O Provedor de Justiça considera que é importante que um requerente tenha, pelo menos, um conhecimento geral suficiente da identidade e do conteúdo dos documentos solicitados, a fim de exercer este direito de refutação. Tal seria certamente o caso se os documentos já estivessem inscritos num registo público de documentos ou se os documentos estivessem inscritos na resposta ao pedido inicial. Se uma instituição não tiver utilizado uma presunção geral na sua resposta a um pedido inicial, mas tiver efetuado um exame concreto e individual dos documentos solicitados, seria igualmente conveniente que a instituição identificasse os documentos que examinou ao responder ao pedido inicial. Tal permitiria ao requerente apresentar um pedido confirmativo informado, expondo as razões pelas quais considera que a análise da instituição é inadequada.