1. Última atualização deste registo: 14.11.2024

2. Número de referência: 01/2023

Ref. Ares(2023)1412440

3. Nome e dados de contacto do responsável pelo tratamento: Provedor de Justiça Europeu, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Serviço responsável: Direção da Administração do Provedor de Justiça Europeu – Equipa RH – correio eletrónico: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Nome e dados de contacto do responsável pela proteção de dados: Francesca PAVESI-

Adjunto do encarregado da proteção de dados: Ex.mo Senhor Nicholas HERNANZ

Endereço eletrónico: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nome e dados de contacto do subcontratante: N/A

6. Nome e dados de contacto do(s) responsável(is) conjunto(s) pelo tratamento: Serviço Médico do Parlamento Europeu (PE)

No caso de um pedido de alojamento razoável, o Serviço Médico do PE avaliará os documentos comprovativos para determinar a validade dos pedidos de adaptações razoáveis e proporá ao OE as disposições necessárias.

Endereço eletrónico: bmedical@ep.europa.eu

7. Finalidade(s) do tratamento: identificar os candidatos ao programa de estágios para pessoas com deficiência no Gabinete do Provedor de Justiça Europeu e realizar o processo de seleção pertinente.

A base jurídica é a Decisão do Provedor de Justiça Europeu relativa aos estágios, de 13 de fevereiro de 2023, a Comunicação do Provedor de Justiça Europeu sobre os Estágios 2023-Estágios para pessoas com deficiência e o artigo 1.o-D, n.o 4, do Estatuto dos Funcionários e do Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia [1] adaptações razoáveis).

Os candidatos fornecem os seus dados através da ferramenta de candidatura em linha (sítio Web). Para a realização do processo de seleção, os dados são importados para uma ferramenta informática concebida para apoiar e facilitar o procedimento.

8. Descrição das categorias de titulares de dados e das categorias de dados pessoais:

- Categorias de titulares de dados: candidatos aos estágios oferecidos a pessoas com deficiência

- Categorias de dados pessoais:

• Informações pessoais básicas (nome próprio, apelido, nacionalidade, data de nascimento, correio eletrónico, cidade e país de residência, telefone);
• informações contidas no CV (educação, experiência profissional, proficiência linguística);
• o(s) documento(s) comprovativo(s) da deficiência (ex: um documento emitido por uma autoridade nacional ou regional ou por um organismo acreditado num Estado-Membro da UE, um cartão de deficiência da UE, um certificado recente emitido por um médico)
• Se for caso disso, um pedido de alojamento razoável para o trabalho durante o estágio, acompanhado de uma justificação adequada da necessidade de alojamento razoável [2];
• cópias dos diplomas, diplomas ou certificados do requerente.

9. Prazo de conservação dos dados e, se possível, de apagamento:

• Os dados dos candidatos apresentados na ferramenta de candidatura em linha (sítio Web) são conservados na sua conta pessoal em linha durante dois anos, caso os candidatos pretendam candidatar-se a futuros estágios. Os candidatos podem solicitar ao OE que elimine a sua conta a qualquer momento. Se os candidatos a um estágio não se ligarem à sua conta no prazo de dois anos, a conta e os dados nela contidos são automaticamente apagados após o envio de uma mensagem de correio eletrónico de notificação ao candidato.
• Os dados transferidos para a ferramenta de seleção relativos aos candidatos não selecionados são apagados nove meses após o termo do período de estágios para o qual foram recolhidos dados. Os dados dos candidatos selecionados para estágios são apagados dois anos após o termo do período de estágio.

10. Destinatários dos dados:

O diretor executivo, o secretário-geral (se aplicável), o diretor da administração, o responsável pelos estágios, o chefe da unidade de recursos humanos, os chefes das unidades de inquérito, os membros do pessoal envolvidos na avaliação dos candidatos e o setor das TIC.

No caso de um pedido de adaptações razoáveis, o Serviço Médico do PE avaliará os documentos comprovativos para determinar a validade do pedido e proporá ao OE as disposições necessárias. Só o serviço médico tem acesso aos documentos apresentados.

11. Existem transferências de dados pessoais para países terceiros e/ou para organizações internacionais? N/A

12. Descrição geral das medidas de segurança:

Os dados são recolhidos online em modo seguro. O acesso aos dados através do formulário em linha é protegido pela palavra-passe da escolha do requerente.

Os dados eletrónicos são armazenados na ferramenta de aplicação em linha, nos servidores do OE, o que significa que estão protegidos por numerosas medidas de segurança criadas pelo setor das TIC para proteger a integridade e a confidencialidade dos bens eletrónicos da instituição.

Apenas os membros do pessoal da Unidade de RH terão acesso aos documentos que certificam a deficiência. Os outros membros do pessoal ou os membros do Comité de Seleção não têm acesso.

Os estagiários selecionados que necessitem de alojamento razoável fornecem diretamente ao Serviço Médico do PE informações pormenorizadas sobre o pedido em causa e os documentos comprovativos. Este último procede a uma pré-avaliação do pedido de acordos com a AR e apresenta o seu relatório aos serviços de recursos humanos do Provedor de Justiça.

13. Informações sobre a forma como os titulares dos dados podem exercer os seus direitos de acesso e retificação e, se for caso disso, de apagamento, limitação e portabilidade dos dados [3]:

Os candidatos têm o direito de aceder aos seus próprios dados pessoais e a informações relevantes sobre a forma como os utilizamos. Têm igualmente o direito de solicitar a retificação de quaisquer dados incompletos ou inexatos que lhes digam respeito, desde que a confidencialidade das deliberações e da tomada de decisões dos membros do pessoal envolvidos na avaliação dos candidatos seja salvaguardada, juntamente com os direitos dos outros candidatos. Os candidatos podem retificar os dados de identificação a qualquer momento durante o procedimento. No que diz respeito aos dados relativos aos critérios de admissibilidade ou de avaliação, o direito de retificação pode ser exercido até à data-limite para a apresentação das candidaturas.

Os candidatos têm o direito de se opor à utilização dos seus dados pelo Provedor de Justiça Europeu por motivos relacionados com a sua situação particular, a qualquer momento. Em determinadas condições, têm o direito de solicitar que eliminemos os seus dados pessoais ou limitemos a sua utilização. Em qualquer momento, os candidatos podem solicitar à Direção de Administração – Equipa de Recursos Humanos – informações sobre o tratamento dos seus dados pessoais por correio eletrónico: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu (não traduzido para português). Podem igualmente contactar o responsável pela proteção de dados do gabinete através do endereço dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Se pretenderem apresentar uma queixa sobre o tratamento dos seus dados pessoais pelo Provedor de Justiça Europeu, podem contactar a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (www.edps.europa.eu) para o seguinte endereço: EDPS@edps.europa.eu

Os titulares dos dados são informados dos seus direitos através de uma declaração de confidencialidade, disponível em: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139 

[1] Ver artigo 1.o-D, n.o 4, do Estatuto: (...) Por adaptações razoáveis, em relação às funções essenciais do posto de trabalho, entende-se medidas adequadas, sempre que necessário, para permitir que uma pessoa com deficiência tenha acesso a um emprego, nele participe ou nele avance, ou receba formação, a menos que tais medidas imponham um encargo desproporcionado ao empregador."

[2] Só o candidato selecionado será convidado a apresentar os documentos comprovativos pertinentes para justificar o seu pedido de adaptações razoáveis. O Serviço Médico do PE avaliará os documentos comprovativos para determinar a validade do pedido de adaptações razoáveis e proporá ao OE as disposições necessárias.

[3] Considere publicar a parte relevante da declaração de privacidade e fornecer uma ligação. Ver os artigos 15.o e 16.o sobre as informações a fornecer ao(s) titular(es) dos dados e os artigos 17.o a 22.o sobre os direitos dos titulares dos dados do Regulamento 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725