o processo.
O maior impacto percebido parece ser conseguir que a instituição trate mais rapidamente o pedido: fazer com que as coisas se movimentem onde há um atraso. De um modo geral, os correspondentes consideraram o procedimento acelerado uma forma eficaz de garantir que não haja atrasos indevidos por parte das instituições no tratamento dos pedidos de acesso do público. No entanto, nos casos em que se verificaram atrasos, nem sempre se percebeu imediatamente por que razão tal se verificou. Alguns inquiridos observaram que o Provedor de Justiça concede frequentemente prorrogações dos prazos às instituições, mesmo nos casos em que já se registaram atrasos.
Por outro lado, alguns inquiridos receavam que um prazo de tratamento mais rápido significasse que o Provedor de Justiça não teria tempo para investigar exaustivamente as queixas e tratar adequadamente todos os argumentos jurídicos apresentados pelo queixoso e pela instituição.
Queixas ao Provedor de Justiça, em especial quando tratadas no âmbito do procedimento acelerado
procedimento, eram vistos como uma alternativa de menor risco e mais rápida ao litígio em tribunal e podiam ser utilizados em casos em que o sucesso era incerto. Este foi especialmente o caso dos queixosos que não dispunham de meios financeiros para intentar uma ação judicial.
Por seu lado, a Comissão salientou que, embora os prazos do procedimento acelerado sejam muito curtos (em especial a inspeção de documentos no prazo de cinco dias úteis a contar do pedido), pode cumpri-los na grande maioria dos casos.
### c. Melhorias sugeridas
Uma das preocupações manifestadas por vários inquiridos foi o facto de não ser claro quando o Provedor de Justiça utiliza o procedimento acelerado para tratar as queixas relativas ao acesso a documentos. Sugeriu-se que os autores das denúncias fossem informados da aplicação do procedimento acelerado, a fim de lhes permitir prever antecipadamente a duração.
Embora o tratamento das queixas pelo Provedor de Justiça possa ter-se tornado mais rápido para os casos de acesso a documentos, alguns inquiridos questionaram se tal ocorreu em detrimento do tratamento do mérito da queixa. Em especial, embora possam obter uma resposta mais rápida da instituição ao seu pedido, não podem ter acesso aos documentos.
Alguns inquiridos questionaram se o Provedor de Justiça deveria conceder à instituição prorrogações dos prazos nas queixas relacionadas com atrasos no tratamento dos pedidos de acesso a documentos.
Alguns inquiridos consideraram que o processo e o formulário para a apresentação de queixas no sítio Web do Provedor de Justiça poderiam ser melhorados (alguns sugeriram um formulário separado e específico para as queixas relativas ao acesso a documentos). Outros sugeriram a disponibilização de mais informações sobre o acesso aos documentos em geral no sítio Web do Provedor de Justiça.
A Comissão declarou que, uma vez que ainda está a adaptar-se ao novo procedimento, preferiria que o Provedor de Justiça não voltasse a alterar este procedimento.
5. Conclusão
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### a. O que funciona bem?
O procedimento Fast-Track conduziu a uma diminuição significativa dos tempos de processamento. Em média, as queixas relacionadas com o acesso do público aos documentos foram concluídas três vezes mais rapidamente em 2019 do que antes da introdução do procedimento. Embora, de um modo geral, o tratamento de queixas pelo Provedor de Justiça se tenha tornado muito mais rápido e eficiente, tal é particularmente o caso nos processos Fast-Track.
O procedimento atraiu um número crescente de queixosos, duplicando essencialmente o número de queixas relativas ao acesso do público aos documentos.
De um modo geral, as partes interessadas mostraram-se satisfeitas com o procedimento acelerado. Louvaram a celeridade do procedimento e a qualidade global do trabalho do Provedor de Justiça.
### b. O que pode ser melhorado?
Embora o procedimento acelerado seja globalmente um êxito, há margem para melhorias em determinados domínios.
* O tempo médio de processamento de todas as reclamações Fast-Track é de 67 dias úteis. Embora os prazos de tratamento tenham sido significativamente reduzidos, em apenas 36 % de todos os processos Fast-Track o Provedor de Justiça concluiu a sua avaliação no prazo de 40 dias úteis previsto^[\[6\].](#_ftn6){#_ftnref6}^
Em parte, tal é uma consequência do êxito do processo Fast-Track. O facto de o gabinete do Provedor de Justiça ser relativamente pequeno significa que nem sempre conseguiu lidar com aumentos imprevistos das queixas dentro do prazo previsto. O Provedor de Justiça já abordou esta questão, aumentando a dimensão da equipa que trata das queixas relacionadas com o acesso do público aos documentos. Além disso, existem outros fatores que conduzem a atrasos, como a necessidade de aguardar a resposta das instituições competentes.
No entanto, continua a ser difícil cumprir o prazo de 40 dias úteis para as queixas Fast-Track. Poderá valer a pena refletir sobre a possibilidade de aumentar este calendário indicativo, a fim de proporcionar maior segurança aos autores das denúncias, assegurando simultaneamente que um eventual aumento não seja utilizado como justificação para tratar menos rapidamente os casos de acesso a documentos.
* A consulta das partes interessadas revelou que havia alguma confusão sobre o que é e o que não é considerado uma queixa Fast-Track. Tal levanta a questão de saber se é aconselhável \<\<designar\>\> determinadas queixas como \<\<via rápida\>\> e outras não; e se pode proporcionar maior clareza para os queixosos indicarem que o Provedor de Justiça tenta tratar todas as queixas relativas ao acesso a documentos o mais rapidamente possível.
### c. Via a seguir
O Provedor de Justiça continua empenhado não só em produzir resultados em tempo útil, mas também em encontrar a melhor solução possível para o queixoso.
Na sequência desta análise, o Provedor de Justiça irá:
* Continuar a racionalizar os processos, sempre que possível, a fim de tratar as queixas relativas ao acesso aos documentos da forma mais eficiente possível.
* Avaliar se seria melhor simplesmente dizer que o Provedor de Justiça tenta tratar todas as queixas relativas ao acesso a documentos o mais rapidamente possível, com base num calendário indicativo, em vez de atribuir ao processo uma designação especial.
* Se o procedimento acelerado for mantido, ponderar uma eventual prorrogação do prazo de 40 dias úteis e desenvolver critérios mais claros relativos aos tipos de casos que devem ser tratados no âmbito do procedimento acelerado.
* Determinar se pode ser necessário adotar orientações mais definitivas sobre quando conceder prorrogações dos prazos às instituições.
*** ** * ** ***
[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Para a maioria das instituições, órgãos e organismos da UE, as regras pertinentes em matéria de acesso do público aos documentos constam do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Este princípio está refletido no regulamento, que estabelece que os pedidos de acesso a documentos devem ser tratados rapidamente e, em qualquer caso, no prazo de 15 dias úteis a contar do registo de um pedido. O regulamento pode ser consultado em: [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049)
[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Pode também ser necessário não designar um processo como \<\<Fast-Track\>\> se uma instituição, devido à sua estrutura, exigir que a sua posição seja formalmente novamente solicitada para além da sua resposta inicial ao requerente.
[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Para serem admissíveis, as queixas devem preencher determinadas condições estabelecidas no artigo 2.o do [Estatuto do Provedor de Justiça.](https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/statute/en) Estas incluem, nomeadamente, a obrigação de apresentar um pedido confirmativo de acesso a documentos junto da respetiva instituição antes de apresentar uma reclamação.
[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} A título de exemplo, o Provedor de Justiça pode considerar que outro organismo está mais bem colocado para tratar a queixa (artigo 3.o, n.o 3, das [disposições de execução](https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/implementing-provisions/en) do Provedor de Justiça).
[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Proposta de solução, recomendação ou decisão de encerramento.
[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} Registo até decisão de encerramento, solução ou recomendação. O tempo médio de tratamento dos processos dentro do prazo foi de 26 dias úteis.