Sprawa dotyczyła wniosku o publiczny dostęp do dokumentów w związku z postępowaniem dyscyplinarnym w następstwie dochodzenia i zalecenia Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) dla Komisji. Komisja zidentyfikowała 23 dokumenty jako objęte zakresem wniosku i odmówiła dostępu do wszystkich dokumentów w całości. Komisja oparła się przy tym na potrzebie ochrony danych osobowych.

Kiedy skarżący zwrócił się do Komisji o dokonanie przeglądu swojej decyzji, Komisja potwierdziła odmowę dostępu, powołując się na ogólne domniemanie poufności wynikające z ochrony celu dochodzenia. Komisja argumentowała również, że nie można udzielić publicznego dostępu w celu ochrony danych osobowych zawartych w dokumentach.

Rzecznik uznał, że zastosowanie przez Komisję ogólnego domniemania poufności po zamknięciu przedmiotowego postępowania dyscyplinarnego nie było uzasadnione. Na podstawie kontroli spornych dokumentów Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że chociaż niektóre dokumenty mogą wymagać utajnienia, aby zapobiec identyfikacji osób fizycznych lub chronić cel przyszłych dochodzeń, dokumenty te nie zawierają informacji szczególnie chronionych przez cały czas. Rzecznik zaproponował zatem jako rozwiązanie, aby Komisja ponownie rozważyła swoje stanowisko w sprawie wniosku o udzielenie dostępu w celu zapewnienia znaczącego częściowego dostępu do żądanych dokumentów.

W odpowiedzi Komisja potwierdziła, że opiera się na ogólnym domniemaniu poufności, i uznała, że w każdym razie znaczący częściowy dostęp nie jest możliwy bez ujawnienia danych osobowych i narażenia na szwank ochrony celu dochodzeń dyscyplinarnych Komisji.

Rzecznik wyraziła ubolewanie, że Komisja nie udzieliła częściowego dostępu po przedstawieniu przez nią propozycji rozwiązania. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że rozpatrywanie przez Komisję tego wniosku o udzielenie dostępu stanowiło niewłaściwe administrowanie.

Ponieważ Komisja ponownie oceniła swoje stanowisko w sprawie wniosku skarżącego o udzielenie dostępu w następstwie wniosku Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącego rozwiązania i doszła do takiego samego wniosku jak w decyzji potwierdzającej, Rzecznik nie widział żadnego użytecznego celu w kontynuowaniu tego dochodzenia z formalnym zaleceniem w tej sprawie. W związku z tym zamknęła sprawę.

Sprawa dotyczyła decyzji Komisji Europejskiej o odmowie publicznego dostępu do ostatecznych decyzji w sprawie sankcji zamykających postępowanie dyscyplinarne wobec pracowników Komisji. Komisja zastosowała ogólne domniemanie poufności do wszystkich spornych dokumentów ze względu na konieczność ochrony celu dochodzenia. Komisja argumentowała również, że w każdym razie nie można udzielić publicznego dostępu do decyzji bez ujawnienia danych osobowych.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Komisja nie miała podstaw, by opierać się na ogólnym domniemaniu poufności opartym na potrzebie ochrony celu dochodzeń, jakim jest odmowa dostępu do ostatecznych decyzji w sprawie sankcji. Zespół dochodzeniowy Rzecznika zbadał zatem przedmiotowe dokumenty. Na podstawie kontroli Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że chociaż niektóre ostateczne decyzje w sprawie sankcji mogą wymagać bardziej szczegółowych utajnień niż inne, aby zapobiec identyfikacji osób fizycznych, a tym samym chronić ich prywatność i integralność, stanowisko Komisji, zgodnie z którym nie można udzielić dostępu, było nieuzasadnione. Rzecznik uznał również, że dokumenty te zawierają jedynie ograniczone informacje, które należałoby zataić, aby chronić cel dochodzeń.

W związku z tym Rzecznik uznał, że odmowa udzielenia przez Komisję publicznego dostępu do żądanych dokumentów w całości stanowiła niewłaściwe administrowanie.

Rzecznik wyraziła już powyższe stanowisko we wniosku dotyczącym rozwiązania w równoległym dochodzeniu dotyczącym publicznego dostępu do podobnych dokumentów. Ponieważ Komisja dokonała ponownej oceny swojego stanowiska w następstwie tej propozycji rozwiązania i doszła do takiego samego wniosku jak w decyzji potwierdzającej, Rzecznik nie widział żadnego użytecznego celu w kontynuowaniu tego dochodzenia poprzez wydanie formalnego zalecenia w tej sprawie. W związku z tym zamknęła sprawę.

Sprawa dotyczyła odmowy udzielenia przez Parlament Europejski publicznego dostępu do dokumentów związanych z dochodzeniem prowadzonym przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) w sprawie uchybień pracowników. Odmawiając dostępu, Parlament oparł się na dwóch wyjątkach przewidzianych w przepisach UE dotyczących publicznego dostępu do dokumentów, argumentując, że ujawnienie naruszyłoby prywatność i integralność osób, których dotyczy dochodzenie OLAF-u, oraz jego proces decyzyjny.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że skarżący nie stwierdził potrzeby ujawnienia danych osobowych w interesie publicznym, zgodnie z wymogami prawodawstwa UE w zakresie ochrony danych. Parlament miał zatem podstawy, by odmówić ujawnienia jakichkolwiek danych osobowych zawartych w spornych dokumentach. Przegląd dokumentów wykazał jednak również, że nie zawierają one danych osobowych w całości i że niektóre części dokumentów mogą zostać ujawnione przy jednoczesnej ochronie prywatności i integralności zainteresowanych osób. W związku z tym Rzecznik zaproponował, aby Parlament ponownie rozważył swoje stanowisko, zgodnie z którym należy odmówić dostępu do dokumentów w całości.

W odpowiedzi Parlament podtrzymał swoje stanowisko, zgodnie z którym nie można udzielić publicznego dostępu, ponieważ uznał, że nie jest możliwe utajnienie wszystkich danych osobowych, a jednocześnie pozostawienie pewnych istotnych treści. Rzecznik wyraził ubolewanie z powodu ciągłej odmowy przez Parlament jakiejkolwiek formy dostępu do żądanych dokumentów. Biorąc pod uwagę, że Parlament potwierdził swoje stanowisko w odpowiedzi na jej propozycję rozwiązania, Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że dalsze prowadzenie sprawy w kontekście tej sprawy nie służyłoby żadnemu celowi. Rzecznik oczekuje jednak, że Parlament uwzględni jej ocenę przy rozpatrywaniu przyszłych wniosków o publiczny dostęp do podobnych dokumentów.

Sprawa dotyczyła odmowy udzielenia przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) wystarczająco szerokiego publicznego dostępu do sprawozdań końcowych OLAF-u i zaleceń związanych z dwoma dochodzeniami w sprawie uchybień popełnionych przez pracowników UE. Odmawiając dostępu do części tych dokumentów, OLAF powołał się na dwa wyjątki przewidziane w przepisach Unii dotyczących publicznego dostępu do dokumentów, podnosząc, że ujawnienie naruszyłoby potrzebę ochrony prywatności i integralności osób wymienionych w tych dokumentach, w tym osób, których dotyczą dochodzenia OLAF-u, a także potrzebę ochrony interesów handlowych spółek i osób prawnych wymienionych w tych dokumentach.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że skarżący nie wykazał potrzeby ujawnienia przedmiotowych danych osobowych w interesie publicznym, czego wymagają przepisy UE dotyczące ochrony danych. Po sprawdzeniu spornych dokumentów Rzecznik uznał również, że utajnienie informacji handlowych jest uzasadnione i że w tym względzie nie istnieje nadrzędny interes publiczny przemawiający za ujawnieniem. Rzecznik doszedł zatem do wniosku, że decyzja OLAF-u o odmowie publicznego dostępu do części spornych dokumentów była uzasadniona. Z zadowoleniem przyjmując decyzję OLAF-u o ujawnieniu istotnych szczegółów dotyczących dwóch przedmiotowych dochodzeń, Rzecznik zamknęła dochodzenie, stwierdzając, że nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Sprawa dotyczyła decyzji Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) o odmowie publicznego dostępu do sprawozdań końcowych i powiązanych zaleceń w 44 dochodzeniach, a także do akt sprawy w konkretnej zamkniętej sprawie dyscyplinarnej. OLAF zastosował ogólne domniemanie nieujawniania wszystkich spornych dokumentów, co oznacza, że odmówił publicznego dostępu do wszelkich dokumentów bez przeprowadzenia indywidualnej oceny.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że OLAF nie miał podstaw, aby opierać się na ogólnym domniemaniu nieujawniania opartym na potrzebie ochrony celu swoich dochodzeń, aby odmówić dostępu do 37 sprawozdań końcowych i zaleceń, w odniesieniu do których zamknięto dochodzenia i działania następcze. W odniesieniu do sprawozdań końcowych i zaleceń, w przypadku których OLAF uznał, że działania następcze są nadal w toku, Rzecznik uznał, że nie jest jasne, czy, a jeśli tak, to w jaki sposób OLAF ocenił, że ten okres działań następczych był nadal rozsądny przed zastosowaniem ogólnego domniemania nieujawniania.

W związku z tym Rzecznik zaproponował jako rozwiązanie, aby OLAF (i) przeprowadził indywidualną ocenę sprawozdań końcowych i zaleceń związanych z dochodzeniami, w przypadku których działania następcze zostały zakończone, redagując w razie potrzeby dane osobowe w celu zapewnienia jak najszerszego publicznego dostępu; oraz (ii) w stosownych przypadkach przedstawia wyjaśnienia, dlaczego uważa, że nie upłynął jeszcze rozsądny termin na zakończenie działań następczych.

W odpowiedzi OLAF przeprowadził indywidualną ocenę 41 sprawozdań końcowych i zaleceń w odniesieniu do wszystkich dochodzeń, w przypadku których potwierdzono, że działania następcze zostały zakończone. OLAF udzielił częściowego dostępu do wszystkich tych dokumentów. OLAF opisał również, w jaki sposób ogólnie ocenia, czy upłynął rozsądny termin na podjęcie przez właściwy organ decyzji w sprawie odpowiednich działań następczych w związku z jego zaleceniami.

Rzecznik stwierdziła, że OLAF przyjął jej propozycję rozwiązania zapewniającego szeroki częściowy publiczny dostęp do 41 sprawozdań końcowych i powiązanych zaleceń. Z zadowoleniem przyjęła również przedstawione wyjaśnienia dotyczące toczących się postępowań następczych. Niemniej jednak zauważyła, że w ramach przedmiotowych dochodzeń działania następcze trwały znacznie dłużej niż to, co sądy Unii uznały do tej pory za rozsądne. W związku z tym przedstawiła OLAF-owi propozycje ulepszeń w tej kwestii.

Jeśli chodzi o odmowę dostępu do pozostałych dokumentów znajdujących się w aktach dochodzenia OLAF-u, Rzecznik nie był również przekonany, że OLAF miał prawo oprzeć się na ogólnym domniemaniu nieujawniania, biorąc pod uwagę, że zarówno jego postępowanie dochodzeniowe, jak i postępowanie następcze zostały zamknięte. Po zapoznaniu się z dokumentami Rzecznik uznał również, że częściowy dostęp wydaje się możliwy przy jednoczesnym utajnianiu w szczególności danych osobowych. Rzecznik zauważył jednak, że liczba dokumentów zawartych w aktach sprawy jest znacząca, że skarżący uzyskał obecnie znaczący częściowy dostęp do sprawozdania końcowego w związku z tym dochodzeniem i nie jest jasne, czy pozostałe dokumenty, do których częściowy dostęp może być możliwy, zawierają dodatkowe informacje będące przedmiotem zainteresowania skarżącego. W związku z tym Rzecznik uznał, że dalsze dochodzenia w sprawie tego aspektu skargi nie są uzasadnione. Wspomniała ona w tym względzie o sugestii dotyczącej poprawy przedstawionej OLAF-owi w niedawnym dochodzeniu dotyczącym rozpatrywania przez OLAF wniosków o publiczny dostęp do całych akt sprawy.

Sprawa dotyczyła odmowy udzielenia przez Europejską Służbę Działań Zewnętrznych (ESDZ) pełnego publicznego dostępu do dokumentów związanych z dochodzeniami prowadzonymi przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) w sprawie uchybień popełnionych przez pracowników UE. Odmawiając dostępu, ESDZ oparła się na wyjątku przewidzianym w przepisach Unii dotyczących publicznego dostępu do dokumentów, twierdząc, że ujawnienie naruszyłoby potrzebę ochrony prywatności i integralności osób wymienionych w dokumentach, w tym osób, których dotyczą dochodzenia OLAF-u. Ponadto ESDZ utajniła nazwiska osób prawnych wymienionych w dokumentach, aby chronić ich reputację.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że skarżący nie stwierdził potrzeby ujawnienia danych osobowych w interesie publicznym, zgodnie z wymogami prawodawstwa UE w zakresie ochrony danych. Po sprawdzeniu spornych dokumentów Rzecznik Praw Obywatelskich uznał również ograniczone utajnienie informacji handlowych za rozsądne i nie mógł wskazać żadnego nadrzędnego interesu publicznego w tym względzie. Rzecznik doszedł zatem do wniosku, że decyzja ESDZ o odmowie pełnego ujawnienia spornych dokumentów była uzasadniona. W związku z tym Rzecznik zamknęła dochodzenie, stwierdzając, że nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Sprawa dotyczyła firmy konsultingowej, która była przedmiotem dochodzenia prowadzonego przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) w związku z podejrzeniem nieprawidłowości w projektach finansowanych przez UE. OLAF poinformował firmę o zamknięciu dochodzenia i przedstawił Komisji zalecenia finansowe i administracyjne. Chociaż OLAF poinformował firmę, że może zwrócić się do kontrolera gwarancji proceduralnych OLAF-u, OLAF nie przedstawił jasnych informacji na temat obowiązującego terminu złożenia skargi. Oznaczało to, że firma złożyła skargę po terminie, a Administrator odrzucił skargę.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że nie dostarczając skarżącemu jasnych informacji, w szczególności dotyczących daty zakończenia dochodzenia, OLAF działał niewłaściwie. Rzecznik uznał jednak, że nie ma odpowiedniego zalecenia dla skarżącego, aby zająć się tą kwestią. Zaproponowała jednak, aby zapobiec wystąpieniu takiego problemu w podobnych przypadkach w przyszłości.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.