Antecedentes da denúncia

1. O autor da denúncia é uma empresa que lidera um consórcio ao qual foram adjudicados dois contratos específicos no âmbito da Comissão de Contratos-Quadro EuropeAid de 2007: i) Contrato n.o X, relativo à organização de três conferências em Budapeste, Bucareste e Roma, e ii) Contrato n.o Y, relativo à organização do Fórum Libanês para a Agricultura. A denúncia diz respeito à elegibilidade dos custos incorridos pelo autor da denúncia na execução dos dois contratos.

2. O contrato n.o X previa um orçamento global de 199 991,00 EUR para as três conferências. Os custos incorridos nos dois primeiros eventos foram de 80 621,66 EUR (Bucareste) e 62 474,00 EUR (Budapeste), respetivamente. Uma vez que um total de 143 095,66 EUR do montante máximo do contrato de 199 991,00 EUR já tinha sido gasto, o autor da denúncia teve de calcular os custos da última conferência nesta base. No entanto, devido a um erro de cálculo, o autor da denúncia considerou que o custo orçamentado para a Conferência de Roma (83 319,00 EUR) ainda se encontrava dentro dos limites permitidos pelo contrato. Na realidade, este orçamento excedeu o montante ainda disponível em 26 423,66 EUR. O orçamento para a Conferência de Roma foi aprovado pela Comissão. Só após a realização da terceira conferência é que o queixoso detectou o erro. Em seguida, apresentou as suas desculpas por este erro e solicitou à Comissão o reembolso do montante em excesso de 31 488,97 EUR [1]. No entanto, a Comissão recusou-se a fazê-lo.

3. O contrato n.o Y obrigava o consórcio a redigir a transcrição do Fórum Libanês sobre Agricultura e a disponibilizá-la em três línguas (árabe, francês e inglês). No entanto, a Comissão recusou-se a aceitar as transcrições apresentadas pelo autor da denúncia e a reembolsar os custos conexos com o fundamento de que as transcrições não eram fiáveis.

4. Em 22 de maio de 2012, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça.

Objeto do inquérito

5. O autor da denúncia apresentou as seguintes alegações e alegações.

Alegações

1. Ao decidir não reembolsar os custos incorridos pelo queixoso na execução do contrato n.o X que, devido a um erro material, não foram corretamente declarados no orçamento, a Comissão não agiu em conformidade com os princípios da boa administração.

2. Ao decidir não reembolsar os custos incorridos pelo autor da denúncia com a preparação da transcrição dos trabalhos do Fórum Libanês para a Agricultura e a tradução deste documento (contrato n.o Y), a Comissão não agiu em conformidade com os princípios da boa administração e, em especial, com os princípios da proporcionalidade e da confiança legítima.

Créditos

1. A Comissão deve reembolsar ao autor da denúncia 31 488,97 EUR a título de custos incorridos na execução do contrato n.o X.

2. A Comissão deve reembolsar ao autor da denúncia 21 5189,20 EUR a título de custos incorridos com a preparação da transcrição do processo relativo ao contrato n.o Y e a tradução dessa transcrição.

O inquérito

6. Em 21 de junho de 2012, o Provedor de Justiça abriu um inquérito e convidou a Comissão a apresentar um parecer. Uma vez que o presente inquérito do Provedor de Justiça diz respeito à execução de dois contratos EuropeAid sob a responsabilidade de dois Comissários diferentes, a Comissão enviou dois pareceres distintos. Os dois pareceres foram transmitidos ao queixoso, que enviou observações em 27 de março e 30 de abril de 2013, respetivamente.

Análise e conclusões do Provedor de Justiça

Observação preliminar

7. A Provedora de Justiça gostaria de salientar que, embora os princípios da boa administração sejam vinculativos para as instituições quando estas atuam no âmbito de acordos contratuais celebrados com particulares, o âmbito da revisão que pode efetuar em casos contratuais é, no entanto, limitado. A Provedora de Justiça considera que não deve tentar determinar se houve violação do contrato por qualquer das partes, em caso de litígio. Esta questão só pode ser tratada eficazmente por um tribunal competente, que teria a possibilidade de ouvir os argumentos das partes sobre o direito aplicável e de avaliar provas contraditórias sobre quaisquer questões de facto contestadas.

8. Por conseguinte, a Provedora de Justiça considera que, nos processos relativos a litígios contratuais, tem razão ao limitar o seu inquérito à análise da questão de saber se a instituição ou o organismo da União em causa lhe forneceu uma exposição coerente e razoável da base jurídica das suas ações e das razões pelas quais considera que a sua posição contratual é justificada. Se for esse o caso, a conclusão do Provedor de Justiça seria que o seu inquérito não revelou um caso de má administração. Esta conclusão não afeta o direito das partes a que o seu litígio contratual seja examinado e decidido por um órgão jurisdicional.

A. Alegação de que a Comissão errou ao não reembolsar os custos adicionais incorridos pelo autor da denúncia em relação ao contrato n.o X

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

9. Em apoio da sua alegação, o autor da denúncia alegou que i) os custos reais da organização da Conferência de Roma tinham sido aprovados pela Comissão; e ii) o erro de cálculo ocorrido era manifesto e reconhecível pela Comissão.

10. No seu parecer, a Comissão sublinhou que tinha deixado claro ao queixoso que tinha de se certificar de que o orçamento para a Conferência de Roma não excedia os fundos remanescentes após os acontecimentos de Bucareste e Budapeste. No entanto, o queixoso tinha apresentado um orçamento que excedia os fundos restantes. Foi apenas cinco meses após a Conferência de Roma que o erro foi detetado pelo queixoso.

11. Dito isto, a Comissão reconheceu que os seus próprios serviços não tinham detectado o erro de cálculo quando o orçamento para a conferência de Roma foi apresentado pelo queixoso. Nestas circunstâncias, a Comissão declarou-se disposta a efetuar um pagamento ex gratia no montante de 50 % do montante pertinente de 26 423,66 EUR, ou seja, 13 211,83 EUR.

12. Nas suas observações, o autor da denúncia deixou claro que não estava satisfeito com o montante proposto pela Comissão. Alegou que a Comissão deveria reembolsar um montante de 31 488,97 EUR, embora declarasse estar disposta a amortizar certos outros custos [2]. A queixosa pediu igualmente que a Comissão pagasse juros devido ao atraso no pagamento desse montante.

Avaliação do Provedor de Justiça

13. O Provedor de Justiça considera que não pode haver dúvidas de que a principal responsabilidade por assegurar que os custos da Conferência de Roma se mantinham dentro do orçamento disponível ao abrigo do contrato relevante cabia ao queixoso. Ao mesmo tempo, parece claro que este orçamento precisava de ser aprovado pela Comissão e que, ao fazê-lo, a Comissão não detectou que o orçamento proposto pelo queixoso excedia claramente os fundos que ainda estavam disponíveis. Houve, portanto, negligência contributiva por parte da Comissão. No entanto, o Provedor de Justiça não vê por que razão a parte da Comissão na responsabilidade por este erro deve ser considerada maior do que a do queixoso.

14. O Provedor de Justiça regista com agrado que, no seu parecer, a Comissão deixou claro que aceitava a responsabilidade parcial pelo erro ocorrido e se propunha efetuar um pagamento ex gratia à queixosa no montante de 50 % da diferença entre o orçamento para a Conferência de Roma que tinha aprovado e o montante que ainda estava efetivamente disponível para essa conferência. O Provedor de Justiça considera que a proposta da Comissão é eminentemente razoável e justa nas circunstâncias do caso. Congratula-se, em especial, com o facto de o serviço em causa [3] ter apresentado esta proposta por sua própria iniciativa, sem esperar que o Provedor de Justiça a solicitasse. Por conseguinte, o Provedor de Justiça aplaude a abordagem pró-ativa da Comissão e confia igualmente em que esta efetuará o pagamento ex gratia proposto, no montante de 13 211,83 EUR, ao queixoso.

15. É verdade que o autor da denúncia deixou claro que não está satisfeito com a proposta acima referida e espera que a Comissão pague um montante muito mais elevado, acrescido de juros sobre o que o autor da denúncia considera ser um atraso no pagamento. No entanto, o Provedor de Justiça não vê qualquer razão que obrigue a Comissão a melhorar a sua oferta. Note-se que foi o próprio queixoso que apresentou à Comissão um orçamento para a Conferência de Roma que excedeu claramente os fundos ainda disponíveis.

16. Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça considera que a Comissão tomou as medidas adequadas para resolver a questão no que diz respeito à primeira alegação do queixoso e à sua primeira alegação.

B. Alegação de que a Comissão errou ao não reembolsar certos custos relativos ao contrato n.o Y

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

17. Em apoio da segunda alegação, o autor da denúncia alegou que i) a decisão da Comissão era desproporcionada; ii) a Comissão não teve em conta as circunstâncias difíceis em que o Fórum teve lugar; e iii) o gestor do projeto da Comissão tinha proposto os estenógrafos e solicitado a tradução da transcrição em francês e inglês antes de avaliar a sua qualidade.

18. A Comissão salientou que, uma vez que os participantes na conferência em causa eram representantes de grupos parlamentares e de associações profissionais no Líbano, a transcrição dos trabalhos era uma tarefa muito sensível. A transcrição finalmente recebida continha erros óbvios no que diz respeito aos nomes dos oradores intervenientes. Após verificação, verificou-se que os nomes dos oradores não tinham sido devidamente registados durante a conferência. Portanto, era impossível saber quem tinha dito o quê. Como resultado, a transcrição não tinha valor. Por conseguinte, a Comissão não pôde divulgar o relatório desta conferência de alto nível aos seus parceiros externos, o que contraria o objetivo da transcrição e das suas traduções.

19. A Comissão alegou que tinha agido de forma proporcionada, considerando que poderia ter decidido não efetuar quaisquer pagamentos ao autor da denúncia ao abrigo da rubrica pertinente do contrato. Em vez disso, e como sinal de boa vontade, a Comissão propôs dividir esta rubrica em várias sub-rubricas e pagar a tradução dos documentos que a Comissão forneceu ao autor da denúncia, ou seja, a parte do trabalho que foi realizada de forma aceitável. A Comissão afirmou igualmente que o autor da denúncia tinha transmitido a transcrição mais de 180 dias após o termo do prazo pertinente. Só isso teria permitido à Comissão pedir ao queixoso uma indemnização de cerca de 5 000 euros nos termos do contrato. No entanto, e apesar dos esforços dispendiosos em termos de tempo e energia empreendidos pela Comissão para obter a transcrição contratualmente devida, apesar da qualidade inaceitável desta última e apesar dos longos atrasos, a Comissão decidiu não solicitar essa compensação.

20. No que diz respeito ao segundo argumento do autor da denúncia, a Comissão declarou que não podia aceitar o argumento do autor da denúncia de que as circunstâncias eram difíceis, uma vez que as discussões não eram mais animadas do que as realizadas em fóruns anteriores, que tinham sido organizados por outro contratante-quadro e para os quais a Comissão tinha recebido transcrições precisas. Além disso, em caso de dificuldades imprevistas, teria sido obrigação contratual do queixoso notificar imediatamente a Comissão caso se considerasse incapaz de cumprir as tarefas em questão. No entanto, o queixoso nunca manifestou tais preocupações durante a conferência.

21. Em relação ao terceiro argumento de apoio do autor da denúncia, a Comissão observou que o contrato não exigia, nem o seu gestor de projeto tinha solicitado, que o autor da denúncia subcontratasse a tarefa em causa. Fazê-lo era, portanto, inteiramente da responsabilidade da queixosa e, de acordo com os termos do contrato, era, portanto, responsável pelos atos, faltas e negligências dos seus subcontratantes. Por conseguinte, o mau desempenho do subcontratante não exonerava o queixoso de qualquer responsabilidade contratual. Além disso, observou que a secção 2.2 das condições de referência era clara, na medida em que o autor da denúncia tinha o dever de transmitir oficialmente a tradução da transcrição em francês e inglês antes de avaliar a sua qualidade.

22. A Comissão concluiu afirmando que a aceitação da alegação do autor da denúncia teria sido contrária ao princípio da boa gestão financeira e, por conseguinte, ao interesse do contribuinte da UE.

23. Nas suas observações, o autor da denúncia manteve a sua denúncia. Acrescentou que também esperava receber juros devido ao que considerava ser um caso de atraso de pagamento por parte da Comissão.

Avaliação do Provedor de Justiça

24. Tendo em conta a observação preliminar do Provedor de Justiça acima referida, o Provedor de Justiça observa que a posição da Comissão é adequada e proporcional e não considera que a queixosa tenha apresentado qualquer argumento válido que ponha em dúvida a sua opinião a este respeito.

25. Embora a Comissão não tenha abordado especificamente a questão da confiança legítima do queixoso em relação a este contrato, o Provedor de Justiça considera que, tendo em conta as questões acima referidas relativas à execução do contrato que eram do seu conhecimento e na ausência de garantias específicas, o queixoso não poderia ter criado expectativas legítimas em relação ao reembolso dos custos incorridos.

26. Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça conclui que a segunda alegação do queixoso não pode ser sustentada. Por conseguinte, a alegação conexa do autor da denúncia também não pode ser acolhida.

C. Conclusões

Com base no seu inquérito sobre esta queixa, o Provedor de Justiça encerra-a com as seguintes conclusões:

Tendo em conta a proposta da Comissão de efetuar um pagamento ex gratia de 13 211,83 EUR, o que representa uma solução justa e equitativa na sequência da abertura do inquérito do Provedor de Justiça, considera que a Comissão resolveu a questão e que, por conseguinte, deixou de haver má administração no que diz respeito à primeira alegação da queixosa. O Provedor de Justiça congratula-se com a mudança de posição da Comissão e espera que esta efectue o pagamento ex gratia proposto ao queixoso.

No que diz respeito à segunda alegação e à alegação conexa, não foi estabelecida qualquer má administração.

O autor da denúncia e a Comissão serão informados desta decisão.

Emily O'Reilly

Feito em Estrasburgo, em 14 de março de 2014

[1] O autor da denúncia alegou que este montante lhe devia ser reembolsado, e não 26 423,66 EUR, uma vez que, na sua opinião, os custos aprovados para a Conferência de Roma eram de 88 384 EUR, 31 EUR e não de 83 319,00 EUR.

[2] Estas rubricas ascenderam a um total de 7 078 EUR.

[3] A este respeito, o Provedor de Justiça observa que, embora o serviço da Comissão responsável pelo caso do queixoso fosse a DG Relex no início, o parecer da instituição foi enviado pela Baronesa Catherine Ashton, chefe do Serviço Europeu para a Ação Externa e Vice-Presidente da Comissão Europeia.