O queixoso, jornalista, solicitou à Comissão Europeia que concedesse acesso público a uma mensagem de texto enviada por um Chefe de Estado da UE ao Presidente da Comissão sobre as negociações comerciais entre a UE e o Mercosul. A Comissão confirmou que o seu presidente tinha recebido a mensagem de texto, mas observou que a mensagem tinha sido recebida através da aplicação de mensagens instantâneas «Signal», que tinha ativado a funcionalidade «mensagens desaparecidas». Consequentemente, a Comissão concluiu que não dispunha de quaisquer documentos abrangidos pelo âmbito do pedido.

Na sequência de uma reunião com representantes da Comissão e de uma inspeção de documentos relacionados com o pedido de acesso, o Provedor de Justiça não pôde excluir a possibilidade de a mensagem ter sido automaticamente apagada depois de o pedido já ter sido recebido. Constatou igualmente que o Gabinete do Presidente da Comissão não tinha respondido ao pedido do queixoso durante 15 meses. Consequentemente, o Provedor de Justiça concluiu que a forma como a Comissão tratou este pedido constituía má administração.

Para colmatar esta lacuna, a Provedora de Justiça recomendou que a Comissão revisse e melhorasse o seu tratamento dos pedidos de acesso do público que envolvam o Gabinete do Presidente ou de qualquer Comissário. Além disso, sugeriu que a Comissão adaptasse as suas regras internas para assegurar que os documentos sujeitos a pedidos de acesso do público sejam conservados e que a Comissão conserve devidamente, durante um período razoável, todas as mensagens de texto e mensagens instantâneas trocadas entre Chefes de Estado ou de Governo, ou ministros, e membros da Comissão.