Estrasburgo, 3 de Dezembro de 2003

Ex.ma Senhora, Ex.ma Senhora,

Em 24 de Outubro de 2002, apresentou uma queixa ao Provedor de Justiça Europeu em nome do Centro Interdisciplinar de Investigação Comparada em Ciências Sociais (ICCR). A presente queixa contra a Comissão Europeia e o Tribunal de Contas foi recebida em 7 de Novembro de 2002. A queixa diz respeito a um pagamento final pendente de 80 671,61 euros relativo ao contrato de rede temática n.o 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" no âmbito do quinto programa-quadro e a uma auditoria realizada pelo Tribunal de Contas.

Gostaria de informar V. Exa. de que o Sr. Jacob Söderman, a quem anteriormente correspondia relativamente à sua queixa, se reformou e que, a partir de 1 de Abril de 2003, sou o seu sucessor como Provedor de Justiça Europeu.

Em 31 de Dezembro de 2002, o Provedor de Justiça transmitiu a queixa ao Presidente da Comissão Europeia e ao Presidente do Tribunal de Contas. O Tribunal de Contas enviou o seu parecer em 7 de Abril de 2003 e eu transmiti-o a V. Exa. com um convite à apresentação de observações, que V. Exa. enviou em 27 de Maio de 2003. A Comissão enviou o seu parecer em 27 de Maio de 2003, tendo-lhe sido enviado um convite à apresentação de observações, que V. Exa. enviou em 22 de Setembro de 2003. Em 14 de Outubro e 5 de Novembro de 2003, o secretariado do Provedor de Justiça Europeu contactou-o por telefone relativamente às suas observações.

Escrevo agora para informá-lo dos resultados das investigações que foram feitas.

A QUEIXA

A Comissão Europeia e o Centro Interdisciplinar de Investigação Comparada em Ciências Sociais (a seguir designado "o ICCR") como um dos contratantes principais, assinou um contrato em 22 de Dezembro de 1999. O contrato denominava-se contrato de rede temática n.o 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" no âmbito do Quinto Programa-Quadro. Este contrato abrangeu um período de 18 meses, de Janeiro de 2000 até ao final de Junho de 2001. Os custos totais estimados do projecto ascenderam a 601 015 euros e o adiantamento inicial foi fixado em 180 305 euros, a distribuir pelos cinco contratantes principais. O ICCR apresentou mapas de custos com intervalos regulares de seis meses.

Em 31 de Outubro de 2001, o ICCR foi notificado de que o Tribunal de Contas realizaria uma auditoria ao projecto. A auditoria realizou-se de 16 a 18 de Janeiro de 2002. Segundo os queixosos, os auditores declararam que apresentariam o seu relatório à Comissão até ao final de Janeiro de 2002.

O ICCR apresentou o mapa de custos final à Comissão em Agosto de 2001. Em 11 de Dezembro de 2001, a DG TREN da Comissão aprovou-a. Uma vez que o ICCR não tinha tido conhecimento da Comissão, o coordenador do projecto contactou o responsável financeiro da Comissão em 26 de Fevereiro de 2002, por correio electrónico, para se informar sobre a situação do pagamento final. Por correio electrónico de 28 de Fevereiro de 2002, foi informada de que o pagamento final não podia ser efectuado antes da recepção do relatório do Tribunal de Contas.

Em 13 de Junho de 2002, o auditor financeiro da Comissão transmitiu, por correio electrónico, o relatório dos auditores, solicitando alguns esclarecimentos. O relatório do auditor datava de 15 de Abril de 2002. O ICCR forneceu à Comissão as informações solicitadas, por correio electrónico, em 14 de Junho de 2002. Em 8 de Julho de 2002, o ICCR enviou, por sua própria iniciativa, um parecer completo sobre o relatório do Tribunal de Contas ao responsável financeiro da Comissão.

Por carta dirigida à Comissão, datada de 12 de Julho de 2002, o ICCR solicitou esclarecimentos formais sobre a situação do pagamento final do contrato. Em Agosto de 2002, a Comissão enviou uma resposta não datada indicando que o pagamento seria suspenso com base no n.o 2 do artigo 3.o do anexo II do contrato. Em 29 de Agosto de 2002, o ICCR informou a Comissão de que não podia aceitar o n.o 2 do artigo 3.o como motivo para a suspensão do pagamento final. Segundo os autores da denúncia, a Comissão não respondeu a esta carta.

Em 24 de Outubro de 2002, os queixosos apresentaram uma queixa em nome do ICCR ao Provedor de Justiça Europeu contra a Comissão Europeia e o Tribunal de Contas. A queixa diz respeito ao pagamento final pendente de 80 671,61 euros relativo ao contrato de rede temática n.o 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" e à auditoria realizada pelo Tribunal.

No que diz respeito à Comissão Europeia, os queixosos apresentaram as seguintes alegações:

1) Falta de informação sobre o estado da auditoria e do pagamento final; e

2) Não pagamento do pagamento final pendente de 80 671,61 euros.

Os queixosos reclamam a liquidação do pagamento final com juros e uma posição oficial da Comissão Europeia sobre a auditoria realizada pelo Tribunal de Contas e sobre os procedimentos seguidos por ambas as instituições.

No que diz respeito ao Tribunal de Contas, os queixosos alegam que o relatório tirou conclusões falsas e ignorou os contributos fornecidos pelo Centro, e que houve um atraso injustificado na apresentação do relatório à Comissão.

O INQUÉRITO

Parecer da Comissão

No seu parecer, a Comissão formulou as seguintes observações:

No contexto da gestão das acções indirectas de IDT no âmbito do Quinto Programa-Quadro, o Tribunal de Contas realizou uma auditoria ao contrato de rede temática n.o 1999- TN.10869 "TRANS-TALK" no ICCR em Viena. O relatório do auditor suscitou algumas questões complexas e graves que exigiram uma análise cuidadosa por parte dos serviços financeiros da Comissão.

O Tribunal de Contas chegou à conclusão de que alguns custos declarados não eram elegíveis e não continham elementos comprovativos. Tal incluiu, em especial: sobrefacturação pelo beneficiário dos mapas de custos; Incumprimento do contrato pelo beneficiário no que respeita à utilização das taxas orçamentais; consultor subcontratado declarado como trabalhador por conta de outrem permanente.

Com base no relatório do Tribunal de Contas, a Comissão decidiu suspender os pagamentos ao beneficiário até ao exame final dos documentos adicionais fornecidos pelo beneficiário.

Em 28 de Fevereiro de 2002, a Comissão informou o ICCR da situação relativa ao pagamento final e do seu exame no contexto da presente auditoria. As discussões em curso com o ICCR tiveram início no Verão de 2002. Entretanto, as discussões entre a Comissão e o Tribunal de Contas foram concluídas no Outono de 2002. Ao realizar estas investigações adicionais, a Comissão confirmou à ICCR, em Agosto de 2002, que todos os pagamentos tinham sido suspensos. A Comissão solicitou informações complementares por carta de 5 de Dezembro de 2002. A resposta do ICCR de 24 de Janeiro de 2003 foi recebida e a Comissão informou o ICCR de que esta resposta estava a ser analisada com vista a uma resolução rápida do pagamento final.

Em 13 de Maio de 2003, a Comissão informou o ICCR de que o pagamento final era de 50 821 euros. 03 foram realizadas. Segundo a Comissão, o montante de 29 799,63 euros não poderia ser tido em conta, uma vez que tal implicaria uma transferência entre categorias de custos que exigem autorização prévia.

Observações dos queixosos sobre o parecer da Comissão

Os queixosos formularam, em síntese, as seguintes observações:

Este processo suscita questões gerais relativas aos atrasos das instituições comunitárias na resposta a pedidos de informação repetidos e à duração do processo. De acordo com os autores da denúncia, o princípio da transparência exige que estas questões gerais sejam abordadas.

Na sequência da resposta dos autores da denúncia à Comissão de 27 de Maio de 2003, a Comissão procedeu ao pagamento do montante remanescente de 20 447,79 euros.

Parecer do Tribunal de Contas

O Tribunal de Contas formulou, em síntese, os seguintes pontos:

O documento que está no centro da presente queixa não é um relatório adotado pelo Tribunal de Contas, mas sim uma carta setorial. O objetivo de uma carta setorial é apresentar as conclusões preliminares obtidas no decurso de uma auditoria à entidade auditada, que, no domínio das políticas internas, é a Comissão. Na sequência de uma análise mais aprofundada da reação da Comissão às informações factuais e às observações conexas constantes da carta setorial, estas constatações podem então constituir a base das observações apresentadas nos relatórios do Tribunal de Contas. Em alguns casos, pode também exigir medidas corretivas por parte da Comissão. Uma vez que as conclusões e observações são preparatórias na fase de uma carta setorial e estão, em princípio, sujeitas a novos trabalhos de verificação, continuam a ser confidenciais entre o Tribunal e a Comissão.

No caso em apreço, a carta sectorial n.o 740/02, que comunicava as conclusões da auditoria ao contrato "TRANS-TALK", foi dirigida ao Comissário responsável pela DG Energia & Transportes (TREN). Seguindo a prática normal, a versão electrónica desta carta sectorial foi então enviada ao agente de ligação da DG TREN. Afigura-se, no entanto, que uma cópia eletrónica da carta de setor confidencial foi então enviada ao ICCR por um funcionário da Comissão.

No que diz respeito à alegação de conclusões falsas, os auditores do Tribunal seguem as políticas e normas de auditoria do Tribunal (CAPS) e as normas de auditoria internacionalmente reconhecidas, como as da Organização Internacional das Instituições Superiores de Controlo (INTOSAI). Além disso, os procedimentos do Tribunal preveem um amplo controlo interno da qualidade antes de as constatações e observações da auditoria serem apresentadas à entidade auditada. Estas normas e procedimentos foram seguidos no caso em apreço.

Quanto à alegação de que os contributos fornecidos pelo ICCR foram ignorados, a equipa de auditoria teve em conta todas as informações fornecidas pelos autores da denúncia, na medida considerada pertinente para a auditoria. Todas as conclusões do ofício setorial dirigido à Comissão são apoiadas por provas de auditoria suficientes e adequadas, baseadas em informações recolhidas e recebidas durante e após a auditoria nas instalações do ICCR, bem como da Comissão.

No que diz respeito à alegação de atraso indevido, o Manual de Auditoria do Tribunal afirma que deve ser enviada uma carta setorial no prazo de dois meses a contar da conclusão da missão. No entanto, esta regra interna não tem carácter vinculativo para o Tribunal no que diz respeito aos queixosos. Além disso, o facto de a carta setorial ter sido enviada no caso em apreço com um ligeiro atraso, o que não pode, de modo algum, ser considerado indevido, não afeta de forma alguma os interesses dos autores da denúncia.

Observações dos queixosos sobre o parecer do Tribunal de Contas

Os queixosos formularam, em síntese, as seguintes observações:

De acordo com os queixosos, o auditor do Tribunal de Contas disse ao ICCR que cabe à Comissão decidir se o relatório (1) é transmitido ao ICCR.

Os autores da denúncia sustentam que os pontos de vista do ICCR não foram tidos em conta pelos auditores.

Os queixosos salientam que o ICCR nunca alegou que o atraso no tratamento do seu caso era apenas culpa do Tribunal de Contas, mas sim o efeito combinado dos procedimentos não transparentes da Comissão e do Tribunal de Contas e das suas interfaces. Os autores da denúncia sustentam que os atrasos afetaram os interesses da ICCR, uma vez que o caso em apreço não tinha sido resolvido mais de um ano após a realização da auditoria.

Inquéritos adicionais

Em 14 de Outubro e 5 de Novembro de 2003, o secretariado do Provedor de Justiça Europeu contactou por telefone um dos queixosos que interveio em nome dos dois queixosos relativamente às observações recebidas em 29 de Setembro de 2003. Os queixosos confirmaram que a Comissão tinha procedido ao pagamento final pendente. Os queixosos aceitaram a interpretação da Comissão de transferências entre categorias de custos que requerem autorização prévia nos termos do n.o 4 do artigo 17.o das condições gerais (2). Por conseguinte, o montante de cerca de 9 000 EUR não pôde ser incluído no pagamento final. Os queixosos informaram o secretariado do Provedor de Justiça de que o ICCR não tinha enviado quaisquer observações sobre a carta da Comissão de 14 de Julho de 2003, na qual a Comissão oferecia uma solução e informava que, a menos que recebesse observações dos queixosos no prazo de um mês, o projecto seria oficialmente encerrado e não poderiam ser reclamados quaisquer custos adicionais. Os autores da denúncia confirmaram que, ao não comentar a proposta de transação apresentada pela Comissão, o ICCR tinha de facto aceitado que não seriam pagos juros pelo pagamento final suspenso. O queixoso mostrou-se satisfeito com a liquidação do pagamento final.

A DECISÃO

1 Observação preliminar

1.1 Nas suas observações, os queixosos argumentam que este caso levanta questões gerais relativas aos atrasos de duas instituições comunitárias na resposta a pedidos de informação repetidos e à duração do processo.

1.2 O Provedor de Justiça entende que os queixosos estão preocupados com a questão geral dos procedimentos em que duas ou mais instituições comunitárias realizam inquéritos ou processos simultâneos que afectam o tratamento de um caso. O Provedor de Justiça considera que esta questão geral não pode ser tratada de forma eficaz no âmbito do presente inquérito. Os queixosos têm a possibilidade de apresentar uma nova queixa ao Provedor de Justiça, se assim o desejarem.

2 Alegada falta de informação da Comissão sobre o estado da auditoria e do pagamento final

2.1 Os queixosos alegam a falta de informação por parte da Comissão sobre o estado da auditoria e o pagamento final.

2.2 Segundo a Comissão, informou os queixosos, em 28 de Fevereiro de 2002, da situação relativa ao pagamento final e do seu exame no contexto desta auditoria, após os queixosos terem enviado uma mensagem electrónica em 26 de Fevereiro de 2002. As discussões em curso com a ICCR tiveram início no Verão de 2002. Em 12 de Julho de 2002, os queixosos solicitaram informações sobre a situação do pagamento final. Em Agosto de 2002, a Comissão confirmou aos queixosos que todos os pagamentos tinham sido suspensos devido a uma auditoria do Tribunal de Contas. Em 29 de Agosto de 2002, os queixosos solicitaram à Comissão que reconsiderasse o seu caso. Em 5 de Dezembro de 2002, a Comissão solicitou informações adicionais aos autores da denúncia. Em 11 de Fevereiro de 2003, após ter recebido as informações complementares solicitadas, a Comissão enviou um aviso de recepção com uma carta de acompanhamento. Em 13 de Maio de 2003, a Comissão informou os queixosos de que tinha dado início ao procedimento de pagamento final.

2.3 O Provedor de Justiça considera que a Comissão forneceu aos queixosos informações sobre o estado da auditoria, na medida em que esta afectou o procedimento da Comissão para efectuar o pagamento final pendente. Além disso, a Comissão parece ter informado adequadamente os autores da denúncia sobre a suspensão do pagamento final. Por conseguinte, não parece haver qualquer caso de má administração por parte da Comissão no que diz respeito a esta alegação.

3 Alegado não pagamento do pagamento final em dívida com juros e pedido de liquidação

3.1 Os autores da denúncia alegaram que a Comissão não efectuou o pagamento final pendente de 80 671,61 euros relativo ao contrato de rede temática n.o 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" no âmbito do Quinto Programa-Quadro.

3.2 A Comissão afirma que o pagamento final de 50 821 euros. 03 foi feito em 13 de maio de 2003. Segundo a Comissão, o montante de 29 799,63 euros não poderia ser tido em conta, uma vez que tal implicaria uma transferência entre categorias de custos, o que exige uma autorização prévia.

3.3 Nas observações, os queixosos informam o Provedor de Justiça de que, na sequência da sua resposta à Comissão de 27 de Maio de 2003, a Comissão procedeu ao pagamento do montante de 20 447,79 euros.

3.4 O secretariado do Provedor de Justiça Europeu contactou por telefone um dos queixosos que interveio em nome dos dois queixosos relativamente às observações. Os autores da denúncia aceitaram a interpretação da Comissão de transferências entre categorias de custos que exigem autorização prévia nos termos do artigo 17.o, n.o 4, das Condições Gerais. Por conseguinte, o montante de cerca de 9 000 EUR não pôde ser incluído no pagamento final. Os queixosos informaram o Provedor de Justiça de que, ao não enviar quaisquer observações à Comissão sobre a proposta de liquidação, o ICCR tinha de facto aceitado que não seriam pagos juros sobre o pagamento final suspenso. Os queixosos mostraram-se satisfeitos com o acordo.

3.5 Com base nas informações fornecidas pela Comissão Europeia e pelos queixosos, o Provedor de Justiça considera que a Comissão resolveu a questão e, por conseguinte, satisfez a queixa.

4 Pedido de posição oficial da Comissão sobre a auditoria e os procedimentos seguidos

4.1 Os queixosos alegam que a Comissão deveria tomar uma posição oficial sobre a auditoria e os procedimentos seguidos.

4.2 O Provedor de Justiça Europeu considera que este aspecto do caso é abrangido pelo acordo referido na parte 3 da decisão.

5 Quanto às acusações contra o relatório (3) do Tribunal de Contas

5.1 Os queixosos alegam que o relatório do Tribunal de Contas extraiu conclusões falsas e ignorou os contributos fornecidos pelo ICCR.

5.2 O Tribunal de Contas alega que teve em conta todas as informações fornecidas pelos queixosos na medida considerada relevante para a auditoria e que todas as conclusões da carta sectorial são apoiadas por provas de auditoria suficientes e adequadas. O Tribunal de Contas alega igualmente que não chegou a conclusões falsas.

5.3 O Provedor de Justiça considera que não parece haver provas que sugiram que o Tribunal de Contas tenha ignorado o contributo do queixoso. Além disso, nada indica que as conclusões do Tribunal de Justiça tenham sido erradas ou desrazoáveis. Por conseguinte, não parece haver má administração relativamente a estes aspetos do caso.

6 Alegado atraso injustificado do Tribunal de Contas

6.1 Os queixosos alegam atrasos injustificados na apresentação do relatório do Tribunal de Contas (4) à Comissão. Segundo o queixoso, a missão de auditoria foi concluída em 18 de Janeiro de 2002 e o relatório do auditor datava de 15 de Abril de 2002.

6.2 No seu parecer, o Tribunal de Contas afirma que o seu Manual de Auditoria prevê o envio de uma carta sectorial no prazo de dois meses a contar da conclusão da missão. O Tribunal reconhece que a carta sectorial foi enviada no caso em apreço com um ligeiro atraso, mas que o atraso não pode ser considerado excessivo.

6.3 O Provedor de Justiça observa que o Manual de Auditoria do Tribunal de Contas é um guia interno não publicado, que não se destina a estabelecer quaisquer direitos para terceiros. Nestas circunstâncias, o Provedor de Justiça não considera que o ligeiro atraso reconhecido pelo Tribunal de Contas constitua má administração.

6.4 Por conseguinte, o Provedor de Justiça não detectou qualquer má administração relativamente a este aspecto do caso.

7 Conclusões

O Provedor de Justiça não deteta qualquer caso de má administração em relação à primeira alegação dos queixosos contra a Comissão Europeia. No que diz respeito à segunda alegação dos autores da denúncia e à sua alegação, depreende-se das informações fornecidas pela Comissão Europeia e pelos autores da denúncia que a Comissão resolveu a questão e, por conseguinte, satisfez a denúncia. Além disso, o Provedor de Justiça não deteta qualquer má administração por parte do Tribunal de Contas. Por conseguinte, o Provedor de Justiça encerra o processo.

Os Presidentes da Comissão Europeia e do Tribunal de Contas serão igualmente informados desta decisão.

Com os melhores cumprimentos,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) O Provedor de Justiça Europeu observa que os queixosos utilizam o termo "relatório" para designar aquilo a que o Tribunal de Contas se refere como uma carta sectorial.

(2) Nos termos do artigo 17.o, n.o 4, das Condições Gerais, os contratantes principais podem transferir entre si, bem como entre categorias de custos, até 20 % do seu montante total, sem aprovação prévia da Comissão Europeia.

(3) No seu parecer, o Tribunal de Contas salientou que o documento em causa é uma carta sectorial.

(4) No seu parecer, o Tribunal de Contas salientou que o documento em causa é uma carta sectorial.