Estrasburgo, 14 de Novembro de 2003

Ex.mo Senhor A.,

Em 29 de Novembro de 2002, apresentou uma queixa contra o Conselho da União Europeia relativa à sua participação no concurso Council/A/394.

Em 10 de Dezembro de 2002, a queixa foi transmitida ao Secretário-Geral do Conselho. Em 7 de Abril de 2003, recebi a versão inglesa do parecer do Conselho, que lhe enviei em 16 de Abril de 2003, convidando-o a apresentar as suas observações. Na mesma data, escrevi ao Conselho da União Europeia e pedi à instituição que me fornecesse, até 30 de Abril de 2003, uma tradução do seu parecer para francês. Em 22 de Abril de 2003, recebi a tradução francesa do parecer do Conselho, que vos transmiti em 5 de Maio de 2003. Em 27 de Maio de 2003, V. Ex.a enviou as suas observações.

Em 8 de Julho de 2003, apresentei ao Conselho um projecto de recomendação. Em 30 de Outubro de 2003, o Conselho enviou-me o seu parecer circunstanciado sobre este projecto de recomendação. Em 5 de Novembro de 2003, os meus serviços contactaram-no por telefone. Em 11 de Novembro de 2003, foi transmitida a V. Exa., para informação, uma cópia do parecer circunstanciado do Conselho.

Escrevo agora para informá-lo dos resultados das investigações que foram feitas.

A QUEIXA

O queixoso, cidadão português, participou no concurso Council/A/394 para administradores de língua portuguesa. Em 1 de Março de 2002, o Secretário-Geral do Conselho da União Europeia (a seguir designado "o Conselho") informou o queixoso de que não tinha sido admitido à prova oral porque, no teste VI.A.d.1, que consistia numa dissertação escrita, só tinha obtido 13 dos 40 pontos quando o mínimo exigido era de 20 pontos.

Em 5 de Março de 2002, o queixoso escreveu ao presidente do júri. Considerou que era altamente improvável que tivesse obtido uma nota tão baixa e pediu ao júri que reexaminasse a sua prova VI.A.d.1. Por carta de 11 de Março de 2002, o júri informou o queixoso de que, após ter reconsiderado a nota atribuída à sua prova, confirmava a decisão inicial.

Em 18 de Março de 2002, o queixoso apresentou uma reclamação nos termos do n.o 2 do artigo 90.o do Estatuto dos Funcionários. Solicitou que lhe fosse facultado o acesso a uma cópia da prova escrita assinalada e que lhe fossem comunicados os critérios de avaliação seguidos pelo júri. O Conselho indeferiu a queixa do queixoso por decisão de 11 de Julho de 2002.

Em 26 de Agosto de 2002, o queixoso enviou uma nova carta ao Conselho, que respondeu em 25 de Setembro de 2002 e confirmou a decisão de 11 de Julho de 2002.

Na sua queixa ao Provedor de Justiça, o queixoso alegava que o Conselho não tinha respeitado o artigo 255.o do Tratado CE e não tinha aplicado o princípio geral estabelecido no relatório especial elaborado pelo Provedor de Justiça Europeu na sequência do seu inquérito de iniciativa própria 1004/97/PD contra a Comissão, que tinha sido aprovado pelo Parlamento Europeu.

O queixoso solicitou que lhe fosse facultado o acesso a uma cópia do seu documento de exame assinalado e que fosse informado sobre os critérios seguidos pelo júri na avaliação das provas.

O INQUÉRITO

Parecer do Conselho

No seu parecer, o Conselho formulou as seguintes observações:

Após ter sido notificado da sua não admissão ao exame oral, o queixoso exigiu um reexame da prova em que tinha reprovado (teste VI.A.d.1). O júri procedeu a um reexame da prova. Confirmou o resultado da primeira avaliação e notificou o autor da denúncia por carta de 11 de Março de 2002.

Em 18 de Março de 2002, o queixoso apresentou uma reclamação nos termos do n.o 2 do artigo 90.o do Estatuto dos Funcionários contra a decisão do júri. A denúncia foi indeferida em 11 de Julho de 2002. Na sua resposta ao queixoso, o Conselho salientou que o júri de um concurso atua de forma independente e que a entidade competente para proceder a nomeações não está em condições de anular ou anular a sua decisão, a menos que existam provas de ilegalidade manifesta por parte do júri. O Conselho não encontrou provas de ilegalidade manifesta na atividade do júri no que diz respeito ao processo em causa.

Além disso, de acordo com a jurisprudência constante dos tribunais comunitários (1), o carácter confidencial das deliberações do júri, nomeadamente no caso de um exame comparativo dos méritos dos candidatos, impede-o de divulgar os critérios de avaliação das provas, uma vez que estas fazem parte da avaliação comparativa dos candidatos. O queixoso foi informado das notas obtidas nas diferentes provas que, de acordo com a jurisprudência comunitária, constituem uma fundamentação adequada da decisão do júri. Por último, a obrigação de salvaguardar a independência e a confidencialidade dos trabalhos do júri impediu o Conselho de conceder a um candidato o acesso aos seus documentos de exame marcados.

Numa outra carta de 26 de Agosto de 2002, o queixoso alegou má administração por parte do júri. Por carta de 25 de Setembro de 2002, assinada pelo secretário‐geral adjunto, o Conselho confirmou os argumentos já expostos na carta de 11 de Julho de 2002.

Observações do queixoso

Nas suas observações sobre o parecer do Conselho, o queixoso manteve a sua alegação e o seu pedido.

PROJETO DE RECOMENDAÇÃO

Em 8 de Julho de 2003, o Provedor de Justiça enviou ao Conselho, nos termos do n.o 6 do artigo 3.o do Estatuto do Provedor de Justiça, o seguinte projecto de recomendação:

O Conselho da União Europeia deverá permitir que o queixoso tenha acesso ao seu próprio documento de exame e informá-lo dos critérios de avaliação seguidos pelo júri.

Este projeto de recomendação baseou-se nas seguintes considerações:

Quanto à recusa de acesso a um documento de exame marcado

1 O queixoso, cidadão português, participou no concurso Council/A/394 para administradores de língua portuguesa. Em 1 de Março de 2002, o queixoso foi informado de que não tinha sido admitido à prova oral porque na prova VI.A.d.1, que consistia numa dissertação escrita, só obteve 13 dos 40 pontos, quando o mínimo exigido era de 20 pontos. Por conseguinte, solicitou ao júri que reexaminasse a prova em que reprovou. Após ter reconsiderado a nota atribuída à sua prova, o júri confirmou a decisão inicial. Em seguida, a queixosa apresentou uma reclamação nos termos do artigo 90.o, n.o 2, do Estatuto dos Funcionários, que foi rejeitada. Solicitou então que lhe fosse facultado o acesso a uma cópia da prova escrita marcada em que tinha reprovado, mas o Conselho indeferiu o seu pedido.

Na sua queixa ao Provedor de Justiça, o queixoso alegava que o Conselho não tinha respeitado o artigo 255.o do Tratado CE e não tinha aplicado o princípio geral estabelecido no relatório especial elaborado pelo Provedor de Justiça Europeu na sequência do seu inquérito de iniciativa própria 1004/97/PD contra a Comissão, que tinha sido aprovado pelo Parlamento Europeu. O queixoso solicitou que lhe fosse facultado o acesso a uma cópia do seu documento de exame assinalado.

2 No seu parecer, o Conselho salientou que o júri de um concurso atua de forma independente e que a entidade competente para proceder a nomeações não pode anular ou anular a sua decisão, salvo se existirem provas de ilegalidade manifesta por parte do júri. O Conselho não encontrou provas de ilegalidade manifesta na atividade do júri no que diz respeito ao processo em causa. Além disso, o Conselho considerou que a obrigação de salvaguardar a independência e a confidencialidade dos trabalhos do júri o impedia de conceder a um candidato o acesso ao seu documento de exame marcado.

3 O Provedor de Justiça Europeu já teve de tratar da questão do acesso aos documentos de exame assinalados dos candidatos em processos relativos à Comissão Europeia (2) e ao Parlamento Europeu (3).

4 Com base nos seus inquéritos relativos aos processos de recrutamento da Comissão, o Provedor de Justiça apresentou, em 18 de Outubro de 1999, um relatório especial ao Parlamento Europeu (4), que contém as seguintes considerações:

“O Provedor de Justiça não tem conhecimento de qualquer disposição do direito comunitário ou da jurisprudência dos tribunais comunitários que impeça a Comissão de permitir que um candidato num exame escrito veja o seu próprio guião marcado. O artigo 6.o do anexo III do Estatuto dos Funcionários estabelece que os «processos do júri» são secretos. As deliberações do júri devem, por conseguinte, permanecer secretas, mas daí não decorre necessariamente que um candidato deva ser impedido de ver a sua própria folha de respostas marcadas.

O principal argumento apresentado pela Comissão para justificar a sua recusa diz respeito à natureza do processo de recrutamento. Na opinião da Comissão, o júri avalia cada candidato comparando o seu desempenho com o de todos os outros candidatos do mesmo concurso. A Comissão conclui daí que a divulgação da folha de respostas marcada não teria qualquer utilidade, uma vez que apenas reflecte a apreciação de uma pessoa que não avaliou todos os outros candidatos.

No entanto, a possibilidade de inspecionar a sua própria folha de provas assinalada implica vários benefícios para o candidato. Em primeiro lugar, o candidato ganha a oportunidade de descobrir os seus erros e, assim, melhorar o seu desempenho futuro. Em segundo lugar, a confiança do candidato na administração é reforçada. Este aspeto é importante, uma vez que parece existir uma convicção generalizada de que os testes nem sempre são devidamente avaliados pela Comissão e, de facto, que, por vezes, não são de todo avaliados. Em terceiro lugar, se um candidato sentir que foi avaliado de forma errada, poderá argumentar com muito mais precisão se tiver visto o seu guião de exame marcado. Em qualquer caso, o cidadão que solicita informações deve julgar se as informações são úteis, e não a administração.

A Comissão refere igualmente os encargos administrativos e financeiros que a divulgação dos documentos de exame poderia implicar. O Provedor de Justiça está confiante de que os serviços da Comissão poderão organizar o processo de divulgação de forma a minimizar os custos, uma vez que é pouco provável que todos os candidatos desejem ver a sua folha de respostas marcada.

(…)

É igualmente com razão que a Comissão salienta que a actividade dos júris de concurso está sujeita à fiscalização jurisdicional dos tribunais comunitários. No entanto, isto significa que as questões que poderiam facilmente ter sido resolvidas se o candidato tivesse a oportunidade de ver a folha de respostas marcada podem ter de ser tratadas pelos tribunais. O Provedor de Justiça considera que tal é altamente insatisfatório para os candidatos. Conceder acesso ao script de exame marcado, por outro lado, é provável que satisfaça muitas consultas com um mínimo de esforço e tempo.

(…)

Tal como confirmado pelo Tratado de Amesterdão, a obrigação de tomar decisões de forma tão aberta quanto possível constitui um dos princípios fundamentais do direito administrativo das Comunidades Europeias. Além disso, é importante assegurar que os cidadãos recebam uma impressão positiva quando se encontram pela primeira vez com as instituições comunitárias. Os cidadãos que desejam trabalhar para as Comunidades recebem uma impressão muito má se tiverem dúvidas sobre se foram avaliados de forma justa e correcta. Para dissipar essas dúvidas, é essencial que cada candidato tenha a possibilidade de inspecionar a cópia marcada da sua própria folha de respostas. Esta possibilidade não colide de modo algum com a exigência de segredo dos trabalhos dos júris, uma vez que não diz respeito às deliberações dos júris em que são avaliados os méritos relativos dos candidatos. Por estas razões, o facto de a Comissão não ter alterado os seus procedimentos administrativos de modo a dar a cada candidato a possibilidade de aceder à sua própria folha de respostas marcadas, parece constituir um caso de má administração.»

5 Com base nestas considerações, o Provedor de Justiça formulou uma recomendação à Comissão segundo a qual esta deveria, nos seus futuros concursos de recrutamento e, o mais tardar, a partir de 1 de Julho de 2000, facultar aos candidatos, mediante pedido, o acesso aos seus próprios guiões de exame. Por carta de 7 de Dezembro de 1999, o Presidente da Comissão Europeia informou o Provedor de Justiça de que a Comissão tinha aceite esta recomendação.

6 Em 17 de Novembro de 2000, o Parlamento Europeu adoptou uma resolução (5) na qual aprovou o relatório especial do Provedor de Justiça e felicitou a Comissão pela sua resposta positiva à recomendação feita pelo Provedor de Justiça. O Parlamento manifestou igualmente a esperança de que «todos os outros organismos e instituições europeus sigam o exemplo da Comissão».

7 Em 17 de Julho de 2000, o Provedor de Justiça dirigiu um projecto de recomendações ao Parlamento Europeu, no qual sugeria que este concedesse aos queixosos em causa o acesso aos seus documentos de exame assinalados. Em 27 de Novembro de 2000, o Parlamento informou o Provedor de Justiça de que tinha aceite o princípio segundo o qual os candidatos deveriam ser autorizados a obter uma cópia dos seus próprios documentos de exame assinalados e descreveu a forma como aplicaria os projectos de recomendações do Provedor de Justiça (6).

8 Os argumentos apresentados pelo Conselho no caso em apreço não se referem a nenhuma particularidade dos concursos organizados pelo Conselho que os distinga dos concursos organizados pelo Parlamento Europeu e pela Comissão. Por conseguinte, o Provedor de Justiça considera que as considerações formuladas no seu relatório especial sobre os processos de recrutamento da Comissão também se aplicam (mutatis mutandis) aos concursos organizados pelo Conselho.

9 Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça considera que a recusa do Conselho de conceder ao queixoso acesso aos seus documentos de exame assinalados constitui um caso de má administração.

No que diz respeito à comunicação dos critérios de avaliação

1 O queixoso alegou que devia ser informado sobre os critérios seguidos pelo júri na avaliação das provas.

2 No seu parecer, o Conselho sublinhou que, segundo jurisprudência constante dos órgãos jurisdicionais comunitários (7), o carácter confidencial da deliberação do júri, a saber, no caso de um exame comparativo dos méritos dos candidatos como num concurso geral, impede-o de divulgar os critérios de avaliação das provas, uma vez que estas fazem parte da avaliação comparativa dos candidatos. O queixoso foi informado da nota obtida nas diferentes provas que, segundo a jurisprudência, constitui uma fundamentação suficiente da decisão do júri.

3 No passado, o Provedor de Justiça já teve de tratar da questão relativa à comunicação dos critérios de avaliação aos candidatos. Está ciente de que, de acordo com a jurisprudência do Tribunal de Justiça, os júris de concurso dispõem de amplos poderes discricionários. Tais poderes implicam que o âmbito do controlo judicial seja limitado; a atribuição de tais poderes não parece, contudo, impedir as autoridades públicas de respeitarem os princípios da boa administração. Por conseguinte, o Provedor de Justiça considerou que, sem prejuízo dos poderes discricionários dos júris de seleção e do artigo 6.o do anexo III do Estatuto dos Funcionários, as próprias instituições poderiam decidir desenvolver garantias processuais para os candidatos por uma questão de boa conduta administrativa (8). Além disso, considerou que a comunicação dos critérios de avaliação ao recorrente em causa poderia aumentar a transparência do processo de tomada de decisão e a confiança dos cidadãos em relação às instituições comunitárias, tendo em conta o facto de o primeiro contacto de muitos cidadãos com as instituições comunitárias ocorrer no âmbito de processos de recrutamento.

4 Além disso, o Tribunal de Primeira Instância declarou recentemente que, embora a comunicação da nota obtida pelos candidatos nas diferentes provas constitua uma fundamentação suficiente da decisão do júri, esta conclusão não implica que um candidato que o solicite não possa ser informado dos critérios gerais de correcção do júri (9).

Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça considera que não existem razões que impeçam o Conselho de comunicar ao queixoso os critérios de avaliação seguidos pelo júri.

Parecer circunstanciado do Conselho

No seu parecer circunstanciado, o Conselho salientou que, na sequência do projecto de recomendação apresentado pelo Provedor de Justiça num caso semelhante anterior (queixa 2097/2002/GG), o Secretariado-Geral do Conselho tinha, em 17 de Setembro de 2003, estabelecido novas regras relativas à comunicação de cópias marcadas aos candidatos. Estas regras aplicar-se-iam a todos os concursos externos e internos a organizar pelo Secretariado-Geral do Conselho.

Os candidatos que participem em concursos publicados a partir de 1 de Setembro de 2003 poderão obter uma cópia do seu próprio documento de exame e, para as provas escritas, da ficha de avaliação do júri. No caso de concursos organizados antes de 1 de Setembro de 2003, as regras aplicáveis previam que os candidatos que o solicitassem podiam obter uma cópia do seu próprio documento de exame, bem como da ficha de avaliação, caso o júri tivesse elaborado essa ficha.

No que se refere ao presente processo, o Conselho tinha decidido permitir ao queixoso o acesso ao seu próprio documento de análise. No que diz respeito à comunicação dos critérios de avaliação, o Conselho salientou que estes tinham sido indicados no ponto VI.A.d) do anúncio de concurso e que o júri não tinha elaborado uma ficha de avaliação. Segundo o Conselho, uma cópia do documento de análise do queixoso, juntamente com uma cópia do anúncio de concurso, seria enviada ao queixoso no mesmo dia.

Observações do autor da denúncia

Em 5 de Novembro de 2003, os serviços do Provedor de Justiça contactaram o queixoso por telefone, a fim de o informar da resposta do Conselho e verificar se considerava a resposta satisfatória. O queixoso felicitou o Provedor de Justiça pelo resultado do inquérito e pelos resultados alcançados.

A DECISÃO

1 Recusa de acesso a documentos de exame marcados e de comunicação dos critérios de avaliação

1.1 O queixoso solicitou o acesso a uma cópia do seu documento de exame marcado no concurso Council/A/394 e a informação sobre os critérios seguidos pelo júri na avaliação das provas. O Conselho recusou-se a dar seguimento a estes pedidos. Por conseguinte, o queixoso queixou-se ao Provedor de Justiça.

1.2 Em 8 de Julho de 2003, o Provedor de Justiça dirigiu ao Conselho, nos termos do n.o 6 do artigo 3.o do Estatuto do Provedor de Justiça, um projecto de recomendação segundo o qual o Conselho deveria permitir que o queixoso tivesse acesso ao seu próprio documento de exame e informá-lo dos critérios de avaliação seguidos pelo júri.

1.3 No seu parecer circunstanciado, o Conselho informou o Provedor de Justiça de que tinha decidido aceitar o seu projecto de recomendação.

O Conselho salientou que, em 17 de Setembro de 2003, o seu Secretariado-Geral tinha estabelecido novas regras relativas à comunicação de cópias marcadas aos candidatos. Estas regras aplicar-se-iam a todos os concursos externos e internos a organizar pelo Secretariado-Geral do Conselho.

Os candidatos que participem em concursos publicados a partir de 1 de Setembro de 2003 poderão obter uma cópia do seu próprio documento de exame e, para as provas escritas, da ficha de avaliação do júri. No caso de concursos organizados antes de 1 de Setembro de 2003, as regras aplicáveis previam que os candidatos que o solicitassem também podiam obter uma cópia do seu próprio documento de exame e uma cópia da ficha de avaliação do júri onde este tinha elaborado essa ficha.

1.4 No que se refere ao caso do queixoso, o Conselho informou o Provedor de Justiça de que uma cópia do documento de análise do queixoso e do aviso de concurso seria enviada ao queixoso no mesmo dia. O Conselho explicou que, uma vez que os critérios de avaliação seguidos pelo júri tinham sido definidos no ponto VI.A.d) do anúncio de concurso, o júri não tinha elaborado uma ficha de avaliação.

2 Conclusão

2.1 Com base nos seus inquéritos, o Provedor de Justiça conclui que o Conselho aceitou o projecto de recomendação do Provedor de Justiça e que as medidas tomadas pelo Conselho para o aplicar são satisfatórias.

2.2 Por conseguinte, o Provedor de Justiça encerra o processo. O Secretário-Geral do Conselho será igualmente informado desta decisão.

Com os melhores cumprimentos,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Processo C-245/95 P, Parlamento Europeu/Innamorati, Coletânea 1996, p. I-3423.

(2) Inquérito de iniciativa própria 1004/97/(PD)/GG.

(3) Queixas 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP e 25/2000/IP.

(4) JO 1999, C 371, p. 12.

(5) JO 2001, n.o C 223, páginas 352, 368.

(6) Ver as decisões do Provedor de Justiça de 11 de Maio de 2001 relativas às queixas 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP e 25/2000/I, disponíveis no sítio do Provedor de Justiça (http://www.ombudsman.europa.eu).

(7) Processo C-245/95, Parlamento Europeu/Innamorati, Coletânea 1996, p. I-3423.

(8) O Provedor de Justiça fez esta declaração no seu inquérito de iniciativa própria sobre o sigilo que faz parte do processo de recrutamento da Comissão (ver nota 3).

(9) Acórdão de 25 de Junho de 2003, no processo T-72/01, Pyres/Comissão.