Estrasburgo, 19 de Junho de 2008

Ex.mo Senhor L.,

Em 18 de Outubro de 2007, apresentou uma queixa ao Provedor de Justiça Europeu contra a Comissão Europeia relativa à alegação, formulada no seu parecer sobre a sua queixa 488/2007/PB, de que não existia um determinado documento solicitado por si. A sua queixa constava das suas observações sobre o parecer da Comissão em epígrafe.

Em 17 de Janeiro de 2008, transmiti a queixa ao presidente da Comissão. A Comissão enviou o seu parecer em 14 de Março de 2008. Transmiti-lho com um convite à apresentação de observações, que V. Exa. enviou em 28 de Março de 2008.

Escrevo agora para informá-lo dos resultados das investigações que foram feitas.

A QUEIXA

A denúncia dizia respeito a uma alegação da Comissão Europeia, apresentada no contexto do tratamento de um pedido de acesso por esta última, segundo a qual um determinado documento não existia e, por conseguinte, o acesso não podia ser concedido.

No processo 488/2007/PB, o queixoso tinha solicitado o acesso, ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (1) ("Regulamento 1049/2001"), a uma série de documentos na posse do Grupo de Reguladores Europeus ("ERG"), criado pela Comissão. A Comissão recusou o acesso a determinados documentos. Na sua carta à Comissão solicitando um parecer sobre a queixa, o Provedor de Justiça solicitou-lhe igualmente que clarificasse a sua decisão especificamente no que se refere ao "Relatório ERG (06) 45 a", relativamente ao qual o queixoso enviou a sua comunicação de 20 de Novembro de 2006. O «Relatório ERG (06) 45 a» não tinha sido expressamente mencionado na resposta da Comissão ao pedido confirmativo do queixoso ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

No seu parecer, a Comissão afirmou que, no que diz respeito ao «Relatório ERG (06) 45 a», os documentos ERG registados com a letra «a» são notas que resumem o conteúdo dos documentos conexos. Tal nota deveria normalmente ter sido feita para "Relatório ERG (06) 45" e "Relatório ERG (06) 45b". No entanto, tal nota não foi apresentada, uma vez que tinha sido decidido, pouco antes da reunião plenária do ERG, não debater esses relatórios e que, por conseguinte, não existe qualquer documento com o número de referência ERG (06) 45a.

Nas suas observações de 18 de Outubro de 2007 sobre o parecer da Comissão relativo à queixa acima referida, o queixoso informou o Provedor de Justiça de que tinha obtido cópias do relatório ERG (06) 45a, alegadamente inexistente. O queixoso manifestou a sua preocupação com o facto de a Comissão ter aparentemente fornecido informações falsas no seu parecer e incentivou o Provedor de Justiça a analisar esta questão.

O autor da denúncia salientou que não resultava claramente do conteúdo do referido documento por que razão não deveria ter sido tornado público, uma vez que o documento continha apenas um resumo do «Relatório ERG (06) 45b» e uma observação de que não havia necessidade premente de publicação.

O queixoso incentivou o Provedor de Justiça a tratar esta questão separadamente, uma vez que dizia respeito à "cooperação básica ['grundsätzliche Zusammenarbeit'] entre o Provedor de Justiça e os órgãos e instituições da Comunidade Europeia".

Em 17 de Janeiro de 2008, o Provedor de Justiça abriu o presente inquérito sobre a seguinte alegação: A Comissão forneceu ao Provedor de Justiça informações falsas ao afirmar, no seu parecer sobre a queixa 488/2007/PB, que o documento «Relatório ERG (06) 45 a» não existe.

O INQUÉRITO

Parecer da Comissão

No seu parecer sobre a denúncia, a Comissão admitiu, no essencial, a existência do documento e formulou várias observações relativas à sua conclusão inicial sobre esta questão (v. parte da decisão infra). A Comissão anexou ao seu parecer uma cópia do referido documento.

Observações do queixoso

Nas suas observações, o queixoso afirmou que não tinha comentários significativos a fazer sobre o parecer da Comissão, mas salientou que a sua confiança na Comissão não tinha sido reforçada pelo seu parecer (ver parte da decisão infra).

A DECISÃO

1 Alegação de que a Comissão forneceu informações falsas ao Provedor de Justiça

1.1 O queixoso alegou que a Comissão forneceu ao Provedor de Justiça Europeu informações falsas ao afirmar, no seu parecer sobre a queixa 488/2007/PB, que o documento "Relatório ERG (06) 45 a"(solicitado pelo queixoso) não existia.

1.2 No seu parecer, a Comissão forneceu informações que, no essencial, confirmaram a alegação do queixoso. A Comissão fez uma série de observações a este respeito:

1. Na sequência do último pedido de documentos apresentado pelo queixoso, procedeu-se a uma análise mais aprofundada dos documentos à disposição do ERG. Esta pesquisa confirmou a existência do "Relatório ERG (06) 45a". Foi finalmente consultado no sítio CIRCA (2).
2. Tal como já explicado na resposta da Comissão ao Provedor de Justiça relativamente à queixa 488/2007/PB, os documentos registados com a letra "a" são notas de apresentação. Essas notas resumem sucintamente as questões apresentadas nos documentos conexos e destinam-se a ser um meio de introduzir documentos nas reuniões plenárias do ERG para debate antes da adoção. Ao responder ao pedido de informações do Provedor de Justiça relativo à queixa n.o 488/2007/PB, os serviços da Comissão consideraram de boa-fé que i) não tinha sido elaborada qualquer nota de apresentação, uma vez que o «Relatório ERG (06) 45» devia ser tratado como um ponto «A» sem debate (3) e, por conseguinte, ii) esse documento não podia estar na sua posse.
3. Inicialmente, os serviços da Comissão tentaram recuperar o documento do local onde esses documentos são habitualmente guardados, por um período de tempo limitado, antes de serem suprimidos devido a restrições de espaço, ou seja, em computadores pessoais e em suportes eletrónicos dedicados à guarda de documentos relacionados com o Plenário do ERG. Não consultou o sítio CIRCA, que se destina a ser utilizado pelos delegados das autoridades reguladoras nacionais.
4. No que diz respeito ao conteúdo da nota de apresentação em questão, os serviços da Comissão confirmam que se trata, na sua parte substantiva, de uma reprodução idêntica das conclusões que figuram na página 21 do "Relatório ERG (06) 45" que foi previamente divulgado pela Comissão ao autor da denúncia.

1.3 Nas suas observações, o queixoso referiu o seguinte: Afirmou que tinha ficado com a impressão de que a Comissão não levava muito a sério o seu dever de cooperação com o Provedor de Justiça Europeu. Não considerou plausível que a Comissão tivesse realmente procurado o documento alegadamente inexistente. Salientou que era dificilmente concebível que "Relatório ERG (06) 45 b"existisse, mas que o documento logicamente anterior a este, ou seja, "Relatório ERG (06) 45a", não existia. Afirmou que poderia ter compreendido, por exemplo, a explicação de que o documento tinha sido considerado demasiado insignificante e, por conseguinte, suprimido. Mas a explicação de que o documento nunca tinha sido criado não reforçou a sua confiança na Comissão.

1.4 O Provedor de Justiça observa que a declaração factual de uma instituição de que um documento não existe implica uma presunção (refutável) de veracidade (4). Esta presunção aplica-se a todos os intervenientes que possam estar envolvidos no contexto de pedidos de acesso a documentos, sejam eles cidadãos ou outras instituições comunitárias. No que diz especificamente respeito ao Provedor de Justiça, a presunção de veracidade baseia-se, em primeiro lugar, no elevado nível de confiança que existe entre todas as instituições e o Provedor de Justiça no que diz respeito à aplicação do Regulamento n.o 1049/2001. Além disso, traz consigo uma vantagem de economia processual - tanto para a Administração como para o Provedor de Justiça - ao reduzir consideravelmente a necessidade de efectuar inspecções aos processos ou documentos administrativos em causa. Ao mesmo tempo, a presunção de veracidade implica um dever de diligência particularmente rigoroso para garantir a exatidão das declarações relativas à inexistência de um documento.

1.5 No caso em apreço, a Comissão reconheceu plenamente que a declaração factual controvertida que tinha feito estava errada, ou seja, que o documento alegadamente inexistente existia efectivamente. A questão relevante neste momento do inquérito é, portanto, a de saber se a Comissão respeitou o dever de diligência acima referido.

1.6 Após ter examinado atentamente o parecer da Comissão, o Provedor de Justiça não considera que lhe tenham sido fornecidas informações ou explicações que demonstrem o cumprimento do dever acima referido, pelas seguintes razões:

Em primeiro lugar, o ponto 1 do parecer da Comissão indica que os seus serviços tinham de alguma forma inferido a inexistência do documento do facto de os documentos registados com a letra "a" serem notas de apresentação. Essas notas resumem sucintamente as questões apresentadas nos documentos conexos e destinam-se a introduzir documentos nas reuniões plenárias do ERG para debate antes da adoção. A conclusão acima apresentada parece ter sido feita em conjugação com o facto de «o documento ERG (06) 45 dever ser tratado como um ponto 'A' sem discussão». No entanto, a Comissão não forneceu explicações suficientes sobre a razão pela qual, em geral, tal inferência seria justificada (5) e sobre a razão pela qual, nas circunstâncias especiais do caso em apreço, tal inferência não refletia, em última análise, a realidade.

Em segundo lugar, o ponto 2 do parecer da Comissão não forneceu informações claras e adequadas sobre a pesquisa pertinente realizada pelos seus serviços. Refere-se, apenas em termos gerais, a um "lugar" não especificado onde os documentos são guardados por um "período limitado" não especificado antes de serem apagados. Não é claro se a referência pretende transmitir as informações que os serviços da Comissão que procuraram o documento o fizeram após o termo de um prazo fixo para a conservação dos documentos e que, por esta razão, (obviamente) não conseguiram encontrá-las. Em seguida, o parecer refere-se, uma vez mais, a um sítio «CIRCA», indicando que este se destina «bastante» a ser utilizado pelos delegados das autoridades reguladoras nacionais. Isto não transmite, entre outras coisas, qualquer informação clara e específica sobre se os seus serviços não eram razoavelmente esperados, como uma questão de curso, ter também procurado o referido site "CIRCA".

Por último, há que observar que a Comissão indicou que o documento em causa nunca existiu, não que já não estava na sua posse ou que a sua tentativa de o extrair do(s) seu(s) sistema(s) informático(s) não tinha sido frutuosa.

1.7 Dada a natureza da má administração acima referida, o Provedor de Justiça salienta que, de acordo com os princípios da boa administração, teria sido adequado que a Comissão apresentasse um pedido de desculpas ao queixoso. A Comissão optou por não o fazer, pelo que o Provedor de Justiça encerra o caso com uma observação crítica.

2 Conclusão

Com base nos inquéritos do Provedor de Justiça sobre esta queixa, é necessário fazer a seguinte observação crítica:

A presunção de veracidade da declaração factual da Administração de que um determinado documento solicitado não existe implica um dever de diligência particularmente rigoroso para garantir a exatidão de tais declarações. À luz das suas conclusões no ponto 1.6 supra, o Provedor de Justiça não considera que lhe tenham sido fornecidas informações e explicações que demonstrem o cumprimento deste dever no caso em apreço. Por conseguinte, o comportamento relevante da Comissão implica má administração.

O Provedor de Justiça encerra o processo.

O Presidente da Comissão será igualmente informado desta decisão.

Com os melhores cumprimentos,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Como resulta da ordem do dia (ERG (06) 35 Rev 1) da 18.a reunião plenária do ERG de 5-6 de Outubro de 2006 (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf), bem como da acta dessa reunião plenária (ERG (06) 52).

(4) Ver processo T-311/00, British American Tobacco/Comissão, Coletânea 2002, p. II-2781, n.o 35.

(5) Por exemplo, é aparentemente possível que i) seja elaborada uma nota de apresentação registada com a letra «a», para efeitos do debate da questão/projeto de documento pertinente nas reuniões plenárias do ERG, e ii) seja subsequentemente tomada uma decisão de não debater esta questão/documento.