Antecedentes

1. A administração da UE, como qualquer outra administração pública, utiliza meios modernos de comunicação eletrónica no seu trabalho quotidiano. A crise da COVID-19 e os regimes de teletrabalho conexos aumentaram ainda mais a sua utilização.

2. A administração da UE deve refletir a realidade da comunicação moderna nas suas regras e práticas de gestão de documentos.

3. É justo presumir que não é exequível, na prática, que os membros do pessoal registem todas as mensagens de texto e mensagens instantâneas enviadas ou recebidas a título profissional. No entanto, o registo ou não de uma determinada informação no sistema de gestão de documentos da administração não deve depender do suporte – seja uma carta, uma mensagem de correio eletrónico, um texto ou uma mensagem instantânea –, mas sim do seu conteúdo.

4. O registo de informações desempenha a importante função de facilitar o seu intercâmbio, fornecer provas das medidas tomadas, cumprir as obrigações legais das instituições e preservar a sua memória. Constitui igualmente uma condição prévia para que a administração da UE cumpra as suas obrigações de transparência, nomeadamente facilitando o acesso do público aos documentos e aplicando o princípio da responsabilização das ações públicas [1].

5. O registo de mensagens de texto e de mensagens instantâneas, bem como a sua divulgação, tem sido objeto de debate nos últimos anos em vários Estados-Membros da UE [2]. Esta questão foi igualmente levada ao conhecimento do Provedor de Justiça [3].

6. Por conseguinte, a Provedora de Justiça considerou oportuno iniciar um debate sobre regras e práticas adequadas em matéria de conservação de registos, no que diz respeito à comunicação eletrónica, como o texto e as mensagens instantâneas, a nível da administração da UE.

7. Para o efeito, o Provedor de Justiça recolheu informações sobre as regras e práticas em matéria de registo de mensagens de texto e instantâneas de toda a administração da UE [4]. O Provedor de Justiça analisou igualmente as regras e práticas pertinentes desenvolvidas a nível nacional e internacional [5].

Conclusões do Provedor de Justiça

8. As oito instituições, órgãos e organismos da UE (IBOA) contactados pelo Provedor de Justiça declararam que o texto e as mensagens instantâneas são, em princípio, abrangidos pela definição geral de documento estabelecida nas respetivas decisões de gestão de registos. Duas das IBOA tinham regras mais específicas em vigor.

9. Nenhuma das IBAOs forneceu ao seu pessoal orientações (ou formação) específicas sobre o registo de mensagens de texto e instantâneas. Um IBAO indicou que avaliaria a necessidade dessa orientação (ou formação) no contexto de uma próxima revisão da sua decisão de gestão de registos.

10. Dois IBAOs já tinham experiência com o registo de mensagens de texto e instantâneas no respetivo sistema de gestão documental. Uma destas IBAOs divulgou mensagens instantâneas após a receção de um pedido de acesso do público aos documentos.

11. Algumas IBAOs afirmaram que o seu pessoal que trata dos pedidos de acesso do público a documentos ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 não se limita a pesquisar no seu sistema de gestão de documentos os documentos registados para identificar os documentos aos quais é solicitado o acesso do público. Pelo contrário, também contactam todos os serviços/pessoal pertinentes que possam estar na posse de documentos pertinentes abrangidos pelo pedido de acesso.

Recomendações práticas

Com base nas informações recolhidas, o Provedor de Justiça identificou boas práticas que podem orientar a administração da UE no tratamento desta questão no futuro. Estas estão refletidas nas «recomendações práticas» que se seguem:

As IBAOs devem:

• Ter em conta, nas regras e práticas de gestão de documentos, a utilização cada vez maior de mensagens de texto e instantâneas. Concretamente, tal implica que a decisão de registar uma determinada informação no sistema de gestão de documentos da administração não deve depender do suporte - seja uma carta, uma mensagem de correio eletrónico, um texto ou uma mensagem instantânea - mas sim do seu conteúdo.
• Implementar soluções tecnológicas para permitir o registo fácil de mensagens de texto e instantâneas em sistemas de gestão de documentos. Entretanto, prever formas alternativas de registar essas mensagens.
• Emitir orientações claras para o pessoal sobre a forma como as mensagens de texto e instantâneas que cumprem os critérios de registo de documentos devem ser extraídas, transferidas e registadas. Todo o pessoal que utiliza dispositivos eletrónicos para trabalhar deve ser capaz de compreender como extrair e transferir mensagens de texto e instantâneas de aplicações ou plataformas de mensagens para o sistema de gestão de documentos pertinente.
• Sensibilizar o pessoal para a necessidade de assegurar que as mensagens de texto e instantâneas que cumprem os critérios de registo são extraídas, transferidas e registadas de forma regular e rotineira. Para além das mensagens de comunicação interna normalizadas, tal poderia ser feito através da oferta de formação aos membros do pessoal existentes e como parte de programas de integração para novos membros do pessoal, por exemplo.
• Certifique-se de que os períodos de retenção de mensagens de texto e instantâneas mantidas em dispositivos eletrónicos utilizados para o trabalho estão em conformidade com a política de retenção.
• Dispor de um processo para assegurar que, quando um membro do pessoal sai, são registados todos os documentos que detém, incluindo mensagens de texto e mensagens instantâneas que cumpram os critérios de registo.
• Reconhecer que as mensagens de texto e instantâneas relacionadas com o trabalho são «documentos» na aceção do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos.
• Ao tratar os pedidos de acesso do público a documentos que possam abranger mensagens de texto e mensagens instantâneas, ter em conta todos os locais onde essas mensagens possam ser armazenadas, incluindo os dispositivos eletrónicos utilizados pelo pessoal, e ajudar o pessoal potencialmente detentor dessas mensagens nas suas pesquisas, por exemplo dando instruções.
• Assegurar que a sua ferramenta de pesquisa normalizada permite a identificação de mensagens de texto e instantâneas (como tal) uma vez registadas no seu sistema de gestão de documentos.

Nesta base, o Provedor de Justiça conclui esta iniciativa estratégica.

Emily O'Reilly

Provedor de Justiça Europeu

Estrasburgo, 13/07/2022

[1] Acórdão do Tribunal de Primeira Instância de 26 de Abril de 2007, WWF European Policy Programme/Conselho, T-264/04, n.o 61: ... Para que o direito de acesso aos documentos possa ser efetivamente exercido, as instituições em causa devem, na medida do possível e de forma não arbitrária e previsível, elaborar e conservar a documentação relativa às suas atividades.  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Por exemplo, nos Países Baixos (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 de março de 2019), na Alemanha (Tribunal Administrativo de Berlim (VG) 2 K 163/18, 26 de agosto de 2020) e na Irlanda (Irish Information Commissioner, número do processo: 180450, 15 de maio de 2019).

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237 (processo 1219/2020/MIG) e https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678 (processo 1316/2021/MIG).

[4] No contexto desta iniciativa estratégica, o Provedor de Justiça contactou oito instituições, órgãos, organismos e agências da UE, nomeadamente a Comissão Europeia, o Parlamento Europeu, o Conselho da UE, o Banco Central Europeu (BCE), a Agência Europeia dos Produtos Químicos (ECHA), a Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos (EFSA), a Agência Europeia de Medicamentos (EMA) e a Agência Europeia da Guarda de Fronteiras e Costeira (Frontex).

[5] Ver, por exemplo, a Convenção do Conselho da Europa sobre o Acesso aos Documentos Oficiais (STCE n.o 205): https://www.coe.int/en/web/conventions/full-list?module=treaty-detail&treatynum=205.