Registo público da atividade de tratamento: Recolha de dados pessoais no contexto da cerimónia de entrega do Prémio do Provedor de Justiça Europeu para a Boa Administração pela Unidade de Comunicação do Gabinete do Provedor de Justiça Europeu

1. Última atualização deste registo: 26/10/2022

2. Número de referência: 8/2022

3. Nome e dados de contacto do responsável pelo tratamento: Provedor de Justiça Europeu, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Contacto: Unidade de Comunicação, correio eletrónico: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Nome e dados de contacto do responsável pela proteção de dados: Francesca Pavesi – Adjunta do encarregado da proteção de dados: Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nome e dados de contacto do transformador:

A Unidade da Comunicação pode encarregar profissionais externos de tirar fotografias e efetuar gravações áudio e vídeo das cerimónias de entrega dos prémios ao Provedor de Justiça.

6. Nome e dados de contacto do(s) responsável(is) conjunto(s) pelo tratamento: N/A

7. Finalidade(ões) do tratamento:

Introduzido em 2017, o Prémio do Provedor de Justiça Europeu para a Boa Administração reconhece as ações do serviço público da UE que têm um impacto visível e positivo na vida dos cidadãos e visa incentivar a partilha de boas ideias e práticas.

O principal objetivo do Provedor de Justiça Europeu é assegurar que a administração da UE cumpre os mais elevados padrões possíveis e serve o interesse público. O prémio é uma forma de dar exemplos do excelente trabalho realizado por funcionários da UE dedicados a um público mais vasto, tanto para divulgar boas práticas nas instituições como para ajudar a colmatar o fosso entre os cidadãos e a administração da UE.

O Provedor de Justiça tem de tratar dados pessoais para avaliar as nomeações, organizar a cerimónia, realizar a votação pública e atribuir o Prémio do Provedor de Justiça Europeu para a Boa Administração.

8. Descrição das categorias de titulares de dados e das categorias de dados pessoais:

9. Prazo de conservação dos dados e, se possível, de apagamento:

Todos os dados pessoais enumerados no ponto 8 supra são conservados na unidade de comunicação durante cinco anos, após o que são apagados, com algumas exceções enumeradas nos parágrafos seguintes.

As imagens e as gravações vídeo e áudio das cerimónias de entrega dos prémios fornecidas por contratantes externos são armazenadas numa unidade comum durante cinco anos, após o que devem ser apagadas.

Certas imagens e gravações vídeo da cerimónia de entrega do prémio podem aparecer no sítio Web do Provedor de Justiça ou nos seus canais nas redes sociais sem limite de tempo para o apagamento.

O nome dos projetos vencedores (sem dados pessoais) é publicado no sítio Web do Provedor de Justiça Europeu sem prazo para o apagamento.

Os dados considerados relevantes para as atividades do instituto são arquivados para fins históricos.

Os dados pessoais das pessoas que votam no seu projeto favorito são utilizados exclusivamente para garantir que ninguém possa votar mais do que uma vez. Os dados serão apagados no prazo de dois meses após a cerimónia de entrega dos prémios.

10. Destinatários dos dados:

A Unidade da Comunicação, que coordena, organiza e gere eventos públicos em conformidade com a estratégia do Provedor de Justiça.

A Direção da Administração, que trata dos aspetos financeiros e contratuais dos eventos públicos.

Gabinete do Provedor de Justiça, que fornece os nomes e os dados de contacto dos oradores ou participantes.

O conselho consultivo externo, que assiste a Unidade da Comunicação na seleção dos projetos para o Prémio.

Os vídeos das cerimónias de entrega dos prémios são publicados no sítio Web do Provedor de Justiça e no canal YouTube e transmitidos em direto em ambos os sítios Web. Os dados podem também aparecer nos outros canais das redes sociais do Provedor de Justiça, que estão disponíveis ao público. As imagens dos vencedores são igualmente publicadas no sítio Web do Provedor de Justiça.

As listas de nomeados para os Prémios são distribuídas a todos os participantes nas cerimónias de entrega dos Prémios.

Os nomes, títulos e imagens dos nomeados e vencedores dos prémios podem ser publicados no boletim informativo interno do Gabinete do Provedor de Justiça.

11. Existem transferências de dados pessoais para países terceiros e/ou para organizações internacionais? N/A

12. Descrição geral das medidas de segurança: Os dados pessoais do pessoal do Provedor de Justiça e dos titulares de dados externos – recolhidos no contexto da organização da atribuição – são protegidos por medidas de segurança estabelecidas pelo setor das tecnologias da informação e comunicação para preservar a integridade e a confidencialidade dos bens eletrónicos da instituição.

13. Informações sobre a forma como os titulares dos dados podem exercer os seus direitos de acesso e retificação e, se for caso disso, de apagamento, limitação e portabilidade dos dados:

• O titular dos dados pode exercer os seus direitos, por exemplo, solicitando o acesso, a ratificação ou o apagamento de dados pessoais, enviando uma mensagem de correio eletrónico para eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. O pedido deve ser tratado sem demora injustificada e, em qualquer caso, no prazo de um mês.
• Ao confirmar a participação na cerimónia de entrega dos prémios, tanto em linha como fora de linha, os potenciais participantes são informados de que podem ser tiradas imagens das mesmas durante o evento e utilizadas pelo gabinete do Provedor de Justiça para fins de comunicação. Se tiverem dúvidas, podem contactar a Unidade de Comunicação através do endereço eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. A Unidade tentará ter em conta as suas preocupações na medida do possível (por exemplo, dependendo da configuração da sala, ou escurecendo/cobrindo a sua imagem em ecrãs de impressão coletivos tirados durante cerimónias digitais).

Declaração de confidencialidade

relativa à recolha de dados pessoais no contexto da cerimónia de entrega do Prémio do Provedor de Justiça Europeu para a Boa Administração pela Unidade de Comunicação do Gabinete do Provedor de Justiça Europeu

A presente declaração de confidencialidade explica quais os dados pessoais que o Gabinete do Provedor de Justiça Europeu recolhe, porquê e como os recolhe, trata, utiliza e armazena. A declaração descreve igualmente a forma como os titulares dos dados podem exercer os seus direitos.

O responsável pelo tratamento dos dados é o Provedor de Justiça Europeu.

1. Que dados pessoais trata o Provedor de Justiça Europeu?

Recolhemos dados pessoais como nome próprio, apelido, endereço de e-mail, nome do empregador e, em alguns casos, imagens como fotografias e gravações de vídeo, bem como gravações áudio realizadas durante a cerimónia ou fornecidas pelos próprios nomeados.

2. Porque é que o Provedor de Justiça Europeu trata estes dados pessoais?

Exclusivamente para efeitos de coordenação, organização e gestão do Prémio do Provedor de Justiça Europeu para a Boa Administração.

3. Quais são as bases jurídicas e a necessidade de tratamento destes dados?

O Tribunal procede ao tratamento de dados no exercício das funções de interesse público do Provedor de Justiça Europeu, em conformidade com o Estatuto do Provedor de Justiça Europeu e com o artigo 5.o, n.o 1, alíneas a) e d), do Regulamento (UE) 2018/1725.

4. Quem é responsável pelo tratamento dos dados?

O Provedor de Justiça Europeu é responsável pelo tratamento de dados efetuado pelas Unidades de Comunicação, assistidas por um conselho consultivo externo na seleção dos projetos a atribuir.

A Unidade da Comunicação pode encomendar a profissionais externos a realização de fotografias e gravações áudio e vídeo das cerimónias de entrega dos prémios.

5. Quem recebe os dados?

Membros da equipa da Unidade da Comunicação, do Secretariado-Geral, da Direção da Administração e do Gabinete do Provedor de Justiça, cujo trabalho exige que tratem os dados pessoais relacionados com a organização de eventos públicos.

Os vídeos das cerimónias de entrega dos prémios são publicados no sítio Web do Provedor de Justiça e no canal YouTube e transmitidos em direto em ambos os sítios Web. Os dados podem também aparecer nos outros canais das redes sociais do Provedor de Justiça, que estão disponíveis ao público. As imagens dos vencedores são igualmente publicadas no sítio Web do Provedor de Justiça e/ou nas redes sociais.

As listas dos nomeados são publicadas no sítio Web do Provedor de Justiça e distribuídas a todos os participantes na cerimónia de entrega dos prémios.

Os nomes, títulos e imagens dos nomeados e vencedores dos prémios podem ser publicados no boletim informativo interno do Gabinete do Provedor de Justiça.

6. Durante quanto tempo serão conservados os dados?

Os seguintes campos de dados devem ser armazenados no disco rígido da Unidade de Comunicação durante cinco anos, após o que devem ser apagados:

• Nomes dos candidatos e dos nomeados, membros do conselho consultivo externo, empregadores dos candidatos e dos nomeados;
• Endereços de correio eletrónico e números de telefone dos candidatos e dos candidatos, bem como dos membros do conselho consultivo externo;
• cargos dos candidatos e respetivas funções em projetos nomeados;
• cargos dos membros do júri externo; e
• as realizações profissionais dos candidatos e dos membros do conselho consultivo externo.

Para a votação pública, conservaremos o nome próprio, o apelido e o endereço de correio eletrónico dos eleitores durante um período máximo de dois meses após a cerimónia de entrega do prémio, apenas para garantir que não haja vários votos da mesma pessoa.

Os dados considerados relevantes para as atividades do instituto são arquivados para fins históricos.

As imagens e as gravações vídeo e áudio das cerimónias de entrega dos prémios fornecidas por contratantes externos são armazenadas numa unidade comum durante cinco anos, após o que devem ser apagadas. Os dados considerados relevantes para as atividades do instituto são posteriormente arquivados para fins históricos.

Os nomes dos vencedores e dos seus prémios são arquivados indefinidamente para fins históricos.

7. Como protegemos os seus dados?

Os dados pessoais são protegidos por medidas de segurança, criadas pelo setor das tecnologias da informação e da comunicação no gabinete do Provedor de Justiça para preservar a integridade e a confidencialidade dos bens eletrónicos da instituição.

8. Quais são os seus direitos e como pode exercê-los?

O titular dos dados pode exercer os seus direitos, por exemplo, solicitando o acesso, a ratificação ou o apagamento de dados pessoais, enviando uma mensagem de correio eletrónico para
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. O pedido deve ser tratado sem demora injustificada e, em qualquer caso, no prazo de um mês.

9. Quem contactar em caso de dúvidas ou queixas relativas a questões de proteção de dados?

A qualquer momento, o titular dos dados pode enviar perguntas relacionadas com a proteção de dados para:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Unidade Comunicação Provedor de Justiça
Europeu
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Estrasburgo Cedex

Pode também contactar o responsável pela proteção de dados do Provedor de Justiça Europeu:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu ou

Apresentar uma queixa à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados: edps@edps.europa.eu

Estrasburgo, 26/10/2022