Contexto do inquérito de iniciativa própria

1. Em 2010, o EPSO introduziu um «novo modelo» de concursos para a seleção de pessoal permanente para as instituições da UE, composto por testes de admissão CBT e testes no centro de avaliação (testes finais). Este novo modelo foi introduzido a fim de acelerar todo o processo de concurso [1].

2. Nos concursos «antigo modelo», os documentos comprovativos dos candidatos foram verificados antes da emissão dos convites para o exame final (exames escritos/orais). Isto significava que todos os candidatos convidados para o exame final podiam ser inscritos na lista de reserva se fossem aprovados nesse exame.

3. O procedimento do EPSO nos concursos «novo modelo» consiste em os júris verificarem apenas os documentos comprovativos dos candidatos aprovados nas provas finais de um concurso, ou seja, nas provas realizadas no centro de avaliação. Se os júris não aceitarem os documentos comprovativos dos candidatos aprovados, estes são rejeitados e não são inscritos na lista de reserva.

4. Seria provavelmente melhor para os candidatos serem informados da decisão dos júris sobre os seus documentos comprovativos antes de realizarem as provas do centro de avaliação, para as quais normalmente se preparam e investem tempo, esforço e até dinheiro. É o que acontece, em especial, porque a relevância da experiência profissional dos candidatos, referida nos seus documentos comprovativos, para as funções a que se candidatam (uma condição de elegibilidade nos concursos EPSO) nem sempre é objetivamente óbvia. Se os candidatos desconhecerem a relevância da experiência profissional para as funções, acabarão por não ser aprovados no concurso, mesmo que sejam aprovados no centro de avaliação.

5. Afigura-se igualmente que a participação nas provas do centro de avaliação de candidatos que acabam por ser rejeitados devido à falta ou insuficiência de documentos comprovativos pode não ser justificada do ponto de vista económico. Os convites para o centro de avaliação implicam custos da UE que poderiam ser evitados se os documentos comprovativos dos candidatos fossem verificados antes da publicação dos convites para o centro de avaliação.

6. As informações fornecidas pelo EPSO no seu sítio [2] e no Guia dos concursos gerais [3] não esclarecem por que razão o procedimento atual prevê a verificação dos documentos comprovativos apenas no último momento, ou seja, quando os candidatos aprovados já foram identificados após as provas do centro de avaliação.

7. Por conseguinte, o Provedor de Justiça considerou que as questões acima referidas deviam ser esclarecidas pelo EPSO. O artigo 228.o do TFUE habilita o Provedor de Justiça Europeu a proceder, por sua própria iniciativa, a inquéritos sobre eventuais casos de má administração na atuação das instituições e organismos comunitários. Por conseguinte, o Provedor de Justiça decidiu abrir o presente inquérito de iniciativa própria para dar ao EPSO a oportunidade de explicar o calendário dos júris de seleção para avaliar as qualificações dos candidatos com base nos documentos comprovativos que o acompanham.

Objeto do inquérito de iniciativa própria

8. Na sua carta de abertura do presente inquérito de iniciativa própria, o Provedor de Justiça referiu-se a uma queixa contra o EPSO relativa ao concurso geral EPSO/AST/112/10 e indicou que os factos dessa queixa lhe chamavam a atenção para as questões que são objeto do presente inquérito de iniciativa própria. Solicitou ao EPSO que indicasse se, nos concursos em que não são admitidos mais de 100 candidatos a provas no centro de avaliação, o júri podia verificar os documentos comprovativos, em especial os relativos à educação e à experiência profissional, antes da publicação dos convites para o centro de avaliação.

9. O Provedor de Justiça solicitou ao EPSO que tivesse em conta, na sua resposta, i) as possíveis poupanças para o orçamento da UE decorrentes dessa abordagem; ii) o interesse dos candidatos em serem informados se a sua experiência profissional não for considerada pertinente antes de investirem tempo e esforços nas provas do centro de avaliação; e iii) o facto de, nos concursos «antigo modelo», os documentos comprovativos terem sido verificados antes da emissão dos convites para exames escritos/orais.

O inquérito

10. Em 19 de janeiro de 2012, o Provedor de Justiça solicitou um parecer ao EPSO. Em 31 de maio de 2012, o EPSO apresentou a sua resposta.

Análise e conclusões do Provedor de Justiça

A. Calendário dos júris de seleção para avaliar as qualificações dos candidatos com base em documentos comprovativos

Argumentos do EPSO

11. O EPSO referiu-se ao concurso geral EPSO/AST/112/10 («concurso»). Indicou que o júri elaborou a lista dos candidatos que obtiveram as melhores notas totais nos testes de acesso e que, tendo em conta as informações fornecidas na sua candidatura eletrónica, preenchiam as condições gerais e específicas enumeradas no anúncio de concurso. Estes candidatos foram, em seguida, convidados para as provas do centro de avaliação. Segundo o EPSO, tal significa que todos os candidatos convocados para as provas do centro de avaliação preenchiam, com base nas informações constantes da sua candidatura eletrónica, as condições gerais e específicas exigidas no anúncio.

12. Após verificação dos documentos comprovativos, o júri pode considerar que os documentos comprovativos de determinados candidatos não confirmam/validam, ou não confirmam suficientemente, as informações fornecidas na sua candidatura em linha. Referindo-se ao concurso acima referido, o EPSO explicou: "Não se trata de saber se... A experiência profissional [dos candidatos] era relevante para as funções descritas no aviso, mas antes uma questão de apresentar provas das informações fornecidas na candidatura em linha. O júri já tinha decidido, com base nessas informações, que a sua experiência profissional era relevante para a admissão dos candidatos, na condição de essas informações serem posteriormente corroboradas pelas provas documentais necessárias." Na opinião do EPSO, os candidatos sabiam redigir as informações na sua candidatura em linha de modo a convencer o júri de que eram elegíveis para o concurso, mas alguns não apoiaram essas informações com a documentação exigida.

13. A fase em que os documentos comprovativos são verificados pode mudar de concorrência para concorrência, mas é apenas em casos muito excecionais que uma instituição continua a insistir em que o anúncio seja redigido de modo a que os documentos sejam verificados numa fase anterior. No caso dos concursos com um elevado número de candidatos, em especial, é mais eficaz em termos de custos e de tempo efetuar a verificação completa «apenas antes de inscrever os candidatos aprovados na lista de reserva».

14. O EPSO procedeu a uma comparação entre os custos gerados pelas duas abordagens processuais: a primeira abordagem, em que os documentos comprovativos foram verificados antes dos testes finais; e a abordagem atual, em que só são verificadas após esses ensaios. No concurso, foram convocados 499 candidatos para as provas do centro de avaliação e apenas 193 foram aprovados. No sistema atual, em que apenas são verificados os documentos comprovativos dos candidatos aprovados nas provas do centro de avaliação, o júri teve de verificar apenas 193 processos, em vez dos 499 processos que teria de verificar no âmbito da abordagem anterior. Isto resultou em menos de metade das horas-homem necessárias para realizar a verificação. A verificação dos documentos comprovativos é muito morosa e «intensiva em termos de mão de obra». A experiência mostra que apenas um número muito limitado de candidatos é incapaz de fornecer a prova necessária das informações que fornecem na sua candidatura em linha. No caso do concurso, apenas 11 candidatos (de um total de 193) acabaram por não conseguir apresentar os documentos comprovativos necessários que justificassem as informações fornecidas na sua candidatura em linha. O EPSO está convicto de que o método atual gera poupanças reais para o orçamento da UE em comparação com a abordagem anterior.

15. Além disso, o anúncio de concurso definia o número de candidatos a convocar para as provas do centro de avaliação como um múltiplo (2,5 vezes) do número de candidatos que podiam ser inscritos na lista de reserva. Por conseguinte, esse número era «mais ou menos fixo». Por esse motivo, a verificação dos documentos comprovativos antes do envio dos convites para as provas do centro de avaliação não teria reduzido o número de candidatos convidados e, por conseguinte, não teria conduzido a poupanças adicionais para o orçamento da UE. Para o concurso em causa, teria resultado numa situação em que, em vez dos onze candidatos que acabaram por não conseguir apresentar os documentos comprovativos necessários, teriam sido convidados onze outros candidatos.

16. O EPSO concluiu que, no que respeita aos candidatos convidados para o centro de avaliação, o júri decidiu da sua elegibilidade e admitiu-os às provas do centro de avaliação com base nas informações que tinham fornecido nas suas candidaturas em linha. Limitar a verificação dos critérios de elegibilidade aos documentos dos candidatos que podem ser inscritos na lista de reserva implica um ganho de tempo considerável e, por conseguinte, reduz a duração da fase de admissão.

17. Antes de investirem tempo e esforços nas provas do centro de avaliação, os candidatos têm interesse em ser informados sobre se a sua experiência profissional é ou não considerada pertinente. O EPSO está convicto de que é esse o caso no sistema atual. Se os candidatos, em conformidade com a declaração sob compromisso de honra que assinam, apresentarem documentos que corroborem as informações prestadas em linha, a verificação desses documentos não alterará a sua elegibilidade.

Avaliação do Provedor de Justiça

18. Antes de mais, o Provedor de Justiça salienta que, em conformidade com as regras em vigor em matéria de concursos, os documentos comprovativos sujeitos a verificação pelo júri após as provas do centro de avaliação são, em geral, os que confirmam as declarações dos candidatos na sua candidatura em linha sobre: i) cidadania; ii) experiência profissional; e iii) qualificações académicas [4].

19. O Provedor de Justiça já recebeu queixas alegando que, mesmo que um candidato se referisse a documentos comprovativos na sua posse e, ao fazê-lo, incluísse na candidatura em linha informações sobre os seus certificados específicos [5] ou os seus contratos de trabalho específicos e/ou faturas relativas a períodos de atividade por conta própria [6] (com base nos quais foi posteriormente aceite no TCC), o júri, ao verificar os documentos comprovativos na fase final do concurso, não considerou esses documentos como provas suficientes das qualificações exigidas.

20. Por conseguinte, o Provedor de Justiça não está inteiramente convencido do ponto de vista do EPSO de que, em substância, i) a indicação da experiência/diplomas profissionais pertinentes na candidatura em linha e ii) a disponibilidade dos mesmos dados nos documentos comprovativos na posse dos candidatos constituem garantias efetivas para os candidatos de que o júri considerará esses documentos suficientes quando os verificar, um a um, após a realização das provas de avaliação. Neste contexto, o Provedor de Justiça gostaria de recordar aqui o argumento apresentado pelo EPSO em muitos inquéritos do Provedor de Justiça (e que não contesta), a saber, que os júris têm uma ampla margem de apreciação no que diz respeito à pertinência dos documentos comprovativos, uma margem de apreciação que é reconhecida pela jurisprudência dos tribunais da UE.

21. Daqui resulta que os candidatos que decidam participar num concurso e estejam na posse de documentos comprovativos específicos podem nem sempre ter a certeza da avaliação final desses documentos pelos júris de concurso. Neste contexto, importa salientar que os candidatos devem preparar-se para as provas de avaliação. Fazer isso envolve um investimento de tempo e, muitas vezes, de dinheiro. Por conseguinte, teria sido melhor para eles se, antes de procederem a esse investimento, pudessem ter conhecimento da decisão final do júri sobre os seus documentos comprovativos.

22. A mesma situação também pode ser vista de uma perspetiva diferente. Se um candidato fornecer pela primeira vez na sua candidatura eletrónica as informações sobre as suas qualificações, for aceite no CBT com base nessas informações, passar pelo CBT e pelo procedimento das provas de avaliação com êxito e, no final, o júri decidir que os seus documentos comprovativos não são suficientes, esse candidato substitui, de facto, no centro de avaliação, outro candidato cujos documentos comprovativos podem ser suficientes, mas que obteve resultados nas provas do CBT ligeiramente inferiores ao limiar estabelecido para um número fixo de candidatos a convidar para o centro de avaliação. A este respeito, o Provedor de Justiça toma nota da declaração do EPSO no seu parecer de que o número de candidatos admitidos no centro de avaliação é «... mais ou menos fixo. Por esse motivo, a verificação dos documentos comprovativos antes do envio dos convites para as provas do centro de avaliação não teria reduzido o número de candidatos convidados e, por conseguinte, não teria conduzido a poupanças adicionais para o orçamento da UE. Para o concurso em questão, teria resultado numa situação em que, em vez dos 11 candidatos que acabaram por não conseguir apresentar os documentos comprovativos necessários, 11 outros candidatos teriam sido convidados". Na opinião do Provedor de Justiça, tal situação, embora hipotética, pode suscitar dúvidas quanto ao facto de o concurso constituir efetivamente uma oportunidade para os candidatos mais meritórios serem inscritos na lista de reserva.

23. O Provedor de Justiça agradece que, na sua opinião, o EPSO tenha seguido a sua sugestão inicial e apresentado argumentos em apoio do seu procedimento em questão relacionados com i) possíveis vantagens financeiras para o orçamento da UE e ii) uma possível poupança de tempo. No entanto, o Provedor de Justiça também não está inteiramente convencido por todos estes argumentos.

24.  O argumento do EPSO (citado no n.o 22, supra) de que o número de candidatos a convocar para as provas do centro de avaliação é mais ou menos fixo tem o seu mérito ao demonstrar que o momento em que os documentos comprovativos são verificados não tem impacto nos custos da UE, como os relacionados com as despesas de viagem e de estadia dos candidatos. Independentemente de os documentos comprovativos serem verificados antes ou depois das provas do centro de avaliação, as despesas de viagem e de estadia dos candidatos serão sempre as mesmas, uma vez que o mesmo número fixo de candidatos será convidado para o centro de avaliação.

25. Por outro lado, mesmo que os custos operacionais do centro de avaliação não sejam afetados pelo facto de os documentos comprovativos serem verificados antes ou depois do convite para as provas do centro de avaliação, uma vez que o centro de avaliação se mantém permanentemente operacional na sede do EPSO em Bruxelas, pode efetivamente argumentar-se que existe uma má utilização do tempo e do dinheiro se os membros do júri realizarem provas de avaliação para candidatos que não deveriam ter sido admitidos se os seus documentos comprovativos tivessem sido verificados antes e que, de qualquer modo, não poderiam ser inscritos nas listas de reserva, mesmo que fossem aprovados nessas provas.

26. Além disso, o EPSO alegou, em substância, que os júris precisam de mais tempo para verificar os processos de todos os candidatos convocados para as provas do centro de avaliação do que para verificar os processos apenas dos candidatos aprovados nessas provas.

No entanto, esta declaração do EPSO tem de ser analisada no contexto da duração do procedimento para todo o concurso, ou seja, cerca de 6-8 meses. Neste contexto, não há diferença significativa em termos de tempo se o júri verificar os documentos comprovativos antes ou depois da realização das provas no centro de avaliação. O Provedor de Justiça considera que é razoável presumir que um membro experiente de um júri profissional deve poder verificar facilmente cerca de 100 processos (documentos comprovativos) durante um dia útil. Daqui resulta que haveria uma diferença bastante mínima entre o número de dias necessários para verificar 499 processos (os processos de todos os candidatos convocados para as provas do centro de avaliação do concurso a que o EPSO se referiu no parecer) e apenas 193 processos (os processos de todos os candidatos aprovados nessas provas). O tempo poupado com esta forma de proceder afigura-se, por conseguinte, mínimo [7]. Obviamente, se mais do que um membro do júri fosse responsável por esses controlos (o que deveria ser o caso normal), o tempo poupado seria mínimo, especialmente se comparado com o tempo necessário para que os «candidatos inadmissíveis» passassem pelas provas longas e dispendiosas do centro de avaliação.

27. Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça considera que o esclarecimento do EPSO sobre as vantagens do procedimento de verificação dos documentos comprovativos após a realização dos testes de avaliação não é inteiramente convincente. No entanto, uma vez que, como o EPSO salientou, este procedimento é realizado de acordo com a vontade expressa das instituições para as quais o EPSO organiza os concursos, o Provedor de Justiça considera que, no caso em apreço, não se justificam outros inquéritos relativos ao EPSO.

B. Conclusões

Por conseguinte, a Provedora de Justiça encerra o presente inquérito de iniciativa própria com a seguinte conclusão:

Não se justifica a realização de mais inquéritos sobre esta matéria.

O EPSO será informado desta decisão.

P. Nikiforos Diamandouros

Feito em Estrasburgo, em 19 de dezembro de 2012

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] JO 2011, C 315A, pp. 1-14. O mesmo sucede com a versão mais recente do Guia (JO 201270A).

[4] Guia dos concursos gerais, ponto 6.1.4.

[5] Por exemplo, a queixa 962/2011/AN diz respeito a documentos comprovativos de qualificações académicas ou equivalentes. O queixoso participou num concurso EPSO que exigia um diploma comprovativo de um ano de formação no domínio em causa. O queixoso era titular de um certificado profissional que comprovava a duração da formação no domínio em causa, emitido pelo Institut du Monde Arabe. Mencionou-o no seu formulário de candidatura. Depois de ter sido aprovada nas provas do centro de avaliação com excelentes notas, foi excluída da lista de reserva porque o seu certificado de formação profissional não podia, alegadamente, ser considerado um diploma emitido por uma escola. O Provedor de Justiça apresentou uma proposta de solução amigável, que foi rejeitada. O processo ainda não foi encerrado.

[6] A queixa 2518/2011/MHZ diz respeito a documentos comprovativos da experiência profissional. O queixoso foi aprovado nas provas do centro de avaliação. No entanto, o júri decidiu, com base nos documentos fornecidos, que a sua experiência profissional não era suficiente para a inscrever na lista de reserva. Após ter recebido o parecer do EPSO e as observações do queixoso, o Provedor de Justiça decidiu realizar novos inquéritos, que estão em curso.

[7] Certamente não mais do que dois ou três dias se apenas uma pessoa iria fazer a verificação.