Estrasburgo, 20 de Dezembro de 2006

Ex.mo Senhor X,

Em 18 de Março de 2006, V. Exa. apresentou uma queixa ao Provedor de Justiça Europeu relativa ao alegado não reembolso das despesas de viagem por parte do Comité das Regiões (a seguir designado "Comité") por ocasião de uma entrevista de emprego. Por correio electrónico de 4 de Abril de 2006, V. Ex.a enviou uma série de documentos justificativos da sua queixa.

Em 11 de Abril de 2006, transmiti a queixa ao presidente do Comité. O Comité enviou o seu parecer em 16 de Junho de 2006 e eu transmiti-o a V. Exa., convidando-a a apresentar as suas observações, se assim o desejar, o mais tardar até 31 de Julho de 2006. Até essa data, não foram recebidas quaisquer observações da sua parte.

No entanto, em conversas telefónicas com o jurista responsável pelo seu caso, em 31 de Outubro e 22 de Novembro de 2006, declarou estar satisfeito com o tratamento dado pelo Comité a partes da sua queixa. Apresentou observações adicionais sobre a parte da sua queixa que considerava não ter sido resolvida de forma satisfatória.

Escrevo agora para informá-lo dos resultados das investigações que foram feitas.

A QUEIXA

O queixoso participou numa entrevista de emprego no Comité das Regiões ("Comité") em 19 de Outubro de 2005. No mesmo dia, pediu o reembolso das suas despesas de viagem e entregou os seus cartões de embarque para a viagem de ida. Em 29 de outubro de 2005, enviou uma carta registada ao Comité, contendo os cartões de embarque para a viagem de regresso, um recibo da companhia aérea e um extrato do cartão de crédito. Não tendo recebido qualquer resposta, contactou o Comité por correio electrónico de 23 de Dezembro de 2005. Em 10 de Janeiro de 2006, o Comité informou-o de que não tinha recebido provas de que o queixoso tivesse efectivamente pago o montante em questão. Além disso, faltavam os cartões de embarque para a sua viagem de regresso. O queixoso respondeu que tinha enviado os documentos necessários por correio registado. Em 14 de Janeiro de 2006, enviou cópias dos documentos ao Comité. Em 19 de Janeiro de 2006, foi informado de que os documentos eram suficientes para o reembolso. No que diz respeito à sua carta registada, o Comité confirmou que não tinha recebido essa carta e pediu-lhe mais pormenores para que pudesse verificar o que tinha acontecido à carta. Segundo o queixoso, voltou a dirigir-se ao Comité em 18 de Fevereiro de 2006, a fim de lhe recordar que ainda não tinha recebido o pagamento.

Na sua queixa ao Provedor de Justiça, o queixoso declarou que não tinha recebido uma resposta à sua mensagem de correio electrónico de 18 de Fevereiro de 2006 e que ainda não tinha recebido o pagamento.

O queixoso alegou que o Comité não tinha tratado correctamente o seu pedido de reembolso das despesas de viagem. Alegou que

1. que as suas despesas de viagem sejam reembolsadas o mais rapidamente possível;
2. que lhe sejam pagos juros pelo atraso no reembolso; e
3. que o procedimento de reembolso deve ser melhorado.

O INQUÉRITO

Parecer do Comité das Regiões

No seu parecer, o Comité declarou que, de acordo com a sua Decisão n.o 015/04, as despesas foram reembolsadas após a receção dos elementos de prova pertinentes, tais como bilhetes e cartões de embarque.

O Comité alegou que o queixoso só tinha entregue cópias dos documentos exigidos por correio electrónico de 16 de Janeiro de 2006 (1). Nunca tinha recebido a carta registada com os documentos originais, que o queixoso tinha enviado em 29 de Outubro de 2005. No entanto, teve em conta esta situação e, a título excecional, efetuou o reembolso com base nas cópias dos documentos apresentados pelo autor da denúncia.

Além disso, o Comité alegou que, nos termos do Regulamento Financeiro (2), o prazo para o reembolso tinha sido fixado em 2 de Março de 2006. No entanto, o Comité reconheceu que o pagamento (1058,95 euros) só tinha sido efectuado em 29 de Abril de 2006. Segundo o Comité, tal deveu-se a uma reorganização interna durante o período em questão.

O Comité declarou que tinha pago ao queixoso juros de mora relativos ao período compreendido entre 3 de Março e 29 de Abril de 2006, que ascenderam a 9,79 euros.

Quanto à alegação do queixoso de que o procedimento de reembolso deveria ser melhorado, o Comité alegou que o atraso no pagamento se devia a circunstâncias excepcionais e que os seus procedimentos não necessitavam de revisão.

Observações do queixoso

Não foram recebidas quaisquer observações do autor da denúncia.

Numa conversa telefónica com o jurista responsável pelo seu caso, em 31 de Outubro de 2006, o queixoso declarou estar satisfeito com o tratamento dado pelo Comité ao seu caso, na medida em que tinha recebido o pagamento em dívida e os juros.

No entanto, afirmou que não concordava com a posição do Comité de que os seus procedimentos não necessitavam de ser melhorados. Alegou que o Comité não o tinha informado de que não tinha recebido os documentos pertinentes para o reembolso. Além disso, alegou que o atraso se devia a uma reorganização interna. O queixoso considerou que o Comité poderia tê-lo informado desta reorganização.

No entanto, nesta conversa telefónica e numa outra em 22 de Novembro de 2006, o queixoso concluiu que, se o Provedor de Justiça não tivesse quaisquer indicações de que o problema que tinha levantado era de natureza mais geral, o seu caso poderia ser encerrado. Agradeceu ao Provedor de Justiça a sua ajuda.

A DECISÃO

1 Atraso no reembolso das despesas de viagem

1.1 O queixoso participou numa entrevista de emprego no Comité das Regiões ("Comité") em 19 de Outubro de 2005. Em 29 de Outubro de 2005, enviou ao Comité, por carta registada, os documentos necessários para o reembolso das suas despesas de viagem. Tendo sido informado de que o Comité não tinha recebido os documentos, enviou-lhes cópias em 14 de Janeiro de 2006. Em 19 de Janeiro de 2006, foi informado de que os documentos eram suficientes para o reembolso.

1.2 Na sua queixa ao Provedor de Justiça, enviada em 18 de Março de 2006, o queixoso declarou que não tinha recebido resposta a uma carta de insistência que tinha enviado ao Comité em 18 de Fevereiro de 2006 e que ainda não tinha recebido o pagamento pendente. Alegou i) que as suas despesas de viagem deveriam ser reembolsadas o mais rapidamente possível; ii) que lhe sejam pagos juros pelo atraso no reembolso; e iii) que o procedimento de reembolso deve ser melhorado.

1.3 No seu parecer, o Comité alegou que nunca tinha recebido a carta registada com os documentos originais. No entanto, teve em conta esta situação e, a título excecional, efetuou o reembolso com base nas cópias dos documentos apresentados pelo autor da denúncia. O prazo para o reembolso terminava em 2 de Março de 2006. No entanto, o Comité reconheceu que o pagamento (1058,95 euros) só tinha sido efectuado em 29 de Abril de 2006. Segundo o Comité, tal deveu-se a uma reorganização interna durante o período em questão. O Comité declarou que tinha pago ao queixoso juros de mora relativos ao período compreendido entre 3 de Março e 29 de Abril de 2006, no montante de 9,79 euros. Quanto à alegação do queixoso de que o procedimento de reembolso deveria ser melhorado, o Comité alegou que o atraso no pagamento se devia a circunstâncias excepcionais e que os seus procedimentos não necessitavam de revisão.

1.4 Não foram recebidas quaisquer observações do autor da denúncia. No entanto, numa conversa telefónica com o jurista responsável pelo seu caso, o queixoso declarou estar satisfeito com o tratamento dado pelo Comité ao seu caso, na medida em que tinha recebido o pagamento em dívida e os juros. Por conseguinte, afigura-se que o Comité tomou medidas para resolver este aspeto da queixa.

1.5 No entanto, no que diz respeito ao seu pedido de melhoria do procedimento de reembolso, o queixoso declarou que não concordava com a posição do Comité. Alegou que o Comité não o tinha informado de que não tinha recebido os documentos pertinentes para o reembolso. Além disso, alegou que o atraso se devia a uma reorganização interna. O queixoso considerou que o Comité poderia tê-lo informado desta reorganização. No entanto, a partir dos contactos do queixoso com o jurista responsável pelo seu caso, verificou-se que este não pretendia dar seguimento a estas questões.

1.6 Por conseguinte, o Provedor de Justiça considera que o queixoso retirou a sua alegação de que o procedimento de reembolso do Comité deveria ser melhorado. No entanto, afigura-se adequado fazer uma observação adicional em relação a esta questão.

2 Conclusão

Resulta do parecer do Comité das Regiões e das observações do queixoso que o Comité tomou medidas para resolver a questão e, por conseguinte, satisfez o queixoso. Por conseguinte, o Provedor de Justiça encerra o processo.

O presidente do Comité das Regiões será igualmente informado desta decisão.

OBSERVAÇÕES ADICIONAIS

O Provedor de Justiça considera que as normas administrativas do Comité das Regiões seriam ainda melhoradas se o Comité seguisse sistematicamente os processos de pagamento como o que está em causa no presente processo, em especial i) contactando os requerentes se faltarem determinados documentos necessários para a execução do pagamento; e ii), caso surjam atrasos, mantendo os requerentes informados sobre esses atrasos e as razões para tal.

Com os melhores cumprimentos,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Afigura-se que o Comité remete para a mensagem de correio electrónico do queixoso de 14 de Janeiro de 2006.

(2) Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (JO L 248, p. 1).