Antecedentes da denúncia

1. O queixoso juntou-se ao Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo («EASO») como agente temporário na primavera de 2015. Em seguida, cumpriu um período probatório de nove meses. A queixosa recebeu a descrição das funções aquando do seu recrutamento, mas os seus objetivos profissionais pormenorizados só foram acordados mais tarde, durante o seu período experimental. Durante o período de estágio, o avaliador e a administração da queixosa realizaram uma série de debates sobre o seu desempenho e partilharam os seus pontos de vista sobre o seu trabalho.

2. No final do período experimental, a queixosa recebeu uma cópia do primeiro projeto de relatório do período experimental (a seguir «relatório»), que recomendava o seu despedimento antes do final do período experimental. A queixosa considerou que existiam irregularidades processuais e deficiências na avaliação do seu desempenho. Por conseguinte, apresentou duas queixas ao EASO sobre o processo de avaliação nos termos do artigo 90.o, n.o 2, do Estatuto dos Funcionários [1].

3. Mais de um mês antes do final do seu estágio, a queixosa foi informada do resultado do relatório final. Com base na avaliação do seu desempenho como insatisfatório, o avaliador recomendou que o contrato da queixosa fosse rescindido no final do período experimental. 

4. Em conformidade com as regras aplicáveis na altura, e a fim de respeitar o seu direito de ser ouvida, o EASO ofereceu à queixosa uma reunião com o diretor executivo, que tomaria a decisão final sobre o seu emprego. No entanto, o diretor executivo, cujo mandato estava a terminar, não pôde reunir-se com o queixoso antes do termo do seu mandato. Consequentemente, o EASO analisou a possibilidade de organizar uma reunião com um membro do seu Conselho de Administração. No entanto, dado o curto prazo, nenhum dos membros estava disponível. Na sequência da saída do diretor executivo, o Conselho de Administração do EASO selecionou o chefe da administração como diretor executivo em exercício.

5. Posteriormente, o diretor executivo em exercício, que tinha sido anteriormente o avaliador do queixoso, decidiu não ouvir o próprio queixoso, a fim de evitar qualquer conflito de interesses. Em vez disso, delegou os «poderes da autoridade investida do poder de nomeação [2]» para o período de estágio do queixoso no chefe do Centro de Formação do EASO («autoridade investida do poder de nomeação em exercício»), em seguida, o segundo quadro superior do EASO.

6. O queixoso mostrou-se insatisfeito com a forma como o processo de apresentação de relatórios foi tratado. Por conseguinte, apresentou uma nova reclamação, nos termos do artigo 90.o, n.o 2, do Estatuto dos Funcionários, sobre a decisão do diretor executivo em exercício de delegar os seus poderes, reiterando simultaneamente as suas preocupações anteriores. Afirmou que tinha sido tratada de forma injusta e que tinha havido deficiências processuais na apresentação de relatórios e na avaliação do seu período experimental. Na sua opinião, a decisão do diretor executivo em exercício de delegar os poderes da entidade competente para proceder a nomeações tinha sido «falsificada». Em especial, alegou que o documento de decisão tinha sido retroativo e manipulado.

7. Na sequência da reunião de diálogo com a queixosa, a entidade competente para proceder a nomeações em exercício recomendou o seu despedimento. Em conformidade com o artigo 14.o do Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia («ROA»), e quatro dias antes do termo do seu contrato, a queixosa foi informada de que o seu período experimental não tinha sido bem sucedido e recebeu uma cópia da decisão de cessação do seu contrato.

8. Posteriormente, o queixoso apresentou outra queixa ao abrigo do artigo 90.o, n.o 2, relativa à decisão de despedimento. Esta queixa, juntamente com as queixas anteriores ao EASO, ficou sem resposta quando o queixoso se dirigiu ao Provedor de Justiça Europeu em 4 de abril de 2016.

O inquérito

9. A Provedora de Justiça abriu um inquérito sobre a falta de resposta do EASO às queixas apresentadas pela queixosa ao abrigo do artigo 90.o, n.o 2, e também sobre as suas alegadas deficiências no tratamento da sua avaliação. 

10. No decurso do inquérito, o Provedor de Justiça solicitou ao queixoso documentos adicionais, solicitou alguns esclarecimentos ao EASO e também inspecionou o processo do EASO.

Não resposta às queixas apresentadas pelo autor da denúncia ao abrigo do artigo 90.o, n.o 2

Argumentos do autor da denúncia e da instituição

11. O queixoso forneceu cópias das queixas apresentadas ao EASO, que ficaram sem resposta apesar de uma série de avisos. Nos seus contactos diretos com a queixosa, o EASO assegurou-lhe que responderia dentro do prazo legal de quatro meses.

12. Na sua resposta, na sequência da abertura do inquérito do Provedor de Justiça, o EASO observou que o Estatuto dos Funcionários indica claramente que a falta de resposta constitui uma rejeição implícita. Explicou igualmente que algumas das queixas tinham sido prematuras, das quais já tinha informado previamente o queixoso, ou inadmissíveis. No entanto, o EASO respondeu posteriormente a todas as queixas que a queixosa tinha apresentado nas suas queixas ao abrigo do artigo 90.o, n.o 2.  

Avaliação do Provedor de Justiça

13. O artigo 90.o, n.o 2, do Estatuto dos Funcionários prevê que a falta de resposta no prazo de quatro meses constitui uma decisão tácita negativa e permite ao queixoso apresentar um pedido ao Tribunal Geral. No entanto, o Provedor de Justiça tem sistematicamente considerado que é uma boa prática administrativa dar uma resposta por escrito a essas queixas.

14. O EASO forneceu à queixosa uma explicação pormenorizada das razões pelas quais considerou que algumas das suas queixas eram prematuras ou inadmissíveis.

15. Além disso, a Provedora de Justiça observa que o EASO já respondeu a todas as queixas apresentadas pelo queixoso ao abrigo do artigo 90.o, n.o 2, e tratou as questões nelas suscitadas. Congratula-se igualmente com o facto de o EASO ter respondido à última queixa do queixoso no prazo de quatro meses. À luz do que precede, a Provedora de Justiça considera que o EASO resolveu este aspeto do caso e que não existem razões para prosseguir este aspeto do inquérito.

Deficiências processuais no processo de comunicação de informações

Avaliação do Provedor de Justiça

16. O autor da denúncia apresentou uma série de argumentos de apoio, que

o EASO abordou exaustivamente as suas respostas às queixas apresentadas pelo queixoso ao abrigo do artigo 90.o, n.o 2, bem como em correspondência posterior com o Provedor de Justiça.

i) argumentos segundo os quais várias disposições do Guia do EASO para a avaliação do pessoal estagiário  («Guia»)[3] eram incompatíveis com o ROA e ii) outras disposições do Guia do EASO não foram seguidas

17. O EASO afirmou que, durante o período em que a avaliação probatória estava a ser efetuada, tinha havido uma incoerência entre o seu Guia e o artigo 14.o do ROA [4]. Indicou que o guia tinha sido atualizado em 30 de novembro de 2015. Além disso, o EASO alegou que as disposições do ROA tinham sido corretamente aplicadas no caso do queixoso.

18. No que diz respeito à incompatibilidade do Guia com as regras do ROA, o Provedor de Justiça congratula-se com o facto de terem sido corrigidas quaisquer discrepâncias e de o Guia refletir agora devidamente as disposições dos artigos 14.o e 84.o do ROA.

19. A Provedora de Justiça observa que foi concedido à queixosa o prazo previsto pelo ROA (8 dias úteis) para apresentar as suas observações sobre o relatório do período experimental, que tinha sido concluído mais de um mês antes do final do seu período experimental. Aproveitou igualmente a oportunidade para realizar uma reunião de diálogo com a entidade competente para proceder a nomeações e foi notificada da decisão de rescisão do seu contrato sem demora injustificada. Além disso, estava bem informada sobre o procedimento previsto no ROA e chegou a acordo com a administração sobre as próximas etapas.

20. O Provedor de Justiça considera que as medidas processuais tomadas no caso do queixoso correspondiam às previstas no ROA. No que diz respeito ao argumento do autor da denúncia de que o guia não foi seguido, a inspeção revelou que, embora nem todas as regras estipuladas no guia tenham sido aplicadas, o tratamento global do processo de elaboração de relatórios foi satisfatório. Uma vez que o EASO seguiu as regras estabelecidas pelo ROA, respeitando os direitos do queixoso, o Provedor de Justiça não encontra motivos para dar seguimento a esta questão.

iii) argumento de que os objetivos profissionais do queixoso só foram acordados dois meses antes do final do período experimental

21. O EASO afirmou que a queixosa recebeu a descrição das funções imediatamente após o seu recrutamento. No entanto, o seu avaliador mudou durante o período experimental (após um mês e meio). O EASO afirmou igualmente que os objetivos profissionais da queixosa tinham sido finalizados no início do quarto mês do seu período experimental, após uma série de debates. Além disso, o EASO afirmou que o avaliador tinha mantido uma série de discussões com a queixosa durante o seu período experimental. Procedeu-se a um intercâmbio regular de informações, tendo sido recebidas observações em várias ocasiões.

22. A inspeção da Provedora de Justiça e os esclarecimentos prestados pelo EASO confirmam que os objetivos profissionais da queixosa foram aprovados no quarto mês do seu período experimental (e não, como alegou inicialmente, dois meses antes do final). No entanto, os objetivos acordados não foram assinados pelo autor da denúncia nessa fase. Em conformidade com o Guia [5], os objetivos do posto de trabalho deveriam ter sido fixados no início do período experimental. No entanto, o EASO demonstrou que envidou esforços razoáveis para chegar previamente a acordo com a queixosa sobre os seus objetivos em matéria de emprego. Referiu igualmente o atraso causado pela mudança do avaliador do queixoso.

23. Teria sido melhor se o EASO tivesse agido em conformidade com os requisitos do seu guia interno e definido os objetivos do posto de trabalho no início do período experimental. Também teria sido melhor se tivesse assegurado mais cedo a assinatura do autor da denúncia sobre os objetivos acordados. No entanto, os objetivos estavam relacionados com a descrição das funções e, aparentemente, a queixosa desempenhou as suas funções nesta base. Embora o procedimento de definição e aprovação dos objetivos em matéria de emprego pudesse ter sido melhor, o Provedor de Justiça não considera que tal tenha constituído má administração nas circunstâncias. No entanto, o Provedor de Justiça apresentará uma sugestão de melhoria a este respeito. 

iv) argumentos de que o EASO retroagiu à decisão de delegar os poderes da entidade competente para proceder a nomeações e de que uma pessoa não autorizada rescindiu o contrato do queixoso

24. O EASO não concordou com a opinião do queixoso de que o documento que estabelece a decisão de delegar os poderes da entidade competente para proceder a nomeações tinha sido «falsificado». A queixosa foi informada da delegação de poderes da entidade competente para proceder a nomeações no que respeita ao seu período experimental no dia seguinte ao da sua aprovação. Foi-lhe igualmente fornecida uma cópia em papel da decisão sobre o seu pedido.

25. O Provedor de Justiça observa que, tendo em conta a nomeação do avaliador do queixoso como diretor executivo em exercício, o EASO evitou corretamente um potencial conflito de interesses. O Provedor de Justiça concorda que tal era necessário para garantir que a avaliação do queixoso fosse imparcial. A queixosa não apresentou quaisquer argumentos convincentes em apoio da sua opinião de que a entidade competente para proceder a nomeações em exercício não estava autorizada a exercer os seus poderes discricionários no que diz respeito à avaliação do seu desempenho.

26. A queixosa também não apresentou argumentos convincentes nem apresentou provas de que o EASO «falsificou» alguns dos documentos relacionados com o seu processo de avaliação. Na opinião do Provedor de Justiça, o facto de ter havido um atraso no registo da decisão sobre a delegação de poderes não constitui prova de práticas irregulares. Durante a inspeção de documentos, o EASO forneceu uma explicação razoável para este atraso, que estava relacionado com a reestruturação do Gabinete na altura. Além disso, o autor da denúncia foi efetivamente notificado da decisão no dia seguinte ao da sua adoção. Imediatamente depois, o EASO fez várias tentativas para realizar uma reunião de diálogo com o queixoso. O objetivo da reunião e o estatuto da entidade competente para proceder a nomeações em exercício foram-lhe claramente comunicados.

v) argumento segundo o qual a sugestão do queixoso de prorrogar o período experimental foi erradamente rejeitada

27. O EASO afirmou que a entidade competente para proceder a nomeações em exercício tinha exercido os seus poderes discricionários no que diz respeito ao período experimental do queixoso. A autoridade investida do poder de nomeação em exercício rejeitou a sugestão da queixosa de prorrogar o seu período experimental. A entidade competente para proceder a nomeações em exercício teve em conta as observações formuladas no relatório sobre o seu período experimental, a recomendação do seu avaliador e as observações da queixosa durante a reunião de diálogo antes de tomar a decisão final sobre a cessação do seu contrato de trabalho.

28. O EASO declarou igualmente que o diretor executivo em exercício tinha tomado a decisão de delegar os poderes da autoridade investida do poder de nomeação no caso específico do período experimental do queixoso, a fim de assegurar um processo de recurso imparcial e a conformidade com os princípios da boa administração. Tal foi feito para evitar qualquer conflito de interesses e garantir ao autor da denúncia um processo de tomada de decisão imparcial. Além disso, o EASO observou que a queixosa tinha solicitado à autoridade investida do poder de nomeação em exercício que prorrogasse o seu período experimental por seis meses. Ao fazê-lo, a queixosa reconheceu o direito da entidade competente para proceder a nomeações em exercício de tomar uma decisão sobre o seu período experimental.

29. A Provedora de Justiça considera que o EASO agiu no âmbito do seu poder discricionário quando não concordou em prorrogar o período experimental do queixoso. Em conformidade com o artigo 14.o do ROA, essas prorrogações limitam-se a circunstâncias excecionais [6]. Ora, nenhum elemento dos autos permite demonstrar a existência de tais circunstâncias. 

vi) argumento de que o EASO indeferiu incorretamente os numerosos pedidos da queixosa no sentido de ser notificada com um mês de antecedência da sua decisão de despedimento

30. O EASO precisou que, em conformidade com o artigo 14.°, n.° 2, do ROA, o agente temporário em regime de liberdade condicional só deve ser objeto de um pré-aviso de um mês se o seu contrato de trabalho tiver de ser rescindido antes do termo do período experimental. Uma vez que o contrato de trabalho da queixosa cessou no final do seu período de estágio, o EASO considerou que não era obrigado a notificar a queixosa da cessação do seu contrato de trabalho antes do final do período de estágio.

31. O ROA não prevê qualquer prazo de pré-aviso para os agentes temporários cujo contrato deva cessar no termo do período experimental. No entanto, dada a importância da questão para o membro do pessoal em causa, seria adequado que este fosse informado sem demora injustificada da rescisão. A explicação do EASO neste caso está em conformidade com as regras aplicáveis. Além disso, a Provedora de Justiça observa que o EASO informou o queixoso da rescisão sem demora injustificada.

vii) argumento de que o EASO não forneceu à queixosa a decisão inicial de cessação da sua relação laboral, mas uma cópia

32. O EASO declarou que a queixosa tinha recebido uma versão eletrónica da decisão e que lhe tinha sido entregue uma cópia em papel por correio normal em 18 de janeiro de 2016, «após uma primeira tentativa infrutífera de entrega (...) em dezembro de 2015».

33. O queixoso enviou uma cópia electrónica desta decisão ao Gabinete do Provedor de Justiça. A decisão parece ser um documento oficial, com um cabeçalho impresso, um número de referência e uma assinatura eletrónica da entidade competente para proceder a nomeações em exercício. O Provedor de Justiça salienta que o argumento do queixoso não é claro, uma vez que a decisão foi elaborada por via eletrónica. O EASO apresentou uma explicação razoável dos seus esforços para fornecer cópias eletrónicas e em papel ao queixoso. Por conseguinte, o Provedor de Justiça considera que o EASO comunicou a sua decisão ao queixoso de forma satisfatória.

(viii) argumento de que o queixoso foi tratado de forma injusta

34. Por último, a Provedora de Justiça não encontra nada em apoio do argumento da queixosa de que foi tratada de forma injusta pelo EASO. Os elementos do processo não sugerem que o queixoso tenha sido sujeito a um tratamento injusto durante o processo de apresentação de relatórios do período experimental.

35. Em resumo, a Provedora de Justiça considera que não se justifica a realização de mais inquéritos. Por conseguinte, a Provedora de Justiça decidiu encerrar o processo e, ao fazê-lo, apresentar uma sugestão de melhorias ao EASO.

Conclusão

Com base no inquérito relativo a esta queixa, o Provedor de Justiça encerra-a com a seguinte conclusão e sugestões de melhoria [7]:

O EASO resolveu o aspeto processual da queixa (falta de resposta).

Não se justifica a realização de mais inquéritos sobre os restantes aspetos da queixa.

Sugestão de melhoria

O EASO deverá agir em conformidade com o requisito, previsto no seu Guia para a avaliação do pessoal estagiário, de definir os objetivos profissionais dos novos membros do pessoal sem demora injustificada.

O queixoso e o EASO serão informados desta decisão.

Emily O'Reilly

Provedor de Justiça Europeu

Estrasburgo, 28/04/2017

 

 

[1] 2. Qualquer pessoa referida no presente Estatuto pode apresentar à autoridade investida do poder de nomeação uma reclamação contra um acto que lhe cause prejuízo, quer quando a referida autoridade tenha tomado uma decisão, quer quando não tenha adoptado uma medida prevista no Estatuto. A reclamação deve ser apresentada no prazo de três meses. O prazo começa a correr:

— à data de publicação do ato, se se tratar de um ato de caráter geral;

— na data de notificação da decisão à pessoa em causa, mas nunca depois da data em que esta recebeu essa notificação, se a medida afetar uma determinada pessoa ; todavia, se um ato que afete determinada pessoa for suscetível de prejudicar outra pessoa, o prazo começa a correr, em relação a essa outra pessoa, na data da sua notificação, mas nunca após a data da sua publicação;

— no termo do prazo de resposta, se a reclamação disser respeito a uma decisão tácita de indeferimento de um pedido nos termos do n.° 1.

A autoridade notifica a pessoa em causa da sua decisão fundamentada no prazo de quatro meses a contar da data de apresentação da reclamação. Se, no termo desse prazo, não tiver sido recebida qualquer resposta à reclamação, considera-se que se trata de uma decisão tácita de indeferimento, suscetível de recurso nos termos do artigo 91.o.

[2] Nos termos do artigo 2.o do Estatuto, cada instituição determina quem exerce os poderes conferidos pelo Estatuto à entidade competente para proceder a nomeações.

[3] O Guia do EASO para a avaliação do pessoal estagiário é um documento interno que descreve o procedimento de estágio, o papel do avaliador e do estagiário.

[4] O artigo 14.o do Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia estabelece as condições do período experimental aplicáveis aos agentes temporários.

[5] O ponto A, n.° 4, do antigo guia tem a seguinte redação: «O avaliador deve reunir-se com os estagiários no início do estágio, a fim de explicar o que se espera deles, confirmar a sua descrição de funções e definir objetivos».

[6] Em especial, quando um membro do pessoal está ausente por um período ininterrupto de, pelo menos, um mês durante o seu período de estágio, em caso de doença, maternidade ou acidente nos termos do artigo 14.o, n.o 1, do ROA.

[7] As informações sobre o processo de reapreciação podem ser consultadas no sítio Web do Provedor de Justiça: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark