Strasburg, dnia 17.09.2012 r.

Wizyta w Agencji OI/12/2012/EIS – wizyta w Europejskiej Agencji Chemikaliów (ECHA)

Szanowny Panie,

W maju 2011 r. zainicjowałem program wizyt w agencjach UE w celu określenia i rozpowszechnienia najlepszych praktyk w ich stosunkach z obywatelami. Początkowo przeprowadziłem trzy wizyty pilotażowe w agencjach UE w Zjednoczonym Królestwie, a mianowicie w Europejskim Urzędzie Nadzoru Bankowego, Europejskiej Agencji Leków i Europejskim Kolegium Policyjnym. Następnie w dniu 1 czerwca 2011 r. spotkałem się z szefami wszystkich agencji UE w Brukseli i miałem okazję bardziej szczegółowo zapoznać ich z tą inicjatywą. W październiku i listopadzie 2011 r. odwiedziłem odpowiednio Europejską Agencję Środowiska w Kopenhadze, Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii oraz Europejską Agencję Bezpieczeństwa Morskiego w Lizbonie. W lutym 2012 r. odwiedziłem Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego w Salonikach, a w maju – Europejską Fundację na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy w Dublinie. W czerwcu 2012 r. odwiedziłem EUROJUST i EUROPOL w Hadze oraz Europejską Radę ds. Ryzyka Systemowego we Frankfurcie. Wreszcie w lipcu 2012 r. odwiedziłem Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (ENISA) w Iraklionie na Krecie. Informacje na temat moich poprzednich wizyt w agencjach UE są dostępne na następującej stronie internetowej:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Będę w Helsinkach w dniu 5 października 2012 r. i chciałbym skorzystać z okazji, aby odwiedzić ECHA, i chętnie spotkam się z odpowiednimi członkami zespołu zarządzającego Agencji. Biorąc pod uwagę charakter takiej wizyty, wydaje się właściwe zwrócenie się do Pana jako dyrektora wykonawczego ECHA. Aby pomóc Panu w przygotowaniach do tego, co na pewno okaże się użyteczną i konstruktywną wymianą poglądów, załączam do niniejszego pisma załącznik zawierający a) projekt programu naszego posiedzenia oraz b) informacje dotyczące proceduralnych aspektów tego rodzaju wizyty.

Pragnę zauważyć, że w następstwie nieformalnych kontaktów między naszymi biurami uzgodniono, że piątek 5 października 2012 r. (godz. 9.30–12.30) będzie dogodnym dla obu stron terminem naszego posiedzenia, podczas którego, jak rozumiem, Pana zastępca dyrektora, pan Jukka Malm, pod Pana nieobecność będzie reprezentował kierownictwo ECHA.

Podczas mojej wizyty w ECHA będzie mi towarzyszyć Eija Salonen, referentka ds. prawnych, która będzie pełnić funkcję osoby kontaktowej ds. organizacyjnych aspektów naszego spotkania. Jej dane kontaktowe to: [e-mail], tel.: + 33 3 88 17 24 29. Z nieformalnych kontaktów między naszymi biurami rozumiem również, że Minna Heikkilä z Pańskiej Agencji będzie pełnić funkcję osoby kontaktowej w ECHA, która będzie współpracować z panią Salonen przy wszystkich niezbędnych przygotowaniach.

Proszę zauważyć, że po naszym spotkaniu chciałbym również spotkać się z Komitetem Pracowniczym ECHA. Jest to następstwem wniosku Zgromadzenia Komitetów Pracowniczych Agencji (AASC), abym systematycznie spotykał się z komitetami pracowniczymi agencji UE, które odwiedzam w kontekście dochodzeń z własnej inicjatywy.

Pragnę jeszcze raz podziękować za wyrażenie zgody na zorganizowanie tej wizyty i z niecierpliwością oczekuję spotkania (pod Pana nieobecność) z zastępcą dyrektora i kolegami oraz zaangażowania się w owocną wymianę poglądów na temat różnych kwestii zawartych w projekcie porządku dziennego naszego posiedzenia. Chciałbym również podziękować kierownictwu ECHA za zorganizowanie praktycznych aspektów mojego spotkania z Komitetem Pracowniczym Agencji.

Z poważaniem,

P. Nikiforos Diamandouros

Załącznik: 1

ZAŁĄCZNIK: Aspekty proceduralne i projekt porządku dziennego wizyty

W odniesieniu do aspektów proceduralnych

Wizyty Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich są formalnie przeprowadzane na podstawie jego kompetencji do prowadzenia dochodzeń z własnej inicjatywy. Korespondencja związana z tą wizytą będzie zatem opatrzona numerem referencyjnym rejestracji dla takich dochodzeń z własnej inicjatywy (OI/12/2012/EIS). Rzecznik byłby wdzięczny, gdyby ECHA mogła podać ten numer referencyjny w korespondencji dotyczącej wizyty.

Dochodzenie z własnej inicjatywy oznacza między innymi, że zastosowanie mają zwykłe gwarancje proceduralne dotyczące takich dochodzeń. Obejmują one prawo agencji do zwrócenia się do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich o poufne traktowanie informacji i dokumentów – zob. art. 5 ust. 1, art. 5 ust. 2 i art. 14 ust. 2 przepisów wykonawczych Rzecznika Praw Obywatelskich:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Oprócz informowania agencji, która ma zostać odwiedzona, o kwestiach, które zamierza poruszyć, Rzecznik Praw Obywatelskich może również zwrócić się do niej o dostarczenie z wyprzedzeniem pewnych istotnych informacji lub dokumentów.

Po każdej wizycie Rzecznik Praw Obywatelskich informuje agencję na piśmie o swoich ustaleniach. W przypadku jakichkolwiek konkretnych sugestii składający petycję zazwyczaj zwraca się do agencji o poinformowanie go o wszelkich działaniach następczych, które zamierza podjąć. W zależności od odpowiedzi agencji Rzecznik rozważy zamknięcie dochodzenia lub podjęcie dalszych kroków, na przykład poprzez wydanie formalnych zaleceń.

Proszę zauważyć, że pismo przygotowawcze do tej wizyty oraz niniejszy załącznik zostaną opublikowane na stronie internetowej Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Jeżeli po wizycie Rzecznik Praw Obywatelskich podejmie decyzję o przedstawieniu Agencji sugestii, komunikat zawierający takie sugestie zostanie również opublikowany na tej stronie, podobnie jak odpowiedź Agencji, wszelka dalsza korespondencja oraz ostateczne pisemne wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich. Wymiany te pojawią się na następującej stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

W odniesieniu do kwestii ujętych w porządku obrad

 W odniesieniu do treści wizyty w dniu 5 października 2012 r. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich pragnie omówić następujące tematy:

• zasady świadczenia usług publicznych;
• wstępne kontakty ECHA ze społeczeństwem;
• ; Przejrzystość, dialog i rozliczalność
• Rekrutacja;
• przetargi i umowy;
• Konflikty interesów; oraz
• Informowanie o nieprawidłowościach.

Konkretne kwestie, którymi Rzecznik Praw Obywatelskich chciałby się zająć w ramach każdego tematu, są następujące:

1.Zasady służby publicznej

W dniu 10 lipca 2012 r. poinformowałem ECHA o publikacji pięciu zasad służby publicznej, które powinny kierować postępowaniem urzędników Unii. Chciałbym dowiedzieć się, czy Agencja podjęła lub planuje podjąć kroki w celu: a) poinformowania wszystkich swoich pracowników o zasadach oraz b) udostępnienia zasad na swojej stronie internetowej, tak aby opinia publiczna została poinformowana, że Agencja je akceptuje.

2. Pierwsze kontakty ze społeczeństwem

Jednym z podstawowych zadań Rzecznika Praw Obywatelskich jest zapewnienie, aby administracja UE była otwarta, nastawiona na usługi i wydajna w kontaktach z obywatelami. Odpowiednie podstawowe zasady określono w Europejskim kodeksie dobrego postępowania administracyjnego (ECGAB). Kwestia ta pozostaje istotna w naszej codziennej pracy, co sugeruje, że administracja UE nadal stoi w obliczu pewnych wyzwań w tej dziedzinie. W stosownych przypadkach Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich stara się znaleźć szybkie rozwiązanie dla skarg dotyczących skarg dotyczących wstępnych kontaktów obywatela z administracją. Zazwyczaj wiąże się to z kontaktem telefonicznym podległych mi służb z odpowiednią osobą.

Rozumiem, że wszystkie agencje UE zgodziły się przyjąć Europejski kodeks dobrego postępowania administracyjnego na spotkaniu szefów agencji, które odbyło się w Lizbonie w październiku 2008 r. Na stronie internetowej ECHA znalazłem link do jej kodeksu dobrego postępowania administracyjnego [1] (zwanego dalej "kodeksem ECHA"). Na pierwszy rzut oka wydaje się, że kodeks ECHA odzwierciedla głównie zasady zawarte w Europejskim kodeksie dobrego postępowania administracyjnego (ECGAB). W kodeksie ECHA brakuje jednak na przykład odniesienia do Rzecznika Praw Obywatelskich w odniesieniu do przepisu odpowiadającego art. 19 ECGAB (wskazanie możliwości odwołania). W związku z tym byłbym wdzięczny, gdyby ECHA mogła wyjaśnić, w jaki sposób postrzega związek między tymi dwoma kodeksami i czy zamierza opublikować również ECGAB na swojej stronie internetowej. Byłbym również wdzięczny za więcej informacji na temat sposobu, w jaki ECHA dba o to, aby pracownicy ECHA przestrzegali zasad określonych w kodeksie. Nie udało mi się znaleźć odniesień do tej kwestii na stronie internetowej ECHA i w związku z tym byłbym wdzięczny za prezentację na ten temat.

3. Przejrzystość, dialog i rozliczalność

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich kładzie również nacisk na promowanie przejrzystości i zwiększenie odpowiedzialności w administracji UE. Wymóg ten znajduje odzwierciedlenie między innymi w przepisach UE dotyczących publicznego dostępu do dokumentów, które wyraźnie wymieniają Rzecznika Praw Obywatelskich jako organ odwoławczy. Znajduje to również odzwierciedlenie w szerokich uprawnieniach dochodzeniowych Rzecznika Praw Obywatelskich, które pozwalają nam dokładnie wyjaśnić fakty i kwestie poruszone w naszych dochodzeniach.

W związku z tym byłbym wdzięczny, gdybym mógł dowiedzieć się więcej na temat następujących kwestii:

a) Zwracam uwagę, że strona internetowa ECHA zawiera sekcję dotyczącą dostępu do dokumentów będących w posiadaniu agencji. Byłbym jednak wdzięczny za informacje, w jaki sposób ECHA rozpatruje w praktyce wnioski o publiczny dostęp do dokumentów. Jakie są zasady, wytyczne lub praktyczne ustalenia dotyczące rozpatrywania takich wniosków? Proszę podać przykłady, takie jak główna korespondencja w trakcie rozpatrywania przez Agencję ostatnich trzech wniosków o publiczny dostęp do dokumentów rozpatrywanych na podstawie odpowiednich przepisów ECHA lub rozporządzenia 1049/2001. (Istota decyzji ECHA w tych przykładach nie zostanie zbadana, ponieważ nie jest to celem niniejszej wizyty.)

b) Czy ECHA sporządza roczne sprawozdanie (wewnętrzne lub zewnętrzne) z postępowania z publicznym dostępem do dokumentów?

c) Czy ECHA prowadzi lub zamierza prowadzić rejestr publiczny w rozumieniu art. 11 rozporządzenia 1049/2001?

d) ECHA przetwarza ogromną ilość informacji i danych. Strona internetowa ECHA jest przyjazna dla użytkownika i zawiera dużą ilość danych, publikacji i informacji dotyczących głównych działań ECHA. Rozporządzenie 1049/2001 ma zastosowanie wyłącznie do „dokumentów”. W jaki sposób ECHA rozpatruje wnioski o udzielenie informacji? Prosimy o przekazanie nam informacji na temat informacji zwrotnych otrzymywanych przez służby ECHA od użytkowników i zainteresowanych stron w odniesieniu do dostępu do informacji.

4. Selekcja i rekrutacja

W odniesieniu do istoty decyzji w sprawie naboru i rekrutacji Rzecznik przyjmuje podejście podobne do podejścia stosowanego przez sądy UE. Oznacza to między innymi, że uznaje on bardzo szerokie uprawnienia dyskrecjonalne administracji przy wyborze jej pracowników.

W odniesieniu do proceduralnych aspektów selekcji i rekrutacji Rzecznik bardzo aktywnie działał na rzecz zwiększenia przejrzystości rekrutacji w UE. Doprowadziło to na przykład do większej przejrzystości w odniesieniu do nazwisk członków komisji konkursowych oraz bardziej szczegółowych arkuszy oceny, które zapewniają kandydatom lepszy wgląd w sposób ich oceny.

ECHA opublikowała na swojej stronie internetowej, w sekcji „Zatrudnienie”, informacje na temat swojej polityki rekrutacji i procedur rekrutacji pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych (ECHA nie ma obecnie stałych urzędników). Uprzejmie proszę o dodatkowe wyjaśnienia dotyczące następujących kwestii:

a) W jaki sposób ECHA zapewnia skuteczną komunikację z kandydatami w ramach procedur naboru dotyczącą statusu ich wniosków lub wyniku procedury naboru?

b) Czy nazwiska członków komisji konkursowej są znane kandydatom?  W jakim stopniu ECHA zapewnia kandydatom dostęp do oceny ich wniosków?

c) W jakim stopniu ECHA poszukuje szybszych i mniej formalnych środków rozstrzygania sporów dotyczących decyzji w sprawie wyboru i rekrutacji niż środki przewidziane w art. 90 regulaminu pracowniczego?

d) Czy ECHA systematycznie informuje kandydatów w swojej korespondencji, że mogą złożyć skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich, zgodnie z art. 19 ww. Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego i Kodeksem dobrego postępowania administracyjnego ECHA?

5. Przetargi i umowy

Na poziomie kontroli spory związane z decyzjami przetargowymi i stosunkami umownymi są najczęściej rozstrzygane przez sądy. Jednak znaczna część spraw Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczyła na przestrzeni lat również tych obszarów. W odniesieniu do przetargów Rzecznik czerpie inspirację z podejścia Trybunału, które polega na uznaniu szerokich uprawnień dyskrecjonalnych administracji w zakresie oceny merytorycznych aspektów ofert przetargowych, przy jednoczesnym starannym sprawdzeniu, czy podała ona ważne i odpowiednie uzasadnienie swoich decyzji oraz czy odpowiednio przestrzegała obowiązujących procedur i praw do informacji. W odniesieniu do sporów umownych Rzecznik Praw Obywatelskich jako taki nie ocenia, czy doszło do naruszenia umowy. Dogłębnie bada jednak, czy administracja uzasadniła swoje stanowisko, a także analizuje rzetelność działań lub zaniechań administracyjnych.

Pragnę zauważyć, że strona internetowa ECHA zawiera sekcję „Zamówienia”. W związku z tym moje pytania są następujące:

a) W jaki sposób ECHA rozpatruje spory dotyczące tych obszarów?

b) Czy oferenci i wykonawcy są informowani, że mogą złożyć skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich?

6. Konflikty interesów

Unikanie konfliktów interesów jest ważnym aspektem drugiej zasady służby publicznej: integralności. Konflikty interesów powstają, gdy osoby pracujące dla administracji publicznej mogą być postrzegane jako mające nieodpowiedni interes osobisty w sprawie, z którą mają do czynienia. Konflikty te należy odpowiednio rozwiązywać, aby zapewnić obiektywny proces decyzyjny oraz zwiększyć zaufanie społeczeństwa do administracji. Ostatnie wydarzenia i przypadki pokazują, że administracja UE wyraźnie nie cieszy się pełnym zaufaniem opinii publicznej w odniesieniu do tej kwestii.

Pragnę zauważyć, że ECHA opublikowała na swojej stronie internetowej, w sekcji „Procedury i polityki”, swoją politykę zarządzania potencjalnymi konfliktami interesów [2], a także roczne deklaracje o braku konfliktu interesów składane przez dyrektorów, kierowników i innych pracowników wyższego szczebla ECHA.

W świetle powyższych rozważań chciałbym dowiedzieć się, jakie dalsze konkretne środki stosuje ECHA, aby uniknąć konfliktu interesów w następujących obszarach:

a) Rekrutacja pracowników, w tym pracowników wyższego szczebla

b) Obecni i byli pracownicy, w szczególności w odniesieniu do działań zewnętrznych w trakcie pracy w ECHA i po jej zakończeniu (zob. na przykład art. 11, 11a, 12b i 16 regulaminu pracowniczego).

7. Informowanie o nieprawidłowościach

Artykuły 22a i 22b regulaminu pracowniczego są powszechnie określane jako "przepisy dotyczące sygnalistów". Przepisy te mają dwojaką strukturę, na którą składa się: a) obowiązek zgłaszania poważnych naruszeń własnej instytucji sygnalisty lub, pod pewnymi warunkami, OLAF, oraz b) prawo do zgłaszania sprawy również osobom sprawującym urząd w niektórych innych instytucjach UE, pod warunkiem spełnienia szczególnych wymogów [3]. W art. 22a i 22b określono okoliczności, w których sygnaliści są chronieni przed odwetem ze strony instytucji, dla której pracują. Zgodnie z art. 22a dana instytucja nie może działać na niekorzyść urzędnika, który ujawnił informacje, jeżeli działał on rozsądnie i uczciwie. Artykuł 22b rozszerza tę ochronę na urzędnika, który następnie ujawnia informacje co najmniej jednemu z pięciu wymienionych w nim urzędników, tj. przewodniczącym Parlamentu Europejskiego, Komisji, Rady, Trybunału Obrachunkowego lub Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Byłbym wdzięczny, gdyby ECHA mogła przekazać informacje na temat wszelkich wprowadzonych przez siebie ustaleń dotyczących wewnętrznego informowania o nieprawidłowościach oraz na temat wszelkich doświadczeń z sygnalistami.