Recomendação do Provedor de Justiça [1] (2016)

1. Na sua recomendação, a Provedora de Justiça solicitou à Comissão que deixasse de exigir que todos os requerentes fornecessem o seu endereço postal se fosse fornecido um endereço alternativo adequado para a correspondência.

2. Recomendou igualmente que a Comissão registasse o pedido do queixoso e o tratasse prontamente.

3. Por último, sugeriu que a Comissão considerasse sistemas alternativos em linha ou meios eletrónicos de comunicação das suas decisões sobre os pedidos de acesso do público a documentos.

Avaliação do Provedor de Justiça após a recomendação

4. A Comissão rejeitou a recomendação do Provedor de Justiça no sentido de deixar de exigir que todos os requerentes forneçam o seu endereço postal se for fornecido um endereço alternativo adequado para a correspondência. Repetiu essencialmente os argumentos das suas observações anteriores e sublinhou que «[a] Comissão salienta respeitosamente que é livre de decidir sobre a utilização do sistema mais adequado para notificar decisões ao abrigo do Regulamento n.o 1049/2001, desde que esse sistema cumpra os requisitos legais [...]».

5. A Comissão informou o Provedor de Justiça de que não tinha dado seguimento à recomendação do Provedor de Justiça no sentido de registar o pedido do queixoso e tratá-lo prontamente. Afirmou, no entanto, que, se o autor da denúncia continuasse interessado em registar o seu pedido, fá-lo-ia agora.

6. A Comissão respondeu à sugestão do Provedor de Justiça relativa a sistemas alternativos em linha, afirmando que, embora a Comissão não exclua quaisquer alterações futuras na forma como notifica as suas decisões administrativas, não existem atualmente formas alternativas satisfatórias de garantir a segurança jurídica, evitando o abuso do direito de acesso do público.

7. Em suma, a Comissão não aceitou as recomendações do Provedor de Justiça nem a sua sugestão de melhorias.

8. A Provedora de Justiça lamenta a posição da Comissão neste caso, que considera errada quanto aos factos e à lei. Está particularmente preocupada com o facto de a resposta da Comissão contradizer o seu próprio parecer de que a própria administração da UE abraça plenamente a era digital e maximiza a utilização das comunicações eletrónicas.

9. O Provedor de Justiça apoiou plenamente a prática de verificar, caso a caso, a identidade das pessoas que apresentam pedidos de acesso do público a documentos sempre que existam motivos para suspeitar que o exercício desse direito está a ser utilizado de forma abusiva. No entanto, proceder nessa base em todos os casos é desrespeitoso para com os cidadãos e os seus direitos fundamentais ao abrigo da Carta da UE. Neste inquérito, a Provedora de Justiça prestou aconselhamento sobre métodos de trabalho alternativos, e fê-lo no exercício do seu mandato baseado no Tratado para detetar casos de má administração e formular recomendações com vista a pôr-lhe termo. O Provedor de Justiça lamenta profundamente que a Comissão Europeia tenha refutado este parecer, o que implica claramente que, desde que os seus sistemas e procedimentos sejam «legais», considera que não é necessário ponderar melhorias em benefício dos cidadãos e em conformidade com os princípios gerais da boa administração.

10. Ao encerrar este inquérito, a Provedora de Justiça, para além de confirmar as suas conclusões de má administração, apresenta uma nova sugestão de melhoria.

11. No que diz respeito ao pedido específico de acesso do público aos documentos apresentado neste caso, o Provedor de Justiça pode confirmar que o queixoso continua interessado nos documentos solicitados. Mais uma vez, o Provedor de Justiça lamenta profundamente que a Comissão tenha optado por ignorar todas as indicações muito claras do desejo contínuo de acesso do público aos documentos solicitados. Insistir em novos pedidos e formalidades processuais, quando são desnecessários e não têm um objetivo útil óbvio, revela uma falta de respeito pelos direitos fundamentais dos cidadãos. Por conseguinte, solicita-se à Comissão que registe formalmente o pedido aquando da receção da presente decisão e o trate rapidamente e, em qualquer caso, dentro do prazo previsto no Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

Conclusões

Com base no inquérito relativo a esta queixa, o Provedor de Justiça encerra-a com as seguintes conclusões:

A exigência da Comissão de que todas as pessoas que solicitem o acesso do público a documentos devem fornecer o seu endereço postal para as suas modalidades de envio postal em papel constitui má administração.

O facto de a Comissão não se ter registado e não ter respondido ao pedido de acesso aos documentos apresentado pelo queixoso constituiu um caso de má administração.

Para além das conclusões acima expostas, o Provedor de Justiça apresenta a seguinte sugestão de melhoria:

O Provedor de Justiça solicita à Comissão que solicite a revisão pelos pares das questões neste caso no comité interinstitucional previsto no artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

O artigo 15.° dispõe:

“1. As instituições desenvolvem boas práticas administrativas a fim de facilitar o exercício do direito de acesso garantido pelo presente regulamento.

2. As instituições criam um comité interinstitucional para analisar as melhores práticas, resolver eventuais conflitos e debater a evolução futura do acesso do público aos documentos.»

O Provedor de Justiça sugere que, no que diz respeito aos pedidos recebidos por correio eletrónico, seja acordado que a responsabilidade pela fiabilidade deste meio de comunicação incumbe à pessoa que apresenta o pedido, o que significa, por exemplo, que cabe a esse remetente escolher um sistema de correio eletrónico fiável, informar a instituição de eventuais problemas relativos aos limites de volume e verificar se a correspondência recebida pela instituição é filtrada como spam. Tal deverá atenuar as preocupações que as instituições possam ter no que diz respeito à notificação das decisões em causa.

Se persistir a opinião de que o envio de decisões por correio eletrónico não é coerente com os requisitos legais, o Provedor de Justiça sugere que seja realizada uma análise interpares deste ponto de vista no Comité do artigo 15.o, n.o 2, que poderia também abordar especificamente a alegação de que atualmente não existe alternativa ao envio de decisões por correio em papel. Ao fazê-lo, a Comissão é incentivada a ter em conta, por exemplo, a ambiciosa «Agenda Digital» da UE, lançada pela Comissão há sete anos. Além disso, é incentivado a ter em conta a utilização generalizada de sistemas de comunicação eletrónica em linha, incluindo assinaturas eletrónicas, utilizados em toda a Europa pelas administrações públicas.

A Provedora de Justiça gostaria de ser informada dos resultados dessa avaliação pelos pares até ao final do primeiro trimestre de 2018.

Os outros participantes na referida Comissão do Artigo 15.o, n.o 2 (Parlamento e Conselho) serão informados separadamente da presente decisão e das sugestões.

O queixoso e o Presidente da Comissão Europeia serão informados desta decisão.

Emily O'Reilly

Provedor de Justiça Europeu

Estrasburgo, 19/12/2017

[1] Para mais informações sobre os antecedentes da queixa, os argumentos das partes e o inquérito do Provedor de Justiça, consultar o texto integral da proposta de solução e recomendação do Provedor de Justiça, bem como os pareceres e comentários conexos, disponíveis em:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark

A recomendação seguiu-se a uma tentativa de resolver o caso através de uma proposta de solução, cuja parte principal foi, no entanto, rejeitada pela Comissão. A Comissão limitou-se a suprimir a obrigação de solicitar às pessoas que indicassem o seu domínio de atividade profissional aquando da apresentação de pedidos de documentos.