Estrasburgo, 20 de dezembro de 2006

Ex.mo Senhor X,

Em 18 de março de 2006, V. Exa. apresentou uma queixa ao Provedor de Justiça Europeu relativa à alegada falta de reembolso das despesas de viagem para uma entrevista de emprego por parte do Comité das Regiões (a seguir designado por «Comité»). Por correio eletrónico de 4 de abril de 2006, enviou uma série de documentos em apoio da sua queixa.

Em 11 de abril de 2006, transmiti a queixa ao Presidente do Comité. O Comité enviou o seu parecer em 16 de junho de 2006 e enviei-o a V. Exa., convidando-o a apresentar as suas observações, se assim o desejar, até 31 de julho de 2006, o mais tardar. Até essa data, não foram recebidas observações de V. Ex.ª.

No entanto, em conversas telefónicas com o jurista responsável pelo seu processo, em 31 de outubro e 22 de novembro de 2006, afirmou estar satisfeito com o tratamento por parte do Comité de partes da sua queixa. Formulou observações adicionais sobre a parte da sua queixa que considerou não ter sido resolvida de forma satisfatória.

Escrevo agora para informá-lo sobre os resultados das investigações que foram feitas.

QUANTO À QUEIXA

O queixoso participou numa entrevista de emprego no Comité das Regiões («o Comité») em 19 de outubro de 2005. No mesmo dia, pediu o reembolso das suas despesas de viagem e entregou os seus cartões de embarque para a viagem de ida. Em 29 de outubro de 2005, enviou uma carta registada ao Comité, contendo os cartões de embarque para a viagem de ida e volta, um recibo da companhia aérea e um extrato do cartão de crédito. Não tendo recebido qualquer resposta, contactou o Comité por correio eletrónico de 23 de dezembro de 2005. Em 10 de janeiro de 2006, o Comité informou-o de que não tinha recebido elementos de prova de que o queixoso tinha efetivamente pago o montante em questão. Além disso, os cartões de embarque para a sua viagem de regresso estavam desaparecidos. O queixoso respondeu que tinha enviado os documentos exigidos por correio registado. Em 14 de janeiro de 2006, enviou cópias dos documentos ao Comité. Em 19 de janeiro de 2006, foi informado de que os documentos eram suficientes para o reembolso. No que se refere à sua carta registada, o Comité confirmou que não tinha recebido essa carta e pediu-lhe mais pormenores para que pudesse verificar o que tinha acontecido à carta. De acordo com o queixoso, voltou a dirigir-se ao Comité em 18 de fevereiro de 2006, a fim de lhe recordar que ainda não tinha recebido o pagamento.

Na sua queixa ao Provedor de Justiça, o queixoso declarou que não tinha recebido uma resposta à sua mensagem de correio eletrónico de 18 de fevereiro de 2006 e que ainda não tinha recebido o pagamento.

O queixoso alegou que o Comité não tinha tratado corretamente o seu pedido de reembolso das suas despesas de viagem. Reivindicou

1. que as suas despesas de viagem sejam reembolsadas o mais rapidamente possível;
2. que lhe sejam pagos juros pelo atraso no reembolso; e
3. que o procedimento de reembolso deve ser melhorado.

O INQUÉRITO

Parecer do Comité das Regiões

No seu parecer, o Comité declarou que, de acordo com a sua Decisão n.º 015/04, as despesas eram reembolsadas após a receção das provas pertinentes, tais como bilhetes e cartões de embarque.

O Comité alegou que o queixoso tinha entregue cópias dos documentos exigidos apenas por correio eletrónico de 16 de janeiro de 2006(1). Nunca tinha recebido a carta registada com os documentos originais, que o queixoso tinha enviado em 29 de outubro de 2005. No entanto, tinha tido em conta esta situação e tinha efetuado, a título excecional, o reembolso com base nas cópias dos documentos apresentados pelo autor da denúncia.

O Comité alegou ainda que, de acordo com o Regulamento Financeiro(2), o prazo para o reembolso tinha sido fixado em 2 de março de 2006. No entanto, o Comité reconheceu que o pagamento (1 058,95 EUR) só tinha sido efetuado em 29 de abril de 2006. Segundo o Comité, tal deveu-se a uma reorganização interna durante o período em questão.

O Comité declarou que tinha pago ao autor da denúncia juros de mora relativos ao período compreendido entre 3 de março e 29 de abril de 2006, que ascendia a 9,79 EUR.

Quanto à alegação do autor da denúncia de que o procedimento de reembolso deveria ser melhorado, o Comité alegou que o atraso no pagamento se devia a circunstâncias excecionais e que os seus procedimentos não exigiam revisão.

Observações do queixoso

Não foram recebidas observações do autor da denúncia.

Numa conversa telefónica com o jurista encarregado do seu processo, em 31 de outubro de 2006, o queixoso declarou-se satisfeito com o tratamento do seu caso pelo Comité, na medida em que tinha recebido o pagamento em dívida e os juros.

No entanto, declarou não concordar com a posição do Comité de que os seus procedimentos não precisavam de ser melhorados. Alegou que o Comité não o tinha informado de que não tinha recebido os documentos pertinentes para reembolso. Além disso, alegou que o atraso se devia a uma reorganização interna. O queixoso considerou que o Comité poderia tê-lo informado sobre esta reorganização.

No entanto, nesta conversa telefónica e noutra conversa de 22 de novembro de 2006, o queixoso concluiu que, se o Provedor de Justiça não tivesse quaisquer indicações de que o problema que tinha levantado fosse de natureza mais geral, o seu caso poderia ser encerrado. Agradeceu ao Provedor de Justiça a sua ajuda.

DECISÃO

1 Atraso no reembolso das despesas de viagem

1.1 O queixoso participou numa entrevista de emprego no Comité das Regiões («o Comité») em 19 de outubro de 2005. Em 29 de outubro de 2005, enviou ao Comité, por carta registada, os documentos necessários para o reembolso das suas despesas de viagem. Tendo sido informado de que o Comité não tinha recebido os documentos, enviou-lhe cópias em 14 de janeiro de 2006. Em 19 de janeiro de 2006, foi informado de que os documentos eram suficientes para o reembolso.

1.2 Na sua queixa ao Provedor de Justiça, enviada em 18 de março de 2006, o queixoso declarou que não tinha recebido uma resposta a um aviso que tinha enviado ao Comité em 18 de fevereiro de 2006 e que ainda não tinha recebido o pagamento em dívida. Alegou i) que as suas despesas de viagem deviam ser reembolsadas o mais rapidamente possível; II) que lhe sejam pagos juros pelo atraso no reembolso; e iii) que o procedimento de reembolso deve ser melhorado.

1.3 No seu parecer, o Comité considerou que nunca tinha recebido a carta registada que continha os documentos originais. No entanto, tinha tido em conta esta situação e tinha efetuado, a título excecional, o reembolso com base nas cópias dos documentos apresentados pelo autor da denúncia. O prazo para o reembolso era 2 de março de 2006. No entanto, o Comité reconheceu que o pagamento (1 058,95 EUR) só tinha sido efetuado em 29 de abril de 2006. Segundo o Comité, tal deveu-se a uma reorganização interna durante o período em questão. O Comité declarou ter pago ao queixoso juros de mora relativos ao período compreendido entre 3 de março e 29 de abril de 2006, no montante de 9,79 EUR. Quanto à alegação do autor da denúncia de que o procedimento de reembolso deveria ser melhorado, o Comité alegou que o atraso no pagamento se devia a circunstâncias excecionais e que os seus procedimentos não exigiam revisão.

1.4 Não foram recebidas observações do autor da denúncia. No entanto, numa conversa telefónica com o jurista responsável pelo seu processo, o queixoso declarou-se satisfeito com o tratamento do seu caso pelo Comité, na medida em que tinha recebido o pagamento em dívida e os juros. Por conseguinte, afigura-se que o Comité tomou medidas para resolver este aspeto da queixa.

1.5 No entanto, no que diz respeito ao seu pedido de melhoria do procedimento de reembolso, o queixoso declarou que não concordava com a posição do Comité. Alegou que o Comité não o tinha informado de que não tinha recebido os documentos pertinentes para o reembolso. Além disso, alegou que o atraso se devia a uma reorganização interna. O queixoso considerou que o Comité poderia tê-lo informado sobre esta reorganização. No entanto, a partir dos contactos do queixoso com o jurista responsável pelo seu processo, verificou-se que este não pretendia prosseguir estas questões.

1.6 Por conseguinte, o Provedor de Justiça considera que o queixoso desistiu da sua alegação de que o procedimento de reembolso do Comité deveria ser melhorado. No entanto, afigura-se adequado fazer uma observação adicional em relação a esta questão.

2 Conclusão

Resulta do parecer do Comité das Regiões e das observações do queixoso que o Comité tomou medidas para resolver a questão e, por conseguinte, satisfez o queixoso. Por conseguinte, o Provedor de Justiça encerra o processo.

O presidente do Comité das Regiões será igualmente informado desta decisão.

OBSERVAÇÕES ADICIONAIS

O Provedor de Justiça considera que as normas administrativas do Comité das Regiões continuariam a ser melhoradas se o Comité procedesse sistematicamente ao acompanhamento de processos de pagamento como o que está em causa no presente processo, em especial (i) contactando os requerentes em caso de falta de determinados documentos necessários para a execução do pagamento; e ii), caso surjam atrasos, mantendo os requerentes informados sobre esses atrasos e sobre as razões que o justificam.

Com sinceridade,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Afigura-se que o Comité remete para a mensagem de correio eletrónico do queixoso de 14 de janeiro de 2006.

(2) Regulamento (CE, Euratom) n.º 1605/2002 do Conselho, de 25 de junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (JO L 248, p. 1).