# Declaração de confidencialidade dos eventos públicos do Provedor de Justiça Europeu
- Autor: Provedor de Justiça Europeu
- Data : 2021-05-12T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/pt/dataprotection/dpo-register/dpo-record/pt/107062)
- [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/pt/107062)
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Eventos públicos do Provedor de Justiça Europeu
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**Registo público da atividade de tratamento** [\[1\]:](#_ftn1){#_ftnref1} Tratamento dos dados pessoais e de contacto, fotografias, gravações de vídeo e áudio dos oradores e participantes nos eventos públicos, tanto fora de linha como em linha, do Provedor de Justiça Europeu

**1. Última atualização deste registo:** 12-05-2021

**2. Número de referência** [\[2\]:](#_ftn2){#_ftnref2} 4/2021

**3. Nome e dados de contacto do responsável pelo tratamento** [\[3\]:](#_ftn3){#_ftnref3} Provedor de Justiça Europeu, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Contacto: Unidade de Comunicação, correio eletrónico: [eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu](mailto:comm-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu)

**4. Nome e dados de contacto do responsável pela proteção de dados:**

Francesca Pavesi -- Adjunta do encarregado da proteção de dados: Ex.mo Senhor Nicholas Hernanz

Endereço eletrónico: [Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu](mailto:Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu)

**5. Nome e dados de contacto do transformador** [\[4\]:](#_ftn4){#_ftnref4} Podem existir subcontratantes para eventos específicos: contratantes e subcontratantes utilizados para a organização geral, gestão e pagamento do registo, organização de viagens, etc.

As cláusulas contratuais asseguram que os subcontratantes tratam os nomes e os dados de contacto e bancários dos oradores e outros participantes nos eventos do Provedor de Justiça apenas sob instruções do Provedor de Justiça. As mesmas cláusulas garantem que os fotógrafos só podem transferir fotografias tiradas num evento do Provedor de Justiça para a Unidade de Comunicação. Todos os processadores de dados devem ter recebido a certificação de profissionais de proteção de dados reconhecidos internacionalmente.

No caso de eventos transmitidos em linha, como um webinar, a plataforma Web pertinente (ou seja, a WebEx) atua como subcontratante dos seus dados pessoais para o fornecimento técnico do evento em linha, seja através de um navegador ou de uma aplicação móvel. Aplicam-se as declarações de privacidade relevantes.

Em caso de utilização de ferramentas de sondagem e de interrogatório adicionadas à plataforma digital (ou seja, o Slido), a ferramenta em causa atua como subcontratante de determinados dados, como os endereços IP dos participantes. Aplicam-se a política de cookies e as declarações de privacidade relevantes.

**6. Nome e dados de contacto do(s) responsável(eis) conjunto(s) pelo tratamento** [\[5\]:](#_ftn5){#_ftnref5}

Para eventos organizados em:

* Instalações do Parlamento Europeu (PE): o PE é responsável conjunto pelo tratamento da autorização de acesso aos seus edifícios para fins de segurança.
* Instalações da Comissão Europeia (CE): a CE é responsável conjunto pelo tratamento da autorização de acesso aos seus edifícios para fins de segurança.
* instalações comerciais privadas (como hotéis): a entidade comercial privada é responsável conjunto pela verificação da identidade dos convidados do evento.

**7. Finalidade(s) do tratamento** [\[6\]:](#_ftn6){#_ftnref6} A Unidade de Comunicação coordena, organiza e gere diferentes tipos de eventos públicos, em conformidade com a estratégia do Provedor de Justiça e o plano de gestão anual do Gabinete. Os seus objetivos são manter uma elevada visibilidade do trabalho de interesse público do gabinete.

Por conseguinte, os dados são recolhidos com vista ao envio de convites e informações a potenciais oradores e participantes, permitindo a inscrição no evento, o acompanhamento do evento e facilitando e melhorando a troca de pontos de vista e a futura cooperação com e entre oradores e participantes.

Os dados também são recolhidos para facilitar as relações financeiras e contratuais com os oradores e outros participantes e fornecedores, fazer arranjos de viagem e hotel e cumprir os requisitos de segurança.

As imagens, como fotografias e gravações de vídeo e áudio, tiradas em eventos são utilizadas para comunicar as atividades do Provedor de Justiça.

**8. Descrição das categorias de titulares de dados e das categorias de dados pessoais** [\[7\]:](#_ftn7){#_ftnref7}

**Titulares dos dados**

Todas as pessoas (internas e externas) convidadas a participar nos eventos, ou seja:

* membros da Rede Europeia de Provedores de Justiça;
* representantes das instituições, órgãos ou organismos da UE;
* representantes de organizações da sociedade civil, associações e ONG;
* académicos/indivíduos que acompanham de perto o trabalho do Provedor de Justiça;
* jornalistas;
* fornecedores externos, como moderadores e fotógrafos;
* membros do pessoal do gabinete do Provedor de Justiça;
* qualquer participante num evento do Provedor de Justiça.

**Campos de dados**

* Nomes dos potenciais oradores, participantes e fornecedores externos;
* Endereços de correio eletrónico e números de telefone dos oradores, participantes e fornecedores externos;
* Cargos profissionais, CV dos oradores;
* Dados da conta bancária dos oradores e dos fornecedores externos;
* Nomes dos empregadores dos oradores (se for caso disso), dos participantes e dos fornecedores externos;
* Imagens, como fotografias e gravações de vídeo e áudio tiradas em eventos;
* Imagens e gravações áudio e vídeo fornecidas por potenciais oradores;
* Perguntas colocadas durante os eventos em linha pelos participantes através de ferramentas de sondagem e de interrogatório.

**9. Prazo de conservação dos dados e, se possível, de apagamento** [\[8\]:](#_ftn8){#_ftnref8} Os nomes, endereços de correio eletrónico, números de telefone, dados da conta bancária, CV e nomes dos empregadores (se for caso disso) dos participantes devem ser conservados durante cinco anos, após o que devem ser apagados, enquanto os nomes, dados de contacto e imagens dos oradores devem ser arquivados para fins históricos.

Os dados, nomeadamente os nomes, títulos e imagens dos oradores, são publicados no sítio Web e nos canais das redes sociais do Provedor de Justiça e permanecem lá indefinidamente.

As fotografias e as gravações vídeo ou áudio de eventos públicos são armazenadas internamente durante cinco anos, após o que são apagadas. Os dados considerados relevantes para as atividades do serviço são posteriormente arquivados para fins históricos.

**10. Destinatários dos dados** [\[9\]:](#_ftn9){#_ftnref9}

A Unidade de Comunicação, que coordena, organiza e gere eventos públicos em conformidade com a estratégia do Provedor de Justiça e o plano de gestão anual do Gabinete.

O Secretariado-Geral e a Unidade do Pessoal, da Administração e do Orçamento, que tratam dos aspetos financeiros e contratuais dos eventos públicos.

Gabinete do Provedor de Justiça, que fornece os nomes e os dados de contacto dos oradores ou participantes.

Os nomes, os cargos e as imagens dos oradores e dos participantes em eventos podem figurar no sítio Web do Provedor de Justiça, na Extranet da Rede e no relatório anual, à disposição do público. Os referidos dados podem também figurar na *Network in Focus*, um boletim informativo da Rede Europeia de Provedores de Justiça, que está disponível na Extranet da rede e no sítio Web do Provedor de Justiça.

Os dados podem também aparecer nos canais das redes sociais do Provedor de Justiça, que estão disponíveis ao público.

As listas de oradores e participantes num evento são distribuídas a todos os oradores e participantes.

Os nomes, títulos e imagens dos oradores e dos participantes num evento podem ser publicados no boletim informativo interno do Gabinete do Provedor de Justiça.

**11. Existem transferências de dados pessoais para países terceiros e/ou para organizações internacionais?** [\[10\]:](#_ftn10){#_ftnref10} N/A

**12. Descrição geral das medidas de segurança** [\[11\]:](#_ftn11){#_ftnref11} Os dados pessoais do pessoal do Provedor de Justiça e dos titulares de dados externos -- recolhidos no contexto da organização de eventos -- são protegidos por medidas de segurança estabelecidas pelo setor das tecnologias da informação e comunicação para preservar a integridade e a confidencialidade dos bens eletrónicos da instituição.

**13. Informações sobre a forma como os titulares dos dados podem exercer os seus direitos de acesso e retificação e, se for caso disso, de apagamento, limitação e portabilidade dos dados** [\[12\]:](#_ftn12){#_ftnref12}

* O titular dos dados pode exercer os seus direitos, por exemplo, solicitando o acesso e a retificação ou o apagamento de dados pessoais, enviando uma mensagem de correio eletrónico para eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. O pedido deve ser tratado sem demora injustificada e, em qualquer caso, no prazo de um mês.
* Ao inscreverem-se num evento, os potenciais participantes são informados de que as suas imagens podem ser tiradas durante o evento e utilizadas pelo gabinete do Provedor de Justiça para fins de comunicação. Se tiverem dúvidas, podem contactar a Unidade de Comunicação através do endereço eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. A Unidade tentará ter em conta as suas preocupações na medida do possível (por exemplo, dependendo da configuração da sala, ou obscurecendo/cobrindo a sua imagem em ecrãs de impressão coletivos obtidos durante webinários e conferências digitais).
* Pergunta-se igualmente aos potenciais participantes se pretendem que os seus dados de contacto sejam acrescentados às listas de contactos do Provedor de Justiça para serem mantidos informados sobre as atividades futuras. Todas as comunicações futuras permitem-lhes cancelar a subscrição de tais listas, se assim o desejarem.

Declaração de confidencialidade
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relativa à recolha de nomes, dados de contacto, fotografias, vídeos, gravações áudio e material fotográfico e audiovisual, pela Unidade da Comunicação do Gabinete do Provedor de Justiça Europeu

A presente declaração de confidencialidade explica quais os dados pessoais que o Gabinete do Provedor de Justiça Europeu recolhe, porquê e como os recolhe, trata, utiliza e armazena. A declaração descreve igualmente a forma como os titulares dos dados podem exercer os seus direitos.

O responsável pelo tratamento dos dados é o Provedor de Justiça Europeu.

**1.** Que dados pessoais trata o Provedor de Justiça Europeu?

* Nomes dos potenciais oradores, participantes e fornecedores externos.
* Endereços de correio eletrónico e números de telefone dos oradores, participantes e fornecedores externos.
* Títulos das funções, CV dos oradores.
* Dados da conta bancária dos oradores e dos fornecedores externos.
* Nomes dos empregadores dos oradores (se for caso disso), dos participantes e dos fornecedores externos.
* Imagens, como fotografias e gravações de vídeo e áudio tiradas em eventos.
* Imagens e gravações áudio e vídeo fornecidas por potenciais oradores.

**2.** Porque é que o Provedor de Justiça Europeu trata estes dados pessoais?

Exclusivamente para efeitos de coordenação, organização e gestão dos eventos públicos do Provedor de Justiça.

**3.** Quais são as bases jurídicas e a necessidade de tratamento destes dados?

O Tribunal procede ao tratamento de dados no exercício das funções de interesse público do Provedor de Justiça Europeu, em conformidade com o Estatuto do Provedor de Justiça Europeu e com o artigo 5.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) 2018/1725. Também perguntamos aos potenciais participantes se pretendem que os seus dados de contacto sejam adicionados à nossa base de dados.

**4.** Quem é responsável pelo tratamento dos dados?

O Provedor de Justiça Europeu é responsável pelo tratamento de dados efetuado pelas Unidades de Pessoal, Administração e Orçamento e de Comunicação. A Unidade da Comunicação pode encarregar profissionais externos de tirar fotografias e efetuar gravações áudio e vídeo dos eventos públicos do Provedor de Justiça.

**5.** Quem é o processador?

Podem existir subcontratantes para eventos específicos: contratantes e subcontratantes utilizados para a organização geral, gestão e pagamento do registo, etc.

**6.** Quem recebe os dados?

* Membros da equipa da Unidade da Comunicação, do Secretariado-Geral, da Unidade do Pessoal, da Administração e do Orçamento e do Gabinete do Provedor de Justiça, cujo trabalho exige que tratem os dados pessoais relacionados com a organização de eventos públicos.
* Sítio Web do Provedor de Justiça e relatório anual, à disposição do público. Extranet da rede, um sítio Web disponível apenas para os membros da rede. Os dados podem também figurar na *Network in Focus*, um boletim informativo da Rede Europeia de Provedores de Justiça, que está disponível na Extranet da rede e no sítio Web do Provedor de Justiça.
* Os dados podem também aparecer nos canais das redes sociais do Provedor de Justiça, que estão disponíveis ao público.
* As listas de oradores e participantes num evento são distribuídas a todos os oradores e participantes.
* Os nomes e as imagens dos oradores e dos participantes num evento podem ser publicados no boletim informativo interno do Gabinete do Provedor de Justiça.

**7.** Durante quanto tempo serão conservados os dados?

* Os nomes e as funções dos oradores em eventos, bem como os nomes dos seus empregadores (se for caso disso), são publicados no sítio Web do Provedor de Justiça.
* As imagens e gravações áudio/vídeo de eventos são publicadas no sítio Web da Provedora de Justiça, utilizadas nas suas publicações e distribuídas através das contas oficiais das redes sociais. São igualmente armazenados internamente durante cinco anos, após o que são eliminados. Os dados considerados relevantes para as atividades do serviço são posteriormente arquivados para fins históricos.

**8.** Como protegemos os seus dados?

Os dados pessoais são protegidos por medidas de segurança, criadas pelo setor das tecnologias da informação e da comunicação no gabinete do Provedor de Justiça para preservar a integridade e a confidencialidade dos bens eletrónicos da instituição.

**9.** Quais são os seus direitos e como pode exercê-los?

* O titular dos dados pode exercer os seus direitos, por exemplo, solicitando o acesso e a retificação ou o apagamento de dados pessoais, enviando uma mensagem de correio eletrónico para [eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu.](mailto:eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu) O pedido deve ser tratado sem demora injustificada e, em qualquer caso, no prazo de um mês a contar da sua receção.

a) Ao inscrever-se num evento, informamos os potenciais participantes de que as suas imagens podem ser tiradas durante o evento e utilizadas pelo gabinete do Provedor de Justiça para fins de comunicação. Se tiverem dúvidas, podem contactar a Unidade de Comunicação através do endereço eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. A Unidade tentará ter em conta as suas preocupações na medida do possível (por exemplo, dependendo da configuração da sala ou obscurecendo a sua imagem em ecrãs de impressão coletivos tirados durante webinários e conferências digitais).

* Também perguntamos aos potenciais participantes se querem ser adicionados às nossas listas de contactos para que possamos informá-los sobre as nossas atividades. Todas as comunicações futuras permitir-lhes-ão cancelar a subscrição dessas listas, se assim o desejarem.

**10.** Quem contactar em caso de dúvidas ou queixas relativas a questões de proteção de dados?

A qualquer momento, o titular dos dados pode enviar perguntas relacionadas com a proteção de dados para:

[eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu](mailto:eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu)

Chefe da Unidade do Pessoal, Administração e Orçamento Provedor de Justiça

Europeu

1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403

F-67001 Estrasburgo Cedex

Pode também contactar o responsável pela proteção de dados do Provedor de Justiça Europeu: [dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu](mailto:dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu)

ou apresentar uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados: [edps@edps.europa.eu](mailto:edps@edps.europa.eu)

Estrasburgo, 12/05/2021

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} A preencher pelo responsável pelo tratamento. Ver artigo 31.o, n.os 1 e 5, sobre os registos das atividades de tratamento do Regulamento (UE) 2018/1725: <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725>

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Para localizar. Se o serviço decidir manter um registo central, contacte o detentor desse registo para obter um número de referência.

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Utilizar caixas de correio funcionais, na medida do possível, para assegurar a continuidade das atividades.

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Se for caso disso. Se utilizar um subcontratante (contratante) para tratar dados pessoais em seu nome, queira indicá-lo (por exemplo, avaliações 360.o, serviços informáticos externalizados ou exames médicos pré-emprego).

[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Se for caso disso. Se é solidariamente responsável com outra instituição da UE, queira indicá-lo aqui (por exemplo, duas instituições com serviço médico partilhado). Se este for o caso, certifique-se de mencionar na descrição quem é responsável pelo quê e quem as pessoas podem endereçar para suas consultas.

[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} Descrição muito concisa do que pretende alcançar; se o fizer com base numa base jurídica específica, mencione-o também (por exemplo, o Estatuto dos Funcionários para os procedimentos de seleção).

[\[7\]](#_ftnref7){#_ftn7} Caso as categorias de dados difiram entre diferentes categorias de pessoas, queira também explicar (por exemplo: suspeitos contra testemunhas em inquéritos administrativos)

[\[8\]](#_ftnref8){#_ftn8} Indique o seu período de conservação administrativa, incluindo o seu ponto de partida; Diferenciar entre categorias de pessoas ou dados, se necessário (por exemplo, nos procedimentos de seleção: candidatos que entraram para a lista de reserva vs. aqueles que não o fizeram).

[\[9\]](#_ftnref9){#_ftn9} Quem terá acesso aos dados no Provedor de Justiça Europeu? Está alguém fora do escritório? Não é necessário mencionar entidades que possam ter acesso no decurso de um determinado inquérito (por exemplo, OLAF, AEPD, Tribunal de Contas).

[\[10\]](#_ftnref10){#_ftn10} Em caso afirmativo, incluir a identificação do país ou da organização internacional e a documentação das garantias adequadas (por exemplo, subcontratante num país terceiro que utilize cláusulas contratuais-tipo, uma autoridade pública de um país terceiro com a qual coopere com base num tratado).

[\[11\]](#_ftnref11){#_ftn11} Quando possível. Inclua uma descrição geral das suas medidas de segurança que poderá também fornecer ao público. Ver artigo 33.o, relativo à segurança do tratamento, do Regulamento (UE) 2018/1725: <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725>

[\[12\]](#_ftnref12){#_ftn12} Considere publicar a parte relevante da declaração de privacidade e fornecer uma ligação. Ver os artigos 15.o e 16.o sobre as informações a fornecer ao(s) titular(es) dos dados e os artigos 17.o a 22.o sobre os direitos dos titulares dos dados do Regulamento 2018/1725: <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725>