Senhor Presidente,

Dirijo-me a V. Ex.a e, ao mesmo tempo, a outras instituições, organismos e agências da UE, a fim de procurar a sua cooperação sobre uma questão importante, mas potencialmente ignorada: o registo de mensagens de texto e instantâneas.

A administração da UE, como qualquer outra administração pública, utiliza cada vez mais meios modernos de comunicação eletrónica no seu trabalho quotidiano. A crise da COVID-19 e os regimes de teletrabalho conexos aumentaram ainda mais a sua utilização.

A administração da UE deve envidar todos os esforços para refletir a realidade da comunicação moderna nas suas regras e práticas de gestão de documentos. Embora não seja viável nem desejável que os membros do pessoal registem todas as mensagens de texto e mensagens instantâneas enviadas ou recebidas a título profissional, o direito da UE exige que a administração da UE elabore e conserve a documentação relativa às suas atividades, na medida do possível e de forma não arbitrária e previsível [1] ^A decisão de registar um determinado elemento de informação no sistema de gestão de documentos da administração não deve, de acordo com o direito da UE, depender do suporte - seja uma carta, uma mensagem de correio eletrónico, um texto ou uma mensagem instantânea - mas sim do seu conteúdo ^[2].

Enquanto Provedor de Justiça Europeu, estou empenhado em promover os mais elevados padrões de administração em toda a função pública da UE. O registo de informações desempenha a importante função de facilitar o seu intercâmbio, fornecer provas das medidas tomadas, cumprir as obrigações legais das instituições e preservar a sua memória. É também uma condição prévia para que a administração da UE cumpra as suas obrigações de transparência, em especial facilitando o acesso do público aos documentos e aplicando o princípio da responsabilização das ações públicas.

O registo de mensagens de texto e de mensagens instantâneas, bem como a sua divulgação, foi recentemente objeto de debate em vários Estados-Membros da UE ^[3]. Esta questão foi-me igualmente chamada a atenção, em outubro de 2020 ^[4], quando o Conselho Europeu declarou que não dispunha de quaisquer mensagens baseadas em telemóveis enviadas pelo seu então Presidente aos Chefes de Estado e de Governo em 2018, em resposta a um pedido de acesso do público.

Por conseguinte, considero oportuno iniciar um debate sobre regras e práticas adequadas de conservação de registos, no que diz respeito à comunicação eletrónica, como o texto e as mensagens instantâneas, a nível da administração da UE.

Como primeiro passo, gostaria de recolher informações sobre as regras e práticas em matéria de registo de mensagens de texto e instantâneas em toda a administração da UE. Para o efeito, muito agradeceria a V. Ex.a se dignasse responder às perguntas constantes do anexo à presente carta. Ao recolher estas informações, espero poder identificar boas práticas que possam orientar a administração da UE no tratamento desta importante questão no futuro.

Muito agradeceria a resposta da Comissão às minhas perguntas até 15 de novembro de 2021. Caso a Comissão necessite de mais informações ou esclarecimentos sobre esta iniciativa, queira contactar a responsável pelos inquéritos, Tanja Ehnert.

Agradecemos desde já a sua cooperação nesta importante questão.

Com os melhores cumprimentos,

Emily O'Reilly

Provedor de Justiça Europeu

Estrasburgo, 30/06/2021

anexo

1) Sobre as regras aplicáveis:

• A decisão de gestão de registos da Comissão abrange mensagens de texto e mensagens instantâneas enviadas ou recebidas através de dispositivos profissionais e/ou pessoais?

• A decisão de gestão de registos da Comissão estabelece critérios/princípios para o registo de mensagens de texto e instantâneas?

• A decisão da Comissão relativa à gestão dos registos estabelece a forma como as mensagens de texto e instantâneas devem ser registadas pelos membros do pessoal?

Por favor, forneça-nos as disposições relevantes da sua decisão de gestão de registos.

2) Sobre a aplicação das regras aplicáveis:

• Como é executada a decisão de gestão de registos, no que diz respeito ao texto e às mensagens instantâneas? Por exemplo, a Comissão emitiu orientações pertinentes para o pessoal ou ministra formação sobre esta matéria ao pessoal?

• Na prática, registou a Comissão mensagens de texto e mensagens instantâneas? Em caso afirmativo, pode a Comissão fornecer exemplos?

• A Comissão já recebeu pedidos de acesso do público a mensagens de texto e/ou instantâneas, ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, ou identificou o texto e/ou as mensagens instantâneas como estando abrangidos pelo âmbito de um pedido de acesso a documentos? Em caso afirmativo, pode a Comissão dar exemplos?

• Ao receber pedidos de acesso do público que abranjam, explícita ou implicitamente, mensagens de texto e/ou instantâneas, como é que a Comissão procura «documentos» pertinentes? A Comissão criou mecanismos (por exemplo, orientações ou instruções) para ajudar o pessoal na procura desses «documentos»?

Por favor, forneça-nos os documentos relevantes.

A mesma carta foi enviada às seguintes instituições e agências:

• do Conselho
• o Parlamento Europeu
• a Agência Europeia dos Produtos Químicos
• Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos
• a Agência Europeia Medicamentos
• Agência Europeia da Guarda de Fronteiras e Costeira
• o Banco Central Europeu

[1] Acórdão do Tribunal de Primeira Instância de 26 de Abril de 2007 no processo T-264/04, WWF European Policy Programme/Conselho, n.o 61: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Em conformidade com a definição de «documento» constante do artigo 3.o, alínea a), do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Por exemplo, nos Países Baixos (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 de março de 2019), na Alemanha (Berlin Administrative Court (VG) 2 K 163/18, 26 de agosto de 2020) e na Irlanda (Irish Information Commissioner, número do processo: 180450, 15 de maio de 2019).

[4] Decisão no processo 1219/2020/MIG sobre a forma como o Conselho Europeu tratou um pedido de acesso do público a mensagens baseadas em telemóveis supostamente enviadas pelo seu então presidente aos chefes de Estado e de Governo, 26 de outubro de 2020: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.